Mette Dalsgaard og Morten Kjeldgaard 17-11-2015 Notat vedr. organisering og tidsestimering ved udbud af den fælles sårjournal Dette notat beskriver konsekvenserne ved 3 mulige scenarier for konkurrenceudsættelse af den fælles sårjournal med henblik på sikring af driften efter august 2017 Baggrund Den nuværende SKI kontrakt med Dansk Telemedicin A/S, der omfatter alle regioner og kommuners anvendelse af den fælles sårjournal Pleje.net, udløber i august 2017. Det nationale udbredelsesprojekt afsluttes og overgår til drift med udgangen af 2015. I den forbindelse har styregruppen brug for at få belyst, hvilke muligheder der findes i forhold til et kommende udbud af den fælles sårjournal. Der er to væsentlige aspekter, der skal tages hensyn til i forhold til valg af udbudsform. Der er dels det tidsmæssige aspekt. Hvordan ser et realistisk scenarie ud for at have et funktionelt og gennemtestet system klar, når den nuværende kontrakt udløber. Derudover er der det organisatoriske aspekt. I og med at driften af den fælles sårjournal er under transition fra implementering til drift. Den organisatoriske forankring af den kommende drift er endnu ikke på plads. En driftsmæssig forankring og samarbejdsorganisation for telesår løsningen er nødvendig for gennemførsel af et eventuelt udbud. Den fælles offentlige governance på sundheds-it løsninger forventes først klar medio 2016. MedCom har påtaget sig rollen som systemansvarlig i det første driftår. Dette notat beskriver de mulige udbudsscenarier, omfang og tidsestimering, fordele og ulemper ved hver enkelt scenarie. Advokat Michael Lund Nørgaard har foretaget en juridisk vurdering af de forskellige udbudsscenarier, denne vurdering er indarbejdet i notatet. Mulige udbudsscenarier Den fremtidige drift skal konkurrenceudsættes, da værdien af kontrakten er højere end de gældende tærskelværdier på området. Der er heller ikke andre argumenter, der kan anvendes for at undgå konkurrenceudsættelse. Dette kunne eksempelvis være, hvis der ikke findes andre leverandører på markedet, der kan leverede den ønskede funktionalitet, eller hvis den fælles sårjournal fortrinsvis bestod af varer og tjeneste, der ikke var MedCom Side 1 af 6
udbudspligtige. Udfordringen ved at gennemføre et udbud ligger i, at der sandsynligvis kun kan opnås en reel konkurrencesituation, hvis man tillader en lang udviklings- og implementeringsfase. Hvis dette ikke gøres, vil Dansk Telemedicin (ligesom ved forrige udbud) sandsynligvis være den eneste leverandør, der ville være i stand til at afgive et tilbud. De mulige scenarier for konkurrenceudsættelse er: EU udbud Direkte tildeling på SKI 02.19 Miniudbud på SKI 02.19 Scenarie 1 EU-udbud Hvis man ønsker en optimal konkurrencesituation, er det nødvendigt at gennemføre et EU-udbud. Et EU-udbud sikrer desuden, at behov for ny funktionalitet og/eller krav til integration/ opfyldelse af it-arkitektur stander m.m. kan opfyldes. Et EU-udbud af så en omfattende løsning som sårjournalen er et omfattende projekt, der spænder over mange aktiviteter. Disse vil i hovedtræk være: Organisering og forankring af projektet Interessentstyring og inddragelse Behovsafdækning: o Strategiske behov: o Flere sårtyper o Andre anvendelser o Integration med EOJ/EPJ/FMK o Inddrage erfaringer fra driften o It-arkitektur o Brug af standarder og referencearkitektur, der er fastsat i relation til telemedicin o Hente/tilgå data fra andre systemer o Koordinering med andre projekter herunder afhængigheder er til andre nationale tiltag indenfor telemedicin. Udviklingsforløb og test (ved ny leverandør) Den overordnet tidsplan for et EU-udbud er detaljeret beskrevet i bilag 1. Beskrivelsen omfattende alle nødvendige faser i udbuddet. Tidsplanen anskueliggør også de MedCom Side 2 af 6
aktiviteter, der ligger før og efter den egentlige udbudsproces. Alt i alt estimerer Netplan, at processen som minimum vil tage 18 måneder fra opstart med organisering af projektet til, at man har et fuldt funktionelt og gennemtestet system til rådighed. De klare fordele ved at gennemføre et EU-udbud er, at det giver en reel konkurrenceudsættelse af den fælles sårjournal og muliggør markante ændringer/udvidelser i funktionaliteten. Men en gennemførelse af et EU-udbud er samtidig et ressourcekrævende projekt, der nødvendiggør en solid organisatorisk forankring for at få fuldt udbytte af fordelene. Netplan vurderer, at det vil tage 18 måneder at gennemføre udbuddet inklusiv alle nødvendige aktiviteter. Det vil sige, at man for at have funktionaliteten klar ved udgangen af august 2017, skal påbegynde processen nu. Det vil også indebære, at den fælles