VIRKSOMHEDSPLAN 2013-2014 Kultur, organisation og digitalisering Juni 2013
1. INDHOLDSFORTEGNELSE 1. 2. 3. INDHOLDSFORTEGNELSE... 1 INDLEDNING... 3 VISION, MISsION OG STRATEGI... 4 Mission... 4 Strategi... 4 4. 5. ORGANISERING... 5 EJENDOMMES OPGAVER... 5 Porteføljestrategi og -styring samt ejendomsadministration... 6 Kontraktholder, drift og service, grønt vedligehold og rengøring... 7 Vedligehold, planlagt og akut... 7 Teknisk support på CTS- og klimastyring... 8 Energioptimering og -styring... 8 Risikostyring... 9 Bygherrerådgivning... 10 Rådhusdrift... 10 Økonomistyring... 10 6. Handleplan... 11 Kunder... 11 Medarbejdere, udvikling og trivsel... 12 Økonomi... 13 Processer og arbejdsgange... 13 7. 8. 9. 10. Ejendommes udviklingsprojekter 2013-2014... 14 STYRINGSREDSKABER... 16 Årsberetning... 16 Bilag... 16 side 1 af 32
BILAG 1 UDVIKLINGSKATALOG (BRUTTOLISTE)... 17 BILAG 1.1. INNOVATIV OG DIGITALT FØRENDE... 17 BILAG 1.2 GOD KOMMUNIKATION OG BRUGERINDDRAGELSE... 19 BILAG 1.3 - EFFEKTIV ORGANISATION... 21 BILAG 1.4 - KOMPETENTE MEDARBEJDERE, DER TRIVES I OPGAVELØSNINGEN... 23 BILAG 2 ÅRSHJUL... 24 side 2 af 32
2. INDLEDNING Ejendomme har i forbindelse med etableringen som en selvstændig afdeling igangsat en organisationsudvikling med fokus på organisering, digitalisering og kultur. Det forventes, at arbejdet med dette vil strække sig over de kommende to år, sideløbende med at afdelingen løser kerneopgaver. Pejlemærkerne er god service, effektive arbejdsgange, godt arbejdsmiljø, faglig stolthed og god IT-understøttelse. Der sættes fokus på kommunikation til brugere, borgere, samarbejdspartnere og hinanden for at øge serviceniveauet og samtidig opnå den bedste kvalitet i dialogen. Vejen frem bliver en fælles proces, hvor ledelse og medarbejdere sammen udfolder og udfordrer mulighederne for at forbedre, forenkle og udvikle. Konkret vil der blive arbejdet med: Servicemål for udvalgte processer i opgaveløsningen, herunder sagsbehandlingstider, svartider mv. Modernisering af arbejdsgange mhp at effektivisere, forenkle og digitalisere processerne Ledelsesinformation i form af statistik, herunder svartider, behandlingstider mm Digital understøttelse af ejendommes processer, især mhp samarbejde og datadeling med vores vigtigste samarbejdspartnere Kommunikation med brugere, borgere, samarbejdspartnere samt internt Organisering, teambuilding og tilpasninger mhp at optimere samarbejdsrelationer i opgaveløsningen Udarbejdelse af relevante politikker og strategier for afdelingen Processen blev startet primo 2013 og vil løbende blive forbedret og tilpasset hen over de kommende to år. Formålet med virksomhedsplanen er at fastlægge mål for 2013-2014 og følge op på dem. Derudover skal planen også fungerer som: Planlægnings- og prioriteringsværktøj Målstyrings- og evalueringsværktøj Kommunikationsredskab internt og eksternt Endvidere er virksomhedsplanen en rettesnor for, hvordan vi ønsker os, at vores hverdag er fagligt såvel som socialt. side 3 af 32
3. VISION, MISSION OG STRATEGI Ejendomme tager udgangspunkt i den fælles vision, som kan opsummeres med: Innovativ og digitalt førende God kommunikation Effektiv organisation, der leverer kvalitet i service og opgaveløsning Kompetente medarbejdere der trives i opgaveløsningen Målet er en afdeling, hvor medarbejdere og samarbejdspartnere oplever høj faglig kvalitet og god service, fra en proaktiv og professionel organisation, som bidrager til at fastholde værdier, udvikle spændende, inspirerende og sunde fysiske miljøer for ansatte og brugere. Mission Ejendomme skal sikre værdi og brugbarhed af Kommunens ejendomme og lokaler, bidrage