Forslag til fremtidig organisering af borgerservice i Præstø, Stege & Vordingborg Med etableringen af det nye Borgercenter i Vordingborg åbner der sig en mulighed for en ny og bedre organisering af borgerhenvendelser i kommunen. På sigt vil der blive etableret et stærkt samlet center for borgerhenvendelser, hvor både Borgerservice, Jobcentrets modtagelse, Ydelseskontoret, Opkrævning, og flere andre borgerrettede funktioner bliver samlet. Generelt vil det betyde, at borgerne kun skal henvende sig et sted i kommunen, for at få betjening. Samtidig foreslår Borger og Arbejdsmarked, og Kultur og fritid, at der etableres et samarbejde mellem borgerservice og bibliotekerne, således at langt hovedparten af de henvendelser, der i dag betjenes fra borgerservice i Præstø og Stege fortsat vil kunne ekspederes i de to byer, ved at indrette Borgerservice Kvik betjeninger i Bibliotekerne i Stege og Præstø. For Borgerne vil der være 3 store fordele ved denne løsning. 1. Der bliver et stort samlet center for borgerbetjening i Vordingborg, samtidig med at der fortsat vil være ekspeditioner af de langt fleste henvendelser på bibliotekerne i Stege og Præstø. 2. Der vil blive udvidet åbningstid i alle tre byer, idet borgerservicehenvendelser også vil blive ekspederet om onsdagen, da biblioteker og borgercentret er åbent alle hverdage. 3. Løsningen betyder, at der kan spares 800.000 kr. om året når løsningen er fuldt indfaset i 2018. Der er en ulempe for borgerne i Stege og Præstø 1. Pas og kørekort kan kun udstedes og fornys i Vordingborg, så borgere fra Præstø og Stege skal tage til Vordingborg for at få udstedt eller fornyet pas og kørekort. Dette forslag indgår som, en del af budgetaftalen 2016, hvor det blev besluttet, at der skulle udarbejdes en ny kanalstrategi som en del af Effektiv Kommune 2017. Forslaget om en styrket borgerservice bidrager til effektiviseringen ved: Nyt samlet Borgercenter på Valdemars torv, hvor det også er muligt at flytte hele eller dele af borgerbetjeningen på Marienbergvej og evt. fra Langebæk til det nye Borgercenter. Øget anvendelse af bibliotekerne til håndtering af borgerhenvendelser Indsats for forøget selvbetjening og digitalisering Borger og Arbejdsmarked, og Kultur & Fritid har sammen arbejdet på, hvordan der kunne skabes en øget synergieffekt i borgerbetjeningen, en højere grad af selvbetjening og en bedre udnyttelse af de eksisterende åbningstider og faciliteter.
Særligt etableringen af det nye borgercenter åbner en lang række muligheder. Men mange af mulighederne vil allerede kunne anvendes fra maj 2017, ved i højere grad at sammentænke biblioteker og borgerservice. En tidlig indfasning af et nyt borgerservice/ biblioteks samarbejde vil også have den fordel, at denne del af det samlede projekt dermed er på plads, når der skal ske en yderligere sammenlægning med jobcenter og ydelseskontorer m.m. i det nye borgercenter. Forslaget løser de problemer vi allerede nu står med i forhold til at have resurser til at øge incitamenter og hjælp til selvbetjening, og til at have bedre mulighed for planlægning af ferie og fravær for medarbejderne. Borgerservice har i en lang årrække været påvirket af effektiviseringer som følge af øget digitalisering og øget selvbetjening. Det samme har været tilfældet på bibliotekerne. Konkret har dette betydet meget store reduktioner i bemandingen i Borgerservice. Som borger kan man i dag møde op i alle 3 borgerservicecentre. Der er forskellig åbningstid og bemanding, men der tilbydes samme service alle 3 steder. I takt med at der er blevet færre medarbejdere i frontbetjeningen, bliver Borgerservice oftere udfordret på at kunne fastholde denne gode service alle 3 steder, samt bemande alle 3 steder fornuftigt. En konsekvens af dette har været lukkedage onsdag. Hvid der skulle forsættes en drift med tre borgerservicecentre vil det være nødvendigt med flere lukkedage. I omkringliggende kommuner