Boligselskabet Rosenvænget Referat af organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 3. september 2015 kl. 17.00 i mødelokalet Rosenvænget beliggende Heimdalsvej 7 C, Frederikssund Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden... 2 2 Godkendelse af referat... 2 3 Boligorganisationen... 2 3.1 Orientering fra formanden... 2 3.2 Orientering fra Domea.dks bestyrelse... 3 3.3 Orientering fra Miljø- og energiudvalget... 3 3.4 Personaleforhold Generel orientering... 3 3.5 Personaleforhold Ny struktur (Lukket punkt)... 4 4 Nybyggeri og renovering... 4 4.1 Drøftelse af redegørelsen i afd. 0805 Heimdalsvej Frederikssund Nord 1.. 4 4.2 Orientering om sidste nyt vedr. afd. 816 Birkevænget... 4 4.3 Orientering om sidste nyt vedr. afd. 826 Græse Bakkeby... 5 4.4 Orientering fra Byggeudvalget vedr. nybyggeri... 5 5 Status for sammenlægninger af afdelinger... 6 5.1 Status for sammenlægninger af afdelinger... 6 6 Samarbejdet med DOMEA s.m.b.a.... 7 6.1 Orientering om samarbejdet... 7 7 Mødeplanlægning... 9 7.1 Kommende planlagte møder... 9 7.2 Evaluering af studietur... 9 8 Eventuelt... 9 Deltagere fra bestyrelsen: Lars Nielsen, formand Kim Randrup, næstformand Jørn Nielsen Kristian Leonhart (afbud) Lone Krogsgaard Gitte Seier Gert Olsen Søren Thormann Erik Kjærsgaard Øvrige deltagere: Kim Brokmann, Kundechef Britt Vogt, Servicekoordinator
1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. Bestyrelsen godkendte dagsordenen. 2 Godkendelse af referat Administrationen har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 11. juni 2015. Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. Referatet blev godkendt og underskrevet. 3 Boligorganisationen 3.1 Orientering fra formanden Lars Nielsen slog pkt. 3.1 og 3.2 sammen og fortalte kort hvad der var sket siden sidst. 17/6-15 var der formøde i Domeas bestyrelse inden garantforsamlingen. På det møde var det blevet vedtaget, hvem bestyrelsen ville indstille til formandsposten. 19-20/6-15 Garantforsamling og Landskonferencen i Nyborg. 24/6-15 har der været afholdt møde mellem formandsskabet og Kim Brokmann samt Lars Gruby og Jette Pilgaard. Mødet var omkring servicecenter budgettet og antal medarbejdere. De har lovet at udgifterne i Eazy bliver fordelt efter forbrug og ikke lejemåls fordeles. 8/7-15 har der været afholdt byggeudvalgsmøde, hvor de var ude og se et byggeri der var lavet som man på tænker at gøre i Smørum. Byggeriet man så ligger på Christianshavn. 14/8-15 reception og formandsskifte i Domea.dk med flotte ord og taler. 25/8-15 Formands- og næstformandsmøde med regionerne, hvor den nye formand fra Domea.dk s bestyrelse var der og præsenterede sig. Her blev den nye plan med kun 2 regioner præsenteret. En i øst og en i vest. 1/9-15 var Lars Nielsen til referencegruppemøde, hvor temaet var omkring hvad regnskabsafdelingen kan tilbyde. Der var også meget snak om budgetterne til afdelingerne. Der var også snak omkring udlejning efter skæve datoer og det fik vi bekræftet, at det skulle kører nu. Og det samme var mht. flexibel udlejning efter særlige kriterier, som der også skulle blive strammet op om nu. 1/9-15 blev der også holdt byggeudvalgsmøde. Side 2 af 10
3.2 Orientering fra Domea.dks bestyrelse 3.3 Orientering fra Miljø- og energiudvalget Der er først møde den 1/10-15 og der er derfor ikke noget nyt siden sidst. 