ERHVERVS ALLIANCEN NOTAT - UDMØNTNING AF BYRÅDETS FORANDRING OM STIFINDER- FUNKTION FOR VIRKSOMHEDER, B2014 Dat: 3. juni 2014 Sagsnr: 13/54977 Ntatet beskriver baggrunden fr etableringen af ERHVERVS ALLIANCEN, principper, fkusmråde samt knkrete indsatser der gennemføres i 2014-15. A. Baggrund Kmmunen er den ffentlige samarbejdspartner, sm virksmhederne ftest er i kntakt med. Alene af den grund har Skanderbrg Kmmune str indflydelse på, hvr nemt g effektivt det er at være virksmhed, der driver eller er interesseret i at drive frretning i mrådet. Skanderbrg Kmmune Adelgade 44 8660 Skanderbrg Tlf. 8794 7000 skanderbrg.kmmune@skanderbrg.dk www.skanderbrg.dk Kultur, Brgere g Planlægning Strategisk Center Mail: jane.baad.jensen@skanderbrg.dk Endvidere betyder en gd erhvervsudviklingsindsats ver fr eksisterende g nye virksmheder, at virksmhederne øger deres mulighed fr udvikling g derved gså har lyst til at være ambassadører fr de gde erhvervshistrier i Skanderbrg Kmmune, der kan fasthlde de eksisterende virksmheder g tiltrække nye. Byrådets erhvervsplitiske visin er, at virksmhederne g Skanderbrg Kmmune i fællesskab skaber de bedst mulige betingelser, så knkurrenceevnen styrkes g mrådet er attraktivt fr eksisterende g nye virksmheder, jf. Erhvervsplitikken. Et mere handlings- g løsningsrienteret samarbejde med virksmheder er en væsentlig frandring, der skal medvirke til at realisere Byrådets erhvervsplitiske visin. Byrådet har besluttet, at der i 2014 skal prettes: en kmmunal ErhvervsTaskfrce, sm skal lette virksmhedernes adgang til kmmunen, sikre en indgang g agere stifinder fr nye sm eksisterende virksmheder, der ønsker at etablere sig, udvide eller tilpasse deres frretning, jf. Budget14. Øknmiudvalget samt Miljø- g Planudvalget var i den frbindelse værter ved en knference i fråret 2014 fr repræsentanter fr virksmhederne, herunder turisme- g detailhandel samt Byrådet fr at få idéer til, hvrledes Byrådets intentiner kan msættes i praksis.
Nærværende udkast er udarbejdet på baggrund af bidrag fra knferencens deltagere, Byrådets virksmhedsanalyse fra januar samt en wrkshp fr virksmheder g medarbejdere i maj 2014, hvr bl.a. Jbcentrets psøgende tilgang i initiativet udvidet erhvervsservice inspirerede til ngle af de metder, der tages i anvendelse både i frhld til psøgende arbejde g tidlig dialg med virksmhederne. B. Fkusmråder, principper g succeskriterier I ERHVERVS ALLIANCEN fkuserer vi på, 1. at virksmhederne plever, at deres indgang til kmmunen er den rigtige indgang, frdi den er hjælpsm, imødekmmende, parat, krdineret g effektiv g frdi indsatsen løbende evalueres 2. at virksmhederne har den nødvendige infrmatin g inviteres til samarbejde 3. at tiltrække nye virksmheder Vres principper fr arbejdet med ERHVERVS ALLIANCEN er, at virksmhederne er bevidst tilfredse, frdi vi pririterer mmentum, temp g verskuelighed i sagsbehandlingen af ansøgninger fra virksmheder, frem fr den daglige drift vi udpeger én kntaktpersn til virksmheden, så sagsbehandlingen pleves krdineret vi finder alternative muligheder g løsningsfrslag, der imødekmmer virksmhedernes behv eller dele af behvet, såfremt det ansøgte ikke umiddelbart er muligt vi evaluerer hver eneste sag i samarbejde med virksmheden fr at blive klgere, fr at parbejde en ekspertise i virksmhedssager samt fr at effektivisere vres arbejdsgange vi pririterer ansøgninger fra virksmheder højere end ansøgninger fra brgere, freninger m.fl. at vi er attraktive samarbejdspartnere fr nye virksmheder ERHVERVS ALLIANCEN er en succes, når der blandt virksmheder g rganisatiner er en bred anerkendelse af ERHVERVS AL- LIANCENS effektive samt handlings- g løsningsrienterede tilgang i sagsfrløb, der invlverer mange parter når virksmheder, der ønsker at flytte til kmmunen g bygge nyt, inviteres til samarbejde når den digitale indgang er ptimeret, synlig g med relevant infrmatin når netværksseancer g infrmatinsmøder efterspørges g afhldes, målrettet virksmhedernes ønsker 2
