Borgerr dgiver Randers Kommune Beslutningsopl g udarbejdet af Byr ds- og direktionssekretariatet 31. august 2007.
Indholdsfortegnelse 1. Baggrund for sagen s. 3 2. Terminologi og jura s. 3 3. Beskrivelse af eksisterende borgerr dgiveres opgaver og kompetencer s. 4 4. Borgerr dgiverens reaktionsmuligheder s. 5 5. Ressourceanvendelse s. 5 6. Problemstillinger til overvejelse s. 6 2
1. Baggrund Borgmester Henning Jensen Nyhuus har anmodet forvaltningen udarbejde et notat, der belyser muligheden for at oprette en borgerr dgiverfunktion i kommunen med henblik p eventuelt i budget 2008 at indarbejde et belłb til ordningen. Regeringen har i udkast til kvalitetsreformen tilkendegivet, at man i lovgivningen vil give mulighed for at kommunerne kan oprette kommunale borgerr dgivere. Den fulde tekst herom ses i noterne 1. KL har afgivet bem rkninger til forslaget. KL tilkendegiver at v re positiv overfor forslaget, idet KL dog er imod obligatoriske ordninger. Den fulde kommentar fra KL ses i noterne. 2 Det overordnede form l med at etablere en borgerr dgiverfunktion er, at signalere og sikre benhed i den kommunale sagsbehandling, samt forbedre dialogen imellem borgere og kommunen. P sigt kan funktionen tillige forbedre kvaliteten af den kommunale sagsbehandling, idet der s ttes fokus p sagsbehandlingsrutiner, kommunikation med borgeren m.m. 2. Terminologi og jura Betegnelsen ombudsmand er i ombudsmandsloven forbeholdt Folketingets Ombudsmand. Betegnelsen m ikke benyttes herudover, medmindre det er hjemlet i lov. I det fłlgende anvendes derfor betegnelsen Borgerr dgiver for funktionen. Der er aktuelt ikke lovgivet om borgerr dgiverfunktioner. Oprettelse af en s dan funktion indeb rer s ledes, at byr det tager stilling til borgerr dgiverens opgaver, kompetencer og organisering. Ressourceanvendelsen skal naturligvis ogs beskrives. De relevante lovm ssige begr nsninger er specielt borgerr dgiverens formelle placering i den kommunale struktur - den eventuelle uafh ngige position, som en funktion direkte under byr det - samt borgerr dgiverens opgavem ssige kompetence, idet borgerr dgiveren skal respektere almindelige administrative klageadgange samt tilsynets og Ombudsmandens kompetence. 1 Uddrag fra Kvalitetsreformudkastet: Regeringen vil i lovgivningen give mulighed for, at kommunerne kan oprette kommunale borgerr dgivere, der f.eks. kan p tale sagsbehandlingstider og hj lpe borgerne videre i klagesystemet. De kommunale borgerr dgivere skal fungere uafh ngigt og kunne referere direkte til kommunalbestyrelsen. 2 KL s kommentarer: Kommunerne kan og en del har allerede i dag oprettet denne funktion. Kommunale borgerr dgivere er en blandt flere redskaber til at varetage borgernes interesser og hensyn. KL er positiv over for regeringens forslag om, at lette mulighederne for at etablere borgerr dgivere. Borgerr dgiverfunktionen er dog allerede velfungerende i flere kommuner. KL er positiv over for initiativet, som indeb rer en mindre ndring af den kommunale styrelseslov, s ledes, at borgerr dgiverne kan referere direkte til kommunalbestyrelsen. KL er imod obligatoriske krav p dette omr de, da behovene er meget forskellige. 3
