Deltagere: Til stede Afbud Lars Bjørnstrup Formand x Mitzi Hansen MH Næst forkvinde x Jimmi Larsen JL Bestyrelsesmedlem x Arne Strandet Larsen ASL Suppleant x Jan Christensen JC Suppleant x Susanne Larsen SL Suppleant x Mikkel Selander Driftsleder x Lars Larsen Ejendomsmester x Sendes til: Deltagere samt øvrige AB-medlemmer. (Referat og regnskaber m.v. sendes i papirudgave til AB-medlemmer) Administration og varmemester. Øvrige afdelinger i BAB. Dagsorden: 1. Valg af ordstyrer 2. Godkendelse af referat 3. Tilbagemelding fra administration, inspektør og varmemester 4. Økonomi 5. Perioderegnskab 6. Orientering fra formanden 7. De enkelte lejemål (LUKKET PUNKT, OFFENTLIGGØRES IKKE) 8. Øvrige aktiviteter herunder projekter 9. Eventuelt 10. Næste møde Pkt. Emne Dato Akt. 1 Valg af ordstyrer 10.12 MH blev valgt Alle 2 Referat 10.12 Referat nr. 11.12 godkendt Alle 3 Tilbagemelding Badeværelser 10.12 laver en standart udbud liste og dettes køres ind i systemet så vi fremad rettede kan have et overblik 10.09 er i gang og vender tilbage ultimo 2012 13.08 har ikke direkte undersøgt priser på renovering af badeværelser, men oplistet erfaringspriser fra andre renoveringsopgaver. disse bedes fremlagt til orientering for bestyrelsen 11.06 bedes undersøge priser på renovering af badeværelser med nedtagning af fliser, op pudsning, vådrumssikring samt opsætning af nye fliser, VVS og evt. ophugning af gulv og lægning af nyt 1
Kældertrapper 08.10 1. etape er gemmen ført og års gennem gang bliver 7. måneden 2013. 2. etape starter April/Maj 2013 10.09 Foto registrering er lavet og tages op ved 1 års gemmen gang 13.08 Tidsplan for renovering af øvrige trapper til kældre er modtaget, gennemgang den 21.08 af udførte trapper, stor farveforskel på de pudsede flader. 11.06 Arbejdet er igangsat i blok 10 hvorefter der er fortsat i blok 18 og 9 samt i blok 5. Efterfølgende udvælges de trapper der i værst tilstand med 7 stk. pr. år for at alle trapper kan udføres over en 5 årig periode. Fejl i pudsen på trappen i blok 10 udbedres. / Gelænder i vestgavl af blok 10 er beskadiget. Den entreprenør der har forvoldt skaden skal udbedre den ved opretning, men hvis galvaniseringen har taget skade skal denne fornys. 14.05 De værste skal tages først og vi forventer en tidsplan over hele forløbet over de næste par år. 16.04 7 trapper laves i 2012 disse skal vi have en plan for og vi skal have en plan for resten af forløbet på 5 år planen klar til næste møde 12.03 Efter afhold licitation er HRH-murer billigst, og bedes udfærdige kontraktgrundlag og tidsplan for alle 5 etaper 13.02 Udbud er udsendt med besigtigelse uge 8 og licitation den 7. marts 09.01 Udbud udsendes ultimo januar til 3 bydende 12.12 oplyser i mail af 9.12.2011 at der spørges endnu en entreprenør så der i alt er 4 bydende, men tidligere beslutning på, at den der i det første bud var dyrest ikke spørges og ny kan så byde. Ved underhåndsbud må der højst være 3 bydende. Udbud sendes ud ultimo januar 2012 med pris medio februar 2012 14.11 Skal opdeles i Aktiver (afrensning, oppustning, osv. ) Derefter i udbud 10.10 Udbudsmateriale er endnu ikke udsendt. Adm. skal oplyse tidspunkt for udsendelse 12.09 Udbudsmateriale er endnu ikke udsendt. I gl. fyrkælder opsættes ekstra afstivning i nederste kælder som anført i rapport fra Holmsgaard. 15.08 Der udsendes nyt udbudsmateriale baseret på tidligere 2
