Udbudsbetingelser Konsulentbistand i forbindelse med gennemgang af mindre kontrakter
1. Indholdsfortegnelse 1 Indledning... 2 2 Den ordregivende myndighed... 2 3 Udbudsmaterialet... 3 3.1 Udbudsmateriale... 3 4 Tidsplan for udbuddet... 3 4.1 Anmodninger om yderligere oplysninger... 3 4.2 Frist for modtagelse af tilbud... 4 4.3 Vedståelsesfrist... 4 4.4 Samlet tidsplan... 5 5 Udvælgelseskriterier... 5 6 Tildelingskriterium... 5 7 Alternative tilbud... 6 8 Uklarheder... 6 9 Forbehold... 6 10 Behandling af tilbud mv.... 7 11 Fortrolighed, rettigheder... 7 12 Aktindsigt... 7 13 Tilbuddets udformning... 7
1 Indledning udbyder aftale med en leverandør om konsulentbistand i forbindelse med gennemgang af mindre kontrakter. En nærmere beskrivelse af de ønskede ydelser fremgår af udbudsmaterialet. Nærværende udbud er ikke omfattet af EU s udbudsregler, da det er kvalificerede skøn, at anskaffelsen samlet set ikke overstiger tærskelværdien. Udbud under tærskelværdien er dog omfattet af reglerne om annonceringspligt mv. i Lov om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter (tilbudsloven). Udbud under tærskelværdien er desuden omfattet af de almindelige udbudsretlige principper om ligebehandling, ikke-diskrimination og gennemsigtighed, og skal gøres til genstand for objektive udbud i konkurrence. Nærværende udbud gennemføres derfor i overensstemmelse med disse principper. Udbudsforretningen gennemføres som et begrænset udbud, og er offentliggjort ved annoncering på udbud.dk den 12. maj 2015. Udbuddet omfatter indgåelse af en kontrakt vedrørende konsulentbistand til. 2 Den ordregivende myndighed Den ordregivende myndighed er: Vester Søgade 10 DK-1601 København V Tlf.: +45 33 41 63 00 Fax: +45 33 41 63 01 E-mail: info@femern.dk Internetadresse: www.femern.dk er en del af Sund & Bælt Holding A/S, som ejes 100 pct. af det danske Transportministerium. blev i april 2009 på baggrund af Lov om projektering af en fast forbindelse over Femern Bælt med tilhørende landanlæg udpeget af transportministeren til at forestå bl.a. forberedelser, undersøgelser og projektering i relation til etableringen af en fast forbindelse over Femern Bælt. Page 2/7
3 Udbudsmaterialet 3.1 Udbudsmateriale Det samlede udbudsmateriale består af: 1. Annonceringen på udbud.dk 2. Udbudsbetingelser (nærværende dokument) 3. Aftale 4. Bilag til aftale: Bilag 1 Opgavebeskrivelse Bilag 2 Tilbudsliste Bilag 3 CSR-klausul 5. Tro og love erklæringer Aftalen med bilag fastlægger parternes rettigheder og forpligtelser i forbindelse med levering af det udbudte. Aftale med den valgte Konsulent underskrives i forlængelse af udbuddets afslutning. forbeholder sig ret til at foretage mindre korrektioner til udbudsmaterialet, såfremt bliver opmærksom på fejl eller udeladelser. Yderligere oplysninger, rettelser mv. samt spørgsmål og svar vil indgå som en del af udbudsmaterialet og uploades løbende til konkurrenceudsættelsens hjemmeside på udbud.dk. 4 Tidsplan for udbuddet 4.1 Anmodninger om yderligere oplysninger Tilbudsgiver kan stille uddybende spørgsmål til udbudsmaterialet. Spørgsmål, der modtages senest torsdag den 22. maj 2015, kl. 12:00 lokal tid i Danmark vil under alle omstændigheder blive besvaret. Spørgsmål, der modtages efter dette tidspunkt, vil også blive besvaret, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen, vil ikke blive besvaret. Spørgsmålene skal være skriftlige og rettes til. Spørgsmål skal fremsendes pr. e-mail til Sabine Olesen på sol@femern.dk Page 3/7
