Operationel leasing af biler til Hjemmeplejen i Hedensted Kommune version: 10.02.2015 Nr. Dato for modtagelse af spørgsmål Dato for besvarelse af spørgsmål 1 20.01.2015 23.01.2015 2 20.01.2015 23.01.2015 Spørgsmål Biltype Ret beset findes type personbil med 5 døre på gule plader ikke. Der er enten tale om en personbil på hvide plader eller en varebil på gule plader. Er det korrekt forstået, at det der menes er en B- segmentbil, f.eks. C3 / Fiesta / Yaris / Polo størrelsen med 5 døre og på gule plader. eller forventes det tilbud på en lidt større varebil som f.eks. C4 Cactus / S-Cross / C-max eller lignende? Alternative tilbud Da udbuddet vedr. operationel leasing må den overvejende del af tilbudene forventes at komme fra leasingselskaberne. Selskaberne er jo ikke mærke afhængige og vi ser derfor en begrænsning i maksimalt 3 biler pr. tilbudsgiver. Svar Udbyder ønsker ikke at begrænse tilbudsgiverne i deres opfyldelse af underkriterierne ved at definere hvilken bil(type) der ønskes, da den ene vil have fordele og ulemper i forhold til den anden. Udbyder har fastsat de underkriterier der skal afgøre, hvilken bil der med den tilbudte ydelse mv. udgør det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Således henledes opmærksomheden på underkriterierne og anvendelsen af Kommissionsmodellen, der angiver hvorledes der trinvist vil blive vurderet på først de kvalitative underkriterier og ved tilstrækkelig høj vurdering derefter på prisen. Underkriterierne er oplistet i udbudsmaterialets afsnit 5. Tildelingskriteriet, samt beskrevet yderligere i Bilag 3 Kravspecifikation. Kommissionsmodellen er beskrevet i afsnit 3.7 Procedure for behandling af tilbud. Det stillede spørgsmål omhandler ikke alternative tilbud, som det er defineret i Udbudsdirektivet, men derimod antallet af forskellige biler der kan tilbydes ved udfyldelse af særskilte eksemplarer af Bilag 2 Tilbudsliste og det er denne forståelse af spørgsmålet, der ligger til grund for nedenstående svar. Side 1 af 11
3 20.01.2015 23.01.2015 4 20.01.2015 23.01.2015 Af hensyn til bredest mulige deltagerfelt i forhold til konkurrenceudsættelsen vil HHO ændre udbudsvilkårene således, at der kan bydes ind med mere end 3 biler? 8.3-3 Kontraktens varighed / 8.6-6 Restordrer og restleverancer Selv kontrakten skal kunne forlænges i op til 2 x 12 måneder på uændrede vilkår dvs. til 14. april 2019 hvor sidste bestilling for en periode på 36 måneder reelt kan ske. Samtidig kræves det, at den tilbudte bil kan tilbydes gennem hele kontraktperioden. Umiddelbart kan ingen producent og/eller dansk importør garantere uændret model program i mere end typisk 6-12 måneder frem, i det der løbende typisk sker f.eks. Facelifts og/eller udstyrs- / motorændringer, hvorfor jeres krav ikke kan opfyldes. Ønsker HHO på den baggrund at ændre udbudsvilkårene? 8.7 7 Priser Der tillades regulering af leasingydelsen i forhold til Stk. 2-3-4. Evt. ændringer i forhold til stk. 2-3-4 vil dog tillige påvirke bilens restværdi ved leasingperiodens udløb. Udbyder fastholder det angivne maksimum på 3 biler pr. tilbudsgiver, da Udbyder mener, at 3 biler pr. tilbudsgiver giver Tilbudsgiver rette mulighed for at tilbyde dennes bedste produkter/sammensætninger af produkter. Udbyder finder det nødvendigt, at de biler der repræsenterer Hjemmeplejen i Hedensted Kommune i videst muligt omfang fremadrettet er ens, således der er tale om en uniform fremtræden i form af bilernes størrelse og udseende. Der er derfor brug for, at det er aftalt / reguleret, at den bil der indgås aftale om at lease i år 1 af aftalen også er mulig at