Statens Indkøbsprogram 8. fase Orienteringsmøde for Konferenceaftalen Onsdag d. 15. januar 2014 kl. 12:00 ved Karoline Hellem, Tina Gade Gregersen og Sille Holkenberg
DAGSORDEN Om Statens Indkøb Introduktion til Konferenceaftalen Sortiment Bestilling af konferencefaciliteter o Ordrebekræftelse o Priser og fakturering o Afbestilling Spørgsmål
Om Statens Indkøb Etableret i 2006 i Finansministeriet. Placeret i Moderniseringsstyrelsen. Statens Indkøb indgår statslige indkøbsaftaler ud fra indkøbsprogrammets principper om standardisering, koordinering og forpligtelse. Indkøbsaftalerne bliver udarbejdet med bidrag fra eksperter fra hele staten/repræsentanter fra ministerierne. Kommunikation til ministerområderne sker via koncernindkøberen (KIS).
Fordele ved aftalen Meget attraktive priser. Stort udvalg af konferencesteder med stor geografisk spredning. Konferencepakkerne indeholder konferencelokale, service, forplejning, udstyr og teknik, herunder AV-udstyr, internetadgang m.m., samt evt. overnatning. Ved vurderingen af konferencefaciliteternes kvalitet er der bl.a. lagt vægt på miljømæssige aspekter, herunder energi foranstaltninger. Der er desuden lagt særlig vægt på, at konferencestederne har atmosfærefyldte lokaler og omgivelser. Gennemsigtighed i pris og sortiment.
Hvem skal anvende aftalen? Statslige institutioner er forpligtet til at anvende aftalen ved køb af konferencefaciliteter, som rammekontrakten vedrører, jf. cirkulære om indkøb i staten. Selvejende institutioner, Folketinget og Danmarks Nationalbank kan frivilligt tilslutte sig retten til at gøre brug af aftalen. Læs mere om aftalen på www.statensindkob.dk 5
Rammekontraktens varighed Rammekontrakten er gældende i 2 år fra 1. januar 2014 og frem til 31. december 2015. Moderniseringsstyrelsen har mulighed for at forlænge aftalen i op til 2 gange 1 år. Ved forlængelse vil frivilligt tilmeldte kunder fortsat være tilmeldt aftalerne.
Geografisk opdeling Forpligtelsen til at anvende rammekontrakten for konferencefaciliteter i Danmark gælder i de udvalgte fire geografiske områder: o o o o Delaftale 1 - Nordlig del af Jylland Delaftale 2 - Sydlig del af Jylland og Fyn Delaftale 3 - Sjælland, Lolland og Falster (minus København og Frederiksberg) Delaftale 4 - København og Frederiksberg Såfremt der afholdes konferencer på ikke brofaste øer (inkl. Bornholm), som ikke er omfattet af delaftalernes geografiske dækningsområde, eller andre områder, hvor der ikke er indgået en delaftale, må Kunden vælge en konferencefacilitet, som ikke er omfattet af Rammekontrakten. 7
Egenproduktion Statslige myndigheder vil fortsat have mulighed for at benytte de statslige faciliteter (egenproduktion), i det omfang en sådan benyttelse ikke forudsætter indgåelse af aftale med en eventuelt forpagter (3. mand). Det kan fx dreje sig om: o o Kronborg, Bernstorff Slot, Stærekassen og Trekroner Søfort under Styrelsen for Slotte og Kulturejendomme Ordrupgaard Samlingen under Kulturministeriet Indkøb af konferencefaciliteter fra forpagtere af statslige faciliteter forudsætter, at forpagteren er leverandør på rammekontrakten eller, at forpagtningsaftalen giver de statslige institutioner adgang hertil. 8
Sortiment (I) Kravspecifikationen omfatter fem typer ydelser: 1. Konferencelokaler (plenumlokaler og grupperum) 2. Udstyr og teknik 3. Service 4. Forplejning 5. Overnatning Aftalen dækker nu også konferencelokaler i segmentet 2-10 personer, og forpligtelsen er således gældende for møder ned til 2 personer.
Sortiment (II) Rammekontrakten omfatter overordnet følgende fire konferencepakker: Standardydelser Forplejning og Konferencepakker Kort tids møde Halvdagspakke Heldagspakke Plenumlokaler eller Plenumlokaler Plenumlokaler grupperum eller grupperum eller grupperum Tekniske faciliteter Tekniske faciliteter Tekniske faciliteter Kl. 12 til kl. 12- pakke Plenumlokaler eller grupperum Tekniske faciliteter Drikkevarer Drikkevarer Drikkevarer Drikkevarer Morgenmad Frokost Frokost Frokost Konferencelokaler Udstyr teknik Eftermiddagsforfriskning Eftermiddagsforfriskning Middag (2 retter) Frokost Rammekontrakten omfatter tillige en række andre tilkøbsydelser og produkter, som fremgår af Kontraktbilag 4A.
