Referat til HSU Mødedato Mandag den 16. september 2013 Starttidspunkt Kl. 13:00 Sluttidspunkt Kl. 16:00 Mødested Soldalen 8, 7100 Vejle Mødelokale 6 Deltagere: Medarbejderrepræsentanter: Helle Waagner - TR for AC - Pædagoguddannelsen i Jelling (næstformand) Jesper Zimmer Wrang TR for AC Læreruddannelsen på Fyn Aase Stamp Jørgensen TR for HK EVU Bo Møller Pedersen TR AC - Administrationsbachelor- og Socialrådgiveruddannelsen Leila Pedersen TR for HK Blangstedgårdsvej Jytte Beck, TR for DSR Sygeplejerskeuddannelsen i Vejle Lene Iversholt TR for AC EVU og U&V Jørgen Markussen TR for 3F Tina Vestphal Jensen TR for DSR - Sygeplejerskeuddannelsen i Odense Christian Gøttsch Hansen TR for Radiograf Rådet uddannelserne til Ergoterapeut, Fysioterapeut og Radiograf og Bioanalytiker Niels Kvium, TR for AC - Læreruddannelsen i Jelling Henriette Vognsgaard Hjernø TR for AC Pædagoguddannelsen i Odense Ledelsesrepræsentanter: Erik Knudsen Rektor (Formand) Niels Grønbæk Nielsen Studierektor Læreruddannelsen Hanne Vibeke Sørensen Studierektor Administrationsbachelor- og Socialrådgiveruddannelsen Ulla Mulbjerg - Studierektor for sundhedsuddannelser Allan Kjær Hansen - Ressourcedirektør Jørgen Hansen - EVU chef Søren Pedersen Studierektor Sygeplejerskeuddannelsen Lars Lynge Nielsen Studierektor Pædagoguddannelsen Ambrosia Fladager Hansen Chef for Området for Læringsressourcer Jan Michael Laursen Uddannelseschef Pædagoguddannelsen i Jelling Afbud: ingen Deltager i pkt. 3: Uddannelsesdirektør Jørgen Thorslund Deltager i pkt. 7 & 8: Chefkonsulent Keld Vorup Observatør: HR- og Kommunikationschef Carsten Vikkelsøe Sekretariatsbetjening: Lene Synnøve Andersen HR og Kommunikation side 1/12
Dagsordenspunkter 1. Godkendelse af dagsorden... Fejl! Bogmærke er ikke defineret. 2. Nye/reviderede politikker/retningslinjer/hjemmelgrundlag (skriftlig orientering)... Fejl! Bogmærke er ikke defineret. 3. Nyt vedr. udfoldelse af Ledelsesgrundlag og tidsregistreringssystemet... Fejl! Bogmærke er ikke defineret. Ændring af UCLs organisation EKSTRA PUNKTFejl! Bogmærke er ikke defineret. 4. Budgetopfølgning 1. halvår 2013... Fejl! Bogmærke er ikke defineret. 5. Budget 2014 (procedure, proces og udfordringer)fejl! Bogmærke er ikke defineret. 6. Optag... Fejl! Bogmærke er ikke defineret. 7. Docentpolitik... Fejl! Bogmærke er ikke defineret. 8. Revidering af ph.d. strategi... Fejl! Bogmærke er ikke defineret. 9. Revidering af UCLs seniorpolitik... Fejl! Bogmærke er ikke defineret. 10. Kompetencestrategi for teknisk administrativt personale (handleplan)... Fejl! Bogmærke er ikke defineret. 11. Sygefraværsstatistik 1. halvår 2013. Fejl! Bogmærke er ikke defineret. 12. Temadag for HSU... Fejl! Bogmærke er ikke defineret. 13. Korte punkter... Fejl! Bogmærke er ikke defineret. 14. Eventuelt... Fejl! Bogmærke er ikke defineret. Foreløbige punkter til næste HSU møde den 9. december 2013Fejl! Bogmærke er ikke defin side 2/10
1. Godkendelse af dagsorden Bemærkninger: Ekstra punkt til dagsordenen: Den 11. september 2013, blev der udsendt materiale til et ekstra punkt vedr. ændring af UCLs organisation (materiale vedhæftet referatet). Erik Knudsen foreslog, at dette punkt blev sat på dagsordenen efter punkt 3. Dette blev imødekommet. Der fremkom kritik af, at materialet til det ekstra punkt blev udsendt så tæt på HSUmødet, at medarbejdersiden ikke mente at have den fornødne tid til at forberede sig. Erik Knudsen tog kritikken til efterretning og tilkendegav, at man vil overveje om der i tilsvarende situationer, er muligt at sende materialet tidligere ud, men tilkendegav samtidig at man i den type sager må forvente en kortere tid til behandling. Der fremkom herudover kritik af, at der til dette mødes dagsorden har været eftersendt flere bilag. B-siden har en del gange tidligere kommenteret dette. Forretningsordenen bør følges, således at det kun er undtagelsesvis at bilag kommer efter deadline. Vedr. punkt 9 revidering af UCLs seniorpolitik: Der har i forbindelse med revidering af UCLs seniorpoltik været nedsat en arbejdsgruppe med repræsentanter fra både medarbejder- og ledelsesside. Behandling af den reviderede politik var dagsordenssat til dette HSU møde. Medarbejdersiden anmodede imidlertid om, at punktet blev taget af dagsordenen, da de ikke har haft kontakt med de faglige organisationer om den reviderede politik. Anmodningen blev imødekommet, men Erik