ABC til KONTRAKTSTYRING I SKANDERBORG KOMMUNE - SÅDAN GØR VI! Kontraktstyringen i Skanderborg Kommune kæder central styring sammen med decentral ledelse. Byrådets mål for den kommunale service skal omsættes til praksis, hvor den decentrale ledelse på institutionerne har en udstrakt frihed til at tilrettelægge det daglige arbejde for at nå målene. Omsætning af politiske prioriteringer i praksis sker ikke af sig selv. Fortsat udvikling af den kommunale service forudsætter systematisk dialog, hvor den politiske, administrative og faglige ledelseskraft i organisationen oparbejder et fælles ejerskab til opgaveløsningen. Et fælles ejerskab giver sammenhæng, fælles sprog og forståelse af kontraktstyringens rammer, præmisser og konsekvenser i Skanderborg Kommune. Derudover er det vigtigt, at der bliver fulgt op på resultaterne af kontraktstyringen, så resultaterne bliver brugt som beslutningsgrundlag for politisk prioritering. ABC en til kontraktstyring er et arbejdsredskab for de politiske udvalg, kontraktholderne, fagsekretariaterne og andre, som er involveret i det praktiske arbejde med kontraktstyringen. Det er vores håb, at ABC til kontraktstyring kan være med til at skabe et overblik over roller, ansvar og processer i kontraktstyringen. Direktionen Skanderborg, juni 2008 Se alle kontrakter og materiale vedr. kontraktstyringsprocesser på www.skanderborg.dk/kontraktportalen 1
OVERBLIK OVER ÅRETS GANG MED DIALOGBASERET KONTRAKTSTYRING Aftaler og kontrakter indgås DECEMBER JANUAR Kontraktdialog er afholdt NOVEMBER FEBRUAR Kontraktm ål er evalueret Budget indgås OKTOBER MARTS Læ ringsdialog er afholdt Service- og kvalitetsmål er vedtaget SEPTEMBER AUGUST JUNI APRIL MAJ Politikforslag er form uleret Udviklingsdialog er afholdt JULI Forslag til service- og kvalitetsm ål foreligger Se alle kontrakter og materiale vedr. kontraktstyringsprocesser på www.skanderborg.dk/kontraktportalen 2
KONTRAKTSTYRINGENS RAMME Budget indgås Politisk opfølgning Af Skanderborg Kommunes Styrelsesvedtægt fremgår det, at den politiske styreform er bygget op omkring aftale- og kontraktstyring, hvor de enkelte funktioner og institutioner har en aftale/kontrakt med byrådet. at direktionen sikrer, at der indgås aftaler og kontrakter med den enkelte leder/budgetansvarlige og at det sker inden for de af byrådet godkendte budgetmæssige rammer og service- og kvalitetsmål. Styrelsesvedtægten betyder, at Service- og kvalitetsmål vedtages Forslag til serviceog kvalitetsmål Politikformuleringsforslag foreligger Kontraktstyringens dialogprocesser kædes sammen med årets gang i det politiske system, der vises i figuren her. Udvalgenes politikformulering munder ud i forslag til service- og kvalitetsmål samt forslag til en budgetmæssig ramme for udvalgets område i juni måned. Herefter vedtages budget samt service- og kvalitetsmål af byrådet medio oktober måned. Kontrakten indgås mellem direktionen på vegne af byrådet og lederen af hver enkelt kontraktstyret institution (kontraktholderen). at aftaler*/kontrakter er ét-årige og fornyes i forbindelse med den årlige budgetvedtagelse. * Se mere om aftaler side 12. Dialog før og efter indgåelsen af en aftale/kontrakt er en vital del af kontraktstyringen. Det betyder, at kontraktholderen inddrages i udvalgenes arbejde med service- og kvalitetsmål og har mulighed for at stille forslag til de mål, der skal indgå i egen kontrakt. Det betyder også, at kontraktholderen, ved at følge op på kontraktmålene, er med til at kvalificere udvalgenes beslutningsgrundlag for prioritering. Se alle kontrakter og materiale vedr. kontraktstyringsprocesser på www.skanderborg.dk/kontraktportalen 3