til udvikling af ejendomsporteføljen samt stille en række rådgiver- og supportfunktioner til rådighed for Ejendommes kunder. Strategi De strategiske mål for at realisere visionen er: Opnå og fastholde økonomisk effektivitet Sikre aktiv og helhedsorienteret porteføljepleje Opnå partnerskab med kunder og samspil med interessenter Opnå og udvikle effektive processer med fokus på initiativ, prioritering af midler og egne ressourcer Vi skal sikre effektiv medarbejderudvikling Ledelse og medarbejdere skal sikre trivsel i afdelingen RÅDHUSDRIFT: FLAGHEJSNING side 4 af 32
4. ORGANISERING Ejendomme refererer til direktøren for økonomi og teknik. Organisationsdiagram pr. 1. april 2013. 5. EJENDOMMES OPGAVER Der er ansat 28 medarbejdere i afdelingen, inkl. souschef og afdelingschef. Ejendomme Porteføljestrategi og -styring samt ejendomsadministration Rådhusdrift Økonomistyring Risikostyring Kontraktholder, drift og service, grønt vedligehold og rengøring Teknisk support på CTSog klimastyring Energioptimering og -styring Vedligehold, planlagt og akut Bygherrerådgivning side 5 af 32
Porteføljestrategi og -styring samt ejendomsadministration Løbende strategisk optimering af ejendomsmassen, herunder nedbringelse af tomgangskvadratmetre ved at udnytte ejendommenes kvadratmetre bedre, udleje, leje og identificering af ejendomme der kan sælges Totaløkonomiske beregninger i forhold til ejendomsmassen, budget og opfølgning At varetage kommunens interesser, som grundejer f.eks. i forbindelse med hævd og tinglysning af deklarationer, grundejerforeninger m.v. Forhandling, udbud, indgåelse og vedligeholdelse/fornyelse af lejeaftaler, forpagtninger, driftsaftaler, brugeraftaler m.v. Opkrævning og betaling af husleje og andre forbrugsudgifter, regulering af leje, varsling af lejeforhøjelse Opgørelser i forbindelse med forbrugsregnskab og fraflytning Håndtering af betalingsrettigheder (landbrugsstøtte) Kontakt med lejere, brugere og fagafdelinger omkring brug, behov og optimering Sagsfremstillinger til Økonomiudvalg og Byråd afledt af ovenstående DET HVIDE HUS side 6 af 32
Kontraktholder, drift og service, grønt vedligehold og rengøring Kundeansvarlig for så vidt angår daglig drift, service, rengøring og grønt vedligehold Sikre ensartet prioritering af opgaver i henhold til gældende retningslinjer Koordinere tværgående opgaver, og prioritere løsninger Udvikle samarbejdet mellem eksterne og interne partnere og brugere Sikre at centrale indkøbsaftaler benyttes Koordinere og sikre ajourføring af aftaler, kontrakter, plejeplaner m.v. Sikre at budgetter og aftaler overholdes, og få mest mulig value for money til brugerne Daglig koordinering med interne og eksterne samarbejdspartnere Udarbejde årshjul i samarbejde med leverandører Udsende nyhedsbreve og information til brugerne Vedligehold, planlagt og akut Strategisk vedligeholdelsesplanlægning, herunder 3-, 5- og 10-årsplaner Totaløkonomiske beregninger, i forhold til eje/leje, renovering/nyanlæg, arealudnyttelse Løbende systematisk bygningsgennemgang, herunder opdatering i vedligeholdelsessystem Planlægning og gennemførelse af udbud af vedligeholdsopgaver i samlede opgaveporteføljer Strategi for prioriteret vedligehold, med fremlæggelse for politisk godkendelse Løbende samarbejde om opprioritering af planlagt vedligehold og nedbringelse af akut vedligehold Løbende tværgående samarbejde i Ejendomme i forbindelse med energioptimering Sikre nedbringelse af akut vedligehold ved større fokus på systematisk drift Sikre samarbejde mellem Ejendomme og samarbejdspartnere for nedbringelse af akut vedligehold side 7 af 32
