1 Fruering og Vitved Menighedsråd Referat af fællesrådsmøde Onsdag den 5. oktober 2016 Referatet sendes til: MR- medlemmer, kirkeværger, suppleanter, sognepræst, ansatte, regnskabsfører, webbmaster samt lejer af forpagtergårdsboligen. 1. Godkendelse af dagsorden 2. Bemærkninger til referat fra mødet den 24. august 2016 3. Økonomi, herunder a. Orientering fra afsluttende budgetsamråd 6. september 2016 b. Revisionsprotokollat, vedr. revisionens formål, omfang og udførelse (bilag) c. Den uafhængige revisor erklæring (bilag) d. Revisionsprotokollat til årsregnskabet 2015 (bilag) e. Indskydergaranti (bilag) f. Budget 2017 (bilag). Punkterne b til f er for både Vitved og Fruering Kirkekasser 4. Opfølgning på opstillingsmøderne i Vitved og Fruering 5. Konstituerende møde 24. november, herunder goddag og farvel arrangement 6. Luther jubilæet 1017 (bilag) 7. Orientering ved formanden for Vitved Menighedsråd 8. Orientering ved formanden for Fruering Menighedsråd 9. Orientering ved sognepræsten 10. Orientering ved kontaktpersonen 11. Orientering ved kirkeværger 12. Orientering ved formanden for præstegårdsudvalget 13. Orientering ved medarbejderrepræsentant 14. Orientering ved folkevalgte kasserere 15. Eventuelt Mødet blev ledet af: Niels Peter Skrubbeltrang Referent: Arne Sørensen Mødedeltagelse: Der var afbud fra Eva Jensen og Anders Nielsen deltog ikke. Mødet blev indledt med at vi sang nr. 337: Æbler lyser rødt på træernes grene. Pkt. 1 Godkendelse af dagsorden Dagsordenen godkendt uden bemærkninger. Pkt. 2 Bemærkninger til referat fra mødet den 24. august 2016. Referatet blev godkendt uden bemærkninger. Pkt. 3 Økonomi, herunder: a. Niels Peter gav en orientering fra afsluttende budgetsamråd 6. september 2016. Samlet udskrivning vokset med 1,5 mio. kr. siden indledende budgetsamråd. Nu godt 75 mio. kr. i samlet ligning inklusiv 900.000 kr. fra Aarhus kommune til Vitved. Folkekirkemedlemstallet i provstiet er steget 0,28 % trods udmeldinger. God økonomi
2 (vækstkommune). Fra provstiudvalg forslag om nedsættelse af kirkeskatteprocenten med 0,1 % men det blev nedstemt. Ca. 13,5 mio. kr. til anlæg heraf får Fruering 120.000 kr. til asfaltering. Fokus på frie midler. Max 10 % af ligning. Fruering blev ikke beskåret pga. uafsluttede projekter. Vigtigt at vi redegør for, hvad de frie midler skal bruges til, hvis vi vil undgå beskæringer i disse. Flere midler til budgetreserve (Skimmelsvamp i Storring præstegård) og forkyndelsespulje. Der er også fokus på kirkegårdsdriften i de forskellige sogne, hvor samarbejde og rationalisering bliver nogle af nøgleordene. Større selvfinansiering er nødvendig. Vi skal i Fruering have lavet plan for omlægning. Krav om energisyn i kirkens bygninger gentages i 2017, men dette hører vi nærmer fra provstiets MI-udvalg. b. Revisionsprotokollat, vedr. revisionens formål, omfang og udførelse Ingen bemærkning, da denne er uændret fra sidste år og ikke vedlagt som bilag til dette møde. c. Den uafhængige revisor erklæring Vedlagt som bilag til dagsorden. Ingen bemærkninger. d. Revisionsprotokollat til årsregnskabet 2015 Fruering Anne Marie henviste til bemærkninger under punkt 3, der betyder at der er trukket 603 kr. for lidt fra i moms. Der var ingen bemærkning til den fradrags procent der anvendes på kirkegårdene, der regulere hvilke poster hvor momsen af fratrækkes og hvilke der ikke kan. Som svar til Jørgen vedrørende posten Hensættelser under punkt 1 henviste Anne Marie til regnskabet hvor dette beløb og sammensætning fremgår den primære andel er gravstedskapitaler. Med ovennævnte er protokollatet er hermed godkendt til underskrift. Vitved