Brugervejledning SVANEN

Brugervejledning SVANEN

Alle rettigheder til programmet ejes af EG A/S, telefon 7015 3003. EG forbeholder sig ret til ændringer i specifikationer uden varsel. Copyright EG A/S. Mekanisk, fotografisk eller anden gengivelse af denne brugervejledning er uden skriftligt samtykke fra EG forbudt ifølge gældende dansk lov om ophavsret. Ajourført december 2013.

Indholdsfortegnelse 1 Opret en vare... 4 2 Overfør data til kassen... 5 3 Udskriv etiketter... 6 4 Udskriv skilte... 7 5 Ret priser... 8 5.1 Ret normal salgspris på varekort... 8 5.2 Opret en prisperiode... 8 5.3 Ret pris på familie... 9 6 Se salgstal på en enkelt vare... 10 7 Flere salgs- og bestillingsnumre... 11 7.1 Skift hovednummer... 11 7.1.1 Skift hovedsalgsnummer... 11 7.1.2 Skift hovedbestillingsnummer... 11 7.2 Opret nyt underliggende salgsnummer... 11 7.3 Opret nyt bestillingsnummer... 12 7.4 Slet underliggende nummer... 12 8 Kopier vare... 12 9 Elektronisk post og fakturabehandling... 13 9.1 Behandling af fakturaer... 13 9.2 Forklaring til fakturabehandling... 15 10 Rabatgrupper... 16 10.1 (Rabatgrupper i kampagner oprettes direkte fra kampagnelinjerne. Se 11.2)... 16 11 Kampagne... 17 11.1 Opret egen kampagne... 17 11.2 Kampagnerabatgrupper... 18 11.3 Udskriv kampagneetiketter... 19 12 Varebestilling... 20 13 Varesøgning og Varefunktioner... 21 13.1 Varesøgning fra varekortet... 21 13.2 Varefunktioner (ret / tjek mange varer på én gang)... 21 13.3 Oprydning i varekartoteket (slet udvalgte varer)... 23 14 Rapporter/Statistikker... 24 14.1 Generel fremgangsmåde... 24 14.2 Varegrupperapporter... 24 14.3 Varerapporter... 25 14.4 Omsætningsrapporter... 26 14.5 Timeaktivitet... 26 14.6 Lagerværdi... 27 14.7 Gem rapport... 27 15 Priskontrol /dannelse af etiketter med håndterminal Casio DT-X7... 28 15.1 Overfør lokalt varekartotek fra SVANEN til HT... 28 15.2 Skan varer til etiketter / priskontrol og overfør skannede varer til SVANEN... 29 16 Status (se separat vejledning)... 29 17 Debitor ( se også særlig vejledning )... 30 17.1 Opret en kunde... 30 SVANEN minimanual 16122013 Side 2 af 35

17.2 Registrer en enkelt indbetaling på kunde ved bank-/giroindbetaling... 31 17.3 Registrer indbetalinger via speedbilag... 32 17.4 Udskriv et kontoudtog... 32 17.5 Opsætning af dividende (for eksempel til personalebonus)... 33 17.6 Beregning af personaledividende... 33 18 Oversigt over genvejstaster... 34 SVANEN minimanual 16122013 Side 3 af 35

1 Opret en vare Når du opretter en vare, er følgende oplysninger et krav: Salgsnummer, Varegruppe, Hyldetekst, Varetekst, Bontekst, Salgspris, Enhedstype (Kg/L/Stk.) og Indhold. De resterende oplysninger bliver automatisk indsat i varebilledet, næste gang varen kommer hjem på en elektronisk faktura. Er det en vare, som ikke modtages fra SuperGros, kan du indtaste de resterende oplysninger efter behov. 1 Klik på knappen Vare i hovedværktøjslinjen. 2 Skan varen og klik på Ja eller klik på knappen ENTER. 3 Vælg Grossist og tryk ENTER. Opret ny vare, indtast Salgsnummer og tryk 4 Hvis varen har et Bestillingsnummer, indtaster du dette. Hvis varen ikke har et bestillingsnummer, indtaster du bestillingsnummer 0. 5 Vælg Varegruppe, evt. ved at trykke F5, og tryk ENTER. 6 Indtast Bontekst. Når du efterfølgende trykker på ENTER, bliver Hyldetekst og Varetekst automatisk udfyldt. 7 Indtast varens kostpris (inkl. moms). 8 Indtast varens Salgspris. 9 Udfyld øvrige relevante felter i varebilledet, fx Familienummer, Leverandør, Kollistørrelse etc. Linknummer (pant) skal udfyldes, hvis varegruppen er 20 eller 21 (vand eller øl) og evt. 51 (spiritus). 10 Udfyld felterne Enh. type og Indhold. 11 Klik på knappen Ajourfør rettelser i øverste højre hjørne. 12 Luk varebilledet ved at klikke på knappen Luk i øverste højre hjørne. SVANEN minimanual 16122013 Side 4 af 35