Knudsen bemærkede samtidig, at det må forventes, at medarbejdersiden i denne fase af processen har været i kontakt med de faglige organisationer. Punktet behandles på december-mødet i HSU. Dagsorden blev herefter godkendt. Nye/reviderede politikker/retningslinjer/hjemmelgrundlag (skriftlig orientering) HSU tog den skriftlige orientering til efterretning. Nyt vedr. udfoldelse af Ledelsesgrundlag og tidsregistreringssystemet Jørgen Thorslund gennemgik med afsæt i bilag 3.1 initiativer, der skal understøtte implementeringen af Ledelsesgrundlaget. Da punktet vil være et tilbagevendende punkt på HSU-dagsordenen, blev der åbnet for dialog om, hvordan dette fremadrettet skal håndteres i HSU, således at drøftelsen her kan understøtte processen på mest hensigtsmæssig måde. side 3/10
Der blev foreslået, at punktet anvendes til at give en status på implementeringen med fokus på forhold af generel eller principiel karakter. Indholdssiden af implementeringen, vil være den samme for alle uddannelser, mens den konkrete udfoldelse kan være forskellig. Erik Knudsen anmodede om, at tillidsrepræsentanterne følger op i forhold til de lokale ledelser, hvis de får indtryk af, at Ledelsesgrundlaget ikke implementeres efter dets formål. TR betonede, at de vil som altid gøre opmærksom på uregelmæssigheder. TR betonede samtidig, at det er ledelsens ansvar at ledelsesgrundlaget implementeres efter dets formål. Videndeling sker derudover i TaskForce (første evaluering i november), og ledersiden oplyste, at implementeringsprocessen lokalt er dagsordensat i LSU, LAU og de lokale lederråd. Medarbejdersiden ønskede fokus på gennemsigtighed i arbejdstilrettelæggelsen. Det er som udgangspunkt etableret på afdelingsniveau ikke på tværs af afdelingerne. Erik Knudsen tilkendegav på baggrund af medarbejdersidens bemærkninger, at det vil blive taget op til fornyet drøftelse. Herudover blev det oplyst, at nyt tidsregistreringssystem ventes igangsat fra den 1. januar 2014. Kravspecifikationerne til det nye system tager indholdsmæssigt afsæt i det nugældende regnearksbaserede system. Ledelsen vil vurdere, om der i denne del af processen skal ske yderligere inddragelse af tillidsrepræsentanterne. Tillidsrepræsentanterne undrede sig over, at de ikke allerede var inddraget i vurderingen og udvælgelsen af det nye tidsregistreringssystem. HSU får en orientering herom. Det afklares, hvorvidt TaskForce involveres i mini APV en, som gennemføres i november/december 2013. Erik Knudsen afsluttede punktet med at kvittere for medarbejdernes og de lokale ledelsers indsats i forbindelse med implementeringen af Ledelsesgrundlaget. Den nye virkelighed er en stor udfordring for alle parter, og det er vigtigt, at fastholde den løbende dialog lokalt og centralt. Handlepunkter: Fokus på gennemsigtighed i arbejdstilrettelæggelsen, drøftes i direktion og strategisk lederforum. Afklaring af, hvorvidt TaskForce involveres i mini APV en. Afklaring af, hvorvidt medarbejderside involveres yderligere i kravspecifikationsproces i forhold til det nye tidsregistreringssystem. Punktet vil i HSU fremadrettet indeholde generel status på implementering af Ledelsesgrundlaget - herunder de mere generelle udfordringer der viser sig. Ændring af UCLs organisation EKSTRA PUNKT Erik Knudsen redegjorde for de overvejelser, der ligger bag oplægget til ændringen af UCLs organisation: side 4/10
Oplægget til ændring af UCLs organisation er foranlediget af overvejelser, som direktionen har haft om, hvorvidt den ledelsesmæssige organisering i UCL var den rigtige overfor de strategiske udfordringer, som UCL står overfor. Hertil kommer krav fra omverdenen, som UCL skal forholde sig til (fremgår af det udsendte materiale). Forslaget til ændret ledelsesorganisering indebærer, at Grunduddannelserne samles i to hovedområder ét for sundhedsuddannelserne og ét for de pædagogiske og samfundsfaglige uddannelser. Der etableres et samlet område for undervisningsmidler, kompetenceudvikling og konsulentvirksomhed, og der etableres en ny enhed for tværgående uddannelsesudvikling. Området for F&I bibeholdes. Lederen for dette område vil bevare titlen som F&I chef, mens de fire øvrige ledere får titlen som vicedirektør. I forbindelse med organisationsændringen, vil der ske en forskydning af kompetencer og tydeligere arbejdsdeling mellem direktionen og niveau 2 lederne. Oplægget er ikke alene sket med