Jobcentret Arbejdsmarkedsafdelingen, FAB Virksomhedsplan 2013-2014 Revideret januar 2014 Fotograf: Mike Reuter
INDHOLD FORORD 3 VIRKSOMHEDENS RAMMER 4 Opgaver... 4 Organisation... 4 Personale... 4 Sygefravær... 5 Økonomi... 5 Antal modtagere af offentlig forsørgelse... 5 INDSATSOMRÅDER 6 Direktionens indsatsområder... 6 Egne indsatsområder... 7 BILAG OPFØLGNING PÅ INDSATSOMRÅDER 2013 10 Direktionens indsatsområder... 10 Egne indsatsområder... 11 2
FORORD Indsatsen ift. de beskæftigelsesrettede udfordringer er beskrevet i Beskæftigelsesplan 2014 og derfor forholder Virksomhedsplanen sig ikke til udfordringerne i den beskæftigelsesrettede indsats men alene til de administrative udfordringer. 2013 har som i de forgangne år været præget af bestræbelserne på sikker styring og drift både ift. økonomi og ift. indsats. Fokus har derfor været på at udbygge servicen overfor både borgere og virksomheder. Dette er blandt andet sket ved at konsolidere Jobcentrets administrationsgrundlag med udarbejdelse eller justering af faglige meddelelser for indsatsen, anvendelse af måltal og måltavler på de enkelte områder samt fortsat optimering af leverandørstyring ift. eksterne og interne leverandører. Derudover har Jobcentret i det forgangne år haft fokus på sikkerhedsforhold, optimering af kvalitetskontrol og implementering af Netforvaltning Sundhed som led i digital kommunikation mellem Jobcentret og de praktiserende læger/sygehuse, speciallæger. Herudover har reformer på beskæftigelsesområdet førtidspensions- og fleksjobreformen og kontanthjælpsreformen gjort, at det i slutningen af 2013 blev besluttet at gennemføre en organisationsændring, som har medført ændringer på stort set alle områder. I 2014 vil fokus fra det forgangne år bibeholdes og der vil være et fortsat fokus på de ovenfor omtalte reformer samtidig med, at der skal arbejdes med den kommende sygedagpengereform. Førtidspensions- og fleksjobreformen stiller store krav til tværgående og koordinerende sagsbehandling og samarbejde på tværs i Jobcentret men også på tværs af de øvrige forvaltninger i kommunen. Dette medfører således et øget fokus på at optimere samarbejdet yderligere både internt og eksternt, og kontanthjælpsreformen og den kommende sygedagpengereform vil skærpe dette behov yderligere. Derudover har der i vurderingen af den nye organisering været lagt vægt på at skabe bedre rammer for det virksomhedsrettede arbejde og initiativer på dette område vil være et hovedfokus i 2014. I Virksomhedsplanen fokuseres der derfor på følgende indsatsområder: Konsolidering af organisationsændringen som trådte i kraft pr. 01.01.2014 Styrket samarbejde på tværs i Jobcentret og med de øvrige forvaltninger ift. indholdet af reformerne på beskæftigelsesområdet Øget fokus på klagebehandling og læring af dette Udarbejdelse af arbejdspladsvurdering (APV) Videreudbygning af kvalitetskontrollen Styrket administrativ understøtning af jobcentret, herunder økonomistyring, personaleadministration, arkiv og håndtering af aktindsigtsanmodninger, kontorhold og telefonbetjening Skærpet fokus på sikkerhedsforholdene i jobcentret Skærpet opfølgning på indsatsen hos interne og eksterne leverandører Fælles ledelse bl.a. gennem det videre arbejde med Jobcentrets kerneopgave på alle niveauer i Jobcentret Implementering af selvbetjeningsløsning for virksomhederne dels som led i digital kommunikation og dels med forventning om optimeret samarbejde med virksomhederne 3
