Brugervejledning for Basismenuen i XAL 3.5

Brugervejledning for Basismenuen i XAL 3.5 Version 2.0 Rejseafregning Grønlands Hjemmestyre Den centrale Regnskabsafdeling

Indholdsfortegnelse 1 REJSEAFREGNING 2 1.1 Indledning 2 1.2 Menuplacering 3 1.3 Oprettelse af rejsedebitor 4 1.4 Afregninger generelt 8 1.5 Oprettelse af rejseafregning 8 1.6 Funktioner 12 1.7 Oprettelse af rejsebudget 13 1.8 Registrering af rejseforskud 20 1.9 Endelig rejseafregning 28 1.10 Udskrivning af rejseafregning 38 1.11 Omkostningstyper 41 Sidst revideret: 20.08.2007

1 Rejseafregning 1.1 Indledning I modulet Rejseafregning er det muligt at udarbejde en rejseafregning. Der kan oprettes et rejsebudget. Endvidere kan der registreres et rejseforskud samt udarbejdelse af den endelige rejseafregning. Ved anvendelse af funktionen Bogfør afregningen kan der ske bogføring direkte i finans- og debitormodulet. Rejseafregningen udarbejdes med de i systemet centralt oprettede omkostningstyper, landekoder og satser. Det er DcR konsulentafdelingen der forestår disse oprettelser og vedligeholdelsen af disse. Udbetaling af rejseforskud samt rejseafregning foretages af DcR. Den enkelte enhed skal, inden modulet tages i anvendelse, sørge for at de medarbejdere, der skal udarbejdes rejseafregninger på, er oprettet som debitorer i debitormodulet. Oprettelse af debitorer kan ske løbende, efterhånden som der skal udarbejdes rejseafregninger. Det er således ikke et krav, for at starte på anvendelsen af modulet, at samtlige medarbejdere er oprettet som debitorer. Denne vejledning beskriver derfor, som det første efter menuplaceringen, oprettelse af en debitor, der skal anvendes i rejsemodulet, som medarbejder. Dernæst beskrives selve anvendelsen af rejsemodulet. Sidst revideret 12.08.2007 Side 2

1.2 Menuplacering 1. Afregninger findes under menupunkt Rejseafregning/Kartotek 2. Menupunktet Afregninger åbnes med et museklik eller ved at trykke Pil til højre og derefter Enter. Derved fremkommer det skærmbillede der skal anvendes ved rejseafregninger. Bemærk at man kommer ind på den rejseafregning man sidst var inde på. Skærmbilledet forlades ved at trykke Esc eller museklik på. Sidst revideret 12.08.2007 Side 3

Oprettelse af rejsedebitor 1.3 Oprettelse af rejsedebitor I debitormodulet oprettes debitorer. Denne vejledning omhandler udelukkende oprettelse af en debitor til anvendelse i rejseafregningen. For den generelle anvendelse af debitormodulet henvises til Basisvejledningen. DcR har besluttet, at debitorer til anvendelse i rejseafregningen skal oprettes med et specielt kontonummer. Kontonummeret skal være en kombination af den afdelingsgruppe man tilhører og så medarbejderens/debitorens private telefonnummer. I denne brugervejledning og i eksemplet vil det være afdelingsgruppe PDS og så efterfulgt af 323232. Kontonummeret for medarbejderen/debitoren vil således være PDS323232. 1. Menupunktet Debitorer findes under Debitor/Kartotek. 2. Menupunktet åbnes med et museklik eller ved at trykke Pil til højre og derefter Enter Bemærk at man kommer ind på den debitor man sidst arbejdede på. Sidst revideret 12.08.2007 Side 4

3. Tryk på Knappen Opret debitor for at oprette en ny debitor 4. Følgende fremkommer, hvor der skal angives debitor gruppe. 5. Med alt-h funktionen får man mulighed for at vælge mellem debitorgrupperne Borger og Rejsende. 6. Vælg debitorgruppen Rejsende og tryk OK 7. Den rejsendes telefon nummer indtastes og tryk OK Sidst revideret 12.08.2007 Side 5