økonomien for øje, men også for at styrke den ledelsesmæssige kraft på niveau 2 og bedre sammenhæng og koordinering på tværs. Således skabes der bedst mulig sammenhæng mellem overordnede beslutninger og den tværgående og strategisk funderede programledelse og daglige drift. Den ændrede organisering bidrager samtidig til en enklere organisering i forhold til omverdenen. Hvis der er opbakning på bestyrelsesmødet torsdag den 19. september 2013, udpeger direktionen den kommende ledelse fredag den 20. september 2013. En generel udmelding om den ændrede organisering vil ske til medarbejderne i UCL fredag. Der er frem til bestyrelsesmødet mulighed for HSU at give bemærkninger til oplægget (til den 19. september 2013, kl. 12.00). Overordnet gav HSU udtryk for en generel bekymring for, at der skulle blive større afstand mellem ledelse og arbejdere samt for medarbejderindflydelsen generelt og konkret inden for vicedirektørernes nye ansvarsområde. Erik Knudsen svarede på foranledning følgende: Den lokale samarbejdsorganisation tænkes som nu knyttet til ledelsesstrukturen. Sammensætningen af HSU er ikke afklaret. Tillidsrepræsentanterne forventer at spørgsmålet drøftes på HSU. Ved organisationsændringer er UCL ikke forpligtet af den gældende ansættelses- og fratrædelsespolitik, jf. forslaget om at udpege de nye ledere og ikke opslå stillingerne. Der var tilsvarende om end en lidt anderledes proces ved besættelse af stillingerne på niveau 2 i forbindelse med etableringen af Professionshøjskolen Lillebælt. Der er ingen sammenhæng mellem organiseringen og ansættelse af docenter, jf. den nye stillingsstruktur. Afstanden i ledelsesstrukturen bliver ikke større, da der flyttes kompetencer fra direktionen til niveau 2 lederne. Der er ikke lagt op til at ændre TR-strukturen, men det er ikke endelig afklaret og det vil være naturligt at se på den nuværende aftale om TR-struktur. De lokale samarbejdsudvalg involveres i forbindelse med organisationsændringer under niveau 2 lederne. Erik Knudsen tilkendegav, at det vil blive overvejet, om der side 5/10
skal nedsættes arbejdsgruppe med deltagelse af tillidsrepræsentanter, som kan blive inddraget i processen. Tillidsrepræsentanterne mener, at inddragelse er meget væsentlig. Medarbejdertrivselen i forbindelse med organisationsændringer ligger ledelsen på sinde. Reduktion af niveau 3 ledere kan evt. ske ved ændret opgaveportefølje. Handlepunkter: HSU kan give bemærkninger til oplægget til torsdag den 19. september 2013, kl. 12.00 Det afklares i løbet af uge 38, hvorvidt der nedsættes arbejdsgruppe for øvrige organisationsændringer - med deltagelse af tillidsrepræsentanter. Med de på mødet givne tilkendegivelser og spørgsmål og med forbehold for bemærkninger fra HSU i ugens løb, tog HSU iøvrigt oplægget om organisationsændringer til efterretning. Budgetopfølgning 1. halvår 2013 Allan Kjær Hansen beklagede den sene udsendelse af materiale til økonomipunkterne. HSU s mødekadence harmonerer ikke med tidspunkterne, hvor det er muligt at have periodeopgørelser færdige. Det er der taget hånd om i 2014. Budgetopfølgningen for 1. halvår 2013, viser et overskud på 17,4 mio. kr. mod et budgetteret overskud på 11,4 mio. kr. Estimatet for 2013 viser pr. 30. juni 2013 et overskud på 13,6 mio. kr. for 2013, hvilket er 3,5 mio. kr. dårligere budgetteret. Der er en udfordring i, at de afsatte puljer anvendes i den rette tidsmæssige kadence, da det ellers kan give et forkert billede. Der blev fra HSU anmodet om ændret sprogbrug fra bedre/dårligere til mindre/højere. Handlepunkter: Der anvendes fremadrettet mindre/højere i stedet for bedre/dårligere i periodeopgørelser. HSU tog orienteringen til efterretning. Budget 2014 (procedure, proces og udfordringer) Allan Kjær Hansen orienterede om, at der er truffet beslutning om, at udgiftsbudgettering sker fra 2015 og ikke 2014. Dette skyldes, at det har vist sig vanskeligt at fastlægge de grundlæggende kriterier for udgiftsbudgettering. Budget 2014 vil med få undtagelser følgelig blive udarbejdet efter samme retningslinjer som budget 2013. side 6/10