Ingen bemærkninger, og er hermed godkendt til underskrivelse. e. Indskydergaranti Lovændring. Nu heller ikke omfattet af garantien op til 750.000 kr. Opfordring til at punktet tages op årligt, og overveje placering. Skal indføres i beslutningsprotokol. Evt. overveje flere pengeinstitutter eller placering i obligationer (se bilag). Provstiet eller Stiftet bør, som eksempelvis opsparing til større anlægsprojektet som ny kirke i Skanderborg, sikre sig at midlerne sikres bedst muligt, da dette ikke bør alene være det enkeltes sogns ansvar? I henhold til side 2 i bilaget anføres at provstiudvalget kan indhente tilbud fra mindst tre pengeinstitutter vedrørende forrentning m.m. I bilaget nævnes også en udvidet adgang til investering i obligationer og værdipapirer. Bemærkninger til udsendt brev fra Nordea Bank Danmark A/S, dateret den 22. september 2016 fremgår at det forventes at Nordea bank Danmark A/S overgår pr. 2. januar 2017 som en filial af Nordea bank AB i Sverige, hvilket vil sige at vi med vores nuværende pengeinstitut i Nordea bliver underlagt en svensk bank! vil vi det? Konklusion: Vi anvender i dag både Arbejdernes landsbank og Nordea, og derfor vil vi fortsætte med placering i disse banker måske med en ligelig placering. Denne beslutning fastholdes indtil vi eventuelt hører nærmere om provstiets tiltag på dette punkt, men det kan forventes at der vil blive holdt fokus på dette punkt i den kommende menighedsrådsperiode. f. Budget 2017 Fruering Drift + 4.000 kr. ift. foreløbigt budget (forpagtning se side 4 punkt 57 i budget).
3 Anlæg reduceret til 120.000 kr. ud fra tilbud. Acceptabelt med underskud, primært begrundet i kirkekalkning. Med ovennævnte bemærkning er budgettet, der blev afleveret den 28. september 2016, kl. 13.37 godkendt. Vitved Ulla ønskede oplyst om kontingent til DSUK er forhøjet fra 500 kr. årligt til 1.000 kr. jf. punkt 39 under afsnit 3 Kirkelige aktiviteter? Anne Marie undersøger dette. Med ovennævnte bemærkning er budgettet, der blev afleveret den 26. september 2016, kl. 13.03 godkendt. Fælles bemærkninger for begge menighedsråd Der sker en udhuling af lønningsbudgettet i tildelt kirkeligning, da provstiet fremskriver med 1 % fra tidligere budget når lønudviklingen ikke holder sig inde for 1 % stigning, men forskellen kompenseres til en vis grad ved at menighedsrådene fremskriver lønudviklingen i budgetterne med 1 % i forhold til regnskabet og derved reguleres i henhold til den reelle lønudvikling. Skal stræbe efter besparelser, således at driften (indtægter og udgifter) balancerer. Vi bør se på udgifter til telefon, IT, Brandsoft og andre faste udgifter med henblik på reduktion af omkostninger. Endvidere abonnement på Kristelig Dagblad (evt. kun digitalt, og menighedsrådenes Blad). Ligningsbeløbets størrelse til præstegårdskassen bør også vurderes i forbindelse med næste årsbudget (2018) således at dette passer med udgifterne, og dertil skal vi være opmærksomt på at vores huslejeaftaler kan ændre sig med 6 måneders varsel. Pkt. 4 Opfølgning på opstillingsmøderne i Vitved og Fruering Fruering 24 deltagere. Ikke megen diskussion. 2 nye ønskede opstilling, samt Vagn, der har været kirkeværge i den forgangne periode. Eva og Anne Marie Thormann ønskede ikke at genopstille til menighedsrådet Valgt blev de tre nye Elin Fig og Helle Tygesen inklusive Vagn. Eli blev valgt som 1. suppleant, Eva blev valgt som 2. suppleant og Niels Arne Vesterskov blev valgt som 3. suppleant. Vitved 19 deltagere. Ikke megen diskussion. 