2 Overfør data til kassen Du kan overføre data til kassen på to måder: Overfør data til kasser eller Overfør data til kasser nu! Overfør data til kasser Denne metode giver dig et overblik over de varer, du sender, inden du sender dem. 1 Gå til hovedvinduet og klik på knappen Overfør data til kasser. 2 Se varerne igennem. Hvis alt er ok, så klik på knappen Send data til kasse. Overfør data til kasser nu! Med denne metode sender du alle varer til kassen uden at tjekke dem først. 1 Gå til hovedvinduet og klik på knappen Overfør data til kasser nu! SVANEN minimanual 16122013 Side 5 af 35

3 Udskriv etiketter 1 Klik på knappen Etiketter i hovedværktøjslinjen. Her ligger alle nye etiketter, som er dannet, men endnu ikke udskrevet. Hvis der er sket en ændring enten i pris, kollistørrelse, tekst, bestillingsnummer eller varegruppe, danner SVANEN automatisk en ny etiket. 2 Kontrollér, om du vil udskrive en etiket til de enkelte varer. Slet de etiketter, du ikke ønsker at udskrive. 3 Tjek om Type og Antal skal rettes. Hvis det er tilfældet, markerer du de relevante etiketter og skrive det nye antal og den relevante type i området Ret etiket. Herefter skal du klikke på knappen Ret. 4 Marker alle etiketterne ved at klikke på det grønne plus. 5 Klik på knappen Udskriv. 6 Indtast det antal Etiketter, der er tilbage på det øverste ark i printeren. Som tommelfingerregel skal der være mindst halvdelen af etiketterne tilbage på arket, for at du kan genbruge det. 7 Klik på Start. SVANEN minimanual 16122013 Side 6 af 35

4 Udskriv skilte 1 Klik på knappen Vare i hovedværktøjslinjen. 2 Skan varen eller indtast Salgs-/PLU-nummer. 3 Klik på knappen Etiketdialog til højre for feltet Etiketter. 4 Vælg Skiltetype (3, 4 eller 5 linjers skilt). 5 Angiv Antal (typisk 1). 6 Klik på Hent tekst. 7 Tilret teksterne, som du ønsker. 8 Klik eventuelt på Vis udskrift. Vær opmærksom på, at skilte typisk er større end det eksempel, der vises i dialogboksen 9 Bemærk, at du kan skifte dato øverst til højre i vinduet. På den måde kan du udskrive skilte med fremtidige priser. 10 Hvis skiltet er ok, så klik på knappen Udskriv. SVANEN minimanual 16122013 Side 7 af 35

5 Ret priser 5.1 Ret normal salgspris på varekort 1 Sørg for, at varen er vist på varekortet. 2 Marker salgsprisfeltet, og tast den nye salgspris. 3 Klik på knappen Opdater for at gemme ændringen. Tip! Du kan i stedet taste F7 for at åbne dialogboksen Ret gældende normalpris. Tast den nye pris 5.2 Opret en prisperiode 1 Sørg for, at varen er vist på varekortet. 2 Klik på knappen Ny prisperiode. 3 Udfyld dialogboksen Ny prisperiode: Startdato skal udfyldes Slutdato er ikke obligatorisk. Pristypen Kampagne medfører, at man kan se prisperiodens datoer på varekortet som førstkommende kampagne. 4 Klik på OK. 5 Hvis prisperioden starter dags dato, skal varen sendes til kassen. Hvis prisperioden starter efter dags dato, vil prisen automatisk blive overført med natkørslen på den rette dato. SVANEN minimanual 16122013 Side 8 af 35

5.3 Ret pris på familie 1 Sørg for, at en af varerne fra familien er fremme på varekortet. 2 Ret salgsprisen og / eller flerstyksantal og pris. 3 Tast F8 eller klik på knappen Familie for at opdatere alle priser i familien. 4. Sørg for, at de varer, der skal have den nye pris, er markeret. 5. Klik på OK. 6. Priserne rettes, og der vises til slut en besked om, hvor mange varer, der er opdateret. Klik på OK. SVANEN minimanual 16122013 Side 9 af 35

6 Se salgstal på en enkelt vare 1 Søg varen frem på varekortet. 2 Tast F4 for at åbne vinduet Periode statistik. 3 Salgstallene ses som udgangspunkt pr uge: Kolonnerne Kostpris, Omsætning, BA%, Antal viser statistik for normalt salg på varenummeret. Kolonnerne med V i overskriften viser salg på varer med 0 i kostpris. Kolonnerne til højre med K i overskrifterne viser kampagnesalg. 4 Skift evt. visning: Antal uger. Indtast det ønskede antal uger, og tast ENTER eller klik på knappen Vis X Vis et ekstra antal uger: Klik på knappen Vis +X Vis salget pr. dag i stedet for uge: Klik på knappen Uge / Dag. Nu bliver et ekstra felt vist: Alle dage. Klik på pilen for at åbne listen. her ses ugedagene. Klik på en ugedag for kun at se salget for denne. SVANEN minimanual 16122013 Side 10 af 35

