BYRÅDS- OG DIREKTIONSSEKRETARIATET ADELGADE 44 8660 SKANDERBORG WWW.SKANDERBORG.DK SKANDERBORG KOMMUNE DIREKTIONENS IDE- OG ARBEJDSGRUNDLAG AUGUST 2007
INDHOLDSFORTEGNELSE FORORD 3 1. UDGANGSPUNKTET FOR DIREKTIONENS IDÉ- OG ARBEJDSGRUNDLAG 4 1.1 Skanderborg Kommunes organisatoriske fundament 4 1.2 De seks kommunale værdier 5 1.3 Decentralisering og kontraktstyring 5 2. DIREKTIONENS ANSVARSOMRÅDER OG ARBEJDSDELING 6 2.1 Direktionens arbejdsdeling 6 3. DIREKTIONENS SUCCESKRITERIER 2007 TIL 2010 9 4. DIREKTIONENS NØGLEDOKUMENTER 10 4.1 Direktionens Strategiplan overordnet indhold og proces 10 5. DIREKTIONENS KULTUR OG ARBEJDSFORM 11 5.1 Direktionens Arbejdsform 11 5.2 Mødestruktur 12 5.3 Information og kommunikation 12 BILAG 1 14 2
Forord I forbindelse med etableringen af den ny Skanderborg Kommune pr. 1. januar 2007 har den nye Direktion i løbet af foråret 2007 været samlet for at drøfte blandt andet ledelse, ideer og budskaber, arbejdsfordeling, arbejdsform og retning. Drøftelserne har dannet afsæt for etablering af et fælles ståsted samt definering af den fælles ledelsesforståelse, som danner grundlaget og rammerne for det daglige arbejde. Formålet med udarbejdelsen af Direktionens Idé- og arbejdsgrundlag er at definere og udtrykke Direktionens bærende ideer, fælles målsætninger og konkrete arbejdsgrundlag for den kommende indsats. Juni 2007 Jens Kaptain Steen Daugaard Henning Haahr Pedersen Kommunaldirektør Direktør med fokus på Direktør med fokus på Stabene Fagsekretariaterne 3
1. Udgangspunktet for Direktionens Idé- og arbejdsgrundlag 1.1 Skanderborg Kommunes organisatoriske fundament De tre grundlæggende og overordnede principper for Skanderborg Kommune er: at de nedsatte politiske udvalg er politikformulerende og kontrollerende. De stående udvalg har således ikke ansvaret for den umiddelbare forvaltning 1. at ledelsesstrukturen er flad og uden fagforvaltninger. Der er en lille helhedsorienteret Direktion på tre medlemmer samt centrale stabe og fagsekretariater. at organisationsmodellen baserer sig på aftale- og kontraktstyring. Det betyder, at alle institutioner har store beføjelser til at kunne agere inden for de udmeldte politiske og budgetmæssige rammer. Borgmester og Direktion danner bindeleddet mellem de politiske og administrative organisationsstrukturer og sikrer det strategiske og taktiske administrative niveau og det operationelle driftsniveau i den kommunale organisation. Den politiske og administrative organisationsstruktur indeholder tre niveauer: Et strategisk politisk niveau Et strategisk og taktisk administrativt niveau Et operationelt driftsniveau For organisationsplan, se bilag 1. Parallelt med den ledelsesmæssige administrative struktur er der etableret en MED-organisation, som sikrer medarbejdere mulighed for medindflydelse, medbestemmelse og medansvar. Kompetenceklynger, tværfaglige projekter, dialogprocesser og strukturer understøtter helhedstænkningen og skaber sammenhængskraft på tværs og i dybden. Sammenfattende er der i udmøntningen af ledelsesstrukturen i Skanderborg Kommune lagt vægt på følgende: At organisationen bygger på decentral ledelse med en central styring og korte beslutningsveje At ledelsesstrukturen gennem fælles værdier og sprog skaber en høj sammenhængskraft At der er beskrevet en klar kompetence- og ansvarsfordeling mellem ledelsesniveauerne At helhedstænkning, effektivitet og høj faglighed skal fylde på alle ledelsesniveauerne 1 Derfor har man I Skanderborg Kommune fået dispensation fra den kommunale styrelseslovgivning. 4