Teknisk support på CTS- og klimastyring Indkøring af CTS styring (Central Tilstandskontrol og Styring) på naturlig ventilation på Rådhus Indkøring og optimering af CTS og automatik til bygninger Bidrage til prioritering af planlagt vedligehold ud fra levetids-, og energihensyn Teknisk support til Drift & Service og Bygherrerådgivning Informere og udbrede kendskab til styringer FOKUS PÅ MILJØ- OG ENERGIOPTIMERING: SOLCELLER PÅ RÅDHUSTAGET Energioptimering og -styring Bidrage til opnåelse af klimastrategiens målsætning for kommunens ejendomme ved at udføre energibesparende projekter, der finansieres gennem energisparepulje Projektledelse af energioptimeringsprojekter Bidrage til anlægssager vedrørende energigranskning og energifaglig sparring Sikre sammenhæng med optimering af drift, herunder energioptimering Udarbejde strategi og handlingsplan for energioptimering på kommunens ejendomme med afsæt i energistyringsprogram og EMO-rapporter Optimering af månedlige indberetninger til energistyringsprogram af el, vand og varme, med henblik på validering og kvalitetssikring af data Vurdering af om udsving i forbrug kan give anledning til nærmere undersøgelse Udarbejde Kommunens CO 2 regnskab i henhold til Kurveknækkeraftalen Adfærds projekter inden for energiområdet, i samarbejde med brugere side 8 af 32
Energifaglig sparring til kommunens indkøbs funktion og til Drift & Service Planlægge og gennemføre energisparekampagner Risikostyring Løbede strategisk vurdering af bedste balance mellem sikring og forsikring Vedligeholdelse af politikker og handlingsplaner for såvel sikring som forsikring Rådgivning om forebyggelse på tingområdet og gennemførelse af forebyggende tiltag for alle typer mekanisk sikring og elektronisk overvågning iht. sikringspolitik og handlingsplan Etablering af ABA-anlæg (Automatisk Brandalarmerings Anlæg) på skoler finansieret via årlige anlægsbevillinger Administration og rådgivning af gældende forsikringsordning på ting- og ansvarsområdet, herunder selvforsikring og eksterne aftaler med forsikringsselskaber, skadeadministration, forsikringsmægler Skadeadministration, skadebehandling og udbetaling af erstatninger og rådgivning af institutioner i forbindelse med skader og skadeanmeldelse herunder koordinering med vedligehold BRANDSIKRINGSANLÆG, RÅDHUSET side 9 af 32
Bygherrerådgivning Projektledelse af nybyggeri, ændringer og renoveringer herunder idéudvikling, programmering, styring og idriftsætning, alt i henhold til godkendte byggestyringsregler Indhentning af tilbud i konkurrence på både entreprenør- og rådgiverydelser for sikring af de økonomiske ressourcer, herunder tillige sikring af tidsforløb, kvalitet og æstetik Rådgivning til politiske udvalg, direktørområder og kommunale institutioner i bygningsmæssige anliggender Rådhusdrift Tilsyn med rådhuset Modtagelse og håndtering af kundehenvendelser Planlægning og styring af serviceopgaver på rådhuset, herunder varemodtagelse, grønt vedligehold, affaldshåndtering mv. Indhentning af tilbud og rekvirering af håndværkere Håndtering af serviceaftaler Kontrol af tekniske anlæg (ABA, AIA, ADK, CTS, ITV) Brandansvarlig Styring af inventar og interne flytninger Ansvarlig for koordinering af arrangementer på rådhuset Styring af adgangskontrol Økonomistyring Styring af budgetter via dispositionsbogholderi Betaling af faktura og styring af energibudgettet Økonomistyring af mindre anlægssager Fordeling og kontering af faktura Løbende månedlig afrapportering i forhold til overholdelse af budget Udvikling af økonomistyringsprincipper og metoder side 10 af 32
