Digitaliseringsstrategi for Nordfyns Kommune for årene 2011-2015 Sagsnummer: 480-2011-10070 Dokumentnummer: 480-2011-163055 Afdeling: Borgmesterkontoret Udarbejdet af: Gunner Andersen
1 Indhold 2 Indledning og sammenfatning... 3 3 Perspektiv og sammenhæng... 4 Tidligere beslutninger om digitalisering i Nordfyns Kommune... 4 Budget... 4 Fælleskommunal digitaliseringsstrategi... 4 Fællesoffentlig digitaliseringsstrategi... 5 4 Pejlemærkerne for digital udvikling i Nordfyns Kommune... 6 Nordfyns Kommune ønsker at udvikle og implementere et digitalt kodeks for kommunen... 6 Nordfyns Kommune ønsker tværgående at arbejde med udvikling af viden på ledelsesniveau til at fremme digital udvikling og forandring... 6 Alle digitaliseringsinitiativer skal understøttes af en business case samt en aftalt proces for evaluering... 6 Al kommunikation med borgerne og erhvervslivet skal foregå digitalt... 6 Alle arbejdsprocesser i Nordfyns Kommune skal løbende vurderes i en digital kontekst bl.a. for at sikre optimal brug af de enkelte systemer... 7 5 Om Digitaliseringsstrategien... 8 Side 2 af 8
2 Indledning og sammenfatning Nordfyns Kommune tilstræber at give borgerne stadig bedre service for pengene. Et af midlerne til dette er øget brug af IT-baserede løsninger. Løsningerne dækker over forskellige tiltag som informationsformidling til selvbetjeningsløsninger, hvor borgerens data afleveres direkte til et fagsystem. For at understøtte den digitale udvikling i Nordfyns Kommune blev der i 2010 nedsat en særlig arbejdsgruppe, Digitaliseringsgruppen. For at få perspektiv i Digitaliseringsgruppens arbejde er det besluttet, at der skal udarbejdes en strategi for området. Strategien skal fremme den digitale udvikling af Nordfyns Kommune gennem synliggørelse af pejlemærker for digital udvikling (mål) og i forlængelse af pejlemærkerne at fastlægge en række indsatser og resultater for indsatsen. 1. Nordfyns Kommune ønsker at udvikle og implementere et digitalt kodeks for kommunen 2. Nordfyns Kommune ønsker tværgående at arbejde med vidensudvikling på ledelsesniveau til at fremme digital udvikling og forandring 3. Alle digitaliseringsinitiativer skal understøttes af en business case samt en aftalt proces for evaluering. 4. Al kommunikation med borgerne og erhvervslivet skal foregå digitalt 5. Alle arbejdsprocesser i Nordfyns Kommune skal løbende vurderes i en digital kontekst bl.a. for at sikre optimal brug af de enkelte systemer Side 3 af 8
3 Perspektiv og sammenhæng Tidligere beslutninger om digitalisering i Nordfyns Kommune Der har siden de tidlige forberedelser til kommunesammenlægning i 2005 været truffet en række beslutninger på det digitale område. Nogle af disse beslutninger er fortsat en del af grundlaget for planlægning og udbygning af området: Nordfyns Kommune ønsker at følge udviklingen på det digitale område gennem brug af gennemprøvede løsninger. Nordfyns Kommune ønsker at vurdere mulighederne for ekstern drift af systemer frem for selv at skulle dække behovet for kapacitet. Nordfyns Kommune prioriterer leverance- og driftssikkerhed højt, når der skal vælges løsninger. Nordfyns Kommune tilstræber ensartede, sammenhængende løsninger. Borgerrettede dokumenter skal for eksempel kun opbevares i ét ESDH system. Nordfyns Kommune støtter fremtidige løsninger på udviklingen af fællesoffentlige initiativer, som Borger.dk, Virk.dk, NemID og Digital Post. Der er i Nordfyns Kommune vedtaget flere politikker, som grænser op til Digitaliseringsstrategien: Kommunikationspolitikken I-sikkerhedspolitikken, består af 3 dele, Ledelsesstrategien Det Nordfynske Lederskab Disse 4 politikker supplerer hinanden. Budget Digitalisering har et potentiale for at opnå besparelser i driften af enhver kommune. KL regner med, at en digital henvendelse via hjemmesiden koster ca. 30 % af en personlig henvendelse. I økonomiaftalerne mellem KL og regeringen indarbejdes fortløbende reduktioner i kommunernes tilskud, som skal opvejes af stadig større effektivisering. Digitaliseringsstrategien skal danne baggrund for de nødvendige beslutninger for at fremme denne effektivisering. Fælleskommunal digitaliseringsstrategi Strategien 2015. 1 indeholder handlingsplaner for 35 projekter, som planlægges afsluttet i 2011 For digital ledelse er der tale om 2 projekter. For et konkurrencepræget it-marked 4 projekter. For digital borgerbetjening 9 projekter. Beskæftigelse med 6 projekter. Social og Sundhed 6 projekter. Teknik og Miljø 8 projekter. Børn og Kultur 7 projekter. 1 Se under KL, http://www.kl.dk/imagevault/images/id_47621/imagevaulthandler.aspx Side 4 af 8