3. Beskrivelse af de eksisterende borgerr dgiveres opgaver og kompetencer Der er for łjeblikket oprettet borgerr dgiverfunktion i 8 kommuner: Kłbenhavn, N stved, Holb k, Hłje-Taastrup, Guldborgsund, Kalundborg og Faxe. Alle er oprettet i 2007, bortset fra Kłbenhavn, hvor borgerr dgiverfunktionen har fungeret siden 2004. Der er s ledes ikke mange praktiske erfaringer med borgerr dgiverfunktionen aktuelt. Kommunernes borgerr dgivere har i store tr k samme typer opgaver. Overordnet er det borgerr dgivers opgave i relation til den kommunale organisation at bist byr det med tilsyns- og kontrolfunktioner i forhold til udvalg, borgmesteren og forvaltningerne. I relation til borgeren er opgaven at vejlede og hj lpe borgere og klagere. Eksempler p de opgaver de eksisterende borgerr dgiver besk ftiger sig med er: Genskabe dialog med kommunen M gle mellem borgeren og den kommunale medarbejder Vejvise borgeren i den kommunale organisation og klagesystemet Hj lpe borgeren til at forst kommunale afgłrelser Klagebehandling, med fłlgende kompetence: Den formelle sagsbehandling Sagsbehandlingstid Personalets optr den Den praktiske opgavelłsning Undervise personalet i forvaltningsretlige emner Lłbende r dgivning af forvaltningerne Udover ovenn vnte opgaver har nogle borgerr dgiver tillige til opgave at: Yde bistand til at klage eller f sagen genoptaget, Yder hj lp til at udf rdige den nłdvendige redegłrelse af sagen i forbindelse med klage, hvis dette er nłdvendigt. P se overholdelse af kommunens vision og v rdigrundlag og vedtagne serviceniveau Foretage konkrete eller generelle undersłgelser p byr dets eller eget initiativ Borgerr dgivers kompetence omfatter typisk ikke: Klager over politiske beslutninger f.eks. om serviceniveau Klager over det indholdsm ssige i afgłrelser Sager om medarbejderes ans ttelsesforhold Klager over sager, der er for ldede Klager over sager, hvor der er en s rlig klageinstans Klager der vedrłrer sager, hvor borgeren har indsendt sagen til Ombudsmanden eller tilsynet med kommunerne 4
4. Borgerr dgiverens reaktionsmuligheder De typiske reaktionsmuligheder eksisterende borgerr dgivere har, er fłlgende: Udtale kritik eller afgive henstillinger overfor de forvaltninger, udvalg der klages over Anbefale hvordan forvaltningerne kan forbedre sagsbehandling og service Kłbenhavns Borgerr dgiver afgiver en rsberetning. Det er hensigten for de łvrige eksisterende borgerr dgiverfunktion, at der skal afgives rsberetning. 5. Ressourceanvendelse Kłbenhavn (502.362 indbyggere) I rsberetningen for Kłbenhavns Borgerr dgiver oplyses, at Borgerr dgiveren i 2006 oppebar en rlig bevilling p 5,1 mio. kr. til den lłbende drift. I 2007 er driftsbevillingen ca. 7,1 mio. kr. grundet en forłgelse af normeringen med 3 rsv rk og en samtidig lokaleudvidelse. Bemandingen er normeret til 10 rsv rk, som udgłres af Borgerr dgiver, som er jurist, 1 sekretariatsleder, 9 konsulenter, hvoraf de 8 er juristuddannet, samt 2 administrative medarbejdere. Blandt de łvrige sammenlignelige kommuner med Borgerr dgiver n vnes: Hłje Taastrup (45.553 indbyggere) Her er der afsat en bevilling p 1,7 mio. kr. Der er ansat 1 jurist og en sekretariatsmedarbejder. N stved (78.446 indbyggere) Her er der afsat en bevilling p 1,5 mio. kr. Der er ansat 1 jurist og en medarbejder med kommunal erfaring. Holb k (66.611 indbyggere) Borgerr dgivningen best r af Borgerr dgiveren, som er uddannet skatterevisor og en sekretariatsmedarbejder. Słnderborg (76.459 indbyggere) Borgerr dgiveren best r af Borgerr dgiveren, som ikke har en juridisk uddannelse men har ledererfaring fra kommunen. Der er ingen sekretariatsbistand. Kalundborg (48.697 indbyggere) Borgerr dgivningen best r af 1 jurist og sekretariatsbistand i mindre omfang, der ydes fra direktionssekretariatet. 5