7 Flere salgs- og bestillingsnumre En vare kan have flere salgsnumre (fx pga. ny emballage) og flere bestillingsnumre (fx pga. flere landekoder, kollistørrelser og kostpriser). Det er muligt at oprette nye underliggende salgs- og bestillingsnumre manuelt, at skifte hovedsalgs- eller bestillingsnummer samt at slette underliggende numre. 7.1 Skift hovednummer Til højre for felterne Salgsnr og Bestillingsnr ses en pil: Hvis pilen er grå, findes ingen underliggende numre. Hvis pilen er sort som ved Bestillingsnr på billedet herover - findes der underliggende nummer / numre. Man kan gøre et underliggende nummer til hovednummer. 7.1.1 Skift hovedsalgsnummer 1 Klik på den sorte pil ud for Salgsnr. En lille boks med de(t) underliggende numre åbnes: 2 Dobbeltklik på det nummer, der skal være hovedsalgsnummer, og klik på Ja for at bekræfte. 7.1.2 Skift hovedbestillingsnummer 1 Klik på den sorte pil ud for Bestillingsnr. En lille boks åbnes: Tallene / teksten i de fire kolonner står for: Underliggende nummer, grossist, kostpris, kollistørrelse. 2 Dobbeltklik på det nummer, der skal være hovedbestillingsnummernummer, og klik på Ja for at bekræfte. 7.2 Opret nyt underliggende salgsnummer 1 Sørg for, at den rigtige vare er fremme på varekortet. 2 Klik på knappen +Salg i værktøjslinjen. Dialogboksen Opret nyt salgsnr vises: SVANEN minimanual 16122013 Side 11 af 35

3 Udfyld nummer, etikettype, antal etiketter og salgstype. 4 Klik på OK. 7.3 Opret nyt bestillingsnummer 1 Sørg for, at den rigtige vare er fremme på varekortet. 2 Klik på knappen +Best i værktøjslinjen. Dialogboksen Opret nyt bestillingsnr vises: 7. Udfyld felterne. 8. Klik på OK. 7.4 Slet underliggende nummer 1 Sørg for, at den rigtige vare er fremme på varekortet. 2 Klik på den sorte pil ud for Salgsnr eller Bestillingsnr. 3 Marker det nummer, der skal slettes, og tast CTRL + DELETE. 8 Kopier vare Hvis du skal oprette flere varianter af den samme vare, kan du med fordel bruge kopiering. 1 Søg den vare, du vil kopiere, frem på varekortet. 2 Klik på knappen Kopier vare i værktøjslinjen. 3 Klik på Ja for at bekræfte, at du vil kopiere. 4 Udfyld Salgsnr og evt. bestillingsnr, og vælg Sortiment. 5 Ret eventuelt andre felter. 6 Overfør varen til kassen og udskriv etiket. SVANEN minimanual 16122013 Side 12 af 35

9 Elektronisk post og fakturabehandling Mindst én gang om dagen skal du hente post. Hvis du ikke henter post, bliver fakturaer (med bl.a. nye varer og nye priser), kædekampagner og sortimenter ikke indlæst i SVANEN. 9.1 Behandling af fakturaer 7 Tryk på knappen Elektronisk post. 8 Tryk på knappen Opkald og vent, til al posten er hentet. 9 Kolonnen Info indeholder et X, hvis der er substituerede eller udsolgte varer. Hvis du har lagerstyring, er det en fordel at udskrive disse oplysninger. Marker fakturaen og tryk på Udskriv. 10 Marker alle fakturaer ved at trykke på. 11 Tryk på knappen Opdater for at opdatere fakturaerne. Hermed bliver de linjer, som det ikke er interessant at behandle, filtreret fra. Kolonnen Mangler viser, hvor mange linjer, der er tilbage til behandling. 12 Marker den eller de fakturaer, du vil behandle. Hvis du vil markere flere fakturaer på én gang, kan du holde CTRL tasten nede og klikke med musen på de fakturaer, du vil behandle. 13 Tryk på knappen Fakturabehandling. SVANEN minimanual 16122013 Side 13 af 35

