UDBUDSBETINGELSER Juni 2014 Annoncering af offentligt udbud af udvikling og implementering af softwareløsning med tilhørende algoritme til individuel ædetids-monitorering af køer. Aarhus Universitet Indkøb Fuglesangs Allé 26 8210 Aarhus V
INDHOLDSFORTEGNELSE 2. Ordregiver... 2 3. Rammerne for udbudsforretningen... 3 4. Generelle form- og procedurekrav... 4 6. Kravspecifikation... 8 7. Krav til tilbuddets indhold og opbygning... 8 8. Tilbudsevaluering... 9 9. Spørgsmål samt supplerende meddelelser og dokumenter... 11 10. Praktiske forhold... 11 11. Tidsplan for udbudsforretningen... 12 Tilbudsgiver opfordres til straks ved modtagelsen af disse udbudsbetingelser at sikre sig, at det modtagne eksemplar er fuldstændigt i overensstemmelse med ovenstående indholdsfortegnelse. 1
1. Indledning Udbudsbetingelserne gælder for Aarhus Universitets (herefter benævnt Ordregiver ) offentlige udbud af udvikling og implementering af algoritme til monitorering af køers ædetid som offentliggjort på www.udbud.dk og www.au.dk/udbud den 24. juni 2014. Udbuddet er annonceret efter reglerne i lovbekendtgørelse nr. 1410 af 7. december 2007 om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter (Tilbudsloven), afsnit II. Europa-Parlamentets og Rådets direktiv Nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (udbudsdirektivet) finder ikke anvendelse i forbindelse med Ansøgningsindhentningen. 2. Ordregiver Ordregiver under denne udbudsforretning er Aarhus Universitet. Løsningen skal udvikles i samarbejde med, og leveres til; Aarhus Universitet Institut for Husdyrvidenskab Blichers Allé 20 8830 Tjele Aarhus Universitets Indkøbskontor er ansvarlig for udbudsforretningens tilrettelæggelse og gennemførelse, og en eventuel kontrakt vil skulle indgås med Aarhus Universitet. 2.1 Ordregivers kontaktperson Alle henvendelser til Ordregiver forud for tilbudsafgivelsen skal ske via e-mail og skal rettes til: Aarhus Universitet AU Økonomi, Indkøb Att.: Casper Ravn Uldbjerg E-mail: udbud@au.dk Retningslinjer for henvendelser er præciseret i pkt. 10 nedenfor. Ved henvendelse fra Tilbudsgiver skal, softwareløsning til ædetidsmonitorering af køer anføres i emnefeltet. 2
3. Rammerne for udbudsforretningen 3.1 Formål og baggrund for udbuddet Ordregiver iværksætter et GUDP-projekt vedr. monitorering og analyse af individuelle køers ædetid baseret på RFID- og 3D-accelerometerdata sammen med groundtruthobservationer. Samtlige data leveres af Ordregiver som beskrevet i Kontraktbilag 1 hvoraf det ligeledes fremgår hvilke data der leveres samt omfanget heraf. Til at understøtte Ordregivers analyse og forskning til projektet, udbydes udviklingen og implementeringen af en softwareløsning med tilhørende algoritme som på baggrund af de af Ordregiver leverede data, kan forudsige individuelle malkekøers ædetid. En udførlig beskrivelse af den udbudte opgave baseret på Ordregivers ønskede funktionalitet fremgår af Kontraktbilag 2. Ordregiver forventer på baggrund af dette udbud, at indgå i et formelt og udvidet samarbejde med leverandøren om udvikling og gennemførsel af implementeringen af den tilbudte løsning - og vil derfor gøre dette samarbejde til en del af konkurrencen. Den vedlagte kontrakt indeholder, ud over bestemmelser som regulerer selve leverancen af den af Tilbudsgiver tilbudte softwareløsning med tilhørende algoritme, ligeledes rammeaftalelignende vilkår, således det er muligt, på baggrund af oplysningerne afgivet af Tilbudsgiver i det endelige tilbud, at foretage løbende ændringer af det tilbudte, udvikle yderligere på løsningen samt evt. såfremt projektet åbner mulighed for dette, at skalere løsningen til at omfattet flere køer og/eller flere besætninger. 