Referat for: Roskilde Domprovstiudvalg PU møde 11. december 2015. Kl. 15:00-18:00 Mødested: Domprovstegården Mødepunkt 1 Godkendelse af referat 03.11.15 Sag: Provstiudvalgsmøde 03.11.15 (1008) Referatet, redigeret, udsendt 13.11.15 Referat af PU-møde 03.11.15 Referat af provstiudvalgsmøde den 3. november 2015 med de efterfølgende foretagne rettelser blev godkendt og underskrevet (mangler dog Kirsten Pilgaards underskrift pt.). 2 Cirkulærer og bekendtgørelser Sag: Cirkulærer og bekendtgørelser (1010) Orienteringspunkter PU-møde 11.12.15 Referat af 1. stormøde om Pinse i fri luft 2016.1- (Kopi) 25.11.15 JULEAFTEN I KONVENTGÅRDEN Jens Arendt orienterede kort om emnerne, der også var udsendt på mail. Anne Rosendal supplerede med at fortælle, at der på nuværende tidspunkt er tilstrækkeligt med antal frivillige til "Jul i Konventgården" den 24. december 2015. Der er stadig plads til mennesker, der måtte have behov for deltagelse samt til flygtninge, hvis man kender til én eller flere, der kunne have behov for og lyst til at deltage. 03.12.15 Orientering om eventuel kommende begæringer om aktindsigt i sager om præstegårde 3 Midlertidig lukning af Svogerslev Kirke Sag: Svogerslev Kirke (764) - Svogerslev Sogn Orientering Udsendt til PU 23.11.15 og 04.12.15 Jens Arendt orienterede om Roskilde Stifts tilladelse til midlertidig lukning af Svogerslev Kirke, mens kirken kalkes indvendigt. Kirken vil være lukket i perioden 6. juni til 13. august 2016. 18.11.15 svar til ST: Forespørgsel vedrørende lukning af Svogerslev Kirke 20.11.15 fra ST: Til Mhr.: Tillad til lukn af Svogerslev Kirke i forb med kalkning 4 AMEN - evaluering af kirkemagasin Sag: AMEN - Fælles kirkemagasin (798) Orientering 25.11.15 HASTER: Invitation til evaluering af AMEN.docx 04.12 15 Evaluering af AMEN - foreløbigt regneark Det netop udkomne kirkemagasin AMEN blev drøftet, og det blev besluttet at give følgende feedback videre fra Provstiudvalget til redaktionsgruppen: Magasinet er flot, men svært at læse med den anvendte typografi og farver. Der har været for kort varsel fra udgivelse til evalueringsmøde. Det blev drøftet, om målgruppen er den gruppe, der faktisk læser bladet? Bladet virker for akademisk fra start, hvilket indsnævrer målgruppen. Artiklen om konfirmanderne er god, og skulle have været længere fremme i magasinet. Magasinet er ikke indbydende for menigmand. Referat,11-12-2015 Side: 1
5 Anmodning om aktindsigt fra Jyllandsposten Sag: Kirkeministeriet (668) Orientering Udsendt til PU 20.11.15 Jens Arendt orienterede om Jyllands-Postens henvendelse til Kirkeministeriet med anmodning om aktindsigt i en række oplysninger vedrørende regnskabs- og budgetdata fra menighedsrådene. 20.11.15 Orientering til menighedsråd og provstiudvalg vedrørende anmodning om aktindsigt fra Jyllands-Posten 6 Årsregnskaber 2014 Sag: Årsregnskaber 2014 (932) Løbende udsendt til PU i perioden 11.11.15-02.12.15 02.12.15 Oversigt: Behandling af regnskaber 2014 20.10.15 Fra Beierholm Bemærkninger årsregnskab 2014 06.11.15 PU Møde med Beierholm 29.10.15 Årsregnskaber 2014, revisionspåtegninger og menighedsrådenes bemærkninger 11.11.15 Gundsømagle Årsregnskab 2014 - materiale udbedes 11.11.15 Gundsømagle Årsregnskab 2014 materiale tilsendt 02.12.15 Gundsømagle godkendelse Årsregnskab 2014 11.11.15 Jyllinge Årsregnskab 2014 - materiale udbedes 01.12.15 Jyllinge, årsregnskab 2014 11.11.15 Roskilde Domsogn Årsregnskab 2014 afventer materiale 13.11.15 Fra Roskilde Søndre Sogn til Provstiudvalget - forsinket ansøgning vedr. regnskab 2014 Årsregnskaberne fra menighedsrådene er løbende modtaget og behandlet. Tilbage står at