Bilag 1 specifikaion
Indholdsforegnelse 1. Indledning 1 1.1 Baggrund 1 1.2 Formål 1.3 Overordnede rammer for syseme 2 3 1.4 Definiioner og forkorelser 4 1.5 Besvarelse af krav 4 2. 2.1 Funkionelle krav Generelle krav 6 6 2.1.1 Lovgivning 2.1.2 Dokumener 6 8 2.1.3 Udskrif 9 3. I-undersøelse af sagsbehandlingsprocessen 11 3.1 Opsar af sag 13 3.1.1 Sagshåndering ved hjælp af sikord 13 3.1.2 Genbrug af daa 3.1.3 Hjælpeekser 14 15 3.2 Dokumener 17 3.2.1 Kladder 17 3.3 Overblik 17 3.3.1 Personoverblik 18 3.3.2 Medarbejderoverblik 19 3.4 Afslue en sag 19 3.5 Overførsel af daa og inegraioner 19 4. Syring af friser 22 4.1 Advisering/idsfriser 22 4.2 Indkaldelser 25 5. Tilbudsmodul 26 5.1 Henvisning il ilbud 26 5.2 Adminisraion syring og evaluering af ilbud 27 5.3 Daglig adminisraion af kommunale akiveringsilbud 28 5.3.1 Fraværsregisrering 31 6. Virksomhedsmodul 33 6.1 Den virksomhedsreede indsas 33 6.1.1 Personsøgning 34 6.2 Virksomhedssøgning 35 6.3 Anden akør 36 6.4 Oversigs informaion 37 6.4.1 Daa il økonomisysem 6.4.2 Ledelsesinformaion 37 38 6.4.3 Inegraion il Daavarehus 39 6.4.4 Inegraion il Faaborg-Midfyns ydelsessysemer 40
6.4.5 Inegraion il andre sysemer 40 7. Ikke-funkionelle krav 7.1 Overordne løsningsarkiekur 41 41 7.2 Arkiekurkrav 41 7.3 Brug af fælleskomponener 44 7.3.1 Akuelle fælleskomponener 7.3.2 Kommende fælleskomponener 44 44 7.4 Sikkerhed 44 7.4.1 7.4.2 Brugersyring Inegrie, logning og uafviselighed 45 45 7.4.3 7.4.4 Forrolighed Auorisaion 45 45 7.4.5 Åbenhed 7.5 Fleksibilie 46 46 7.5.1 Teknisk fleksibilie 46 7.5.2 Skalérbarhed (sabilie og kapacie) 46 7.5.3 Brugervenlighed 47 7.5.4 Tilgængelighed, oppeid og svarider 47 7.5.5 Åbenhed og sandarder 48 7.5.6 Arkivering 7.6 Dokumenaion 48 48 7.7 Ændringshåndering 49 7.7.1 Tes af nye versioner 49 8. Tilknyede ydelser 50 8.1 Projekledelse 50 8.2 Leverancens forløb 50 8.2.1 Overgang og skif i løsning 50 8.3 Konverering (opion) 8.3.1 Jobne og AM-poralen 51 52 8.3.2 Daamængder 52 8.4 Basisuddannelse 52 8.5 Uddannelse (opion) 53 8.6 Drif 53 Underbilag Underbilag 1A: IT-arkiekur og nuværende infrasrukur Underbilag 1B: Inegraioner og bekendgørelser Underbilag 1C: Tegning af sagssiuaion Underbilag 1D: Faaborg-Midfyn Kommunes i-sikkerhedspoliik
1. Indledning 1.1 Baggrund Jobcener Faaborg-Midfyn er e B-jobcener, og fra 1. augus 2009 vareages derfor alle beskæfigelsesreede opgaver i forhold il borgerne, dvs. opgaver i forhold il: Arbejdsløshedsdagpengemodagere Sar- og konanhjælpsmodagere Revalidender Ledighedsydelse Personer i fleks- og skånejob Sygedagpengemodagere Inrodukionsprogram il flygninge og indvandrere, herunder danskuddannelse for voksne udlændinge m.fl. Tilsvarende vareager jobcenere beskæfigelsesreede opgaver for virksomheder i forhold il: Formidling af arbejdskraf Rådgivning og vejledning Arbejdsfasholdelse Eablering af fleks- og skånejob Eablering af lønilskud Eablering af virksomhedsprakik Eablering af voksenlærlingeafaler mv. Jobcener Faaborg-Midfyn er organisaorisk placere i fagsekrearia Social- og Arbejdsmarked i Faaborg-Midfyn Kommune. Bilag 1 specifikaion Side 1 Faaborg-Midfyn Kommune
Organisering af jobcenre: Jobcenerchefer Sekrearia Jobservice Virksomhedskonak Jobformidling Mach 1-3 Modagelse Sraksekspediion Visiaion Akivering & Mach 4-5 Inegraion Akivering Revalidering Fleksjob Sygedagpengeopføl gning Sygedagpengemoda gere Revalidering Fleksjob Skånejob Jobcener Faaborg-Midfyn ønsker e sandard i-sysem, som undersøer alle arbejdsprocesser på område. I-syseme skal kunne indpasses i Faaborg-Midfyn Kommunes samlede i-arkiekur og kunne kommunikere med inerne som ekserne sysemer. Se underbilag 1A og 1B. 1.2 Formål I-syseme il Jobcener Faaborg-Midfyn skal sikre opfyldelsen af følgende overordnede formål: Samle alle cenrale arbejdsgange med udgangspunk i jobcenere i é isysem. Muliggøre smidige samarbejdsrelaioner og vidensdeling på værs af afdelinger i Jobcener Faaborg-Midfyn og i Faaborg-Midfyn Kommune generel såvel som med ekserne samarbejdsparnere. Sikre overholdelsen af den il enhver id gældende lovgivning på område, herunder reidighed. Kommunikere med inerne og ekserne insanser. Bidrage il, a borgerens journal er opdaere, således a den offenlige journalplig overholdes. Bilag 1 specifikaion Side 2 Faaborg-Midfyn Kommune