KONTRAKTSTYRING er svar på 7 GODE SPØRGSMÅL Når svaret er kontraktstyring, Hvordan skaber vi SAMMENHÆNG? hvilke spørgsmål er der så blevet stillet? mellem det vi siger og det vi gør, så det sikres, at politiske beslutninger omsættes til resultater Hvad gør vi for at få en frugtbar DIALOG? mellem politisk, administrativ og faglig ledelse Hvordan deler vi vores egen LÆRING med hinanden? så vi kan justere, når vi er blevet klogere Hvordan bruger vi løbende vores egen viden til UDVIKLING? af bedre løsninger, der gør vores service endnu bedre Hvordan får vi FOKUS? på det der er vigtigst for os, når det gælder udvikling af service og organisation Hvordan sikrer vi FRIHED OG LEDELSESRUM? så de decentrale institutioner selv kan tilrettelægge den service, de yder Hvordan skaber vi ÅBENHED? om den service vi yder, så borgere og virksomheder ved, hvad de kan forvente Se alle kontrakter og materiale vedr. kontraktstyringsprocesser på www.skanderborg.dk/kontraktportalen 4
1. Sådan skaber vi SAMMENHÆNG MELLEM POLITIK OG SERVICEYDELSE - mellem det vi siger og det vi gør, så det sikres, at politiske beslutninger omsættes til resultater Service- og kvalitetsmål er byrådets prioriterede mål for den service, borgere og virksomheder kan forvente. Udvalgene udarbejder forslag til service- og kvalitetsmål efter inddragelse af kontraktholdere, brugere m.fl. Udvalgene følger systematisk op på service- og kvalitetsmålene. Sammenhæng mellem service- og kvalitetsmål og kontraktmål er et væsentligt enkeltelement i kontraktstyringen. Kontraktmål skal sikre udvikling på højt prioriterede områder uden, at fokus på den primære kerneopgave svækkes. Kontraktmål er kontraktholders mål, der beskrives i kontrakten med direktionen. Kontraktmål fokuserer på det mest centrale, formuleret i få mål. Kontraktmål drøftes og forhandles årligt, men kan både være étårige og flerårige. Kontraktholderen har ret til at stille forslag til egne kontraktmål. Kontraktmål kan være: mål foreslået af kontraktholderen selv. mål der udspringer af politisk fastsatte service- og kvalitetsmål, faglige mål formuleret på baggrund af projekter forankret i fagsekretariatet administrative/organisatoriske mål vedr. sygefravær, økonomi o.lign. I opfølgningen på den enkelte kontrakt tages der udgangspunkt i kontraktmålene. Se alle kontrakter og materiale vedr. kontraktstyringsprocesser på www.skanderborg.dk/kontraktportalen 5
2. For at få en frugtbar DIALOG mellem politisk, administrativ og faglig ledelse har vi SPILLEREGLER OG FASTE RAMMER FOR DIALOG Fælles spilleregler DIALOG betyder, at deltagerne i de forskellige dialoger er åbne og lydhøre over for hinanden. at dialogen fokuserer på helheder og sammenhænge, og at deltagerne i dialogen sammen søger et fælles mål og resultat. at dialogens parter hver især engagerer sig i dialogen og har medindflydelse samt medansvar for dialogen. DIALOG handler primært om ledelsesmæssige og faglige mål samt opfølgningen på disse mål. Fagchefen er initiativtager til DIALOG Fagchefen er kontraktholderens nærmeste leder og er på vegne af direktionen ansvarlig for at udarbejde forslag til kontraktmål og indikatorer, at indgå i dialog med kontraktholderne i udarbejdelsesfasen, at udarbejde forslag til kontrakt og at forestå opfølgning på kontraktmål. Tidspunkt for DIALOG 1., 2. og 4. kvartal. Se alle kontrakter og materiale vedr. kontraktstyringsprocesser på www.skanderborg.dk/kontraktportalen 6
3. Sådan deler vi LÆRING med hinanden i LÆRINGSDIALOGEN I 1. KVARTAL så vi kan justere, når vi er blevet klogere Læringsdialogen afholdes i 1. kvartal. Deltagere Direktionen indbyder kontraktholderne, fagsekretariater samt eventuelt relevante stabe til dialog. Formål Læringsdialogen skal sikre: opsamling af læring i forhold til sidste års kontraktmål, formidling af læring, der kan bidrage til udvalgets politikformuleringsproces Det er kontraktholderens ansvar at følge op på kontraktmål og formidle den læring, der er fremkommet på baggrund af opfølgning på egne kontraktmål fra det foregående år til deltagerne i læringsdialogen Kontraktholderen har i fornødent omfang indhentet medarbejdernes og brugernes bidrag til dialogens indhold. Efter læringsdialogen, hva så? Fagsekretariatet formidler det samlede fagområdes læring i forhold til sidste års kontraktmål til udvalget med henblik på at kvalificere grundlaget for udvalgets politikformulering. Fagsekretariatet formidler ligeledes det samlede fagområdes læring til fagområdets kontraktholdere med henblik på at styrke den faglige videndeling på tværs af fagområdet. Se alle kontrakter og materiale vedr. kontraktstyringsprocesser på www.skanderborg.dk/kontraktportalen 7