Løbende økonomistyring 6. HANDLEPLAN Ejendomme skal løse opgaver, således at kunder oplever at de får en god service inden for de rammer, der er kommunikeret ud. Der skal være en sund økonomi, der hele tiden forsøges optimeret. Der skal være fokus på, at den enkelte bidrager til helheden. Ejendommes udviklingsmål tager afsæt i en fælles vision: Innovativ og digitalt førende God kommunikation og brugerinddragelse Effektiv organisation, der leverer kvalitet i service og opgaveløsning Kompetente medarbejdere, der trives i opgaveløsningen Ud fra det samlede udviklingskatalog (se bilag 1.1) er der valgt at arbejde videre med de i afsnit 7 beskrevne udviklingsprojekter for periode 2013-2014. Der kan i perioden komme omprioriteringer af politiske eller andre grunde. Kunder Vi skal opnå partnerskab med kunder og samspil med interessenter: Ejendomme skal være kendt som en god samarbejdspartner, der understøtter kundernes kort- og langsigtede behov og balancerer behov og økonomi i tæt dialog med kunderne Vi skal bidrage til, at de fysiske rammer understøtter kundernes primære opgave, og vi skal understøtte politiske ønsker og beslutninger Vi vil sætte fokus på god service og formulere denne for os selv og til kunderne Vi skal sikre, at kunderne har en ensartet indgang til Ejendomme Vi skal arbejde med kommunikation i forbindelse med Ejendommes opgaver samt udgive brochurer/oplysninger på intranettet om Ejendommes medarbejdere, vision og servicemål Vi skal gennemføre kundeundersøgelser som opfølgning på de opgaver, vi løser, og vi skal arbejde med forventningsafstemning side 11 af 32
TEMADAG 2012: VISUALISERING AF VISIONER OG SAMARBEJDE Medarbejdere, udvikling og trivsel Vi vil fortsat arbejde med den gode og sunde arbejdsplads, som er baseret på kommunens værdier: Tid, interesse, tillid og omsorg Vi vil fokusere på samarbejde, faglighed, tolerance, arbejdsglæde, trivsel på arbejdspladsen og udnytte hinandens viden Vi afholder årlige MUS samtaler Vi vil arbejde med begrebet tid. Hvordan vi bruger tiden alene, sammen med andre, hvordan vi prioriterer, og hvordan tid og tillid hænger sammen. Det skal være legalt at sige til og fra Vi ønsker at fokusere på kommunikation, herunder for så vidt angår den enkelte og teamet Ejendomme skal være en god arbejdsplads for medarbejderne med plads til den enkeltes faglige og personlige udvikling, idet vi vil sikre de rette kompetencer til opgaverne og sikre udvikling af den enkelte i forhold til evner og interesser Vi skal arbejde med synergi og helheder Der stilles krav til den enkeltes bidrag til opfyldelse af visionen, ikke kun inden for eget arbejdsområde, men også som hjælp til andre side 12 af 32
Økonomi Vi skal opnå besparelser gennem effektivt samarbejde med eksterne aktører for derigennem at opnå mest mulig service, drift og vedligehold for pengene Vi skal sikre effektiv økonomistyring og prioritering Vi skal sikre totaløkonomiske løsninger bl.a. gennem aktiv og strategisk porteføljestyring Vi skal sikre flest mulige aktiver inden for de udstukne budgetter, b.la. gennem aktiv risikostyring Processer og arbejdsgange Opnå og udvikle effektive arbejdsgange Ejendomme skal være veldrevet med fokus på initiativ, prioritering af midler og egne ressourcer. Vi vil løbende stille spørgsmålet: Hvorfor gør vi det? Vi skal have en effektiv organisation, herunder effektive og klare samarbejder med afdelinger med konkrete behov Prioritere inden for rammerne og påvirke rammerne, når det er muligt Vi skal være proaktive Vi skal inddrage eksterne kompetencer og ressourcer i opgaveløsningen, hvor det kan betale sig UDVIKLING AF HELPDESK TIL HURTIG OG EFFEKTIV ANMELDELSE OG EFTERFØLGENDE UDBEDRING AF SKADER PÅ EJENDOMME side 13 af 32