Undersøe cenrale arbejdsprocesser med sagssyring sam muliggøre løbende effekivisering og ilpasning af arbejdsgange. Genanvendelse af daa/oplysninger med henblik på a undgå genindasninger. Sikre sysemaisk informaionsopsamling og dokumenaion. Sikre brugervenlighed bl.a. gennem single-sign-on. Syseme skal indeholde følgende hovedelemener: E sagsundersøende værkøj il brug i alle sagsr E ilbudsmodul E planlægnings- og regisreringsværkøj il den virksomhedsreede indsas E modul il håndering af inern og eksern kommunikaion E modul il håndering af advisering/syring af friser Oversigsinformaion. Faaborg-Midfyn kommune priorierer a digialisere og auomaisere processer i vides mulig omfang, f.eks. i forhold il inerakion med udbealingssysem. 1.3 Overordnede rammer for syseme Jobcener Faaborg-Midfyn ønsker e sandard rammesysem, som så vid mulig undersøer alle sagssiuaioner og indeholder alle de funkionalieer, som Jobcener Faaborg-Midfyn benyer i dagligdagen. Alle funkioner skal så vid mulig være ilgængelige i de samme sysem, hvilke vil sige, a de ikke ønskes a skulle springe mellem forskellige sysemer eller foreages flere forskellige login. De ønskes løs ved, a syseme hener eller afleverer daa il andre sysemer, hvor de er mulig. Syseme skal som udgangspunk undersøe arbejdsgangene i jobcenere, som beskreve af Kommunernes Landsforenings (KL). Leverandøren forvenes a holde sig ajour med KL s anbefalinger for korreke arbejdsgange på beskæfigelsesområde og løbende ilpasse syseme herefer. Alle dokumener og noaer skal gemmes i e dokumenhånderingssysem. Dee kan enen ilbydes som en inegraion il Faaborg-Midfyn Kommunes nuværende ESDH sysem KMD Sag eller ilbydes som e alernaiv ESDH sysem, som bliver en del af denne leverance og inegreres il de nuværende ESDH sysem, der som udgangspunk ønskes fashold. Drifen af syseme skal ilbydes som en del af den samlede leverance. Leverandøren skal ilbyde en servicebureauløsning. Bilag 1 specifikaion Side 3 Faaborg-Midfyn Kommune
1.4 Definiioner og forkorelser Syseme: Syseme dækker den samlede løsning, som Jobcener Faaborg-Midfyn eferspørger. Journal: En samling af dokumener (indkomne og udgående dokumener sam inerne noaer) knye il e konkre cpr-nummer, opbevare i Faaborg-Midfyn Kommunes ESDH-sysem (KMD Sag) eller opbevare i medlevere ESDH-sysem. ESDHløsningen: Den ESDH løsning, som leverandøren leverer. Enen en inegraion il Faaborg-Midfyn Kommunes ESDH-sysem (KMD Sag) eller e medlevere ESDH sysem, der dækker de konkree behov. 1.5 Besvarelse af krav Der ønskes besvarelse af samlige nummererede krav. Følgende model anvendes for de enkele krav: beskrivelse y pe Kommenar Forklaring il udfyldelse af felerne: Fele beskrivelse : I dee fel beskrives krave. Fele : I dee fel er krave nummerere. Nummerering af krav er ikke e udryk for deres prioriering. Fele : Mindsekrav (M): Her er ale om krav, som er en forudsæning for Jobcener Faaborg-Midfyns valg af sysem. Skal krav (S): Her er ale om krav, der er afgørende for Jobcener Faaborg-Midfyns valg af sysem. Jobcener Faaborg-Midfyn har være ambiiøse med de krav der silles il e ny sandardsysem. De må derfor forvenes, a leverandørerne ikke kan opfylde alle skal kravene hel eller delvis. Dee er e udryk for Jobcener Faaborg- Midfyns ønske om a påvirke den fremidige udvikling. Bilag 1 specifikaion Side 4 Faaborg-Midfyn Kommune
