Dagsorden Lederforum Mødedato: Mandag den 26. oktober 2009 Starttidspunkt: Kl. 09:00 Sluttidspunkt: Kl. 12:00 Mødested: Blangstedgårdsvej 4, 5220 Odense SØ Mødelokale: F1.01 Journalnummer: 0200-409-2009 Deltagere: Lederforum Dagsordenspunkter 1. Godkendelse af dagsorden... 2 2. Drøftelse af 1.budgetudkast for de fællesfinansierede områder... 2 3. Multimediebeskatning 2010... 2 4. Undervisningsmiljøvurderinger ved University College Lillebælt... 3 5. Udviklings- og kompetencedage... 4 6. Orientering og efterfølgende drøftelse af resultatlønskontrakterne for 2010... 4 7. Meddelelser... 4 8. Eventuelt... 5 Side 1/5
1. Godkendelse af dagsorden 2. Drøftelse af 1.budgetudkast for de fællesfinansierede områder På økonomiseminaret i marts 2009 blev det besluttet, at budgettet for de fællesfinansierede områder skulle foreligge inden budgetterne for uddannelserne blev behandlet. Det blev ligeledes besluttet, at stabsfunktionen for Udvikling & Viden skulle finansieres fælles og der skulle ske en fælles finansiering af samarbejdsstrukturen mv. Det samlede budget for de fællesfinansierede områder udgør 53, 2 mio. kr., hvilket er 5,6 mio. kr. mere end i 2009. Forskellen skyldes primært følgende forhold: Merudgifter til it med baggrund i ændret afskrivning, investering i serverkapacitet og sikkerhed omkring infrastrukturen Merudgifter på biblioteksområdet Udvidelse af staben for Udvikling & Viden Samarbejdsstrukturen som fællesfinansieret område mod tidligere finansieret af de (tilfældigt) implicerede. Budgettet har været drøftet på direktionsmødet den 20. oktober 2009. Med baggrund i usikkerheden omkring størrelsen af de fremtidige globaliseringsmidler og den konstaterede reduktion af fælles- og bygningstaxametrene med baggrund i det faldende studenteroptag i 2008 finder direktionen, at der ikke må ske nogen vækst i udgifterne på de fælles finansierede områder i forhold til de budgetterede udgifter i 2009. IT- og biblioteksområdet og Udvikling & Viden er blevet bedt om at komme med forslag til besparelser, som samlet beløber sig til 4,8 mio. kr. Oplægget til budget 2010 for de fælles finansierede områder drøftes med henblik på endelig fastlæggelse af niveau. Bilag 2.1 Bilag 2.2 Bilag 2.3 Bilag 2.4 1. udkast til budget 2010 sammenholdt med budget 2009 (excel) Fælles omkostninger vedr. undervisning (word) Budgetbemærkninger fra it-, bibliotek og kommunikation Samlede budgetbemærkninger til budget 2010 for de fælles finansierede områder (til direktionens behandling) 3. Multimediebeskatning 2010 Som et led i regeringens skattepakke, er der med Forårspakke 2.0 sket en række ændringer der får betydning for de fleste lønmodtagere, bl.a. i form af generelle skattelettelser på indkomstskatten. Ét af elementerne i skattepakken er indførelse af multimediebeskatning med virkning fra 1. januar 2010. Beskatningen omfatter følgende udstyr en arbejdsgiver stiller til rådighed for en medarbejder: Side 2/5
Telefon (fastnet og/eller mobil) Computer med sædvanligt tilbehør Adgang til datakommunikation (internetforbindelse) Mange af UC Lillebælts medarbejdere har ét eller flere af disse til rådighed i forbindelse med udførelsen af deres jobfunktion. Det er derfor nødvendigt at afklare, hvorvidt den enkelte medarbejder er omfattet af reglerne eller ej. Reglerne, de skattemæssige konsekvenser og en foreslået praksis er beskrevet i vedlagte notat. Der er ligeledes vedlagt beregningseksempler på forskellige indtægter, som viser de økonomiske konsekvenser af skattepakken. Det indstilles at lederforum drøfter oplægget til håndtering af multimediebeskatningen forud for behandlingen på HSU mødet d. 2. November 2009 Bilag 3.1 Bilag 3.2 Bilag 3.3 Bilag 3.4 Notat om Multimediebeskatning i University College Lillebælt Beregningseksempel for 2010 på forskellige indtægtsgrupper Tro- og love erklæring (Mobiltelefon anvendes kun i arbejdstiden) Tro- og love erklæring (Bærbar pc anvendes kun i arbejdstiden) 4. Undervisningsmiljøvurderinger ved University College Lillebælt For UC Lillebælt skal der udarbejdes en skriftlig undervisningsmiljøvurdering. Udarbejdelse af en undervisningsmiljøvurdering er lovpligtig. Undervisningsmiljøvurderingen skal udarbejdes inden udgangen af 2009. Der er på de enkelte uddannelser tidligere foretaget undervisningsmiljøvurderinger, de ældste er foretaget i foråret 2004 og de seneste i foråret 2008. Der ønskes på mødet en drøftelse af hvordan processen