sårjournal risikerer at skifte organisatorisk forankring midt i dette forløb. Scenarie 2a direkte tildeling på SKI RK02.19 Rammeaftalen giver mulighed for at foretage en direkte tildeling på SKI RK02.19. Når rammeaftalen bruges på ASP området, som dækker den nuværende fælles sårjournal løsning skal man som udgangspunkt anvende direkte tildeling. Netplan har konstateret, at der findes og kan anskaffes en løsning på SKI RK02.19, der svarer til den nuværende fælles sårjournal løsning, som regioner og kommuner i dag anvender. Ressourceforbruget ved en direkte tildeling er begrænset. Netplan vurderer, at tildelingsprocessen vil tage ca. en uge. En direkte tildeling forudsætter følgende: at granske alle relevante bilag i forbindelse med rammeaftalen og leveringsaftalen at udfylde tildelingsskemaet og udarbejde et tildelingsnotat. Fordelene ved direkte tildeling er den begrænsede ressourceindsats og det meget hurtige forløb. Ulempen er, at vedligeholdelsesudgifterne må forventes at stige markant i forhold til den nuværende kontrakt og at budgetsikkerheden reduceres, da der kun tilbydes forbrugsafhængig afregning, når direkte tildeling anvendes.. Scenarie 2a kan evt. gennemføres som en forløber for et fuldt EU-udbud. Forstået på den måde at man med en direkte tildeling kan sikre sig en lovlig aftale et eller to år* 1 og parallelt hermed påbegynde en EU-udbudsproces. Scenarie 2a vil med overvejende sandsynlighed føre til indgåelse af kontrakt med Dansk Telemedicin. Derved vil skifteomkostningerne med stor sandsynlighed være fraværende, eller begrænsede. 1 02.19 indgås som udgangspunkt for 1 år, men kan forlænges 1+1 dvs., at der er mulighed for at en aftale i alt kan vare 3 år. MedCom Side 3 af 6
Scenarie 2b - miniudbud på SKI RK02.19 Et tredje udbudsscenarie er at anvende SKI RK02.19 og gennemføre et miniudbud. Brug af miniudbud gør det muligt at konkurrenceudsætte en funktionalitet tilsvarende den nuværende fælles sårjournal løsning. En forudsætning for at anvende miniudbud er, at man har brug for budgetsikkerhed i form af en fast pris (fastfrysning af forbrugs-afregnede elementer og implementeringsomkostninger) eller, at man har behov for at få specialtilpasset leverancen. Dansk Telemedicin er den eneste leverandør på SKI RK02.19, der har et produkt, der svarer til den nuværende fælles sårjournal løsning. Det er derfor Netplans forventningen, at det kun vil være Dansk Telemedicin, der vil deltage i et miniudbud. Dermed kan det næppe forventes, at der kan opnås reel konkurrence og derved en konkurrencedygtig pris. Miniudbud kan gennemføres med få ressourcer og processen vil i alt tage 7 uger. Dette er under forudsætning af at det eksisterende udbudsmateriale, som blev anvendt under den forrige RK02.19 kan omskrives til anvendelse under RK02.19 nuværende kontraktparadigme. Mens dette forventes at være muligt, er der ikke foretaget en tilbundsgående undersøgelse af dette. 1) Miniudbud 4 uger 2) Evaluering - 1 uge 3) Beslutning og tildeling 2 uger Fordelen ved miniudbud er, at man også får mulighed for at inkludere mindre tilpasninger af løsningen, samt at prisen ligger fast. Processen er forholdsvis kort. Der ligger til gengæld en vis risiko for, at et miniudbud kan ende med et uhensigtsmæssigt resultat. Dette kan f.eks. være i tilfælde af vi modtager tilbud fra tilbudsgivere, der reelt ikke kan løfte opgaven, men vinder i den formelle evaluering ved at love høj funktionalitet og lav pris. Vi må eksempelvis ikke lægge vægt på leverandørens referencer. Da referencerne allerede er vurderet af SKI som værende egnede leverandører i forbindelse med selve rammeaftalen. Scenarie 2b kan ligesom scenarie 2a evt. gennemføres som en forløber for et fuldt EU-udbud. Scenarie 2b vil med overvejende sandsynlighed føre til indgåelse af kontrakt med Dansk Telemedicin. Derved må skifteomkostningerne forventes at være begrænsede. MedCom Side 4 af 6
Sammenfattende risikovurdering De tre scenarier indebærer forskellige risikobilleder. I tabellen nedenfor vises de overordnede risici via en skala, hvor * = lav risiko, ** = mellemstor risiko og *** = høj risiko. Sammenfattende risikovurdering 1. EU-udbud 2A. RK02.19 - direkte tildeling 2B. RK02.19 - miniudbud Høje driftsomkostninger * *** ** Lav kvalitet og funktionalitet * * ** Lang implementering *** * ** Det første scenarie indebærer den højeste risiko/sandsynlighed for ikke at have en løsning klar 09.2017. Scenarie 2A indebærer den højeste risiko/sandsynlighed for stigende driftsomkostninger, mens scenarie 2B indebærer en mellemstor risiko/sandsynlighed på alle tre elementer. MedCom Side 5 af 6
Bilag 1 MedCom Side 6 af 6