lease i år 2, og ved evt. forlængelse af rammeaftale i år 3 eller 4. Ved facelifts og/eller udstyrs- eller motorændringer anvendes samme reguleringsmetode, der er beskrevet i rammekontraktens 7, stk. 2 Regulering af beregningsgrundlaget for leasingydelsen (bilens pris ved importør). [Ovenstående periode er ændret ved svar 16 af 30.01.2015] Det accepteres, at der ved regulering af priserne i henhold til rammekontraktens 7, stk. 2, 3 og 4 ligeledes foretages regulering af den garanterede restværdi til at udgøre samme procentsats inkl. moms som i det oprindelige tilbud. Side 2 af 11
5 20.01.2015 23.01.2015 6 20.01.2015 23.01.2015 Det bør derfor tillige være muligt at regulere restværdien således, at denne %-vis skal være den samme inkl. moms som oprindeligt tilbud. Ændringen skal naturligvis kunne dokumenteres. Ønsker HHO på den baggrund at ændre udbusvilkårene? 8.8-8 Regulering af leasingydelsen Stk. 2 giver umiddelbart ikke helt mening i forhold til den daglige fastsættelse af Cibor renterne på finansmarkedet. Jfr. Stk. 3 og 4 så skal der oplyses et fast tillæg til Cibor1. HHO er dermed sikret korrekt rentefastsættelse af evt. variabel rente i kontaktperioden og Stk. 2 kan uden risiko for HHO helt ud gå. Vil HHO på baggrund af ovenstående anbefalinger lade Stk. 2 udgå? 8.8-8 Regulering af leasingydelsen Stk 5 (Fast rente) Når man fastsætter en fastrente sker dette bl.a. med baggrund i den til enhver tid værende rentekurve, aftalens løbetid, terminsbetaling samt scrapværdi. (Aftalens afvikling og varighed). En fastrente baseret med den variable CIBOR 12 månedsrente er derfor ikke mulig, idet denne alene er Rammekontraktens 8 Regulering af leasingydelsen på baggrund af renteudvikling, stk. 2 indeholder beklageligvis en fejl, da den ikke omhandler variabel rentesats, men derimod fast rentesats, hvilket fremgår af nedenstående rettelse. Derfor skal der i omtalte stk. 2 i stedet for: Ved valg af variabel rentesats reguleres den tilbudte rentesats med udviklingen i referencerenten Læses: Ved valg af fast rentesats reguleres den tilbudte rentesats med udviklingen i referencerenten Udbyder fastholder kravet om, at der for leasingperioder der påbegyndes senere end 1. juni 2015 skal ske regulering af den tilbudte fastrentesats i overensstemmelse med udviklingen i CIBOR 12-månedsrenten siden skæringsdatoen i udbudsmaterialet. Udbyder kan ikke på nuværende tidspunkt se nogen udfordring i dette i forhold til de nævnte problemstillinger, da afviklingsperioden er fast i form af en leasingperiode på 36 måneder og scrapværdien er fastsat af Tilbudsgiver i det Side 3 af 11
gældende for en 12 måneders periode, mens HHO ønsker en fast rente i hele den 3-årige leasingperiode. Såfremt HHO med sit udbudskrav ønsker, at binde en tilbudsgiver op på et fast spread til en markedsrente, kan dette eventuelt ske ved anvendelse af swaprentekurven. Eks. Den faste rente kan i stedet baseres på CIBOR 3 måneds swaprentekurven med et tillæg/fradrag. Tilbudsgiver forpligtes til at anvende det tilbudte tillæg/fradrag ved fremtidige rentefastsættelser ved beregningen af den faste rente i leasingperioden samt i forbindelse med omlægninger fra variabel til fast forrentning i leasingperioden. indleverede tilbud. Rentekurven er baseret på det tillæg eller fradrag til referencerenten der er angivet på Bilag 2 Tilbudsliste med regulering i forhold til udviklingen i referencerenten siden skæringsdatoen i udbudsmaterialet. Terminsbetalingen afgøres af denne udregnede rentesats. Hvis Udbyder ved denne opfattelse af de faktiske omstændigheder har misforstået Tilbudsgiverens