i forbindelse med udarbejdelse af en undervisningsmiljøvurdering bedst tilrettelægges for at sikre at udkommet af undersøgelsen er brugbart. Rektor har det formelle ansvar for undervisningsmiljøvurderingen. Undersøgelsen tænkes forankret i HSi suppleret med studenterrepræsentanter. Studierektorerne har ansvaret for gennemførelsen af undervisningsmiljøundersøgelserne. På baggrund af voldsomme krisesituationer på uddannelsesinstitutioner i udlandet har Undervisningsministeriet udarbejdet en vejledning ift. Forebyggelse og håndtering af krisesituationer. UC Lillebælt skal udarbejde en vejledning for hvordan kriser håndteres. Første led heri vil være en kortlægning af allerede eksisterende politikker og vejledninger. Det indstilles, at lederforum drøfter, hvordan undervisningsmiljøvurderingen tilrettelægges mest hensigtsmæssigt, således der kommer størst mulig udbytte ud af undersøgelsen og den samtidig kan gennemføres inden udgangen af 2009. Side 3/5
der udarbejdes et administrativt oplæg til kriseberedskab, der bygger på eksisterende politikker og vejledninger der i øjeblikket er gældende i organisationen Bilag 4.1 Bilag 4.2 Bilag 4.3 Oversigt over undervisningsmiljøvurderinger gennemført på UC Lillebælt Notat om lovgrundlag for undervisningsmiljøvurdering Sikkerhed og kriseberedskab 5. Udviklings- og kompetencedage I UC Lillebælts nuværende ferie- fridagspolitik er der indlagt udviklingsdagde 2 dage årligt. Der har hersket en del forvirring omkring målgruppen for arrangementerne og hvor anvaret for afviklingen af de forskellige typer arrangementer var placeret. Ledelsessekretariatet har på baggrund af de foreløbige erfaringer med udviklingsdagene udarbejdet et revideret oplæg der nu forelægges lederforum til drøftelse. Udover at præcisere målgruppen og hvem der er ansvarlige for afviklingen af udviklingsdagene introduceres som noget nyt et forslag om at gennemføre en årlig TAP dag. I det vedlagte notat er forslaget nærmere beskrevet. Det indstilles at drøfter det udarbejdede forslag til præcisering af formål, målgruppe og ansvarlige for afvikling af udviklingsdagene. Bilag 5.1 Oplæg til præcisering af udviklingsdage 6. Orientering og efterfølgende drøftelse af resultatlønskontrakterne for 2010 I forlængelse af bestyrelsesmødet d. 10. September 2009, er der udarbejdet resultatlønskontrakt for rektor. Den indgåede kontrakt vedlægges som bilag. Erik Knudsen vil gennemgå indholdselementerne og orientere om den videre proces for indgåelse af øvrige resultatlønskontrakter. Til orientering og efterfølgende drøftelse. Bilag 6.1 Rektors resultatlønskontrakt fro 2010 7. Meddelelser Vision 2015 - Vision 2015 behandles på HSU møde d. 2. November (se dagsordenspunkt i bilag) hvor HSU har muligheden for at komme med input før den endelige behandling i HSU d. 7 dec. 2009 og bestyrelsen d. 16. Dec.2009. Side 4/5
- På Lederforum d. 30. Nov 2009,. forventes vision 2015 at være tæt på den færdige version og vil blive fremlagt. Vær opmærksom på Lederforums deadline d. 24. November 2009 for indlevering af kommentarer fra uddannelsesudvalg samt faglige strategier. Såfremt dele af det foreligger færdigt før, må I meget gerne fremsende til Ledelsessekretariatet, grundet de tætte deadlines. Fremsend venligst til Trine Wittenhoff Hvistendahl mail: twhv@ucl.dk. Mødekalender for 2010 Der er udarbejdet ny mødeplan for 2010 Det indstilles at Lederforum tager punkterne til efterretning. Bilag 7.1 Dagsordenspunkt til Vision 2015 Bilag 7.2 Mødeplan 2010 8. Eventuelt Side 5/5
UNIVERSITY COLLEGE LILLEBÆLT 1. udkast til budget 2010 sammenholdt med budget 2009 Fælles omkostninger vedr. undervisning Ansvar Ansvar Ansvar Ansvar Ansvar Ansvar Ansvar Fællesomk. 1511 1512 1551 1581 1600..1619 1572 1577 vedr HSU Fælles IT Fronter Kommunikation Fælles udviklingsprojekter Bibliotek U & V stab International enhed Fællestillidsrep. m.m. vedr. undervisning År 2010 Omsætning 263.063 263.063 Omkostninger -21.799.278-525.000-7.485.289-704.807-11.756.444-8.670.483-1.051.200-1.454.900-53.447.401 Afdelingsresultat før fordelte fællesomkostninger -21.799.278-525.000-7.485.289-704.807-11.493.381-8.670.483-1.051.200-1.454.900-53.184.338 Besparelseskrav 2.250.128 315.228 2.232.750 4.798.106 Afdelingsresultat efter besparelseskrav og før fordelte fællesomkostninger -19.549.150-525.000-7.485.289-704.807-11.178.153-6.437.733-1.051.200-1.454.900-48.386.232 År 2009 Omsætning 110.000 110.000 