behandle fire fra henholdsvis Jyllinge, Roskilde Domsogn, Syv og Ørsted-Dåstrup. Jyllinge: Har stadig ikke aflagt et momsregnskab. Provstiudvalget ønsker at vide, hvad/hvilket beløb, der ikke er opkrævet, jf. Jyllinge Sogns Menighedsråds svarbrev af 27. november 2015, hvori det oplyses, at der i 2014 på visse varekoder ikke er markeret for, at prisen skal tillægges moms. Dertil ønsker Provstiudvalget det korrekte momsregnskab udarbejdet, således at momsfradragsprocenten beregnes korrekt. Det blev aftalt, at PU-medlem Erik Larsen tilbyder Jyllinge Sogns menighedsråd konsulentassistance ved et møde snarest, hvor også provstisekretær og provst deltager. Roskilde Domsogn: Menighedsrådets behandling af revisionens protokollat er nu indlæst i Dataarkivet den 7. december 2015, hvorfor årsregnskab 2014 godkendes. Syv: Menighedsrådet har fortsat ikke trods gentagne henvendelser fået lagt deres behandling af revisionsprotokollatet ind i Dataarkivet, hvorfor årsregnskab 2014 endnu ikke kan godkendes. Regnskabet forventes godkendt, når det korrekte er indlæst. Provstisekretær foretager fornyet henvendelse til menighedsrådet. Ørsted-Dåstrup: Det efterspurgte korrekte momsregnskab er modtaget, hvorfor årsregnskab 2014 kan godkendes. Roskilde Stift har godkendt regnskab 2014 for Provstiudvalgskassen i Roskilde Domprovsti, men har bedt om forklaring på difference mellem regnskabets opførte ikke-forbrugte 5% midler og saldo på oversigten i bilag i regnskabet. Provstisekretær redegjorde for, at regnskabets saldo kr. 3.205.308 er korrekt, hvorimod saldo kr. 1.744.703 på oversigt i bilaget er fremkommet ved, at man har anført bevilgede, ikke udbetalte, 5%-midler, hvorfor saldoen er fratrukket disse forventede udgifter. Det korrekte ville have været Referat,11-12-2015 Side: 2
13.11.15 Fra Roskilde Søndre Sogn:Til Provstiudvalget - forsinket ansøgning vedr. regnskab 2014 02.12.15 Roskilde Søndre Sogn godkendelse Årsregnskabet 2014 02.12.15 Sankt Jørgensbjerg Godkendelse Årsregnskabet 2014 11.11.15 Syv Årsregnskab 2014 - afventer materiale udelukkende at illustrere bevilgede midler, der er bogført. Provstisekretær har udarbejdet en oversigt over bevægelser på kontoen i 2014, som stemmer overens med regnskabet. Denne sendes til Roskilde Stift. Roskilde Stift har påpeget, at der efter revisors opfattelse skal udarbejdes en vedtægt for samarbejdet for så vidt angår ligningsmidler til puljer til hhv. kirkemure/diger og til energiforanstaltninger. Provstiudvalget har ikke i 2016 budgetteret med oprettelse af sådanne puljer, hvorfor det kun er i de to foregående regnskabsår, disse har fundet anvendelse. Det anses derfor ikke for påkrævet at udarbejde en ny vedtægt på området. Provstiudvalget tager til efterretning, at sådanne vedtægter burde have været udarbejdet inden etableringen af ovennævnte puljer. 01.12.15 Syv Sogn mgl. Årsregnskab 2014 11.11.15 Ørsted-Dåstrup Årsregnskab 2014 - afventer materiale 26.11.15 Ørsted Dåstrup Regnskab 2014 moms 13.11.15 Fra ST: Provstiudvalgskassens regnskab 2014 04.12.15 Behandling af regnskaber 2014.011215 7 Budget 2016 Sag: BUDGET 2016 (933) Udsendt til PU 13.11.15, 26.11.15 og 27.11.15. 13.11.15 Fra Roskilde Søndre Sogn: Specification af ligning til sygehuspræsten 26.11.15 Fra Kirkeministeriet: Budget 2016 og Regnskab 2014 Provstiudvalget har i budget 2016 bevilget kr. 50.000 til sygehuspræstens aktiviteter. Denne oplysning ønsker Roskilde Søndre Sogn med henblik på særskilt budgetlægning, hvorfor provstisekretæren bekræfter dette skriftligt. Budget 2016 kan nu udmeldes i Dataarkivet, idet Provstiudvalget har påset, at menighedsrådene har overholdt de udmeldte rammer. 27.11.15 Endelige budgetter 2016 10.12.15 Jyllinge Budget 2016 8 Specifikation af ligning ved funktionspræster Sag: Revision (816) Udsendt til PU 13.11.15 Punktet behandlet under pkt. 7. Referat,11-12-2015 Side: 3