7. EJENDOMMES UDVIKLINGSPROJEKTER 2013-2014 Ejendomme skal i 2013-2014 inden for de valgte temaer Innovativ og digitalt førende God kommunikation og brugerinddragelse Effektiv organisation, der leverer kvalitet i service og opgaveløsning Kompetente medarbejdere, der trives i opgaveløsningen arbejde med nedenstående udviklingsprojekter, der er udvalgt fra den samlede bruttoliste: Scanning af gamle sager Mål: Alle sager skal kunne fremfindes digitalt. Handleplan: Der skal udarbejdes projektplan for gennemførelse af scanning af sager og materialer der ikke forefindes digitalt. Således at alt materiale fremadrettet kan tilgås digitalt. Ansvarlig: Belinda Odgaard IKT Mål: Koordineret og samlet IKT anvendelse mellem alle involverede parter i den samlede byggesag Handleplan: Der skal udarbejdes klare beskrivelser af hvad, hvordan og i hvilken form Ejendomme ønsker at modtage materiale, således at der skabes samhørighed mellem drift, vedligehold og anlægsarbejder. Ansvarlig: Lene Loof Helth Helpdesk Mål: Samlet og systematisk overblik over henvendelser til drift-, vedligehold- og kontraktstyringsorganisationen. Handleplan: Der skal etableres og implementeres helpdesk funktion, til brug for de decentrale institutioner, med angivelse af følg din sag, mail når sagen er afsluttet, ledelsesinformation, mm. Ansvarlig: Christina Kvist Høgh (Kultur og Udvikling) Intranet Mål: Intranettet skal kunne fungere som informationssystem til såvel eksterne institutioner som internt i Ejendomme. Handleplan: Ejendommes nuværende intranetinformation overflyttes til nyt IT system (tekniske løsning ventes klar i løbet af sommeren 2013). I den forbindelse revideres det nuværende materiale, så det bliver mere anvendeligt for såvel Ejendommes eksterne brugere som medarbejdere i Ejendomme. Fælles information som pt findes på fælles drev flyttes med over på Intranet, så afdelingen i fremtiden kun har en fælles container til deling af afdelingsinformation. Ansvarlig: Birgitte Buemann side 14 af 32
Brugerundersøgelse Mål: At indhente indsigt om brugernes oplevelse af Ejendommes service Handleplan: Der gennemføres brugerundersøgelse før og efter indførelse af helpdesk-systemet. Ansvarlig: Inge Kofoed Ejendomme på hjemmesiden Mål: Hjemmesiden skal moderniseres og reflektere de sager i Ejendomme, der har interesse for borgere og samarbejdspartnere / Hillerøds erhvervsliv Handleplan: Nuværende information revideres, så kommunikationsvinklen bliver udefra og ind, altså med fokus på eksterne læseres behov. Ansvarlig: Birgitte Buemann Nyt vedligeholdelsessystem Mål: Implementeret vedligeholdelsessystem Handleplan: Afklaring af behov sammenholdt med IKT krav, herefter undersøgelse af system, indkøb og implementering. Ansvarlig: Christina Kvist Høgh (Kultur og Udvikling) Servicemål Mål: Servicemål for svartider i Ejendomme, som sikrer en forventningsafstemning med samarbejdspartnere. Handleplan: Der udarbejdes servicemål på udvalgte henvendelsestyper i Ejendomme. Målene etableres som en beskrivelse af de procestrin, som opgaver i Ejendomme typisk består af. Ansvarlig: Michelle Louise Christensen Standarder, paradigmer, tjeklister Mål: At få udarbejdet standardtekster til brug for notater og lign. Handleplan: Der udpeges løbende emner der kan standardiseres. Ansvarlig: Birgitte Buemann Kompetenceudvikling Mål: Ejendomme skal samlet udvikle sig inden for både fagspecifikke-, juridiskeog IT-kompetencer. Handleplan: Der vil være fokus på kompetencer inden for områderne: - Innovative og digitalt førende - God kommunikation og brugerinddragelse - Effektiv organisation, der leverer kvalitet i service og opgaveløsning - Kompetente medarbejdere der trives i opgaveløsningen Ansvarlig: Lone Byskov Den gode / meningsfulde arbejdsdag Mål: At sætte fokus på hvordan vi sammen skaber en god arbejdsdag i Ejendomme. Handleplan: Arbejdsmiljøorganisationen planlægger en række workshops og inspirationsdage Ansvarlig: Pernille Østergaard Systematisering af økonomistyring Mål: Etablering af overblik over den samlede økonomi Handleplan: Der skal etableres et samlet overblik over Ejendommes budgetter, side 15 af 32