med nogenlunde samme demografi som i Vordingborg Kommune, har man også fundet løsninger som indebærer samarbejde mellem Borgerservice og Bibliotek. Afdelingerne for Kultur & Fritid samt Borger & Arbejdsmarked har derfor sammen udarbejdet dette forslag. Ny borgerbetjening Forslaget går overordnet ud på, at Borgerservice myndighedsopgaver samles ét sted (i Vordingborg), mens der oprettes Borgerservice Kvik-funktion i samarbejde med bibliotekerne i Stege og Præstø. Konkret betyder dette, at: Der flyttes medarbejdere og myndighedsopgaver, sagsbehandling og afgørelser fra Borgerservice i Stege og Præstø til Borgerservice Vordingborg Der flyttes samtidig medarbejdere til biblioteket, og oprettes to borgerservice kvik betjeninger på bibliotekerne i Stege og Præstø. Dette vil kunne etableres allerede fra maj måned 2017, og dermed bidrage til Effektiv kommune 2017 Indtil det nye borgercenter er etableret i 2018 skal de fysiske rammer i Vordingborg justeres, så der er plads til en øget borgerbetjening i det eksisterende rådhus. Pas/kørekort maskiner og betjening flyttes fra henholdsvis Stege og Præstø, så der bliver øget kapacitet i Vordingborg. Opgaver som samles i Borgerservice Vordingborg: Pas, kørekort. Sagsbehandling og afgørelser vedrørende f.eks. helbredstillæg, beboerindskudslån, kautionslån, personlige tillæg, administrationsager for pensionister, sygesikring, kommunale begravelser, og folkeregistersager som kræver sagsbehandling & parthøring, og det administrative arbejde vedrørende vielser.
Flere af opgaverne er i dag allerede samlet i Backoffice funktioner i Vordingborg og Stege uden at borgerne i dag oplever, at de kun kan få løst deres henvendelser særlige steder. Åbningstid i Borgerservice Vordingborg foreslås samtidig ændret, så der fremover vil være åbent 5 dage om ugen, hvilke giver følgende åbningstid for den personlige betjening: Mandag onsdag kl. 10-15 Torsdag kl. 10-17 Fredag fra kl. 10-13 Borgerbetjening generelt / både i Vordingborg og i bibliotekerne Stege & Præstø Borgerbetjening generelt foregår i borgerservice i Vordingborg, og i bibliotekerne i Stege og Præstø. (Dette betyder, at Borgerservicebetjening i Stege flyttes til Biblioteket i Stege). I bibliotekerne foreslås, at vi fremover kalder betjeningen for Borgerservice Kvik så det signalerer, at der er enkelte ydelser man ikke kan få leveret her (primært pas og Kørekort), men at man stort set kan blive betjent på alle andre områder. Borgerservice opgaver alle tre steder Råd, vejledning om alle generelle forhold, som der i dag vejledes om. Udstede Nem-Id Indberette fritagelse for digital post Brevstemmer i forbindelse med valg Modtagelse af, og videreforsendelse af diverse materialer til Borger & Arbejdsmarked og andre kommunale afdelinger. Søge om og aflevere ansøgninger til diverse ydelser. Aflevere normale flyttemeddelelser Få hjælp til selvbetjening m.m. Og en lang række af de opgaver der i dag udføres i borgerservice I bibliotekerne vil Biblioteksassistenterne både varetage biblioteks- og borgerservice opgaver. Der gives råd og vejledning med udgangspunkt i it- og guidnings værktøjet selvbetjening.nu, Borger App, borger.dk, virk.dk og vordingborg.dk og der skal fortsat være medbetjening- og borger-pc ere. I langt de fleste tilfælde vil borgerne derfor ikke opleve en ændret service i forhold til i dag Samlet var der i 2016 ca. 37.000 henvendelser i borgerservice. Heraf var ca. 60% henvendelser i Vordingborg. For mere end 30.000 af disse henvendelser vil den ændrede borgerbetjening ikke opleves som en ændret service. Af de 37.000 henvendelser vedrører ca. 6.000 henvendelser, hvor borgerne fra Stege og Præstø i fremtiden vil skulle tage til Vordingborg for at blive betjent. Dette vil i stort set alle tilfælde dreje sig om udstedelser eller fornyelser af pas og kørekort. Særligt Vedrørende Pas og Kørekort Pas skal fornyes hvert 10 år (for børn, dog hvert 5 år).
