Generelle udbudsbetingelser

Generelle udbudsbetingelser Kapitel 1 i forbindelse med udbud af indkøbsordning i henhold til Bekendtgørelse af lov om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter (tilbudsloven), LBK nr. 1410 af 07/12/2007

Indholdsfortegnelse 1.1 Indledning... 3 1.2 Formål... 4 1.3 Udbudsform... 4 1.4 Udvælgelseskriterier... 5 1.5 Tilbudsfrist og formkrav... 6 1.6 Åbning af de indkomne tilbud... 6 1.7 Vedståelsesfrist... 6 1.8 Sprog... 6 1.9 Honorar... 7 1.10 Forbehold... 7 1.10.1 Tilbudsgivers forbehold... 7 1.10.2 Udbyders forbehold... 7 1.11 Alternative tilbud... 7 1.12 Delbud... 8 1.13 Konsortier... 8 1.14 Spørgsmål til udbudsmaterialet... 8 1.15 Tildelingskriterium... 8 1.16 Rammeaftale... 9 1.17 Tidsplan... 9 1.18 Aktindsigt... 10 1.19 Oplysninger mv. om skat, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø... 10 Bilag Bilag 1: Tro og love erklæring om gæld til det offentlige Bilag 2: Tro og love erklæring om at tilbudsgiver ikke opfylder udelukkelsesgrundene i Art. 45 i Rdir. 2004/18/EF Bilag 3: Erklæring om arbejdsforhold Bilag 4: Behandling af personfølsomme data Bilag 5: Anfordringsgaranti Bilag 6: Tilbudsliste Bilag 7: Adresseliste over plejeboliger Bilag 8: Tilbudsbesvarelse Side 2 af 10

Kapitel 1 Generelle udbudsbetingelser 1.1 Indledning Med udsendelse af nærværende udbudsmateriale inviterer Gentofte Kommune hermed til afgivelse af tilbud på kommunens indkøbsordning, jf. kapitel 2. Gentofte Kommune er den 18. største kommune i Danmark med ca. 71.000 indbyggere og ca. 9.500 kommunalt ansatte. Gentofte Kommune består af 7 bydele med følgende befolkningstal: Kommunen er opdelt på fem opgaveområder: Børn, Unge og Fritid, Kultur og Bibliotek, Social & Sundhed, Teknik og Miljø samt Tværgående funktioner. For yderligere oplysninger om kommunen henvises til Gentofte Kommunes hjemmeside (www.gentofte.dk), hvor der er udførlige oplysninger om kommunen og kommunens organisering. Side 3 af 10

1.2 Formål Gentofte Kommune udbyder hermed opgaven indkøb til borgere i Gentofte Kommune visiteret til denne ydelse i henhold til Lov om social service 83 (hjælp eller støtte til praktiske opgaver i hjemmet, når en person på grund af midlertidigt eller varigt nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne eller særlige sociale problemer ikke selv kan udføre disse opgaver) (herefter kaldet serviceloven ). Plejeboligerne er også omfattet, jf. bilag 7. Opgaven udbydes i henhold til servicelovens 91, stk. 1 og 2, samt i henhold til Socialministeriets bekendtgørelse nr. 299 af 25.3.2010 om kvalitetsstandarder og frit valg af leverandør af personlig og praktisk hjælp mv.: 3, stk. 1, nr. 2 samt 4, stk. 1-5. Opgaven udbydes under rammerne for udbudsmodellen. Der er tale om et genudbud. Udbuddet adskiller sig fra den tidligere aftale ved at Gentofte Kommune har besluttet at udvide den nuværende indkøbsordning for hjemmeydelsen indkøb til at omfatte samtlige modtagere, der er bevilliget indkøb. Dette medfører en potentiel forøgelse på ca. tre gange så mange borgere. Hidtil har Gentofte Kommune haft en ordning efter udbud under godkendelsesmodellen, hvor andre leverandører har kunnet blive godkendt som leverandører. Kommunen ønsker nu at udbyde efter udbudsmodellen, som efter loven indebærer at kommunen skal lave en rammeaftale med mindst 2 og max. 5 leverandører, jf. servicelovens 91, stk. 2. Kommunen har besluttet, at der skal indgås en rammeaftale med 3 leverandører. Alle tre leverandører vil kunne tilbyde sig selv til borgerne fra kontraktens start, og det er herefter borgeren, der selv vælger, hvilken leverandør de ønsker. Det er kun de 3 leverandører, der vil kunne levere til kommunens borgere i kontraktsperioden. I denne forbindelse skal det bemærkes, at udbyder som udgangspunkt er pålagt at afslå at indgå kontrakt med en leverandør, hvis denne leverandørs tilbud overstiger det billigste bud med mere end 10 pct., selvom buddet falder inden for det fastsatte antal, jf. BEK nr. 299 af 25.3.2010 4, stk. 4, dog med undtagelse af samme paragraf stykke 5. Hvis udbuddet ikke skulle give mindst to leverandører, overgår udbuddet efter Servicelovens regler til godkendelsesmodellen, jf. servicelovens 91, stk. 3. Tildelingskriteriet vil være laveste pris. Rammeaftalen ønskes indgået for 2 år med en yderligere option på 2x1 år. Gentofte Kommune forbeholder sig retten til at ændre herunder opsige kontrakten med leverandørerne såfremt Kommunen eller regeringen beslutter at ændre i serviceniveauet i ældreplejen eller Kommunen ønsker at skifte model inden for frit leverandørvalg Det fremgår af kontrakten, at sådanne ændringer varsles med 3 måneder. 1.3 Udbudsform Udbuddet udbydes i henhold til EU s udbudsdirektiv 2004/18/EF af 31. marts 2001 som en bilag IIB ydelse. Dermed er ordregiver forpligtet af bestemmelserne om anvendelse af standarder, jf. art. 23; pligten til at offentliggøre den tildelte kontrakt efter art. 35, stk. 4 samt annonceringspligten i over- Side 4 af 10