VIRKSOMHEDENS RAMMER OPGAVER Jobcentret varetager den beskæftigelsesrettede indsats i kommunen for alle borgere over 30 år og unge under 30 år, der har en kompetencegivende uddannelse. Det er her både borgere og virksomheder henvender sig, når det handler om job, sygemelding, rekruttering, brug af Jobnet med videre. I Jobcenter Køge arbejder vi blandt andet med rådgivning om job og uddannelse, formidling af arbejdskraft, varslinger, arbejdsfastholdelse, rehabilitering, etablering af fleksjob/skånejob/løntilskud/praktik/jobrotation med videre. ORGANISATION Jobcenterchef Sekretariat Sygefravær Beskæftigelse & inklusion Job & Virksomheds- indsats Fastholdelse Sygeopfølgning Rehabilitering og ressourceforløb Aktivitetsparate kontanthjælpsmodtagere Jobformidling Virksomheds-indsats PERSONALE Personalegruppe Årsværk 2014 Ledelse & stab 8 Administrative medarbejdere 12 Beskæftigelsessagsbehandlere/jobkonsulenter 56 Virksomhedskonsulenter 8 Mentorer 2 Elev 1 I alt 87 4
SYGEFRAVÆR Sygefravær % 2011 2012 2013 I alt 5,8 % 4,6 % 5,1 % ØKONOMI Regnskab 2013 2014 (forventet) Løn 33.348.557 33.729.127 Materiale- og aktivitet 4.439.248 5.995.963 IT, inventar og materiel 1.784.710 593.795 Grunde og bygninger 273.647 287.678 Drift, projekter 750.000 1.500.000 Indtægter, projekter -1.500.000 I alt 40.596.162 40.606.563 ANTAL MODTAGERE AF OFFENTLIG FORSØRGELSE Antal ydelser pr. kvartal (fuldtidspersoner) 2013 2014 (forventet) 1.kvt. 2.kvt. 3.kvt. 4.kvt. 1.kvt. 2.kvt. 3.kvt. 4.kvt. A-dagpenge 1.263 1.071 885 959 1.259 1.071 1.199 989 Særlig uddannelsesydelse 53 118 140 179 112 43 0 0 Kontanthjælp 1.568 1.572 1.547 1.585 1.624 1.632 1.617 1.656 Revalidering 72 68 66 72 82 87 89 94 Forrevalidering 6 6 6 6 6 6 6 6 Sygedagpenge 873 779 731 750 786 761 756 787 Ledighedsydelse 292 295 271 256 259 254 249 244 Ressourceforløb - - 4 13 69 117 165 213 Fleksjob 571 577 597 616 684 704 724 745 I alt 4.698 4.486 4.247 4.436 4.880 4.675 4.805 4.734 5
INDSATSOMRÅDER DIREKTIONENS INDSATSOMRÅDER Digitalisering Overgang til digital kommunikation mellem Jobcentret og hh. borgere og virksomheder Implementering af tilkøbsmodul til Workbase som muliggør digital kommunikation direkte fra WorkBase Afholdelse af Kick-off møde i Jobcentret, hvor medarbejderne informeres og oplæres i brug af digital kommunikation Vejledning og motivation af borgere ift. brug af digital postkasse Januar 2014 14.02.2014 Løbende frem mod 01.11.2014, hvor det er obligatorisk Vejledning af virksomheder ift. digital kommunikation Løbende Implementering af selvbetjeningsløsning for virksomhederne Implementering af selvbetjeningsløsning for virksomhederne, som digitaliserer blanketgangene mellem Jobcentret og den enkelte virksomhed Implementering af selvbetjeningsløsning på følgende områder: Fleksjob Jobrotation Løntilskud/praktik Februar Marts Sommer Ledelsesgrundlag Arbejde med de fælles Afdække rammer og indhold Løbende i fokuspunkter i for hvert fokuspunkt 2014 ledelsesgrundlaget Omsætte ledelsesgrundlaget til konkrete og lokale handlingsmål Definere og evaluere fokuspunkterne ét for ét på personalemøder hen over året. Ledelsesgrundlagets hovedfokus i 2014: Definition og kommunikation omkring Opnå fælles definition og forståelse af kerneopgaven og derudover blandt andet: - Drøfte og tilpasse Løbende i 2014 6
