Kravsspecifikation og annonceringsbetingelser

1 Kravsspecifikation og annonceringsbetingelser Evaluering af projekter i Region Syddanmarks Uddannelsespulje 1. Baggrund og formål Region Syddanmark har i henhold til Lov om institutioner for almengymnasiale uddannelser og almen Voksenuddannelse m.v., LBK nr. 880 10 stk. 3 af 08/08/2011 mulighed for at yde tilskud til udviklingsprojekter på ungdomsuddannelser og uddannelser der tilbyder voksen- og efteruddannelse til og med faglært niveau. Til det formål har Region Syddanmark afsat en uddannelsespulje, som de nævnte institutioner kan ansøge. Der er ca. 20 mio. kr. årligt i puljen, som fordeles på to ansøgningsfrister med forskellige temaer, som regionsrådet vedtager. Projekterne skal være med til at indfri regionsrådets målsætninger på uddannelsesområdet, som er: - at 95 % af de unge skal gennemføre en ungdomsuddannelse - at 20 % flere skal gennemføre naturvidenskabelig, tekniske eller sundhedsfaglige uddannelser - at 50 % af drengene skal gennemføre en videregående uddannelse Du kan læse om uddannelsespuljen på http://www.regionsyddanmark.dk/wm285310. Som det fremgår af vores hjemmeside bliver projekterne vurderet i forhold til en række kriterier. I forhold til evalueringen er et særligt vigtigt kriterium, at projekterne rummer et potentiale for at skabe stor effekt på en eller flere af regionsrådets tre målsætninger. Det er også et vigtigt kriterium, at det, der udvikles i projekterne, kan implementeres hos projektparterne, således at det kan videreføres efter projektperiodens ophør, og at virkningsfulde indsatser kan spredes til de øvrige aktører inden for uddannelsessektoren. Region Syddanmark har udarbejdet et uddannelsesbarometer på uddannelsesområdet. Barometeret opdateres en gang årligt og viser udviklingen på en række indikatorer, som er centrale for at indfri de overordnede målsætninger i regionsrådets uddannelsesstrategi. Barometeret er inddelt i seks fokusområder med tilhørende indikatorer. Læs mere om Uddannelsesbarometret her: http://www.regionsyddanmark.dk/wm377573 Hvert projekt, som får en bevilling fra regionsrådets uddannelsespulje, har på forhånd angivet projektets forventede effekt på op til tre indikatorer fra Uddannelsesbarometret samt projektspecifikke indikatorer som relaterer sig til mål og udfordringer i Syddansk Uddannelsesaftales handlingsplan 2014-2015. Region Syddanmark gennemfører en aktiv porteføljestyring over for de enkelte projekter for at fremme et godt projektforløb og dermed bidrage til, at projekterne opnår de forventede resultater. Det indebærer bl.a. projektopfølgning af projekterne ca. hvert halve år samt evaluering af projekterne. Hidtil har hvert projekt selv været ansvarligt for at tilvejebringe den eksterne evaluering. Nærværende annoncering skal sikre en fælles standard for ekstern evaluering og en snæver fokusering i evalueringerne på effekten af og anvendelsesorienterede læringspointer i forhold til de 3-4 vigtigste indsatser i projekterne. Det er endvidere vigtigt, at evalueringerne ses som en integreret del af porteføljestyringen af projekterne. Annonceringen foretages i henhold til lovbekendtgørelse nr. 1410 af 7. december 2007 af lov om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter. 2. Beskrivelse af opgaven Opgaven består i at evaluere projekter, som har fået tilsagn om udviklingsmidler i Region Syddanmarks uddannelsespulje. Evalueringerne skal give svar på, om indsatserne har virket, og hvilke væsentlige kritiske forhold eller parametre, der er afgørende for, at den pågældende indsats virker eller ej. Det er Region Syddanmarks vurdering, at det er hensigtsmæssigt at anvende en forandringsteoretisk tilgang som udgangspunkt for opfølgning og evaluering af projekterne, idet det bidrager til at fremme et godt projektforløb og en målrettet evaluering. Derfor har Region Syddanmark besluttet, at en forandringsteori (inspireret