ensstemmelse med afsnit II i tilbudsloven, Lov nr. 338 af 18. maj 2005 som ændret ved lov nr. 572 af 6. juni 2007. Endvidere gælder EU-rettens grundlæggende principper om gennemsigtighed, proportionalitet og ligebehandling. Opgaven udbydes desuden inden for rammerne af udbudsmodellen, jf. servicelovens 91, stk. 2. Udbuddet annonceres på kommunens hjemmeside. I udvælgelsesfasen foretages en vurdering af den enkelte tilbudsgivers generelle egnethed til at varetage den udbudte opgave. Formålet hermed er at sikre, at konkurrencen om den tilbudte opgave kommer til at foregå mellem tilbudsgivere, der er egnet til at varetage opgaven. Egnethedsvurderingen vil ske på baggrund af de efterspurgte oplysninger i afsnit 1.4 nedenfor. Tildeling vil ske blandt de konditionsmæssige tilbud, jf. afsnit 1.2 og 1.15. Tildelingskriteriet er laveste pris. 1.4 Udvælgelseskriterier Ordregiver vil forud for gennemgang af tilbudsgivernes tilbud vurdere om tilbudsgiver er egnet som leverandør i Gentofte Kommune. Tilbud vil således ikke blive evalueret, hvis tilbudsgiver findes grundlæggende uegnet som leverandør til kommunen. Tilbudsgiver skal derfor sammen med tilbuddet fremsende følgende dokumentation: 1. Kort beskrivelse af tilbudsgivers virksomhed, herunder ejerforhold. Desuden skal der vedlægges en beskrivelse af egenkontrolsystemet (kopi heraf vedlægges). 2. Tro og loveerklæring om at tilbudsgiver ikke har gæld til det offentlige, jf. bilag 1. 3. Tro og loveerklæring om at tilbudsgiver ikke opfylder nogle af udelukkelseskriterierne i art. 45 i Rdir. 2004/18/EF, jf. bilag 2. 4. Årsregnskab eller nøgletal for de sidste tre år. Mindstekrav: Tilbudsgiver skal have positiv egenkapital i de sidste to regnskabsaflæggelser. 5. Forelæggelse af en liste over de arbejder, der er udført i løbet af de seneste tre år, angivet med om det er en offentlig myndighed samt med angivelse af telefonnummer og kontaktperson. Mindstekrav: Tilbudsgiver skal have erfaringer fra lignende opgaver/ydelser. 6. Tilbudsgiver skal underskrive databehandleraftalen vedrørende persondata, jf. bilag 4. 7. Tilsagn om at tilbudsgiver vil stille den fornødne anfordringsgaranti som anført i bilag 5. 8. Underskrevet erklæring om arbejdsforhold, jf. bilag 3. Ad punkt 3: Den tilbudsgiver, der får tildelt kontrakten, skal fremsende en serviceattest 1 hurtigst muligt efter stand still periodens udløb. Serviceattesten må også gerne være vedlagt tilbuddet, som derved erstatter udfyldelsen af bilag 2. Serviceattesten må ikke være ældre end 6 måneder regnet fra tilbudsfrist. Kontraktens gyldighed betinges af en gyldig serviceattest. 1 Serviceattesten rekvireres mod et honorar: Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, Kampmannsgade 1, DK-1780 København V, tlf.: 33 30 77 00 eller hjemmeside www.eogs.dk. Tilbudsgivere bør være opmærksomme på at sagsbehandlingstiden kan være op til 3 uger. Attensten koster ca. 725,- DKK. Side 5 af 10