2 nye ønskede opstilling, hvoraf den ene kom ind. Lene Juul ønskede ikke at genopstille til menighedsrådet. Valgt blev Hans Schmidt Laursen, Solbjerg som ny i menighedsrådet. Erna Schøler Sørensen blev valgt som 1. suppleant, Lene Juul blev valgt som 2. suppleant, Hans Nielsen blev valgt som 3. suppleant og Peter Holst-Sørensen blev valgt som 4. suppleant. Orientering Inge-Gerd orienterer i kirkerne om at der har været afholdt fredsvalg og valget den 8. november er aflyst. Legarth og Ulla sørger for at der bliver annonceret at resultatet af afholdt opstillingsmøde blev at der blev fredsvalg denne bekendtgørelse skal ifølge Legarth finde sted inden den 10. november 2016. Inge-Gerd informerer 1- søndag i advent om menighedsrådsvalget og resultatet af afholdt konstituering.
4 Pkt. 5. Konstituerende møde 24. november, herunder goddag og farvel arrangement I forbindelse med udarbejdelse af budgetter for 2017 skulle der findes besparelser og et af punkterne var at begrænse omkostninger til farvel og goddag festen i gamle og nye menighedsrådsmedlemmer. Det er besluttet at kombinere det sidste menighedsrådsmøde i dette kirkeår med farvel og goddag festen og holde festen i konfirmandstuen i staldbygningen. Der blev nedsat et udvalg bestående af Niels Peter, Vagn, Magda, Preben og Inge-Gerd, til at fastlægges og koordinere arrangementet, selvom det er Vitved der står for mødet denne aften. Eftersom det er koraften, da det er en torsdag, betyder det at både Gurli og Finn skal til sangkor og dermed ikke kan deltage i festlighederne hvis de begynder før det ordinære menighedsrådsmøde. Efterskrift Det er besluttet, for at sikre at dem der skal til kor også kan deltage, at menighedsrådsmødet for de nyvalgte menighedsråd inklusive 1. suppleanter anmodes om at komme kl. 18.30 i præstegården til menighedsrådsmøde og konstituering af de nye råd og udvalg. Menighedsrådsmødet tilstræbes at slutte senest kl. 20.00, hvorefter goddag og farvel arrangementet holdes kl. 20.00 i staldbygningen, hvor alle afgående menighedsrådsmedlemmer, alle suppleanter og de ansatte også indbydes til at deltage. Pkt. 6 Luther Jubilæet 2017 Inge-Gerd tilmelder et skønnet antal deltaget til jubilæet, der holdes i Skanderborg den 31. oktober 2017 i Kulturhuset. Den foreløbige tilmelding skal ske senest den 15. oktober 2016. Det forudsættes at alle fra begge menighedsråd tilmeldes samt FDF, repræsentanter fra plejehjemmet Elmevang, skolerne i Virring og Solbjerg, tegnerne og kasserer ved kirkebladet, børneinstitutioner i Virring. Pkt. 7. Orientering ved formanden for Vitved Menighedsråd Anlægsprojekterne der berører Vitved kirke er fastlagt til udførelse i 2017, hvor gulvet i koret repareres umiddelbart efter kirkekoncerten den 15. januar 2017 og udskiftning af taget påbegyndes umiddelbart efter konfirmationen i Vitved den 7. maj 2017. Vi har haft besøg af en kirkekonsulent fra Nationalmuseet den 18. august 2016 til gennemgang og besigtigelse af kirkens inventar, herunder vurdering af borebilleangrebene restaurering efter dette. Rapport fra denne besigtigelse blev fremsendt pr. mail tirsdag aften den 3. oktober 2016, hvilket betød at vi nu skal have læst rapporten og have indkaldt arkitekten til et møde, så vi får indarbejdet rapportens indhold både hvad angår teknik, økonomi og de tidsmæssige konsekvenser. Uden at have nærlæst rapporten i detaljer, vurderes at den forestående restaurering bliver meget mere omfattende end det der har været vores grundlag. Inge-Gerd har behov for at kende tidsperiodens varighed hvor kirken skal lukkes til næste kirkeblad skal trykkes. Vitved Menighedsråd planægger at holde et møde med arkitekten umiddelbart efter uge 43, da arkitekten er optaget af andre projekter til og med uge 43.
