Afbud fra Inger Boes Punkt 1 Nyt fra sognepræsterne: D. 04.12.: Fyraftensgudstjeneste med Mandskor og julekål. Grete Sørensen har et hold af hjælpere. Råvarer er indkøbt. D. 07.12.: Ni Læsninger. Forfriskninger ordnes af Anne og Olga. D. 11.12.: Dagplejen og børnehaver i kirken. D. 22.12.: Skoleafslutning kl. 10.00, kl. 11.00, kl. 12.15 og kl. 13.00. D. 24.12.: 3 gudstjenester i Østbirk Kirke med start kl. 12.00. Ind imellem gudstjeneste i Yding. Sidste gudstjeneste i Østbirk Kirke er kl. 16.00 D. 31.12.: Gudstjeneste kl. 14.30. Champagne er indkøbt. D. 04.01.: Hellig 3 Konger arrangement med musik kl. 14.00. D. 11.01.: Nytårsparade med spejderne. D. 12.03.: Præste Bio med medhjælpere. Forslag til overvejelse: De, der bager evt. en bradepandekage honoreres med kr. 100,- Punktet tages op på næste møde. Omtale af Natkirke projektet i Horsens. Vedtaget, at menighedsrådet deltager på et passende tidspunkt i løbet af de 3 første måneder i 2015. Der startes med spisning kl. 18.00, og herefter deltager man så i Natkirke arbejdet fra kl. 20.00 og fremefter. Natkirken slutter kl. 23.00. Punkt 2 Orientering om anordning nr. 1027 pr. 01.10.2014 om lovpligtigt minikonfirmand undervisning. Den almindelige konfirmand undervisning fortsætter som hidtil. Nyt fra kontaktpersonen: Der er modtaget godkendte børneattester, dateret 12.09.14. Kirkesanger situationen: Sara Tranberg har meddelt, at hun holder barsel fra d. 26.01.15 26.10.15, og denne periode er inkluderet 3 ugers ferie, som afholdes i ugerne 28, 29 og 30. Herefter har der været kontakt til kirkesanger Thomas Späth, som er tilbudt stillingen med 10 ugentlige timer, og en rådighedstid på 8 timer ugentlig. Lønberegning er foretaget af formand og personalekonsulent i Horsens Provst Birgitte Søhoel, og fremsendes til Thomas Späth. Da stillingen, trods vikarfunktion, er over 8 timer skal den godkendes i Dansk Kirkemusiker Forbund. Organist Karl Åge Bech har indvilget i, uden kompensation, at tage Babysalmesangen under kirkesangerens barsel i foråret 2015. Side 1 af 5
Endvidere tilbud om, at videreudvikle det musikalske arbejde med en legestue for dagplejebørn. Tilladelse hertil er givet. Der er indtil videre positive reaktioner herpå, og derfor bevilges der kr. 2.500,- som et éngangsbeløb til indkøb af remedier og instrumenter. Organisten har et ønske om et setzer system (computer) til orglet, og har givet tilsagn om, at vil søge forskellige fonde om indkøb af et sådant system. Menighedsrådet er positiv over for idéen. Såfremt ansøgninger ikke giver de store donationer, overvejes det hvordan beløbet evt. kan dækkes i 2015/16. Ved personalefrokosten d. 05.12.2014 tages der afsked med Maren Olesen. Der overrækkes en gave med et passende kort. Punkt 3 Punkt 4 Endvidere har formanden indkøbt julegaver, som kan afhentes i Præstegården fra samme dato. Nyt fra kirkeværgen: Malerfirmaet Jan Pedersen er endnu ikke startet på den indvendige maling af vinduer. Snarest muligt tager kirkeværgen kontakt til de 2 murere vedr. renovering af kælder. Økonomi: Der er modtaget skrivelse fra Horsens Provsti 30.10.2014 hvor provstiudvalget godkender revisionsprotokollat vedr. regnskab 2013 uden bemærkninger. Dette er meget tilfredsstillende. Vedr. kommentarer