Omkostninger -18.764.000-1.310.150-7.529.000-1.321.200-11.288.153-6.437.733-1.088.176-47.738.412 Afdelingsresultat før fordelte fællesomkostninger -18.764.000-1.310.150-7.529.000-1.321.200-11.178.153-6.437.733-1.088.176 0-47.628.412 Forskel Omsætning 0 0 0 0 153.063 0 0 0 153.063 Omkostninger -3.035.278 785.150 43.711 616.393-468.291-2.232.750 36.976-1.454.900-5.708.989 Afdelingsresultat før fordelte fællesomkostninger -3.035.278 785.150 43.711 616.393-315.228-2.232.750 36.976-1.454.900-5.555.926 Afdelingsresultat efter besparelseskrav og før fordelte fællesomkostninger -785.150 785.150 43.711 616.393 0 0 36.976-1.454.900-757.820 Noter I budget 2009 indgik U & V stab og international enhed ikke under fælles omkostninger vedr. undervisning. For sammenligneligheden skyld indgår der også omkostninger vedrørende disse ansvarsområder i ovennævnte oversigt for 2009. Der er en vis usikkerhed forbundet med opgørelsen for 2009. 20-10-2009
University College Lillebælt Fælles omkostninger vedrørende undervisning Omfatter IT (herunder Fronter), Kommunikation, Bibliotek, U & V stab, international enhed, fællesomkostninger vedrørende HSU m.m. samt gage m.m. til 2 medarbejdere beskæftiget med særlige opgaver (udviklingsprojekter). Udgangspunktet er at omkostninger indenfor nævnte områder i budget 2010 ikke må/bør overstige omkostningerne indenfor samme områder i budget 2009. På baggrund af 1. udkast til budget 2010 betyder dette besparelseskrav, som følger (tkr.): IT inkl. Fronter 2.250 Bibliotek 315 U & V stab 2.233 I alt 4.798 Fællesomkostninger vedrørende HSU m.m. er ny i forhold til 2009. I store træk modsvares disse omkostninger af indtægter (intern timeafregning) på de afdelinger, som stiller medarbejderressourcerne til rådighed for aktiviteterne. Besparelseskravene fremgår ligeledes af vedlagte oversigt. Fælles adm. og ledelse samt bygningsdrift Omfatter omkostninger til direktion, ledelsessekretariat, økonomi- og personaleafdeling, herunder elever, fælles administration, egne kantiner samt bygningsdrift. Udgangspunktet er at omkostningerne indenfor nævnte områder i budget 2010 ikke må/bør overstige omkostningerne indenfor samme områder i budget 2009. Omkostningerne i 1. udkast til budget 2010 er større end i budget 2009. Der skal findes besparelser svarende til forskellen. Indtægterne indenfor områderne (fællestaxameter, institutionstilskud, bygningstaxameter samt beregnede tilskud fra EVU, CFU og Mediasyd) er mindre i 1. udkast til budget 2010 end i budget 2009. Forskellen skal i størst muligt omfang søges kompenseret ved besparelser. 20. oktober 2009
Notat Afdeling/enhed: Kommunikationsenheden Oprettelsesdato: 01-okt-2009 Udarbejdet af: NIJS/aksa Journalnummer: - Dokumentnavn: Bilag 2.3.1 KE baggrund for budget 2010-2013Baggrund budget 09 Budget 2010-2013 1. Baggrund for budget 2010-2013 Budgetoplægget er udarbejdet ud fra erfaringer fra regnskabsåret 2008 og 2009. Budgettet er primært baseret på driftsudgifter og kun i mindre grad udviklingsopgaver som beskrevet i Kommunikationsenhedens ydelseskatalog over services og interne kunder (vedlagt som bilag). Budgettet afspejler en hel generel prioritering af Kommunikationsenhedens opgaver i årene 2010-2013, nemlig en udvikling i retning af flere studerende som aktive i rekruttering og markedsføring, flere events og 1:1 -møder, mens den traditionelle annoncering reduceres til et minimum. Det forudsættes, at eventuelle fusioner med erhvervsakademierne rummer selvstændig pulje til afledte kommunikationsopgaver design, web, branding etc. I budgettet for årene 2010-2013 er ikke medtaget udgifter til følgende, større projekter og udviklingsopgaver: ucl.dk version 2.0 udgift i 2010: 250.000 kr. udgift i 2011: 500.000 kr. Branding af Niels Bohrs Alle: kampagner, event og åbningsfest udgift i 2012: 500.000 kr. udgift i 2013: 1.000.000 kr. Fælles UC Lillebælt studenterevent/festival udgift i 2011: 500.000 kr. udgift i 2013: 500.000 kr. Endelig er det fortsat en overordnet præmis, at: Udgifter på kommunikationsområdet forudgående er godkendt eller igangsat af kommunikationsenheden. Side 1/2
