Referat for: Ribe Domprovstiudvalg PU møde 13. januar 2015. Kl. 15.00 Mødested: Backhaus Mødet flyttet til kl. 15.00 på Backhaus. Mødepunkt 1 Godkendelse af referat fra mødet 9. december 2014 Beslutning Godkendt og underskrevet på originalen. Ved mail af 10.12.2014 meddelt provstiudvalget, at referat ligger klar på www.provsti.dk 2 Diverse orientering fra Domprovsten. Herunder om Reformationsjubilæet i Ribe Stift. 3 Indbydelse til 4.2.2015 til ERFA møde om kirkegårdsdriften i Ribe Domprovsti for kirkegårdenes personale. Sag: ERFA møde for kirkegårdenes personale (513) Indbydelse til 4.2.2015 til ERFA møde om kirkegårdsdriften i Ribe Domprovsti for kirkegårdenes personale. 4 Revisionens samlede oversigt over bemærkninger til beholdningseftersyn 2014 Sag: 2014 - Revisionsprotokollat for beholdningseftersyn (603) Der er p.t. ikke modtaget noget fra menighedsrådene. Revisor har fremsendt en samlet oversigt over bemærkninger. Orientering om forberedelsen af Reformationsjubilæet i Ribe Stift. Domprovsten orienterede om reglerne for brugen af folkekirkens bygninger. Planlægning - Pia Skov sørger for forplejningen, IBV giver besked om hvor mange tilmeldte efter 28.1.15 Hvem deltager fra provstiudvalget - Pia Skov, Anne Lorenzen, Nora Olesen og Tage Rosenstand. Deltagere fra PU møder en ½ time før. På det kommemde provstemøde den 22.1.15 er der et programpunkt vedr. tidsregistrering og lørdagsbegravelse. Kirstine Frank Jensen fra Ribe Stift inviteres til mødet. Provstiudvalget godkendte revisonsprotokollaterne under henvisning til revisionens bemærkninger og henstillinger. Bramming, Gørding og Vester Vedsted har bemærkninger om uafklarede punkter i revisionsprotokollatet til årsregnskab 2013. Bramming og Gørding arbejder på punkterne. Vester Vedsted har vi ikke hørt fra. Farup, Hjortlund, Hviding og Vilslev har bemærkning om ikke korrekt registrering af afholdt ferie for medarbejdere med ret til løn under ferie. Farup, Gørding, Hviding, Mandø og Vester Nykirke har bemærkning om manglende eller Referat,13-01-2015 Side: 1
Mødepunkt Beslutning ikke korrekt indbetaling af pension. Revisionens samlede oversigt over bemærkninger til beholdningseftersyn 2014 For at lette provstiets arbejde med at gennemgå og behandle revisionens bemærkninger, fremsender revisionen en samlet oversigt over bemærkninger i protokollen for beholdningseftersyn 2014 for menighedsrådene. 5 Henvendelse fra Ribe Stift til Ribe Domprovsti Sag: Udlån af Sct. Ansgar kirke til Bramming frimenighed (605) - Bramming Sogn Sagen drøftedes. PU kan ikke godkende udregningen - afventer ny udregning til næste møde. Henvendelse fra Ribe Stift til Ribe Domprovsti 6 Gl. Kirkegård, Gl.Kapel og Gravsgade 50 - syn 2014 Sag: Synsforretning 2014. (564) Godkendes under forudsætning af budgetmæssig dækning. Gl. Kirkegård, Gl.Kapel og Gravsgade 50 - syn 2014 Ny kirkegård og Ribe Kapel - Syn 2014 7 Ansættelsesbrev Karsten Eskildsen Sag: Specialkonsulent - Karsten Eskildsen (607) Ansættelsesbevis forelægges til godkendelse. Godkendt. Ansættelsesbrev Karsten Eskildsen Referat,13-01-2015 Side: 2