samt implementeres faste procedurer omkring løbende økonomistyring. Ansvarlig: Pernille Østergaard Bygningssynsrapport på kommunens bygninger Mål: Løbende og systematiske bygningsrapporter Handleplan: Der skal etableres ensartet procedure for gennemførelse af bygningsgennemgange, herunder indarbejdelse i årshjul. Desuden skal der udarbejdes standardrapporter til formålet. Disse skal være egnede til at sende ud til decentrale ledere. Ansvarlig: Michelle Christensen Synliggøre prioritering af vedligeholdsopgaver afledt af bygningssyn Mål: Klare beskrivelser af hvilke vedligeholdsopgaver, der prioriteres Handleplan: Udarbejdelse af faste procedurer for prioritering af vedligeholdsopgaver. Disse skal sammenkobles med bygningsgennemgange, således at der kommer en samlet kommunikation til brugere, og der er en ensartet prioritering af opgaver i Ejendomme. Ansvarlig: Michelle Christensen 8. STYRINGSREDSKABER Ejendomme arbejder inden for den til enhver tid gældende lovgivning, og vi følger politikker og strategier vedtaget i Hillerød Kommune, herunder: Kommuneplan Budgetter Udbudspolitikken Bygherrepolitikken Porteføljestyringsstrategien Principper for økonomistyring PRINCE2 9. ÅRSBERETNING Da Ejendomme pr. 1. januar 2013 er en nystiftet afdeling, vil der i nærværende virksomhedsplan ikke være en årsberetning. 10. BILAG 1. Ejendommes udviklingskatalog (bruttoliste) 2. Ejendommes Årshjul 2013-2014 side 16 af 32
BILAG 1 UDVIKLINGSKATALOG (BRUTTOLISTE) BILAG 1.1. INNOVATIV OG DIGITALT FØRENDE Scanning af gamle sager Mål: Alle sager skal kunne fremfindes digitalt. Handleplan: Der udestår skanning af en række sager. Ansvarlig: Belinda Odgaard IKT (Informations- og KommunikationsTeknologi), Mål: Koordineret og samlet IKT anvendelse mellem alle involverede parter i den samlede byggesag Handleplan: Der skal udarbejdes klare beskrivelser af hvordan og i hvilken form Ejendomme ønsker at modtage materiale. Ansvarlig: Lene Loof Helth Filarkiver Mål: Filarkivet skal være helt retvisende Handleplan: Der udestår effektiv oprydning af filarkivet, således at materialerne er at finde på de rigtige steder. Ansvarlig: Lene Loof Helth GIS (Geografiske InformationsSystemer) Mål: Principper for anvendelse af GIS i Ejendomme Handleplan: Med baggrund i Hillerød Kommunes GIS strategi, skal der udarbejdes lokal strategi for Ejendomme. Desuden skal der laves handleplaner for implementering af GIS i Ejendomme. Ansvarlig: Porteføljestyrer Opgave- og resourceoverblik Mål: Samlet overblik over opgaver og resurser Handleplan: Der skal skabes et samlet overblik over opgave- og resourceforbrug, der fremadrettet kan danne grundlag for løbende optimering og IT understøttelse af div. opgaver. Ansvarlig: Lone Byskov/Souschef Bygningsvedligehold Nyt system til erstatning for Caretaker. Mål: Implementeret vedligeholdelsessystem Handleplan: Afklaring af behov sammenholdt med IKT krav, herefter undersøgelse af system, indkøb og implementering. Ansvarlig: Christina Kvist Høgh (Kultur og Udvikling) Park-web Mål: IT system til styring af grønne kontrakter Handleplan: Der skal skabes samlet overblik over opgaveløsningen inden for de grønne kontrakter, herunder skal der findes løsning på den fremadrettede IT understøttelse af opgaven. System til registrering af arealer, der skal vedligeholdes. Systemet kan vise, hvad der udføres af opgaver på arealet sammenholdt med kontrakten side 17 af 32