udfordringer modtages uddybende spørgsmål gerne. [Ovenstående referencerente er ændret 06.02.2015 ved svar på spørgsmål 21] 7 20.01.2015 23.01.2015 8 20.01.2015 23.01.2015 Den faste rente fastsættes herefter med baggrund i aftalens afvikling og varighed på tidspunktet for fastlæggelsen af renten, og den faste rente er gældende i hele den ønskede fastrenteperiode. Vil HHO på baggrund af ovenstående anbefalinger ændre Stk. 5 som anført? ID6 Ønskes der alene den lovpligtige afdækning bag førersædet eller bag begge forsæder? ID8 Fuldautomatisk automatgear leveres stort set ikke til bilerne i hjemmeplejsegmentet. Typisk er der tale om en traditionel gearkasse påmonteret en skifterobot i forbindelse med koblingen. Rent teknisk opfyldes udbudskravet således ikke. Det angivne mindstekrav i ID 6 omhandler den lovpligtige afskærmning bag førersædet. Udbyders forståelse af fuldautomatisk automatgear er, at gearet er kendetegnet ved, at motoren selv foretager gearskiftet ved hjælp af en automatisk kobling. Det kan muligvis opklare forvirringen at anvende en negativ definition af automatgearet i den forstand, at føreren ikke selv skal foretage udkobling og ej heller gearskifte ved kørsel. Side 4 af 11
9 20.01.2015 23.01.2015 De forskellige bilmærker kalder det forskelligt, men betegnelser er f.eks. DSG, ESG, E5G, E6G, Dualshift, MTA m.fl. For at kunne tilbyde HHO biler, bør den sidste del af kravet Automatgearet skal være fuldautomatisk således udgå. Vil HHO ændre udbudskravet? ID41 Bilerne i hjemmeplejesegmentet har typisk ikke variable og/eller trinløs indstilling af viskernes hastighed og det kan derfor blive vanskeligt at finde biler der opfylder kravet. Ønsker HHO på den baggrund at ændre udbudskravet således at der enten er tale om viskerrobot med faste intervaller eller regnsensor med automatisk visker interval? Udbyder fastholder således med ovenstående tilføjede ord krav ID 8. Bemærk, der uploades ikke som følge heraf ny version af Bilag 3 Kravspecifikation. Der er tale om en formuleringsfejl idet hensigten med kravet er, at der skal være flere (faste eller variable) intervaller for viskerobotten. Udbyder fastholder således med ovenstående tilføjede ord krav ID 41. Bemærk, der uploades ikke som følge heraf ny version af Bilag 3 Kravspecifikation. Det kan ikke oplyses præcist hvilke biler der skal erstattes, idet Udbyder tager forbehold for kapacitetstilpasninger, organisationsændringer samt evt. andre ændringer, tiltag eller administrative eller politiske beslutninger der måtte have indflydelse på antallet af biler der agtes leaset på rammeaftalen. 10 20.01.2015 23.01.2015 Bilag 4 Udbuddet omfatter 46 biler. Bilag 4 indeholder mere end 60 biler. Det bedes oplyst hvilke af de 46 biler udbuddet omhandler. 11 26.01.2015 26.01.2015 bilag 3 Kravspecifikation ID25: Der kan dog tages udgangspunkt i den forventede tidsplan for leasing af biler der fremgår af afsnit 2.3 Omsætning, idet denne indeholder det på nuværende tidspunkt bedste skøn af omfanget. For året 2015 er dette angivet med datoer, mens det for følgende år er angivet med antal biler, hvilket er så tæt på en præcis angivelse Udbyder kan levere pt. Idet bilen er en arbejdsplads i mange timer om dagen for forskellige medarbejdere er det vigtigt, at førersædet er Side 5 af 11