8. Efterfølgende linkes afd.gruppens initialer og telefonnummeret som værende : PDS323232 denne overføres til debitorkartoteket. 9. Nu udfyldes felterne Navn, Adresse 1, Postboks, Postnr. og telefon. 10. Når du vil forlade skærmbilledet kommer der en meddelelse om kontonummeret. Det skyldes at du har oprettet et kontonummer der ikke er et CPR-nummer. Når det er et kontonummer i debitorgruppen Rejsende vælger du at fortsætte ved at trykke Ja. Kontonummeret bliver herefter oprettet. Hvis der svares Nej bliver man stående i skærmbilledet. Skærmbilledet kan derefter forlades ved hjælp af alt-q. Debitoren oprettes ikke. Sidst revideret 12.08.2007 Side 6

For at komme videre trykkes JA. For at anvende debitoren til rejse afregning skal der indtastes bank kontonummer. Dette gøres ved at skifte til fanen enten ved at klikke på fanen eller ved at anvende tasterne CTRL + TAB. Udfyld felterne Reg.nr., her med 6471 for Grønlandsbanken, samt Bankkonto, her med konto 12345678. 11. Debitoren oprettes automatisk med en betalingsfrist på 14 dage samt Spærret Nej, Kontoudtog Altid og Rykning Ja. Debitoren er nu klar til anvendelse i Rejseafregningsmodulet. Skærmbilledet forlades ved at trykke Esc eller museklik på Sidst revideret 12.08.2007 Side 7

Afregninger 1.4 Afregninger generelt I skærmbilledet for Afregninger har man forskellige muligheder. - man kan oprette en rejseafregning - man kan udarbejde et rejsebudget på en oprettet rejseafregning - man kan lave et rejseforskud på en oprettet rejseafregning. - man kan udarbejde en endelig rejseafregning på en oprettet rejseafregning. - man kan bogføre en rejseafregning i finans- og debitormodulet. Det er ikke nødvendigt i alle tilfælde f.eks. at oprette et rejsebudget eller lave et rejseforskud. Dette er en mulighed man har for at anvende systemet. Systemet kan således godt håndtere at man udelukkende udarbejder en endelig rejseafregning. Endvidere skal det bemærkes, at såvel udarbejdelse af rejsebudget som selve afregningen foretages i skærmbilleder der er nøjagtig ens både når det gælder indhold og funktionalitet. 1.5 Oprettelse af rejseafregning 1. Afregninger findes under menupunktet Rejseafregning/Kartotek 2. Menupunktet Afregninger åbnes med et museklik eller ved at trykke Pil til højre og derefter Enter. Derved fremkommer det skærmbillede der skal anvendes ved rejseafregninger. Bemærk at man kommer ind på den rejseafregning man sidst var inde på. Sidst revideret 12.08.2007 Side 8

Tryk Altid F2 for at oprette en ny rejseafregning, for ikke at overskrive allerede oprettede rejseafregninger. 3. Det er vigtigt at trykke F2 for at oprette en ny afregning. Hvis dette undlades fortsætter man med at indtaste på den afregning man sidst har været inde på. Når der er trykket F2 for ny afregning fremkommer der et blankt skærmbillede, hvor Nummerfeltet, Afr.type, Godkendt, Status og dimensioner er automatisk udfyldt Sidst revideret 12.08.2007 Side 9

Feltbeskrivelse for Rejseafregning Afregning Nummer Medarb Beskrivelse Afr. Type Rejseformål Tekst Rejseperiode Dato Tid Diætgrundlag Dage Timer Sag Valuta Status Oprettet Status Godkendt Godk.dato Godkendt af Systemet tildeler automatisk et fortløbende nummer pr. rejseafregning der findes en nummerserie pr. afdelingsgruppe. Nummerserien opsættes af DcR s konsulentafdeling. Der kan bladres i de oprettede afregninger ved hjælp af F7 og F8 eller ved hjælp af alt-h funktionen Her anføres medarbejderen/debitoren. Medarbejderen/debitor findes ved hjælp af alt-h funktionen når denne er fundet vises navnet automatisk i forlængelse af feltet. Pt anvendes udelukkende rejseafregning. Der skal angives et rejseformål. Der kan anvendes standard formål, som oprettes og vedligeholdes af DcR. Feltet anvendes til yderligere beskrivelse af rejsen. Udfyldes med datoangivelse. Udfyldes med angivelse af afrejse- og hjemkomsttidspunkter. Bemærk at kl. 6 om morgenen skal udfyldes som 0600. Der skal altså være 4 cifre i tidsfelterne. Udfyldes automatisk med antal dage i henhold til datoangivelsen Udfyldes automatisk med antal timer i henhold til tidsangivelsen. Rejseafregning kan linkes over til Time/sag, jf. afsnittet vedr. Time/sag Her kan angives eventuel anden valuta end danske kroner. Dato for oprettelse af rejseafregning. Feltet udfyldes automatisk ved oprettelse af en rejseafregning og kan ikke overskrives. En afregning kan have tre værdier i feltet Status Ikke posteret, Posteret eller Lukket. En afregning kan have to værdier i feltet Godkendt Nej eller Ja. Dato for godkendelse af rejseafregning. Feltet udfyldes automatisk ved godkendelse af en rejseafregning og kan ikke overskrives. Initialer på de 2 personer, som har godkendt rejseafregningen. Feltet udfyldes automatisk ved godkendelse af en rejseafregning og kan ikke overskrives. Post afregning Bogføringsdato for bogføring af rejseafregningen. Feltet udfyldes automatisk ved bogføring af rejseafregningen og kan ikke overskrives. Sidst revideret 12.08.2007 Side 10