Pkt. 8 Orientering ved formanden for Fruering Menighedsråd a. Nye pads isat hjertestarter. Niels Peter oplyste at det er muligt at få "vedligeholdt" førstehjælpskurset for dem der ønsker det og det er gratis. Mødet kan holdes som et "fyraftensmøde" - så Lars Frandsen har sagt at vi bare kan sige til. b. Ældreklubben har haft 50 års jubilæum og formændene for begge menighedsråd besluttede at kirkekasserne ville bevilge en jubilæumsgave i form af gavekort på i alt 5.000 kr. fra de to menighedsråd, med en bemærkning om, at beløbet kan bruges til betaling af foredragsholdere, bustransport til et arrangement eller andet efter Ældreklubbens valg. Afregning kan ske ved, at Inge-Gerd får regninger og attesterer den og videresender til Anne Marie. c. Placering af provstestilling er afgjort og det er med fortsat tilhørsforhold i Hørning. Anders Bonde (provst i Favrskov) er konstitueret provst indtil ny provst er ansat. Afskedsgudstjeneste og reception for Jette Marie fandt sted søndag den 25. september. Der er stillingsopslag i perioden 18. oktober 7. november. d. Indbydelse til efterårsmøde mandag 7. november i Århus Stifts Menighedsrådsforening. Tilmelding til Legarth 28. oktober og indbydelse var medsendt dagsorden som bilag. e. Indbydelse møde i Sneptrup Præstegård 12. oktober kl. 19.00. Bæredygtigt skovbrug. Foredrag dr. Agro. Christian Nørgaard Nielsen, måske deltager Jørgen og Vibeke. 5 Pkt. 9 Orientering ved sognepræsten Inge-Gerd takkede for gaven til Finn og hendes sølvbryllup Inge-Gerd overbragte en tak fra Ældreklubben for gavekortet, da Inge-Gerd var inviteret med til deres reception Stilling Skole har 50 års jubilæum, der var enighed om at vi ikke sender opmærksomhed dertil Havetraktoren har været til reparation og der kommer en regning Babysang starter op med 7-8 børn Inge-Gerd henviste til Luthers fødselsdag og materiale fra Århus med overskriften: Hvad kan den enkelte kirke gøre? Der afholdes høstgudstjeneste på Vestermølle den 16. oktober kl. 14.00 og festligheden er fra kl. 11.00 til kl. 16.00 Alle Helgen søndag den 6. november kl. 14.00 i Vitved og kl. 16.00 i Fruering. Menighedsrådene servere kaffe Inge-Gerd har modtaget valgmateriale fra Aura Der har været afholdt præstemøde (Hylke-Ousted-Tåning, Stilling og Fruering-Vitved), hvor der blev planlagt gudstjenester frem til 2. april 2017 Der er fire konfirmander fra Solbjerg, hvor forældrene foreløbig kører med deres børn fra uge 41 Inge-Gerd skal have møde den 6. oktober med provsten og de to præster i Tiset og i Astrup angående planlægning af 2 hold konfirmander fra Virring Skole Inge-Gerd påpeger at der mangler en til at gøre rent i konfirmandstuen da Gitta er rejst. Vibeke er interesseret i arbejdet og som udgangspunkt bevilges 2,5 timer pr. uge. Arbejdet omfatter rengøring af toilet, og konfirmandstuen efter at både minikonfirmander og konfirmanderne har været der. Pkt. 10 Orientering ved kontaktperson Der har været afholdt det årlige obligatoriske personalemøde den 28. september og der holdes et nyt planlægningsmøde inden jul Johannes foreslår at tidligere provst Knud Trolleborg indbydes til at holde en gudstjeneste i Fruering kirke engang i det nye år. Dette skal naturligvis planlægges og hvis muligt at få det indarbejdet i kirkebladet MUS samtaler og APV er opdateret Christina begynder den 15. oktober som graver medhjælper.
