1 Punkt 2 i kommissoriet Områdecentrenes styringsmuligheder i relation til ældreområdets interne tildelingsmodel (det variable budget) skal beskrives med særligt fokus på tidsforskydninger i forbindelse med kapacitetstilpasninger. Hvis der identificeres særlige styringsmæssige udfordringer, ønskes der forslag til, hvordan disse kan løses/håndteres. Områdecentrenes styringsmuligheder i relation til ældreområdets interne tildelingsmodel I forhold til de styringsmæssige udfordringer for områdecentrene på ældreområdet kan udfordringerne opdeles i: Ledelse styring og planlægning Udvikling i sammensætningen af opgaveløsningen overenskomstmæssige forhold sygefravær Køretid. 1.0 Ledelse Ledelse er den faktor, der har helt afgørende betydning for styringen på ældreområdet. Det være sig såvel styringen på det enkelte områdecenter som udvikling af det samlede tilbud på ældreområdet på en sådan måde, at de ældres funktionsniveau øges og hjælpen leveres så effektiv som muligt. Ligeledes giver den aktivitetsbaserede tildelingsmodel på fritvalgsområdet nogle grundlæggende styringsmæssige udfordringer, som er væsentlig forskellig fra andre områder med et fast budget. Derfor har der gennem de seneste år været stor fokus på udvikling og involvering af centerledere og gruppeledere, som er tættest på medarbejderne og der har gennem flere omgange foretaget organisationsændringer med sammenlægning af områdecentre og styrkelse af ledelse niveauet tættest på medarbejderne. Ligeledes etablerede ældreområdet for et par år siden et udviklings- og koordinationsforum med deltagelse af områdeledere, centerledere, gruppeledere, faglige koordinatorer fra den centrale Social & Ældre afdeling og repræsentant fra træningsenheden i Sundhedsafdelingen samt ad hoc aktivitetsledere. Dette forum er ved at være veletableret og giver gode muligheder for erfaringsudveksling på tværs af områderne og fælles gennemføre udviklingsindsatser.
2 I 2010 blev der afviklet et kompetenceudviklingsforløb for alle ledere på de to niveauer på ældreområdet, og alle gruppeledere/centreledere har over det seneste år deltaget i et deltaget i et udviklingsforløb på SOSU-skolen i Esbjerg sammen med ledere fra Billund Kommune. Men der er skiftet en del ud på posterne, og de ændrede udfordringer stiller krav om nye kompetencer. Derfor er der planlagt et nyt udviklingsforløb for gruppeledere og centerledere til efteråret. 2.0 Styring og planlægning Styring og planlægning har ligeledes en stor betydning i forhold til såvel ressourceforbrug som kvaliteten af den hjælp borgerne får. Det er derfor et område, der har været stor fokus på. For at styrke planlægningen og styringen har alle områder fået etableret interaktive planlægningstavler, som gør det muligt at medinddrage medarbejdere i løsningen af den daglige planlægning. Der har ligeledes været initiativer med læring på tværs af områdecentre, således at dygtige gruppeledere og disponatorer har sidemandsoplært kollegaer i andre områder og har hjulpet med analyse af planlægningsmæssige udfordringer i andre områder. 3.0 Udvikling i sammensætningen af opgaveløsningen Gennem flere år har antallet af visiterede timer pr. borger over 65 år været faldende, fordi BASH indsatsen og de andre sundhedsfremmende og forebyggende indsatser er lykkedes. Det drejer sig primært om borgere, der får lidt hjælp dvs. hjælp til rengøringer eller hjælp til rengøring og bad en til tre gange om ugen. Denne udvikling betyder, at de opgaver de kommunale leverandører leverer, bliver stadig mere komplekse og en større andel af de samlede leverede timer skal leveres i weekenden. Der ses en udvikling relateret til udvikling af det nære sundhedsvæsen, hvor borgere i øget omfang skal hjælpes i forbindelse med ambulante behandlinger og undersøgelser i sygehusregi såsom bestilling af transport, koordinering af evt. ledsagelse (pårørende, frivillige), forberedelse af borgere og omlægning af vagtplaner f.eks. sikre at borgeren får tidlig hjælp for at kunne være klar og derfor må medarbejder møde før dagvagts normale opstart. Det er ikke noget, der visiteres ekstra tid til. Ligeledes er der er meget få opgaver, der kan rykkes med i forbindelse med sygdom, fordi en stor del af opgaverne, der skal løses er helt nødvendige daglige plejeopgaver. Et andet forhold der har betydning for fritvalgsområdet er, at der har været mulighed for at udnytte rådighedstid, hvor den visiterede tid, som borgeren var tildelt op til indlæggelsen kunne udnyttes til andre formål under borgerens indlæggelse. Indlæggelsestiden har gennem flere år været jævnt faldende og ofte komme borgeren hjem igen efter et kort ophold i den fremskudte modtagelse. 1 Det betyder, at områdecentrene har fået reduceret deres muligheder for at frigøre tid, som kunne bruges til at dække på områder, hvor afregningsmodellen ikke har ydet dem fuld kompensation for omkostningerne ved at levere hjælpen på fritvalgsområdet. 1 Jf. analysen udvikling i gennemsnitlig indlæggelsestid bland unge, voksne og ældre fra 2008-2013, som er udarbejdet af KL, er den gennemsnitlige indlæggelsestid for de +65-årige faldet med knap 18 pct. Fra 2008 til 2013. Denne udvikling er fortsat i 2014 og 15.
