Dagsorden til bestyrelsesmødet 17. december 2015 Starttidspunkt Kl. 16:00 Sluttidspunkt Kl. 20:00 Mødested Hotel Knudsens Gård Hunderupgade 2 5230 Odense M Mødet afholdes i mødelokale Ny konference Journalnummer 0200-14827-2015 Dagsordenspunkter 1. Godkendelse af dagsordenen... 2 2. LUKKET PUNKT... 2 3. Forventning til årsresultatet for 2015... 2 4. LUKKET PUNKT... 3 5. Vedtagelse af budget 2016-19... 3 6. Status for UCL Campus Odense... 3 7. Optaget for studieåret 2015... 4 8. LUKKET PUNKT... 4 9. Status på særlige indsatser... 4 10. Status for strategiske indsatser i regi af institutionsberetningen... 7 11. Ramme for resultatlønskontrakter 2016... 8 12. Orientering om høring til revideret bekendtgørelse for CFU... 9 13. Meddelelser og skriftlige orienteringer... 10 side 1/11
1. Godkendelse af dagsordenen 2. LUKKET PUNKT 3. Forventning til årsresultatet for 2015 Det estimerede årsresultat for 2015 er udarbejdet ud fra en afstemt balance pr. 30. september 2015 samt input fra vicedirektørerne om forventninger til såvel indtægter som omkostninger for hele 2015. Estimatet er et bedste bud på det forventede årsresultat for 2015, med de usikkerheder der vil være til indtægter og omkostninger frem til den endelige regnskabsafslutning. Estimatet er udarbejdet primo december måned 2015 og viser et samlet estimeret overskud på 7,4 mio. kr. imod et samlet budgetteret overskud på 11,9 mio. kr., hvilket er 4,5 mio. kr. mindre end budgetteret. Estimat Budget Afvigelse Grunduddannelser 8,6 16,4-7,8 Kompetenceudvikling og Undervisningsmidler 4,7 7,2-2,5 Forskning og Udvikling 0,4-3,9 4,3 Ledelse, administration og bygningsdrift -6,3-7,8 1,5 Samlet budgetafvigelse 7,4 11,9-4,5 Der er i vedlagte notat og talmateriale redegjort nærmere for det forventede årsresultat for 2015. Økonomichef Lars V. Lund deltager under behandlingen af punktet Det indstilles, at bestyrelsen tager forventningen til årsresultatet for 2015 til efterretning. Bilag 3.1 Estimeret årsresultat 2015. side 2/11
4. LUKKET PUNKT 5. Vedtagelse af budget 2016-19 Bestyrelsen tilsluttede sig på det seneste møde 23. september 2015 budgetprincipperne for den kommende budgetperiode og tog orienteringen om forventningerne til det kommende finanslovsforslag til efterretning. I forlængelse af finanslovsvedtagelsen og det videre arbejde med budgettet siden september foreligger nu et forslag til budget 2016, der indarbejder konsekvenserne af finansloven for 2016 samt forventninger til aktivitetsudviklingen i UCL. UCL vil i perioden frem mod 2019 skulle spare i alt 32,0 mio. kr. Direktionen foreslår på denne baggrund etablering af et effektiviserings- og besparelsesprogram (se dagsordenes punkt 4), der i perioden 2016-19 skal sikre, at UCL får håndteret indtægtsnedgangen og får foretaget nødvendige tilpasninger rettidigt og med størst muligt hensyn til kvaliteten i UCL s uddannelsesaktiviteter og medarbejdernes trivsel. Direktionen foreslår derfor, at besparelsen i 2016 håndteres ved at kompensere for de faldende indtægter gennem at begrænse kravene til overskud, således at der i 2016 alene er overskudskrav for Sundhedsuddannelserne (2,0 mio. kr.) og Kompetenceudvikling og Undervisningsmidler (8,1 mio. kr.), samtidig med at der, som følge af indflytning på Niels Bohrs Allé, ikke længere er behov for opsparing til campusløsning et beløb der i 2015 udgjorde 15,7 mio. kr. Økonomichef Lars V. Lund deltager under behandlingen af punktet Det indstilles, at bestyrelsen godkender Budget 2016 samt budgettet for overslagsårene 2017-19 Bilag 5.1 Budget 2016-19. 6. Status for UCL Campus Odense Bestyrelsen blev senest orienteret om status for byggeprojektet UCL Campus Odense i en skriftlig orientering 4. november 2015. Her redegjordes for håndtering af udfordringer i forbindelse med nedbrydningsentreprisen, herunder økonomi, tidsplan og mulige scenarier. UCL er i løbende dialog med Styrelsen for Videregående Uddannelser om byggeprojektets fremdrift og økonomi, hvilket fremgår af bilagte notat. Her beskrives desuden den seneste udvikling i forhold til nedbrydningsentreprisen. Rektor Erik Knudsen vil på mødet orientere om projektets fremdrift, herunder det planlagte styregruppemøde 11. december 2015. side 3/11
Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen om status på byggeprojektet til efterretning. Bilag 6.1 Fortrolig status på UCL Campus Odense. 7. Optaget for studieåret 2015 Bilagt findes notat med hovedpunkter og baggrundsstatistik for optaget for UCL pr. 30. juli 2015 samt en oversigt over efteroptaget pr. 1. oktober 2015. Følgende forhold kan i den forbindelse fremhæves: Førsteprioritetssøgningen og optaget på UCL s uddannelser er steget med hhv. 4% og 2% fra 2014 til 2015. Udviklingen i førsteprioritetssøgningen til UCL, herunder på markedsandelsniveau, er vedholdende blandt de bedste i sektoren og vidner om, at UCL s uddannelsestilbud er attraktive. Markedsandelen af optaget er til gengæld fortsat forholdsmæssigt dårligere end førsteprioritetssøgningen. Efteroptaget har forbedret det totale optag med 2% og omfatter hovedsageligt øget optag på læreruddannelsen i Odense (30%, svarende til 62 studerende) og Jelling (19%, svarende til 10 studerende). Det indstilles, at bestyrelsen tager optaget for 2015 til efterretning. Bilag 7.1 Optag 2015: Hovedkonklusioner og baggrundsstatistik Bilag 7.2 Oversigt over efteroptaget for UCL pr. 1. oktober 2015 8. LUKKET PUNKT 9. Status på særlige indsatser Som bekendt besluttede bestyrelsen på det ekstraordinære bestyrelsesmøde 19. februar 2015 at iværksatte tre særlige indsatser i forlængelse af den kritiske presseomtale af især pædagog- og i mindre grad læreruddannelsen på Fyn. Indsatserne omfattede: Styrkelse af den interne og eksterne kommunikation (se overskrift 9.1) Servicetjek af UCL s uddannelser (se overskrift 9.2.3) side 4/11
Feedback på opgaver og studieprodukter (se overskrift 9.2.1 og 9.2.2) På de efterfølgende tre bestyrelsesmøder 26. marts 2015, 18. juni 2015 og 15.september er rammer, mål og resultater for disse indsatser blevet udfoldet, og der er løbende blevet fremlagt en status på igangsatte tiltag og fokusområder. 9.1 Styrkelse af den interne og eksterne kommunikation Som aftalt på mødet 26. marts 2015 modtager bestyrelsen til nærværende møde en samlet tilbagemelding på de iværksatte initiativer i forlængelse af kommunikationsstrategien og kommunikationstjekket. Et samlet overblik over igangsatte indsatser og status findes bilagt. 9.2 Status på servicetjek på uddannelsesområdet og feedbackindsatsen For at sikre et fælles overblik over fremdriften for de øvrige initiativer følger nedenfor ligeledes en kort status på det igangværende arbejde med feedback og øvrige forbedringspotentialer fra servicetjekket. En endelig afrapportering på feedback-indsatsen vil, som besluttet på bestyrelsesmødet 18. juni 2015, blive forelagt bestyrelsen til mødet 15. juni 2016. Her fremlægges ligeledes en samlet status for de øvrige forbedringstiltag i servicetjekket. 9.2.1 Servicetjek for Området for Pædagogiske og Samfundsfaglige Uddannelser Alle moduler i studieordningerne for det pædagogisk- og samfundsvidenskabelige område er blevet gennemskrevet, og en standardisering af modulbeskrivelser er igangsat, så det er tydeligt, hvilken feedback man får, og hvad der skal til for at få en modulgodkendelse For at forbedre kontakttiden med de studerende har man fra 1. februar 2016 hævet kontakttiden på Administrationsbacheloruddannelsen til 12-14 timer ugentlig inklusiv valgfag (d.d. 8-10 timer ugentlig). Derudover er man i gang med at ændre læreruddannelsens struktur for at øge kontakttiden. Der