Alle spørgsmål bedes starte med en entydig reference til, hvilket eller hvilke afsnit i udbudsmaterialet, som spørgsmålet vedrører. Spørgsmål skal fremsættes på dansk, og spørgsmål vil blive besvaret på dansk. Spørgsmål (i anonymiseret form) og svar vil løbende blive uploadet til konkurrenceudsættelsens hjemmeside på udbud.dk. 4.2 Frist for modtagelse af tilbud Sidste frist for modtagelse af tilbud er onsdag den 10. juni 2015 kl. 12:00 lokal tid i Danmark. Tilbud skal afgives i 1 underskrevet fysisk (papirbaseret) eksemplar (original). ser desuden gerne, at der derudover afleveres 3 (papirbaserede) kopier og en elektronisk kopi på USB-stik eller lignende. Tilbud må ikke afleveres pr. e-mail. Tilbud afleveret pr. e-mail vil blive afvist. Hvis der er forskel mellem indhold af tilbuddet i den elektroniske form og i papirudgave, er udgaven i papirform (originalen) gældende. Hvis dele af tilbuddet mangler i papirform (originalen), vil dog anvende de pågældende dele af den elektroniske kopi. Tilbuddet skal sendes til/afleveres på følgende adresse: Vester Søgade 10, 2. sal DK-1601 København V Att.: Sabine Olesen Tilbud bedes mærket "TILBUD KONSULENTBISTAND VEDR. DIRFTSORGANISATIONEN I ANLÆGSFASEN - MÅ IKKE ÅBNES AF POSTFUNKTIONEN". Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt eller på en anden adresse, vil ikke blive taget i betragtning. Tilbud inklusive bilag skal afleveres på dansk. Hvis tilbuddet afleveres personligt i receptionen, kan tilbudsgiver efter anmodning herom få udleveret en kvittering udvisende dato og klokkeslæt for aflevering af tilbuddet. 4.3 Vedståelsesfrist Tilbuddet skal være bindende i 6 måneder efter tilbudsfristens udløb. Tilbudsgiver er bundet af sit tilbud, indtil har indgået aftalen, dog senest indtil vedståelsesfristens udløb. Orientering om tildelingsbeslutningen indebærer således ikke, at tilbudsgiver allerede pr. dette tidspunkt er frigjort fra sit tilbud. Page 4/7
4.4 Samlet tidsplan Det er Ordregivers forventning, at udbudsforretningen afvikles efter nedenstående tidsplan: Tidspunkt Aktivitet Ansvarlig 12. maj 2015 Offentliggørelse af annoncering på Udbud.dk, Ordregiver herunder offentliggørelse af udbudsmateriale 22. maj 2015, kl. 12 Frist for indlevering af skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsgiver 10. juni 2015, kl. 12 Tilbudsfrist Tilbudsgiver Uge 25 2015 Forventet tidspunkt for meddelelse om tildeling af aftale Ordregiver Uge 27 2015 Forventet tidspunkt for indgåelse af aftale Ordregiver og den Tilbudsgiver, der får tildelt aftalen 5 Udvælgelseskriterier Med henblik på at vurdere, om tilbudsgiver er egnet til at udføre opgaven, skal tilbudsgiver som minimum vedlægge følgende oplysninger: Underskrevet tro og love erklæring om, at tilbudsgiver ikke har gæld til det offentlige i form af skatter, afgifter samt bidrag til sociale sikringsordninger samt at tilbudsgiver opfylder de forhold, der er omtalt i udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1, samt stk. 2, litra a) c) Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal tro- og loveerklæring afgives for hver enkelt deltager. Såfremt tilbudsgiver anvender underrådgivere skal tilbudsgiver aflevere en tro- og loveerklæring for hver enkelt underrådgiver. Tilbudsgivere, der helt eller delvist undlader at afgive samtlige af de krævede oplysninger, risikerer ikke at komme i betragtning som tilbudsgivere. Tilbudsgiver skal benytte de skabeloner, som er uploadet af på udbud.dk. 6 Tildelingskriterium Tildeling af aftalen vil ske på grundlag af tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. vil i den forbindelse lægge følgende underkriterier til grund i prioriteret rækkefølge: Page 5/7