Jobcentrets kerneopgave opgaveløsning, samarbejde med videre ift. Jobcentrets kerneopgave - Drøfte og tilpasse Jobcentrets interne og eksterne kommunikationsstra tegi - Drøfte og implementere brugen af kerneopgaven som et ledelsesværktøj i Jobcentret EGNE INDSATSOMRÅDER Konsolidering af organisationsændringen At nå i mål med organisationsændringen Fysisk flytning af medarbejdere internt Januar Gennemført Praktiske forhold med indretning af arbejdspladser, telefonlister, LOS med videre Kommunikation udadtil med orientering om den nye organisation herunder koege.dk, Kjukken mv. Februar Februar/mart s Udarbejdelse af relevante snitfladebeskrivelse som følge af organisationsændringen også mellem Jobcenter og Ungecenter Fra februar og frem Gennemførelse af APV i forbindelse med trivselsmåling At gennemføre APV i forbindelse med den generelle trivselsmåling Udfærdige spørgsmål til APV i samarbejde med tillidsrepræsentanterne og arbejdsmiljørepræsentanten Planlægge proces i forhold til praktisk gennemførelse herunder lægge spørgsmål i Defgo.net Gennemføre proces i øvrigt i henhold til den udarbejdede procedurebeskrivelse ift. APV i Jobcentret Marts April Maj 7
Videreudbygning af kvalitetskontrollen Optimere arbejdet med kvalitetskontrol Indgå aftale med BDO ift. abonnement på spørgsmål til brug for kvalitetskontrol Marts Øge videndeling og læring i forbindelse med kvalitetskontrollen Udarbejde procedurer til brug for læring og faglig udvikling Løbende i 2014 Klagebehandling og læring Udarbejdelse af Øget fokus på retningslinjer for håndtering klagebehandling og læring i af klager med opdeling i forbindelse hermed klager over sagsbehandling og konkret afgørelse Retningslinjerne skal forklare arbejdsgang og arbejdsdeling fra klagen modtages til den er færdigbehandlet. Definition af serviceniveau, svarfrister med videre Udarbejdelse af statistik Aftaler om hvordan vi sikrer relevant læring af dels klager over sagsbehandling og dels klager over konkrete afgørelser. Første møde afholdes den 07.03.14 derefter proces løbende Skærpet fokus på sikkerhedsforhold, herunder ombygning Optimering af sikkerhedsforhold i Jobcentret Ombygning af jobbutikken, receptionsområdet og 1. sal i bygning 7 efter anvisninger fra den udarbejdede sikkerhedsscreening Tilpasse retningslinjer for voldsforebyggelse og retningslinjer for voldsforebyggelse og sikre kendskab til disse bredt i organisationen Februarmarts Marts og derefter løbende 8
9
BILAG OPFØLGNING PÅ INDSATSOMRÅDER 2013 DIREKTIONENS INDSATSOMRÅDER Indsatsområde Velfærd på nye måder Implementere en supermarkedsmodel for aktive tilbud til jobklare ledige, hvor den ledige selv kan vælge sit aktiveringstilbud. Konkrete tilbud gjort tilgængelige i jobbutikken 2. kvartal 2013 Gennemført Indsatsområde Forbedring af samarbejde på tværs Styrke samarbejdet med Socialafdelingen ift. nedsættelsen af rehabiliteringsteamet Formulere arbejdsgange for samarbejdet i rehabiliteringsteamet. 2. kvartal 2013 Gennemført men løbende fokus Styrke samarbejdet med Økonomi & Analyse ift. udbetaling af fleksjobløntilskud ved etablering af fleksjob Formulere snitflader ml. fleksteamet i jobcentret og Økonomi & Analyse 1. kvartal 2013 Gennemført Styrke samarbejdet ml. jobcentret, Ungdommens Uddannelsesvejledning, Ungecentret, PC Køge Bugt og Køge Erhvervsservice ift. den virksomhedsvendte indsats Styrke samarbejdet ml. jobcentret og Center for Dansk & Integration ift. integrationsindsatsen af flygtninge og indvandrere Gennemføre et tværgående organisations- og kompetenceudviklingsprojekt for den virksomhedsvendte indsats Formulere snitflader ml. jobcentret og CDI 2. kvartal 2013 Gennemført 4. kvartal 2013 Påbegyndt men ikke afsluttet endnu 10
