Notat om 360 graders analyse af Rudersdal Jobcenter Det Lokale Beskæftigelsesråd i Rudersdal Kommune har ultimo 2013 fået analysefirmaet SLOTSHOLM til at gennemføre en 360 graders analyse af Jobcenteret. SLOTHOLMS har i november afleveret en rapport med en række anbefalinger til Rudersdal Kommune. Det er SLOTSHOLMs vurdering, at anbefalingerne vil kunne øge Jobcenter Rudersdals samarbejde med virksomheder og øge brugertilfredsheden i jobcenteret. 19. februar 2014 Beskæftigelse Beskæftigelsessekretariatet Tlf. 46 11 31 10 LAEL@rudersdal.dk Forvaltningen har i perioden arbejdet intensivt med såvel analyse som anbefalinger. Således har Beskæftigelsesområdets ledergruppe, OmrådeMED, afdelinger og al personale været inddraget i en proces for at uddrage maksimalt fra den foreliggende analyse. Nærværende notat redegør for forvaltningens bemærkninger og initiativer i tilknytning hertil. Forvaltningens bearbejdning af analysen Nedenfor gengives de 14 anbefalinger. Forvaltningens bemærkninger fremgår med kursiv. Anbefaling 1: Jobcenteret bør gøre indkaldelsen af de ledige entydig. Der bør kun udsendes ét brev, og dette bør have et indhold og kommunikere på en måde, så der kan ske en reel forventningsafstemning i forhold til, hvad der reelt kommer til at ske. Forvaltningens bemærkning: Det er korrekt, at der eksisterer en udfordring omkring breve, idet der er tale om standardbreve fra KMD, der står for det IT-system jobcentret anvender (Opera). Håndteringen har medført uhensigtsmæssig støj i kommunikation med brugerne. Det undersøges nu, om der kan laves tilpassede Rudersdal-breve, der tager højde for arbejdsgangene i jobcentret. Generelt arbejdes der nu med beskrivelser til hjemmesiden, der klargør, hvad brugerne kan forvente i jobcentret, og hvordan møder foregår.
Anbefaling 2: Jobcenteret bør overveje, om stormøder er den rigtige form at møde de ledige på første gang, eller om man alternativt skal afholde individuelle samtaler. Hvis man fremadrettet vælger stormødet, kan man overveje at segmentere de ledige, så disse grupperes efter a- kasse (hovedorganisation) eller branche. Dermed vil dagsordenen på mødet bedre kunne tilpasses de behov, som gruppen af ledige har. Endvidere vil det skabe bedre mulighed for networking. Forvaltningens bemærkning: Fremtidige fællesmøder (stormøder) forventes at ske ud fra en segmentering ud fra A-kasse tilhørsforhold. Mødeformen søges udviklet, så der i forbindelse med fællesmødet gives mulighed for en individuel samtale. Anbefaling 3: Jobcenteret bør overveje at organisere sig, så cprnumre ikke ligger fremme og er synlige og tilgængelige for alle ved stormøderne. Forvaltningens bemærkning: Det er en klar fejl, at brugerne er blevet bedt om at tilkendegive interesse i et løntilskudsjob ved angivelse af kontaktoplysninger og cpr-nummer på en fælles åben liste. Arbejdsgangen er nu afskaffet. Endvidere er det indskærpet i jobcentret, at der ikke må ligge materiale med cpr-numre fremme. Der er indført et nyt Rudersdal-omslag, som alle sagsbehandlere anvender til personfølsomt materiale. Anbefaling 4: I det omfang, der på stormøderne eksisterer lister, hvor de ledige kan melde, at de er interesseret i fx et løntilskudsjob, bør jobcenteret gøre sit yderste for at sikre en forventningsafstemning med hensyn til tilbagemelding eller ej fra jobcenterets side. Forvaltningens bemærkning: Arbejdsgangen er afskaffet, idet interessetilkendegivelsen ikke har haft effekt for brugerne. Spørgsmålet afklares i stedet i individuelle samtaler. Pointen om tilbagemelding tages generelt til efterretning. Anbefaling 5: Det anbefales, at Jobcenter Rudersdal sender en introduktionsskrivelse til de nyledige, der har et forventningsafstemmende indhold. A la Hvad kan den ledige forvente sig af jobcenteret, hvad er der af muligheder for typiske forløb (fx hvornår, hvordan og hvor ofte foregår kontakten), hvilke krav har jobcenteret tænkt sig at stille til den ledige og kontaktoplysninger på 2