Ønsker (Ø): som Jobcener Faaborg-Midfyn gerne ser, a leverandøren ilbyder. Ønsker, som ikke kan idsfassæes il levering på leveringsidspunke, senes i forbindelse med udarbejdelsen af sysembeskrivelsen, vil i forhold il overagelsesprocedure blive håndere som ændringsønsker med separa overagelsesproces. Opioner (O): Her er ale om ydelser, som Jobcener Faaborg-Midfyn ønsker mulighed for a ilkøbe ud over sandardsyseme og de, der kan indeholdes i e sandardsysem. Fele : (udfyldes af leverandør) Tilbudsgiver skal angive, i hvilken grad hver enkel krav er opfyld i henhold il følgende skala: elsesgrader for krav: A B C D e er opfyld som en del af leverancen og som en del af sandardsyseme. e vil ikke være opfyld som en del af leverancen, men ilbudsgiver garanerer, a de vil være opfyld i en senere version af sandardsyseme dog senes inden for 12 måneder fra overagelsesdagen. Punke vil være omfae af vedligeholdelsesafale, og ilbudsgiver har angive forvene dao for opfyldelse. e opfyldes via opsæning og/eller specialudvikling (programmering), og der vil være ale om en kundeilpasning. Punke opfyldes som en del af leverancen, men vil ikke være omfae af vedligeholdelsesafalen for sandardsyseme. e opfyldes ikke som en del af leverancen. Fele Kommenar : (udfyldes af leverandør) I dee fel har leverandøren mulighed for a give en uddybende kommenar il, hvorledes krave er opfyld, forsåe eller lignende. Eller - hvis krave menes a kunne opfyldes på en anden end umiddelbar forudsa måde - beskrives dee her, ev. med en henvisning il, hvor i bilag opfyldelse af krave er beskreve. Leverandørens redegørelse I nogle ilfælde ønskes en nærmere redegørelse, vurdering eller anbefaling i forhold il e specifik emne eller funkionalie. Dee er markere ved en ramme, som vis herunder og beyder, a leverandøren skal udfylde rammen. Leverandørens redegørelse for Der er vedlag en skabelon (skema) il besvarelse af alle krav og redegørelser som bilag 2A skema. Bilag 1 specifikaion Side 5 Faaborg-Midfyn Kommune
2. Funkionelle krav 2.1 Generelle krav Leverandøren skal ilbyde e sandardsysem udvikle il jobcenre. Der ønskes således ikke nyudvikling af e kundespecifik sysem. 1 M Kommenarer Syseme skal fungere som é samle sysem, således a sagssiuaionen kan gennemføres i en proces, og der ikke skal indases de samme oplysninger flere seder. 2 M Kommenarer Syseme skal som udgangspunk undersøe arbejdsgangene i jobcenere, som beskreve af Kommunernes Landsforenings (KL). 3 S Kommenarer Der skal være single sign on il syseme. 4 S Kommenarer I Leverandør skal oplyse, hvis der er arbejdsgange, der undersøes på anden vis i syseme end beskreve i KL s arbejdsgangsbank. 2.1.1 Lovgivning II Leverandøren skal redegøre for, hvordan syseme bidrager il a overholde lovgivning, revisionsmæssige krav sam noa- og dokumenaionsplig. Bilag 1 specifikaion Side 6 Faaborg-Midfyn Kommune
Leverandøren skal redegøre for, hvordan syseme overholder Folkeingsbesluning B103 og Afalen om anvendelse af åbne sandarder i de offenlige, jf. hp://www.is.dk/regeringens-i-ogelepoliik/abne-sandarder. Redegørelsen skal forholde sig il, hvornår dele af syseme, som på nuværende idspunk ikke måe overholde kravene, vil komme il a overholde kravene og kunne kommunikere med åbne sandarder. III Syseme skal sikre, a Jobcenere opfylder samlige de besemmelser, som foreskrives i Forvalningsloven og Offenlighedsloven med ilhørende cirkulærer, bekendgørelser, meddelelser m.v. Leverandøren skal opfylde kravene i Revisionsbekendgørelsen, Regnskabsbekendgørelsen, bekendgørelsen 1498 af 12. december 2007, herunder særlig kap. 9. 