EGNE INDSATSOMRÅDER Arbejdspladsvurdering Udarbejdelse af arbejdspladsvurdering Udarbejde APV 2. kvartal 2013 Ej gennemført. Videreføres til 2014. Ledelsestilsyn Styrke gennemførelsen af et regelmæssigt ledelsestilsyn i jobcentret Revidere arbejdsgange for gennemførelsen af ledelsestilsynet og gennemføre kompetenceudvikling af ansvarlige Udarbejde en fast procedure for Løbende ajourføring af ledelsestilsynet ift. gældende lovgivning 2. kvartal 2013 Målene for 2013 er opfyldt og arbejdet fortsætter i 2014 Administrativ understøtning Styrket økonomiopfølgning ift. aktive tilbud Formulere retningslinjer for disponering af aktive tilbud og mere systematisk, økonomisk ledelsesinformation ift. konto 6 og konto 5.90 3. kvartal.2013 Retningslinjer er udarbejdet og der påbegyndes nu proces ift. fast rapport på konto 5.90 hver måned. Der vil være systematisk ledelsesinformation på ledermøder med fast interval Styrket administration af kontorhold og fysiske rammer Formulere retningslinjer for køb af kontorhold, køb af IT, anvendelse af biler, projektor, visitkort, Cykler mv. 3. kvartal.2013 Gennemført Arkiv og anmodninger om aktindsigt Formulere retningslinjer for håndtering af anmodninger om aktindsigt og arkivering 3. kvartal.2013 Gennemført Forbedret telefonbetjening Formulere retningslinjer for telefonbetjeningen i overensstemmelse med kommunes telefonpolitik 2. kvartal.2013 Gennemført telefonpolitik udarbejdet og implementeret Personaleadministration Udarbejdelse af retningslinjer ved Nyansættelser, herunder velkomstpjece, inventar, visitkort, autorisationer, computer mv. 2. kvartal.2013 Påbegyndt men ikke afsluttet - videreføres i plan for 2014 11
Sikkerhedsforhold Sikkerhedsforhold Styrke kendskab til retningslinjer for voldsforebyggelse samt revision af gældende retningslinjer 2. kvartal 2013 Påbegyndt men ikke afsluttet - videreføres i plan for 2014 Leverandørstyring Styrket viden om effekten af aktiveringen hos interne og eksterne leverandører Udarbejdelse af fast procedure for opfølgning på leverandørernes resultater 2. kvartal 2013 Plan er gennemført og der skal være løbende fokus og justering af opfølgning løbende Udbud af aktive tilbud Udbud af aktive tilbud Udarbejdelse af fast procedure for udbud af tilbud i beskæftigelsesindsatsen fx igennem et fælles indkøbssystem 3. kvartal 2013 Det skal afklares, om der fortsat er behov herfor eller om justeringer i leverandørstyring er tilstrækkeligt Ledelse Styrke den fælles ledelse i jobcentret Udarbejdelse af ledelsesgrundlag for jobcentret, operationalisering af visionen om Danmarks bedste jobcenter, samt udarbejdelse af værdigrundlag for indsatsen. 3. kvartal 2013 Delvist gennemført men løbende fokusområde også i 2014. Jobcentret har besluttet at arbejde med definition af kerneopgaven som grundlag for ledelse se plan for 2014 12