sagsbehandler. Denne skrivelse kan evt. erstatte den første indkaldelse med to breve jf. anbefaling 1. Forvaltningens bemærkning: Der arbejdes jf. punkt 1 med udarbejdelse af materiale (print, web og AV), der har et forventningsafstemmende indhold. Anbefaling 6: Jobcenteret bør overveje at organisere sig, så individuelle samtaler med ledige foregår i lokaler, hvor døren kan lukkes (som det sker i forhold til sygedagpengemodtagere). Alternativt bør en afskærmning overvejes. Forvaltningens bemærkning: Den fysiske indretning af jobcentret sætter i øjeblikket en ramme for afholdelse af de forskellige møder. Der er igangsat en proces med en arkitekt, der skal munde ud i en konkret plan for nyindretning af jobcentret. Udformning og indretningen fordrer investeringer, hvis tilvejebringelse indgår i Beskæftigelsesområdets plan for realisering. Anbefaling 7: I det omfang, det er korrekt, at samme ledige gives samme type tilbud fx jobsøgningskursus gentagne gange, bør jobcenteret som minimum informere den ledige om retten til at sige nej. Det kan derudover overvejes, om gentagne tilbud som fx jobsøgningskursus overhovedet skal forekomme i jobcenteret. Forvaltningens bemærkning: Det er en klar fejl, at ledige i enkelte tilfælde er blevet henvist til samme tilbud flere gange. Dette skyldes ITtekniske mangler, der nu er håndteret i kraft af udrulning af nyt ITsystem. Anbefaling 8: I det omfang, det ikke allerede finder sted, bør jobcenteret sende præcis og forståelig skriftlig information til de ledige forud for aktivering. Informationen bør indeholde beskrivelse af, at man kan undgå at deltage i det aktive tilbud, såfremt man selv finder noget andet, og en beskrivelse af, hvad der i øvrigt er af krav til og mål med tilbuddet. På den måde får de ledige bedre mulighed for dels selv at finde en aktiveringsplads og dels at få størst muligt udbytte af aktiveringen. 3
Forvaltningens bemærkning: Anbefalingen relaterer sig til punkt 1, hvor det undersøges, hvorvidt der i stedet kan udarbejdes egentlige Rudersdal-breve i det IT-system, leveret af KMD, som Rudersdal Jobcenter, ligesom alle andre jobcentre, benytter sig af. Anbefaling 9: Det bør overvejes, om Min Rude overhovedet bør indgå som en kanal til kommunikation mellem jobcenter og ledig. Forvaltningens bemærkning: Det er Rudersdal Kommunes overordnede strategi, at MinRude anvendes, hvor det er muligt at sikre borgere fra Rudersdal Kommune én indgang til de kommunale services. Udfordringen er, at den kommunale beskæftigelsesindsats i høj grad er styret fra Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering, og der er udrullet nationale IT-systemer, som alle landets jobcentre skal anvende. Hertil kommer, at der er krav om, at jobcentrene udsender standardbreve via de statslige IT-systemer, der i nogle situationer er i modsætning eller medfører dobbelt arbejde, når der også skal udsendes i MinRude. Der iværksættes derfor et projekt, der skal afdække hvilken kommunikationskanal, der bedst opfylder borgernes/brugernes behov og overholder kravene fra ministeriet og styrelsen. Anbefaling 10: Det anbefales, at Jobcenter Rudersdal vurderer, om virksomhedskontakten kan forbedres. Kommunen udsender nyhedsbrev til en række virksomheder. Det kan overvejes at udvide antallet af virksomheder, der modtager dette nyhedsbrev. Derudover kan det overvejes, om det i forhold til visse virksomheder og brancher giver mening at udarbejde målrettede kandidatlister. Forvaltningens bemærkning: Der arbejdes i øjeblikket med etablering af en erhvervsafdeling, der kan udvikle og forstærke kontakten til virksomhederne i såvel et beskæftigelsesrettet som erhvervsrettet perspektiv. Beskæftigelsesområdet er med i det regionale samarbejde om beskæftigelsesindsatsen og har her tilbudt sig som den ene indgang for virksomhederne, når der i større skala skal rekrutteres medarbejdere. Det er målet, at erhvervsafdelingen med evidensbaserede metoder, høj kvalitet og med skarpt fokus på service skal bidrage til udviklingen af Rudersdal Kommunes møde med erhvervslivet (og omvendt). 4