5 M Kommenarer Syseme skal være opbygge således, a Jobcener Faaborg-Midfyn kan eferleve gældende besemmelser om beskyelse af persondaa, både i forbindelse med selve opgavehånderingen, og når ekserne ineressener anmoder om indsig, blokering og opdaering af daa jf. Persondaaloven af juli 2000 sam daailsynes praksis i forhold heril, jf. www.daailsyne.dk. 6 M Kommenarer Syseme skal kunne undersøe den il enhver id gældende lovgivning. Leverandøren skal hurigs mulig efer ændringer i lovgivningen lave en idsplan for opdaering af syseme. Tidsplanen skal være så kor som mulig. Går der mere end 30 dage fra ikrafrædelsesidspunke for lovændringen, før opdaering af syseme er ske, skal leverandør opage forhandling om en alernaiv idsplan samidig med a leverandør kan ifalde bod for forsinkelse. Leverandøren skal age iniiaiv il opagelse af forhandling, sraks han bliver opmærksom på, a han ikke vil kunne overholde idsfrisen på 30 dage. 7 M Kommenarer Bilag 1 specifikaion Side 7 Faaborg-Midfyn Kommune
I forbindelse med den foresående lovændring pr. 1. augus 2009, hvorefer kommunerne overager ansvare fra saen, skal leverandøren redegøre for, hvilke sysemmæssige ændringer denne lovændring vil medføre. Leverandørens redegørelse skal forholde sig il: 1. Hvilke dele af de nødvendige ændringer der allerede er indarbejde i de der leveres. 2. Hvad der vil blive udvikle og levere eferfølgende inden d. 1. augus 2009. 3. Om der er dele der ligger udenfor leverancen og i give fald e esima på omkosningerne heril. 8 S Kommenarer 2.1.2 Dokumener Der skelnes mellem 3 r af dokumener: 1 Aflede dokumener: En given (foruddefinere) sammensæning af sikord for en besem sags. 2 Sandardbreve: Genereres i dag i Faaborg-Midfyn Kommunes fagsysemer, primær fra KMD. Kan alernaiv genereres ande sed. Faaborg-Midfyn Kommune anvender egen udviklede sandardbreve, som er placere i KMD Sag. 3 Blankeer og sandardformularer. Aflede dokumener skal auomaisk kunne generes, når en sags afslues og eferfølgende journaliseres i ESDH løsningen. Jf. figur 1, som er eksempel på hvilke aflede dokumener, der generes i forbindelse med en jobplan. 9 S Kommenarer Sandardbreve, blankeer, sandardformularer og journaleks skal kunne henes ind i syseme og eferfølgende journaliseres i ESDHløsningen. Leverandøren skal redegøre for, hvordan sandardbreve, blankeer og sandardformularer kan inegreres i syseme, herunder hvilke blankeleverandører der kan leveres inegraion il. IV Bilag 1 specifikaion Side 8 Faaborg-Midfyn Kommune
Journaleks i syseme skal kunne overføres il Faaborg-Midfyn kommunes eksiserende journalsysem. 10 Ø Kommenarer Syseme skal kunne håndere de krav, der silles i forhold il udlevering af ankevejledning. 11 S Kommenarer Leverandør skal redegøre for, hvordan ree ankevejledning auomaisk generes i syseme, når dee er påkræve if. den konkree myndighedsafgørelse. V Syseme skal kunne håndere de krav, der silles i forhold il udlevering af de relevane lovgrundlag. 12 S Kommenarer ESDH-løsningen skal kunne håndere indscannede dokumener f.eks. underskreven jobplan. Hvis ESDH løsningen med inegraion il KMD Sag benyes, er funkionen inkludere. 13 S Kommenarer 2.1.3 Udskrif Syseme skal indeholde e dokumenarkiv, hvor dokumener kan fremsøges, udskrives, og hvor saus kan ændres. Producerede dokumener skal kunne fremfindes i arkive ved a fremsøge på forskellige søgekrierier. De skal være mulig a masseudskrive. Bilag 1 specifikaion Side 9 Faaborg-Midfyn Kommune
14 S Kommenarer VI Jobcener Faaborg-Midfyn afdækker p. mulighederne i forbindelse med anvendelse af e prinbureau, og leverandøren skal beskrive mulighederne og processen for a overføre prin job il e eksern prinbureau. Bilag 1 specifikaion Side 10 Faaborg-Midfyn Kommune