1.2 De seks kommunale værdier Sammenlægningsudvalget, Direktionen, fagchefer og HovedMED i Skanderborg Kommune gennemførte ultimo 2006 et procesforløb, der mundede ud i formuleringen af 6 kerneværdier for Skanderborg Kommune. Disse værdier blev vedtaget af Byrådet d. 25. april 2007. De kommunale værdier og det fælleskommunale værdisæt fortæller hvordan politikere, chefer/ledere og medarbejdere forventes at opføre sig, når den kommunale vision og hovedmål forfølges og omsættes i dagligdagen. Ledelsesfilosofien og organisationskulturen i Skanderborg Kommune bygger på de 6 kerneværdier som grundlag for god adfærd i modsætning til detailregulering og centralt fastsatte regler. De kommunale værdier benyttes blandt andet i ledelsesudviklingen til formulering af det fremtidige fælleskommunale ledelsesgrundlag, der udmøntes i et kodeks for god offentlig ledelse i Skanderborg Kommune. De seks kerneværdier er: Åbenhed Vi er interesserede og lydhøre i forhold til borgere, virksomheder og ansatte Mod Vi tør handle og prøve nyt også når vi er i tvivl Fællesskab Vi tænker og handler i helheder og sammenhænge og søger sammen vores fælles mål Mangfoldighed Vi giver plads til og ser forskellighed som en styrke og ressource Engagement Vi vil gøre en forskel og bruger os selv og hinanden, fordi det, vi laver, er vigtigt Ordentlighed Vi er ansvarlige og opmærksomme, når vi møder borgere, opgaver og kolleger 1.3 Decentralisering og kontraktstyring Organisationsmodellen for Skanderborg Kommune betyder, at ansvar og kompetence delegeres mest muligt, således at beslutninger i videst muligt omfang træffes der, hvor kommunens medarbejdere møder borgere og brugere. Udstrakt decentralisering er en forudsætning for, at beslutningerne kan træffes hurtigt og under hensyntagen til lokale forhold. Hensyn til stordriftsfordele, faglig bæredygtighed eller behov for fælles retning i den strategiske udvikling af kommunen (herunder efterlevelse af politiske mål og beslutninger) kan begrunde, at konkrete opgaver placeres centralt, eller at der fastlægges rammer og retningslinier for udøvelsen af den decentrale ledelse. Rammerne for den decentrale styring udmøntes via aftaler og kontrakter med den enkelte enhed. Aftale- og kontraktstyringsprincippet betyder, at den enkelte institution har en kontrakt med Byrådet. Byrådet har delegeret ansvaret for indgåelsen af og den fortløbende opfølgning på kontrakter til Direktionen. Med aftale- og kontraktstyringsprincippet delegeres den faglige, økonomiske og personalemæssige kompetence til de enkelte kontraktholdere. Fagcheferne varetager på vegne af Direktionen en række funktioner i forhold til kontraktholderne, f.eks. formidling, faglig og ledelsesmæssig sparring, kontrol og ansættelse/afskedigelse af den enkelte kontraktholder. 5
Kontrakterne sikrer: Udvidet decentral ledelseskompetence Tydeliggørelse af rammerne for decentral kompetence Transparens omkring mål og indsatsområder, herunder sammenhæng til politiske service- og kvalitetsmål 2. Direktionens ansvarsområder og arbejdsdeling Direktionen arbejder på det strategiske administrative niveau og er sammen med Borgmesteren ansvarlig for at binde de politiske og administrative strukturer sammen. Direktionen besidder den øverste kompetence på alle kommunale områder, hvor der ikke specifikt er tale om et politisk kompetenceniveau, eller hvor Borgmesteren er tillagt særlig kompetence. Direktionen arbejder og handler indenfor de lovgivningsmæssige rammer, byrådets beslutninger og sikkerheds- og samarbejdsreglerne. Direktionens