er påbegyndt implementering af en model, hvor der tildeles basisressourcer for alle uddannelserne, som kan sikre en ensartet kvalitet i uddannelserne 25 arbejdstimer pr. uge pr. modul. Med denne ressource forventes det, at den studerende har et workload svarende til 37-40 arbejdstimer ugentlig, heraf 30 timer skemalagt inklusiv 12-14 timers kontakttid inklusiv vejledning og feedback. Der er foretaget en analyse af eventuelle strukturelle barrierer i uddannelserne, og på baggrund heraf er der foretaget en ny organisering af pædagoguddannelsen pr. 1. august 2015. For læreruddannelsen er der etableret en handlingsgruppe, som skal side 5/11
arbejde med en organisering af læreruddannelsen fra 1. august 2016. Gruppen skal aflægge rapport i december. For at forbedre kommunikationen mellem ledelse/medarbejdere og studerende er der etableret en organisation, hvor der afholdes faste møder mellem studerende, medarbejdere og ledelse. Derudover udarbejder Uddannelseschefen nyhedsmails til medarbejdere minimum 1 gang månedlig, og der arbejdes kontinuerligt for at forbedre platformen og kommunikationen på Fronter. 9.2.2 Servicetjek for Området for Sundhedsuddannelser Resultatet af servicetjekket for Området for Sundhedsuddannelser, både de identificerede styrker og udfordringer, medtænkes i forbindelse med udvikling og implementering af de nye sundhedsfaglige uddannelsesbekendtgørelser, der træder i kraft 1. september 2016. Der implementeres en ensartet Fronter-struktur (herunder rumindretning og layout), og der udarbejdes fælles kriterier for anvendelse af Fronter i Området for Sundhedsuddannelser. Initiativet, der planlægges gradvist implementeret fra 1. februar 2016, vil styrke kommunikationen med de studerende. Der fastlægges fælles principper for anvendelse af feedback og feedbackformer på tværs af Sundhedsuddannelserne i UCL. Feedback og feedbackformerne præciseres i de nye studieplaner, der implementeres pr 1. september 2016. 9.2.3 Status på Feedback indsatsen UCL har på baggrund af konkrete episoder i hhv. pædagog- og læreruddannelsen i foråret 2015 i gangsat en arbejdsgruppe med henblik på at udarbejde anbefalinger vedr. feedback til studerende. Indsatsen vil fokusere på nedenstående anbefalinger fra arbejdsgruppen samt på supplerende lokale indsatser. Der er udarbejdet handleplan, der adresserer nedenstående anbefalinger. Alle indsatser følger tidsplanen, og afrapportering sker i forbindelse med institutionsberetningen 2016. 1. Fælles rammer for feedback knyttet til større skriftlige opgaver samt prøver/eksamener 2. Fælles matrix for feedback på UCL Learning 3., 4. og 5. Kompetenceudvikling af de uddannelsesfaglige medarbejdere 6. Skabelon for uddannelsesstart 7. Brug af data fra Stud_PULS via UCL kvalitetssystem Det indstilles, at bestyrelsen tager tilbagemeldingen på de iværksatte kommunikationsinitiativer samt status på servicetjek og feedback til efterretning. side 6/11
Bilag 9.1 Status på kommunikationsindsatser. 10. Status for strategiske indsatser i regi af institutionsberetningen Bestyrelsen drøftede på mødet i juni 2015 afrapporteringen på uddannelseskvaliteten i 2014, i form af UCL s institutionsberetning, og godkendte ved samme lejlighed de foreslåede strategiske indsatser, der knytter sig til gennemførsel på normeret tid, sociale aktiviteter, herunder studieaktivitet og campusmiljø, samt feedback. Det blev på mødet endvidere aftalt, at de strategiske indsatser på et kommende møde skulle udfoldes og beskrives nærmere. Status for dette arbejde findes gengivet nedenfor. 