3. I-undersøelse af sagsbehandlingsprocessen Syseme skal undersøe sagsbehandlingsprocessen i Jobcener Faaborg-Midfyn. Særk forenkle skal syseme i den forbindelse: Sikre, a lovgivning og Faaborg-Midfyn Kommunes inerne regler overholdes. Sikre, a relevane planer, breve, og journalnoaer, f.eks. SMS og elekronisk opagede elefonnoaer m.m., genereres. Hene og overføre relevane daa il inerne og ekserne insanser. Sikre, a al dokumenaion af sagsbehandlingen journaliseres. Genbruge daa, så samme oplysninger kun indases en gang. Være opbygge som e dialogværkøj, der kan anvendes i samalen med borgeren. Værkøje må ikke være syrende - de skal dialogen være. Til a srukurere sagsbehandlingsprocessen skal syseme gøre brug af sagsr. Der kan skelnes mellem overordnede sagsr og sagssiuaioner: Eksempler på overordnede sagsr: Lægemapper Akivering Arbejdsskade Inegraion Sygedagpenge Revalidering Fleks-/skånejob Sags: En foruddefinere lovgivnings- eller inern besem sag. Sagssiuaion: De samlede handlinger, der knyer sig il den specifikke sags. Jobcener Faaborg-Midfyn foresiller sig, a syseme skal anvende sikord il a srukurere sagssiuaionen for medarbejderen. Med sikord forsås e foruddefinere ord/begreb, der afsedkommer en given handling (lovpligig eller inern besem). Der henvises il KLs beskrivelser af arbejdsgange på beskæfigelsesområde i forhold il de lovpligige myndighedshandlinger (arbejdsgange), hvorfor disse ikke konkreiseres nærmere i udbudsmaeriale. Jobcener Faaborg-Midfyns definiion af sagssiuaion supplerer imidlerid de lovpligige handlinger med inern vedagne arbejdsgange og er derfor mere omfaende end KLs arbejdsgangsbank. (Jobcener Faaborg-Midfyn har flere sagsr og mere dealjerede sagssiuaioner end beskreve af KL, men der henvises il KL i forhold il de lovpligige handlinger). Bilag 1 specifikaion Side 11 Faaborg-Midfyn Kommune
Figur 1: Eksempel på sagssiuaion ifb. med opsar af forløb Se underbilag 1C Borger Tilsand: Arbejdsløs Modag jobplan Modag ydelsesvurdering Opsar afslue Visiaion Ev. ilbud Rådighedsvurdering: Jobplan Dokumenaion 1. samale Ydelseskonor Jobcener Tidsbesilling Samale (om bereigelse il ydelse) Bereige Opsar afslue Ikke bereige Opsar afslue Vurdering af ydelsesbereigelse IT-sysemer Opre sag (i KMD Sag) Tidsbesilling AMP Samdaa Regisrering Tilbud ArbejdsMarked Poral (AMP) Ydelsessysem Vurdering af ydelsesbereigelse Eksempel på sagssiuaion i forbindelse med opsar af forløb Cpr- indases i syseme Sags vælges: Akivering Borgeren, der er i ilsanden arbejdsløs, konaker Jobcenere ved personlig fremmøde. Jobcenere i værksæer en visiaion, hvor borgerens samdaa regisreres i Jobceneres Arbejdsmarkedssysem, der formidler disse videre il Arbejdsmarkedsporalen (AMP) og opreer en sag og besiller id il en samale med en af Jobceneres sagsbehandlere. Den af Jobcenere foreagne rådighedsvurdering danner baggrund for udbealing af ydelser fra Ydelseskonore. Sikord, der srukurer sagsbehandlingsprocessen for medarbejdere, fremkommer og oplysninger indases i de deril hørende eksfel. Der kan springes mellem sikordene, så de er samalen, der syrer. Sjernefeler (*) skal udfyldes. (Sag kan ikke afslues før sjernefeler er udfyld). Der er knye hjælpeekser, herunder lovhenvisninger, il alle sikord. Til undersøelse af jobplanarbejde skal de være mulig a linke/hoppe over il f.eks. ilbudsværkøje og lovinformaionssyseme. Relevane aflede dokumener generes, herunder Jobplan. Jobplan udskrives, henvisningsskema generes og sendes auomaisk il ilbudssed. Indbereninger il andre sysemer sker auomaisk. Journalnoa generes. Bilag 1 specifikaion Side 12 Faaborg-Midfyn Kommune
Alle oplysninger skal kunne ilgå e Daavarehus. Tælleværk: Samale nulsilles. Ny fris for opfølgning generes. 3.1 Opsar af sag En sag sarer alid i syseme. Syseme skal have e profilsyre opsars-/overbliksbillede med enen en specifik indgang (borger eller en virksomhed) og/eller arbejdsproces. Se figur 1. 15 S Kommenarer 3.1.1 Sagshåndering ved hjælp af sikord Syseme skal srukurere sagsbehandlingsprocessen for medarbejderen i de enkele sagsr (jf. KL s arbejdsgangsbank) ved hjælp af sikord. Sikordene er således afhængige af sagsn, og overordne findes der o r af sikord: Lovpligige handlinger i de enkele sagsr Jobcener Faaborg-Midfyns inern vedagne sikord. 16 S Kommenarer De skal være mulig for Faaborg-Midfyn kommune forløbende a udbygge analle af sagsr sam sikord i syseme. 17 Ø Kommenarer De skal være mulig a skife mellem sikord uafhængig af, hvor man sår i syseme, således a de er samalen med borgeren, der syrer rækkefølgen og ikke syseme, der syrer samalen. 18 S Kommenarer Ved sikord, der sikrer overholdelse af lovpligige handlinger, herunder inern vedagne sikord, skal henvisninger il paragraffer og anden relevan fas eks genereres auomaisk i de givne eksfel (dvs. medarbejderen skal ikke selv skrive dee). Bilag 1 specifikaion Side 13 Faaborg-Midfyn Kommune