De handleplaner, som Nordfyns Kommune har valgt, har mange lighedspunkter med de 35 forslag. Kommunernes Landsforening har i juni 2011 desuden udarbejdet eksempler på borgerserviceog digitaliseringsområdet, som vi kan lade os inspirere af. 2 Fællesoffentlig digitaliseringsstrategi Den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi forventes vedtaget i eftersommeren 2011. Dele af strategien er skrevet ind i økonomiaftalen 2012 mellem kommunerne og regeringen. Det fremgår her blandt andet: Al skriftlig kommunikation med det offentlige skal foregå digitalt senest fra 2015. I dette indgår, at man hvert år i den årlige økonomiaftale vil beskrive næste års obligatoriske digitale service og det potentiale, der ligger for besparelse. I den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi lægges der op til, at ansøgninger/indberetninger vedr. flytning, sundhedskort, EU sygesikring og opskrivning til daginstitution, skole og SFO skal være obligatoriske fra 2012. Der er i juni 2011 foretaget beregninger over udgifterne ved behandling af borgerhenvendelser gennem forskellige henvendelsesmuligheder. De totale omkostninger ved en automatiseret selvbetjeningsløsning er beregnet til 20 kr., en telefonisk henvendelse til 40 kr. og det personlige fremmøde til 75 kr. Der arbejdes på landsplan og i Nordfyns Kommune på i 2011 at få ensartede metoder og værktøjer til at opgøre, hvordan og hvorfor borgerne retter henvendelse til kommunerne. Det vil være nødvendige tal for at kunne se, hvor potentialet er størst. 3 2 Se under KL: http://www.kl.dk/imagevault/images/id_48696/imagevaulthandler.aspx 3 Kanalpriser i danske kommuner 2011, www.kl.dk/imagevault/images/id_48692/imagevaulthandler.aspx Side 5 af 8
4 Pejlemærkerne for digital udvikling i Nordfyns Kommune Nordfyns Kommune ønsker at udvikle og implementere et digitalt kodeks for kommunen Det betyder, at Nordfyns Kommune får en fælles opfattelse af god adfærd, når det kommer til anskaffelse samt anvendelse af it-systemer. Dette især under hensyn til god it-drift, god udnyttelse af systemerne og samarbejde på tværs af kommunen. Der indføres en fælles god praksis datadisciplin for at arbejde digitalt. Medarbejdere samarbejder ved hjælp af de digitale værktøjer. Vi påskønner kolleger og medarbejdere, som er gode til at arbejde digitalt. Nordfyns Kommune ønsker tværgående at arbejde med udvikling af viden på ledelsesniveau til at fremme digital udvikling og forandring Det betyder, at digitalisering bliver en lige så naturlig del af ledelsesarbejdet som budget- og personaleansvar. Lederne bliver bedre til at træffe beslutninger om it-systemer Lederne bliver bedre til at udnytte it-systemer i deres ledelsesarbejde Vi sætter digitale arbejdsformer på dagsordenen til lederfora og afdelingsmøder Nye opgaver planlægges med fokus på digitale løsninger Alle digitaliseringsinitiativer skal understøttes af en business case samt en aftalt proces for evaluering Det betyder, at alle omkostninger, fordele og ulemper ved anskaffelse af systemer stilles op på en standardiseret måde, så beslutninger om anskaffelse kan træffes på et sammenligneligt grundlag. Anskaffelse og genanskaffelse af digitale løsninger hviler på en beskrivelse af en forventet arbejdsproces. Vi lader som hovedregel cost-benefit afgøre valg af løsning. Al kommunikation med borgerne og erhvervslivet skal foregå digitalt Det betyder, at vi arbejder systematisk for, at borgernes henvendelser flyttes fra de dyre kanaler (personlig fremmøde, breve, mv.) til de billige kanaler (hjemmeside, digital selvbetjening mv.) Side 6 af 8
Der skal gøres en indsats for, at borgere, foreninger og virksomheder tilmelder sig digitale løsninger (brugen af fysiske blanketter minimeres). Borgere og virksomheder henvises til digitale selvbetjeningsløsninger. Medarbejderne er ambassadører for de digitale løsninger. Alle arbejdsprocesser i Nordfyns Kommune skal løbende vurderes i en digital kontekst bl.a. for at sikre optimal brug af de enkelte systemer Det betyder, at vi vender blikket indad og genovervejer vore vante arbejdsgange med henblik på optimering, bedre udnyttelse af systemerne, bedre genbrug af eksisterende data mv. Informationsudveksling mellem decentrale institutioner og rådhusene. Det er ikke alene resultatet, der tæller, men i høj grad arbejdsformen. Digitaliseringsstrategien er behandlet på møde i Digitaliseringsgruppen den 29. august 2011 og indstilles godkendt. Økonomiudvalget har den 12. oktober 2011 indstillet strategien til godkendelse i Kommunalbestyrelsen. Kommunalbestyrelsen har den 27. oktober 2011 godkendt strategien. Side 7 af 8
5 Om Digitaliseringsstrategien Digitaliseringsstrategien er udarbejdet af Digitaliseringsgruppen i Nordfyns Kommune. Til udarbejdelse af pejlemærker og indsatsområder har deltaget konsulenter fra firmaet Strand og Donslund (Steen Skovgaard, Bettina Nielsen og Per Strand). De fem pejlemærker er operationaliseret i handleplanen. Det er Digitaliseringsgruppens opgave at sætte opgaverne i handleplanen i gang samt sørge for implementering i organisationen. Se handleplanen dags dato under dokumentnummer 480-2011-123759. Strategien bør revideres og suppleres løbende. Strategien må forventes at skulle revideres samlet senest i 2013. Side 8 af 8