2. Budgetforslag 2010-2013: Kommunikation Løn 2.600.000,- Web/IT 300.000,- Drift og tilpasning på web og tekniske løsninger til internet, intranet, Ajour, eksterne sites (facebook mv.) Presse/Intern kommunikation/medietræning 100.000,- Konsulentydelse, interne tryksager/formidling, møder Markedsføring 1.700.000,- Filmproduktion radioreklamer annoncering på web, print, radio, biograf etc. plakater postkort banner Messer/Events 1.400.000,- Studenterkorps stand/dekoration opbygning materialer Merchandise 200.000,- Hand outs til events messer tøj til hjælperbrug m.v. Sponsoraktiviteter 300.000,- GOG aktiviteter HC Andersen løb Jelling Musikfestival Lillebælt halvmaraton m.v. Publikationer/brochurer 500.000,- Grafisk produktion katalogproduktion m.v. Diverse kurser konferencer materialekøb 100.000,- I alt 7.200.000,- Side 2/2
UNIVERSITY COLLEGE LILLEBÆLT BUDGETOPLYSNING ANSVARSBETEGNELSE - Bibliotek Budget Budgetoverslag Budgetoverslag Budgetoverslag 2010 2011 2012 2013 100020..111055 Taxameterindtægter og jobcentre 111520..139920 Salg af varer og tj.ydelser, gebyrindtægter -110.000-110.000-110.000-110.000 111520..169920 Husleje og leasing m.v. 180820 Køb af interne timer 180920 Salg af interne timer 181110..189520 Lønomkostninger og -refusioner 8.539.627 8.710.420 8.884.628 9.062.320 200020..209820 Af- og nedskrivninger 210020..219920 Andre driftsindtægter 220020..229920 Andre driftsomkostninger 3.063.754 3.125.029 3.187.530 3.251.280 250020..499920 Finansielle indtægter og omkostninger I alt 11.493.381 11.725.449 11.962.158 12.203.601 Bemærkninger: Ansvarsområde: 5120 Bibliotek Hovedopgaver og -aktiviteter: Udvikling og formidling af informations- og vidensressourcer Lånervejledning og -betjening Undervisning i informationskompetencer Drift Udvikling på området: Aktivitetsniveauet uændret Budgetlægningen for 2010 på biblioteksområdet, betyder at bibliotekerne opretholder aktivitetsniveau som i 2009, men med de tilretninger der er en følge af løn- og prisstigninger. Besparelser på biblioteksområdet Biblioteksområdet har inden for de seneste 2 år foretaget besparelser svarende til 2,5 stilling, i budgetlægning for 2009 var det estimeret lønomkostninger på 8.839.000, i budget 2010 er lønomkostningerne yderligere reduceret og trods lønstigning holdes de på 8.672.000 i 2010. Ønskes yderligere besparelser gennemført, kan dette kun ske ved reduktion i de to største poster, lønbudgettet eller bog- og licensbudgettet. Det vurderes at driftsomkostningerne kun vanskeligt, og med nogen større virkning kan reduceres, hvilket betyder yderligere personalereduktion er den eneste mulighed. Teknologisk udvikling I lighed med den almindelige samfundsudvikling spiller den globale adgang til viden en stigende rolle. Hvad angår professionsfaglige specifik viden er tilgængeligheden dog begrænset af store internationale forlag der har licensrettigheder, især til den mest attraktive viden. Licenser er meget omkostningskrævende og samtidig nødvendige af hensyn til at kunne disponere over den seneste viden. Dette gør sig i særlig grad gældende på sund- 1
UNIVERSITY COLLEGE LILLEBÆLT BUDGETOPLYSNING ANSVARSBETEGNELSE - Bibliotek hedsområdet. Skal alle ønsker imødekommes, og databaserne være opdateret vil omkostninger øges med ca. 250.000 kr. Nye arbejdsopgaver Mangfoldigheden og mængden af faglig netbaseret viden og information betyder at vejlednings- og rådgivningen har forandret karakter de senere år. Bibliotekarisk arbejde er i dag langt mere orienteret om navigation i videnkaos, og udvikling af de studerendes informationskompetencer hvilket fordrer øget behov for personale. Budgetmæssige udfordringer: Bogindkøb Det er i budgettet for 2010 regnet med omkostninger til langtidslærerlån på 431.000 ud af et samlet bogindkøb på 1.548.000. Lidt under en 1/3 af bogkontoen anvendes dermed til lærerlangtidslån. Licenser Der købes licenser for ca. 270.000. Disse licenser der giver adgang til faglige viden er meget omkostningskrævende men nødvendig, af hensyn til den faglige udvikling i University College Lillebælt Der vil være stigende aktivitet og behov for licenser til internationale og nationale artikel- og databaser, særligt for det sundhedsfaglige område. Det bør undersøges om der kan differentieres i forhold til adgang til databaser med fuldtekst. Med en differentiering kan der for eksempel opnås forskellighed, afhængig af hvad uddannelserne indskyder af tilkøb, udover for eksempel en grundydelse fra bibliotekerne. Anvendelse af biblioteksbudgettet Det samlede biblioteksbudget er foreslået til ca. 11.6 mio. kr. for alle afdelinger, heraf anvendes 8.672.000 til lønninger og 3.000.000 til køb af bøger, materialer, licenser, kursus for personalet, it-vedligeholdelse m.v.. Af de 3.000.00 udgør bogkøb cirka 1.500.000 og tidsskrifter 545.000, det vil sige at ca. 2 mio. kr. anvendes til papirbårne materialer. Den resterende del af budgettet, ca. 800.000 anvendes til den daglige drift af biblioteksområdet med 9 afdelinger. En sparsom dagligdag med store udfordringer på både vejledningsområdet og med de digitale mediers muligheder. 2