6 Pkt. 11 Orientering ved kirkeværger Ulla Genopretning af kirkegårdsdiget i Vitved er sat på stand by, da Arne Skyum har meget travlt for tiden. Vagn Fruering har haft et spændende besøg af 30-40 interesserede personer fra sognet i Skivholme Kalkning af birumsbygning afventer at Dansk Kalk kan kombinere arbejdet med et stykke arbejde på Skanderup Kirke Den 26. oktober 2016 afholder provstiets MI-udvalg en evaluering af udført kirkekalkning blandt berørte kirker, hvor Vagn deltager John Vind foretager under strygning af tag og rengøring af nederste murværk, og Vagn går til hånde da John har brug for hjælp Niels Peter oplyste at der bliver et møde med arkitekt Marcel i uge 41 omfattende færdiggørelse af byggeregnskabet på kirkerestaureringen og drænprojektet Der skal også i det nye indkaldes til 1. års mangelgennemgang og sikkerhedsstillelser bliver nedskrevet Jørgen påpeger at lydanlægget i Fruering kirke fungerer ikke optimal, måske kan det hjælpe at ophænge gardiner i koret? Pkt. 12 Orientering ved formanden for præstegårdsudvalget Finansiering af tilbuddet på asfaltering af parkeringsplads er godkendt i provstiet og arbejdet kan sættes i gang i 2017. Det kniber at få diverse håndværkeropgaver afsluttet maling af låge ikke udført og inddækning af skorsten på præsteboligen er lovet til uge 41 eller 42 Pris på skilte Ridning forbudt koster 1.100 kr. pr. styk eksklusive moms. Inge-Gerd påpeger at der bør opsættes 3 styk. Jørgen sørger for indkøb og opsætning Der er indgået en fornyet forpagtningsaftale, der har været i udbud. Der er indgået aftale med Poul Holm, Vitved, der også har haft forpagtningen tidligere. Afgiften er lavere end i forrige periode, men tilfredsstillende ud fra aktuelle markedsforhold. Der var 3 bydende til udbuddet. Niels Peter oplyste at i aftalen med Poul Holm indgår kalkning af jorden. Pkt. 13 Orientering ved medarbejderrepræsentant Holger Holger takkede for opmærksomheden til hans sølvbryllup Brug af vikarer er afsluttet i denne omgang og forbruget og forbruget har været 56 timer til Fruering, 8 timer til præstegården og 12 timer til Vitved. Holger har været meget tilfreds med vikarerne, der var et ældre ægtepar Gurli Koncerten i Vitved dem 15. januar 2017 er et led i Luthers jubilæumsår Orgelet i Fruering skal stemmes den 25. oktober 2016. Pkt. 14 Orientering ved folkevalgte kasserere Ingen bemærkninger.
7 Pkt. 15 Eventuelt Med henvisning til genopfriskningskurset (hjertestarter/første hjælp), som Niels Peter orienterede om under punkt 8, blev det aftalt at dette punkt tages op i de nye menighedsråd til en gang i 2017 Vi skal sikre når vi fastlægger næste års menighedsrådsmøder, at oktober mødet forskydes ca. 14 dage, således at 3. kvartalsrapporter kan nå at blive klar til behandling. For indeværende år medfører placering af oktober mødet at behandling af 3. kvartalsrapporter først bliver behandlet på mødet den 24. november Inge-Gerd oplyste at hun havde haft besøg af en mand, der skulle se en af hallerne som indgår i John Laursens husleje med henblik på at leje denne. Inge-Gerd oplyste at hallen der ligger nærmest konfirmandbygningen er ryddet og rengjort. Mødet sluttede ca. kl. 22.00.