14 Tjek herefter priserne. Du kan kun rette salgspriser i den gule linje. Vær opmærksom på, at du både kan rette salgspris og flerstykspris og antal. Tryk F11, hvis du vil godkende og fortsætte med salgsprisen i den gule linje (grossistens vejledende salgspris). Spring over eller pil ned over en fakturalinje, hvis du vil fortsætte med prisen i den hvide linje (din gældende pris fra SVANEN). Tast en ny pris, hvis du vil fortsætte med en pris, som du selv fastlægger. En ny vare (grøn linje) skal altid godkendes med F11. Du kan med fordel trykke F7 for at godkende eller ændre normalsalgsprisen, inden du trykker F11. Nyttige taster ved fakturabehandling: Med F6 åbner du varebilledet, hvor du kan se og rette varens stamoplysninger. Med F7 kan du rette normalprisen på den valgte vare. Med F8 kan du rette samtlige varer i familien. Med F11 godkender du SuperGros vejledende pris. 15 Når alle linjer er fakturabehandlet, klikker du på knappen Opdater alle. Knappen opdaterer kun de ændrede linjer. Resten af linjerne bliver bevaret i fakturaen til senere gennemgang. Knappen opdaterer kun de rørte linjer, herunder de linjer der blot er blevet pilet ned igennem. Knappen opdaterer alt og lægger fakturaen under Alle fakturaer. Fakturaen 88-varer skal tjekkes igennem. Nogle gange placerer der sig varer på den, som ikke kan finde plads på den rigtige faktura. Oftest er det frugt- og grøntvarer, der ligger på den, og ved at angive salgs-/plu-nummeret på varen, kan du undgå, at varen placerer sig blandt 88-varerne igen. Den vil da blive genkendt ud fra det sidste indtastede salgs-/plu-nummer. SVANEN minimanual 16122013 Side 14 af 35

9.2 Forklaring til fakturabehandling Under fakturalinjerne findes en gul og en hvid linje på samme vare. Den gule linje er oplysningerne fra SuperGros, den hvide linje er hentet fra SVANEN (altså butikkens lagerlinje). Du kan kun rette i den gule linje. En grøn linje viser, at der er tale om en helt ny vare, som ikke findes i SVANEN. Derfor er der heller ingen lagerlinje. Husk, at en ny vare altid skal godkendes med F11. Du kan rette prisen, inden du trykker F11. Kolonnen TBA-% indeholder tværbruttoavancen og viser bruttoavancen for varen med den nye kostpris og butikkens nuværende salgspris. Kolonnen Flag kan indeholde forskellige bogstaver, som giver supplerende oplysninger om den vare, der er trukket ud til behandling: F = Familie. Varen tilhører en familie, og det er muligt at rette alle varer i familien ved hjælp af F8. Når familien er rettet, vil der stå FF i kolonnen Flag. K = Kampagnekostpris fra grossist N = Ny vare H = Nyt hovedsalgsnummer O = Nyt hovedbestillingsnummer P = Flerstykspriser på varen Familie SuperGros vejledende salgspris Egen salgspris Avance SVANEN minimanual 16122013 Side 15 af 35

10 Rabatgrupper 10.1 (Rabatgrupper i kampagner oprettes direkte fra kampagnelinjerne. Se 11.2) Sådan opretter du en rabatgruppe uden for en kampagne: 1 Klik på knappen Tabeller i hovedværktøjslinjen. 2 Klik på fanebladet Rabat. 3 Klik på knappen 4 Udfyld feltet Tekst (Det er vigtigt at udfylde felterne i den angivne rækkefølge. Hvis noget går galt, kan linjen slettes med CTRL + DEL). Teksten er en forklaring på, hvad rabatgruppen indeholder, fx "Te 2/50". 5 Udfyld feltet Bontekst, fx med "RABAT". 6 Giv rabatgruppen et selvvalgt nummer i feltet Rabatgr. 7 Klik på knappen Ret rabatgruppe. 8 Udfyld felterne. Hvis du vil angive et maks antal gange: Klik på fluebenet i feltet 3-4-5 rabat for at slå dette fra. Nu kan du udfylde feltet Max antal gange. 9 Klik på OK. 10 Nu kan du knytte rabatgruppen til en enkelt vare via varekortet eller til flere varer via varefunktioner. SVANEN minimanual 16122013 Side 16 af 35

11 Kampagne 11.1 Opret egen kampagne 1 Klik på knappen Kampagner i hovedværkstøjslinjen, eller vælg Vedligeholdelse Kampagner. 2 Klik på sidste/nederste kampagnelinje og tryk Pil ned eller tryk INSERT. 3 Indtast navn i feltet Kampagne. 4 Vælg Startdato, Slutdato og Type. 5 Dobbeltklik på kampagnen eller klik på knappen Rediger kampagne for at åbne den. 6 Skan varen eller indtast varens salgs-/plu-nummer eller bestillingsnummer, eller søg varen / varerne frem ved at klikke på knappen Søg. 7 Indtast varens Salgspris, Flerstyksantal og/eller Flerstykspris. 8 Tilføj eventuelt flere varer ved placere markøren på nederste linje og trykke Pil ned. 9 Klik på knappen Luk, når du er færdig. Hvis kampagnen starter dags dato, skal du sende varerne til kassen fra hovedvinduet. SVANEN minimanual 16122013 Side 17 af 35