Udskrevet Dato for udskrivning af rejseafregning. Feltet udfyldes automatisk ved udskrivning af en rejseafregning og kan ikke overskrives. Forskud Godkendt En afregning kan have to værdier i feltet Godkendt Nej eller Ja. Godk.d. forskud Dato for godkendelse af rejseafregning. Feltet udfyldes automatisk ved godkendelse af en rejseafregning og kan ikke overskrives. Godk. af forskud Initialer på de 2 personer, der har godkendt rejseafregningen. Feltet udfyldes automatisk ved godkendelse af en rejseafregning og kan ikke overskrives. Post forskud Bogføringsdato for bogføring af forskud. Feltet udfyldes automatisk ved bogføring af forskuddet og kan ikke overskrives. Dimension Aktivitet Formål Hovedkonto Sted I feltet er anført dimensionen Aktivitet feltet er udfyldt på forhånd med afdelingsgruppens nummer, feltet kan overskrives. I feltet er anført dimensionen Formål feltet er udfyldt på forhånd med afdelingsgruppens nummer, feltet kan overskrives. I feltet er anført dimensionen Hovedkonto feltet er udfyldt på forhånd med afdelingsgruppens nummer, feltet kan overskrives. I feltet er anført dimensionen Sted Feltet er udfyldt på forhånd med afdelingsgruppens nummer. I1 Dimensionen I1. I2 Dimensionen I2. De forhåndsudfyldte dimensioner kan overskrives. Øvrige udfyldes efter behov. Totaler Notat Udfyldes automatisk når rejseafregningens linier er udfyldt. alt-n eller funktionen under genveje giver mulighed for at tilføje et notat på rejseafregningen. 4. En udfyldt rejseafregning kunne se ud som nedenstående eksempel Sidst revideret 12.08.2007 Side 11

1.6 Funktioner På rejseafregningen er der følgende funktioner Al registrering på en rejseafregning foretages på afregningens linier, linierne tilgås via funktionen posteringer. Der beskrives nærmere i de kommende afsnit. Giver mulighed for at oprette en ny rejseafregning uden at forlade skærmbilledet Afregninger. Giver mulighed for at udskrive en rejseafregning. Giver mulighed for at oprette et rejsebudget til den afregning man er på. Giver mulighed for at bogføre forskud til rejseafregningen. Giver mulighed for at bogføre afregningen. Sammen med Alt-n giver det mulighed for at skrive et notat på afregningen. Sidst revideret 12.08.2007 Side 12

Oprettelse af rejsebudget 1.7 Oprettelse af rejsebudget Forinden en tjenesterejse påbegyndes kan der udarbejdes et rejsebudget. Det er ikke krævet, at der skal udarbejdes et rejsebudget; men derimod en mulighed som enheden har. Rejsebudgettet kan danne grundlag for udbetaling af rejseforskud. Udarbejdelse af Rejsebudget og selve rejseafregningen foretages i to identiske skærmbilleder. Funktionerne i skærmbillederne er magen til hinanden, hvilket gør det lettere at arbejde i. Før et rejsebudget kan udarbejdes skal der være oprettet en afregning jfr. foranstående afsnit. I denne vejledning skal der udarbejdes et rejsebudget på afregning 32000278 for Hans Hansen. 1. Selve afregningen er oprettet med følgende indhold 2. For at oprette et rejsebudget aktiveres funktionen. Der fremkommer en kopi af afregningen men kun med de felter som var udfyldt, og samtidig hedder skærmbilledet nu Budget for rejseafregning Sidst revideret 12.08.2007 Side 13