12 26.01.2015 26.01.2015 13 26.01.2015 26.01.2015 14 29.01.2015 30.01.2015 Menes der at begge forsæder skal være højdejusterbare, eller blot førersædet. Det er vores opfattelse at højdejusterbart passagersæde ikke er en udpræget mulighed i dette køretøjssegment og at det derfor vil indsnævre bud feltet betragtelig hvis dette fastholdes som minimumskrav i stedet for en konkurrenceparameter. bilag 3 Kravspecifikation ID6: Med afskærmning formodes afskærming som normalt på en ombygget bil til guleplader, d.v.s. den lovmæssige gitter/plastafskærmning bag fører? Eller menes der fuld adskillelse? bilag 3 Kravspecifikation ID8: Der står at gearet skal være fuldautomatisk. Vi beder jer venligst præcisere hvorvidt spørgsmålet går på betjeningen for føreren eller den tekniske løsning der anvendes? (En elektronisk styret gearkasse har samme funktion for føreren og som ved fuldautomatisk, bruges gearvælger til at sætte i frem, bak eller neutral, og der skal kun anvendes bremse og speeder til kørslen). Vedr. spørgsmål svar nr. 1 Det ønskes præciseret at de biler der ønskes tilbud på er Fabriksbyggede personbiler, der i Danmark er ombygget til varebiler dvs. at bilerne er indregistreret på gule nummerplader højderegulérbart. Det er af mindre relevans hvorvidt passagersædet kan justeres i højden, hvorfor Kravspecifikationens ID 25 om formuleres til: Førersædet skal være højderegulérbart. Bemærk: Der uploades ikke som følge af denne ændring ny version af Bilag 3 Kravspecifikation. Der henvises til svar på spørgsmål nr. 7. Kravet har til hensigt at sikre, at føreren ikke skal skifte gear ved kørsel. Der henvises desuden til svar på spørgsmål nr. 8. Det præciseres, at der efterspørges lukkede varebiler på gule plader med en tilladt totalvægt på ikke over 3.500 kg. Den fremsendte formulering vil efter alt at dømme opfylde kravene. Udbyder kan ikke begrænse sig til at godkende den fremsendte formulering og udelukkende denne, da Udbyder dermed risikerer Side 6 af 11
15 29.01.2015 30.01.2015 Vedr. spørgsmål svar nr. 2 Da leasingydelsen kun vægter 50% af den samlede vurdering, kan man sagtens forestille sig at den bil der vælges som den endelige vinder af udbuddet ikke er blandt de 3, eller måske endda 7-8 billigste tilbudte biler. Som leasingselskab modtager vi ofte mellem 10 og 20 tilbud fra leverandører der ønsker at deltage i vores bud til kommunerne. Hvis vi skal vælge 3 biler blandt så mange tilbudte til brug for vores tilbud, risikerer vi, at vi fravælger lige præcis den bil som Hedensted Kommune ville give den bedste karakter i brugertesten. Hvis andre leasingselskaber vælger på samme måde som os, risikerer Hedensted Kommune at man slet ikke bliver tilbudt den bedste bil. Skulle flere leasingselskaber derimod byde ind med forskellige biler, får man måske nok den rigtige bil, men et konkurrerende leasingselskab kunne måske have tilbudt den samme bil til en lavere leasingydelse. For at tilsikre at Hedensted Kommune bliver tilbudt et så bredt som muligt sortiment, og samtidig til de lavest mulige priser skal vi bede om, at HHO igen kraftigt overvejer om man vil fjerne begrænsningen på maksimalt 3 biler pr. tilbudsgiver, eller i hvert fald hæve antallet betragteligt. at udelukke alternativer, der ikke nødvendigvis er ombygget fra personbil til varebil. I disse tilfælde henvises der dog samtidig til Kravspecifikationens ID 3 ifølge hvilket: De leverede biler skal have ruder hele vejen rundt i kabinen hvor det svarer til modellens standard. De anførte underkriterier til tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud er nøje valgt og vægtet til at afspejle Udbyders ønsker. Med anvendelsen af kommissionsmodellen sikres desuden et vist niveau af opfyldelse af de kvalitative underkriterier før der vurderes på prisen, således der ikke kan bydes ind med en meget billig løsning der går på kompromis med ergonomi og komfort eller sikkerhed og køreegenskaber. Den billigste bil er således ikke nødvendigvis den økonomisk mest fordelagtige for Udbyder, hvilket følger af tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Udbyder har dog forståelse for argumenterne om det potentielt uhensigtsmæssige i den fastsatte begrænsning og hæver derfor grænsen til maks. 6 biler pr. tilbudsgiver. Bemærk: Der udploades ikke som følge af denne ændring ny version af Udbudsbrevet; Bilag 2 Tilbudsliste; eller Bilag 3 Kravspecifikation. Side 7 af 11