3.2 Udbudsmaterialet Det samlede udbudsmateriale består af følgende dokumenter: I. Udbudsbetingelser II. Aftale af juni 2014 III. IV. Bilag til Aftalen: a. Kontraktbilag 1 Tilbudsblanket b. Kontraktbilag 2 Kravspecifikation og Ydelsesbeskrivelse c. Kontraktbilag 3 Ressourcer og samarbejdsorganisation Formular A Tro- og loveerklæring V. Formular B Liste over forbehold Udbudsmaterialet samt evt. supplerende dokumenter og meddelelser - offentliggøres på hhv. www.udbud.dk og Ordregivers hjemmeside www.au.dk/udbud under titlen Softwareløsning til ædetids-monitorering af køer, hvor der vil være fri, direkte og fuld elektronisk adgang. 3
Tilbudsgiver bør straks kontrollere, at det fulde udbudsmateriale er modtaget og løbende holde sig orienteret om eventuelle supplerende dokumenter og meddelelser. 3.3 Mulighed for forhandling Ordregiver forbeholder sig retten til at forhandle med tilbudsgivere om afgivne tilbud. Såfremt Ordregiver benytter sig af denne ret, vil forhandling gennemføres med alle konditionsmæssige tilbudsgivere. Ordregiver vil i så fald informere om det nærmere forløb herfor. Tilbudsgivere må forvente et tidspresset forhandlingsforløb. Det vil i givet fald blive besluttet om forhandlinger skal være skriftlige eller mundtlige. Ordregiver forbeholder sig retten til at anvende et forhandlingsforløb, hvor tilbudsgiverne udskilles efterhånden. Ordregiver vil, såfremt der iværksættes forhandlinger, oplyse om hvilken forhandlingsprocedure, der anvendes ved indledningen af heraf. Det er ikke ordregivers hensigt at forhandle. Tilbudsgivere opfordres derfor til at afgive det bedst mulige tilbud. 4. Generelle form- og procedurekrav 4.1 Tilbudsgivers kontaktperson Tilbudsgiver skal angive en kontaktperson i pkt. 1 i Kontraktbilag 1 - Tilbudsblanket. 4.2 Tilbudsgivers underskriftberettigede person Tilbudsgiver skal i pkt. 2 i Kontraktbilag 1 Tilbudsblanket udfylde navn på underskriftberettiget person, som skal underskrive en evt. vundet kontrakt. Udkast til kontrakten, Aftale af juni 2014 er vedlagt disse udbudsbetingelser. Tilbudsgiver skal ikke udfylde kontrakten. Ordregiver udfylder kontrakten når kontrakten indgås med den Tilbudsgiver som får tildelt ordren. 4.3 Tilbudsfrist Tilbud på det udbudte skal være modtaget senest torsdag d. 7. august 2014 kl. 14.00. 4
4.4 Afleveringsadresse Tilbud skal sendes til: Aarhus Universitet Indkøb E-mail: udbud@au.dk Att.: Casper Ravn Uldbjerg 4.5 Aflevering af tilbud Tilbud skal afleveres i: Ét (1) underskrevet og indscannet elektronisk original. Det elektroniske tilbud skal afleveres i MS-Office og/eller PDF-format. Tilbudsgiver bedes anføre, udbud af softwareløsning til ædetidsmonitorering af køer i emnefeltet. Ordregiver forbeholder sig retten til at anvende princippet i 12 i bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (implementeringsbekendtgørelsen). Såfremt der afgives flere end et tilbud, kan Ordregiver være nødsaget til at anse alle tilbud som ikke-konditionsmæssig. 4.6 Alternative tilbud Ordregiver tillader ikke afgivelse af alternative tilbud. Tilbudsgiver må således kun aflevere ét tilbud. 4.7 Sprog Tilbud kan afleveres på dansk eller engelsk eller i en kombination heraf. Spørgsmål kan stilles på dansk eller engelsk, og svaret vil blive givet på det sprog som spørgsmålet er stillet på. Yderligere vejledning om spørgsmål findes i pkt.9 nedenfor. Der foretages ikke oversættelser af udbudsmaterialet. 4.8 Honorar Tilbudsgiver modtager intet honorar i forbindelse med deltagelse i denne udbudsforretning. 4.9 Returnering af modtagne tilbud Modtagne tilbud bliver ikke returneret til Tilbudsgiver. 5