Såfremt den krævede dokumentation jf. punkt 1.4 ikke foreligger fuldt ud, kan det medføre at tilbud kasseres som ikke-konditionsmæssigt. 1.5 Tilbudsfrist og formkrav Indkøbskonsulent Dorthe Friis-Vigh er tovholder og kontaktperson i forbindelse med selve gennemførelsen af udbuddet. Tilbud skal være skriftligt og skal være kommunen i hænde inden den 7. oktober 2011 kl. 12.00 på adressen Gentofte Kommune, Bernstorffsvej 161, 2920 Charlottenlund, att: Dorthe Friis-Vigh. Tilbuddets emballering skal være mærket med Udbud af indkøbsordning til kommunens borgere må ikke åbnes. Tilbud modtaget efter dette tidspunkt, et andet sted eller i en anden form end angivet vil ikke være at betragte som rettidigt indkommet og vil derfor blive afvist. Tilbudsmaterialet skal fremsendes skriftligt i 4 eksemplarer gerne printet i dupleks - samt 1 eksemplar på cd-rom eller usb-nøgle. I tilfælde af uoverensstemmelse mellem det skriftlige og det elektroniske tilbud, gælder det skriftlige tilbud. Kataloger skal ligeledes fremsendes i 4 eksemplar. Alle forhold i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet, og tilbuddet skal emnemæssigt være udformet i samme rækkefølge som udbudsmaterialet. Såfremt flere leverandører byder i fællesskab, skal det angives, hvilken leverandør der optræder som aftaleansvarlig over for ordregiver. Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver udfylder bilag 8, som er en tilbudsbesvarelse til hvert af punkterne 2.2.4 til 2.2.18. Tilbudsgiver skal give en kort beskrivelse af, hvordan tilbudsgiver lever op til kravene, samt vedlægge dokumentation hvor det efterspørges, jf. K1. Svarene vil udgøre grundlaget for tilbudsgivers udførelse af opgaven. En manglende opfyldelse af disse krav kan medføre at tilbuddet bliver vurderet ukonditionsmæssigt. Sammen med selve tilbuddet bedes tilbudsgiver uploade dokumentation for forsikringsforhold, jf. kapitel 3: Rammeaftale, punkt 3.19. Desuden bedes tilbudsgiver angive en kontaktperson med navn, e-mail og telefonnummer, som kan kontaktes i forbindelse med dette udbud. 1.6 Åbning af de indkomne tilbud Der er ikke adgang til at overvære åbningen af tilbuddene, eller til at få oplysninger om indholdet heraf. 1.7 Vedståelsesfrist Tilbuddet er bindende for tilbudsgiver i 6 måneder at regne fra tilbudsfristen. 1.8 Sprog Tilbud med alt dertil hørende samt al kommunikation i aftaleperioden skal være dansk. Side 6 af 10

