1 Informationsmøde 05.02 Kontorvarer
2 Agenda Velkomst v/ Signe Lynggaard Madsen Juridiske rammer for en rammeaftale v/ Vibeke Jessen SKI-leverandør hvad betyder det? v/ Hanne Laumann Rammeaftalens opbygning og volumen v/ Hanne Laumann Gennemgang af bilagsstruktur v/ Vibeke Jessen Tildelingskriterier og leverandørvalg v/thaiana Canavarros Sådan byder du ind på rammeaftalen/ethics v/thaiana Canavarros Tidsplan og tjekliste - v/thaiana Canavarros
Velkommen v/ Adm. dir. Signe Lynggaard Madsen
4 Udbuddet for 05.02 Kontorvarer er i luften Det glæder mig at kunne byde velkommen til informationsmødet om kontorartikeludbuddet 05.02 i dag Kontorvarer er et område med en lang SKI-historie, og en stor offentlig efterspørgsel. Vi er klar over, at udløbet af den gamle kontorvareaftale pr. 31. december 2010, uden en ny til erstatning, har givet både vores kunder og leverandører ekstra udfordringer. Det har derfor været vigtigt for os at sikre en ny holdbar kontorvareaftale som en af de første af de nye rammeaftaler i SKI.
5 Det andet af godt 20 udbud over det næste års tid Udbuddet er lavet i SKI s nye kontraktparadigme, for at sikre at rammeaftalen er: Juridisk holdbar Let at anvende Effektiv på prisen Rammer kundernes behov Kontorvareudbuddet er udfærdiget i tæt samarbejde med Kammeradvokaten
6 Ser frem til knivskarpe priser Aftalen dækker et stort marked Der er derfor basis for at byde ind med helt skarpe priser Men husk også at læse det med småt undgå de dumme fejl.
7 De udbudsretlige krav er stramme Det er derfor afgørende, at alle parter er ekstra opmærksomme på at undgå ærgerlige fejl i forbindelse med udbudsprocessen SKI s udbudskonsulent Thaiana Canavarros og resten af kontorartikel teamet vil nu gennemgå processen minutiøst. Jeg ser frem til en rammeaftale, der rammer kundernes behov og som tilbyder knivskarpe priser.
Juridiske rammer for en rammeaftale
9 SKI s mantraer, som fremad udgør de vigtigste kriterier for rammeaftalerne Juridisk holdbare aftaler Skarpe priser skal være attraktive og konkurrencedygtige Behovsrelaterede aftaler skal ramme kundernes reelle behov Letanvendelige aftaler skal være brugervenlige for kunder og leverandører
Juridisk ramme 10. juni 2011 10 Juridisk ramme for udarbejdelse af rammeaftalen Let-anvendelige aftaler SKI s nye kontraktparadigme for vareudbud er anvendt på 05.02 Kontorvarer det betyder: Rammeaftalen regulerer forholdet mellem SKI og leverandøren Leveringsaftalerne (Leverancevilkår, Periodekøb og Konsignationslager-aftale) regulerer forholdet mellem leverandøren og kunden Intet frit valg mellem direkte tildeling og miniudbud klart afgrænsede situationer, der kan udløse miniudbud Bilag B indeholder trin-for-trin forklaring for kundens gennemførelse af direkte tildeling og miniudbud SKI har udarbejdet miniudbudsmaterialet på forhånd Klar afgrænsning mellem delaftalerne Konkurrencedygtige og attraktive priser Sortimentet skal være tilstrækkeligt beskrevet ved udbuddet Der kan alene tilbydes de varer, som SKI har kravspecificeret dog således, at der konkret på 05.02 kan tilbydes varianter af samme vare Rammer kundernes behov Dialog med kunder om behov + markedsundersøgelse
SKI-leverandør hvad betyder det?
12 Sådan bliver man SKI-leverandør ALLE offentlige institutioner og virksomheder er underlagt EU s udbudsregler, undtaget herfor er dog offentlige foreninger. SKI offentliggør et udbudsmateriale, som bl.a. beskriver: Leveringsbetingelser Produkter, der skal afgives pristilbud på Deadlines for afgivelse af tilbud Rammeaftalen løber i 2 år med mulighed for forlængelse (2 x 12 måneder) Salget sker direkte mellem kunden og leverandøren.