HSU tog orienteringen til efterretning. Optag Erik Knudsen orienterede om, at optaget er gået godt. UCL har oplevet en betydelig stigning i antallet af førsteprioritetsansøgninger, men samlet set et fald, som særligt skyldes et stort fald i optaget på læreruddannelsen. Faldet på læreruddannelsen var forventet grundet adgangskravene. Frafaldsprocenten ventes dog også at blive lavere end tidligere, således ventes nettoeffekten af det faldne optag at blive mindre. HSU tog orienteringen til efterretning med ønske om at tydeliggøre, at det faldne optag på læreruddannelsen kan skyldes de skærpede adgangskrav, samt at der forventes lavere frafald blandt de optagne. Docentpolitik Keld Vorup orienterede om, at den nye stillingskategori er en vigtig stillingskategori i forbindelse med vidensopbygning, og en mulighed for at få kredit fra omverdenen Docentstillingerne er som udgangspunkt åremålsstillinger, og er ikke en naturlig forlængelse af et karriereforløb for medarbejdere med ph.d. Docenter vil dog skulle have den formelle kompetence. Rekruttering af docenter kan ske både eksternt og internt. Lønforskellen mellem en lektor og docent er ca. 76.000 kr.+ pension pr år. Finansieringen af ansættelse af docenter sker af docentens ansættelsessted. Finansieringen sker hvor ansættelsen finder sted. Herudover blev det tilkendegivet, at: Docentstillingerne i UCL synliggøres. Docenter ikke nødvendigvis hører under AC-overenskomsten. Det rådgivende udvalg, som nedsættes består både af medarbejdere, der er tillidsrepræsentanter samt nogle med en ph.d. HSU godkendte med ovenstående bemærkninger docentpolitikken for UCL. Revidering af ph.d. strategi Keld Vorup orienterede om, at den reviderede ph.d. strategi tager højde for UCLs ændrede behov for kapacitetsopbygning på forsknings- og udviklingsområdet. På forespørgsel svarede Erik Knudsen, at: side 7/10
Det foreslåede rådgivende ph.d. udvalg, og det rådgivende docent udvalg er ét og samme udvalg. Det bør drøftes, at medarbejdere med en ph.d. grad ikke pr. definition honoreres for denne grad. Honorering bør ske i forhold til hvordan en sådan viden omsættes. Erik Knudsen noterede sig dog, at medarbejderne har et ønske om honorering i forbindelse med opnåelse af ph.d. grad. Mål 3 (side 5 i strategien) tilføjes med de kendte finansieringsmuligheder. Medarbejderne vurderede imidlertid at det reducerede mål (33-34 %) for andelen af medarbejdere med ph.d. stadig er for højt. Tilkendegivelse af ønske om ph.d. studium formaliseres gennem MUS. Vilkårene i forbindelse med ph.d. studie bør tydeliggøres Mål 5 s. 7 omformuleres (i henhold til efterfølgende beslutning om sammensætning fra medarbejderside). Der er lagt op til at medarbejderrepræsentanterne i det rådgivende ph.d. udvalg har ph.d.-baggrund. Medarbejdersiden ønskede at mindst en af repræsentanterne er TR. Erik Knudsen tilkendegav at man vil overveje det ønskede. HSU godkendte med ovenstående bemærkninger den reviderede ph.d-strategi for UCL. Revidering af UCLs seniorpolitik Udsat til HSU møde den 9. december 2013 (se punkt 1) Kompetencestrategi for teknisk administrativt personale (handleplan) Allan Kjær Hansen orienterede om, at kompetencestrategi for teknisk administrativt personale tidligere er vedtaget, og at der i forlængelse af denne strategi er udarbejdet en handleplan for indsatserne på det organisatoriske niveau. Denne handleplan har været i høring i de lokale samarbejdsudvalg, og bemærkningerne er nu indarbejdet. Det blev understreget, at udvikling af medarbejderkompetencer både er et ledelses- og medarbejderansvar. På baggrund af drøftelse, var der enighed om, at der under hvert initiativ i handleplanen benævnes ansvarsperson. HSU godkendte med ovenstående bemærkninger strategien (og i mindre grad en handleplan) for det teknisk administrative personale. Sygefraværsstatistik 1. halvår 2013 side 8/10
Erik Knudsen orienterede om, at elevernes sygefravær var faldet i forhold til samme periode 2012. Der vil dog fortsat være særligt fokus på denne gruppes sygefravær. Herudover bemærkede Erik Knudsen, at sygefraværsstatistikken udsendes til drøftelse i de lokale samarbejdsudvalg. Afdelinger/uddannelser med højt sygefravær bør have særligt fokus på sygefraværet. Handlepunkter: Sygefraværsstatistikken udsendes til de lokale samarbejdsudvalg med bemærkning om, at afdelinger/uddannelser, der har et højt sygefravær, skal have særligt fokus på sygefraværet. HSU tog orienteringen til efterretning. Temadag for HSU Handlepunkter: Udkast til program for temadagen sendes til godkendelse hos næstformanden af HSU; Helle Waagner. Korte punkter 1. Nyt fra MOVE HSU tog orienteringen til efterretning. 