Af: Christian Wang, IT-Chef, UC Lillebælt ITA-budget2010 Hardware Udstyr Licens Omkostningstyper Aftale Abonn. Service Ekstern Konsulent Løn Honorar Øvrige typer Omkostninger NY praksis Afskrivning NY praksis Omkostninger GAMMEL praksis Afskrivning GAMMEL praksis OMK sum År AFSKR AFSKR sum År AFSKR AFSKR sum Noter Projektnr. 1 Infrastruktur 4.139.000 703.333 4.139.000 703.333 00 Netværk 1 Fibernet 1.700.000 50.000 1.750.000 1.750.000 912101013 Videreførelse af TDC-aftalen. 2 Sektornet 100.000 100.000 100.000 912101023 UNI-C sikkerhedsløsning 3 Internet 20.000 20.000 20.000 4 NAC sikkerheds/adgangskontrol til netværk 300.000 3 100.000 3 100.000 Overvågningsystem netværk, sikrere drift 20 Servere 21 Servere, hardware 300.000 3 100.000 3 100.000 912101211 Udvidelse af servere pga. flere systemer og dermed større driftbelastning Fra Netware til OES2 250.000 250.000 250.000 Support til netware udløber. Erstatningen hedder Windows eller OES 22 Servere, licenser 912101212 Novell 420.000 420.000 420.000 Hardware Udstyr Nilex 50.000 50.000 50.000 Sum 2.110.000 Exchange server 25.000 25.000 25.000 NY afskr. sum 703.333 SQL-licenser (pr. processor) 25.000 25.000 25.000 GL afskr. sum 703.333 WMware-aftale 30.000 30.000 30.000 SMS-gateway, overvågning 15.000 15.000 15.000 23 Zenworks 10 + Windows 7 350.000 350.000 350.000 Overgang tilm nye versioner, og forberedelse af overgang til Windows 7 i stedet for Windows XP 29 Servere, øvrige (vedligehold, opgraderinger) 120.000 120.000 120.000 91210123 40 Serverrum, andet 41 SAN Hardware 60.000 3 20.000 3 20.000 912101411 Udvidelse af lagerkapacitet SAN Licenser 50.000 50.000 50.000 912101412 3-årig licens 42 Antivirus/sikkerhed email scan 170.000 170.000 170.000 912101422 2 års licenser delt over 2 år CSA, antivirus/0 dags protection 600.000 75.000 75.000 3 200.000 75.000 3 200.000 Nyt antivirus-system, afløser nuværende som udløber primo 2010-1x gangs beløb. Skal erstatte vores nuværende aftale Mail sikkerhed 30.000 30.000 30.000 Sikkerhed/VPN, rådgivning 150.000 150.000 150.000 43 Schwitche 250.000 3 83.333 3 83.333 912101431 Udskriftning af de gamle af vores schwitche Trådløst netværk 600.000 50.000 50.000 3 200.000 50.000 3 200.000 Øget kapacitet på det samlede trådløse netværk på alle lokationer. 510 000, hvis det indkøbes i 2009 44 Backup 240.000 240.000 240.000 912101443 46 Køling 8.000 8.000 8.000 912101463 47 Nødstrøm 16.000 16.000 16.000 912101473 48 Overvågning og alamer 100.000 100.000 100.000 912101483 49 Reservedele og reparationer 95.000 95.000 95.000 912101486 99 Infrastruktur, øvrige 0 0 2 PC'ere & tilhørende software 4.230.000 0 905.000 1.108.333 Indeholder ikke mere omk. til printere 00 PC Hardware og udstyr stk-pris antal 1 Stationære PC'ere 400.000 400.000 3 133.333 912102011 4.000 100 00 PC Hardware og udstyr 2 Bærbare PC'ere 2.250.000 2.250.000 3 750.000 912102021 7.500 300 Sum 3.325.000 3 PC fladskærme 375.000 375.000 3 125.000 912102031 1.500 250 NY afskr. sum 0 4 Dockingstationer 300.000 300.000 3 100.000 912102041 1.000 300 GL afskr. sum 1.108.333 5 Tilbehør, småting 60.000 60.000 60.000 912102056 6 Opgradering, RAM.. 25.000 25.000 25.000 912102066 7 Specialudstyr 20.000 20.000 20.000 912102076 20 PC Software, licenser og aftaler 21 Styresystem WindowsXP/Windows7 100.000 100.000 100.000 912102212 22 Kontorpakke Office2007 625.000 625.000 625.000 912102212 23 ZenWorks-pakker og images 25.000 25.000 25.000 912102244 25 Andre licenser 50.000 50.000 50.000 912102252 99 PC'ere & tilhørende software, øvrige 0 0 3 Telefoni 40.000 0 40.000 0 1 Callcenter, centraler, omstillingsborde Callcenter licens/drift/service 30.000 30.000 30.000 912103012 99 Telefoni, øvrige 10.000 10.000 10.000 912103996 4 Fællessystemer 1.150.000 0 1.150.000 0 KOPI/PRINT og printere er overført til Byugningsdrift (2009: 58.000) 1 SIS 625.000 625.000 625.000 912104012 21 Fronter, brugerlicenser 300.000 300.000 300.000 912104312 Pr. 01.09.09: 12150 licenser 22 Fronter, diskplads + features fx (SMS) 100.000 100.000 100.000 912104323 100 GB 33 SIS-integration (ITAI) Aftale 50.000 50.000 50.000 912104333 SIS-integration (ITAI) konsulent 75.000 75.000 75.000 912104334 99 Fællessystemer, øvrige 5 IT-projekter 460.000 0 460.000 0 1 IDM-projektet (KMD, Logica/views,..) 