Notat om kommunale effektiviseringseksempler Gode kommunale eksempler på realisering af effektiviseringspotentialer kan fx findes inden for områderne: Afbureaukratisering Digitalisering Anvendt borgernær teknologi Bedre indkøb Nedbringelse af sygefravær Mere effektiv administration Mere effektiv anvendelse af kommunale midler Lære af de bedste på de store velfærdsområder De følgende eksempler tager udgangspunkt i eksempler fra KLs Råderumsportal. De beregnede gevinster er således baseret på kommunernes eller KLs egne beregninger. For hvert eksempel er beskrevet baggrund, konkret handling/ indsats, den oplyste realiserede besparelse samt evt. beregnende effektiviseringspotentiale på landsplan. Side 1 af 5
Slagelse Kommune effektiviserer opfølgning på sygedagpenge Mere effektiv administration/anvendelse af kommunale midler Da de kommunale ressourcer er begrænsede er formålet med initiativerne på sygedagpengeområdet hovedsageligt at forbedre sagsgangen for både at hjælpe borgeren tilbage på arbejdsmarkedet og samtidig realisere et besparelsespotentiale. I Slagelse kommune har jobcenteret arbejdet med at effektivisere sagsprocessen via en række initiativer. Bl.a. har man defineret en række milepæle, som en sag skal gennemløbe, fx vurdering af uarbejdsdygtighed ved 13. uge. Der følges op gennem konkret sagsgennemgang, og der tages initiativer, hvis de ikke følges. Samtidig har man fokuseret på effektive arbejdsgange for at sikre hurtig overgang fra ydelsescenter til hurtig samtale med virksomhed eller A-kasse. Udviklingen har ifølge kommunens egne oplysninger været positiv i perioden 2007 til 2009. Således var kommunens udgifter til sygedagpenge 1.861 kr. pr. person i arbejdsstyrken i de første tre kvartaler af 2007, mod kun 1.480 kr. i de første tre kvartaler af 2009 et fald på 20 procent. Ifølge kommunens egne beregninger andrager det en besparelse på 26 mio. i 2009 i forhold til sammenlignelige jobcentre. I samme periode er udgiften på landsplan steget fra 1.936 kr. til 1.998 kr. pr. person i arbejdsstyrken svarende til en vækst på 3 procent. KL har i en undersøgelse Færre udgifter til sygedagpenge konkluderet, at 60 procent af udgifterne til sygedagpenge er styrbare, samt at der mellem kommunerne er stor forskel på evnen til at afslutte forløbene omkring sygedagpenge hurtigt og effektivt. En ekstra indsats på området medfører ifølge KL bedre service, fordi de sygemeldte har større tendens til at vende tilbage til arbejdet. KL har opgjort et samlet effektiviseringspotentiale for hele landet på 450 mio. kr. Side 2 af 5
Vesthimmerland Kommune sparer penge på indkøb Bedre indkøb Vesthimmerland Kommune har ønsket at effektivisere deres indkøbsproces. Selv om en række indkøb som fx brændstof, persontransport og annoncer er den samme i alle kommunens dele, har eventuelle indkøbsaftaler tidligere været frivillige og/eller decentralt forankret. Dermed har man ikke realiseret potentielle mængderabatter. Den fælles indkøbsfunktion blev oprettet i 2007 og bemandet af 1½ fuldtidsansatte assisteret af to eksterne konsulenter. Herudover investerede man i en indkøbsplatform. Kommunen har herudover arbejdet på at indgå i forskellige alliancer vedrørende indkøb. Ifølge kommunernes egne oplysninger har indsatsen været effektiv. En analyse i foråret 2008 viser, at kommunen har opnået en årlig besparelse på cirka 11 mio. kr. Dette skal ses i lyset af, at kommunen samtidig vurderer, at der er plads til store forbedringer i anvendelsesgraden af deres indkøbsplatform. Man har ifølge kommunen samtidig involveret budgetafdelingen i processen. Realiserede besparelser er blevet dokumenteret og fjernet fra de relevante sektorbudgetter. Dermed er gevinsterne frigjort til prioritering mellem kommunens forskellige velfærdsområder. Eksemplet understreger, at en forholdsvis beskeden indsats lader til at resultere i en mere effektiv indkøbsproces. Rambøll har i 2009 udarbejdet en rapport for KL vedrørende udviklingsmuligheder for kommunale indkøbsfællesskaber. Her konkluderes det, at flertallet af de eksisterende kommunale indkøbsfællesskaber bedst kan karakteriseres som løst strukturerede indkøbsnetværk, hvilket ifølge Rambøll indikerer et generelt behov for større ledelsesmæssig opbakning og fastere struktur. Med andre ord må en fortsat indsats vedrørende indkøbsløsninger og -fællesskaber forventes at udløse yderligere effektiviseringsgevinster. Finansministeriet har estimeret, at kommunernes årlige varekøb udgør omkring 55 mia. kr. Side 3 af 5