1.9 Honorar Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af materialet. Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som ordregivers ejendom og vil ikke blive returneret. 1.10 Forbehold 1.10.1 Tilbudsgivers forbehold I kapitel 2: Kravspecifikationen fremgår en række krav, som er bygget op over kommunens kvalitetsstandard. Disse krav skal være opfyldt ved tilbudsafgivelsen. Tilbudsgiver er ikke berettiget til at tage forbehold over for Gentofte Kommunes kravspecifikationen. Endvidere kan der ikke tages forbehold overfor rammeaftalen i kap. 3. Tilbudsgiver må ej heller tage forbehold vedrørende grundlæggende udbudsbetingelser, hvis tilsidesættelse vil bevirke, at Gentofte Kommune indgår kontrakt om en ydelse, der adskiller sig væsentligt fra den udbudte ydelse. Sådanne tilbud vil blive kasseret som ikke-konditionsmæssige. I tilfælde af usikkerhed om et forbehold vil medføre kassation af tilbuddet i henhold til dette punkt, opfordres tilbudsgiver til at stille afklarende spørgsmål til udbudsmaterialet. Eventuelle forbehold skal fremgå af en særskilt forbeholdsliste, der skal vedlægges tilbuddet. Forbeholdslisten skal have følgende opbygning: Punkt i bilag Tilbudsgivers forbehold Begrundelse Konkret henvisning til materialet Kort og præcis redegørelse af forbeholdet En kort begrundelse for forbeholdet skal angives Tilbudsgivers forbehold vil blive kapitaliseret af Gentofte Kommune, dog ikke forbehold over for grundlæggende eller ufravigelige udbudsbetingelser og krav, jf. ovenfor. Såfremt ordregiver ikke er i stand til at kapitalisere tilbudsgivers forbehold på en sikker og saglig vis, er ordregiver forpligtet til at kassere tilbuddet som ikke-konditionsmæssigt. Såfremt tilbudsgiver tager forbehold overfor bestemmelser i kontrakten eller mindstekrav som angivet ovenfor, vil tilbuddet blive anset for ukonditionsmæssigt og blive forkastet. 1.10.2 Udbyders forbehold Det er hensigten, der skal ske en tildeling af rammeaftalerne senest 24. oktober 2011. Efter udløbet af stand still perioden vil tildelingsbeslutningen blive lagt op på førstkommende Socialudvalgsmøde, hvor selve tildelingen skal godkendes. Derudover skal tildelingen fremlægges for kommunens handicapråd samt seniorråd. Det er derfor et ufravigeligt minimumskrav at Tilbudsgiver ved tilbudsafgivelse, har accepteret at tildelingen af kontrakt er betinget af Socialudvalgets godkendelse. Ordregiver forbeholder sig ret til at annullere udbuddet helt eller delvist og evt. foretage nyt udbud, såfremt der foreligger saglige grunde hertil. Udbyder anser det for sagligt begrundet at annullere udbudsproceduren, såfremt tildelingen ikke opnår politisk godkendelse. 1.11 Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative tilbud. Side 7 af 10

1.12 Delbud Der kan ikke afgives delbud. 1.13 Konsortier Såfremt flere tilbudsgivere byder i fællesskab, hæfter disse solidarisk i forhold til ordregiver og det skal af tilbuddet fremgå, hvilken tilbudsgiver ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for den/de øvrige tilbudsgivere. Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (=konsortium) skal oplysningerne under afsnittet Udvælgelseskriterier gives for hver deltager i konsortiet. 1.14 Spørgsmål til udbudsmaterialet Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende dette udbud skal være skriftlige og rettes til Dorthe Friis-Vigh på e-mail oekonomi-indkoeb@gentofte.dk. I emnefeltet skal fremgå: Spørgsmål til udbud af indkøbsordning til Gentofte Kommune. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås. Alle spørgsmål der fremsendes senest 23. september 2011 vil blive besvaret. Spørgsmål, der fremsendes efter denne frist, vil blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare dem senest dagen inden tilbudsfristens udløb. Alle svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort på Gentofte Kommunes hjemmeside på www.gentofte.dk senest 6 dage før tilbudsfristen. Det er Tilbudsgivers ansvar at holde øje med eventuelle offentliggjorte ændringsdokumenter samt svar på spørgsmål. 1.15 Tildelingskriterium Aftalen vil blive tildelt de 3 tilbudsgivere, der afgiver de laveste priser, jf. dog punkt 1.2. Prisafgivelse skal foretages i bilag 6: Tilbuddet skal indeholde to priser: - 1 pris på levering. - 1 pris for akut levering Priser skal opgives uden moms i danske kroner. Alle forhold vedr. tilbud om indkøb dækkes af den faste tilbudte pris, herunder transport, administration, afgifter mv. Der kan således ikke afregnes for ekstra ydelser af nogen art. 1.15.1 Kommunens eventuelle spørgsmål til tilbudsgiverne, evt. forhandling samt møder og inspektion Tilbudsgiverne kan blive indkaldt til møde med henblik på besvarelse af ordregivers spørgsmål til modtagne tilbud samt tilbudsgivers personlige redegørelse for tilbuddet. Kommunen forbeholder sig ret til at gennemføre en præsentations- og forhandlingsrunde med de tilbudsgivere, som er konditionsmæssige. Heraf kan følge en opfordring til at afgive et revideret tilbud. Kommunen forbeholder sig samtidig ret til ikke at indkalde tilbudsgivere, som afviger så meget fra billigste tilbud, så kommunen ikke vurderer tilbudsgiveren kan opnå billigste pris. Der kan blive gennemført yderligere forhandlingsrunder indtil rammeaftalen kan indgås. Side 8 af 10