C. Fkusmråder Fkusmråder: 1. at virksmhederne plever, at deres indgang til kmmunen er den rigtige indgang, frdi den er hjælpsm, imødekmmende, parat, krdineret g effektiv g frdi indsatsen løbende evalueres 2. at virksmhederne har den nødvendige infrmatin g inviteres til samarbejde 3. at tiltrække nye virksmheder Nedenfr er hvert fkusmråde fldet ud i frhld til knkrete initiativer, der iværksættes i 2014-2015. ad 1). ATTRAKTIVE RAMMER FOR ERHVERVSUDVIKLING Et mere praktivt g handlingsrienteret samarbejde med erhvervslivet skabes gennem frløb, der tilrettelægges sammen med den enkelte virksmhed g ud fra virksmhedens ønsker g behv. Frløb, der skal skabe den bedst mulige plevelse fr virksmheden. Og hvr kvalitet i sagsbehandlingen handler m hjælpsmhed, imødekmmenhed, krdinatin, parathed, effektivitet g klar kmmunikatin. Og hvr frløbet tilrettelægges med tidlig frventningsafstemning, klar rlle- g ansvarsfrdeling, verblik ver invlverede mråder samt en synlig tids- g prcesstyring. 1.1 DEN RIGTIGE INDGANG, HVER GANG ERHVERVS ALLIANCEN s frløb er sm hvedregel t frskellige frløb, hvr Skanderbrg Kmmune bidrager til et effektivt g frugtbart samarbejde med virksmhederne ved: i simple sager, at styrke den digitale platfrm der gså er en væsentlig indgang fr virksmhederne så virksmheden nemt kan finde den nødvendige infrmatin eller der frmidles kntakt til rette vedkmmende. Et eksempel herpå er hurtig byggesagsbehandling med en tjekliste der skal sikre, at ansøgningen er fyldestgørende første gang, den fremsendes. Der er gså simple sager, der kræver et persnligt møde med virksmheden. Et eksempel herpå er afklaring af spørgsmål vedr. lkalplaner, byggetilladelser, jbafklaringsfrløb mv. Her har virksmheden gså én kntaktpersn, der er indgangen til det krdinerende arbejde. i kmplekse sager, der invlverer flere myndighedsmråder, at sikre så effektiv g krdineret behandling af ansøgninger fra virksmheder sm muligt. Et eksempel herpå er anvendelsesmuligheder fr en knkret lkalitet eller placering af en virksmhed. Her tildeles virksmheden en fast krdinatr. 3
Sagsgangen i kmplekse frløb: En Taskfrce - sammensat af erfarne medarbejdere der med krt varsel kan vurdere mulighederne i en sag har en indledende dialg med ansøger fr at afklare ansøgers specifikke behv. Krdinatr er Staben fr Kultur, Brgere g Planlægning, Teknik g Miljø eller ErhvervSkanderbrg. Der udpeges lige efter mødet en ERHVERVS ALLIANCE krdinatr fra et relevant fagsekretariat eller stab eller ErhvervSkanderbrg. ERHVERVS ALLIANCE krdinatren: udarbejder tids- g prcesplan fr sagsbehandlingen rienterer virksmheden m sagsgangen, frventet sagsbehandlingstid g m muligheden fr at følge sagsgangen digitalt sikrer at alle relevante myndigheder inddrages i sagsbehandlingen mnitrerer sagsbehandlingens knstante g effektive fremdrift på baggrund af tids- g prcesplanen infrmerer virksmheden m eventuelle afvigelser fra den prindeligt frventede sagsbehandlingstid kmmunikerer klart i løbet af prcessen, herunder m sagens afgørelse g eventuelt alternative løsningsfrslag til virksmheden evaluerer hver sag ved hjælp af spørgeskema g dialg med virksmheden. Ledelsens ansvar er, at understøtte krdinatrens pgave g funktin at sikre en åben g imødekmmende kultur, kmmunikatin, tne g attitude i administratinen ver fr virksmhederne, bl.a. gennem