11.2 Kampagnerabatgrupper 1. Åbn kampagnen. 2. Placer markøren i kolonnen Rabatgr (den sidste til højre). 3. Tryk på F5. 4. Udfyld Tekst. (Det er vigtigt at udfylde felterne i den angivne rækkefølge. Hvis noget går galt, kan linjen slettes med CTRL + DEL). 5. Udfyld Bontekst. 6. Giv rabatgruppen et nummer i kolonnen Rabatgr. Rabatklasse udfyldes automatisk. 7. Klik på knappen Ret rabatgruppe. 8. Udfyld felterne. Hvis du vil angive et maksimalt antal gange: Klik på fluebenet i feltet 3-4-5 rabat for at slå dette fra. Nu kan du udfylde feltet Max antal gange. 9. Klik på OK. Nu er feltet Flerstkpriser udfyldt. 10. Luk vinduet. 11. Hvis rabatgruppenummeret ikke automatisk bliver sat på varen, så skriv rabatgruppenummeret, eller klik på listepilen og vælg den korrekte rabatgruppe. Dette skal gøres på alle varer, der skal indgå i rabatgruppen. 12. Luk kampagnen. SVANEN minimanual 16122013 Side 18 af 35

11.3 Udskriv kampagneetiketter 1 Klik på knappen Etiketter i hovedværktøjslinjen. 2 Klik på knappen Hent fra projekt. 3 Klik ud for Kampagnevarer. 4 Vælg den ønskede kampagne i rullelisten. 5 Klik på knappen OK. 6 Marker alle etiketterne. 7 Tjek om Type og Antal skal rettes. 8 Klik på knappen Udskriv. 9 Indtast Antal etiketter på det øverste ark i printeren (min. 10) eller klik direkte på Start. SVANEN minimanual 16122013 Side 19 af 35

12 Varebestilling Varebestillinger kan overføres til SVANEN fra håndterminalen, hvor de kan tjekkes for fejl og efterfølgende sendes direkte fra SVANEN. 1. Brug håndterminalen til at registrere varebestillingen, og gør håndterminalen klar til at sende. 2. I SVANEN: Klik på knappen Håndterminal i hovedværktøjslinjen. 3. Klik på pilen ud for Varebestilling. 4. Når varebestillingen er overført kan du kigge den igennem: Klik på knappen Varebestilling i hovedværktøjslinjen eller vælg Vedligeholdelse Varebestilling. 5. Find den varebestilling, du netop har overført. Du kan se dato og klokkeslæt i linjen. Ret evt. teksten. 6. Dobbeltklik på linjen for at se varelinjerne: 7. Ret i linjerne efter behov. Kolonnen Kolli viser kollistørrelsen. Nederst ses den samlede Kost- og Salgsværdi samt antal kolli og linjer i alt. 8. Luk vinduet, når du er tilfreds. 9. Send bestillingen ved at klikke på knappen Send. SVANEN minimanual 16122013 Side 20 af 35

13 Varesøgning og Varefunktioner 13.1 Varesøgning fra varekortet Med varesøgning fra varekortet kan man søge en enkelt vare frem. 1. Klik på knappen Vare eller vælg punktet Vare i menuen Vedligeholdelse. 2. Klik på knappen Søg i øverste venstre hjørne eller tast F3 for at søge. 3. Vinduet Søgning bliver åbnet: 4. Udfyld de relevante felter, så du søger de ønskede varer frem. 5. Klik på knappen Søg eller tast F3 for at søge. 6. Klik på knappen Overfør. 13.2 Varefunktioner (ret / tjek mange varer på én gang) Med varefunktioner kan man søge flere varer frem og rette dem på én gang. 1 Vælg Vedligeholdelse - Varefunktioner eller klik på knappen Varefunktioner i hovedvinduet. 2 Klik på knappen Søg eller tast F3 for at søge. Udfyld de relevante felter, så du søger de ønskede varer frem. Her er et par eksempler: Eksempel 1: Find hyldevarmere: Hvis du fx vil se varer, der ikke har været lagerbevægelser på i et år, og dags dato er 01-01-2014, så udfyld felterne Sidste lagerbevægelse med datoerne fra 01-01-1900 til 01-01-2013 (1 år tilbage fra dags dato). Eksempel 2: Tjek, om alle relevante varer har tilknyttet pant: Udfyld feltet Varegruppe med de relevante varegruppenumre for øl og sodavand, og udfyld feltet Linknr. med 0 (nul). Eksempel 3: Varer med lav BA: Du kan fx søge alle varer i varegruppe 7 med BA under 25. Udfyld først feltet Varegruppe med 7. Udfyld BA-% fra -1000 til 25. 3 Klik på knappen Søg eller tast F3 for at søge. SVANEN minimanual 16122013 Side 21 af 35