13 Fordele ved at være udvalgt SKI-leverandør Som SKI-leverandør på en rammeaftale får I mulighed for at blive tildelt en ordre, baseret på de kriterier, som der er defineret i rammeaftalen. Som SKI-leverandør får I lettere adgang til følgende SKI-kunder i det offentlige marked: Staten: Ministerier, styrelser, selvejende institutioner Regionerne: Regionsgårde, sygehuse, institutioner Kommunerne: Rådhuse, kommunale institutioner, kommunale aktieselskaber Halvoffentlige virksomheder: Fx DR, ATP, almennyttige boligselskaber Forsyningsselskaber: Vandselskaber, fjernvarmeselskaber og elselskaber I bliver leverandør på en aftale, som er enkel at anvende for kunderne kunderne køber på aftalen frem for at gennemføre egne udbud betyder færre EU-udbud for jer som leverandør
14 Hvad skal du være opmærksom på som SKI-leverandør For at blive SKI-leverandør, skal man tildeles på en rammeaftale, som har været i EU-udbud Leverandørlisten ligger fast i hele rammeaftalens løbetid Al handel sker direkte mellem kunden og leverandøren Leverandøren rapporterer salg til SKI og betaler 1% af omsætningen til SKI
Rammeaftalens opbygning og volumen
16 Opbygning af rammeaftalen - delaftaler Delaftale 1: Kontorartikler Produkter der anvendes i kontormæssig sammenhæng, samt af undervisningssteders kontorer, lærer og undervisere. Delaftale 2: Dataforbrugsstoffer Produkter der anvendes i kontormæssig sammenhæng, samt af undervisningssteders kontorer, lærer og undervisere. Delaftale 3: Papir Produkter der anvendes i kontorets maskiner samt hustrykkerier, i A-, B- og C grade-kvaliteter, genbrugspapir samt Whitebox / No name Delaftale 4: Skoleartikler Produkter som benyttes af børn og unge i undervisningssammenhæng i klasselokalet, dog ikke i fagene formning, billedkunst og håndarbejde, samt af undervisningssteders kontorer, lærer & undervisere. Delaftale 5: Hobby-, Formnings- & Beskæftigelsesartikler Produkter som benyttes på voksenområder med beskæftigelse, samt af børn og unge i blandt andet vuggestuer, børnehaver, SFO er, og i undervisnings-sammenhæng i fagene formning, billedkunst og håndarbejde.
Gennemgang af bilagsstruktur
18 Gennemgang af bilagsstruktur Som eksempel er valgt delaftale 1, idet denne delaftale indeholder konsignationslager-aftale. Delaftale 1 - Kontorartikler: udbudsbetingelser rammeaftale Bilag A Kundeliste Bilag B Retningslinjer for direkte tildeling og miniudbud Bilag B1 Miniudbudsbetingelser (Periodekøbsaftale) Bilag B1 Miniudbudsbetingelser (Konsignationslageraftale) Bilag B2 Opfordringsskrivelse (Periodekøbsaftale) Bilag B2 Opfordringsskrivelse (Konsignationslager) Bilag C: Bilag C 1 Leverancevilkår Bilag C 2 Periodekøbsaftale Bilag 1a Den af kunden ifm. miniudbud afgrænsede varekurv, herunder med de af kunden skønnede mængder Bilag 1b SKI s E-katalogs krav og produktbeskrivelser for de af varekurven omfattede varer med de af leverandøren i miniudbud tilbudte faste priser Bilag 2 Ufravigelige leverancevilkår Bilag C 3 Konsignationslageraftale Bilag 1a Den af Kunden ifm. miniudbud afgrænsede varekurv, herunder med de af kunden skønnede mængder Bilag 1b SKI s E-katalogs krav og produktbeskrivelser for de af varekurven omfattede varer med de af leverandøren i miniudbud tilbudte faste priser Bilag 1c Minimum- og Maksimumlager Bilag 1 d Lokaliteter Bilag 1 e Prisregulering Bilag 2 Ufravigelige leverancevilkår Bilag D Leverandørens rapportering til SKI Bilag E 1 Kravspecifikation Bilag E 2 Fokusliste (tilbudsliste) Bilag E 2 Variantliste (tilbudsliste) Bilag F Håndtering af udgåede varer og substitution heraf samt indeksregulering af priser Bilag G SKI s E-katalog og E-handel Bilag H CSR
Tildelingskriterier og leverandørvalg
20 Tildelingskriterier Begrænset udbud Tildelingskriterium: Det økonomisk mest fordelagtige tilbud Underkriterier Vægt: Delkriterier: Vægt: Pris 80 % Pris, fokusliste 80 % Pris, variantliste 20 % Sortiment, variantliste* 20 % Antal underproduktgrupper på variantlisten 100 % 4 tildelte leverandører pr. delaftale
21 Tildelingskriterier Mindstekrav Fokuslisten: Det er et mindstekrav, at der på fokuslisten tilbydes én vare på samtlige varelinjer. Det er ikke tilladt at byde ind med prisen 0,00 kr. på en varelinje på fokuslisten eller på variantlisten. Såfremt der bydes ind med prisen 0,00 kr. er tilbuddet ukonditionsmæssigt. Variantlisten: For at tilbuddet skal være konditionsmæssigt, skal tilbudsgiver byde ind med mindst 1 vare i mere end 50 % af det antal underproduktgrupper, som variantlisten for delaftalen indeholder. Derudover En vare der bydes ind på fokuslisten kan ikke bydes ind på variantlisten og en vare budt ind på en delaftales fokus- eller variantliste kan ikke bydes ind på en anden delaftales fokuseller variantliste. Dvs. at en vare kun kan bydes ind én gang på rammeaftalen.