3.4 Personaleforhold Generel orientering Vi kan oplyse at Domea.dk har udsendt en trivselsmåling som skal være udfyldt af medarbejderne senest den 9. september 2015. Planen er at alle medarbejdere bliver indkaldt til et fælles møde, hvor der efterfølgende vil være mulighed for at alle kan benytte en pc. Der er i Græse Bakkeby blandt de grønne en udfordring omkring samarbejdet. Men det fungerer godt i de øvrige afdelinger. På Servicekoordinator delen er der ingen forandringer. Trivselsmålingen er godt i gang og vi har allerede en stor svarprocent. Alle er blevet orienteret og har fået booket ½ time i deres kalender, så tiden er afsat til at man kan besvare. Der er noget forskellig sygdom i Helsinge blandt de grønne folk. Servicecenter Frederikssund har deltaget i DHL stafetten torsdag den 27/8-15, med 4 hold og en del hepper. Dan er den store grillmester og det er et super hyggeligt arrangement, hvor nogle også har børn og kærester med til at løbe og heppe. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Side 3 af 10
3.5 Personaleforhold Ny struktur (Lukket punkt) 4 Nybyggeri og renovering 4.1 Drøftelse af redegørelsen i afd. 0805 Heimdalsvej Frederikssund Nord 1 Drøftelse af redegørelsen ifbm. byggesagen, omkring lån mv. for afdeling 805 Heimdalvej Frederikssund Nord 1. Bestyrelsens redegørelse vedlægges. Redegørelsen blev gennemgået uden yderligere kommentar. Det indstilles, at bestyrelsen tager stilling til redegørelsen og hvad der skal ske fremadrettet. Bestyrelsen blev enig om, at man ville sende kravet fra afd. 805 Heimdalsvej til Lars Gruby, som har stået for redegørelsen fra Domea.dk. 4.2 Orientering om sidste nyt vedr. afd. 816 Birkevænget Vi er havnet i Boligretten i Hillerød og der er ud fra det lavet et notat fra Advokat Henrik Meden. Erik Kjærsgaard kommenterede, at der ikke i notatet står skrevet omkring om det kan få opsættende virkning eller ej. Vi vil gerne have en garanti for, at det ikke har opsættende virkning. Men spørgsmålet er om vi kan få det før vi er i boligretten. Gert Olsen spørger om det er rigtigt forstået, at sagen er sendt til Boligretten omkring urafstemningen. Det fremgår af Henrik Medens notat, at det er det han har klaget over og at der ikke er søgt, om at det har opsættende virkning. Lars Nielsen fortæller, at entreprenørens tilbud udløber den 4/9-15. Lars Nielsen foreslog, at vi tog Model B. Selvfølgelig med forbehold for hvad der bliver sagt på mødet med Domea.dk, Byg, Jan Storgaard. Det er ikke ret meget kun, at have 1,2 mil. til uforudsete udgifter. Kim Randrup foreslog, at man vælger plan B, men hvis der er noget der viser sig at gå i den forkerte retning, så skal man indkalde til et ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde om emnet. Erik Kjærsgaard spurgte til tilskuddet på de kr. 500.000,- over 8 år. Det er rigtigt, at om 8 år skal de selv have fundet de kr. 500.000,- over driften. Pt. indeholder DV-planen mange udgifter, som ikke længere vil være relevant efter facaderenoveringen. Side 4 af 10
Lone Krogsgaard foreslog, at man laver et informationsbrev til beboerne, da det skulle have været sat i gang nu. Man blev enige om, at det var vigtigt, at vi hurtigt får et møde med Domea.dk, Byg, Jan Storgaard, for at finde ud af om projektet kan holde. Hvis økonomien ikke kan holde, så skal der indkaldes til et ekstraordinært organisations bestyrelsesmøde. Kim Brokmann finder en mødedato. Bestyrelsen besluttede, at følge plan B, samt at der hurtigst muligt bliv er indgået et møde med domea.dk, Byg, Jan Storgaard og inden der bliver underskrevet kontrakt. Her ud over skal der hurtigst muligt laves et informationsbrev til beboerne. 4.3 Orientering om sidste nyt vedr. afd. 826 Græse Bakkeby Gert Olsen fortæller, at de har holdt workshop. Der kommer et forslag/udkast til mødet med bestyrelsen den 9/9-15. Her efter bliver der lavet en ny workshop, hvor beboerne kan komme. 