C&B KALENDER Udnyt faciliteterne i din C&B kalender
INDHOLD Indhold 1 Indledning 2 C&B Kalenderen Hvor og hvordan? 3 Kalenderen 3 Kalenderindstillingerne 3 Aftalen 4 FAQ 3 1: Hvordan opretter jeg en aftale med min kollega opsætning? 7 2: Hvor bliver opfølgningsopgaven oprettet? 7 3: Kan man opsætte kalenderen for hele butikken? 7 1
INDLEDNING Med C&B kalenderen kan du nemt oprette aftaler, da personer og sager blot skal vælges ind og relevante oplysninger følger automatisk med. Derudover får du fuld historik på din sager og personer, så du kan se hvad der har været af aktivitet. 2
C&B KALENDEREN HVOR OG HVORDAN? Kalenderen 1: Gå til forrige dag/uge/måned 2: Gå til næste dag/uge/måned 3: Gå til dags dato 4: Tekstpræsentation af valgt dato 5: Overskrift af ejers kalender 6: Månedsoversigt 7: Valgt dato 8: Angivelse af dagsdato 9: Dage markeret med fed indeholder aftaler 10: Hvilke kalendere som skal vises (Højre klik for at fjerne) 11: Sortering af viste kalendere 12: Tilføj kollegas kalender til liste 13: Tilføj en sags kalender 14: Indstillinger for kalenderen 15: Udskriv kalender dokument 1 6 3 7 8 9 10 11 2 4 5 14 15 12 13 Kalenderindstillingerne 1: Visning i kalenderen 2: Tidsskala for visningen af kalender 3: Hvornår starter arbejdsdagen 4: Nulstil alle kalender indstillinger 5: Aftaletypens standard varighed 6: Hvilken farve aftaletypen skal repræsenteres som (Gælder også visning af dine kollegers aftaler i dit C&B.) 7: Er aftaletypen som standard markeret som ikke-bekræftet 8: Er aftaletypen som standard markeret som del af kørselsregn. 9: Aftale henter automatisk intern memo fra sagen til aftale note 10: Skal der oprettes opfølgningsopgave på dine aftaler (se desuden vejledning hertil) 11: Hvor mange minutter før skal du have påmindelse om aftalen (Ny feature.) ( Bemærk at påmindelser kun vises hvis(eller når) C&B er åbent.) 12: Visning af de 2 aftale grupper. 1 2 3 4 12 5 6 7 8 9 10 11 3
Aftalen 1: Udskriv aftale dokument/mail 2: Anviser krav for valid aftale 3: Aftaletypen 4: Valg om aftalen er bekræftet af sælger (datoer for åbne huse, som ikke er bekræftet af sælger, sendes IKKE til nettet) 5: Overskrift som kan ses i kalenderen 6: Angivelse af aftale start og slut 7: Lav aftalen til gentagelses aftale. (se separat vejledning.) 8: Minutter for påmindelse inden aftale start 9: Beregn kørselstid fra butik 10: Om påmindelse er aktiveret 11: Fravig sted angivelsen i Outlook 12: Adressen hvor møde finder sted 13: Skal aftalen med i kørselsregnskabet 14: Vis rute fra butik til møde adresse 15: Vis møde adresse på kort. 16: Aftale kommentar 17: Tilknyttede sager 18: Tilknyttede deltagere 19: Tilknyttede SMS-Beskeder 20: Planlægningsoversigt 3 5 8 1 2 4 6 7 11 9 10 12 17 18 13 14 15 16 19 20 21: Åben sag i redigeringstilstand 22: Tilføj sag til aftalen 23: Fjern sagen fra aftalen 24: Udskriv dokument/mail på valgte sag 21 22 23 24 25: Rediger valgte aktør 26: Tilføj deltager til aftalen 27: Fjern deltager fra aftalen 28: Udskriv dokument på valgte aktør 29: Send mail til mægler med info om ny aftale i deres kalender 30: Opret ny opfølgningsaftale på valgte deltager 25 26 27 28 29 30 31: Vælg afsender for SMS 32: Rediger valgte modtager 33: Levér sms x tid før aftale 34: Levér sms på dato 35: Levér sms på tidspunkt 36: Tryk for at sende beskeden nu 37: Opret en ekstra SMS 38: Slet den valgte SMS 37 38 31 32 33 34 35 36 4
39: Liste over deltagere på aftalen 40: Tilføj ekstra deltager 41: Den aktuelle aftale 39 40 41 5
OPFØLGNINGSOPGAVER I C&B KALENDER Forudsætninger for oprettelse af opfølgningsopgave Under Kalender og Opsætning, skal der være valgt et forfaldstidspunkt ind på aftaletypens opfølgningsopgave. Når en ny aftale oprettes og der trykkes OK oprettes der en opfølgningsopgave navngivet efter aftaletypen. Der kan gå et øjeblik før opgaven lægges klar under Start Opgaver ( Opgaver ( opfølgning) idet denne proces varetages af en ekstern appserver. Der oprettes 1 opfølgningsopgave pr deltager(på aftalen), som ikke er systembruger. Vær opmærksom på om det giver mening at vælge ja til automatisk opfølgning ud fra den givne aftaletype. Typisk vil der ikke være deltagere(som ikke er systembrugere) på Åbne huse og mødeaftaler 6
FAQ 1: Hvordan opretter jeg en aftale med min kollega opsætning? For at oprette en aftale med din kollegas indstillinger skal du dobbelt klikke i din kollegas kalender når aftalen oprettes. 2: Kan man opsætte kalenderen for hele butikken? Nej, det er ikke muligt at lave opsætning for hele butikken. Opsætningen er kun per. systembruger. 3: Der oprettes ikke en opfølgningsopgave på aftalen? Er aftalen lavet i en kollegas kalender, så skal din kollega tjekke om hans/hendes kalenderindstillingerne er sat op til at oprette opfølgninger. 4: Hvis man skifter ansvarlig på opfølgningsopgaven bliver mægler ikke automatisk rettet på aftalen? Nej, når opgaven først er oprettet er opfølgningsopgaven låst som den er. 7
KENDTE UHENSIGTSMÆSSIGHEDER Når opfølgningsgaven lægges i listen under opgaver, så udfyldes kolonnen vedr. ikke, før opgaven har været redigeret frem og lukkes igen. På opfølgningsopgaven står der at den ansvarlige mægler er kommimægler på sagen men der er Alene tale om at der kigges på den deltager på aftalen som er systembruger. Er der 2 systembrugere på vælges kun en af disse ind (det er p.t. ikke muligt for brugeren at bytte rundt eller forudse valget af denne.) Når aftalen er oprettet første gang og opfølgningsopgaven er oprettet, så kan opgaven ikke rettes eller ændres via aftalen. Hvis aftalen slettes, så slettes opfølgningsopgaven ikke automatisk. 8
C&B SYSTEMER A/S Helgeshøj Allé 18 2630 Taastrup Support Telefon: 43 32 33 03 E-mail: support@cb.dk www.cb.dk 27-11-2014