19 S Kommenarer VII Leverandøren skal redegøre for, hvordan syseme sikrer, a alle paragrafferne ( ) indskrives relevane seder i eksfeler/dokumener m.v. De skal være mulig a definere hvilke sikord (sjernefeler), der SKAL være udfyld, før en sags kan afslues. 20 S Kommenarer Leverandøren skal redegøre for, hvordan Jobcener Faaborg-Midfyn kan definere/redefinere, hvilke sikord der kan afslue den enkele sags. VIII Hvis sagsn forsøges afslue, uden a de definerede sikord er udfyld, skal medarbejderen have besked fra syseme om, hvilke konkree sikord der ikke er udfyld. 21 Ø Kommenarer Leverandør skal redegøre for Jobcener Faaborg-Midfyns muligheder for løbende a definere/omdefinere, hvilke sikord der skal sammensæes il e afled dokumen. IX Ved udskrif af alle aflede dokumener (f.eks. syrebilag) i forbindelse med konkree sagsr (jf. KL s arbejdsgangsbank) skal kun de sikord, der er udfylde, fremgå af udskrifen. 22 S Kommenarer 3.1.2 Genbrug af daa Formåle med genbrug af daa er, a samme oplysninger kun skal indases en gang. Bilag 1 specifikaion Side 14 Faaborg-Midfyn Kommune
Syseme skal gemme de sikords daa/oplysninger, der er indase i en given periode, f.eks. 1 år i e arkiv eller ande sed. Syseme skal ved ilvalg af medarbejderen kunne genbruge sids indasede daa/oplysninger: Inden for samme sags (f.eks. oplysninger indase i forbindelse med 20 opfølgning genbruges i næse opfølgning). På værs af sags inden for samme personkreds (f.eks. oplysninger indase i forbindelse med 20 og genbruges ifb. med udarbejdelse af jobplan). På værs af sagsr uafhængig af personkreds. 23 S Kommenarer Syseme skal kunne håndere forskellige former for genbrug af daa/oplysninger. De skal være mulig for Jobcener Faaborg-Midfyn a definere hvilke sikords daa/oplysninger, der ikke må genbruges og hvilke, der skal genbruges hhv. - auomaisk uden manuel godkendelse - auomaisk med manuel godkendelse 24 S Kommenarer Ved genbrug af daa skal medarbejderen kunne ree/ilføje i de overføre daa. 25 S Kommenarer 3.1.3 Hjælpeekser Hjælpeekser knyer sig il sikord og hjælper medarbejderen på flere niveauer: Lovgivning Inerne arbejdsgange Guide i forhold il syseme. Hjælpeekser er umiddelbar ænk udforme som hjælpefunkionen i almindelig forekommende applikaioner f.eks. MS Office eller Open Office. Bilag 1 specifikaion Side 15 Faaborg-Midfyn Kommune
Syseme skal være udsyre med en dansksproge online hjælpefunkion, og fejlmeddelelser skal være skreve på dansk. 26 S Kommenarer Relevane hjælpeekser skal være ilgængelige alle seder i syseme og i alle sagsr. Der er re former for hjælpeekser: Relevan loveks fra lovinformaionssysem, f.eks. NIS Faaborg-Midfyn Kommunes inerne regler adgang via lovinformaionssysem Guide i forhold il syseme 27 S Kommenarer Den enkele medarbejder skal auomaisk informeres, når der kommer opdaeringer/nye hjælpeekser- De skal fremgå i forbindelse med den konkree sagsbehandling på sikordsniveau. 28 S Kommenarer Leverandøren er ansvarlig for a opdaere/redigere hjælpeekser for så vid angår guide og loveks i forhold il syseme sam inegraion il lovinformaionssysem. 29 S Kommenarer Der skal kunne hoppes/linkes direke fra en given paragraf i hjælpeeksen, advissiuaionen m.v. il den konkree paragraf/lovguide/ Faaborg-Midfyn Kommunes inerne regler. Link defineres i samarbejde mellem leverandøren og Jobcener Faaborg-Midfyn. Jobcener Faaborg-Midfyns forolkning er udslagsgivende i vivlssiuaioner. 30 Ø Kommenarer Bilag 1 specifikaion Side 16 Faaborg-Midfyn Kommune