4.10 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbuddet skal være gældende i min. 6 mdr. fra tilbudsfristen. 4.11 Forbehold Adgangen til samt konsekvens af at tage forbehold fremgår af Formular B Liste over forbehold. 5. Udelukkelsesgrunde og egnethed 5.1 Tilbudsgivers generelle forhold I henhold til Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1 og 2 udelukkes en Tilbudsgiver fra udbuddet, hvis et af følgende forhold er til stede: a) Der er afsagt endelig dom over Tilbudsgiver vedrørende deltagelse i en kriminel organisation eller bestikkelse eller svig eller hvidvaskning af penge. b) Tilbudsgivere, hvis bo er under konkurs, likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs, som har indstillet deres erhvervsvirksomhed eller befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning. c) Tilbudsgivere, hvis bo er begæret taget under konkursbehandling eller behandling med henblik på likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs eller enhver tilsvarende behandling, der er fastsat i national lovgivning. d) Tilbudsgivere, som ved en retskraftig dom er dømt for en strafbar handling, der rejser tvivl om den pågældendes faglige hæderlighed. e) Tilbudsgivere, som i forbindelse med udøvelsen af deres erhverv har begået en alvorlig fejl, som Ordregiver beviseligt har konstateret. f) Tilbudsgivere, som ikke har opfyldt deres forpligtelser med hensyn til betaling af bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i Danmark. g) Tilbudsgivere, som ikke har opfyldt deres forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter i henhold retsforskrifterne i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i Danmark. h) Tilbudsgivere, som svigagtigt har givet urigtige oplysninger i forbindelse med meddelelse af oplysninger i henhold til de nævnte udelukkelsesgrunde. 5.1.1 Dokumentation For at godtgøre at en eller flere af ovennævnte udelukkelsesgrunde a)-d) og f)-g) ikke er til stede, skal tilbudsgiveren afgive en erklæring på tro og love som er vedlagt udbudsbetingelserne som Formular A. Tilbudsgiver skal ikke godtgøre at udelukkelsesgrundene (e) og (h) ikke er til stede. 6
Tilbudsgiver bedes bekræfte vedlæggelse af Formular A, ved at udfylde afsnit 3 i Kontraktbilag 1 Tilbudsblanket. Opmærksomheden henledes på, at tro- og loveerklæringen skal udfyldes ved afkrydsning og underskrives. Manglende eller ukorrekt udfyldelse af tro- og loveerklæringen medfører risiko for, at tilbuddet anses for ikke-konditionsmæssig og derfor afvises. 5.2 Tilbudsgivers personlige forhold Af lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger mv., fremgår det, at offentlige ordregivere ved køb af varer og tjenesteydelser skal kræve, at enhver tilbudsgiver afgiver en erklæring på tro og love om, i hvilket omfang tilbudsgiveren har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige i form af skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor tilbudsgiveren er etableret. 5.2.1 Dokumentation Tilbudsgiver skal afgive erklæring på tro og love, som er vedlagt udbudsbetingelserne som Formular A. 5.3 Finansiel og økonomisk formåen Der stilles følgende minimumskrav til Tilbudsgivernes finansielle og økonomiske formåen: 1. Tilbudsgiver skal have en positiv egenkapital i det senest afsluttede regnskabsår. 