medlemmer sikrer i fællesskab den politiske rådgivning og sparring samt koordination i den administrative del af organisationen på tværs af stabe, fagsekretariater og institutioner. Direktionen har det overordnede ansvar for: At Borgmester, Byråd og politiske udvalg kontinuerligt bibringes et kvalificeret informations- og beslutningsgrundlag, rådgives og sparres At understøtte udmøntningen af de politiske visioner, beslutninger og fastsatte mål At formulere visioner, overordnede mål og udviklingsstrategier for den kommunale organisation som helhed At der inden for rammerne af det politisk vedtagne udvikles en effektiv og moderne kommunal serviceorganisation på alle niveauer At operationalisere, implementere og videreudvikle samlende kommunale værdier i et fællesskab med både politikerne og MED-organisationen At definere indhold og omfang af kontraktstyring og indgå kontrakter med de kontraktstyrede enheder og institutioner At sikre styring af tværgående udviklingsprojekter At ansætte, coache og udvikle stabs- og fagchefer i de centrale ledelsesfunktioner Direktionens medlemmer skaber et fælleseje i forhold til synliggørelse af en vedkommende, dynamisk og samlende Direktion, og Direktionens medlemmer fungerer som rollemodeller for den kommunale organisation som helhed. 2.1 Direktionens arbejdsdeling Direktionen består af tre medlemmer en kommunaldirektør, en direktør med fokus på stabene og en direktør med fokus på fagsekretariaterne. Begge fokusdirektører refererer til kommunaldirektøren, der formelt er den øverste ansvarlige i den samlede administrative ledelsesstruktur og mødeleder af Direktionens møder. I det daglige arbejde fungerer alle tre direktører som et sammentømret team, der på én gang både kan supplere hinanden og direkte 6
afløse hinanden, ikke blot ved ferier og fravær, men også i forhold til løsning af ad hoc opgaver og målrettede indsatser. Generelt er opgaverne i Direktionen fordelt som følger: Kommunaldirektøren servicerer Byråd og Økonomiudvalg Direktøren med fokus på fagsekretariaterne servicerer de øvrige politiske udvalg De to direktører specialiseres i en målrettet indsats i forhold til henholdsvis stabsfunktionerne og fagsekretariaterne Kommunaldirektøren og direktørerne arbejder fokuseret i forhold til helheden og fungerer således ikke som fagdirektører Direktionen har, ud over de fælles hovedopgaver, fordelt en række opgaveområder mellem sig2. Den ansvarlige direktør for det enkelte opgaveområde skal ses som primær tovholder på det pågældende område, men den samlede Direktionen har fortsat fælles ansvar for opgaveløsningen. Kommunaldirektøren Direktionsansvarlig for følgende områder: - Overordnet ansvarlig for alle områder - Politisk vision og overordnede målsætninger - Borgmester - Byråd - Økonomiudvalg - Styrelsesvedtægt - Direktionens strategiplan - Samarbejde med Region Midtjylland (regional udvikling) - Vækstforum (servicering af Borgmesteren) - Skanderborg Erhvervsudvikling - Kommuneplan- og kommuneplanstrategi - Koordination af det generelle samarbejde på tværs af kommunerne i Region Midtjylland (KKRsamarbejdet) - Køb og salg af fast ejendom - De kommunale værdier - Generel organisationsbeskrivelse - Kommunikationspolitik - Direktører - Overordnet ansvar for MED-organisationen - Ledelsesudviklingsprojektet Med Hjertet i Ledelse! - Personaleblad 2 Listen med fordelingen af opgaveområder er ikke udtømmende og udvikles over tid. 7