200.000 200.000 200.000 912105014 2 Praktiksystem (softwarekomponenter) 10.000 10.000 10.000 912105026 4 EasyIQ (Skemaer i Outlook og i Fronter) 180.000 50.000 230.000 230.000 Skal evt. afholdes ultimo 2009 hvis vi få lov til det. 5 Bortskaffelse af elektronik-skrot 20.000 20.000 20.000 99 Projekter, øvrige 0 0 6 IT-Udvikling 300.000 0 300.000 0 Udvikling af interne digitaliseringsløsninger. Området erstatter i budgettet den afsluttede it-udrulning! 1 Konsulentydelser, digitalisering 200.000 200.000 200.000 912106014 2 Udviklingsomkostninger - aftaler 50.000 50.000 50.000 912106022 3 Udviklingsomkostninger - konsulent 50.000 50.000 50.000 912106023 99 IT-udvikling, øvrige 0 0 7 Småanskaffelser 170.000 0 170.000 0 1 Computer tilbehør 100.000 100.000 100.000 912107016 2 AV/medier 15.000 15.000 15.000 912107026 3 Bøger, tidsskrifter o.lign. 40.000 40.000 40.000 912107036 61 Kontormaterialer 15.000 15.000 15.000 912107616 99 Småanskaffelser, øvrige 0 0 8 Interne aktiviteter 165.000 0 165.000 0 1 IT-sikkerhed 80.000 80.000 80.000 912108014 226525 2 Datakvalitet 20.000 20.000 20.000 912108024 226525 3 Brugertilfredshed (herunder internt køb af timer) 20.000 20.000 20.000 912108034 226525 4 Ydelseskatalog/SLA 10.000 10.000 10.000 912108044 226525
21 Kommunikation 10.000 10.000 10.000 912108214 226525 41 Intern ITA-administration Annoncer, m.m. 25.000 25.000 25.000 912108416 227021 99 Interne aktiviteter, øvrige 0 0 9 Personale 8.730.000 0 8.730.000 0 1 Løn og pension 8.300.000 8.300.000 8.300.000 912109016 Inkl ½ årsløn+pension 260.000: Flexjob med 100% tilskud stopper medio 2010 2 Merarbejde/overarbejde 50.000 50.000 50.000 3 Timelønnede 50.000 50.000 50.000 4 Refusioner -410.000-410.000-410.000 912109046 AER og flexjobbidrag 100.000 100.000 100.000 5 Intern afregning af timer 10.000 10.000 10.000 6 Kurser og videreuddannelse 0 912109066 IT-specialviden 120.000 120.000 120.000 912109066 Videreuddannelse 50.000 50.000 50.000 912109066 7 Kørsel og rejseomkostninger 200.000 200.000 200.000 912109066 8 Mobiltelefoner - samtaler 50.000 50.000 50.000 912109076 Mobiltelefoner - køb 40.000 40.000 40.000 912109076 9 Hjemme bredbåndsforbindelse 60.000 60.000 60.000 912109086 10 Personalearrangementer, studieture 50.000 50.000 50.000 912109096 11 Møder - internt 50.000 50.000 50.000 912109106 Møder - eksternt 10.000 10.000 10.000 912109106 99 Personale, øvrige 0 0 TOTALER 19.384.000 19.384.000 703.333 703.333 16.059.000 16.059.000 1.811.667 1.811.667 2010 Afskrivninger NY praksis Afskrivninger GAMMEL praksis ITA-budget 2010 OMK-2010 Afskr 2010 OMK-2010 Afskr 2010 1 Infrastruktur 4.139.000 703.333 4.139.000 703.333 2 PC'ere & Printere 4.230.000 0 905.000 1.108.333 3 Telefoni 40.000 0 40.000 0 4 Fællessystemer 1.150.000 0 1.150.000 0 5 IT-Projekter 460.000 0 460.000 0 6 IT-Udvikling 300.000 0 300.000 0 7 Småanskaffelser 170.000 0 170.000 0 8 Interne aktiviteter 165.000 0 165.000 0 10.654.000 703.333 7.329.000 1.811.667 9 Personale-2010 8.730.000 8.730.000 Afskrivninger 2010 og frem 351.667 ½års afskr. 905.833 ½års afskr. Afskrivninger før 2010 2.589.000 2.589.000 22.324.667 19.553.833 2009 ITA-budget 2009 OMK-2009 Afskr 2009 1 Infrastruktur 3.120.000 2 PC'ere & Printere 815.000 495.000 3 Telefoni 170.000 4 Fællessystemer 813.000 5 IT-Projekter 380.000 6 IT-Udrulning 300.000 7 Småanskaffelser 255.000 8 Interne aktiviteter 125.000 5.978.000 495.000 9 Personale-2009 8.475.000 Afskrivninger 2009 og frem 247.500 ½års afskr. Afskrivninger før 2009 4.011.000 18.711.500 *) Fronter budget tillagt ITA-budgettet i 2009 (uden LHN's løndel) 519.000 ITA-budget 2009, total 19.230.500 *) NB! I 2009 er indregnet følgende (før tilførelse af Fronter-budgettet): -2 % buffer af ITA-total 2008-391.560-3 % besparelse af ITA-omkostninger 2008-220.260 Afskrivninger GAMMEL praksis
IT-Afdelingen ITA-budget2010 - notat Bilag 2.3.3.2 ITA budgetbemærkninger ita-budget2010-notat14_cw300909 30. september 2009 Christian Wang, IT-Chef Indhold Udgangspunktet... 2 ITA kerneydelser... 2 ITA s kunder... 2 ITA s brugere... 2 Forventninger til ITA s ydelser og service... 3 ITA i 2010... 4 ITA s overordnede udfordringer i 2010 afstemt med lederforum... 4 ITA-budgettets hovedområder... 5 ITA s indsatsområder i 2010 kommentarer til budgettet... 5 Fibernet... 5 Investeringer... 6 Øvrige kommentarer... 6 IT-omkostninger der afholdes udenfor ITA-budgettet... 7 Principper for indkøb af IT-udstyr... 8 Side 1 af 9