10.1 Gennemførsel på normeret tid Begge grunduddannelsesområder har fokus på løbende at følge udviklingen i gennemførelse på normeret tid, herunder også frafald, på analyse af årsager samt handleplaner for at øge gennemførelse på normeret tid og sænke frafald samt på opfølgning. Nedenfor gives en kort samlet status for indsatsen i Området for Pædagogiske og Samfundsfaglige Uddannelser og Området for Sundhedsuddannelser. Der gennemføres en kortlægning af og videndeling om årsager til frafald samt eksisterende initiativer med fokus på fastholdelse af studerende i studiet. Dette anvendes til at kvalificere og udvikling metoder og redskaber til at understøtte gennemførelse på normeret tid og forebyggelse af frafald. Sideløbende er fokus på kompetenceudvikling af uddannelsesfaglige medarbejdere med fokus på, hvorledes medarbejderne spotter/opdager frafaldstruede studerende og henviser til samtale med studievejleder. Som konkrete eksempler på opfølgning på handleplanen kan eksempelvis nævnes, at: Studieadministrationen automatisk udsender opgørelse over de enkelte studerendes karakterer ved interne og eksterne prøver til uddannelseschefer mhp. at identificere studerende, der er i risikogruppe for ikke at gennemgøre på normeret tid eller for at afbryde studiet Uddannelserne sikrer tilbud om reeksamen, så gennemførelse på normeret tid muliggøres, herunder afklarer om der er behov for ekstra vejleding til den studerende i forbindelse med reeksamen. 10.2 Sociale aktiviteter studieaktivitet/campusmiljø Dette område kalder på nærmere analyse mhp. identificering af hvilke konkrete indsatser, der er behov for. Stud_PULS vil kunne anvendes som udgangspunkt for denne analyse. side 7/11
Status: A. Studieaktivitet: Der udarbejdes fælles UCL introduktionsmodul. Denne indsats er forankret i projekt vedr. feedback. Uddannelseschef Jette Rasmussen er ansvarlig. Koncept vil foreligge til bestyrelsen sammen med institutionsberetningen for 2016 B. Campusmiljø: Studerende inddrages i etableringsproces ift. Campus Odense både mhp. fysiske ramme, organisering og internationalt miljø. C. Stud_PULS: Der er sket en videreudvikling af stud_puls, der giver mulighed for nemt at overskue data på tværs af uddannelser, campusser og hold. Dette skal implementeres i uddannelsesudbuddene i forårssemestret. Ifm. internt audit kvalitetssikres uddannelsesudbuddets anvendelse af data fra stud_puls, og analyse / udvikling af dette indgår i uddannelsesberetningerne i 2016. 10.3 Feedback Status for indsatser knyttet til feedback behandles under dagsordenspunkt 9. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen om status for strategiske indsatser i regi af institutionsberetningen til efterretning. 11. Ramme for resultatlønskontrakter 2016 Ved indgåelse af rektors resultatlønskontrakt er det bestyrelsens opgave at godkende den økonomiske ramme og indsatsområder. Princippet for resultatløn i UCL er, at ledere på alle niveauer skal vise resultater på tværgående mål. Resultatlønskontrakterne skal medvirke til at holde fokus i den samlede ledergruppe på konsolidering af institutionen, samt sikre fokus hos den enkelte leder på særlige indsatsområder. Indsatsområderne i rektors resultatlønskontrakt har med virkning fra 2015 baseret sig på et stort antal målepunkter i UCL s målkompleks, der opsamler mål fra både UCL s strategi, udviklingskontrakt og kvalitetssystem m.fl. For at sikre den bedst mulige sammenhæng mellem institutionens mål og de enkelte lederes kontrakter skal samtlige mål i rektors kontrakt indgå i alle lederes kontrakter, med forskellige vægtning i forhold til ledelsesniveauet. Rektor: Målene fra UCL s målkompleks tæller 100% Øvrig direktion: Målene fra UCL s målkompleks tæller 80% Vicedirektører og forskningschef: Målene fra UCL s målkompleks tæller 60% side 8/11