udsendte, men med en 5 årig horisont. Mekanisk ventilation 10.12 Stopper sammenarbejdet med Esbensen og ny rådgiver findes og vi sætter projektete i bero / 12.11 Afventer redegørelse fra Esbensen, Maria 300.000,- skal overføres til 2013 DVP / 08.10 Afventer redegørelse fra Esbensen / Beboer varsling omdeles og ny 3 måneder varsling udsendes / 10.09 Er i gang og er i udbud iflg. tidsplanen / 13.08 Samme / 11.06 Brøndby kommune har givet dispensation på at der monteres fælles aftræk uden genvinding fra / badeværelser og der udarbejdes materiale til udbud i uge 36 med licitation i uge 38. Der regnes med udførelse i uger 40 til 44. Der startes med 7 blokkene hvor ventilationen er dårligst. 14.05 Afventer svar fra Mikkel som stadig venter på Kommunen med at de vender tilbage 16.04 Afventer stadig Brøndby kommune, de 8 uger er gået til næste møde så vi forventer svar fra Kommune til dette møde 12.03 Afventer stadig Brøndby kommune 13.02 Afventer stadig svar fra Brøndby kommune, Esbensen Rådgivning bedes rykke kommunen 09.01 Udbud afventer svar fra Brøndby Kommune om der skal udføres varmegenvinding ved etablering af mekanisk ventilation 12.12 Tidsplan for udbud bedes oplyst 14.11 Udbydes på en 5 år periode samlede. Udbydes til 3 firma og et får arbejdet 10.10 Udbudsmateriale er endnu ikke udsendt. Adm. skal oplyse tidspunkt for udsendelse 12.09 Udbudsmaterialer er endnu ikke udsendt 15.08 Der udarbejdes udbudsmateriale på etablering af mekanisk ventilation fra alle lejemål pr. blok. der skal udbydes med en 5. årig horisont. 4 Økonomi Budget 10.12 Ingen bemærkning 5 Perioderegnskab 3
Konto nr. 115 10.12 i Ingen bemærkning Konto nr. 116 10.12 Ingen bemærkning DV plan 6 Orientering fra formanden 7 Lukkede punkt 8 Øvrige aktiviteter og projekter Energi Vinduer / Døre 10.12 Ingen bemærkning 10.12 Forhold til afd. 3 drøftede 10.12 Vi sætter dette i bero! Da vi skal have forhold til afd. 3 afklarede 12.11 Vi vil gerne have at adm. høre omkring brug af Killen til ekstra indkaldelse til beboer møde Det skal være i primo januar ellers fra uge 8 og fremefter. Vi afventer besked fra 08.10 Udarbejde forslag til ekstra - beboermøde 10.09 Buget forslag er udarbejdet og vi vil indkalde til ekstra beboermøde Hvornår vil ungdomsgården være ledig? PP/ / 13.08 TS og PP har arbejdet med sagen, beregninger på huslejeniveau for de enkelte boligtyper omdelt, TS skal efter ferie godkende de opstillede beregninger. Der fremstilles PowerPoint udgave af disse til forelæggelse på ekstraordinært beboermøde. 11.06 Der er ikke modtages nye beregninger fra Teit Svanholm, der rykkes kraftigt 14.05 Teil laver et nyt buget forslag ud fra en 10 års renovering plan, men sammenhold ud fra en 30 års plan ved nye vinduer 16.04 Regentskab gives til Teit og Poul tager en snak med Teit 12.03 Der er modtaget forslag og pris på genopretning af vinduer fra maler, dog mangler er forslag vedligeholdelsesintervaller ligesom pris bedes opdelt i udvendig- og indvendig behandling og separat pris på gitre bedes oplyst. / PP TS /PP / PP Snedker har endnu ikke kommet med forslag til genopretning samt restlevetid, snedker opfordres til at komme med forslag inden 2 uger 13.02 Der har den 25. januar været møde med maler og snedker for deres vurdering af vinduer og døres tilstand. Kommer med forslag og pris på udbedring og vedligeholdelsesinterval som anført i referat fra 09.01 Alle 4
Der lægges op til et evt. ekstra beboermøde ultimo maj med orientering om tilstanden, pris og kommende vedligeholdelsesinterval. 09.01 kontakter snedker og maler for gennemgang af vinduer og døres vedligeholdelsestilstand samt mekaniske funktion. PP deltager i gennemgangen. Med hensyn til helhedsplan afhænger det af mulighederne for efterfølgende tilskudsmuligheder fra Brøndby Kommune og Landsbyggefonden. Det er afdelingsbestyrelsens vurdering at der var forskellig opfattelse af tilskudsmulighederne. Flere beboere mente at såfremt der blev udarbejdet en helhedsplan kunne der opnås store tilskud. Dette blev afvist af administrationen bl.a. med henvisning til at vinduesudskiftninger alt overvejende er driftsarbejder. Administrationen bedes uddybe deres erfaringer med tilskud til vinduesudskiftninger. Der skal udarbejdes økonomiske konsekvenser for oprettende vedligeholdelsesarbejder på følgende punkter: Fuld