kmpetenceudvikling g evaluering af et antal gennemførte sagsfrløb. Ad 2). TILTRÆKNING AF NYE VIRKSOMHEDER Opsøgende kntakt g lkalisering Skanderbrg Kmmunes lkale erhvervsserviceperatør ErhvervSkanderbrg er psøgende i frhld til virksmheder, der vervejer at flytte til kmmunen. Vækstvirksmheder kntaktes g inviteres til dialgmøde med Brgmesteren, Kmmunaldirektøren, Plan- g Erhvervschefen samt ErhvervSkanderbrg m virksmhedens ønsker til ny lkalisering. Sm pfølgning på dialgen tilbydes virksmheden knkrete muligheder fr at lkalisere sig i Skanderbrg Kmmune. Anvisningen sker på baggrund af en erhvervslkaliseringsstrategi, der udarbejdes på baggrund af en kritisk gennemgang af arealer fr at vurdere, m de egner sig til erhvervsfrmål g til hvilke frmål 4
de egner sig bedst. Gennemgangen sker i samarbejde med lkale ejendmsmæglere. Det giver et gdt g reelt verblik ver udbuddet af erhvervsgrunde. Endvidere skal der udarbejdes et verblik ver ledige erhvervslkaler. Overblikket skal sikre en mere effektiv anvisning af ptentielle lkaliseringsmuligheder ver fr nye virksmheder. Endvidere vil Skanderbrg Kmmune invitere mæglere, udviklere m.fl. til dialgmøder, minimum en gang m året fr at drøfte, hvrdan vi knkret kan tiltrække flere nye virksmheder. Bsætningsstrategi, herunder branding Markedsføring af byernes gde placering mkring Aarhus med nem adgang til hele det østjyske mrådes velkvalificerede arbejdskraft, virksmhedsnetværk g innvatins- g frskningsmiljøer samt en hjælpsm, imødekmmende, parat g effektiv indgang til samarbejdet med Skanderbrg Kmmune skal styrkes. Sm led i realiseringen af Byrådets Udviklingsstrategi vil frskellige aktive parter i kmmunen arbejde mere knkret med både bsætning g byernes vækst i 2014-2015. Ad 3). INFORMATION OG NETVÆRKSDANNELSE Dialgen med erhvervslivet er nødvendig fr, at Skanderbrg Kmmune kan agere målrettet efter virksmhedernes behv g ønsker. Advisry bard Der nedsættes et Advisry Bard med repræsentanter fra erhvervslivet, hvr tiltag der kan medvirke til at understøtte erhvervslivets virke g udvikling drøftes. Tidlig infrmatin m udbud af anlægspgaver I frbindelse med kmmunale udbud vil det være muligt at imødekmme det lkale erhvervsliv, primært på bygge- g anlægsmrådet (jf. Indkøbs- g udbudsplitikken). I frbindelse hermed udvikles en database med lkale håndværksvirksmheder, der vil være tilgængelig på ErhvervSkanderbrgs hjemmeside. Skanderbrg Kmmune inviterer rganisatiner g virksmheder til årlige møder med Skanderbrg Kmmune, bligselskaber g frsyningsvirksmheder m kmmende anlægspgaver i kmmunen. Der udsendes nyhedsmail efter mødet. Viden m erhvervsklimaet Skanderbrg Kmmune gennemfører årligt en undersøgelse blandt virksmhederne i Skanderbrg Kmmune, mhp. at følge udviklingen i virksmhedernes plevelse med at drive virksmhed i Skanderbrg Kmmune. Undersøgelsen skal fkusere på de frandringer, der gennemføres i samarbejdet med virksmhederne, frandringer sm eksempelvis etableringen af rdningen med ERHVERVS ALLIANCE krdinatrer. 5
Der udarbejdes 5-10 centrale spørgsmål, der udsendes sammen med Beskæftigelsessekretariatets årlige virksmhedsundersøgelse. Spørgsmålene vil mhandle frandringer i Brgerservice, Plancentret, Byggesag g Teknik g Miljø. Netværksdannelse Skanderbrg Kmmune inviterer hver enkelt erhvervsrganisatin, der er aktiv i kmmunen, til netværksmøde efter en fast mødeplan. Dette sker i samarbejde med ErhvervSkanderbrg, når interesserne er sammenfaldende. Herudver inviterer kmmunen alle rganisatiner samlet til netværksmøde hvert år. Bestyrelsen fr ErhvervSkanderbrg inviteres til t årlige dialgmøder med Skanderbrg Kmmunes Øknmiudvalg. D. SAMLET