Øvrige ledere: Målene fra UCL s målkompleks tæller 30% For ledere på niveau 2 og 3 udgøres resten af kontrakten af mellem 3 og 5 udvalgte punkter fra målkomplekset, som lederen vil arbejde særligt på at opfylde. Disse mål forhandles med lederens chef. Opfyldelsen af de fælles mål opgøres centralt. I forlængelse af de helt særlige forhold, der knytter sig til de forestående effektiviseringsog økonomiseringsbehov, lægges der op til, at der ved overskridelse af effektiviseringskrav i 2016-19 kan fratrækkes op til 30% fra alle resultatlønskontrakter. Frem mod bestyrelsesmødet i marts 2016 vil effektiviseringskravene blive omsat i målepunkter, som sammen med de øvrige målepunkter i UCL s målkompleks fremlægges på mødet. Beløbsramme Rektor: 180.000 kr. Øvrig direktion: 150.000 kr. Vicedirektører: 110.000 kr. Forskningschef: 90.000 kr. Uddannelseschefer, stabschefer og afdelingschefer: 50.000 kr. til 70.000 kr. Med udgangspunkt i ovenstående er der udarbejdet et udkast til rektors resultatlønskontrakt. Det indstilles, at bestyrelsen tilslutter sig det fremlagte koncept for resultatlønskontrakter baseret på UCL s målkompleks og effektiviseringskrav for 2016-19, bemyndiger bestyrelsesformanden til at indgå resultatlønskontrakt med rektor, tilslutter sig de nævnte beløbsrammer, giver rektor bemyndigelse til at indgå resultatlønskontrakter med ledere i UCL. Bilag 11.1 Udkast til rektors resultatlønskontrakt 2016. 12. Orientering om høring til revideret bekendtgørelse for CFU Uddannelses- og Forskningsministeriet har 4. december 2015 fremsendt et udkast til revideret bekendtgørelse om professionshøjskolernes opgaver som Centre for Undervis- side 9/11
ningsmidler. Høringen omfatter alene bekendtgørelsens bestemmelse om den geografiske afgrænsning af opgavevaretagelsen. Den foreslåede ændring indebærer, at professionshøjskolernes CFU-opgaver varetages inden for professionshøjskolens dækningsområde, som fastsat i professionshøjskolens vedtægt. Ændringen betyder konkret, at professionshøjskolen VIA UC overtager opgaverne i Horsens og Hedensted fra UCL. Høringsbrev samt udkast til bekendtgørelse er vedlagt som bilag Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen om høringen til revideret bekendtgørelse for CFU til efterretning. Bilag 12.1 Høringsbrev fra Uddannelses- og Forskningsministeriet. Bilag 12.2 Udkast til bekendtgørelse om professionshøjskoler for videregående uddannelsers opgaver som centre for undervisningsmidler. 13. Meddelelser og skriftlige orienteringer 13.1 Meddelelser Nyt pligtigt mål om øget regionalt vidensamarbejde (se bilag 1) Mere målrettet forskning skal styrke folkeskolen Tidsplan for de igangværende uddannelsesakkrediteringer på ergoterapeutuddannelsen og socialrådgiveruddannelsen Indikatorbaseret tilsyn og opfølgning på UCL s årsrapport 2014 (se bilag 3 og 4) 13.2 Trivselsmåling Erik Knudsen orienterer på mødet om UCL s trivselsmåling 2015. 13.3 Skriftlig orientering Følgende overskrifter indgår i rektors skriftlige orientering til bestyrelsen (se bilag 9.9): Ny publikation viser tendenser og resultater i de videregående uddannelser Regeringen vil indføre nyt tilskudssystem for de videregående uddannelser Dansker er European Master in Social Work side 10/11
To UCL-studerende vinder 25.000 kr. ved idékonkurrence Genbrug af innovation Uddannelse tiltrækker sygeplejersker fra hele landet UCL udbyder to nye diplommoduler om undervisning Entreprenørskab vinder indpas i skoler UCL skal bane vej for dansk uddannelseseksport UCL uddeler underviserpris og 20.000 kr. til to undervisere Fra ny viden til ny praksis Det indstilles, at bestyrelsen tager meddelelserne og rektors skriftlige orientering til efterretning. Bilag 13.1 Nyt pligtigt mål om øget regionalt vidensamarbejde. Bilag 13.2 Mere målrettet forskning skal styrke folkeskolen. Bilag 13.3 Brev til ministeriet vedr. indikatorbaseret tilsyn og opfølgning på årsrapporten 2014. Bilag 13.4 Svarbrev til UC Lillebælt vedr. indikatorbaseret tilsyn og opfølgning på årsrapport 2014. Bilag 13.5 Rektors skriftlige orientering. side 11/11