Sådan byder du ind på rammeaftalen/ethics
23 ETHICS (Electronic Tender Handling, Information & Communication System) ETHICS er SKI s udbudssystem, link til systemet er ski.dk/ethics Udbudsmateriale er tilgængeligt via ETHICS Systemet anvendes til at downloade udbudsmateriale og uploade dit tilbud, samt til at stille spørgsmål omkring udbuddet Efter kontraktindgåelsen bruges ETHICS til kontraktstyring Arkiv Ændringer
24 Gode råd Systemkrav Alle platforme og browsere er understøttet Java skal være installeret Adobe Reader 9.0 eller nyere og Adobe Acrobat 6.0 eller nyere kræves Læs vejledningerne under de enkelte menupunkter og download herefter det samlede udbudsmateriale Gennemlæs udbudsmaterialet, start med Udbudsbetingelser Beslut hvordan jeres interne organisering af tilbudsafgivelsen skal forløbe hvem gør hvad og hvornår, herunder ledelsen? Test digital signatur i ETHICS. Husk, at den skal være installeret i din browser (gøres normalt bare ved at dobbeltklikke på signaturfilen) Stil evt. spørgsmål til udbuddet, før spørgefristen udløber VÆR OPMÆRKSOM PÅ, at du skal signere dine dokumenter og følgebrev fra den PC, hvor der er installeret en digital signatur udstedt af ETHICS eller DanID
25 Gå ind på www.ski.dk/ethics for at få adgang til ETHICS Kan også findes således: Klik på Aktuelt Klik på Oversigt over SKI s udbud og eksisterende rammeaftaler i rullemenuen Klik på linjen: Klik her for at åbne ETHICS 17. juni 2011 25
Udbudsoversigten i ETHICS Igangværende udbud vises 26 Klik på ikonet til højre for det udbud, du ønsker at få adgang til.. 26
27 Adgang til materiale og tilmelding Direkte, fuld og elektronisk adgang til udbudsmaterialet Tid på SKI s server Spørgefrist Tid for tilbudsfrist 17. juni 2011 27
28 Efter login vil du se følgende: Her kan du stille spørgsmål ind til den dato, som angivet i tidsplanen, og efterfølgende læse SKI s svar Menupunkt som benyttes, når tilbuddet skal uploades Her genererer du det afsluttende følgebrev Status som viser, hvilke dokumenter du har uploadet indtil videre 17. juni 2011 28
29 Når du har udarbejdet dit tilbud, skal tro og love-erklæring og følgebrev signeres Installér signaturfilen på den underskriftsberettigedes pc Du skal anvende Adobe Reader (9.0 eller nyere version) eller Adobe Acrobat (version 6.0 eller nyere version) Klik på dokumentets signaturfelt Vælg den signatur der ønskes anvendt, og klik på Signér. På næste skærmbillede gemmer du det signerede dokument. 17. juni 2011 29
30 Fejlmeddelelse uden betydning Når der underskrives med ETHICS signatur, kommer Adobe måske op med fejlmeddelelsen: Der er problemer med mindst én signatur Tjek blot at din signaturfremgår i underskriftfeltet Teknisk forklaring: Den af ETHICS udstedte digitale signatur er en privat registreret signatur, som Adobe ikke kan verificere. Fremgår underskriften i kassen Signer dokument, er dokumentet underskrevet korrekt. 17. juni 2011 30
31 Materialet uploades For at uploade materialet, skal du benytte funktionen Send dokumenter Vælg den dokumenttype, der skal oploades Skriv evt. en kommentar til dokumentet Vælg fil til upload (pdf, Excel, zip) 17. juni 2011 31
32 Tilbudsprocessen afsluttes Slutteligt skal du generere et følgebrev, som herefter signeres og uploades, som afslutning på tilbudsprocessen Klik her for at generere følgebrevet Klik her for at signere og sende følgebrevet 17. juni 2011 32
33 Følgebrevets indhold Under menupunktet Afslut tilbud vises en oversigt over de dokumenter, som følgebrevet vil indeholde, når det automatisk: 1. Genereres 2. Uploades 3. Signeres Hvis der er dokumenter i oversigten, som ikke skal indgå i tilbuddet, fjernes afkrydsningen ud for dokumentet. Klik på Signér og Send, hvorved tilbudsafgivelsen er afsluttet. 17. juni 2011 33
34 Hvis du har lavet en fejl... Bordet fanger ikke. Du kan til enhver tid uploade nye versioner af hvert dokument indtil tilbudsfristen. Uanset hvor mange versioner du oploader af samme dokument, er det altid det sidst uploadede, SKI forholder sig til. SKI kan ikke se jeres uploadede dokumenter før tilbudsfristens udløb. Du kan stadig godt uploade nye versioner af dine dokumenter, selvom du har afsluttet tilbuddet og genereret dit følgebrevet. Men husk at klikke på Afslut tilbud igen og lave et nyt følgebrev!