6. Problemstillinger til overvejelse Forud for afgłrelsen af, om der błr etableres en borgerr dgiverfunktion er der prim rt 2 forhold som skal vurderes. For det fłrste hvilke opgaver borgerr dgiveren skal varetage og for det andet borgerr dgiverens organisatoriske placering. A. Borgerr dgiverens opgaver Arbejdsopgaverne i de eksisterende borgerr dgiverfunktioner falder i 2 dele: A. Hj lp til den enkelte borger i konkrete sager B. Internt pr get juridisk udviklingsvirksomhed i forhold til forvaltningerne i form af undervisning, lłbende juridisk r dgivning, mere generelle undersłgelser af arbejdsgange i forvaltningerne og dialog med forvaltningerne m.v. Arbejdsopgaverne under A., hvor der er et sted hvor borgerne p tv rs af forvaltninger og uanset sagsomr det kan słge hj lp, er en nydannelse og har et vist sl gtskab med baggrunden for at kommunerne nu har oprettet borgerserviceenheder. De kommunale forvaltninger og lovgivningen er uoverskuelig for den almindelige borger. Arbejdsopgaverne under B. er ikke nye, bl.a. varetages undervisning og lłbende juridisk r dgivning i et vist omfang af byr dssekretariatet, og meningen med at l gge disse i en borgerr dgivningsfunktion vil v re at styrke ressourceindsatsen p omr det, samt gennem de konkrete borgerklager at tilvejebringe viden om, hvor der er behov for en indsats. Arbejdsopgaverne i de eksisterende borgerr dgiverfunktioner vurderes at v hensigtsm ssige, hvis der łnskes en juridisk pr get funktion. re stort set I enkelte af kommunerne er valgt en anden model. Her tager borgerr dgiveren sig stortset alene af de under A n vnte opgaver og borgerr dgiveren er ikke jurist. Det kunne v re en god lłsning, at begr nse borgerr dgiverens opgaver til de umiddelbart borgerrettede opgaver, herunder at bidrage til en dialog mellem borgeren og en sagsbehandler. B. Borgerr dgivers indplacering i den kommunale struktur Da form let med borgerr dgivere er at fłre kontrol med kommunernes kvalitet specielt med hensyn til den formelle sagsbehandling, sagsbehandlingstider m.v. er et af hovedelementerne ved diskussion af borgerr dgivere, i hvilket omfang disse skulle sikres en uafh ngig position i kommunen, organiseret som et selvst ndigt organ under byr det. I 5 af de 8 kommuner som har etableret en borgerr dgiverfunktion, er borgerr dgiveren formelt frigjort fra den łvrige kommunale organisation, idet borgerr dgiveren refererer direkte til byr det, er ansat af byr det og kan kun afskediges af byr det, ligesom alene byr det eller et af byr det nedsat s rligt udvalg kan give borgerr dgiveren instruktioner. 6
I de sidste tre kommuner: Kalundborg, Faxe og Guldborgsund indg r borgerr dgiveren i den kommunale organisation. I en udvalgsstyret kommune har borgmesteren ansvaret for den daglige ledelse af den kommunale organisation med ansvar overfor byr det. Som łverste daglige leder af forvaltningen har borgmesteren ansvaret for at alle formelle forhold vedrłrende sagsekspeditionen er i orden. Uafh ngighed af den almindelige kommunale organisation indeb rer, at borgerr dgiveren alene refererer til og er underlagt byr dets instrukser og at borgerr dgiveren fłrer kontrol med s vel borgmesteren som hele den kommunale organisation For varetagelsen af de under B n vnte opgaver for borgerr dgiveren ses formel uafh ngighed af den łvrige organisation ikke at have nogen som helst betydning. Opgaverne er typiske stabsfunktionsopgaver og omfatter generel juridisk r dgivning til den interne organisation, undervisningsopgaver m.v., opgaver der nu lłses af staben Byr dsog direktionssekretariatet. Uafh ngigheden kan derimod m ske v re af betydning for de tidligere under A n vnte borgerrettede opgaver. Borgerne vil m ske have stłrre tillid til borgerr dgiveren, hvis der er en s dan uafh ngighed. Imidlertid er det diskutabelt om borgerne