3 Samtidig er der behov for øget kompetenceudvikling både i form af forholdsvis flere SOSUassistenter i forhold til SOSU hjælpere, efteruddannelse, sidemandsoplæring og øget koordinering, som dels øger tidsforbruget og dels øger lønomkostningerne. Tabel 1. Ændring i medarbejdersammensætningen Andel i feb 13 Andel i feb 16 Social- og sundhedsassistenter 34,6% 41,1% Social- og sundhedshjælpere 65,4% 58,9% I alt 100,0% 100% 3.0 Overenskomstmæssige forhold der har indflydelse på BTP 3.1 Dagpengereform Dagpengereformen har betydet øgede udgifter til områdecentrene, idet der fra 2014 skal gå 30 dage før der ydes dagpengerefusion. I den nuværende afregning pris er BTP udregnet i forhold til 3 uger, før der kan ydes refusion. Samtidig har flere af områdecentrene oplevet, at dagpengerefusionen i forbindelse med længevarende sygdom er ophørt i relation til medarbejdere, som vurderes at kunne klare et andet mindre fysisk krævende arbejde. Det er i mange tilfælde ikke muligt varigt at fritage medarbejdere fra fysisk krævende arbejde, så områdecentrene kommer til at dække den fulde lønudgift i opsigelsesperioden. Områdecentrene bør derfor kompenseres for virkningen af dagpengereformen. 3.2 Seniordage Gennem de senere år er ældre medarbejderes ret til seniordage øget. På plejeområdet har medarbejdere fra 58 år ret til 4 dage årligt, 59 år 5 dage årligt og fra 60 år, 6 dage årligt. Dette sammenholdt med at der bliver relativt flere seniorer i arbejdsstyrken på ældreområdet. Områderne bliver ikke kompenseret for dette, men skal dække medarbejdernes fravær. Der bør derfor arbejdes på at skabe rum til at kunne kompensere områdecentrene for denne udgift fra 2016. 3.3 Ansættelsesforhold De seneste år er kravene til ansættelses af medarbejdere blevet skærpet. Alle medarbejdere, der arbejder mere end gennemsnitlig 8 timer om ugen skal have et ansættelsesbrev og har ret til faste fridage og opsigelsesvarsel. Det betyder, at områdecentrene ikke som tidligere kan have tilknyttet en gruppe af afløsere, som kan træde til i forbindelse med f.eks. sygefravær, uden at det i mange tilfælde giver tillæg for f.eks. mistede fridage og omlagt tjeneste. Ligeledes vil det i forbindelse med større fald i afregnede timer til et område give udfordringer i forhold til at nedjustere på bemandingen. En enkelt meget plejekrævende borger kan allokere timer svarende til to til tre fuldtidsstillinger, så et område kan stå med en relativ stor
4 overbemanding fra den ene dag til den anden, hvis en borgere kommer på aflastning eller falder bort. Områdecentrene har i mindre omfang mulighed for at pålægge medarbejdere at afvikle opsparede timer, men her er der også mindre råderum, idet opsparede timer ikke længere kan overføreres fra en normperiode til den næste. En normperiode er typisk 3 måneder. Dvs. der er begrænset mulighed for at lade medarbejdere have merarbejde i en travl periode for så at afvikle de opsparede timer i roligere perioder. Disse vilkår med usikkerhed i ansættelsen er noget der påvirker medarbejdernes trivsel meget, hvilket der også bliver peget på i den netop gennemførte trivselsundersøgelse. Derfor er der på områdecentrene stort fokus på at se på tværs af teams og områder og flytte medarbejdere til ledige stillinger eller områder, hvor der er stigende opgaver. Men her er der også krav om varsel gradueret i forhold til, hvor stor ændringen er i forhold til ændret mødested. Områdecentrene arbejder kontinuerlig med at styrke vagtplanlægningen og indgå lokalaftaler med FOA, hvor det er muligt. Det kan f.eks. være aftaler omkring afspadsering på timebasis i aftenvagt i perioder med fald i afregnede timer. Ledelsen Social & Ældre er lige nu i samspil med Intern Service i forhold til indgå nogle aftaler om, hvordan vi sikrer, at alle ledere og medarbejdere, der vagtplanlægger har de rette kompetencer, og hvordan det sikres, at ændringer i vagtplanssystemet og ændrede overenskomstforhold bliver implementeret. Det vil dog ikke kunne eliminere, at store fald i afregnede timer vil give meromkostninger i en periode og i enkelte tilfælde i op til et halvt år. 4.0 Sygefravær Der er i BTP modellen kalkuleret med et sygefravær på 4,7 %. Sygefraværet har været 6,53 % i 2015 og selvom der på områdecentrene bliver arbejdet målrettet i forhold til at reducere sygefraværet og der ses en positiv udvikling i sidste kvartal 2015 og første kvartal 2016, så forventes sygefraværet fortsat at ligge over de 4,7 % i 2016. Da målet fortsat er at reducere fraværet yderligere, er der i dette oplæg ikke indarbejdet forslag til ændring af beregningsgrundlagt vedrørende sygefravær i BTP-modellen, men det vil blive vanskelig at komme ned på 4,7 %. Det laveste niveau sygefraværet har været på de seneste år var i 2013, hvor det lå på omkring 5 %. 5.0 Køretid Det ændrede mønster i opgaveløsningen med flere korte besøg og færre borgere, der får hjælp til rengøring giver øget tidsforbrug til kørsel, da den enkelte medarbejder har flere besøg i løbet af en arbejdsdag. Ligeledes øges kørselsbehov, når flere komplekse sygeplejefaglige opgaver skal løses af medarbejdere med specifikke kompetencer og som er oplært i at løse opgaven hos en specifik borger. En registrering af antallet af besøg i et område for et par år siden viste, at vejtiden i BTP-modellen svarer til 3 minutter pr. besøg. Så her er helt sikkert også en af årsagerne til at der er et merforbrug på fritvalgsområdet. I takt med sammenlægningen af områdecentre bliver der arbejdet på at optimere køreruter, men køretiden mellem de enkelte borgere vil alt andet lige fortsat ligge over den tid der afregnes med i BTP-modellen.