2. Status på bygningsløsninger i UCL HSU tog orienteringen til efterretning. 3. UCLs guide til rum og indretning: Der blev stillet et afklarende spørgsmål om, hvorvidt guiden kan defineres som rammer eller retningslinjer. Der er tale om en beskrivelse af flere muligheder for standarder. Der vil konkret blive taget stilling til hvordan de bliver til retningslinjer, som dog ikke nødvendigvis er de samme i Vejle som I Odense. HSU tog orienteringen til efterretning. 4. Udpegning af repræsentanter til byggeudvalg for Niels Bohrs Allé Der blev orienteret om, at HAU (evt. fra LAU) på samme vis som HSU deltager med to repræsentanter (arbejdsmiljørepræsentanter). Handlepunkter: Medarbejdersiden i HSU giver tilbagemelding om to repræsentanter, der deltager i byggeudvalget. side 9/10
HSU tog orienteringen til efterretning. 5. Notat vedr. kompetencemidler HSU tog orienteringen til efterretning. Eventuelt Nye systemer: Det blev bemærket, at der bør være øget fokus på sammenhæng mellem arbejdsindsats og resultat i forbindelse med indførelse af nye systemer. Erik Knudsen anførte, at der var fokus på dette område, og at der i den forbindelse ansættes en medarbejder, der skal arbejde med sammenhæng mellem systemerne i UCL. Forslag om Lov om Professionshøjskoler: Erik Knudsen orienterede om, at der med forslag om Lov om Professionshøjskoler er fremsat: at Erhvervsakademierne skal være selvstændige. at Professionshøjskolerne har til opgave at forske og udvikle at Professionshøjskolerne selv kan sammensætte bestyrelse og uddannelsesudvalg. Tak til: Da Tina Vestphal Jensen ophører som tillidsrepræsentant, var det hendes sidste deltagelse i HSU-regi. Erik Knudsen takkede for hendes indsats, og kvitterede med en buket blomster. Foreløbige punkter til næste HSU-møde den 9. december 2013 Nye/reviderede politikker/retningslinjer/overenskomster mv. Temadrøftelse Budget 2014 Nyt vedr. udfoldelse af Ledelsesgrundlag og tidsregistreringssystemet (fast punkt) Job på særlige vilkår (fleksjob) Revidering af UCLs seniorpolitik (flyttet fra HSU-mødet den 16. september 2013) Korte punkter: Nyt fra Move (fast punkt) Ophavsret og UC Viden (fast punkt) Status på bygningsløsninger i UCL (fast punkt) UCLs guide til rum og indretning (fast punkt) Nyt fra HAU side 10/10
side 11/10
side 12/10
Notat Afdeling/enhed Ledelsessekretariatet Oprettelsesdato 16-aug-2013 Udarbejdet af OLSJ Journalnummer Dokumentnavn Organisa-296421 Dokumentnummer 1. Ændring af UCLs organisation efteråret 2013 Direktionen fremlægger på bestyrelsesmødet 19. september 2013 et oplæg til ændring af den ledelsesmæssige organisering i UCL. Med ændringen vil antallet af niveau 2 ledere i UCL (5 studierektorer, chef for videreuddannelse og praksisudvikling og chef for Center for undervisningsmidler) reduceres fra otte til fem stillinger. Grunduddannelserne samles i to hovedområder, således at sundhedsuddannelserne udgør ét og de pædagogiske og samfundsfaglige uddannelser udgør et. Der etableres et samlet område for undervisningsmidler, kompetenceudvikling og konsulentvirksomhed. Der etableres et ny enhed for tværgående uddannelsesudvikling. Lederne for disse fire områder vil få titel af vicedirektør. Forsknings- og innovationsenheden fortsætter uændret og lederen bevarer titlen som chef for forsknings- og innovation. Dette notat beskriver baggrunden, indholdet og målet med organisationsændringen. Afslutningsvis er den videre proces og ikrafttrædelse nærmere beskrevet../. Vedlagt dette notat er en række bilag der henvises til i notatet. 2. Baggrund for organisationsændringen 2010 var tidspunktet for den seneste organisationsændring i UCL 1. Her blev der skabt en mere ensartet og entydig organisering af UCLs professionsuddannelsesområde med en klar reference til uddannelsesdirektøren i direktionen og samlingen af sundhedsuddannelserne under en studierektor. Der er behov for at revurdere organisationen i relation til de strategiske udfordringer, der fremgår af Strategi 2020, Vejen til 2020 og Udviklingskontrakten 2013 2014. Hertil kommer en række omverdens krav som UCL skal forholde sig til: Der er behov for en slankere, billigere og mere agil organisation, som nemmere end i dag kan agere på tværs af professionsuddannelser og aktivitetsområder uden unødige ressourcekrævende koordinationsmekanismer. 1 Besluttet på bestyrelsesmødet d. 22. juni 2010 side 1/10