5.3.1 Dokumentation Som dokumentation for tilbudsgivers finansielle og økonomiske formåen skal Tilbudsgiver udfylde afsnit 7 i Kontraktbilag 1 Tilbudsblanket med følgende oplysninger: Årsrapport(underskrevet af revisor) eller revisorpåtegnet erklæring, indeholdende følgende nøgletal: o Nettoomsætning og o Egenkapital for det senest afsluttede regnskabsår. 5.4 Teknisk og faglig formåen Ordregiver stiller ikke egnethedskrav i relation til den tekniske og faglige formåen ved Tilbudsgiver. Derimod indgår netop dette i Tilbudsevalueringen jf. afsnit 8 nedenfor. 5.4.1 Henvisning til andre virksomheders formåen 7
Hvis Tilbudsgiver til brug for ordregivers egnethedsvurdering vil basere sin finansielle og økonomiske formåen og/eller tekniske og faglige formåen, jf. punkt 5.3 og 5.4 ved at støtte ret på underleverandørers eller andre virksomheders formåen, skal Tilbudsgiver dokumentere, at denne frit kan disponere herover. Som dokumentation vedlægges udfyldt og underskreven Formular C - Støtteerklæring som dokumenterer hvorledes Tilbudsgiver baserer sin finansielle og økonomiske formåen og/eller tekniske og faglige formåen på en underleverandør eller anden virksomhed. 5.4.2 Konsortium Såfremt Tilbudsgiver er et konsortium, bedes samtlige deltagere udfylde og vedlægge Formular D Konsortieerklæring hvori der skal udpeges en fælles befuldmægtigede, der er bemyndiget til at tegne konsortiet. Oplysningerne under punkt 5.1, 5.2, 5.3 og 5.4 skal fremsendes for hver enkelt konsortiedeltager. 6. Kravspecifikation Kravspecifikation for det udbudte, fremgår af Kontraktbilag 2 Kravspecifikation og ydelsesbeskrivelse. Tilbudsgiver skal udfylde Kontraktbilag 2 Kravspecifikation og ydelsesbeskrivelse efter vejledningen som fremgår af bilaget. 7. Krav til tilbuddets indhold og opbygning Tilbuddet skal indeholde følgende dokumenter og oplysninger: Udfyldt og underskrevet Kontraktbilag 1 Tilbudsblanket, herunder: o Oplysninger om tilbudsgivers identitet, kontaktoplysninger og underskriftberettiget person, jf. afsnit 1 og 2. o Oplysninger om priserne for softwareløsningen med tilhørende algoritme, inklusiv udvikling og implementering, samt pris for support og konsulentydelser som beskrevet af Tilbudsgiver i Kontraktbilag 2. Priserne skal oplyses i DKK ekskl. moms, jf. afsnit 4. o Bekræftelse af overholdelse af mindstekrav, jf. afsnit 5. o Oplysninger om hvorvidt tilbudsgiver har taget forbehold, jf. afsnit 6. Udfyldt Kontraktbilag 2 Kravspecifikation og ydelsesbeskrivelse. o Oplysninger om hvilken softwareløsning med tilhørende algoritme Tilbudsgiver tilbyder som opfyldelse af mindstekrav, samt uddybende beskrivelser af hvorledes Tilbudsgiver opfylder Ordregivers ønsker og evt. overopfylder mindstekrav. Vejledning findes forrest i kontraktbilaget. Udfyldt kontraktbilag 3 Ressourcer og samarbejdsorganisation o Oplysninger om hvilken uddannelse Tilbudsgiver tilbyder til anvendelse af den tilbudte løsning. 8