4 Klik på knappen Overfør. Nu bliver varerne overført til Varefunktionskladden, hvor de kan rettes og efterfølgende gemmes. 5 Åbn rullelisten i øverste højre hjørne, og vælg hvilke oplysninger du vil have vist om varerne. 6 Ret varerne sådan: Klik på knappen Ret i værktøjslinjen. Dialogboksen Ret vare bliver åbnet. 7. Øverst ses fire faneblade: Ret priser, Ret vareoplysninger, Ret lager, Ret etiketter. Skift til det relevante faneblad. 8. Skriv de nye værdier i felterne, og klik på OK. 9. Hvis der blandt de rettede varer er varer, der er i familie, bliver du spurgt, om resten af familien også skal rettes til. Svar Ja eller Nej. 10. Klik på knappen Ajourfør rettelser for at gemme. 11. Har du rettet priser, skal du angive startdato for den nye pris og evt. slutdato. Afslut med OK. SVANEN minimanual 16122013 Side 22 af 35

13.3 Oprydning i varekartoteket (slet udvalgte varer) Hvis du vil rydde op i dit varekartotek, kan du søge flere varer frem ad gangen og slette dem på én gang. Det kan fx være relevant, hvis du vil slette varer, der ikke har været bevægelser på længe. 1 Vælg Vedligeholdelse - Varefunktioner fra hovedvinduet. 2 Klik på Søg eller tast F3 for at søge. 3 Udfyld de relevante felter, så du søger de ønskede varer frem. Hvis det er hyldevarmere, kan du udfylde felterne for Sidste lagerbevægelse. Et eksempel: Du vil finde varer, der ikke har været lagerbevægelser på i et år. Dags dato er 01-01-2014. Udfyld i det tilfælde Sidste lagerbevægelse med datoerne fra 01-01-1900 til 01-01-2013 (1 år tilbage fra dags dato). 4 Klik på knappen Søg eller tast F3 for at søge. 5 Klik på knappen Overfør. 6 Klik på knappen Læg i projekt, giv projektet et navn, og klik OK. 7 Klik på knappen Deaktivér varer, og klik på Ja for at bekræfte. 8 Klik på knappen Ret varer, skift til fanebladet Ret lager, skriv lagerantal 0. Klik OK. 9 Vigtigt! Klik på knappen Opdatér for at godkende lagerrettelsen. 10 Luk vinduet. 11 Vælg Vedligeholdelse - Varefunktioner. 12 Klik på Søg eller tast F3 for at søge. 13 Søg projektet frem sådan: Klik i feltet Projekt, og vælg dit projekt i rullelisten. Vigtigt! Husk at vælge Varestatus Inaktiv (i nederste højre hjørne af formularen). Klik på Søg eller tast F3. 14 Klik på knappen Overfør. 15 Klik på skraldespanden, og bekræft to gange, at du vil slette varerne permanent. SVANEN minimanual 16122013 Side 23 af 35

14 Rapporter/Statistikker 14.1 Generel fremgangsmåde 1. Klik på knappen Statistik i hovedværktøjslinjen, eller vælg Udskrifter Statistik. 2. Skift til det relevante faneblad ( Varegruppe, Vare, Omsætning, Timeaktivitet, Lagerværdi ). 3. Til mange rapporter skal man angive en datoperiode: Udfyld felterne for Udskriftsperiode fra og til. Når man dobbeltklikker i et datofelt, åbnes en kalender, hvor man kan vælge en dato. 4. Udfyld øvrige felter efter behov, fx Rapportlayout, Sammenligning eller Sortering. 5. Klik på enten Udskriv eller Udskriv Skærm/printer. 14.2 Varegrupperapporter Under fanebladet Varegruppe udskrives rapporter med sum på varegruppeniveau. Under Rapportlayout kan man vælge Salgsrapport, Sammenligningsrapport, Bruttoavancerapport og Slagterrapport (med angivelse af antal kilo solgt). SVANEN minimanual 16122013 Side 24 af 35

14.3 Varerapporter Varerapporter viser salgstal for enkelte varer. Vælg mellem forskellige rapportlayouts: Salgsrapport, Svindrapport, Slagterrapport ( med angivelse af antal kilo solgt) og Sammenligningsrapport ) Man kan vælge at vise salgstal for kampagnevarer. Marker i så fald afkrydsningsfeltet Kun kampagnevarer. SVANEN minimanual 16122013 Side 25 af 35

