Referat nr. 7 af 16/5-2013 = Administrationen Klokken 18:15 EM = Ejendomsmester Afholdt i bestyrelseslokalet DL = Driftsleder Tilstede fra bestyrelsen: Annette Reckendorph - Kurt Peter Jørgensen - Alexander Johansen - Jeppe Sloth - Claus de Haas - Klaus Jespersen - Kim Hansen Jan Northved Hansen. Afbud: Jan og Kim har meldt forsinkelse. Andre tilstedeværende: Ejendomsmester Lars Larsen Driftsleder Mikkel Selander Dagsorden: 1. Valg af ordstyrer 2. Godkendelse af referat nr. 6 3. Tilbagemelding fra varmemester 4. Budget opfølgning konto 115/116, og finanskontoplan Budget 2014 5. Grønne regnskaber 6. Orientering a. Administrationen Styringsdialog b. Organisationsbestyrelsen c. Antenneforeningen d. BeboerTV e. Boligforeningerne i Brøndby Kulturdag 7. Tilbagemelding fra udvalg a. Grønt Udvalg b. Beboeraktivitetsudvalget Sommerfest c. Byggeudvalget DV-plan 2014 Videoovervågning Rørprojekt Varme- og fugtmåler d. Legepladsudvalget 8. Bestyrelse - lukket punkt a. Dispensationer 9. Klager 10. Indestående på vedligeholdelseskonti a. Udkast brev vedlagt 11. Beboer/Afdelingsmøde ideer til den 26. september på Brøndbyøster Skole a. Vinduer b. Input til beretning 12. Regnskab 2012 13. Ideer til Nyhedsbrev 14. Opfølgning på vedtagelse af serviceniveau 15. Andet 1
Ad 1. Valg af ordstyrer Klaus blev valgt til ordstyrer. Ansvarlig Deadline Ad 2. Godkendelse af referat nr. 6 Referatet blev godkendt. Ad 3. Tilbagemelding fra ejendomsmester. Ejendomsmesteren orienterede om følgende: Der er kommet rygning forbudt skilte op (igen) Maleren har fået at vide at såfremt det den 31/5 ikke er totalt afsluttet, vil der blive sat en anden på, og regningen sendes til maleren. Der er forsøgt maling på et nedløbsrør der skal slibes før der kan males. Hvis det ser positivt ud, ordnes det af funktionærerne. Låsen i billiardrummet er ordnet, så den står ikke og klaprer og rasler. Der var ros for fjernelsen af skodder og grannåle, men resten af kælderen blev ikke taget i samme omgang. Der blev diskuteret at der angiveligt er fast fodbold om søndagen på vores bane, hvor pgl. angiveligt lejer banen af foreningen der skal følges op på dette. Der blev spurgt til slangebroen på Gillesager, om den kan være lidt fladere (som på fortovet) hvis ikke er der ikke noget at gøre ved det. Der er blevet snakket med elektrikeren om rumfølere til lysene inde i miljøhusene der følges op på dette. Ad 4. Budget opfølgning konto 115/116 og finanskontoplan Budget opfølgning for april, blev taget til efterretning. Spørgsmål sendes til Lars. Opfølgningerne kommer for sent i forhold til møderne, hvis muligt ønsker vi at få dem tidligere. Ad 5. Grønne regnskaber Grønne regnskaber for april blev gennemgået og taget til efterretning. Ad 6. Orientering a. Administrationen Mikkel orienterede om: Det er tidligere blevet drøftet om man kan pålægge beboerne at opbevare et antal fliser i forbindelse med badeværelsesrenovering, og i givet fald, hvordan. Mikkel har undersøgt det, og det er vurderingen at det ikke kan stilles som krav. Vi kan som afdeling muligvis indkøbe udover det folk selv 2
indkøbe, som så afholdes via vedligeholdelseskontoen. Videoovervågning. Vi kiggede på billedkvalitet. Mikkel indhenter tilbud og undersøger om man ikke kan benytte Wi- Fi over Gillesager. Det billigste tilbud accepteres hvis kvaliteten er god nok og de kan optage godt nok i natbelysning. Styringsdialog hvad sker der? DL/MS b. Organisationsbestyrelsen Der er kommet et referat væsentligt senere end lovens krav på 4 uger. Der er tilsyneladende også uoverensstemmelse mellem OBs idé om vores afdelingsmøde, og vores tidligere beslutning. Vi holder afdelingsmøde torsdag d. 26. september som vi hidtil har besluttet dette ønskes der tilbagemelding om. c. Antenneforeningen Iab. d. BeboerTV Er lukket mens der pågår arbejder. LL bliver bedt om at sætte et opslag op om dette. Der følges op på mailadressens placering, da der modtages mange henvendelser der