4.4 Orientering fra Byggeudvalget vedr. nybyggeri Orientering gives på mødet om sidste nyt vedr. afd. 834 Rådhuslunden, Smørum samt afd. 806 Højhuset med materialegård. Kim Randrup fortalte, at der også har været afholdt en form for workshop vedr. Smørum. De foreslår forskellige ting og det er blevet vendt og drejet. Arkitekterne skal gå hjem og vende og dreje det lidt og komme tilbage med nogle nye forslag. Næste møde er den 15/9-15. Erik Kjærsgaard siger, at det jo var nytænkning og at det var det de var blevet bedt om at komme med. Men det er svært at kaperer nytænkningen. Kim Randrup sagde, at vi er nød til at tænke på, at vi ikke skal være forsøgskaniner på det hele, for det kan komme til at koste mange penge, hvis det ikke kan bruges og lejes ud. Så er det for dyre lærepenge. Kim Brokmann fortalte, at vi har fået lavet et forslag til en materielgård, da vi ikke alligevel skal sælge grunden til Dagrofa. Kommunen syntes, at det er et rigtig godt projekt og er meget positive. Der bliver lavet en ny lokalplan, som tager højde for materialegården. Materialegården bliver ikke sat i gang, før der er et økonomisk grundlag, men man arbejder på projektet, så det er klar til en evt. godkendelse. I forbindelse med udarbejdelse af lokalplanen har det vist sig, at matriklen på afd. 806 Højhuset ikke er korrekt. Skellinjen ligger i dag midt ude på Side 5 af 10
Heimdalsvej. Det er aftalt med kommunen, at skellinjen flyttes ind til naturlig afgrænsning. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og godkendte ny skellinje. 5 Status for sammenlægninger af afdelinger 5.1 Status for sammenlægninger af afdelinger Kim Brokmann omdelte skemaet med sammenlægninger med både det der var besluttet sidste gang og et nyt forslag. Der er et nyt forslag, fordi Kim Brokmann har modtaget en mail, om at man ikke må lægge boligafdelinger sammen med institutioner. Forslag om at vi måske i stedet lægger 08/26 Græse Bakkeby sammen med 08/23 Vangedevej. Gitte Seier sagde, at det vi gik efter var, at afd. 08/26 Græse Bakkeby også skal have del i den økonomiske gevinst i forhold til sammenlægninger, da de var største afdeling inden. Kim Randrup sagde, at det hele går lidt i stykker fordi vi hele tiden får nye oplysninger fra Domea.dk, om hvad vi må og ikke må. Han spørger derfor om det er ok, at vi vedtager en anden sammenlægning, end det der blev vedtaget på repræsentantskabsmødet. Fordelingsnøglen der blev vedtaget på repræsentantskabsmødet, er kun delvist lovligt og det har man først fundet ud af efterfølgende. Han foreslår derfor, at man alligevel giver 08/26 Græse Bakkeby del i den sidste besparelse også, da de er den største afdeling i selskabet og var den eneste inden. Lars Nielsen mener vi skal indkalde til et ekstraordinært repræsentantskabsmøde, hvor sammenlægningerne skal godkendes. Kim Brokmann oplyste, at der på repræsentantskabsmødet blev foreslået, at slå afdelingerne sammen kommunevis og det nye forslag ikke ændre her på. Udfordringerne er, at man besluttede, at besparelsen ved sammenlægningerne skulle i dispositionsfonden. Dette er ikke tilladt. Pengene skal retur til afdelingerne, men fordelingerne her af bestemmer selskabet. Vi mener, at vi får et repræsentantskabsmøde inden vi får de nye opkrævninger fra Domea.dk således at repræsentantskabet kan træffe en lovlig beslutning. Bestyrelsen godkendte sammenlægningerne i de afdelinger uden bestyrelser og besluttede, at afd. 08/26 Græse Bakkeby alligevel opnår besparelsen uden sammenlægning med andre afdelinger. Fordelingsnøglen der skal bruges, er i henhold til det vedlagte skema, således at besparelsen på 21% fordeles efter lejemål på alle afdelinger. Besparelsen på sammenlægninger fordeles til de lejemål, hvor der har været sammenlægning og med en fiktiv beregning (afd. 08/26 Græse Bakkeby med en institution). Side 6 af 10