Ansvarlig: Inge Kofoed Dropboks Mål: System til håndtering af store tegningsmaterialer Handleplan: Der skal findes en digital løsning til modtagelse/udsendelse af store tegningsmaterialer samt andre store datamængder. Ansvarlig: Lene Loof Helth Hvordan digitaliserer vi? Mål: Hvad skal der til af hardware og software. Samlet overblik over opgaver og resourcer Handleplan: Der skal skabes et samlet overblik over opgave- og resourceforbrug, der fremadrettet kan danne grundlag for løbende optimering og IT understøttelse af div. opgaver, herunder hvilke programmer vi skal bruge til hvad, og hvordan de taler sammen. Ansvarlig: Souschef side 18 af 32
BILAG 1.2 GOD KOMMUNIKATION OG BRUGERINDDRAGELSE Intranettet Mål: Fælles digitalt bibliotek med henvisninger til relevant lovstof for Ejendommes opgaveløsning. Handleplan: Biblioteket etableres som et værktøj på Intranettet, hvor sagsbehandlerne har systematiseret adgang til relevant materiale Ejendommes forvaltningsområde. Ansvarlig: Birgitte Buemann Procedure i forbindelse med aktindsigtsbegæringer Mål: Sikre at Ejendomme agerer korrekt i forbindelse med begæringer om aktindsigt. Handleplan: Der skal udarbejdes procedurer for arbejdsgange i forbindelse med aktindsigtsbegæringer. Ansvarlig: Souschef Brugerundersøgelse Mål: At indhente indsigt om brugernes oplevelse af Ejendommes service Handleplan: Ansvarlig: Inge Kofoed Ejendomme på hjemmesiden Mål: Hjemmesiden skal moderniseres og reflektere de sager i Ejendomme, der har interesse for borgere og professionelle Handleplan: Nuværende information revideres, så kommunikationsvinklen bliver udefra og ind, altså med fokus på eksterne læseres behov. Ansvarlig: Birgitte Buemann Målrettede nyhedsbreve Handleplan: Der skal udarbejdes årsplan for målrettet og ensartede nyhedsbreve til afdelingens brugere. Ansvarlig: Michelle Christensen Kommunikationsstrategi Handleplan: Der skal laves en strategi for hvad, der skal kommunikeres, hvem modtagerne er, og hvilke platforme, der skal kommunikeres på (hjemmeside, intranet, emnebaseret brochure, nyhedsbrev, personlig henvendelse). Anvende kommunikation mere proaktivt, fx finde og dele den gode historie. Ansvarlig: Souschef Helpdesk Til brug for de decentrale institutioner, med angivelse af følg din sag, mail når sagen er afsluttet, ledelsesinformation, mm. Mål: Samlet og systematisk overblik over henvendelser til drift-, vedligehold- og kontraktstyrings organisationen. Handleplan: Der skal etableres og implementeres helpdesk funktion, til brug for de decentrale institutioner, med angivelse af følg din sag, mail når sagen er afsluttet, ledelsesinformation, mm. Ansvarlig: Christina Kvist Høgh (Kultur og Udvikling) side 19 af 32
Afdelingsmøder og månedsmøder Handleplan: Ejendomme skal lave aftaler om deltagelse i relevante møder i afdelings/månedsmøder i organisationen. Ansvarlig: Inge Kofoed side 20 af 32