IT-Afdelingen ITA-budget2010 - notat Bilag 2.3.3.2 ITA budgetbemærkninger ita-budget2010-notat14_cw300909 Udgangspunktet ITA kerneydelser ITA er ansvarlig for og leverer UC Lillebælts digitale infrastruktur og tilhørende faciliteter, tjenester og services - med henblik på at understøtte vores kerneydelser: Uddannelse, undervisning og læring. ITA s kunder Direktionen Rektorer og ledere på alle vores uddannelser, U&V, EVU og CFU Alle stabschefer ITA s brugere Alle studerende Alle medarbejdere Kursister Medarbejdere hos eksterne samarbejdspartnere og i faglige netværk Gæster Side 2 af 9
IT-Afdelingen ITA-budget2010 - notat Bilag 2.3.3.2 ITA budgetbemærkninger ita-budget2010-notat14_cw300909 Forventninger til ITA s ydelser og service FORRETNINGSUNDERSTØTTELSE: Relevante og nyttige it-faciliteter, systemer, tjenester, software, og services til rådighed. SUPPORT: Venlig, hurtig, målrettet og problemløsende sagsbehandling og hjælp til brugerne, herunder effektiv kommunikation med brugere og interessenter. DRIFT: Høj oppetid, og dermed stor driftsstabilitet, på alle it-faciliteter og it-systemer. TILGÆNGELIGHED: Nem og fleksibel adgang til: o personlige it-redskaber o det interne fysiske netværk og internettet o fælles it-systemer, programmer og tjenester o data, dokumenter, filer og printfaciliteter INFORMATIONSSIKKERHED: Høj datakvalitet. VIDEN: Professionel it-rådgivning og it-projektdeltagelse/ledelse. UDVIKLING: Bidrage med innovation, innovative løsninger samt rationaliseringer via digitalisering. KOORDINERING: Effektiv administration og samarbejde med interessenter og brugere. EFFEKTIVITET: Høj værdi for it-pengene. Side 3 af 9
IT-Afdelingen ITA-budget2010 - notat Bilag 2.3.3.2 ITA budgetbemærkninger ita-budget2010-notat14_cw300909 ITA i 2010 ITA s overordnede udfordringer i 2010 afstemt med lederforum Forud for budgetlægningen er følgende er afstemt med lederne: Overordnet for IT-Afdelingen 1. Stadig bedre drift, højere oppetid, færre driftsproblemer (overvågning, testmiljø, udviklingsmiljø,..) 2. Højere performance på netværket (også trådløst netværk), højere hastighed, hurtigere systemer, mindre ventetid ved pc erne: Nyt Fibernet (Forskningsnettet / GlobalConnect). 3. Hurtigere løsning af sager i IT-ServiceDesk en. 4. Bedre og grundigere forberedelse af implementeringen af evt. kommende nye itsystemer. 5. Bedre forventningsafstemning, og bedre dialog med koncernens interessenter IT-Forum, nyetableret. 6. Udviklingsberedskab til kommende digitaliseringsprojekter m.h.p. effektiviseringer og arbejdsbesparende rutiner. Overordnet for it-brugerne, uddannelserne og stabene Bedre informationssikkerhed: Højere datakvalitet: Oprydning i gamle data, nye og mere sikre arbejdsrutiner til sikring af datakvalitet (herunder IS-Projektet). Bedre udnyttelse af vores it-faciliteter: Højnelse af niveauet for medarbejdernes digitale kompetencer, især hos underviserne, dvs. øget fokus på den pædagogiske anvendelse af vores eksisterende it-faciliteter. Side 4 af 9
IT-Afdelingen ITA-budget2010 - notat Bilag 2.3.3.2 ITA budgetbemærkninger ita-budget2010-notat14_cw300909 ITA-budgettets hovedområder Ovenstående tabel viser budgettet fordelt på hovedområder 1-9. Men tabellen viser også forskellen mellem den tidligere anvendte afskrivningsmodel og den model, der anvendes fremadrettet. Tidligere er indkøb af pc er mv. blevet afskrevet over 3 år og indkøb af servere over 5 år. Den tidligere afskrivningspraksis med tre år for computere skyldes, at der har været tale om større investeringer i forbindelse med fusionen og den deraf følgende it-mæssig udrulning. Men fremadrettet kan der typisk kun være tale om straks-afskrivninger, da det er enkeltstående maskiner, der udskiftes i organisationen i forbindelse med den løbende drift. I tabellen ovenfor fremgår forskellen mellem den tidligere og den fremtidige afskrivningspraksis. Det er udelukkende i forbindelse med indkøb af pc er og lignende (2), at der er en forskel. ITA s indsatsområder i 2010 kommentarer til budgettet Fibernet Forskningsnettet er i gang med at udarbejde tilbud på nyt fibernet mellem alle vores lokationer. Vi forventer at en aftale kan indgås før årsskiftet, forudsat at Forskningsnettets ydelse lever op til vores tekniske og performancemæssige krav. Prisen for Forskningsnettet forventes at blive mellem 1,20 og 1,33 mio kr / år. Der er budgetteret med 1,7 mio kr / år for TDC-aftalen. Side 5 af 9