3.2 Dokumener 3.2.1 Kladder Alle aflede dokumener i forbindelse med konkree sagssiuaioner skal kunne genereres som kladde og kunne udskrives af syseme, når sagssiuaionen afslues. 31 S Kommenarer Såfrem konkree sagssiuaioner er i kladdeform skal de alid være mulig a arbejde videre med sagssiuaionen, indil denne afslues (syseme må ikke låse sagsn). 32 Ø Kommenarer Såfrem medarbejderen opreer en sags, der allerede er i kladdeform, skal syseme give meddelelse herom. 33 S Kommenarer De må ikke være mulig a have o ens akive sagsr på samme cpr-nummer. 34 S Kommenarer De skal være mulig a have flere forskellige akive sagsr på samme cpr- nummer. F.eks. de skal være mulig a opree en sygedagpengesag samidig med, a der er en akiv fleksjobsag. 35 S Kommenarer 3.3 Overblik For a medarbejderen kan bevare overblikke over sagen, skal syseme give mulighed for en sysemaisk opdeling i flere underafsni, bl.a. afhængig af Bilag 1 specifikaion Side 17 Faaborg-Midfyn Kommune
sagsn. F.eks. skal oplysninger vedr. beskæfigelse, ydelse, inegraion, arbejdsprøvning, rehabiliering m.m. kunne holdes adskil. Der er o overbliksr: Personoverblik Medarbejderoverblik 3.3.1 Personoverblik De skal være mulig for medarbejderen i syseme a få e akuel personoverblik på cpr-niveau. Oplysninger i personoverblikke skal være afhængig af borgerens personkreds. 36 S Kommenarer Jobcener Faaborg-Midfyn skal i forbindelse med implemeneringen af syseme kunne definere, hvilke oplysninger der skal fremgå af overbliksbillederne. F.eks. periodiske forhold som sygdom, ferie og friage fra rådighed/akivering, adviseringer og sagsr i saus kladde. 37 S Kommenarer I personoverblikke skal medarbejderen kunne hoppe/linke il hisorikken på de oplysninger, der fremgår af personoverblikke. F.eks.: Hvis de af personoverblikke fremgår, a borgeren har helbredsmæssige barrierer, skal de være mulig a gå ilbage i sagsforløbe. 38 Ø Kommenarer Personoverblikke skal indeholde e fremadree overblik i form af, hvilke adviseringer/friser der gælder. 39 S Kommenarer Bilag 1 specifikaion Side 18 Faaborg-Midfyn Kommune
3.3.2 Medarbejderoverblik De skal være mulig for medarbejderen a få e overblik over egne sager på cprnummer og andre søgekrierier (medarbejderoverblik). 40 S Kommenarer Fra medarbejderoverblikke skal der kunne hoppes/linkes il: a) Personoverblik b) ESDH løsning c) Medarbejderens egne adviseringer på hele sagssammen. 41 S Kommenarer 3.4 Afslue en sag Når en sags afslues, skal de være mulig a angive afsluningsårsager. F.eks.: Flye, i arbejde m.fl. 42 S Kommenarer Når sags afslues, skal den nødvendige kommunikaion ske, herunder overføre cenrale indbereninger jf. underbilag 1B om sniflader. 43 S Kommenarer 3.5 Overførsel af daa og inegraioner Jobcener Faaborg-Midfyn skal kunne definere både inerne og ekserne akører, der auomaisk skal modage aflede dokumener. 44 S Kommenarer Syseme skal have fuld inegraion med fælles landsdækkende sysemer. Relevane oplysninger skal auomaisk henes ind i syseme, uden a der Bilag 1 specifikaion Side 19 Faaborg-Midfyn Kommune
gennemføres login-procedure ved hver anvendelse. Oplysninger der obligaorisk skal overføres il fælles landsdækkende sysemer skal ske auomaisk. 45 S Kommenarer Leverandøren skal redegøre for muligheden for kø-funkion i forhold il opdaering af ekserne sysemer. X Syseme skal auomaisk kunne levere de relevane oplysninger og lovgivningsbeseme saisikker il Jobindsas.dk, CRAM og AMFORA. Dee gælder også for kommende sysemer i forbindelse med naionale ilag/omsrukureringer af område. 46 S Kommenarer Eferhånden som Arbejdsmarkedssyrelsen/KL frigiver nye webservices såsom virksomhedsoverblik, fælles brugergrænseflade og a-kassekommunikaion, skal syseme undersøe anvendelse og udveksling af oplysninger. Se fælles udmelding fra AMS/KL den 21. februar 2008. 47 S Kommenarer Ved åbning af en ny blanke skal syseme være i sand il a genbruge eksiserende oplysninger fra syseme. 48 S Kommenarer Syseme skal inegreres med Faaborg-Midfyn Kommunes elekroniske possysem GroupWise, således a: - Dokumener udarbejde i syseme kan vedhæfes og sendes som mails - Mails skal kunne gemmes som en del af en sag i den ilbude ESDH-løsning. 49 S Kommenarer Bilag 1 specifikaion Side 20 Faaborg-Midfyn Kommune