4. Sådan bruger vi løbende vores egen viden I UDVIKLINGSDIALOGEN I 2. KVARTAL til UDVIKLING af bedre løsninger, der gør vores service endnu bedre Udviklingsdialogen afholdes i 2. kvartal, hvor udvalget har udarbejdet politikforslag som resultat af politikformuleringsprocesser med inddragelse af brugere, borgere, organisationer, medarbejdere osv. Deltagere Udvalget indbyder kontraktholderne, fagsekretariat og direktion samt eventuelt relevante stabe til dialog. Formål Udviklingsdialogen skal sikre: at politiske prioriteringer bliver tydelige for kontraktholderen. at kontraktholderens vurdering af faglige og ledelsesmæssige udviklingsmuligheder og udfordringer bliver tydelige for politikerne forud for udvalgets forslag til service- og kvalitetsmål. Det er kontraktholderens ansvar, i fornødent omfang, at inddrage brugerne og medarbejderne forud for udviklingsdialogen. Efter udviklingsdialogen, hva så? Udvalget udarbejder forslag til service- og kvalitetsmål, der indstilles til økonomiudvalg og byråd i juni måned. Kontraktholderen påbegynder i samarbejde med brugerne og medarbejderne udarbejdelse af forslag til kontraktmål for det kommende år. Disse forslag forelægges fagsekretariat og direktion i oktober, hvor byrådet har vedtaget serviceog kvalitetsmål for det kommende års indsats. Se alle kontrakter og materiale vedr. kontraktstyringsprocesser på www.skanderborg.dk/kontraktportalen 8
5. Sådan får vi FOKUS I KONTRAKTDIALOGEN I 4. KVARTAL på det der er vigtigst for os, når det gælder udvikling af service og organisation Kontraktdialogen afholdes i 4. kvartal. Deltagere Formål Direktionen indbyder kontraktholderne, fagsekretariatet samt eventuelt relevante stabe til dialog. Kontraktdialogen skal sikre: at byrådets service- og kalitetsmål omsættes til resultater at der er ejerskab til kontraktmål hos deltagerne i kontraktdialogen. at overvejelser om opfølgning på kontraktmål fremgår tydeligt. at den enkelte kontrakt foreligger i udkast i december måned og indgås af direktion og kontraktholderen inden nytår. Direktionen inviterer kontraktholderen til at komme med forslag til egne kontraktmål. Fagsekretariatet bidrager med forslag til kontraktmål, der relaterer sig til tværgående og helhedsorienterede indsatsområder på baggrund af udviklingsplaner og direktionens strategiplan. Derudover kan direktionen foreslå kontraktmål, der relaterer sig til særlige organisatoriske forhold, der gør sig gældende for kontraktholderen. Efter kontraktdialogen, hva så? Direktionen fremsender kontraktforslag til kontraktholderen. Når kontraktholderen har underskrevet kontrakten, offentliggøres kontrakten på kontraktportalen. Kontraktholderen formidler kontraktmål til brugere og medarbejdere. De politiske udvalg planlægger arbejdet med videreudvikling af politiske prioriteringer mv. det kommende år, herunder inddragelse af borgere, brugere m.fl. Se alle kontrakter og materiale vedr. kontraktstyringsprocesser på www.skanderborg.dk/kontraktportalen 9