Sammenlægning følger regnskabsåret 1/10 og så hurtigt som muligt. Det er også tidligere fremlagt, at der ikke sker ændringer i vedligeholdelsesordning, venteliste og forbrugsafregning. Dette skal vedtages på det ekstraordinære repræsentantskabsmøde. 6 Samarbejdet med DOMEA s.m.b.a. 6.1 Orientering om samarbejdet Der er indgået aftale mellem kundechefen og Domea.dk om at afholde et fælles forventningsafstemningsmøde. Kim Randrup orienterede om, at der har været holdt møde med Thomas Holluf og Lars Gruby, hvilket har resulteret i, at vi skal holde et forventningsafstemningsmøde, hvor formandsskabet, Kim Brokmann og ledende medarbejdere skal deltage. Formandsskabet har i den forbindelse bedt kundechef Kim Brokmann og Servicekoordinator Britt Vogt, om at noterer de ekstra opgaver der kommer inde fra Domea.dk og lægges ud til Servicecenteret. Kim Brokmann tilkendegav, at han syntes, at det er et rigtig positivt initiativ. Orientering om status på Eazy projekt. Kim Randrup og Lars Nielsen var sidste år blevet lovet at Eazy var oppe og køre senest den 1/10-14. Så nu glæder de sig til, at vi her pr. 30/9 ikke fordeles efter skønnet tid, men efter faktisk forbrug. Og så forventer vi at årshjulene også kører, når vi går over i nyt regnskabsår. Kim Brokmann oplyste, at til selskab 2500 er fordeling sket i forhold til faktisk forbrug. Udfordringen kan være ej fakturer bar tid, i det, det fremgår af det materiale fra 2500, at der har været en masse fejlindtastninger (registrering i hovedselskab mv.). Kim Brokmann er urolig for, om en rulning af årshjulene kan lade sig gøre. Kim Brokmann er ikke tilfreds med, at der ikke er nogle ledelsesredskaber og at der ikke findes årshjulsaftaler, der kan underskrives af bestyrelserne. Dette er vi blevet lovet for længe siden. Men der foregår en dialog med Domea.dk, men også noget der vil komme med på forventningsafstemningsmødet. Formandskabet orienterede om, at der på et møde mellem Lars Gruby og Jette Pilgaard, er aftalt at driftsledere også kan tidsregistrere sig i afdelingerne og til en anden fordelingspris (således der er to forskellige fordelingspriser). Orientering om at lønforhandlinger med medarbejdere ansat i Servicecenteret, skal forhandles i forhold til overenskomst skæring og ikke i forhold til selskabets regnskabsskæring/budgetperiode. Formandskabet var kommet for øre, at kundechefen kan forhandle løn med medarbejdere inden et Servicecenters budget er godkendt. Side 7 af 10
Kim Brokmann redegjorde for, at det er korrekt, at lønforhandling med medarbejdere sker en gang om året i februar. Det uheldige i den konkrete sag er, at Kim Brokmann ikke kendte til forretningsgangen. Det ses ikke som den store udfordring, da der generelt ikke er årlige lønforhandlinger og da disse lønforhandlinger ikke vil vælte et servicecenterbudget. Kim Brokmann er til gengæld ked af, at skulderklap som udmøntes i et engangsbeløb også kun kan gives i februar. Kim Brokmann vil tage det op med Lars Gruby og Claus Kragh i det, det virker forkert ikke at give skulderklappet på det tidspunkt, hvor det er fortjent. Gitte Seier spurgte hvorfor de enkelte servicecentre ikke har deres egne årshjul, i stedet for at skulle kører efter årshjul i Domea.dk. Kim Brokmann svarede. at det er en politisk beslutning, hvor det handler om, at gøre tingene så ens som muligt, da Domea.dk har mange kunder at tage hensyn til. Flere bestyrelsesmedlemmer tilkendegav, at de syntes at servicecenteret burde have retten til selv at planlægge deres årshjul med de opgaver, som sådan et selvfølgelig skal indeholde. Man havde svært ved at se grundtanken om udefra og ind. Kim Randrup oplyste, at Domea.dk har lovet, at der kommer en ny forretningsføreraftale. Og man har måske i den forbindelse mulighed for at putte nogle ønsker ind omkring mere selvbestemmelse. Kim Brokmann orienterede om, at en tilrettet forretningsføreraftale er ved at blive udarbejdet af Domea.dk, Tinus Lassen. Efter aftale med Kim Brokmann kommer den senere, da sammenlægningerne skal falde på plads inden det vil give mening, at tilrette forretningsføreraftalen. Det er