Hvidovre kommune mindsker sygefravær Nedbringelse af sygefravær udgør en af de centrale udfordringer i kommunerne. Det skyldes dels, at den kommunale service er medarbejdertung, dels at sygefraværet i kommunerne statistisk set har ligget over gennemsnittet for resten af samfundet. Mindre sygefravær vil betyde færre vikarer i fx ældreplejen og folkeskolen og flere arbejdstimer til at løfte de kommunale opgaver. Derudover resulterer et mindre sygefravær betydelige økonomiske besparelser. Ifølge Hvidovre Kommunes egne oplysninger har man søgt at forebygge sygdom ved at oparbejde en anerkendende kultur og understøtte trivsel. Ved sygdom har man derudover været hurtigere til at kontakte den enkelte medarbejder. Både for at udtrykke deltagelse og nærvær, men samtidig for at vide, hvornår medarbejderen kommer på arbejde igen. Herunder også hvad arbejdspladsen eventuelt kan gøre for at hjælpe den sygemeldte hurtigere tilbage. Ifølge Hvidovre Kommune har indsatsen været effektiv. Kommunen har fra 2006 til 2009 mindsket sygefraværet fra 14,8 til 12,7 sygedage et fald på knap 15 procent. Ifølge kommunens egne beregninger svarer det til knap 13.000 færre sygedage i løbet af de sidste tre år. Der findes en række tilsvarende eksempler i andre kommuner. I fx Vejle Kommune har en centerleder på ældreområdet via bl.a. systematisk opfølgning og sundhedssamtaler på halvandet år reduceret sygefraværet med 46 procent blandt de knap 500 ansatte. Der er betydelige forskelle mellem kommunernes sygefravær, som varierer fra 9 til 17 sygedage pr. medarbejder. Sygefraværet er fx generelt højere i Østdanmark end i Vestdanmark. Det er regeringens målsætning, at sygefraværet i kommuner og regioner skal sænkes med 20 procent frem til 2015. Såfremt denne målsætning realiseres, vil man dels afhjælpe de langsigtede problemer med at skaffe tilstrækkelig arbejdskraft, dels realisere en betydelig besparelse. Omregnet i arbejdstimer svarer målsætningen til 1.350 flere i ældreplejen, 600 flere folkeskolelærere eller 500 flere sygeplejersker i perioden 2009-2015. Værdien af en 20 procent reduktion er opgjort til en årlig besparelse på cirka 350 mio. kr. for kommuner og regioner. Regeringen har understøttet disse målsætninger med forskellige initiativer. De omfatter blandt andet etablering af Forebyggelsesfonden med en kapital på 3 mia.kr. Herudover indgår nedbringelse af sygefravær i trepartsaftalerne mellem regeringen og de offentlige arbejdsgivere samt LO og AC. Side 4 af 5
Næstved Kommune overgår til digital brevforsendelse Digitalisering Digitale løsninger er allerede udbredt i flere dele af det offentlige. Langt de fleste danskere har i dag internetforbindelse og i 2009 blev SKATs TastSelv løsninger brugt af 3,2 millioner danskere. Anvendelse af digitale løsninger som alternativ til fysiske breve udgør derfor et nærliggende effektiviseringspotentiale i kommunerne. I Næstved Kommune har man undersøgt besparelsen på at erstatte de hidtidige fysiske breve med digitale forsendelser til borgerne. Kommunen har opgjort udgifterne til porto, kuverter, papir, print og tidsforbrug forbundet med fysiske breve og sat det i forhold til udgifterne forbundet med digital fremsendelse. Opgørelsen er korrigeret for den andel af borgerne (primært ældre), som ikke forventes at kunne nås i digital form. Kommunen har opgjort et besparelsespotentiale ved at overgå til digitale breve på i alt 2 mio. kr. årligt. Hertil kommer en tidsmæssig besparelse på i alt knap 5 årsværk. Kommunen har foretaget et konservativt skøn for besparelsen på landsplan. Forudsat at de øvrige kommuner kan realisere en tilsvarende rationaliseringsgevinst er den direkte besparelse på porto, konvolutter mv. opgjort til knap 90 mio. kr. på landsplan. Ud over den direkte besparelse opgøres af kommunen samtidig en tidsmæssig besparelse på godt 200 årsværk for kommunerne under ét. Side 5 af 5