malerbehandling (lukket glat overflade i farve hvid) af alle vinduer og døre opdelt således: o Udvendig behandling til og med fals for anslag. o Indvendig malerbehandling til fals for anslag. Snedkeropretning opdelt således: o Generel opretning af alle vinduer og døre. o Udskiftning af nedbrudte trædele. o Eftersyn og udskiftning af defekte beslag, greb m.v. Restlevetiden bedes vurderet således: o Uden genoprettende vedligehold. o Efter genoprettende vedligehold. Vedligeholdelsesintervaller bedes oplyst på: o Malerbehandling Nordside Sydside o Generelle snedkereftersyn / genopretning. 12.12 Forslag til udskiftning af vinduer/døre forkastet på beboermøde. 22 stemmer for udskiftning, 42 stemmer imod og 2 ugyldige stemmer. Det videre forløb blev diskuteret, og det blev besluttet, at 42 stemmer imod, svarende til 21 ud af 96 lejemål ikke er repræsentativ, hvorfor der skal udarbejdes redegørelse for henholdsvis helhedsplan med tilstandsvurdering og konsekvensen ved ikke at udskifte vinduer/døre. // 5
Der ønskes en kvalitetsvurdering af eksisterende vinduer/døre med priser på opretning. Der lægges op til et orienterende beboermøde når alle oplysninger er modtaget 14.11 Gennem gik kort forløbet til vores beboer møde tirsdag d. 15.11 10.10 orienterede kort på beboermøde om ekstraordinært møde den 15. november på Ungdomsgården. PP kontakter Susanne for reservation. 12.09 Efter beboermødet planlægges indkaldelse til ekstraordinært beboermøde, sandsynligvis i november Alle /P PP 15.08 Ikke behandlet Alle 20.06 PJ orienterede om forundersøgelsesrapporten. TS gennemgik de vejledende finansieringsforslag som var udarbejdet til energivinduer/døre orientere om dette i beretningen på kommende beboermøde PJ/ / TS 09.05 Esbensen afleverer i henhold til aftale forundersøgelse fredag den 13.05 04.04 Kontrakt med Esbensen er underskrevet den 30.03.11 14.03 Efter korrespondancer på mail mellem Adm og er det besluttet, at forundersøgelsen kun skal omfatte vinduesprojektet, og at tilstandsrapport og digitalisering kan komme på tale såfremt det besluttes at vinduesprojektet skal gennemføres efter beboerbeslutning. Derudover skal der laves termofotografering og PCB undersøgelse., 14.02 Det bedes undersøgt om der er PCB i fuger på værende vinduer Adm Adm / R Udkast til entreprisekontrakt med Rådgivningsfirma Esbensen diskuteret. Vedrørende udfærdigelse af tilstandsrapport skal R oplyse hvad det har af betydning for ansøgning om kapitaltilskud og hvor lang tilbagebetalingstiden vil være. Ligeledes er et ikke nødvendigt med digitalisering af tegninger. 10.01 På grund af sygdom hos rådgiver er der ikke kommet noget resultat at forundersøgelsen endnu. PJ fra firma Esbensen bedes undersøge fuger i værende vinduer for PCB indhold 13.12 orienterede om møde med Peter Juhl fra Espensen om energifremmende foranstaltninger samt forslag til nye vinduestyper. Lars skal fremsende forslag til rådgiveraftale til. ønskede forslag i år, da der er afsat midler i DVplanen til dette, men pga. sygdom kan dette ikke nås og der kan blive tale om et a conto beløb efter et anslået rådgivningsbeløb 6
14.11 Gennem gik kort forløbet til vores beboermøde tirsdag d. 15.11 08.10 Esbensen Rådgivning kommer d. 18/11 hjemme hos kl. 15.00 for orientering om mulig besparelse ved udskiftning til energivenlige vinduer og døre. Vi anbefaler at Mikkel fra Adm. deltager i dette møde 11.10 Undersøgelse af muligheder for reduceret energiforbrug ved udskiftning af vinduer- døre, undersøger hos et relevant firma. 9 Eventuelt 10.12 Vi ønsker ikke alt dette Reklame på Vinduerne så vi vil gerne have at Adm. tilskriver erhvervs leje målet. 12.11 Vi vil gerne høre omringer regler ved opsætning af reklamer på vores erhvervs legemål. På alle vinduerne Alle 10 Næste møde 10.12 Næste møde er den 14.01 Alle Mitzi Hansen Referent Lars Bjørnstrup Formand 7