o Oplysninger om forslag til implementering, herunder tidsplan for leverance som beskrevet i Kontraktbilag 2, afsnit 10.3. o Tilbudsgivers beskrivelse af hvilken service Tilbudsgiver tilbyder som opfyldelse af infokrav vedr. service og support, samt evt. uddybende beskrivelse af opfyldelse af mindstekrav. Eventuel udfyldt Formular B Liste over forbehold. Tilbudsgiver opfordres til, at opbygge tilbuddet efter ovenstående opstilling samt via mappestruktur el. lign. klart at angive, hvor de efterspurgte oplysninger og dokumenter fremgår af tilbuddet. 8. Tilbudsevaluering 8.1 Vurdering af konditionsmæssighed Ordregiver kontrollerer, at tilbuddet er konditionsmæssigt, hvilket vil sige, at tilbuddet opfylder følgende punkter: - Tilbuddet overholder form- og procedurekrav, jf. pkt. 5 ovenfor. - Tilbuddet indeholder de efterspurgte oplysninger og dokumenter, jf. pkt. 8. - Tilbuddet overholder alle mindstekrav, jf. Kontraktbilag 2 - Kravspecifikation og ydelsesbeskrivelse samt Kontraktbilag 3 ressourcer og samarbejdsorganisation. 8.2 Tildelingskriterium Alle konditionsmæssige tilbud vil blive evalueret på baggrund af tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. De indkomne tilbud vurderes på baggrund af de fastsatte underkriterier. 8.3 Underkriterier Det økonomisk mest fordelagtige tilbud vil blive identificeret ved anvendelse af nedenstående underkriterier, hvor vægtningen af hvert underkriterium er angivet. Underkriterier Procentvis vægtning Pris 30 % Tilbudt Software og funktionalitet 50 % Tilbudt Levering 20 % 8.3.1 Pris Evalueringen af underkriteriet Pris vil ske på baggrund af Tilbudsgivers besvarelse af Kontraktbilag 1 Tilbudsblanket, afsnit 4. Til brug for tilbudsvurderingen foretager Ordregiver en opgørelse af en evalueringsteknisk samlet sum, der fremkommer ved en sammentælling af de tilbudte priser, som indgår i beregningen med følgende vægt: 9
- Pris jf. Kontraktbilag 1, afsnit 4, post 1, 100 % - Pris jf. Kontraktbilag 1, afsnit 4, post 2, 100 % - Pris jf. Kontraktbilag 1, afsnit 4, post 3, 20000 % (ud fra et estimeret timeforbrug på 200 timer. Estimatet er alene fastsat for at sikre den nødvendige vægt under evalueringen, hvorfor estimat ikke er forpligtende for Ordregiver.) 8.3.2 Tilbudt software og funktionalitet Underkriteriet Tilbudt Software og funktionalitet evalueres på baggrund af Tilbudsgivers besvarelse af Ordregivers ønsker, som de fremgår af Kontraktbilag 2 Kravspecifikation og ydelsesbeskrivelse. Evalueringen fortages på baggrund af den vejledning som fremgår af det/de konkrete ønsker i Kontraktbilag 2. 8.3.3 Underkriteriet Levering Tilbudsgiver skal i Kontraktbilag 2 Kravspecifikation og ydelsesbeskrivelse udfylde tabellen i afsnit 4 med en tidsplan for levering. Tidsplanen bør beskrive hvorledes Tilbudsgiver forventer at opfylde såvel levering samt implementeringen af det tilbudte IT-system. Ordregiver vil i sin evaluering lægge vægt på, at Tilbudsgiver i sin beskrivelse af levering om implementeringsprocessen, redegør for følgende forhold, (listen er ikke udtømmende); Specifikation Konfiguration Test(s) fra såvel Tilbudsgiver som Ordregiver, herunder forventet ressourceanvendelse af Ordregivers nøglepersoner under hele tidsplanen Testprocedurer og procedurer for fejlfinding Anvendte medarbejder ressourcer samt disses kvalifikationer baseret på såvel uddannelse som på erfaring udviklingsprojekter. Afleveringsforretning 8.3.3.1 Evalueringen Ordregiver vil, på baggrund af Tilbudsgivers beskrivelse af opfyldelsen af de i Kontraktbilag 2 opstillede krav og ønsker til levering tildele point efter en skala gående fra 0 til 100. Tilbud vil således blive vurderet på en skala fra 0 til 100, hvor 0 point gives for det tilbud der kun netop er i stand til at opfylde mindstekravene opstillet i Kontraktbilag 2 men ikke beskriver disse yderligere, hvorimod 100 point gives for det tilbud, der på baggrund af ordregivers forudgående forventninger må anses som et optimalt tilbud, dvs. et tilbud som bekræfter opfyldelse af mindstekravene, opfylder alle ønsker til fulde, 10