13.11.15 Fra Roskilde Søndre Sogn: Specification af ligning til sygehuspræsten 9 Synsrapporter 2015 Sag: SYN 2015 (962) Udsendt til PU 26.11.15 26.11.15 Synsrapporter Roskilde Søndre Sogn 26.11.15 Forslag til synsprotokol for kirkegårdene Roskilde Domsogn Roskilde Søndre Sogn: Jakobskirkens tag er stadig utæt, nu er det beskrevet i synsrapporten. Kirsten Pilgaard oplyste, at man har måttet bruge opsparing til at udbedre mange udsatte, påkrævede arbejder. Med hensyn til gulv i stuen i præsteboligen besluttede Provstiudvalget at bede Roskilde Søndre Sogn komme med et overslag på udgiften ved at udskifte det nuværende tæppe, der ligger på betongulv, med et trægulv. 10 Kvartalsrapporter 3. kvartal 2015 Sag: Kvartalsrapporter pr. 30.09.15 (1007) Udsendt til PU 20.11.15 og 04.12.15 - sendes løbende, når de modtages 05.11.15 Roskilde Søndre Sogn 06.11.15 Gadstrup Erik Larsen anførte, at det kan være problematisk, at flere menighedsråd ikke bruger konto 638105 til drift, da dette kan give problemer med årsafslutningen. Det blev besluttet, at provstisekretæren søger at finde vejledning i konteringen hvad angår ovennævnte, og, såfremt den findes, formidle denne til menighedsrådene. Der var ikke øvrige bemærkninger til kvartalsrapporterne. 11.11.15 Ågerup-Kirkerup-Hvedstrup 19.11.15 Snoldelev Sogn 20.11.15 Sankt Jørgensbjerg Kvartalsrapport m.m. 07.12.15 Gundsømagle 09.12.15 Jyllinge 11 Kvartalsrapport Roskilde Domprovsti 2. kvartal 2015 Sag: Kvartalsrapporter pr. 30.6.15 (987) Udsendt til PU 12.11.15 12.11.15 Fra ST: Roskilde Domprovsti Kvartalsrapport 2. kvartal Der henvises til pkt. 6 for så vidt angår Roskilde Stifts bemærkninger vedrørende provstiudvalgskassens regnskab for 2014 og puljer til hhv. kirkemure/diger og energibesparende foranstaltninger. 12 Høring vedr. Lokalplan 610 mv. Sag: LOKALPLANER og matrikulære ændringer (679) Roskilde Domprovstis Provstiudvalg har ikke bemærkninger til det fremsendte forslag vedr. p- hus på Sortebrødre Plads (og ikke Gråbrødre Plads, som oplyst i henvendelsen fra Roskilde Stift). Provstiudvalget besluttede at fremsende materialet Referat,11-12-2015 Side: 4
08.12.15: Lokalplan 610 og tillæg nr. 10 - P- hus på Gråbrødre Plads til Roskilde Domsogn for bemærkninger. 13 Jyllinge Sogn - Regnskab vedr. renovering af Hellig Kors Kirke Sag: Jyllinge - Hellig Kors Kirke - færdiggørelse (893) - Jyllinge Sogn Udsendt til PU 19.11.15 Regnskabet for renovering af Hellig Kors Kirke i Jyllinge, fremsendt af Jyllinge Sogns menighedsråd, blev taget til efterretning. 19.11.15 Regnskab vedr. Renovering af Hellig Kors Kirke 14 Jyllinge Sogn - toiletbygning Sag: Jyllinge - nye toiletfaciliteter (972) - Jyllinge Sogn Udsendt til PU 11.11.15 11.11.15. VS: Finansiering af nye stråtage på Laden og Kirkestræde 7 Der er i budget 2016 tildelt kr. 350.000 til Jyllinge Sogn som anlægsbevilling til etablering af nyt toilet. Provstiudvalget tog til efterretning, at boligen på Kirkestræde 7, Jyllinge, ikke sælges. 15 Roskilde Søndre Sogn - ansøgning om frigivelse af midler Sag: Frigivelser 2015 (957) Udsendt til PU 01.12.15 Provstiudvalget besluttede at godkende frigivelsen af midler som anført til igangværende synsarbejder. 