14.4 Omsætningsrapporter Her kan udskrives finansrapporter og kasserapporter. De udskrives normalt automatisk. 14.5 Timeaktivitet Her udskrives timesalgsstatistik. Man kan vælge intervallerne time, ½ time eller Kvarter. SVANEN minimanual 16122013 Side 26 af 35

14.6 Lagerværdi Lagerværdirapport udskrives på samtlige varer, hvor der er sagt Ja til lagerstyring. Rapportens layout kan ændres, hvis man fx ønsker en anden sortering. Det kan være relevant i forbindelse med statusoptælling. Se nærmere i vejledningen til Status med SVANEN og TT-X7. 14.7 Gem rapport 1. En rapport kan gemmes for nemt at kunne skrives ud igen senere. Klik på knappen Gem øverst til venstre i statistikvinduet. 2. Dialogboksen Gem rapport vises. Indtast et navn for rapporten og afslut med OK. 3. Rapporten kan nu findes under Definerede rapporter. SVANEN minimanual 16122013 Side 27 af 35

15 Priskontrol /dannelse af etiketter med håndterminal Casio DT-X7 Håndterminalen Casio DT-X7 kan anvendes til skanning af etiketter med henblik på udskrivning af nye etiketter og priskontrol. Den kan også anvendes til statusoptælling. Se separat vejledning til status med DT-X7. Det lokale varekartotek skal overføres fra SVANEN til håndterminalen for at kunne skanne varer. 15.1 Overfør lokalt varekartotek fra SVANEN til HT 1. På håndterminalen: Vælg punkt 4. Diverse fra Hovedmenuen, og vælg herefter punkt 2. Overfør varekartotek. 2. Sæt håndterminalen i holderen. 3. I SVANEN: Klik på knappen Håndterminal i hovedværktøjslinjen. 4. Klik på knappen med pil til højre (fra SVANEN til Håndterminal). 5. Vinduet Søgning bliver åbnet. Hvis du kun vil overføre en eller flere udvalgte varegrupper, skal du skrive varegruppenumrene i feltet Varegruppe. Hvis du vil overføre alle aktive varer i varekartoteket, skal du ikke udfylde felter. 6. Klik på lommelygten - Udfør søgning - i øverste venstre hjørne af vinduet. 7. Klik på knappen Ja for at bekræfte, at du vil søge alligevel (uden nøglefelter). 8. Klik på knappen Overfør. Nu overføres varerne til håndterminalen. 9. Når alle varer er overført: Du bliver spurgt, om du vil overføre til endnu en håndterminal. Klik på Ja eller Nej efter behov. SVANEN minimanual 16122013 Side 28 af 35

15.2 Skan varer til etiketter / priskontrol og overfør skannede varer til SVANEN 1. På håndterminalen: Vælg punkt 3. Pris / Etiket, fra hovedmenuen. 2. Vælg enten 1. Priskontrol eller 2. Etiketter. 3. Skan varer og bestil etiketter / ret varer efter behov. Brugervejledningen til Casio DT-X7 indeholder en detaljeret beskrivelse af fremgangsmåden 4. Når du er færdig med alle varer: Klik på den gule knap (Send), og sæt håndterminalen i holderen. 5. I SVANEN: Klik på knappen Håndterminal i hovedværktøjslinjen. 6. Klik på pilen ud for Priskontrol ( pil fra Håndterminal til SVANEN ). 7. De skannede varer overføres nu til SVANEN. 8. Udskriv etiketter via etiketvinduet, og overfør rettede priser mm til kassen. 16 Status (se separat vejledning) Status med håndterminalen DT-X7 er beskrevet i en separat vejledning: "Status med SVANEN og DT-X7" SVANEN minimanual 16122013 Side 29 af 35

17 Debitor ( se også særlig vejledning ) Herunder beskrives få centrale funktioner. Se også særlig vejledning til Debitor-modulet. 17.1 Opret en kunde 1 Klik på knappen Kunder. 2 Klik på knappen Opret ny kunde. 3 Indtast Kundenummer, Navn, Adresse etc. 4 Ved kunder med elektronisk fakturering: Udfyld ikke feltet Adresse 3. Marker feltet Elektronisk fakturering og udfyld EAN lokationsnummer. 5 Klik på knappen Opdater for at gemme kunden. 6 Gå til hovedvinduet, og klik på knappen Send data til kasser. 7 Sørg for, at der ikke er flueben i feltet Send ikke kunder. 8 Klik på knappen Send data til kasser. SVANEN minimanual 16122013 Side 30 af 35

17.2 Registrer en enkelt indbetaling på kunde ved bank-/giroindbetaling 1 Klik på knappen Kunder i hovedværkstøjslinjen. 2 Find kunden ved at klikke på knappen Søg eller ved at bladre med pilene. 3 Klik på fanebladet Bilag. 4 Klik på knappen Opret ny for at oprette et nyt bilag. 5 SVANEN foreslår altid dags dato. Den kan du ændre, hvis du ønsker det. 6 Indtast Beløb. 7 Skriv eventuelt Bilagsnummer. 8 Skriv Tekst (eksempelvis Indbetalt via bank ). 9 Vælg Type K = Kreditering. 10 Klik på knappen Opdater for at gemme kunden. 4 10 SVANEN minimanual 16122013 Side 31 af 35