2 af EVA s publikation Fod på frafaldet med indsatsteori ) skal være udgangspunktet for såvel opfølgning som evaluering. Opgaven består i, at: 1. Kvalificere og tilpasse de af projekterne opstillede forandringsteorier med særligt fokus på at definere/operationalisere 1) de 3-4 væsentligste hypoteser som evalueringen skal afdække, 2) før- og eftermålinger og 3) hvilke specifikke læringspunkter projektet har fokus på. Læringspunkterne skal særligt ses i forhold til om indsatsen har været effektfuld, hvorfor og hvilke kritiske forudsætninger der skal være til stede for at indsatsen virker og kan udbredes til andre aktører. 2. Gennemføre data-indsamling (før-måling, afdække hypoteser og gennemføre efter-måling) på projektniveau. 3. Udarbejde en kort evalueringsrapport på 6-8 sider der som minimum skal indeholde en beskrivelse af 1) forandringskæden plus beskrivelse af de 3-4 væsentligste hypoteser, 2) resultater af før og eftermålinger (effekten) og 3) læringspunkter i fht. hypoteserne (hvorfor virker det). I fht. ovenstående tre opgaver, har regionen en række mindstekrav og ønsker til tilbudsgiver. De neden for beskrevne mindstekrav skal opfyldes for at deltage i annonceringen. Såfremt blot ét mindstekrav ikke er opfyldt, er tilbuddet ikke konditionsmæssigt, og udbyder (Region Syddanmark) er forpligtet til at afvise tilbuddet som ikke-konditionsmæssigt. Der kan ikke tages forbehold for mindstekravene. Der kan heller ikke tilbydes alternative løsninger, som ikke lever op til mindstekravene. Leverandøren skal garantere ved afgivelsen af tilbud, at samtlige mindstekrav kan opfyldes. Tilbudsgivere, der ikke har anført andet, anses for at ville opfylde samtlige mindstekrav angivet i skemaet. Et ønske skal ikke opfyldes for at deltage i konkurrencen. Et ønske kan således opfyldes helt, delvist eller slet ikke, uden at tilbuddet bliver ukonditionsmæssigt. Graden af opfyldelse og/eller eventuelt måden for opfyldelse af ordregivers ønske vil indgå i tilbudsevalueringen. Mindstekrav: 1. Evalueringen skal ske på baggrund af en forandringsteori, som skal udarbejdes i udkastform af projektansøger, skal kvalificeres af evaluator (tilbudsgiver) og skal godkendes af Region Syddanmark. Som led i kvalificeringen skal evaluator i samarbejde med regionen afholde korte evalueringsworkshops efter hver ansøgningsrunde med deltagelse af de projektansøgere, der har fået bevilget midler i den pågældende runde. Evaluator skal endvidere deltage i et projektopstartsmøde for hvert enkelt projekt, hvor regionen også skal deltage. 2. Forandringsteorien skal kunne understøtte Region Syddanmarks systematiske halvårlige opfølgning på projekterne med henblik på at sikre, at projektet er på rette vej. 3. Der skal gennemføres en effektmåling af de 3-4 vigtigste indsatser. 4. Der skal foretages en afdækning af de vigtigste kritiske forhold/parametre, som har betydning for projektindsatsernes effekt. 5. Der skal anvendes en standardiseret afrapportering, som består af en rapport på 6-8 sider, for alle projekter. 6. Der skal vedlægges CVér på de konsulenter, som skal varetage opgaven. 7. Den tilbudte pris skal angives som en samlet pris for hele kontraktperioden. Ønsker: 1. Der gives et eksempel på anvendelsen af en forandringsteori som grundlag for evaluering på et uddannelsesprojekt. Forandringsteorien bør indtænke implementering og forankring af indsatsen på de involverede uddannelsesinstitutioner. Det vurderes positivt, at forandringsteorien er enkel og forståelig, og giver et godt overblik over, hvordan de vigtigste indsatser i projektet forventes at virke jf. EVA s publikation Fod på frafaldet med indsatsteori, samt at der systematisk evalueres på om de vigtigste forandringer i projektet har fundet sted. 2. Der gives et eksempel på, hvordan forandringsteorien kan understøtte Region Syddanmarks systematiske halvårlige opfølgning på projekterne med henblik på at sikre, at projektet er på rette vej. Det vurderes positivt, at forandringsteorien anviser få, men kritiske trin og forandringer i projektet, som Region Syddanmark kan anvende til projektopfølgning og til at fremme det gode projektforløb. 3. Der gives et eksempel på, hvordan der kan måles på indsatsers effekt med anvendelse af projektspecifikke før- og eftermålinger, som relaterer sig til mål og udfordringer i Syddansk Uddannelsesaf-