3. Derefter aktiveres funktionen i Budget for rejseafregning og følgende indtastningsskærmbillede fremkommer Det er kun ganske få ting der skal gøres for at indtaste et budget eller omkostningsbilag. 1. Find en omkostningstype der passer til den faktiske omkostning. 2. Indtast tekst eller Land i feltet Tekst 3. Indtast datoer 4. Indtast eventuelt beløb Systemet foreslår selv de resterende informationer, disse kan ændres. Bemærk at såfremt der er anvendt Valutabeløb omregnes automatisk til danske kroner i kolonnen DKK. Sidst revideret 12.08.2007 Side 14

Feltbeskrivelse af Budget linier jf. tidligere skriv ved afsnit 1.5 afsnit 3 side 11-12 4. Et budget for rejseafregning kan indtastes som nedenstående: I eksemplet vises dagpenge og nattillæg. 5. Brug alt-h funktionen til at få listen frem over omkostningstyper 6. Der kan bladres i listen med Pil ned og Pil op. Her vælges Omk.typen Dagpenge tryk Enter for at få overført Dagpenge til afregningslinien Sidst revideret 12.08.2007 Side 15

Bemærk at Bet.metode samt datoer og ant dage er udfyldt. Datoer kan overskrives. 7. Der skal nu vælges land i feltet Tekst da det er Omk.type Dagpenge. Når cursoren flyttes fra feltet Omk.type fremkommer der en boks over lande, bemærk at hvis der er tale om et land som ikke er Danmark eller Grønland skal der vælges øvrige Der kan bladres med Pil ned og Pil op. Der vælges med Enter 8. Der bladres til i listen til Grønland 9. Tryk Enter for at få overført Grønland til tekstfeltet i afregningens linier Sidst revideret 12.08.2007 Side 16

10. Linien køres igennem med cursoren og man kan rette felterne efterhånden. Datofelter bliver i eksemplet stående til de anførte datoer. I feltet Start indtastes start klokkeslættet og i feltet Slut kl. indtastes slut klokkeslættet. Der kan rettes i felterne. Brug TAB tasten til at skifte felt. Hvis ingen rettelse trykkes OK Hvis man trykker Enter kommer man direkte til afregningens linier. Såfremt man skulle have foretaget indtastning køres liniens igennem igen 11. Når man forlader linien kommer der en prompt, der spørger om man har husket at foretage reduktion for forplejning. 12. Svarer man nej til denne prompt kommer der en ny prompt, hvor der kan foretages reduktion for helpension eller morgen mad. Sidst revideret 12.08.2007 Side 17

Der kan markeres for hel pension, antal dage samt antal morgenmåltider. Brug TAB tasten til at skifte felt. Hvis ingen rettelse trykkes OK. Hvis man trykker Enter kommer man direkte til afregningens linier. Såfremt man skulle have foretaget indtastning køres liniens poster igennem igen 13. Man er nu returneret til afregningens linier og er færdig med indtastning af Dagpenge linien. 14. Der kan fortsættes på samme måde med nattillæg for Grønland. Her er vist nattillæg efter indtastning Bemærk at der på nattillæg ikke skal angives start og slut tidspunkt. Der er nu udarbejdet et rejsebudget for tjenesterejsen. Skærmbilledet forlades med Esc eller og der returneres til budget for afregning 15. Bemærk at Budget for rejseafregning nu er udfyldt med et kronebeløb Sidst revideret 12.08.2007 Side 18

16. Rejsebudgettet kan nu udskrives ved funktionen. Dette omtales i et senere afsnit. Skærmbilledet forlades med Esc eller 17. Bemærk at rejseafregningen ikke er udfyldt med beløb. og der returneres til rejseafregning På baggrund af det udarbejde budget kan der nu udbetales et rejseforskud til medarbejderen Sidst revideret 12.08.2007 Side 19