jf. dagsorden til regnskabsrapport fra 09.10.14, har regnskabsføreren meddelt regler for moms refusion vedr. ombygning i graverbygning til kirkegårdsleder! Der er foretaget afregning vedr. studietur, og budgettet hænger sammen. Der er en mindre udgift for Østbirk Menighedsråd. Budgetformåls rapport blev uddelt. Udskriftsdato 19.11.14. Rapporten blev drøftet. Der er forskellige spørgsmål og uklarheder, som efterfølgende afklares med regnskabsføreren. Såfremt der er væsentlige afvigelser/forklaringer, udsendes disse til menighedsrådet. Punkt 5 Punkt 6 Omtale af fejl i sognekoder vedr. korrespondance mellem CPR-system og DAGI system. Problemet skulle være løst med provstiets mellemkomst. Diverse valg: Der var genvalg på alle poster. Formand: Preben Egeholt Næstformand: Grete Sørensen Kontaktperson: Grete Sørensen Kirkeværge: Preben Hansen Folkevalgt kasserer: Anne Grethe Bording Sekretær: Marlene Damgaard Bygningssagkyndig: Henning Grabow Evt. nyt vedr. tag projektet: Omtale af besøg af arkitekt Ebbe Marxsen og bygningskonstruktør Lars Højgaard sammen med Dansk Kirkekalk v/mogens Reenberg, der skal forestå oprensning og fjernelse af isolering samt rengøring af murkroner. Formanden tager kontakt til firmaet for at få nærmere oplysninger om, hvad man er kommet til af konklusion i forbindelse med mødet d. 18.11. Modtaget brev fra orgelfirma Frobenius, der meddeler at prisen vedr. rensning af orgel samt intonering også holder i 2015. Side 2 af 5
Punkt 7 Nyt fra kirkegårdsleder: Lugerne i tårnet virker efter hensigten. Der er anskaffet ny brandslukker. Varmestyring i Præstegården påbegyndes d. 24.11. med 3 mand og klares, med hensyn til ventiler, på én dag. Arbejdsbeskrivelse for medhjælp i Præstegården: Ny medhjælp ansættes pr. 01.01.15 med ansættelsespapirer. Forefaldende arbejde på Kirkegård og i Præstegård. Der er afsat 275 timer til rengøring i Præstegården. Vedkommende person ansættes på timeløn, og der startes med en hovedrengøring i Præstegården i løbet af januar md. Prøve plet maling af stolestader i kirken: Godkendt, at kirkegårdslederen foretager dette. Kurset vedr. kransebinderi var en succes, og gentages til næste år. Der er lavet drejebog. Der har været staude indsamling til kirkegården. En succes. Kirkegårdskortet er tilrettet med forskellige numre etc., og efterfølgende modtages der en færdig kopi, som lægges ind på computer. Herefter betales regningen. Punkt 8 Ombygning i graverbygning er færdig. Der er indkøbt diverse møblement. Der mangler kun belysning. Orientering fra Horsens Provsti: Omtale af formandsmøde d. 19.11.2014, bl.a. ved gennemgang af forskellige projekter omkring diakoni, skole initiativer, frivillighed og uddannelse. Endvidere omtale af næste møde, som holdes i Østbirk Sognehus d. 16.02. kl. 17.00 19.00. Herefter spisning v/grete Sørensen. Omtale af formandens deltagelse i Lille Trust omkring ny sognestruktur i Horsens Provsti. Der holdes Formandsmøde med præsentation af emnet d. 06.01.15. kl. 17.00 ca. kl. 21.00 i Torsted Sognehus. Deltagere: formand, Anne Sørensen og sognepræsten. Omtale af, at kirkegårdstaksterne tages op til fornyet drøftelse i 2015 med henblik på vedtagelse for en ny periode fra 2016. Ellers blev præstegårdsproblematikken i Grædstrup vendt. Side 3 af 5