35 Spørgsmål Generelle tekniske spørgsmål til: Kundeservice på 33 42 70 00 Innovation Spørgsmål til selve udbudsmaterialet stilles skriftligt via ETHICS Spørgsmål anonymiseres og spørgsmål/svar offentliggøres på ETHICS Spørgefrist ses på venstre side af skærmbilledet i ETHICS
Tidsplan og tjekliste
37 Tidsplan for udbuddet 21. juni 2011 - Skriftlige spørgsmål, der modtages senest denne dato, vil blive besvaret. 5. juli 2011 - kl. 12.00 Tilbudsfrist 4. august 2011 - Forventet ordretildeling 15. august 2011 - Forventet kontraktindgåelse Bemærk: Rammeaftalen kan først indgås efter udløb af en 10 dages stand still-periode, regnet fra dagen efter dagen for udsendelse af meddelelse til tilbudsgiverne om beslutning af tildeling.
38 Tjekliste Tjeklisten er ment som en hjælp til, at tilbudsgiveren ikke glemmer elementer i sit tilbud. Det skal dog fremhæves, at det alene er tilbudsgiverens ansvar at afgive komplet tilbud. Tilbudsgiver bedes kontrollere, at tilbudsgiver har husket følgende: Elektronisk signeret følgebrev, hvoraf det entydigt fremgår, hvilken virksomhed eller sammenslutning, der afgiver tilbuddet. Fokusliste Variantliste Tro- og love-erklæring vedr. forfalden ubetalt gæld til det offentlige Erklæring om beskyttelse på arbejdspladsen For konsortier vedhæftes endvidere: Bekræftelse på anden enheds formåen
39 Spørgsmål Chefkonsulent & kontraktansvarlig Hanne Laumann telefon 33 42 70 64 e-mail: hla@ski.dk Chefkonsulent & kundeansvarlig Marianne Rasmussen telefon 40 74 19 52 e-mail: mr@ski.dk Udbudskonsulent Thaiana Canavarros telefon 40297751 e-mail: tca@ski.dk
40 Backup slides
41 Kundens valg af leverandør Direkte tildeling Kriterium: laveste pris Ved direkte tildeling skal kunden opgøre sit behov = varekurven 1. For de varer i kundens varekurv der kan leveres af alle leverandører, vil ordren blive tildelt til den leverandør, der har den laveste pris på hele varekurven. 2. For de varer hvor 3 eller færre leverandører kan levere, vil kunden skulle foretage en direkte tildeling pr. varelinje og tildele hver enkelt varer til den leverandør der tilbyder varen til den laveste pris AD 1: Kunden får én leverance fra én leverandør på denne del af ordren. AD 2: Kunden kan risikerer op til 4 leverandører og dertilhørende leverancer på denne del af ordren. Det er derfor op til kunden at accepterer, om kunden ønsker at modtage flere leveringer og få alle varerne i varekurven, eller om kunden vil nøjes med at bestille de varer, som alle leverandørerne kan levere, og derved kun modtage én leverance fra én leverandør.
42 Kundens valg af leverandør Miniudbud 1. Periodekøb 2. Konsignationslager (Gælder kun for delaftale 1) Miniudbudsmateriale sendes til alle 4 leverandører på delaftalen. Kunden opgør sit behov (varer + mængder) og for konsignationslager definerer kunden også minimums og maksimums mængder samt lokalitet(er) hvor konsignationslageret skal opstilles. Leverandøren byder ind med priser Tildelingskriterium: laveste pris Den leverandør der kan tilbyde den samlede varekurv billigst vil blive tildelt ordren.