Orientering 8 Opdateret cirkulære og vejledning om kirkeog provstiudvalgskassernes budget, regnskab og revision. Sag: Meddelelser fra Ministeriet (394) Opdateret cirkulære og vejledning om kirke- og provstiudvalgskassernes budget, regnskab og revision. 9 Provstiudvalgskassen - 2014 Beholdningseftersyn Sag: Provstiudvalgskassen (604) Nora Olesen og Tage Rosenstand har den 9.12.2014 foretaget beholdningseftersyn af provstiudvalgskassen ved Ribe Domprovsti. Provstiudvalgskassen - 2014 Beholdningseftersyn 10 Mandø Menighedsråd ansøger om at flytte penge iflg. revisionsprotokollat. Sag: 2013 - Regnskab (444) Mandø Menighedsråd ansøger om at flytte penge iflg. revisionsprotokollat. Mandø Menighedsråd - Godkendelse af ansøgning. 11 Renovering af kirkeskibet briggen Dorthea Sag: Renovering af kirkeskib (453) - Mandø Sogn Renovering af kirkeskibet briggen Dorthea Betaling af regning briggen Dorthea i Mandø Kirke 12 Opfølgning på salg af grund fra Ny kirkegård Sag: Ombygning af mandskabsbygninger/frasalg af jord på den ny kirkegård (485) - Sankt Katharine Sogn Opfølgning på salg af grund fra Ny kirkegård Referat,13-01-2015 Side: 3
Orientering 13 Frigivelse af prohiberede midler Sag: Renovering af alterbord (547) - Hjortlund Sogn Frigivelse af prohiberede midler 14 Udtalelse fra Nationalmuseet om en forudgående undersøgelse. Sag: Hviding MR opsætning af lysarmatur i koret Hviding kirke (565) - Hviding Sogn Udtalelse fra Nationalmuseet om en forudgående undersøgelse. 15 RS meddeler, at de henter udtalelser. Sag: Bramming MR ansøger om lån i stiftsmidlerne til opsætning af orgel i Sct. Knuds kirke (598) - Bramming Sogn RS meddeler, at de henter udtalelser. Ribe Stift henter udtalelser fra Nationalmuseet, den kongelige bygningsinspektør og Kirkeministeriets orgelkonsulent. Projektet må ikke påbegyndes, før stiftsøvrigheden har givet de nødvendige tilladelser. 16 Svar fra Ribe Stift vedr. indestående kapitaler i stiftsmidlerne Sag: Gørding Menighedsråd anmoder om frigivelse af midler fra indestående kirke-og præsteembedskapitaler i Ribe Stift. (599) - Gørding Sogn Svar fra Ribe Stift vedr. indestående kapitaler i stiftsmidlerne 17 Svar til Jernved MR vedr. projekt pigbro og dræn Sag: Jernved kirke - finansiering af pigbro og pilerensningsanlæg (600) - Jernved Sogn Provstiudvalget drøftede Hans Lunds svar. Afventer reaktion fra Jernved MR. Svar til Jernved MR vedr. projekt pigbro og dræn Jernved MR sender provstiets tilbagemelding til Hans Lund Referat,13-01-2015 Side: 4
Orientering Svar fra Hans Lund 18 Bevilling af 6 midler til renteudgifter Vilslev Menighedsråd Sag: 6 Midler til Vilslev Menighedsråd til renteudgifter præstegård (602) - Vilslev Sogn Bevilling af 6 midler til renteudgifter Vilslev Menighedsråd 19 Eventuelt På næste møde den 17.2.2015 evt. ændre datoen for rundtur 2.del som er fastsat til 12.05.2015 Punkt til næste møde 17.2.2015-2. del af rundtur fastsat til 12. maj 2015 ønskes flyttet. Forslag til ny dato? Mødet slut kl.16.15 Referat,13-01-2015 Side: 5
Underskrifter vedr. møde d. 13-01-2015 Jens Torkild Bak Anne Margrethe Lorenzen Karsten Sejrsgaard-Jacobsen Nora Lillian Olesen Paula Andersen Pia Sørensen Skov Simon Talbo Linneberg Stubkjær Tage Rosenstand Referat,13-01-2015 Side: 6