01.12.15 Roskilde Søndre Sogn Ansøgning om frigivelse af midler 16 Roskilde Domsogn - indstilling vedr. ekstrahonorar Sag: Roskilde Domsogn - engangsvederlag (901) - Roskilde Domsogn Udsendt til PU 02.12.15 Provstiudvalget besluttede at tiltræde det indstillede vedr. ekstrahonorar til Roskilde Domsogns menighedsrådsformand, kasserer og folkevalgte kontaktperson for varetagelsen af driften i Domsognet i perioden 1. januar til 15. august 2015. 01.12.15 Roskilde Domsogn indstilling vedr. ekstrahonorar 17 Svogerslev - ansøgning om overførsel af midler Sag: Overførsel af midler (1016) Udsendt til PU 07.12.15 Provstiudvalget besluttede at godkende ansøgningen om overførsel af midler fra driftskontoen til den etablerede opsparingskonto til sognegårdsudvidelse. 07.12.15 Svogerslev ansøgning om overførsel af midler 18 Syv-Ørsted-Dåstrup På lukket dagsorden 19 Vor Frue-Vindinge - prohiberede konti, Provstiudvalget besluttede at imødekomme Referat,11-12-2015 Side: 5
ansøgning om ophævelse af spærring Sag: Frigivelser 2015 (957) Udsendt til PU 04.12.15 04.12.15 Vor Frue-Vindinge: Spærrede konti ansøgningen om ophævelsen af spærring for de to konti, der tilsammen har midler stående for ca. kr. 150.000. Midlerne overføres til Vor Frue-Vindinge Sogns anlægsramme. 20 Vor Frue-Vindinge - ny sognegård Sag: Vor Frue-Vindinge - nyt sognehus (968) Udsendt i forbindelse med PU-møde 03.11.15. De bevilgede kr. 2.000.000 er nu overført til Vor Frue-Vindinge Sogn i den forgangne uge jf. det bevilgede. 28.10.15 Finansieringsplan til PU vedr. ansøgning om midler til ny sognegård i Vindinge 08.10.15 Svar fra PU på ansøgning vedr. ny sognegård 10.11.15 Svar fra Provstiudvalget 21 ÅKH-sogne - Ansøgning om frigivelse af midler Sag: Ågerup kirke - renovering varmeanlæg mm (820) Udsendt til PU 02.12.15 Provstiudvalget besluttede at imødekomme ansøgning om frigivelse af midlerne på de prohiberede konti. 02.12.15 Ansøgning Brev til PU 3. vers. 22 ÅKH-Ansøgning om bevilling, kalkmalerier i Kirkerup Kirke Sag: Kirkerup kirke, kalkmalerier (685) Udsendt til PU 04.12.15 04.12.15 Ansøgning om bevilling til Kirkerup kirke Provstiudvalget besluttede at bevilge kr. 200.000 som ansøgt tillægsbevilling i forbindelse med tilsagnet fra A.P. Møller og Hustru Chastine Mc- Kinney Møllers Fond til almene Formaal om at bevilge 2 mill.kr. til restaurering af Kirkerup kirkes kalkmalerier forudsat, at de kr. 200.000 selvfinansieres. 23 Vindinge - arealoverførsel Sag: Vindinge - arealoverførsel (1018) - Vindinge Sogn Provstiudvalget blev orienteret af Erik Larsen om arealoverførslen, og tiltrådte, at erklæringerne attesteres. 10.12.15 Sag om arealoverførsel i Vindinge 24 Menighedsrådsmedlem i Gundsømagle På lukket dagsorden 25 Klage vedr. Gundsømagle menighedsråd På lukket dagsorden Referat,11-12-2015 Side: 6
26 Eventuelt og ny mødedato Ny mødedato i januar (da Jens Arendt er forhindret 5.1.16 pga nytårskur). Der var positiv stemning blandt provstiudvalgets medlemmer for, at alle bliver oprettet og får adgang til Provstiudvalg.dk - dette med henblik på fremover at lægge dagsorden, referater og ikke mindst alle bilag ud på portalen (som er designet til det, og koblet sammen med ESDH-arkivsystemet). Merete Ramsbæk-Jensen tager hånd om at få oprettet PU-medlemmerne og informerer nærmere efterfølgende. Det blev besluttet, at såfremt der fremkommer ting, der ikke kan vente med behandling til provstiudvalgsmødet 2. februar 2016, afholdes der provstiudvalgsmøde mandag den 11. januar 2016 kl. 17. I så fald indkaldes der senest 5. januar 2016. Referat,11-12-2015 Side: 7
Underskrifter vedr. møde d. 11-12-2015 Anne Rosendal Anne-Sophie Olander Christiansen Børge Gunner Dahlslund Erik Johannes Larsen Hans-Jørgen Skovgaard Henning Kjeld Hansen Jens Gunner Arendt Kirsten Pilgaard Poul Kortegaard Referat,11-12-2015 Side: 8