Direktøren med fokus på stabene Direktionsansvarlig for følgende områder: - Økonomistyring, herunder finansiel strategi og likviditetsstyring - Budget og årsberetning - Revision - Investeringsplanlægning - Stående udvalg (ad hoc deltagelse) - Aftale- og kontraktstyring (styringskoncept, dialogproces, aftaleindgåelse m.v.) - Projekt- og porteføljestyring - Kommunikationsstrategi (herunder intranet og internet) - IT-strategi - Digital forvaltning - Indkøb og udbudsstrategi - Organisationsbeskrivelser stabe - Arbejdsplan for stabene 3 - Kompetence- og delegeringsregler - Løn- og personalepolitik - Rekruttering og fastholdelse - Stabschefer - MED-udvalg for stabene Direktøren med fokus på fagsekretariaterne Direktionsansvarlig for følgende områder: - Udvikling af de fagspecifikke områder - Stående udvalg (koordineringsansvar målrettet politikformulering) - Servicestrategi - Service- og kvalitetsmål - Kvalitetsreform - Borgerservicekoncept - Borgerinddragelsespolitik - Borgeranalyser - Borgerklager - Sundhed og forebyggelse - Sundhedsaftaler Region Midtjylland - Sociale rammeaftaler Region Midtjylland - Analyse, evaluering og dokumentation - Organisationsbeskrivelser fagsekretariater - Arbejdsplan for fagsekretariaterne 4 - Fagchefer 3 Arbejdsplanen for stabene knyttes sammen med Direktionens Strategiplan, der behandles politisk. 4 Arbejdsplanen for fagsekretariaterne knyttes sammen med Direktionens Strategiplan, der behandles politisk. 8
3. Direktionens succeskriterier 2007 til 2010 Succeskriterierne for Direktionen afspejler Direktionens formål og opgaveområder. Succeskriterierne danner grundlag for dialog omkring og evaluering af Direktionens arbejde i forhold til politikere, ledende medarbejdere og MED-organisationen. Der er en tæt sammenhæng mellem succeskriterierne og Direktionens Strategiplan 5. Vurderingen af, om succeskriterierne er opfyldt, sker via evaluering og opfølgning på de enkelte strategiområder, fokusområder og konkrete projekter i strategiplanen. Direktionens medlemmer skaber i fællesskab en synlig og markant Direktion sikrer implementeringen af de nye politiske og administrative styreformer og organisationsstrukturer er aktive og positive medspillere såvel internt i forhold til politikere og ansatte og eksternt i forhold til borgere, brugere og samarbejdspartnere formulerer en strategiplan, der forstås og kan bruges i hele organisationen Kommunaldirektøren udfylder rollen som den kommunale organisations ordførende direktør omsætter Byrådets og Økonomiudvalgets beslutninger i den administrative organisation skaber sammenhæng i hele den kommunale organisation og styrker virksomhedskulturen Direktøren med fokus på stabene er garant for sikker drift inden for HR, IT og økonomi fremmer opbygning og udvikling af en stærk intern servicekultur skaber gode rammer for kompetenceudvikling, fastholdelse og rekruttering Direktøren med fokus på fagsekretariaterne fremmer effektivitet og kvalitet i de kommunale serviceydelser sikrer, at politikformulering sker på grundlag af dialog mellem politikere, borgere /brugere og kommunalt ansatte inspirerer til faglig udvikling og fornyelse 5 Se afsnit 4. 9