3 tales handlingsplan. Det vurderes positivt, at målingerne er metodisk valide og pålidelige, og at der er tydelige konklusioner på, om de væsentligste indsatser har effekt på projektets formål. 4. Der gives et eksempel på, hvordan det afdækkes, hvilke kritiske parametre der har betydning for om en indsats virker. Det vurderes positivt, at der anvendes en pålidelig metode, som kan indfange de væsentligste parametre og læringspointer. 5. Der ønskes en beskrivelse af, hvordan den viden og læring, som tilbudsgiver opbygger ved gennemførelsen af evalueringerne, afrapporteres i rapportform samt ved andre tiltag tilgår regionens medarbejdere med henblik på, at den ny viden skal omsættes til og anvendes aktivt i regionens praksis på området. Det vurderes positivt, at tilbudsgiver præsenterer en detaljeret beskrivelse heraf. 6. Der gives et eksempel på opbygningen af en evalueringsrapport, herunder afrapportering af indsatsers effekt og læringspointer jf. opgaven øverst side 2. I rapporten skal der være en tydelig konklusion på, i hvilken grad indsatserne har haft effekt. I rapporten skal der også indgå læringspointer/anbefalinger i forhold til, hvad der har betydning for effekten af en given indsats. Det vurderes positivt, at rapporten er enkel og tydeligt kommunikerer effekter og læringspointer. 7. Der gives en beskrivelse af organisering og bemanding af opgaveløsningen med fyldestgørende CVér som dokumenterer konsulenternes kompetencer og erfaringer fra tilsvarende opgaver. Region Syddanmark vil lægge positivt vægt på konsulenternes kompetencer indenfor evaluering samt viden om og erfaring med ungdomsuddannelserne. Omfanget af opgaven Ansøgninger til regionsrådets uddannelsespulje behandles to gange årligt. Opgaven vil omfatte projekter behandlet i regionsrådet fra april 2014 til december 2015, dvs. 4 ansøgningsrunder. De første 6 projekter har fået tilsagn om tilskud i foråret 2014. Antallet af projekter varierer fra runde til runde. Det gennemsnitlige tilskud pr. projekt var i 2013 ca. 2 mio. kr. svarende til, at der igangsættes ca. 10 projekter årligt. Der kan dermed være forskelle i projektets omfang. De første projekter har fået støtte april 2014. Projekterne vil typisk vare mellem 2-3 år alt efter projekts type og karakter. Det er på hjemmesiden for Syddansk Uddannelsesaftale muligt at læse mere om de nuværende projekter: http://www.syddanskuddannelsesaftale.dk/projekter. 3. Samarbejde Evaluator skal indgå i et samarbejde med de konkrete projekter, men også med medarbejdere i Region Syddanmark. 4. Tidsplan Evalueringsopgaven igangsættes umiddelbart efter tildeling af opgaven. Opgaven forventes at strække sig fra oktober 2014 til ultimo 2018. 5. Pris Region Syddanmark vurderer, at opgaven kan løses for op til 1 mio. kr. ekskl. moms. Tilbud på over 1 mio. vil derfor ikke komme i betragtning. 6. Tildelingskriterier De indkomne tilbud vægtes på følgende måde: Kvaliteten i tilbudsgivers løsningsbeskrivelse, herunder beskrivelse af metodisk tilgang (Mindstekrav 1.-5. og Ønsker 1.-6.): 50 pct. Organisering, bemanding og erfaring fra tilsvarende opgaver (Mindstekrav 6. og Ønske 7.): 35 pct. Samlet pris (Mindstekrav 7.): 15 pct. Det tilbud, der samlet opnår den bedste bedømmelse ud fra underkriterierne, anses for vinder af udbuddet. Procentsatserne angiver de enkelte underkriteriers relative vægt i tilbudsevalueringen. 7. Betingelser A. Ordregivers forbehold Region Syddanmark forbeholder sig ret til at annullere hele eller dele af den annoncerede opgave og eventuelt at gennemføre et nyt udbud, såfremt der ikke er en usaglig grund. B. Kontraktmæssige forhold