16 29.01.2015 30.01.2015 17 29.01.2015 30.01.2015 18 29.01.2015 30.01.2015 19 04.02.2015 04.02.2015 Vedr. spørgsmål svar nr. 3 Kravet om at den tilbudte bil skal kunne leveres i op til 4 år, hvor kun facelift og motorændringer tillades vil begrænse konkurrencen meget. De fleste biler har i dag en livscyklus på 5-6 år, hvorfor vi som tilbudsgivere vil se os nødsaget til kun at tilbyde Hedensted Kommune biler der er introduceret senere end 1. august 2014. Vores erfaringer viser at de helt nye modeller typisk ikke er de billigste, hvorfor kravet umiddelbart vil betyde en fordyrelse for Hedensted Kommune, samtidig med at det vil begrænse antallet af tilbudte biler betragteligt. Vil HHO på baggrund af dette ændre på kravet? Vedr. spørgsmål svar nr. 9 Krav om justerbar intervalvisker vil gøre at mange biler ikke vil kunne tilbydes. Vil HHO på baggrund af dette ændre på kravet? Vedr. spørgsmål svar nr. 9 I svaret tages ikke hensyn til at nogle biler i dag er udstyret med regnsensor i stedet for intervalvisker. En regnsensor tager højde for mængden af vand på forruden, og er således væsentlig bedre end en intervalvisker. Vil HHO på baggrund af dette ændre kravet således at hvis bilen har regnsensor i stedet for intervalvisker vil kravet være opfyldt? [1] Er det et ufravigeligt krav at tilbagekøb af den eksisterende flåde skal indgå i tilbudet? Udbyder nedsætter kravet til blot at gælde de første 2 år af kontraktperioden. Svaret på spørgsmål 3 ovenfor er således ændret for så vidt angår den periode den tilbudte bil som minimum skal kunne leveres. Bemærk: Der udploades ikke som følge af denne ændring ny version af Udbudsbrevet. Kravet fastholdes. Jf. desuden svar på spørgsmål 18. Udbyder har ikke været opmærksom på dette, hvorfor det accepteres, at tilstedeværelsen af regnsensor vil gøre det ud for mindstekravet om intervalvisker. Bemærk, der uploades ikke som følge heraf ny version af Bilag 3 Kravspecifikation. Ad. [1] Det har ikke været hensigten, at den eksisterende flåde skal tilbagekøbes eller på anden måde overgå til ny Leverandør. Side 8 af 11
[2] Hvis ja. Er der mulighed for en samlet besigtigelse af den bestående flåde? Såfremt der henvises til Bilag 4 Liste over nuværende Køretøjer er hensigten udelukkende at give Tilbudsgivere et indtryk af, hvor mange biler der hører hjemme på hvilke adresser, samt hvornår disses leasingperioder udløber. Såfremt dette ikke besvarer spørgsmålet i tilfredsstillende grad er Tilbudsgiver meget velkommen til at stille uddybende spørgsmål, gerne med henvisninger til de pågældende steder i udbudsmaterialet, der har givet anledning til spørgsmålet. 