4. Direktionens nøgledokumenter I en række nøgledokumenter vil Direktionen i løbet af 2007 beskrive grundlaget for arbejdet i Skanderborg Kommune. Nøgledokumenterne er defineret og besluttet på baggrund af væsentlighed og aktualitet og vil i generaliseret form beskrive indhold og proces for måden, hvorpå Direktionen skaber retning og udvikling. Nøgledokumenterne skal ses som supplement til en række politikker, herunder eksempelvis personalepolitik, kommunikationspolitik m.v. Nøgledokumenterne omfatter: Politisk vision / hovedmål Politisk ledelse / Rollefordelingen i de politiske udvalg Den Kommunikerende Kommune Årets Gang i Skanderborg Kommune De Kommunale Værdier Nye politiske og administrative styreformer Den nye Skanderborgmodel Organisationsbeskrivelse Aftale- og kontraktstyring Koncept for Dokumentation og Evaluering MED-aftale Direktionens Strategiplan Direktionens Idé- og arbejdsgrundlag Et eksempel på et nøgledokument er Direktionens Strategiplan se beskrivelse af overordnet indhold og proces for strategiplanen nedenfor. 4.1 Direktionens Strategiplan overordnet indhold og proces Direktionen ønsker med en 3-årig strategiplan at prioritere og synliggøre en række områder, som har væsentlig betydning for helheden, og som skal betragtes som Direktionens bevidste aktuelle til- og fravalg (fokusområder) til fordel for en fremadrettet udvikling. Strategiplanen indeholder centrale strategier og fokusområder, mens den konkrete udmøntning sker gennem ledelse og via kontraktindgåelse og aftaler med centre, institutioner og afdelinger. Strategiplanen er rullende, hvilket vil sige, at strategierne løber over flere år og typisk har en tidshorisont på 1-4 år. Strategiområder, fokusområder og projekter evalueres løbende af Direktionen og/eller senest hvert år i perioden 15. november til 31. december. I forbindelse med evalueringen justeres strategiplanen i forhold til indsatsområder og prioriteringer. Strategiplanen indeholder et mindre antal målrettede og prioriterede fælleskommunale indsatsområder med tilhørende fokusområder og konkrete projekter, der understøtter de strategisk valgte indsatser. Direktionen påbegynder i maj-juni hvert år indsamling af materiale hos fag- og stabschefer til strategien for de enkelte områder for året efter og søger derved inspiration til efterårets arbejde med strategiplanen. Direktionens strategiplan kommenteres årligt i forbindelse med ledelsesrapporteringen i forhold til Byrådet 10
og den øvrige organisation. Direktionens succeskriterier er til dels forankret i strategiplanen, og evalueringen af strategiplanen bliver derfor også en del af vurderingen af Direktionens samlede indsats. Direktionens første strategiplan udarbejdes i løbet af efteråret 2007 og behandles politisk i ultimo 2007. 5. Direktionens kultur og arbejdsform Direktionen arbejder proaktivt og kontinuerligt på at understøtte en intern samarbejdskultur og arbejdsform, der afspejler kommunens værdier og grundtankerne bag den valgte organisatoriske model. Direktionen ønsker - gennem fokus på egen intern samarbejdskultur og arbejdsform - at inspirere den øvrige organisation. 5.1 Direktionens Arbejdsform Direktionens Arbejdsform er et vejledende grundlag for samarbejde og kultur i Direktionen: 1. Servicering og betjening af Byrådsmedlemmerne går gennem Direktionen. Byrådsmedlemmer kan frit rette henvendelse til alle Direktionsmedlemmerne. Tilbagemeldinger fra Direktionen til et Byrådsmedlem tilgår alle Byrådsmedlemmer. 2. Borgmesteren kan henvende sig til alle Direktionsmedlemmerne. 3. Direktionen optræder i væsentlige spørgsmål som en enhed i forhold til borgere og brugere, politikere og den kommunale organisation og er loyale over for trufne beslutninger. Som led i en nuanceret og kvalificeret beslutningsproces er Direktionen opmærksom på at lade meninger og holdninger brydes op mod en beslutning. 4. Som medlem af Direktionen er man særligt forpligtet til at holde sig generelt velorienteret. 5. Som medlem af Direktionen har man ret og pligt til at bidrage på direktørkollegers arbejdsområder. 