Projekter skal ikke styres de skal ledes Microsoft-seminar Frank Madsen PA Consulting Group 17. april 2007
Hvor moden er din virksomhed? Taktiske projekt gennemførelser Styret ProjektPortefølje Projektinitiering Projekter igangsættes uden formel projektbeskrivelse Der udarbejdes et indholdsmæssigt projektgrundlag Business case er udarbejdet men mål er upræcise Business case er klart formuleret og rettet mod forretningsmål Business case er målrettet og dynamisk, og indgår i de overordnede målsætning Planlægning og ressource styring Projektet igangsættes uden fokus på budget og estimering Eksterne omkostninger estimeres, interne forventes blot til rådighed Der udarbejdes detaljeret estimat for interne ressourcer Interne ressourcer er detailplanlagt og er frigivet til projektdeltagelse Der koordineres ressourcer på tværs af projekterne så det samlede ressourcebehov er kendt Projekt fremdrift og koordinering Der foretages ingen systematisk status rapportering Projekt fremdrift følges indenfor projektet uden ekstern rapportering Projektet rapporterer til eksterne interessenter Der konsolideres en samlet rapportering for alle projekter Der rapporteres og koordineres på tværs af projekterne Benefitrealisering og måling Projektet stoppes når det vurderes færdigt Der foretages en formel projektafslutning Ved projektafslutning foretages en subjektiv vurdering af succeskriterier Projektets resultater måles ved projektafslutning og vurderes i forhold til planlagt Der følges systematisk op på benefit realisering både under og efter projektafslutning.. Hvor befinder din organisation sig i dag? PA Knowledge Limited 2007. All rights reserved. FM Projektledelse 17. april 2007 2
Projektledelsesdisciplinen er aktuel som aldrig før Stigende konkurrence, teknologisk udvikling, globalisering stiller store krav til effektiv projektporteføljestyring, hurtig omstilling samt effektiv implementering af strategiske initiativer Hurtige og markante omstillinger af organisationer går som oftest igennem projektarbejde PA Knowledge Limited 2007. All rights reserved. FM Projektledelse 17. april 2007 3
Projekt- darlings skal nok komme i offentlighedens søgelys PA Knowledge Limited 2007. All rights reserved. FM Projektledelse 17. april 2007 4
Over 40% af alle projekter er en fiasko Ny undersøgelse fra PA Consulting Group viser, at mere end 40% af danske virksomheder har fiasko i over halvdelen af deres projekter Andel af succesfulde projekter* inden for den enkelte organisation: Kun 21% af de adspurgte virksomheder har succes i over 80% af deres projekter 41% har ikke succes med over halvdelen. Andel af respondenter 50% 40% 30% 20% 10% 0% > 80% 65 79% 50 64% < 50% n.s. Succesrate * Succes indebærer, at projektresultatet har levet fornuftigt op til forventede krav, hvad angår budget, tid og kvalitet PA Knowledge Limited 2007. All rights reserved. FM Projektledelse 17. april 2007 5
Uklare mål, mangel på kvalificerede ressourcer og politik bidrager til projektfiasko Årsager til projektfiasko Mangel på tilstrækkeligt kompetente folk Mangel på ressourcer fra projektets start Politik, interne uoverensstemmelser eller afdelingernes egoisme For komplekse tekniske krav Mangel på ledelsesmæssig erfaring i projektledelse Mangel på erfaring i projektledelsesmetoder Utilstrækkelig projektplanlægning Uklare krav og projektmål Mangel på støtte fra topledelsen Utilstrækkelig kommunikation 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% PA Knowledge Limited 2007. All rights reserved. FM Projektledelse 17. april 2007 6
bl.a. fordi projektet ikke er i overensstemmelse med strategien Klar overensstemmelse med forretningsstrategi og strategiske mål Klar formålsbeskrivelse (visionsbeskrivelse) Klare resultatkrav og succeskriterier (benefits) Klar afgrænsning Det er synd og skam at knokle løs med et projekt, som aldrig får den altafgørende opbakning fra virksomhedens ledelse. I værste fald kan det koste projektet livet og projektlederen jobbet. PA Knowledge Limited 2007. All rights reserved. FM Projektledelse 17. april 2007 7
og alt for ofte glemmes kunden Det gælder om at holde fast i, hvad projektet betyder for kundens behov. Dette gælder, uanset om kunden er virksomhedens medarbejdere, købere eller brugere af et system PA Knowledge Limited 2007. All rights reserved. FM Projektledelse 17. april 2007 8