Uddannelsesmiljøerne konfronteres i stigende grad med behov for tværgående tiltag, der overskrider den nuværende organisering i fem grunduddannelsessøjler, Videreuddannelse, CFU og forskning og innovation. Kontakten mellem UCL og omverden skal forenkles, således at UCLs interne arbejdsorganisering bedst muligt fremmer samarbejde med eksterne parter. Organisationen skal tilpasses den kommende campusudflytning i perioden 2014 2016, hvor UCL samler sine aktiviteter på to tværprofessionelle campus i Vejle og Odense, med satellitter i hhv. Jelling og Svendborg. Der skal skabes ledelsesmæssig kraft til at håndtere tværgående opgaver, der skabes i konsekvens af, at uddannelser og stabsfunktioner samles på campus. Den strategiske og tværgående ledelse under direktionen skal derfor forenkles og styrkes, således at der skabes bedst mulig sammenhæng mellem overordnede beslutninger og den tværgående og strategisk funderede programledelse og daglig drift. Hovedpunkterne i organisationsændringen vil derfor være: Ansvaret for sundhedsuddannelserne placeres hos en vicedirektør for sundhedsuddannelserne. Der er i dag to studierektorer for henholdsvis sygeplejerskeuddannelsen og for sundhedsuddannelserne 2. Begge studierektorstillinger bortfalder. Ansvaret for læreruddannelsen, pædagoguddannelsen og de samfundsfaglige uddannelser placeret hos en vicedirektør for de pædagogiske og samfundsfaglige uddannelser. De tre studierektorstillinger for henholdsvis læreruddannelsen, pædagoguddannelsen og de samfundsfaglige uddannelser bortfalder. Der etableres en ny stilling som vicedirektør for tværgående uddannelsesudvikling der får ansvaret for Tværgående uddannelseselementer og uddannelsesfaciliteter, studentervæksthusaktiviteter, kvalitetssystem, udvikling af nye uddannelser og udbud, International Enhed, Biblioteker, studenter og karriereservice, Læringsteknologisk Enhed mv. Ansvaret for Videreuddannelse, Praksisudvikling og Center for Undervisningsmidler (CFU), samles hos en vicedirektør for undervisningsmidler, kompetenceudvikling og konsulentvirksomhed. Stillingerne som chef for videreuddannelse og praksisudvikling og chef for området for læringsressourcer nedlægges. Ansvaret for Forskning & Innovation, fortsætter uændret hos chefen for Forskning & Innovation. Der etableres to campuslederfunktioner i hhv. Vejle med satellit i Jelling og Odense med satellit i Svendborg. Campuslederne rekrutteres blandt vicedirektørerne og tillægges campusspecifikke opgaver af tværgående art. 2 Uddannelserne til fysioterapeut, ergoterapeut, bioanalytiker og radiograf side 2/10
3. Gevinster Ændringerne i ledelsesorganiseringen skal realisere en række gevinster. 3.1 Mere agil organisation Den nuværende organisatoriske hovedstruktur på det uddannelsesfaglige område med fem studierektorporteføljer og tre chefområder for hhv. CFU, Videreuddannelse og Praksisudvikling samt Forskning & Innovation afspejler i al væsentlighed de fortidige institutionsformer og fysiske lokaliseringer fra før og under CVU perioden. Der skabes med denne organisationsomlægning større ledelsesområder både inden for grunduddannelsesområdet og for videreuddannelse, konsulent og kursusvirksomheder. Vicedirektørerne vil skulle Interagere tættere sammen med det øverste ledelseslag og indgå i strategiske drøftelser, der skaber ledelsesrum og kraft til at sikre hurtigere og tydeligere eksekvering. Agere på direktionens vegne på udvalgte områder og generelt få tillagt større bemyndigelse Kunne agere på tværs af eksisterende grænser inden for aftalte områder Lede lokale og uddannelsesnære forsknings & innovationsaktiviteter 3.2 Styrkelse af tværgående indsatser Den nuværende organisation viser især sin utilstrækkelighed i håndtering af problemstillinger, der går på tværs af professionsuddannelser og/eller aktivitetsformer og i kontakten med UCLs omverden. Konsekvensen heraf er, at UCL udefra kan opleves som en flertydig samarbejdspartner med varierede prioriteringer, kulturer og arbejdsgange. Internt må der kompenserende bruges mange ressourcer til koordinering på tværs af enheder og en for stor del af koordineringsopgaven er i dag placeret hos direktionen. Der er derfor brug for et tydeligere organisatorisk ophæng til de mange tværgående indsatser indenfor uddannelsesudvikling og udviklingsdrift. Dette ophæng skabes nu ved etableringen af en vicedirektørstilling og en særlig organisation med denne særlige opgave. Samlingen af ressourcer og kompetencer der i dag arbejder indenfor dette felt vil skulle sikre hurtigere og mere effektive løsninger på tværgående opgaver og udfordringer. (Der er i bilag 2 oplistet uddannelsesdirektøren og udviklingsdirektørens områder.) 