6. Åbenhed mellem direktionsmedlemmerne er et princip, og derfor er fokus lagt på et højt gensidigt informationsniveau og tillidsfuldt samarbejde. 7. For at arbejdet i Direktionen skal være kvalificeret, dynamisk og effektivt, er det nødvendigt at diskutere åbent og direkte. 8. Væsentlige beslutninger (om strategi, arbejdsform, problemløsning, mål og lign.) bør træffes, så alle i Direktionen er enige. Kommunaldirektøren har den endelige beslutningskompetence. 9. En direktør har ret og pligt til at blande sig i andre direktørers områder, men også til at respektere de andres ansvarsområder. Hvis en direktør opdager problemer inden for andet område, skal direktøren orientere den ansvarlige direktør, og det aftales herefter, hvem der har bolden. 10. Direktionen understøtter idéudvikling og tværfagligt samarbejde på tværs i organisationen i respekt for den interne ledelses- og MED-struktur. 11
5.2 Mødestruktur Direktionsmøderne struktureres af en fastlagt dagsorden. For at samarbejdet skal fungere optimalt og kreativiteten udfoldes bedst, er der indlagt faste punkter med plads til erfaringsudveksling/ideer m.m. Direktionsmøderne afholdes hver onsdag fra kl. 9.00. Der er dog mødefri én onsdag om måneden og mulighed for at booke ekstra møder. Det kommende års direktionsmøder planlægges i god tid og annonceres i årskalenderen inden den 1. januar. Direktionens møder har førsteprioritet. Kommunaldirektøren er ordstyrer på Direktionens møder. Borgmesteren deltager ad hoc på direktionsmøderne afhængig af dagsordenens indhold. Ud over Direktionens medlemmer, har fag- og stabschefer altid mulighed for at sætte punkter på Direktionens dagsorden. Sekretariatschefen modtager dagsordenemner. 5.3 Information og kommunikation Åbenhed er en af kerneværdierne i Skanderborg Kommune og er således et bærende princip i kommunens interne og eksterne information og kommunikation. Dagsordener og referater er derfor altid offentligt tilgængelige. Åbenhed praktiseres ligeledes via kommunens kommunikationsstrategi, MED-inddragelse og dialogen med borgere og brugerbestyrelser. De overordnede retningslinier/hensigter, som danner grundlag for det videre arbejde med udarbejdelsen af en kommunikationspolitik, er følgende: Skanderborg Kommune skal tilstræbe at være dagsordenssættende via en åben, proaktiv og offensiv kommunikation eksternt og internt. Direktionen ønsker at bruge kommunikation som et aktivt værktøj til at skabe og understøtte den interne kultur og forståelse. Direktionen udarbejder en kommunikationspolitik for Skanderborg Kommune, der godkendes politisk. Kommunikationspolitikken udmøntes herefter i en kommunikationsstrategi. 12
Eksempler på Direktionens interne informations- og kommunikationskanaler er: Direktionsmøder: Dagsordener og referater lægges på internettet og intranettet og kan dermed ses af alle. Udvidede direktionsmøder med deltagelse af stabs- og fagchefer: Stabs- og fagchefer videreformidler i eget regi. Formelle stabs- og fagchefmøder: Stabs- og fagchefer videreformidler i eget regi. MED-organisationen - i forbindelse med den kontinuerlige mødevirksomhed i Hoved MED-udvalg, Område MED-udvalg og de lokale MED-udvalg, samt i forbindelse med den årlige MED-dag. Ledelsesudviklingsprojektet Med Hjertet i Ledelse!. Os imellem : Personaleblad indeholder leder og overordnede budskaber fra Direktionen. Nøgledokumenter fra Direktionen: Beskriver retningslinierne for arbejdet i Skanderborg Kommune og overordnede og væsentlige forhold for organisationen. 13
BILAG 1 14