BILAG 1.3 - EFFEKTIV ORGANISATION Arkitekturpolitik Handleplan: Der skal udarbejdes arkitekturpolitik for kommunens egne bygninger, der kan danne grundlag for valg af projekter og løsninger i relation til anlæg, renovering og vedligehold. Ansvarlig: Birger Gjelstrup Overgang mellem anlæg og drift Handleplan: Som en del af IKT skal der udarbejdes formaliseret overgang fra anlæg til drift. Ansvarlig: Lene Loof Helth Bygningssynsrapport på vores bygninger Mål: Løbende og systematiske bygningsrapporter Handleplan: Der skal etableres ensartet procedure for gennemførelse af bygningsgennemgange, herunder indarbejdelse i årshjul. Desuden skal der udarbejdes standardrapporter til formålet. Disse skal være egnede til at sende ud til decentrale ledere. Ansvarlig: Michelle Christensen Synliggøre prioritering af vedligeholdsopgaver afledt af bygningssyn Mål: Klare beskrivelser af hvilke vedligeholdsopgaver, der prioriteres Handleplan: Udarbejdelse af faste procedurer for prioritering af vedligeholdsopgaver. Disse skal sammenkobles med bygningsgennemgange, således at der kommer en samlet kommunikation til brugere, og der er en ensartet prioritering af opgaver i Ejendomme. Ansvarlig: Michelle Christensen Brugerundersøgelse Mål: At indhente indsigt om brugernes oplevelse af Ejendommes service Handleplan: Der gennemføres brugerundersøgelse før og efter indførelse af helpdesk-systemet. Ansvarlig: Inge Kofoed Vi skal etablere energistrategi og driftsstrategi for vores bygninger Vi skal udvikle de administrative rutiner i forbindelse med byggeri, herunder forventningsafstemning, kommunikation, økonomistyring samt videreudvikle kvaliteten af vores produkter, herunder fornyelse og udvikling af hjælpeværktøjer (Byggemanualen) Bedre journalskik Mål: Optimere borgeres og forvaltnings adgang til aktindsigt ved at leve op til god forvaltningsskik/den kommende offentlighedslovs krav om god journalskik. Handleplan: Der udarbejdes retningslinjer for god journalskik(måske findes de allerede), herunder for systematiseret navngivning af sager og dokumenter. Ved temaoplæg for sagsbehandlerne implementeres retningslinjerne i sagsbehandlingen. Ansvarlig: Merete Rønne side 21 af 32
Servicemål Mål: Servicemål for svartider i ejendomme, som sikrer en forventningsafstemning med samarbejdspartnere. Handleplan: Der udarbejdes servicemål på udvalgte henvendelsestyper i Ejendomme. Målene etableres som en beskrivelse af de procestrin, som opgaver i Ejendomme typisk består af. Ansvarlig: Michelle Christensen Standarder, paradigmer, tjeklister for alt, hvor det kan hjælpe Mål: At få udarbejdet standardtekster til brug for notater og lign. Handleplan: Der udpeges løbende ansvarlige for udarbejdelsen af standardskabeloner. Evalueringskultur Opfølgning / forventningsafstemning på tildelte opgaver (fra ledelsen) Arbejdsgange ved afleveringsforretninger (internt i afdelingen) Ros / feedback Vi/jeg lykkes = sig det højt! Fest hos dem, der har lyst til at invitere side 22 af 32
BILAG 1.4 - KOMPETENTE MEDARBEJDERE, DER TRIVES I OPGAVELØSNINGEN Kompetenceudvikling Mål: Ejendomme skal samlet udvikle sig inden for både faglige-, juridiske- og ITkompetencer. Handleplan: Der vil være fokus på kompetencer inden for områderne: - Innovative og digitalt førende - God kommunikation og brugerinddragelse - Effektiv organisation - Kompetente medarbejdere der trives i opgaveløsningen Den gode / meningsfulde arbejdsdag Mål: At sætte fokus på hvordan vi sammen skaber en god arbejdsdag i Ejendomme. Handleplan: Sammen med arbejdsmiljøorganisationen planlægges en række workshops og inspirationsdage Ansvarlig: Lone Byskov Mindre støj i afdelingen Bedre indretning Støjskærme Small talk mindskes Mindre øv-bøv Ad hoc opgaver skal ikke løses med 3. part ved arbejdsbordet Længerevarende telefonsamtaler flyttes Faglige indlæg Juridisk opdatering Tid til at færdiggøre opgaver Mere tid /flere ressourcer tid til fordybelse side 23 af 32
BILAG 2 ÅRSHJUL side 24 af 32
side 25 af 32
side 26 af 32
side 27 af 32
side 28 af 32
side 29 af 32
side 30 af 32
TEMADAG 2012: VISUALISERING AF VISIONER OG SAMARBEJDE side 31 af 32