vigtigt at understrege, at forretningsføreraftalen ikke udløber, så man risikerer ikke at stå uden nogen aftale lige pludselig. Kim Randrup spurgte, om der var nogle der ønsker, at vi får et tilbud fra et andet administrationsselskab. Det ønskede bestyrelsen, at man prøver. Kim Randrup nævnte, at det ikke er ensbetydende med, at vi ønsker at skifte. Det kan også være, at vi bliver bekræftet i, at det er det rigtige sted at være. Formanden tilkendegav, at man skal huske, at det kan være svært at sammenligne, da man ikke kun kan sammenligne på prisen. Kim Brokmann tilkendegav, at dette punkt sætter ham i et kæmpe dilemma. Kim Brokmann har ikke mulighed for at deltage i en debat, om hvor vidt dem der har ledelsesretten over hans ansættelse, skal være en anden. Kim Brokmann vil gerne erklære sig fuldstændig inhabil. Kim Brokmann vil gerne tilkendegive, at Domea.dk lytter meget til det, som selskabet siger og tror ikke umiddelbart, at man kan få samme indflydelse i andre administrationsselskaber. Når vi taler om udfordringer med Domea.dk, så er det kun 10% der måske fylder 90%. Hele bestyrelsen tilkendegav, at Kim Brokmann naturligvis ikke skal sættes i dette dilemma og man vil foreslå, at det er formandsskabet, som undersøger markedet med andre administrationsselskaber. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Bestyrelsen besluttede, at formandsskabet har bemyndigelse til, at undersøge markedet med andre administrationsselskaber. Side 8 af 10
7 Mødeplanlægning 7.1 Kommende planlagte møder Følgende møder og arrangementer er berammet for 2015: To. 29-10-2015 (uge 44) - Bestyrelsesmøde kl. 17.00, Heimdalsvej 7 C To. 26-11-2015 (uge 48) - Bestyrelsesmøde kl. 17.00, Heimdalsvej 7 C Lars Nielsen fortalte, at der er kommet en mødeindkaldelse, til en formandskonference den 28/11-15. BS Rosenvængets formand og næstformand skal noget andet den dag og har meddelt dette til Thomas Holluf. De er derfor blevet indkaldt til en anden dag, da man gerne vil høre BS Rosenvængets holdninger. Det er vi meget glade for. 7.2 Evaluering af studietur Torsdag: Besøget hos Danbo omkring tomgangsboliger og nedrivning i udkants Danmark i Nordborg på Als. Kim Brokmanns orientering om Hamborgs historie og i særdeleshed om byfornyelse i Hafen City. Fredag: Besøget i Mini Wunderland og havnerundfart. Lørdag: Grænsehandel. Besøg i Haderslev, hvor vi desværre ikke fik tid til at se boligerne i den gamle del af Haderslev by som ellers planlagt. Men på grund af kø kørsel var der kun tid til frokost i Haderslev. Vi ønsker en tilbagemelding på boligbesøgene, seværdighederne, grænsehandel samt hotel og forplejning på turen. Var programmet passende? Lars Nielsen syntes, at det havde været en god både faglig og social tur. Meget spændende med snakken med bestyrelsen på Als og se det byggeri i udkants Danmark. Høre om hvor svært det er og hvor mange penge de taber på tomgange hvert år. Snak omkring byggeriet, hvordan det så ud og hvor svært det må være at bo i et sådan byggeri, som ellers var flot og pænt. Alle var yderst tilfredse med turen både fagligt, socialt, sted, mad mv. Vi vil planlægge den efterspurgte tur rundt i vores egne områder/afdelinger til foråret. Så kan alle måske bedre svare på konkurrencen om, at genkende vores afdelinger. 8 Eventuelt Der kom en forespørgsel på sammenlægningen i Haragergård/aktivitetshuset. Kim Brokmann fortalte, at der forsat ikke er nogen afklaring på aktivitetshuset i Haragergaard. Vi afventer forsat ministeriets afgørelse på, at få Side 9 af 10
ændret status fra aktivitetshus til fælleshus. Kim Brokmann lovede at forhøre sig hos Domea.dk, Tinus Lassen. Formanden takkede for god ro og orden og mødet blev hævet. Referent: Britt Vogt, den 14-09-2015 Referatet godkendt på bestyrelsesmøde den Lars Nielsen Side 10 af 10