Registrering af rejseforskud 1.8 Registrering af rejseforskud Rejse forskud kan udbetales efter udarbejdelsen af et rejsebudget. Det skal bemærkes, at det ikke er et krav at der skal udarbejdes et rejsebudget. Registrering af rejseforskud foretages på selve rejseafregningen. Igen skal det understreges, at samtlige registreringer vedrørende rejse foretages på rejseafregningen. Det er DcR der bogfører og udbetaler rejse forskud. Enheden registrerer rejseforskuddet, men DcR bogfører og udbetaler. 1. I dette eksempel arbejdes der videre med rejseafregning nummer 32000278 som nu skal have registreret et rejseforskud. 2. Åbn Afregninger og find afregning 32000278 Sidst revideret 12.08.2007 Side 20

3. Al registrering på rejseafregningen foretages i funktionen. Denne funktion aktiveres Skærmbilledets indhold og de enkelte funktioner i skærmbilledet er næsten identisk med det tilsvarende skærmbillede der er anvendt ved budgettering af et rejsebudget. Feltindholdet beskrives dog endnu en gang. Det er kun ganske få ting der skal gøres for at indtaste et budget eller omkostningsbilag. 1. Find en omkostningstype der passer til den faktiske omkostning. 2. Indtast tekst eller Land i feltet Tekst 3. Indtast datoer 4. Indtast eventuelt beløb Systemet foreslår selv de resterende informationer, disse kan ændres. Bemærk at såfremt der er anvendt Valutabeløb omregnes automatisk til danske kroner i kolonnen DKK. Bemærk at funktionerne i højre side af skærmbilledet omkring Kreditkort og Rejsekonti ikke er implementeret for nuværende. Angivelsen af funktionerne viser blot at modulet er forberedt herpå. Feltbeskrivelse af Rejseafregning linier jf. tidligere skriv ved afsnit 1.5 afsnit 3 side 11-12 4. I omk.type findes typen rejseforskud. Brug alt-h funktion til at få listen frem. Der kan bladres med Pil ned og Pil op. 5. Der trykkes Enter for at få overført Omk.type Forskud til linien Sidst revideret 12.08.2007 Side 21

Bemærk at andre felter i linien forhåndsudfyldes. 6. Der skal nu indtastes beløb i eksemplet udbetales 3.500,- kr. i rejseforskud i feltet Beløb val. Bemærk at beløbet automatisk overføres i feltet Beløb. 7. Skærmbilledet forlades med Esc eller og der returneres til rejseafregning Sidst revideret 12.08.2007 Side 22

8. Forskuddet skal nu godkendes af to forskellige personer, som har disse rettigheder. Når personen er logget ind og finder den aktuelle rejseforskud og sætter hak i feltet Godkendt og forlader skærmbilledet. Der fremkommer følgende ændring. 9. Rejseforskuddet skal nu godkendes af en anden person, og efter godkendelse som sker på samme måde som er beskrevet under punkt 8, kommer følgende prompt. 1. Forskudsbeløbet kan nu bogføres i Finans, da forskuddet er godkendt af to forskellige personer, er der sat hak i feltet Godkendt, og begge personer som har godkendt rejsefor- Sidst revideret 12.08.2007 Side 23

skuddet ses også med initialer. Der kan nu ske en overførsel af forskudsbeløbet til bogføring i Finans og i debitormodulet. Det sker ved af funktionen Følgende skærmprompt fremkommer. Sidst revideret 12.08.2007 Side 24

Selve bogføringen og udbetalingen foretages af DcR og direktoratet skal først ekspedere rejseafregning igen efter DcR har bogført alle hverdage mellem kl. 11.00 og 12.00. 10. Når DcR har bogført forskuddet fremgår dette af rejseafregningen med angivelse af dato for bogført forskud. For at se posteringen på debitor kontoen forlades skærmbilledet med Esc eller returneres til hovedmenuen. 11. Her vælges Debitor/Kartotek/Debitorer og der Sidst revideret 12.08.2007 Side 25

12. Åbn menupunktet og man kommer ind på den debitor man sidst stod på 13. Find debitor PDS323232 som der netop er bogført et rejseforskud på Bemærk at der er en saldo på kr. 3.500,- Sidst revideret 12.08.2007 Side 26

14. Vælg posteringer for at checke disse 15. Vælg derefter finansposter Skærmbillederne forlades med Esc eller og der returneres til hovedmenuen. Sidst revideret 12.08.2007 Side 27