3.3 Tydeligere indgange til UCL Der skal skabes tydelige indgange ind i UCL for eksterne. Der skal være tydeligere organisatoriske rammer for større indsatsområder, således at kontakten med aftagere og øvrige interessenter smidiggøres og professionaliseres. Et par eksempler herpå er arbejdet med partnerskaber, innovationsaktiviteter på de offentlige arbejdspladser, lokale uddannelsessamarbejder og andre aktivitetsformer, der kræver entydig og effektiv omverdenskontakt. side 3/10
3.4 Campusledelser UCL etablerer i de kommende 3 år campus i Vejle og Odense. Der vil være en betydelig ledelsesopgave i forbindelse med ibrugtagning, opstart og fortsat drift af uddannelseshuse med flere uddannelser på samme matrikel, og det er tiltænkt at vicedirektører udpeget af direktionen varetager denne funktion. Campuslederen vil få en række interne koordinationsopgaver og vil kunne indgå i lokale uddannelsessamarbejder i området og vil være indgang for lokale myndigheder, organisationer, interessenter, der er i samspil med UCL. 3.5 Bedre ressourceudnyttelse De kommende års økonomiske betingelser lægger pres på UCLs evne til at frigøre flest mulige ressourcer til uddannelsesfaglige aktiviteter. I den sammenhæng er rationalisering af ledelse og administration en bunden opgave. Der er således ved indgangen til 2014 flere vægtige grunde til at etablere en ny og mere tidssvarende og samtidig cost - effektiv organisation. Omkostninger til intern koordinering skal i de kommende år nedbringes. Det skal ske ved en fortsat professionalisering af UCLs supportsystemer og ved en øget digitalisering af de værktøjer, der anvendes i planlægning af ydelser og støtteprocesser. Udgifterne til ledelse og administration vil i perioden frem til 2016 gradvis skulle tilpasses de rationaliseringskrav, der er udstukket fra politisk hold, senest igennem Finanslovsforslag 2014 der indebærer en reduktion af fællestaxameteret i 2015 på 18.2 % i forhold til 2013 niveauet 3. Organisationsændringen vil reducere antallet af niveau 2 ledere fra otte til fem. Der vil allerede fra 2014 være en besparelse og fra 2015 og frem en permanent lønbesparelse på 2 mio. kr. på niveau 2. Det er direktionens mål at denne ændring af den ledelsesmæssige organisering samtidig medfører en reduktion i udgifterne på niveau 3 ledelse i UCL med minimum 10 % fra 2015, svarende til 1 mio. kr.. 4. Konsekvenser af organisationsændringen Samtlige fem personer (vicedirektører og F & I chef) indgår fremover i et strategisk ledelsesforum sammen med direktionen, svarende til det nuværende Strategisk Udviklings Forum, men med en ændret mødekadence og med en stærkere involvering for niveauet under direktionen. I hvert vicedirektørområde etableres en funktionel decentral ledelses og organisationsstruktur med enheder og ledelsesporteføljer med lokalt/decentralt ansvar for afgrænsede dele af den uddannelsesfaglige virksomhed, enhedernes personalegrupper og økonomi. 3 Orientering om Forslag til finanslov for finansåret 2014, 27. august 2013 fra Styrelsen for Videregående Uddannelser og Uddannelsesstøtte side 4/10
Det forudsættes, at decentrale ledere efter behov kan tillægges koordinationsopgaver i forhold til professionsuddannelser med mere end et udbudssted og også på tværs af uddannelser og uddannelsesaktiviteter. Der etableres lokale samarbejdsudvalg i tilknytning til de enkelte vicedirektørers ledelsesområder. Princippet om LSU strukturen knytter sig til ét ledelsesområde er i dag kendt fra læreruddannelsen mv.. 5. Økonomi Der vil kunne påregnes udgifter til indgåelse af eventuelle fratrædelsesordninger såfremt der ikke indgås aftale om besættelse af vicedirektør stilling eller anden funktion i UCL for nuværende niveau 2 ledere. Omfanget af disse udgifter vil afhænge af den konkrete udmøntning af organisationsændringen og udfaldet af de igangværende samtalerunder. Der skal opbygges en ny organisatorisk enhed for tværgående uddannelsesudvikling. Udgifterne til etablering af enheden skal afholdes ved en ændring i anvendelsen af de ressourcer, der i dag anvendes på opgaverne, der ligger flere steder i den nuværende organisation - for langt størsteparten knyttet til de enkelte grunduddannelser i UCL. Omlægningen er i overgangsprocessen økonomisk neutral og drejer sig om omorganisering af ressourcer. Det er dog et væsentligt mål, at der i løbet af 2015 og 2016 kan ske en mere effektiv anvendelse af ressourcerne i takt med at kompetencer og ressourcer omkring uddannelsesudvikling konsolideres. 