er rettet mod administrationen. e. Boligforeningerne i Brøndby Annette uddelte foldere for kulturdagen. Ad 7. Tilbagemelding fra udvalg a. Grønt udvalg Der har været markvandring og der er udarbejdet et referat fra dette, som dog ikke er fremsendt endnu, idet det ikke er gennemgået af udvalget. b. Beboeraktivitetsudvalget Der er holdt endnu et møde om sommerfest. Der er ved at være styr på bestilling af diverse aktiviteter der er dog endnu ikke modtaget bekræftelse på lån af Hoppeborg fra kommunen. Der holdes et møde i næste uge med koordinering af alle involverede. c. Byggeudvalget - Der er kommet tilbud på skift af varmecirkulationspumper. Det billigste tilbud er fra vores faste VVSer som er accepteret og sat i gang. - Der er sat gang i undersøgelse om, om der kan hulmurisoleres. - Mikkel omdelte DV-plan 2014 og gennemgik referatet fra markvandringen. - Vi godkender DV planen med de diskuterede ændringer af A111, 112, 113 så de passer med A11 i omfang. -Fugtmåler; Mikkel laver et udkast til et brev til beboerne, som rundsendes per mail til godkendelse. 3
d. Legepladsudvalget Der har været inspektion af legepladserne, og der er gang i udbedringerne en del af det kan laves af funktionærerne. Der har været en beboerhenvendelse om der kan komme en skraldespand på den østlige side af bakken (den modsatte side af svævebanen ud for LA23) det ses der ingen problemer i. Der er kig på at skifte skraldespande ved legepladserne. Ad 9. Klager Siden sidste bestyrelsesmøde har bestyrelsen ikke modtaget nye klager via. administrationen. Ad 10. Indestående på vedligeholdelseskonti Brevet blev gennemgået. Mikkel foreslog at der blev indføjet at man skal have for minimum 500 kr. samlet, ellers må man samle bilag sammen. Det blev godkendt. Det er bestyrelsens indtryk gennem samtale med flere beboere at det tager for lang tid at få refunderet udlæg. Denne procedure ønskes speedet op, da det kan være meget lang tid at undvære penge for den enkelte beboer der bare er lagt i udlæg. Ad 11. Beboer/afdelingsmøde 26. september 2013 - Indkøb af ekstra fliser (o.l.) ved renovering over vedligeholdelseskontoen. - Vi vil gerne stille forslag om at vi kører næste vindues projekt af i 2014, og vil derfor gerne have sat gang i budget m.v. hvor der også tages højde for hvor stor en del der kan finansieres ved udamortiserede lån. - Vi stiller et forslag om ændring af forretningsorden så der fremover ikke vælges næstformand direkte, men bestyrelsen selv konstituerer sin næstformand. Ad 12. Regnskab 2012 Annette har fået udsendt et regnskab til underskrift, hvor der manglede 4 sider. Der blev rettet henvendelse til revisor med beklagelse idét det ikke kunne underskrives, da det var ufuldstændigt. Vi savner stadig regnskab, som i øvrigt skal godkendes af den samlede afdelingsbestyrelse, og ikke kun Annette. Ad 13. Idéer til Nyhedsbrev - Efterlysning af bilnumrene på de der aflæsser sorte sække ved miljøhusene. - Noget om vores trapper og altaner, omkring henstilling mv. Ad 14. Opfølgning på vedtagelse af serviceniveau Vi mangler tilbagemelding på vores vedtagelse på sidste møde Ad 15. Andet Jan indtræder i bestyrelsen i Finns resterende periode. Vi udarbejder en ny standard dagsorden så Mikkel og Lars punkter 4
samles. Brøndbyernes Andels Boligforening Afdeling 3 Mødet 20. juni indkaldes uden dagsorden, og dermed uden behandling medmindre der kommer en dagsorden. Næstkommende Aktiviteter (Torsdag den 20. juni Bestyrelsesmøde i bestyrelseslokalet kl. 18.15) Aktivitetskalender Møder og andre aktiviteter i bestyrelsesåret 2012/13 Torsdag 16. maj 18.15 Bestyrelsesmøde Torsdag 20. juni 18.15 Bestyrelsesmøde Torsdag 15. august 18.15 Bestyrelsesmøde Torsdag 19. september 18.15 Bestyrelsesmøde Torsdag 26. september 19.00 Afdelingsmøde Torsdag 17. oktober 18.15 Konstituerende bestyrelsesmøde Torsdag 21. november 18.15 Bestyrelsesmøde?????? Julefrokost Referent Alexander Johansen Formand Annette Reckendorph 5