Endelig rejseafregning 1.9 Endelig rejseafregning Når en tjenesterejse er afsluttet skal der udarbejdes en endelig rejseafregning. En endelig rejseafregning skal udarbejdes uanset om der tidligere er lavet et rejsebudget og/eller rejseforskud. Såfremt der tidligere har været udarbejdet rejsebudget og/eller rejseforskud laves den endelig rejseafregning på samme rejseafregning som budgettet og forskuddet. Hvis der derimod ikke har været udarbejdet et budget og forskud oprettes en ny rejseafregning. Dette afsnit omtaler udarbejdelse af endelige rejseafregning hvortil der tidligere er udarbejdet et rejsebudget. Der arbejdes således videre på rejseafregning 32000278, som nu skal have registreret en endelig rejseafregning. 1. Åbn Afregninger og find afregning 32000278. 2. Afregning 32000278 man kan i feltet Post forskud se, at der er udbetalt forskud på afregningen og dette er bogført i Finans. Sidst revideret 12.08.2007 Side 28

3. Al registrering på en rejseafregning foretages på funktionen Posteringer denne aktiveres ved at trykke på knappen posteringer. I statusfeltet kan det for hver enkelt linie, altid ses om posten er sendt til kladden.(se pilen) 4. Registrering af Dagpenge, nattillæg og øvrige omkostninger forskud foretages på Rejseafregningens Linier ved oprettelse af nye linier. Oprettelse af ny linie foretages ved Pil ned eller F2. Her er valgt Pil ned. Sidst revideret 12.08.2007 Side 29

5. Brug alt-h funktionen til at få listen frem over omkostningstyper 6. Der kan bladres i listen med Pil Ned og Pil Op. Her vælges Omk.typen Dagpenge tryk Enter for at få overført Dagpenge til afregningslinien. Bemærk at Bet.metode samt datoer og ant. Dage er udfyldt. Datoer kan overskrives. 7. Der skal nu vælges land i feltet tekst da det er Omk.type Dagpenge. Når cursoren flyttes fra feltet Omk.type fremkommer der en boks over lande Sidst revideret 12.08.2007 Side 30

Der kan bladres med Pil Ned og Pil OP. Der vælges med Enter. 8. Der blades i listen til Grønland 9. Tryk Enter for at få overført Grønland til tekstfeltet i afregningens linier Bemærk at flere felter nu er udfyldt. 10. Linien køres igennem med cursoren og man kan rette felterne efterhånden. Datofelter bliver i eksemplet stående til de anførte datoer og i felterne Start og Slut kl. indtastes hhv. 8 og 16. Sidst revideret 12.08.2007 Side 31

Der kan rettes i felterne. Brug TAB tasten til at skifte felt. Hvis ingen rettelse trykkes OK Hvis man trykker Enter kommer man direkte til afregningens linier. Såfremt man skulle have foretaget indtastning køres liniens igennem igen 11. Når linien forlades fremkommer der herefter en boks, der spørger, om man der er sket reduktion for forplejning. 12. Svarer man nej til denne boks, kommer der en ny boks frem, hvor der kan foretages reduktion for hel pension eller morgenmad Der kan markeres for hel pension, antal dage samt antal morgenmåltider. Brug TAB tasten til at skifte felt. Hvis ingen rettelse trykkes OK. Hvis man trykker Enter kommer man direkte til afregningens linier. Såfremt man skulle have foretaget indtastning køres liniens igennem igen. 13. Man er nu returneret til afregningens linier og er færdig med indtastning af Dagpenge linien. Sidst revideret 12.08.2007 Side 32

14. Der kan fortsættes på samme måde med nattillæg for Grønland. Her er vist nattillæg efter indtastning 15. Der skal nu registreres udgifter til Taxa for i alt kr. 384,-, som medarbejderes har kvitteringer på. Der trykkes Pil Ned eller F2 for at få en ny linie. Igen åbnes Omk.type og der findes frem til Taxa. Der trykkes Enter for at få overført Omk.type Taxa til linien. Sidst revideret 12.08.2007 Side 33