6. Proces og ikrafttrædelse Organisationsændringen vil senest skulle træde i kraft 1. januar 2014. Der er tilrettelagt en proces der tager udgangspunkt i at der ikke finder egentlig ny rekruttering sted i forbindelse med besættelse af vicedirektørstillingerne. Besættelsen af stillingerne vil ske ved direktionens udpegning. Der er afholdt samtaler med samtlige nuværende niveau 2 ledere hvor de har haft mulighed for at give generelle bemærkninger samt ønsker til egen placering i den nye organisation. I forlængelse af bestyrelsesbehandlingen 19. september gennemføres en anden og sidst møderunde, hvor direktionen vil udpege de fire vicedirektører og give tilbud om omplacering til de overtallige ledere. Hovedsamarbejdsudvalget vil på mødet 16. september 2013 få fremlagt organisationsændringen med henblik på kommentering forud for bestyrelsesdrøftelsen 19. september 2013. side 5/10
Bilag 1 side 6/10
Uddannelsesdirektørens område Bilag 2. Vicedirektør - Området for sundhedsuddannelser: Ansvar for følgende uddannelser: sygeplejerske, fysioterapeut, ergoterapeut, bioanalytiker og radiograf i Vejle, Odense og Svendborg, Professionsuddannelsesspecifik forskning og innovation Vicedirektør - Området for pædagogiske og samfundsfaglige uddannelser: Ansvar for følgende uddannelser: lærer, pædagog, socialrådgiver og administrationsbachelor i Odense, Jelling, Vejle, Svendborg Professionsuddannelsesspecifik forskning og innovation Vicedirektør - Området for tværgående uddannelsesudvikling: Tværgående uddannelseselementer og uddannelsesfaciliteter Udvikling af nye uddannelser og udbud International enhed Biblioteker Læringsteknologisk Enhed Kvalitetssystem Sommerskoler, studentervæksthusaktiviteter, studenter og karriereservice side 7/10
Udviklingsdirektørens område Vicedirektør - Området for videreuddannelse, praksisudvikling og undervisningsmidler Videreuddannelser Undervisningsmidler Kompetenceudvikling Konsulent og rådgivningsvirksomhed Projekter Chef for forskning & innovation 6 Forskningscentre Projektcentret MOVE - sekretariatsfunktion side 8/10
Bilag 3.0 Uddannelsesdirektør Årsværk i alt Antal personer Læreruddannelsen i Odense 58,79 63 Læreruddannelsen i Jelling 28,74 30 Pædagoguddannelsen i Odense 51,93 57 Pædagouddannelsen i Jelling 18,61 20 Pædagoguddannelsen fælles 1,50 2 Socialrådgiveruddannelsen 47,27 53 Pb off. Adm 6,15 7 Området for pædagogiske og samfundsfaglige uddannelser 212,99 232 Sygeplejerskeudd. I Odense 40,01 47 sygeplejerskeudd. I Svendborg 10,62 14 Sygeplejerskeudd. I Vejle 32,95 36 Ergoterapeutudannelsen 11,88 13 Fysioterapeutuddannelsen 17,08 18 Radiografuddannelsen 20,82 20 Bioanalytikeruddannelsen 4,80 7 Sundhedsuddannelserne fælles 6,60 9 Området for sundhedsuddannelser 144,76 164 International enhed 2,00 2 Bibliotek 18,77 21 Området for tværgående uddannelsesudvikling 20,77 23 Hovedtotal 378,52 419,00 Udviklingsdirektør TAP årsværk Antal personer CFU 42,73 61 EVU 79,18 111 Området for Videreuddannelse, Praksisudvikling og Undervisningsmidler 121,91 172 Udvikling og viden 12,64 13 Projektøkonomi 5,35 13 Området for Forskning & Innovation 17,99 26 Hovedtotal 139,90 198,00 Ressourcedirektør TAP årsværk Antal personer Økonomi & Personale 22,65 28 Elever 12,84 15 Bygningsafdelingen 38,90 41 IT afdelingen 21,74 18 Hovedtal 96,13 102 Kilde: Økonomi&Personale maj 2013 side 9/10
Bilag 3.1 STÅ tal for 2012 fordelt på uddannelsesområder STÅ opgørelse 2012 Teori Praktik I alt Fysioterapeutuddannelsen 318 79 397 Sygeplejerskeuddannelsen i Svendborg 105 69 174 Ergoterapeutuddannelsen 180 44 224 Sygeplejerskeuddannelsen i Odense 350 250 600 Sygeplejerskeuddannelsen i Vejle 295 197 492 Radiografuddannelsen 101 80 181 Bioanalytikeruddannelsen 58 30 88 1407 749 2156 Pædagoguddannelsen Jelling 199 103 302 Pædagoguddannelsen Odense og Svendborg 793 421 1214 Læreruddannelsen Jelling 254 46 300 Læreruddannelsen på Fyn 735 135 870 Administrationsbachelor og socialrådgiveruddanne 681 100 781 Kilde: Ressourceregnskabet for 2012, Økonomiafdelingen UCL 2662 805 3467 side 10/10