Punkt 9 Nyt fra Aktivitetsudvalget: Der er truffet aftale med Lotte Heise til d. 20.10.2015 Fængselspræst Jesper Birkler kommer til tarteletter d. 26.02.15 Pastorats højskolen i efteråret 2015 bliver d. 13.09. i stedet for 06.09, da der denne dag er forventet bispeindsættelse i Aarhus Domkirke. Punkt 10 Punkt 11 Omtale af fællesarrangement for 3-4/5 landssogne med komponisten Hans Holm eller Sigurd Barrett i Østbirk Kirke som fællesarrangement efter bevilling af økonomi fra det nye PU-udvalg vedr. skolesamarbejde eller samarbejde på tværs i sognene. Idé- og brainstormingsside på Drop Box: Orientering i sagen. Anne Sørensen tilbyder at komme på personligt besøg hos Grete Sørensen, Olga Nielsen. Andre medlemmer kan rette henvendelse til Anne Sørensen. Diverse arbejder i og ved - og Kirkegård: Grædemuren bliver repareret med nye tagsten. Ca. 30 stk. isættes. Det er mureren fra Ejer, der udfører arbejdet. Det overvejes, at etablerer bedre lys imellem gangsti langs præstegårdens mur og parkeringsplads. Punkt 12 Opfølgning på referat af 09.10.14: På punkt 1, 3. bjælke: Pensionistforeningen vedr. Kirkegårdsvandring bliver d. 19.05. kl. 14.30 Vedr. punkt 7: Der er meldt tilbage til Kirkegårdslederen vedr. moms refusion på arbejder i mandskabsbygningen. Punkt 13 Ingen kommentarer i øvrigt. Referatet godkendt. Underskrevet! Nyt fra formanden: Omtale af julekurvs projekt Såfremt der er menighedsrådsmedlemmer, der har emne til værdigt trængende, bedes dette meddelt enten sognepræsten eller formanden. Vedr. deltagelse i Vejkirke projekt : Godkendt deltagelse for 2015. Anne Sørensen har fået overdraget papirerne, og skal tilmelde Østbirk Kirke senest 17.12. Orientering om ny sygehus- og hospicepræst. Omtale af, at formanden er stiller for bispekandidat Jens Maibom, nuværende forstander for Diakonhøjskolen i Aarhus. Formanden har købt en brugt kopimaskine med sorteringsanlæg, som kan tage kopier i farver, samt clipse af Lundum-Hansted menighedsråd til en pris af kr. 1.439,19. Hermed følger et større restlager af farvepatroner. Kordegn Pia Schiønnemann har indvilget i, at give instruks i at køre med maskinen. KEN Storkøkken har installeret opvaskemaskine i bryggers. Instruktion er opsat på skabene. Endvidere demonstrerede Lone hvordan maskinen skal køre. Det er aftalt at rullevogn returneres og i stedet anskaffes højt stativ til bakker, så sidste hold opvask kan stå fremme! Fmd. har klaget over fugning, som ændres snarest! Side 4 af 5
Endvidere skal der foretages ændringer af dørtrin med ilagt fuge. Jan Haugaard bestiller smed til fjernelse af eksisterende vask på mur ind mod gang. Endvidere reparation af rustent rør samt fjernelse af diverse afløb. Herefter sættes fryseren over på denne væg, og bakke opbevaringsstativer kommer til at stå ind mod trappegang. Denne placering er forslag indtil andet og bedre forslag foreligger. Punkt 14 Forslag til mødeplan for 2015: Torsdag, d. 13.08. ændres til onsdag, d. 12.08, og mødetidspunkt kl. 17.00 Resten godkendt. Punkt 15 Åbent for tilføjelser: Intet. Punkt 16 Eventuelt: Næste møde: 15.01.2015 Kaffebrygger: Preben Hansen Mødet hævet kl. 20.45 Referat redigeret og godk. 25.11.14// Underskrifter: Side 5 af 5