Den forud udfyldte Tekst Taxa kan overskrives. Derefter indtastes dato og i feltet Beløb val det samlede beløb til taxaudgifter. 19. Man er nu færdig med at indtaste rejseafregningens linier og forlader skærmbilledet med Esc eller Bemærk at feltet Godkendt er ændret til Nej. 20. Afregningen skal nu bogføres i Finans og Debitor. Inden dette sker skal afregningen godkendes. Feltet Godkendt ændres til Ja. Sidst revideret 12.08.2007 Side 34

21. Afregningen skal nu godkendes af en anden medarbejder i afdelingen, som har autorisation til dette, først efter dette er sket kan der ske bogføring. Hvis man prøver at bogfører inden at begge godkendelse er sket får man følgende prompt ved at aktivere funktionen Bogfør afregningen Afregning bliver nu godkendt at en anden medarbejder Sidst revideret 12.08.2007 Side 35

22. Afregningen er nu klar til at blive bogført, det er dog kun medarbejdere med rettighed til at bogfører som kan foretage bogføringen, hvis en medarbejder ikke har rettighed til at bogføre kommer følgende prompt ved at aktivere funktionen Bogfør afregningen. Aktiver funktionen Bogfør afregningen og følgende prompt fremkommer 23. Da det er en endelige rejseafregning markeres Slutkørsel. 24. Tryk derefter OK og vælg den kladde posterne skal bogføres i. 25. Der fremkommer herefter en prompt, hvor udskriftmediet skal vælges. Sidst revideret 12.08.2007 Side 36

Der vælges printer og den korrekte brugerprinter. 26. Der trykkes OK og kladdeliste udskrives til printer. 27. Rejseafregningen bogføres nu. Efterfølgende kommer der en kvitteringsmeddelelse frem på skærmen 28. Rejseafregningen er nu bogført. Bemærk at Afregningen har ændret status. Feltet Godkendt er nu Ja og Status er Lukket idet afregningen blev markeret som en slutkørsel. Skærmbilledet forlades med Esc eller og der returneres til hovedmenuen. Sidst revideret 12.08.2007 Side 37

Udskrivning af rejseafregning 1.10 Udskrivning af rejseafregning Der er mulighed for at udskrive et budget for rejseafregningen og en rejseafregning. Hverken budgettet eller rejseafregningen behøver at være færdig eller godkendt for at den kan udskrives. Når afregningen udskrives har man mulighed for at vælge om der ønskes et sumbilag, samt om der ønskes udskrevet eventuelle notater. Sumbilag er en ekstra side på rapporten, hvor alle omkostninger og bilag er specificeret pr. omkostningstype, samt en specifikation af udbetalt og returneret forskud. 1. Hvis afregningsrapporten udskrives efter at afregningsrapporten endelig er Godkendt eller status Lukket vil afregningsrapporten første side være delt op, således at der først vises de indtastede linier og dernæst en konteringsoversigt for de enkelte posteringer. 2. Hvis afregningsrapporten udskrives når afregningsrapporten ikke er godkendt og status Lukket vil afregningsrapporten første side være delt op, således at der først vises de indtastede linier og dernæst et underskrift felt således at medarbejder kan underskrive med mulighed for at den attestationsberettigede kan attestere afregningen. 1. En rejseafregnings rapport udskrives fra selve rejseafregningen hvor status er Lukket 2. Aktiver funktionen Afregningsrapport og udskrivningsprompten fremkommer Sidst revideret 12.08.2007 Side 38

3. Tryk OK og følgende prompt fremkommer Der er her mulighed for at markere om der ønskes udskrevet et sumbilag som omtalt ovenfor samt om eventuelle notater skal udskrives. 4. Hvis ingen markeringer vælges ser udskriften således ud 5. En rejseafregnings rapport udskrives før rejseafregningen er godkendt eller at der ikke står status afsluttet. Hvis man har valgt at afkrydse felterne Sidst revideret 12.08.2007 Side 39

Fremkommer udskriften således ud Skærmbillederne forlades med Luk eller og der returneres til selve afregningen. Samme fremgangsmåde bruges ved udskrift fra rejsebudget, dette til bestemmelse af størrelsen af beløbet fra rejseforskud. Sidst revideret 12.08.2007 Side 40