Syseme skal inegreres med Faaborg-Midfyn Kommunes elekroniske kalendersysem i GroupWise, således a: Afaler i kalenderen er synlige i syseme Booking lave i syseme auomaisk overføres il den elekroniske kalender Adviser generere af syseme skal kunne il og fravælges i den elekroniske kalender. 50 Ø Kommenarer Skabeloner for sandardbreve, oversiger og lignende maeriale i syseme skal være ilgængelige via Microsofs Office Pakke og Open Office. 51 S Kommenarer Syseme skal auomaisk kunne modage/hene ajourføre samdaa for personer og virksomheder inden for kommunens område fra CVR/cpr (DPR). 52 S Kommenarer Såfrem en borger flyer il kommunen, skal der auomaisk kunne overføres daa fra de landsdækkende sysemer il syseme. 53 S Kommenarer Bilag 1 specifikaion Side 21 Faaborg-Midfyn Kommune
4. Syring af friser 4.1 Advisering/idsfriser Jobcener Faaborg-Midfyn ønsker e sysem, der kan håndere friser, afaler og adviseringer. Der skal kunne skelnes mellem adviseringer, som syseme genererer i forhold il: De lovpligige friser Inerne regler/ friser Medarbejderens egne definerede friser. I løbe af en borgers ilmelding il jobcenere er der en række samaler og akivieer, der skal overholdes. Reidigheden sikres overhold via såvel udsøgning som advisering. Når en given samale er gennemfør, nulsilles frisen auomaisk ved hjælp af en æller, der er koble il syseme. Tælleren skal anvende den opgørelsesenhed, der findes i lovgivningen, ved faslæggelse af minimumskravene på de enkele indsasområder. Som eksempel kan anføres: Ifølge lov om akiv beskæfigelsesindsas er minimumskrave il 3 måneders konakforløbe en konaksamale hver gang, der er gåe 13 uger med offenlig forsørgelse. De skal være mulig a sikre overholdelsen af alle friser/reidighed ved såvel udsøgning i e adminisraions-/søgemodul, som ved hjælp af auomaiske påmindelser/adviseringer. 54 S Kommenarer Syseme skal kunne levere og håndere relevane adviseringer/meddelelser fra inerne og ekserne insanser/kilder/sysemer. Eksempelvis Der skal auomaisk generes adviseringer il Ydelseskonore, hvis advis kræver en handling i de pågældende insanser eller i Jobcenere. Som eksempler kan nævnes a: Bilag 1 specifikaion Side 22 Faaborg-Midfyn Kommune
Syseme skal auomaisk kunne hene oplysninger fra Ydelseskonores sygedagpengeudbealingssysem (KMD) og generere advisering om f.eks.: Cpr-nummer Førse sygedag Refusion il arbejdsgiver, herunder arbejdsgiver oplysninger Sidse sygedag Ændringer i refusionsforhold Sar og sop af konanhjælp skal kunne henes i KMD Akiv. For så vid angår opsar af sygedagpengeopfølgningssager, skal der, når der oprees en løbende sygedagpengesag i Ydelseskonore, hurigs mulig adviseres il Jobcenere. Oplysninger vedr. borgeren skal auomaisk overføres fra sygedagpengeudbealingssysem (KMD)/Ydelseskonore il Jobcenere. Raskmeldinger skal ligeledes kunne overføres auomaisk fra Ydelseskonore il Jobcenere og omvend. 55 S Kommenarer Syseme skal sikre overholdelse af alle friser ved auomaisk a danne adviseringer, som er ilgængelige for relevane brugere (individuel opsæning). 56 S Kommenarer Adviseringer skal indeholde en række forskellige oplysninger med mulighed for individuel a fravælge en eller flere oplysninger. Adviseringer skal f.eks. angive: Dao for fris Hvilken handling, der skal foreages Idenifikaionsiden Sagskaegori Sidse fris for opfølgning (dao) Advis Borgerens navn og ev. adresse il brevgenerering. 57 S Kommenarer Bilag 1 specifikaion Side 23 Faaborg-Midfyn Kommune