17.3 Registrer indbetalinger via speedbilag 1 Klik på knappen Kunder i hovedværkstøjslinjen. 2 Skift til fanebladet Speedbilag. 3 Skriv "Indbetaling" i feltet Bilagstekst. 4 Sørg for, at bilagstypen er K. 5 Klik i feltet Kundenummer, og skriv kundens nummer. 6 Tast Tab eller klik i feltet Dato. Skriv evt. en anden dato i feltet. 7 Skriv et bilagsnummer, du selv vælger. 8 Udfyld feltet Beløb med det beløb, der er indbetalt. 9 Hvis du skal registrere flere indbetalinger: Pil ned i næste tomme linje, og udfyld linjen på samme måde som ovenfor. 10 Når du har tastet alle linjer: Klik på knappen Godkend. 17.4 Udskriv et kontoudtog 1 Klik på knappen Kundelister i hovedværktøjslinjen. 2 Vælg Fanebladet Kontoudtog. 3 Marker med flueben i enten Medtag teksten Kontoudtog eller Medtag teksten "Regning". 4 Marker Medtag betalingsbetingelser, hvis disse skal vises på kontoudtoget. 5 Vælg Antal eksemplarer. 6 Vælg Startdato og Slutdato (dobbeltklik eventuelt i datofelterne og vælg dato derfra). 7 Klik på knappen Udskriv. SVANEN minimanual 16122013 Side 32 af 35

17.5 Opsætning af dividende (for eksempel til personalebonus) Når opsætningen af dividende er gennemført, skal personen, der får dividende (fx en medarbejder) bruge sit kundenummer ved kassen. Herefter bliver alt salg gennem kassen registreret til personen. Dividenden kan nu beregnes på et senere tidspunkt. 1 Gå til hovedvinduet og vælg System - Systemopsætning 2 Klik på fanebladet Kunder 3 Find feltet Varegr. uden bonus, og skriv her numrene på de varegrupper, der ikke skal beregnes dividende (bonus) af. Varegrupperne indtastes med komma imellem. Klik på OK. 4 Fra hovedvinduet: Vælg Vedligeholdelse Tabeller 5 Klik på fanen Kundegrupper 6 Opret en ny kundegruppe. Angiv bonusprocenten. Klik på knappen Opdater 7 Fra hovedvinduet: Klik på knappen Kunder 8 Søg den medarbejder, som skal have bonus, frem. Sæt kundegruppen på medarbejderen. Klik på Opdater. 17.6 Beregning af personaledividende 1 Klik på knappen Kundelister fra hovedværktøjslinjen 2 Vælg fanebladet Dividende 3 Indtast kundegruppenummeret (nederst i vinduet) 4 Indtast datoerne og udskriv rapporten Opsparet dividende. Her kan du se det samlede beløb, der skal udbetales til dividende. 5 Nulstil evt. bonussaldoen sådan: Indtast datoer for den periode, du vil nulstille den opsparede dividende for. Tast CTRL + SHIFT + F5 for at gøre knappen "Nulstil Saldo" aktiv. Klik på "Nulstil saldo" og bekræft, at du vil nulstille. SVANEN minimanual 16122013 Side 33 af 35

18 Oversigt over genvejstaster I skærmbilledet ses et blåt spørgsmålstegn i værktøjslinjen. Klik på dette for at få en oversigt over de genvejstaster, der er til rådighed i det aktuelle skærmbillede. Genvejstasterne er altså ikke alle til rådighed overalt i programmet. F1 F3 F4 F5 F6 F7 F8 F9 F11 Skærmbillede med de genvejstaster, der kan anvendes på det aktuelle sted i programmet Søgning. Svarer til at klikke på lommelygten i værktøjslinjen Periodesalgsstatistik på en enkelt vare Åbner tabelvinduet Åbner varekortet fra en liste, fx kampagnelinjer eller fakturalinjer Ret normalpriser Ret priser på familie Lagerbevægelser Ved fakturabehandling. Godkend grossistens vejledende salgspris / Godkend ny vare CTRL + DEL ALT + F4 SHIFT + ENTER ALT + PIL Ned CTRL + SHIFT + F5 Slet linje Luk vindue Opdater. Svarer til at klikke på fluebenet Åbner liste. I stedet for at benytte musen til at åbne en liste i et felt Åbn låste felter. Kræver en kode. SVANEN er standardkode. SVANEN minimanual 16122013 Side 34 af 35