5 Konklusion i forhold til de økonomiske vilkår på fritvalgsområdet Ud fra overstående er der nogle forhold, som har betydning for ressourceanvendelse såsom ledelse, planlægning og styring, hvor der er mulighed for at justere og udvikle. Men der er også en række forhold, som er udefra kommende vilkår, som betyder, at det til stadighed er blevet dyrere for områdecentrene at løse opgaverne på fritvalgsområdet. Konsekvenserne er, at timeprisen og BTP en (Bruger Tids Procenten) myndigheden afregner de bestilte opgaver med, ikke i fuldt omfang er fulgt med ændrede vilkår. Det betød, at merforbruget i 2015 på fritvalgsområdet på 5.673.000 kr., i væsentlig grad skyldes ubalance i BTP en og timelønnen. Der er gennem flere år arbejde ihærdig på at få skabt sammenhæng mellem de tildelte ressourcer og forbrug på områdecentrene. Sidste år blev der justeret på afregningen og sat skærpet fokus på nærvær. Det ser ud til at have haft en positiv virkning, idet regnskabet for første kvartal i år viser, at områdecentrenes økonomi er bedret i forhold til sidste år og sygefraværet ligger på et lavere niveau end sidste år. Men der er fortsat merforbrug på fritvalgsområdet, og områdecentrene vil kun i mindre omfang kunne afvikle på overført underskud fra tidligere år. Der er derfor i vedlagt forslag til justering af BTP-modellen i indeværende år indarbejdet: en ændring i forhold til reduceret sygedagpengerefusion flere seniordage øget tid til dokumentation, koordinering og uddannelse og fra 2017 indarbejdet øget tid til kørsel mellem borgerne øget tid til beredskab når borgere kommer hurtig hjem fra sygehuset og til forberedelse og opfølgning efter ambulant behandling Derudover er der foretaget en beregning af stigningen i gennemsnitslønnen til social- og sundhedsmedarbejdere ud fra den ændrede sammensætning af henholdsvis social- og sundhedshjælpere og social- og sundhedsassistenter. Det giver en 0,23% højre lønsats. Den samlede merudgift til afregningsmodellen udgør i 2016 1,072 mio. kr. Fra 2017 foreslås alle ændringer indarbejdet, hvilket medfører en merudgift på 4,2 mio. kr. Modregning På baggrund af udviklingen på plejeboligområdet, hvor der de seneste måneder har været nogle pladser på flere centre, som har været ledige i flere måneder, så foreslås en mindre ændring i den faste afregning til plejecentre. Der er i den nuværende afregning til centrene regnet med at der er tomme boliger i forbindelse med at der går tid med tømning, istandsættelse og udlejning. Det foreslås derfor, at der modregnes i det tildelte budget, hvis en bolig er ledig udover løbende måned + 1 måned. Ud fra belægningen i første kvartal i år
6 vurderes det at der vil kunne modregnes 10 måneder årligt à 18.967 kr., hvilket giver 189.000 kr. årligt. Med de indsatser, der igangsættes i indeværende år er der en forventning om, at der vil kunne skabes et råderum på myndighedsområdet i 2017 på omkring 2 mio. kr. Det betyder at de 2,189.000 kr. kan være med til at dække ændringen i BTP-modellen på fritvalgsområdet og højere lønsats på plejeboligområdet. I 2016 er der således samlet behov for en tillægsbevilling på 882.000 kr. Fra 2017 og de efterfølgende år vil der være en nettomerudgift på 2,0 mio. kr., idet reguleringerne af afregningsmodellen på 4,2 mio. kr. delvist kan finansieres af det forventede råderum på ældreområdet på 2,0 mio. kr. samt af modregningen på 0,2 mio. kr. vedrørende tomme boliger.