LISTE OVER KONKRETE INITIATIVER, ROLLE- OG ANSVARSFORDELING SAMT OPFØLGNING Ad 1) attraktive rammer fr erhvervsudvikling digital platfrm, herunder kmmunikatin af ydelser f.eks. muligheden fr tidlig dialg Udarbejdes i samarbejde mellem Teknik g Miljø, Beskæftigelse g Sundhed, ErhvervSkanderbrg samt Kultur, Brgere g Planlægning. kurser i sprg g kmmunikatin generelt Tilbydes i første mgang medarbejdere g ledere i Teknik g Miljø samt Kultur, Brgere g Planlægning. Én kntaktpersn til hver enkelt virksmhed Ansvarlig: Teknisk Chef, Stabschefen fr Kultur, Brgere g Planlægning g ErhvervSkanderbrg prcedurer, standarder fr eksisterende g nye prcesser Der afhldes en prceduredag i efteråret 2014, hvr alle prcedurer gennemgås (Teknik g Miljø er ansvarlig). Endvidere laves der et særskilt prcedure fr sagsgangen ved kmplekse sager (Kultur, Brgere g Planlægning er ansvarlig). etablering af taskfrce af ERHVERVS ALLIANCE krdinatrer Teknisk Chef g Stabschefen fr Kultur, Brgere g Planlægning udpeger. Fra fr videndeling Medarbejderne invlveres i tilrettelæggelse af disse. Pjece målrettet virksmheder ift valg af rådgiver Udarbejdes af ErhvervSkanderbrg. Ad 2) tiltrækning af nye virksmheder Opsøgende arbejde Varetages af ErhvervSkanderbrg, der via netværk g infrmatin mdtager infrmatiner m ptentielt interesserede virksmheder. Endvidere vil ErhvervSkanderbrg via infrmatins- g brandingarbejde infrmere ptentielle virksmheder m mulighederne i Skanderbrg Kmmune Udarbejdelse af erhvervslkaliseringsstrategi Staben fr Kultur, Brgere g Planlægning udarbejder strategien parallelt med kmmuneplanene, hvr erhvervsmråderne vurderes. 6
Udarbejdelse af et verblik ver ledige erhvervslkaler. I et samarbejde mellem ErhvervSkanderbrg, ejendmsmæglere g Staben fr Kultur, Brgere g Planlægning Dialgmøde med mæglere, udviklere m.fl. Staben fr Kultur, Brgere g Planlægning undersøger, hvem der kunne være interesserede i at bidrage g frestår dialgprces. Bsætningsstrategi Udarbejdes i efteråret 2014 med led i realiseringen af Byrådets Udviklingsstrategi. Strategien er administrativt frankret i Staben fr Kultur, Brgere g Planlægning. Markedsføring, herunder virksmhederne sm ambassadører fr alliancens ydelser Infrmatinsmateriale udarbejdes, bl.a. til hjemmesiden. Temaet kunne gså være et delelement i Bsætningsstrategien, hvis medlemmer af Bsætningsstrategiudvalget har gde idéer g tager initiativ til yderligere aktiviteter. Staben fr Kultur, Brgere g Planlægning krdinerer arbejdet. Ad 3) Infrmatin g netværksdannelse Liste, sm lkale bygge- g anlægsvirksmheder selv kan tilmelde sig Der er adgang til listen via ErhvervSkanderbrgs hjemmeside Årlige dialgmøder med interessenter (rganisatiner g virksmheder) Staben fr Kultur, Brgere g Planlægning er ansvarlig Systematiske idéudviklingsmøder med virksmheder Teknik g Miljø er ansvarlig fr Advisry Bard, Staben fr Kultur, Brgere g Planlægning er ansvarlig fr øvrige møder Dialgmøder ErhvervSkanderbrg g Skanderbrg Kmmunes Øknmiudvalg Staben fr Kultur, Brgere g Planlægning er ansvarlig Erhvervsklimaundersøgelse Frestås af ErhvervSkanderbrg i samarbejde med Skanderbrg Kmmune, jf. resultatkntrakt. Opfølgning Den plitiske pfølgning sker i frbindelse med Øknmiudvalgets løbende plitikkntrl g sm minimum i frbindelse med de tre årlige budgetpfølgninger samt de t årlige dialgmøder med ErhvervSkanderbrg. Den administrative pfølgning på initiativerne frankres i styregruppen fr ERHVERVS ALLIANCEN. Styregruppen består af Teknisk Chef Luise Pape Rydahl, Sundheds- g Beskæftigelseschef Jørgen Erlandsen, Erhvervschef ErhvervSkandebrg Marianne Kristensen samt Plan- g Erhvervschef Bente Hrnbæk. 7