dokumenterer disse med en udførlig tidsplan, beskrivelser heraf, el. lign. dokumentation for udførelsen af leveringen. Såfremt et tilbud overopfylder, hvad Ordregiver har forudsat som et optimalt tilbud, vil et sådan tilbud ligeledes blive tildelt 100 point. Der kan ikke gives mindre end 0 point. 9. Spørgsmål samt supplerende meddelelser og dokumenter Såfremt Tilbudsgiver har spørgsmål til udbudsbetingelserne, Aftalen eller udbuddet i øvrigt, skal disse stilles via e-mail til ordregivers kontaktperson, som angivet i punkt 3.1. Spørgsmål skal fremsættes senest tirsdag d. 1. juli 2014 kl. 12.00. Spørgsmål fremsat efter ovennævnte dato vil kun blive besvaret såfremt dette er praktisk muligt. E-mails indeholdende spørgsmål bedes mærket, spørgsmål vedr. udbud af softwareløsning til ædetids-monitorering af køer. Alle spørgsmål bør starte med en entydig reference til, hvilket eller hvilke steder i udbudsmaterialet, spørgsmålet vedrører. Alle spørgsmål og svar vil blive offentliggjort i anonymiseret form senest fredag den. 4. juli 2014. Spørgsmål og svar offentliggøres på hhv. www.udbud.dk samt Ordregivers hjemmeside www.au.dk/udbud. Spørgsmål vil blive besvaret løbende. Alle Tilbudsgivere opfordres på det kraftigste til, ikke at stille spørgsmål om forhold, der allerede er besvaret i disse udbudsbetingelser. Det er Tilbudsgivers eget ansvar at sørge for at holde sig opdateret med eventuelle supplerende oplysninger og svar på spørgsmål, som bliver offentliggjort. 10. Praktiske forhold 10.1 Åbning af tilbud Tilbud vil først blive åbnet efter udløbet af tilbudsfristen angivet i pkt. 5.3. Der er ikke adgang til at overvære åbning af tilbud eller i øvrigt til at modtage oplysninger om indholdet. 11
10.2 Meddelelse af resultatet Alle tilbudsgivere vil, samtidig og skriftligt via den i Kontraktbilag 1 - Tilbudsblanket Afsnit 1 angivne e-mail, blive orienteret om resultatet af udbuddet. 10.3 Fortrolighed Ordregiver vil så vidt muligt sikre fortroligheden af alle oplysninger i tilbuddene, som angår tilbudsgivers fortrolige forretningsmæssige forhold. Fortrolighedstilsagnet må i sagens natur vige, i den udstrækning hvor lovgivningen forpligter Ordregiver til at videregive oplysninger til tredjemand. I den udstrækning hvor Tilbudsgiver selv anser oplysninger for særligt konkurrencefølsomme, bedes dette tydeligt markeres i tilbuddet ud for de pågældende oplysninger, hvorefter Ordregiver vil tilstræbe, at oplysningerne ikke videregives. 10.4 Ubetinget tavshed for Tilbudsgiver Tilbudsgivere samt deres personale, underleverandører og rådgivere skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til enhver oplysning om Ordregiver, der kommer til deres kendskab i forbindelse med udbuddet. 11. Tidsplan for udbudsforretningen Nedenstående tidsplan omfatter udbuddets væsentligste milepæle. Tidsplan for udbudsforretningen Dato Tirsdag d. 24. juni 2014 Tirsdag d. 1. juli 2014 kl. 12.00 Fredag d. 4. juli 2014. Torsdag d. 7. august 2014, kl. 12.00. Uge 33 eller 34 Milepæl Offentliggørelse af udbud på www.udbud.dk og www.au.dk/udbud. Sidste frist for at stille skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet Svar på spørgsmål fremsendes til alle Tilbudsgivere i anonymiseret form Sidste frist for aflevering af tilbud. Der gives meddelelse til tilbudsgivere om udbuddets udfald og kontrakt underskrives med vindende Tilbudsgiver. 12