l gger v sentlig v gt p den formelle uafh ngighed af det samlede embedsapparat, eller om det v sentligste ikke simpelthen er, at der er Øt sted, hvor man kan henvende sig uanset hvilken forvaltning man łnsker at klage over, og at dette sted ikke hłrer til den pgl. forvaltning, samt at behandlingen af borgerklager er en af hovedopgaverne p dette sted. Hvis dette er tilf ldet, vil det v re fuldt tilstr kkeligt, at borgerr dgiverfunktionen er placeret i en af stabene formodentlig byr ds- og direktionssekretariatet. Hvis uafh ngigheden till gges stor betydning, er det afgłrende at borgerne opfatter uafh ngigheden som reel og ikke blot som formel. Hvis borgerr dgiveren har kontorf llesskab, socialt- og fagligt f llesskab med andre dele af den kommunale administration, vil dette kunne signalere sammenspisthed og dermed undergrave opfattelsen af borgerr dgiverens uafh ngighed. Formel og reel uafh ngighed kan frygtes at v re forbundet med visse ulemper. Borgerr dgiverens opgave med at kvalitetssikre administrationens beslutningsprocesser m.v. vil i et vist omfang overlappe noget af borgmesterens og kommunaldirektłrens ansvarsomr de. Men hvor borgmesterens og kommunaldirektłrens rolle understłttes af en stor og fagligt sagkyndig organisation, vil en uafh ngig borgerr dgiver best ende af alene 1 eller 2 jurister uden sparringsmuligheder og fagligt f llesskab med forvaltningen have stłre risiko for fejlvurderinger og forkert r dgivning af byr det. 7
Man kan ikke uden videre se bort fra, at der kan opst situationer, hvor borgerr dgiveren og forvaltningen giver byr det uoverensstemmende juridisk r dgivning s ledes at byr det skal v lge imellem forskellige rent faglige opfattelser. En uafh ngig borgerr dgiver skal v re i besiddelse af meget stor juridisk og gerne tillige kommunal ledelsesm ssig erfaring for at reducere den n vnte risiko, hvilket m formodes at medfłre krav om hłj lłn. En anden ulempe ved uafh ngigheden er at en meget lille borgerr dgiverfunktion bliver meget s rbar ved sygdom, barsel og ferie, og der er risiko for at borgerne vil opleve, at de ikke kan komme i kontakt med borgerr dgiveren. De f ansatte i borgerr dgiverfunktionen vil kunne savne det sociale og kollegiale samv r, som findes i en stłrre afdeling. Ovenfor er anf gtet om det er v sentligt at borgerr dgiveren er formelt og reelt uafh ngig af den kommunale organisation. Hvis det erkendes, at uafh ngigheden ikke er v sentlig, kunne et alternativ v re at borgerr dgiveropgaverne placeres i byr dssekretariatet. Byr dssekretariatet har kun i meget begr nset omfang sagsbehandling, som er umiddelbart borgerrettet, og da en del af de under B n vnte opgaver i forvejen i et vist omfang hłrer under byr dssekretariatet, vil der opn s en stłrre robusthed og mulighed for faglig sparring og socialt f llesskab ved at ans tte det yderligere personale i denne afdeling frem for i en lille uafh ngig enhed. Fremdrift og bev genhed omkring borgerr dgiverfunktionen kan sikres ved j afrapporteringer gennem direktionen til byr det. vnlige Hvis man v lger en organisatorisk placering i byr dssekretariatet kan ressourcebehovet ansl s til driftsm ssigt 600.000 kr. rligt. Hvis man v lger uafh ngigheden som en organisatorisk model vil og hvis bemandingen i Randers forholdsm ssigt skal svare til bemandingen i Kłbenhavn, vil borgerr dgivningsfunktionen skulle bemandes med 1-2 juridiske konsulenter + en vis sekret rbistand. Funktionen vil ressourcem ssigt kunne ansl s til ca. 1,7 mio. kr. rligt, da der m stilles stłrre krav til en borgerr dgiver i en uafh ngig organisatorisk placering 8