Anbefaling 11: I det omfang, det ikke allerede sker, kan jobcenteret med fordel undersøge virksomhedernes kompetencebehov, inden bud på kandidater forelægges virksomheden. Forvaltningens bemærkning: Der er iværksat en screening og matching af kandidater til ledige stillinger i virksomhederne. Dette søges udviklet yderligere, ligesom det forventes, at der i efteråret 2014 etableres et landsdækkende profiling-system, der vil understøtte matching af kandidater til virksomheder. Anbefaling 12: I det omfang, det ikke allerede er tilfældet, bør al kontakt til virksomhederne tilknyttes én kontaktperson, som al kommunikation med jobcenteret foregår gennem. Det medfører en stor brugertilfredshed, og dermed øges muligheden for, at jobcenteret kan have samarbejde med flere virksomheder. Forvaltningens bemærkning: Dette søges indarbejdet i etableringen af den kommende erhvervsafdeling. Anbefaling 13: Jobcenter Rudersdal bør søge at indrette sig, så antallet af sagsbehandlerskift minimeres. Forvaltningens bemærkning: Der er igangsat et arbejde, der skal undersøge hvor og hvorfor, der sker sagsbehandlerskift. Det er forvaltningens vurdering, at sagsbehandlerskift allerede nu er væsentlig minimeret. Det er imidlertid også vurderingen, at den enkelte borger/brugers kontakt til jobcentret i visse situationer kan opleves som et sagsbehandlerskift uden i realiteten at være det, eksempelvis i forbindelse med sygdom, ferie eller andet fravær. Brugeren kan også opleve, at denne ikke uplanlagt og på vilkårlige tidspunkter kan komme i kontakt med sin sagsbehandler, da denne er optaget af andre borgere, hvorfor pågældende kan møde en anden sagsbehandler. Der er derfor i høj grad også tale om en forventningsafstemning mellem bruger og jobcenter. Dette vil der også blive taget hånd om. Anbefaling 14: Det anbefales, at kommunens introduktionsskrivelse til sygedagpengemodtagere har et forventningsafstemmende indhold. A la Hvad kan den sygemeldte forvente sig af jobcenteret, hvad er der af muligheder for typiske forløb (fx hvornår, hvordan og hvor ofte foregår kontakten), hvilke krav har jobcenteret tænkt sig at stille til den sygemeldte og kontaktoplysninger på sagsbehandler. 5
Forvaltningens bemærkning: Jf. punkt 1, 4 og 5 m.fl. vil også dette punkt blive håndteret. Afsluttende bemærkninger Det er forvaltningens vurdering, at analysens anbefalinger alene tager afsæt i den eksisterende opgaveløsnings rammer og vilkår, og ikke i tilstrækkelig grad angiver innovative bud på mulige andre anbefalinger om, hvordan den kommunale beskæftigelsesindsats proaktivt kan styrkes. Forvaltningen tager anbefalingerne til sig, og som det fremgår af ovenstående bemærkninger er der allerede iværksat en bred vifte af aktiviteter, der skal håndtere de konkrete anbefalinger/udfordringer. Forvaltningen ser herudover et behov for at gentænke den samlede beskæftigelses- og erhvervsrettede opgaveløsning og arbejder med en revitalisering af den eksisterende opgaveløsning under overskriften Borgeren ved Roret. Borgeren ved Roret vil være et paradigmeskifte for beskæftigelsesindsatsen, hvor den enkelte bruger i højere grad, og allerede inden første møde med jobcentret, har styringen med egen vej tilbage til selvforsørgelse, og hvor den kommunale service har til formål at understøtte, facilitere og fremme den enkeltes jobindsats. Borgeren ved Roret er derfor i høj grad en modernisering af opgaveløsningen med en forskydning for myndighedsudøvelse til proaktiv borgerservice. Borgeren ved Roret-initiativet tager dermed fat i de fundamentale pointer og takter, der blandt andet udspringer af Carsten Kochudvalgets anbefalinger, i regeringens kommende reform af arbejdsmarkedet samt den kommende sygedagpengereform. 6