6. Sådan sikrer vi FRIHED KRAV TIL SELVE KONTRAKTEN OG LEDELSESRUM så de decentrale institutioner selv kan tilrettelægge den serviceydelse, de yder Kontraktstyringen skal sikre en væsentlig decentralisering Kontrakten er et arbejdsredskab og er derfor enkel og af et passende af faglig, økonomisk og administrativ kompetence til omfang. kontraktholderen Faglig kompetence Kontraktmål skal sikre udvikling på højt prioriterede områder uden, at fokus på den primære kerneopgave svækkes. Kontraktholderen har ansvaret for at anvende den bedst mulige fagprofessionelle metode til opfyldelse af kontraktmålene. Økonomisk kompetence Kontrakten indeholder en tydelig beskrivelse af kontraktholderens budget og grundlaget for den økonomiske ramme. Det angives hvilke fælles puljer, der er til rådighed, og hvilke kriterier de administreres efter i relevante fagsekretariater og stabe. Principper for økonomistyring fremgår af bilag. Administrativ kompetence Det skal være tydeligt både i selve kontrakten, hvilken administrativ kompetence kontraktholderen har, og hvorledes fagsekretariater og stabe understøtter kontraktholderen på det administrative område. I bilag til kontrakten beskrives en tydelig ansvarsfordeling mellem kontraktholderen og fagsekretariat/stabe i ydelseskataloger. Ydelseskataloget beskriver, hvilken bistand og rådgivning kontraktholderen kan forvente fra fagsekretariater og stabe. Se alle kontrakter og materiale vedr. kontraktstyringsprocesser på www.skanderborg.dk/kontraktportalen 10
7. Sådan skaber vi ÅBENHED KOMMUNIKATION OG DOKUMENTATION om den service vi yder, så borgere og virksomheder ved, hvad de kan forvente Via information til borgeren og brugeren Kontraktportalen er det sted, hvor brugere og borgere kan få indblik i den enkelte institutions kontraktforhold og baggrunden for disse. www.skanderborg.dk/kontraktportalen skal desuden anvendes til relevant materiale og processer i forhold til kontraktstyring, så politikere, ledere og medarbejdere i Skanderborg Kommune kan orientere sig om den aktuelle status på kontraktstyringen. Via det politiske system Synliggørelse af kontraktholderens indsats skal i systematisk form kunne anvendes til udvalgenes opfølgning på prioriteringer og politikkontrol. Via ledelsessystemet Det er en ledelsesmæssig opgave at kommunikere arbejdet med kontraktstyring og den ramme, kontraktstyringen indgår i, ud i hele organisationen med henblik på at etablere et fælles sprog og en fælles forståelse af den form for kontraktstyring, der praktiseres i Skanderborg Kommune. Med kontraktmål, gennemsigtige budgetter og klare kompetenceforhold er der sat en ramme for, at ledelsesniveauet på administrativ centralt og decentralt niveau kan kommunikere med og formidle til medarbejdere, hvorledes der arbejdes med at omsætte politiske mål til resultater. Se alle kontrakter og materiale vedr. kontraktstyringsprocesser på www.skanderborg.dk/kontraktportalen 11
KORT OM AFTALER Direktionen indgår årlige aftaler med hver enkelt fagchef og stabschef. Stabe og fagsekretariater er kun i begrænset omfang ansvarlig for at levere serviceydelser direkte til borgere og virksomheder. Aftaleholderne varetager blandt andet myndighedsopgaver og funktioner, som er tværgående i forhold til den kommunale organisation f.eks. budgetlægning, koordinering af udviklingsopgaver, planlægningsaktiviteter og dialogprocesser mv. Fagcheferne er desuden nærmeste leder for kontraktholderne inden for eget fagområde og udøver faglig og ledelsesmæssig sparring i forhold til institutionslederne. Sondringen mellem aftaler og kontrakter er ikke entydig men beror primært på, om en given opgave principielt kunne udføres af ikke-kommunale leverandører. På myndighedsområderne kan aftalerne på samme måde som kontrakterne omfatte konkrete mål for opgavevaretagelsen på det pågældende område. Herudover har aftalerne primært fokus på tværgående og udviklingsorienterede aktiviteter på de respektive områder. Aftalerne tager afsæt i: 1) byrådets vedtagne politikker og service- og kvalitetsmål, 2) direktionens strategiplan samt 3) aftaleholdernes udviklingsplaner for eget område. Aftalerne følger samme kalender som kontrakterne og indgås således for ét år ad gangen med start 1. januar. Se alle kontrakter og materiale vedr. kontraktstyringsprocesser på www.skanderborg.dk/kontraktportalen 12