1) Pris 2) Kvalitet 3) De tilbudte medarbejderes kvalifikationer Ved vurderingen af pris lægges vægt på den laveste samlede udbudstekniske pris, baseret på det i Tilbudslisten angivne forventede træk på aftalen i aftalens løbetid dvs. baseret på de af tilbudsgiver angivne timepriser pr. medarbejderkategori ganget med det forventede køb af timer pr. medarbejderkategori. Vurderingen foretages på baggrund af de af Tilbudsgiver angivne priser i bilag 2 (Tilbudslisten). Ved vurderingen af kvalitet lægges vægt på de tjenesteydelser af tilsvarende karakter, som Tilbudsgiver har udført i løbet af de sidste 3 år (afhængigt af, hvornår ansøger blev etableret eller påbegyndte aktiviteter), baseret på omfang/volumen af referenceopgaven samt referenceopgavens sammenlignelighed i forhold til den udbudte kontraktgenstand. Vurderingen foretages på baggrund af den i Tilbudslisten vedlagte referenceliste. Ved vurderingen af de tilbudte medarbejderes kvalifikationer lægges vægt på en vurdering af de tilbudte medarbejderes kompetencer, baseret på erfaring, uddannelse og indsigt i forbindelse med levering af de af aftalen omfattede ydelser. Vurderingen foretages på baggrund af de i Tilbudslisten vedlagte fire CV er. 7 Alternative tilbud Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive alternative tilbud. Tilbudsgiver har alene adgang til at afgive ét tilbud. 8 Uklarheder Tilbudsgiver skal afklare eventuelle uklarheder gennem skriftlige spørgsmål, jf. ovenfor. Hvis tilbudsgiver mener, at udbudsmaterialet er utilstrækkeligt i forhold til at afgive tilbud, skal tilbudsgiver således gøre opmærksom på dette, så udbudsmaterialet evt. kan suppleres. Såfremt tilbudsgiver efter udløbet af fristen for skriftlige spørgsmål, jf. pkt. 4.1, bliver opmærksom på uklarheder, skal tilbudsgiver i tilbuddet angive, hvilke forudsætninger der er lagt til grund. 9 Forbehold Der accepteres ikke forbehold overfor udbudsmaterialet. Indeholder et tilbud sådanne forbehold, anses tilbuddet for ukonditionsmæssigt, og tilbuddet vil ikke indgå i tilbudsvurderingen. Page 6/7
Det er uden betydning, hvorvidt tilbudsgiver selv har betegnet et forbehold for ovennævnte som en præcisering, justering eller lignende, idet det afgørende er, om der er foretaget en fravigelse der ikke vil blive accepteret. Tilbudsgiverne henvises til at søge alle evt. usikkerheder afklaret i tilbudsfasen inden tilbudsafgivelsen, således at tilbud kan afgives uden forbehold. 10 Behandling af tilbud mv. Tilbud registreres ved deres modtagelse, og rettidigt modtagne tilbud åbnes samlet på et nærmere fastlagt tidspunkt efter tilbudsfristens udløb. Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud. De modtagne tilbud bliver ejendom, og er ikke pligtig til at tilbagelevere tilbuddet til tilbudsgiver. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med nærværende udbud er uvedkommende. Der udbetales ikke vederlag for deltagelse i tilbudsgivningen. 11 Fortrolighed, rettigheder Tilbudsgiver skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med nærværende udbud. Udbudsmaterialet er ejendom. Tilbudsgiver er ikke berettiget til at anvende dette materiale eller den viden, der opnås under dette udbud i nogen sammenhæng. 12 Aktindsigt er omfattet af reglerne om aktindsigt i Offentlighedsloven. Der gøres opmærksom på, at tilbudsgiver i forbindelse med tilbudsafgivelsen kan markere, hvilke forhold i tilbuddet der af tilbudsgiver betragtes som tekniske hemmeligheder, forretningshemmeligheder og/eller fortrolige aspekter, jf. udbudsdirektivets art. 6. Ordregiver er ikke bundet af tilbudsgivers angivelser i forbindelse med en eventuel begæring om aktindsigt, men angivelserne vil indgå som et element i Ordregivers vurdering af, om og i hvilket omfang der skal gives aktindsigt. 13 Tilbuddets udformning Tilbuddet skal bestå af de dokumenter, der fremgår nedenfor. Tilbudsgiver bør følge nedenstående disposition for tilbuddet: 1. Udfyldt Tilbudsliste (bilag 2) 2. Tro og love erklæring Page 7/7