Forankringen er projektlederens store udfordring En af de absolut største udfordringer for projektlederen er, når projektet skal blive en integreret del af organisationen Succesfuld implementering af forandringer kræver, at ledelsen starter med at skabe en fælles forståelse af, hvad forandringsledelse er PA Knowledge Limited 2007. All rights reserved. FM Projektledelse 17. april 2007 9
Som projektleder skal du forstå spillet og indgå i vigtige koalitioner Få virksomheder baserer i realiteten prioritering af projektporteføljen på faktuelle oplysninger. De fleste beslutninger træffes på et følelsesmæssigt og relationsbestemt grundlag Den succesfulde projektleder må derfor forstå at skabe koalitioner med vigtige interessenter, bygge stærke relationer til ledelsen samt tilegne sig de sociale kompetencer, der sikrer indflydelse Se i øjnene, at vigtige beslutninger er et spil. Den dygtige projektleder kender virksomhedens og kundernes nøglepersoner og forstår at få deres støtte. PA Knowledge Limited 2007. All rights reserved. FM Projektledelse 17. april 2007 10
Ansvar giver ejerskab hvad er dit? De bedste virksomheder giver projektledere en klar og officiel projektbestilling med mål, krav og beføjelser Men stopper projektlederens ansvar for projektets her? PA Knowledge Limited 2007. All rights reserved. FM Projektledelse 17. april 2007 11
Husk at projektledelse er en teamindsats Det er afgørende for projektets succes, at der allerede fra starten skabes en dynamisk og velfungerende projektgruppe Formår vi at skabe en helhedsløsning? Fælles værdigrundlag Er der tvivl om projektets mål? Samordning Fælles mål Det effektive team Kommunikation Individuelle bidrag Deler vi viden og erfaring med hinanden? Teamledelse Udnytter vi teamets ressourcer godt nok? PA Knowledge Limited 2007. All rights reserved. FM Projektledelse 17. april 2007 12
hvor kommunikationen må være interaktiv De mest succesfulde virksomheder kommunikerer hensigtsmæssigt med topledelsen gennem projektrapportering Der er dog stadig behov for mere koordineret, dialogorienteret og interaktiv kommunikation for at sikre projektets succes PA Knowledge Limited 2007. All rights reserved. FM Projektledelse 17. april 2007 13
Virksomhedens samlede projektkompetence er afgørende for succes Ledelseskompetencer Brug af processer og værktøjer Business benefits Organisations- og forretningsforståelse PA Knowledge Limited 2007. All rights reserved. FM Projektledelse 17. april 2007 14
har du de rigtige værktøjer klar? Det er afgørende af fylde værktøjskassen godt op: Business case Aktivitetsplan Projektkommissorium Kommunikationsplan Risiko-log Projektfremdrift Team-analyse Interessentanalyse Erfaringsopsamling PA Knowledge Limited 2007. All rights reserved. FM Projektledelse 17. april 2007 15
Lean-projektledelse er måske vejen frem mod succes? Kundetilfredshed Forenklet projektgennemførsel Kravsspecifikation Optimering af indsats Værktøj Figur: Elementer i Lean Project Management er din projektorganisation Lean? PA Knowledge Limited 2007. All rights reserved. FM Projektledelse 17. april 2007 16
Mission (Im)possible? Der er stadig et betydeligt potentiale i at udvikle danske virksomheders projektkultur Projektledelse spiller stadig en afgørende rolle, når virksomheden skal gennemføre de forandringer, der skal realisere den overordnede strategi og sikre fremtidig konkurrenceevne Derfor må vi fortsat holde fokus på udviklingen af stærke projektkompetencer, stærke projektværktøjer samt en stærk projektkultur. Det kan lade sig gøre! PA Knowledge Limited 2007. All rights reserved. FM Projektledelse 17. april 2007 17
Hvor på modenheds-trappen ligger din virksomhed? Succesrate % (Modenhed) 90% 75% 50% 25% Disciplinering Personstyret Succesen afhænger alene af projektlederens evner Begyndende standardisering Genbrug Projektlederes erfaringer genbruges lokalt i organisationen Veletableret projektkultur Defineret arbejdsramme Der benyttes standardiserede processer der i et vist omfang er dokumentered e, ledelsen følger med i projekters fremdrift Styret og målrettet PL Veletablerede projektorganisationer med entydige rolle- og ansvarsbeskrivelser. Processer og værktøjer bruges systematisk og forbedres løbende. Resultatmåling Kontinuerlig forbedring Optimeret til skiftende arbejds-forhold Projektledelse er en for forretningen nødvendig karrierevej. Projektledelsesværktøjer anvendes i den daglige ledelse og alle processer er veletablerede og systemunderstøttede Forretningsværdi PA Knowledge Limited 2007. All rights reserved. FM Projektledelse 17. april 2007 18