4 Udkast til kontrakt vedlægges. Tildelingen af opgaven anses ikke for afsluttet, før kontrakten er underskrevet af begge parter. Uanset om kontrakten tildeles en anden tilbudsgiver, er tilbudsgiver bundet af sit tilbud indtil ordregiver har indgået kontrakt, men dog ikke længere end vedståelsesfristen i pkt. 7, c. Kontrakten vil løbe i perioden fra indgåelse af kontrakten til den aftalte opgaveløsning er afleveret og godkendt af Region Syddanmark. Arbejdet forventes afsluttet ultimo 2018. Konsulenten har ansvar for og afholder udgifter alle former for udlæg, rejseomkostninger, sekretærbistand, mangfoldiggørelse og andre kontorholdsudgifter m.v., med mindre andet aftales eksplicit. C. Tidsfrister Aktivitet Tidsfrist Skriftlige spørgsmål på dansk, der modtages senest 25. oktober 2014 denne dato, vil under alle omstændigheder blive besvaret Tilbudsfrist 5. november 2014 Forventet ordretildeling 19.november 2014 Forventet kontraktindgåelse 26.november 2014 Vedståelsesfrist 5. februar 2015 8. Behandling af tilbud mm. Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud. Ordregiver er ikke pligtig at tilbagelevere tilbuddet til tilbudsgiver. Der stilles ingen særlige krav til en sammenslutnings retlige form, men såfremt flere byder i forening, skal der iblandt disse udpeges en ansvarlig leverandør, der tegner alle de bydende. Såfremt ordren tildeles en sammenslutning af virksomheder (et konsortium), skal deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse for ydelsen og opfyldelsen af kontrakten. Tilbudsgiverens omkostninger i forbindelse med nærværende udbudsforretning er ordregiver uvedkommende, herunder også hvis ordregiver måtte beslutte at aflyse udbudsforretningen uden ordretildeling. 9. Skriftlige spørgsmål og svar Alle spørgsmål og svar samt eventuelle rettelsesblade vil løbende blive offentliggjort/oploadet i anonymiseret form på www.regionsyddanmark.dk/leverandorportal. Tilbudsgiver opfordres således til løbende at holde sig orienteret om nærværende udbud på www.regionsyddanmark.dk/leverandorportal. 11. Fortrolighed Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at dokumenterne, herunder indkomne tilbud, i Regionens udbud vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt. Det betyder, at konkurrenter m.fl. kan anmode om aktindsigt i tilbud, der afgives. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud afhængig af omstændighederne imødekommes af Regionen. Det indgår dog bl.a. i denne bedømmelse, om den virksomhed, der afgiver et tilbud, har bedt om, at tilbuddet behandles fortroligt, og har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet det drejer sig om. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget aktindsigt, bedes tilbudsgiveren derfor angive dette i sit tilbud, jf. udbudsbilag 1. Regionen vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, der følger af lovgivningen. Anmodes Regionen om aktindsigt, vil tilbudsgiver så vidt muligt blive hørt, inden Regionen træffer beslutning om, hvilke dele af tilbuddet, der måtte være undtaget fra aktindsigt.

5 12. Erklæring på tro og love om ubetalt forfalden gæld til det offentlige Tilbuddet skal indeholde en erklæring på tro og love om ubetalt forfalden gæld til det offentlige, jf. 1, stk. 1 i lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997. Tilbudsgiver kan benytte den af ordregiver vedlagte formular i udbudsbilag 2 om erklæring på tro og love om ubetalt forfalden gæld. Det er vigtigt, at erklæringen vedrører netop den juridiske enhed, der afgiver tilbuddet. Ved sammenslutninger af virksomheder (konsortier) skal hver deltager i sammenslutningen afgive en erklæring. 13. Aflevering af tilbud og tilbudsfrist Tilbud skal afleveres inden for tilbudsfristen angivet ovenfor og regionen ser gerne, at tilbud afleveres i 4 eksemplarer (papirversion) i underskrevet stand og 1 eksemplar elektronisk på en cd-rom/usb/andet almindeligt anvendt elektronisk medie. Tilbuddene bedes indleveret i en lukket forsendelse mærket "Evaluering af projekter i Region Syddanmarks Uddannelsespulje. Må ikke poståbnes". Ved eventuelle uoverensstemmelser mellem den elektroniske udgave og papirudgaven har sidstnævnte forrang. Såfremt et dokument ikke er indeholdt i papirudgaven, men findes i den elektroniske udgave af tilbuddet, betragtes dette ikke som modstrid. Tilbud skal fremsendes eller afleveres personligt til: Region Syddanmark Damhaven 12 DK-7100 Vejle Att.: Receptionen Tilbud skal være modtaget på ovennævnte adresse senest onsdag, den 5. november 2014, kl. 14.00. Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning. Det er tilbudsgivers ansvar, at tilbud fremkommer rettidigt. Tilbud kan ikke afgives pr. e-mail. 14. Bilag Bilag 1. Udkast til Kontrakt Bilag 2. Tro og loveerklæring Bilag 3. Spørgsmål/svar