Kørekort udstedes ved nyerhvervelse eller generhvervelse. Herudover, skal borgere over 70 år have forlænges hvert 2. eller 5. år, og borgere over 80 år skal have fornyet kørekort hvert år. Det må som udgangspunkt formodes, at langt de fleste borgere, der skal have fornyet korekort, har bil og derfor vil være i stand til at køre til Vordingborg. Køreprøvebooking har siden 1.1.2007 kun været placeret i Vordingborg, så der er ikke nogen ændringer. Totalt antal henvendelser vedr. pas og kørekort i 2016 var 13.252 Henvendelser til Vordingborg i 2016 på pas og kørekort var 7.798-60% Henvendelser til Præstø i 2016 på pas og kørekort var 2.397 16% Henvendelser til Stege i 2016 på pas og kørekort var 3.057 24% Konkret betyder det derfor, at op mod 6.000 borgerbetjeninger, der i dag sker i Præstø og Stege vil blive flyttet til Vordingborg. Disse opgaver kan også løses i borgerservicebetjeninger i andre kommuner, hvis man arbejder udenfor kommunen, og man derfor kan henvende sig i en borgerservicebetjening i nærheden af ens arbejdsplads. I Vordingborg har vi også i dag forholdsvis mange betjeninger af borgere fra andre kommuner. Personalemæssige konsekvenser Samlet set betyder forslaget, at der kan reduceres med to stillinger, fordi der opnås betydelige effektiviseringer vi at samle borgerbetjeningen på færre enheder. Det forventes at reduktionen kan ske ved naturlig afgang. Derudover skal der overflyttes to medarbejdere fra Borgerservice til Bibliotekerne, for at understøtte, at bibliotekerne vil få betydeligt flere henvendelser end i dag. Der skal ske en kompetenceudvikling af det samlede bibliotekspersonale, særligt af biblioteksassistenterne, som skal forestå den konkrete forøgede borgerbetjening. Det findes i dag meget veludviklede systemer til at understøtte den vejledning medarbejderne skal give til borgerne. Betjeningen vil derfor hele tiden kunne understøttes systemmæssigt, og dermed lægges der også op til, at betjeningen alle tre steder i højere grad bliver en medbetjening, hvor borger4en selv kan følge med i den it understøttede vejledning, og at der dermed også sker en gradvis forøgelse af borgerne muligheder for helt at overgå til selvbetjening, hvor dette er muligt. Egentlige Biblioteksopgaver for biblioteksassistenterne Publikumsbetjening, fx o Hjælp til fremfinding af bøger og andre materialer o Hjælp med at bruge udlåns-/afleveringsautomater, pc er, kopimaskine m.v. o Hjælp til at bruge bibliotekssystem/hjemmeside o Billetsalg o Hjælp i forbindelse med arrangementer (også om aftenen) Forefaldende arbejde, fx o Håndtering af materialer til og fra andre biblioteker o Håndtering af nye tidsskrifter o Fremfinding af reserverede materialer
o På plads sætning og oprydning Deltagelse i projekt- og udviklingsarbejde Åbningstid i Borgerservice Kvik (Bibliotek og Borgerservice) foreslås samtidig ændret, så der fremover er åbent for den personlig betjening på følgende tidspunkter: Betjente Åbningstider i Stege og Præstø Stege foreslås ændret til at der er åbent: Mandag fredag fra kl. 12-16 Præstø foreslås ændret til at der er åbent: Mandag fredag fra kl. 12-16 Forslaget indebærer, at der vil blive lukket for personlig betjening i Stege om lørdagen, samt at der vil være personlig betjening i Præstø om fredagen fra kl. 12-16, hvor betjeningen i dag er fra kl. 10-13. Bibliotekernes åbningstider er fastlagt ud fra de tidspunkter, hvor der er flest besøgende og flest udlån. Det vil fortsat være muligt at anvende bibliotekerne via selvbetjening i weekender og om aftenen. CHOP 10.01.2017