1.11 Omkostningstyper Omkostningstyper er en nøgle til at bestemme omkostningens art og hvordan den bogføres i Finans det betyder, at der er knyttet en artskonto til den enkelte omkostningstype. Omkostningstyperne gør det nemt og hurtigt at indtaste omkostningsbilag, da typen bestemmer hvilke informationer der kan og ikke skal indtastes. Teksten defineret på omkostningstypen bruges også som tekstforslag på rejseafregningen ligesom omkostningstypen angiver en standard betalingsmetode. Omkostningstyperne oprettes og vedligeholdes af DcR. Nedenfor er angivet en oversigt over de på nuværende tidspunkt oprettede omkostningstyper, beregningsmetode samt kontering: Dagpenge Beregnes ud fra start dato/tidspunkt til slut dato/tidspunkt. Der tages højde for overlappende linier af typen ferie, udstationering, dagpenge og ferie. Hvis der findes overlapning mellem nogle af disse linier, så vil liniens værdi blive reduceret afhængigt af overlappets størrelse. Kontering sker på artskonto 1210. Ferie/Fri Ferie betegner en periode hvor der ikke udbetales godtgørelse. Ferie beregnes altid i hele dage, så der er ikke mulighed for at angive en specifik start/slut tidspunkt. Start og slut dato skal angives. Flex Flex betegner en periode hvor der ikke udbetales godtgørelse. Flex beregnes altid i hele dage, så der er ikke mulighed for at angive en specifik start/slut tidspunkt. Start og slut dato skal angives. Forplejning Her angives udgifter der er anvendt til forplejningen. Kontering sker på artskonto 1311. Forskud Hvis den rejsende skal have udbetalt et forskud i forbindelse med rejsen, så kan det angives på denne linie. Selve bogføringen og udbetalingen foretages af DcR. Gaver Typen bruges hvis der er udgifter til gaver f.eks. blomster i forbindelse med rejsen. Prisen på gaven angives på linien. Kontering sker på artskonto 1221. Hotel Her angives udgifter til hotelophold i forbindelse med rejsen. Kontering sker på artskonto 1211. Kontant Typen kan anvendes til udgifter af kontant karakter. Kontering sker på artskonto 1220. Kost Typen anvendes til afholdelse af udgifter til Kost i forbindelse med arbejdsmiddage o.lign. Kontering sker på artskonto 1213. Sidst revideret 12.08.2007 Side 41

Kreditkort Guldkort Anvendes til udgifter der er købt på kreditkort. DcR har endnu ikke fastsat en kontering på denne omkostningstype derfor kan omkostningstypen ikke anvendes endnu. Kørsel Her angives hvor mange kilometer der er kørt i egen bil. Antallet af kørte kilometre angives i feltet Kørsel km. Kontering sker på artskonto 1212. Mødeudgift Diverse udgifter i forbindelse med et eventuelt møde. Kontering sker på artskonto 1311. Nattillæg 29 Nattillæg 29 betegner tillæg som går udover 28 dage. Når denne type bruges, så bliver beløbet reduceret efter gældende takster. Tillægget regner i hele nætter. Der kan ikke angives en time afgrænsning. Start og slut dato skal angives. Kontering sker på artskonto 1211. Nattillæg Ved denne type reduceres Nattillæg ikke. Anvendes ved nattillæg op til 28 dage. Tillægget regner i hele nætter. Der kan ikke angives en time afgrænsning. Start og slut dato skal angives. Kontering sker på artskonto 1211. Private udgifter Her angives eventuelle omkostninger der betragtes som private udgifter. Udgifterne skal afholdes af den rejsende. Kontering sker på artskonto 9106. Repr Typen dækker udgifter til repræsentation f.eks. middag, frokost og restaurationsbesøg. Kontering sker på artskonto 1220. Taxa Typen anvendes til udgifter til taxakørsel uden for ansættelsesbyen. Kontering sker på artskonto 1212. Taxa-lokal Typen anvendes til udgifter til taxakørsel i ansættelsesbyen. Kontering sker på artskonto 1201. Udstationering 15 Denne type dækker over udstationeringer der gælder til og med 14 dage. Der kan ikke angives en time afgrænsning på linien. Start og slut dato skal angives. Kontering sker på artskonto 1211. Udstationering 29 Typen dækker over udstationeringer der overskrider 28 dage. Hvis der er flere end 28 dage, så reduceres de overskydende dage iht. gældende satser. Start og slut dato skal angives. Kontering sker på artskonto 1211. Sidst revideret 12.08.2007 Side 42