IT-Afdelingen ITA-budget2010 - notat Bilag 2.3.3.2 ITA budgetbemærkninger ita-budget2010-notat14_cw300909 Investeringer Referencerne herunder er henvisninger til ITA-Budget2010 regnearket. Ref 1.4: IT-revisionens anbefalinger: Løsning for øget sikkerhed ved brugernes adgang til vores netværk og samlede infrastruktur, herunder periodisk skift af adgangskoder, løsning til gæstelogin på trådløst netværk. Ref 1.21: Udbygning af serverkapacitet pga øget belastning. Ref 1.23: Nyt operativsystem på pc ere og programdistribution på pc erne: Forberedelse og påbegyndelse af overgang fra WindowsXP+Zenworks7 til Windows7+Zenworks10 Ref 1.41: Udbygning af lagerplads (harddiskplads) pga øget belastning (bl.a. TeamShare) Ref 1.42: Vores gamle antivirus og antispam løsning skal udskiftes for at højne sikkerhedsniveauet og for at mindske antivirusbeskyttelsens belastning på vores netværkfaciliteter. Systemet består af hardware og software som skanner alt trafik på vores forbindelser. Ingen afledte udgifter de næste 3 år, bortset fra afskrivning. Ref 1.43: Nogle af vores gamle og udtjente switche skal udskiftes. Udskiftning af trådløse accesspoints for at øge kapaciteten på det trådløse netværk især til de studerende, som i højere og højere grad medbringer egne bærbare PC ere. Vi køber en ny type accesspoints med større kapacitet/rækkevidde end de gamle, i stedet for at sætte flere op af den gamle type derved sparer vi en del på ny kabling. NB! Vi kan spare små 100.000 hvis vi må/kan indkøbe i oktober 2009. Ref 1.48: Overvågning + alarmer på hele infrastrukturen og vores vigtigste it-systemer. Ref 2.1-4: PC ere: I alt ca. 1500, levetid ca. 3 år, Udskiftning af 400 stk i 2010 (100 stationære og 300 bærbare). Straksafskrivning eller 3-års afskrivning? Øvrige kommentarer Licenser Generelle stigninger på serverlicenser, Novell, SIS, Fronter, Fronter-bruger-integration, osv. Platforme Alle Fronter-licenser og omkostninger er nu inde i ITA-budgettet Løsninger/digitaliseringsprojekter Ref 5.4: Skemaer i Outlook og i Fronter, EasyIQ, 230.000 Digitalisering af udvalgte arbejdsrutioner i bl.a. PERS. Informationssikkerhed og datakvalitet 100.000 til ekspertbistand ifbm informationssikkerhedsarbejdet, herunder opfølgning på ITrevisionens anbefalinger. Side 6 af 9
IT-Afdelingen ITA-budget2010 - notat Bilag 2.3.3.2 ITA budgetbemærkninger ita-budget2010-notat14_cw300909 Ikke længere på ITA-budgettet Overført til Bygningsområdet: Printere, P-Counter, PBS Eneste post tilbage på området Fastnettelefoni er til konsulentbistand. Budgetområdet IT-Udrulning (nr 6) erstattet af IT-Udvikling. De tager sig af IDM/brugeradministration og integration af brugerdata mellem systemer, læreruddannelsens nye praktiksystem, kommende digitaliseringsprojekter, datakvalitet, informationssikkerhed, m.m. Personale Uændret antal medarbejdere/årsværk. IT-lærling ansættes ultimo 2009, og vi ansætter én til ultimo 2010. Herefter har ITA to it-lærlinge, én førsteårslærling og én andenårslærling. Financieres via fællesområdet (?) Vores netværks- og telefoniekspert, som er på fleksjobordning med fuld refusion til UC Lillebælt, stopper medio 2010. Derfor er der afsat ½ årsværk ekstra på lønbudgettet i 2010, og dermed 1/1 ekstra årsværk fra og med 2011. IT-omkostninger der afholdes udenf or ITA-budgettet Fællesområdet Fastnettelefoni, dvs. Call-centre, telefoner samt bylinier og abonnementer og samtaleafgifter Bygningsområdet Kopimaskiner, printere og P-Counter. Fagsystemer Økonomienheden: Økonomisystem (Navision), licens og ekstern hosting og backup Ledelsessekretariatet: TeamShare (ESDH) licens. På ITA-budgettet: Systemet hostes backes up af ITA. Kommunikationsenheden: Composite CMS, licens og ekstern hosting og backup. Bibliotek: Integra, licens. På ITA-budgettet: Systemet hostes backes up af ITA.. Pure og WAYF licenser(?), begge eksterne. Øvrige særlige fagsystemer, fx: Sundhed-EVU s e-censor-system. På ITA-budgettet: Systemet hostes backes up af ITA.. Læreruddannelsens Praktiksystem. På ITA-budgettet: Systemet hostes backes up af ITA.. SkoleKom (Jelling/Skårup), eksternt. Radiografernes billede-systemer m.m., hvoraf nogle serviceres af ITA via ITA-budgettet. Side 7 af 9