Rammekontraktens opbygning Rammekontrakt Kontraktbilag 1A Virksomhedens ansvar Kontraktbilag 1B Kravspecifikation Kontraktbilag 2 Leverandørens løsningsbeskrivelse Kontraktbilag 3 Liste over Kunden med underbilag Kontraktbilag 4 Priser Kontraktbilag 4A Leverandørens priser Kontraktbilag 5 Samarbejdsorganisation og rapportering med underbilag Kontraktbilag 6 - Levering Kontraktbilag 7 Tilslutningsaftale Kontraktbilag 10 Ydelser ved ophør Kontraktbilag 11 Spørgsmål-svar Kontraktbilag 12 Fakturering Kontraktbilag 13 Procedure for bestilling Kontraktbilag 14 - Udskiftning eller overdragelse af konferencesteder
Bestilling på Konferenceaftalen (I) Bestilling af konferencefaciliteter sker efter én af følgende to modeller, jf. Kontraktbilag 13: 1. Henvendelse direkte til én Leverandør, jf. nærmere pkt. 3 i Kontraktbilag 13. Denne model anvendes i de tilfælde, hvor der kun er ét konferencested, som kan opfylde Kundens behov i forhold til en planlagt konference. 2. Henvendelse til to eller flere Leverandører for indhentelse af tilbud, jf. nærmere pkt. 4 i Kontraktbilag 13. Denne model anvendes i de tilfælde, hvor flere konferencesteder kan opfylde Kundens behov.
Bestilling på Konferenceaftalen (II) Kunden skal inden valg af konferencested først opgøre sit konkrete og saglige behov i forbindelse med den planlagte konference, således at Kunden på grundlag heraf kan vurdere hvilke af konferencestederne på Rammekontrakten, der kan opfylde behovet. I vurderingen af hvilke konferencesteder, der opfylder Kundens behov indgår eksempelvis antallet af deltagere i konferencen, behovet for plenumlokaler og grupperum, afholdelse af videokonference, økologisk forplejning, parkeringsfaciliteter, udendørsområder, handicaptilgængelighed, beliggenhed (maks. transporttid for deltagerne), maks. prisniveau/budget osv. Derudover kan det fx være tale om tilkøb af overnatning eller leje af flere grupperum. Kunden skal i henhold til de almindelige forvaltningsretlige regler handle sagligt og økonomisk forsvarligt ved gennemførelsen af en indkøbsproces.
Bestilling på Konferenceaftalen (III) Model 1: Kun ét konferencested opfylder Kundens behov, jf. Kontraktbilag 13 Såfremt der alene er ét konferencested, hvis faciliteter og ledige kapacitet opfylder Kundens behov sker købet ved direkte henvendelse til dette konferencested via telefon eller e-mail.
Bestilling på Konferenceaftalen (IV) Model 2: Flere konferencesteder opfylder Kundens behov, jf. Kontraktbilag 13 1. Kunden præciserer sine behov i en enslydende mail til de udvalgte konferencesteder, herunder tidspunktet for afholdelsen af den planlagte konference og antallet af konferencedeltagere. 2. De udvalgte konferencesteder gives lige lang frist til at besvare henvendelsen. Konferencesteder, der har ledig kapacitet i de af Rammekontrakten omfattede konferencelokaler, er forpligtet til at tilbyde at afholde konferencen. 3. Såfremt Kunden vurderer, at der kan opnås en endnu lavere pris ved henvendelse til yderligere konferencesteder på de relevante delaftaler, kan Kunden vælge at gentage sin tilbudsindhentning én gang. 4. Kunden vælger tilbuddet fra det konferencested, der tilbyder den laveste pris. 5. Alle konferencesteder, der har deltaget i tilbudsindhentningen, orienteres samtidig pr. e-mail om Kundens valg. 15
Ordrebekræftelse Kunden har uanset bestillingsform krav på at modtage en ordrebekræftelse fra Leverandøren inden for 24 timer fra bestillingstidspunktet. Leverandøren skal fremsende ordrebekræftelsen til Kunden via e-mail. Ordrebekræftelsen skal indeholde en nøje angivelse af: o o o Dato og tidspunkt for arrangementet, herunder konferencens varighed Omfanget af de faciliteter, der stilles til rådighed Ved eventuel overnatning: antallet af værelser
Priser og fakturering Ved køb på Rammekontrakten skal Kunden maksimalt betale den pris, der fremgår af Konferencehåndbogen. Prisen, der gælder ved Kundens køb på Rammekontrakten, må ikke overstige Leverandørens laveste dagspris. Såfremt Leverandøren kræver betaling for ydelser eller produkter ved afholdelse af konferencer omfattet af Rammekontrakten, som ikke er prissat i Kontraktbilag 4A, skal Leverandøren tilbyde Kunden en pris, der er mindst lige så favorabel som den pris, Leverandøren tilbyder sine andre storkunder for den pågældende ydelse. Fakturering kan tidligst ske efter konferencens afholdelse. Eventuel fakturering for afbestilling af en konference kan ske, efter afbestilling er sket. Der henvises i øvrigt til Kontraktbilag 6. Vederlaget forfalder til betaling 30 dage efter Leverandørens afsendelse af fyldestgørende faktura, jf. Kontraktbilag 12.
Afbestilling Kunden kan efter bestilling af en konference, jf. Kontraktbilag 13, afbestille konferencen eller reducere deltagerantallet vederlagsfrit, når ændringen er Leverandøren i hænde senest kl. 16.00 på dagen for sidste rettidige afbestilling, jf. afbestillingsfristerne i Kontraktbilag 6. Enhver afbestilling eller reduktion i den oprindelige bestilling bør ske skriftligt og rettidigt i henhold til afbestillingsfristerne i Kontraktbilag 6. Leverandøren er berettiget til vederlag for de dele af konferencen, som ikke afbestilles rettidigt. 18
Kom godt i gang! Faktaark, vejledning, priser og kontraktmateriale kan findes på www.statensindkob.dk. 19
Spørgsmål
MERE INFORMATION Læs mere på www.statensindkob.dk Kontraktstyrer og kontaktperson: Sille Holkenberg sih@modst.dk Tlf. 20 74 21 46