Tilbudsgiver skal tillade, at ordregiver efter anmodning herom inspicerer tilbudsgivernes forretningssteder. 1.16 Rammeaftale Den rammeaftale, der udgør en del af udbudsmaterialet, vil ikke være til forhandling, hvorfor tilbudsgiver skal tage højde for rammeaftalens betingelser og vilkår i forbindelse med sin tilbudsgivning. 1.17 Tidsplan De opgivne tidspunkter er kun vejledende. Aktivitet Tidspunkt Offentliggørelse af udbud 19. august 2011 Frist for at stille spørgsmål til udbudsmaterialet 23. september 2011 Frist for besvarelse af spørgsmål til udbudsmaterialet 30. september 2011 Frist for tilbud Inden 7. oktober 2011 kl. 12.00 Tilbudsevaluering Uge 41+42 Hensigtserklæring om tildeling af rammeaftale Senest 24. oktober 2011 Stand-still periode 25. oktober 2011 til 4. november 2011 Socialudvalget godkender leverandørvalget Førstkommende møde efter tildeling. Aftaleindgåelse Ultimo november 2011 Revisitering af borgere December 2011/ januar 2012 Aftalestart Uge 8 Kommentar til den efterfølgende tid efter aftaleindgåelse: Kommunen forventer at pakke brevene med leverandørens pjece til de berørte borgere medio december. Leverandøren skal derfor kunne stille pjecer til rådighed for alle kommunens visiterede borgere medio december. Borgerne forventes at modtage brevene i uge 1 2012. Leverandøren skal derfor være forberedt på telefoniske henvendelser med spørgsmål vedrørende ordningen. De visiterede borgere skal herefter have meldt tilbage med deres valg ultimo januar 2012, hvorefter der vil blive overdraget en adresseliste til leverandøren med antallet af borgere. Selve leveringen kan herefter begynde successivt i uge 8 og fremefter. Side 9 af 10

1.18 Aktindsigt Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at hele tilbudsgivers tilbud er omfattet af bestemmelserne omkring aktindsigt, herunder med de få undtagelser der hjemles i loven og i ombudsmandens udtalelser. Dele af tilbud, der efter konkrete vurderinger, vil kunne undtages fra aktindsigt, findes i Offentlighedslovens 12, stk. 1, nr. 2 og omfatter tekniske indretninger eller fremgangsmåder (f.eks. produktionsprocesser og produktsammensætninger) samt drifts- eller forretningsforhold o.lign. (f.eks. planer for produktioner og markedsføring), for så vidt det er af væsentlig økonomisk betydning for tilbudsgiver at begæringen ikke imødekommes. I tilfælde af, at udbyder modtager en aktindsigtsbegæring, forbeholder udbyder sig ret til at give aktindsigt til samtlige tilbudsgivere der involveres i aktindsigten, herunder anmoders tilbud. Kommunen vil derfor kontakte de involverede tilbudsgivere med henblik på at få disses begrundede/dokumenterede vurderinger på, hvilke oplysninger i deres respektive tilbud, der efter tilbudsgivernes egne og konkrete vurderinger vil kunne omfattes af undtagelsen ovenfor. Denne vurdering skal kunne udleveres indenfor et døgn for at blive taget i betragtning - af hensyn til den fortsatte udbudsproces. Det bemærkes, at der skal meget til for at oplysninger vil være omfattet af undtagelsen, og at det i sidste ende er kommunen, der skal foretage denne vurdering, hvorfor tilbudsgivers vurdering vil kunne blive tilsidesat, såfremt tilbudsgiver ikke har formået at fremsende tilstrækkelig begrundelse/dokumentation. 1.19 Oplysninger mv. om skat, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø Nedenfor er angivet kontaktoplysninger for de relevante, statslige tjenester, hvor tilbudsgiverne kan indhente oplysninger om 1) Skatter, 2) Miljøbeskyttelse samt 3) Sikkerhed på arbejdspladsen samt arbejdsvilkår i Danmark. 1) SKAT Telefon: 7222 1818 Email: skat@skat.dk Web-adresse: www.skat.dk 2) Miljøstyrelsen Telefon: 7254 4000 Email: mst@mst.dk Web-adresse: www.mst.dk 3) Arbejdstilsynet Telefon: 7012 1288 Email: at@at.dk Web-adresse: www.at.dk Side 10 af 10