20 04.02.2015 04.02.2015 Er valg af leasingselskaber frit? ad. Spørgsmål / Svar - nr.6 21 05.02.2015 06.02.2015 Under henvisning til HHOs besvarelse af spørgsmål 6 i forbindelse med fastrentefastsættelse skal vi foretage en yderligere uddybning af spørgsmålet. Standarden på det finansielle marked i Danmark for fastlæggelse af faste renter er baseret på udviklingen i 3 eller 6 måneders Cibor og forventningerne til disse. (illustreret ved swaprentekurven for Cibor 3 og 6 måneder) HHO ønsker at afdække sine fastrente aftaler med 12 måneders betalingsfrekvens med baggrund i udviklingen i Cibor 1 års renten. Ad. [2] Ikke relevant, jf. ovenstående svar. Udbyder efterspørger operationel leasing og det er således Udbyder uvedkommende hvilket leasingselskab Tilbudsgiver eventuelt vil entrere med som underleverandør eller indgå i et konsortium med. Der henvises i denne forbindelse til de opstillede udvælgelseskriterier. Det præciseres, at den tilbudte rentesats skal være gældende i hele leasingperioden for alle de biler, hvis leasingperiode er påbegyndt 1. juni 2015 og hvor fast rente er valgt. Derefter kan der ved efterfølgende indgåelser af leasingaftaler på biler fastsættes en ny fastkurs ud fra den referencerente der er aftalt. Den fastrentekurs der skal tilbydes skal tage udgangspunkt i et tillæg eller fradrag til referencerenten CIBOR. På baggrund af det indsendte spørgsmål ændres referencerenten for fast rente til CIBOR 3-månedersrenten. Side 9 af 11
I princippet kan denne beregnes på et hvilket som helst renteindeks, problemet er bare at kommunen kommer til at betale en ikke uvæsentlig merpris, idet 12 måneders Cibor som nævnt ikke er standard og derfor betragtes som et mere illikvidt renteindeks på finansmarkederne. Bemærk, der uploades ikke som følge heraf ny version af Udbudsbrevet eller Bilag 2 Tilbudsliste. Ved valg af swapkurven for Cibor 3 måneder som beskrevet i vores tidligere stillede spørgsmål, får Hedensted Kommune efter KommuneLeasings erfaring den bedste prissætning, hvorfor vi igen skal anmode HHO om at ændre udbuddet, således at dette følger standarden på det finansielle marked i Danmark. Ønsker HHO på den baggrund at ændre udbudsvilkårene? Supplerende oplysninger Udbyder er blevet opmærksom på, at der i lyset af den nuværende renteudvikling i det danske marked kan være en ikkeubetydelig risiko for, at referencerenten CIBOR 3-månedsrenten vil være negativ på tidspunktet for tilbudsafgivelse samt være det ved fremtidige indgåelser af leasingperioder. Det samme gør sig gældende for fastsættelsen af variabel rente på baggrund af CIBOR 1-månedsrenten. Disse forhold har ikke været indarbejdet i det nuværende materiale, hvilket afstedkommer følgende supplerende oplysninger: 06.02.2015 Det præciseres, at såfremt referencerenten på et hvilket som helst tidspunkt i aftaleperioden er 0 eller negativ vil denne blive sat til 0 i forbindelse med udregning af ydelsen. Således vil Tilbudsgiver altid være sikker på at få den rentesats, der er tilbudt som tillæg til referencerenten. Side 10 af 11
Såfremt der er tilbudt et fradrag til referencerenterne præciseres det, at såfremt den udregnede fastrente eller variable rente ville falde til 0 eller derunder fastsættes renten til 0. Det er ikke kutyme, at Udbyder besvarer spørgsmål om hvorvidt en konkret løsning vil leve op til de fastsatte krav, men givet antallet af spørgsmål ang. kravene til viskerrobot besvarer Udbyder det pågældende spørgsmål. Ja, det adspurgte vil opfylde kravet. ID41 Viskerrobot En viskerrobot som har 2 faste (langsom og hurtig) samt en fast interval (hver 4 sekund), opfylder den kravet, efter omformuleringen i spørgsmål 9! Således kan kravene til visker opsummeres til følgende: Bilen skal som minimum have enten regnsensor med automatisk visker eller viskerrobot med flere intervaller. 22 09.02.2015 10.02.2015 Flere intervaller forstås i denne sammenhæng som flere muligheder for føreren af bilen til at indstille viskeren som fx beskrevet i spørgsmål 22 (2 faste (langsom og hurtig) samt en fast interval (hver 4 sekund). Side 11 af 11