for KOMPETENCEUDVIKLING OG SPARRING "KLAR TIL NYE MULIGHEDER"
Indhold 1 Indledning... 3 1.1 Ordregiver... 3 1.2 "Klar til nye muligheder"... 3 1.3 Den udbudte kontrakt... 3 2 Annonceringen... 4 3 Ordregiver... 4 4 Udbudsformen... 4 5 Udbudsmaterialet... 4 6 Spørgsmål og rettelsesblade... 4 7 Tidsplan... 5 8 Fortrolighed, anonymitet og tavshedspligt... 6 9 Udvælgelseskrav... 6 9.1 Sammenslutning af tilbudsgivere... 6 9.2 Økonomisk formåen... 6 9.3 Faglig formåen... 7 9.4 Anvendelse af tilbudsformularen... 7 10 Tildelingskriterium... 7 10.1 Pris... 7 10.2 Projektorganisation... 7 10.3 Kvalitet... 8 10.3.1 Vægtning af delydelser... 8 10.3.2 Delydelse 1 (kompetenceudvikling)... 8 10.3.3 Delydelse 2 (sparring)... 9 10.3.4 Anvendelse af tilbudsformularen... 9 11 Brug af underleverandører... 9 12 Honorar... 9 13 Krav til tilbuddets udformning... 10 13.1 Tilbudsformular... 10 13.2 Sprog... 10 13.3 Alternative tilbud... 10 13.4 Vedståelsesfrist... 10 14 Håndtering af forbehold... 10 15 Tilbudsvurdering og meddelelse af resultat... 10 15.1 Åbning af tilbud... 10 15.2 Vurdering af konditionsmæssighed... 10 15.3 Forhandling... 10 15.4 Meddelelse om resultatet... 10 16 Tilbuddets indhold... 10 17 Tilbudsfrist og indleveringsadresse... 11 18 Bilag til udbudsbetingelser... 11 Side 2 af 11
1 Indledning Disse udbudsbetingelser gælder for Fonden Femern Belt Developments frivillige annoncering af en kontrakt om kompetenceudvikling og sparring, som er offentliggjort den 25. januar 2013 på Udbud.dk. 1.1 Ordregiver Ordregiver er Fonden Femern Belt Development, som er et udviklingsselskab, der formidler viden og information relateret til erhvervsudvikling i relation til større anlægsarbejder, herunder den kommende faste forbindelse over Femern Bælt. 1.2 "Klar til nye muligheder" Med det formål at sikre en optimal udnyttelse af erhvervsudviklingsmulighederne i forbindelse med etableringen af den faste forbindelse over Femern Bælt og andre større anlægsopgaver i regionen igangsatte Fonden Femern Bælt Development i 2010 projektet Klar til Femern Bælt 2012. Projektet hedder i dag "Klar til nye muligheder". Projektet gennemføres med EU-tilskud fra Mål 2-Socialfonden som et EU-projekt med deltagerfinansiering. Gennem projektet Klar til nye muligheder får virksomhederne mulighed for at opnå det kompetenceløft, der forventes for deltagelse i internationale byggerier / projekter, herunder mulighed for deltagelse i anlægsfasen af den faste forbindelse over Femern Bælt. På hjemmesiden www.klartil.dk findes detaljerede oplysninger om projektet, herunder om projektets tilbud til virksomhederne vedrørende kompetenceudvikling og sparring. 1.3 Den udbudte kontrakt Den udbudte kontrakt omfatter en videreførelse af projektets tilbud vedrørende kompetenceudvikling og sparring, som beskrevet i kravspecifikationen og i øvrigt på hjemmesiden, i perioden indtil den 31. december 2014 med mulighed for forlængelse. I perioden forventer fonden, at omkring 50 virksomheder eller ca. 200 medarbejdere på top- og mellemlederniveau vil indgå i en kompetenceudvikling, og at 20 af disse 50 virksomheder skal have konsulentassistance til vurdering af uddannelsesbehovet samt sparringvedrørende netværksdannelse og forretningsudvikling med fem deltagere for hver af disse 20 virksomheder svarende til i alt 100 deltagere. Omfanget af de opgaver, som Leverandører skal udføre i henhold til leveranceaftalen, afhænger af dels tilmeldinger til kurser og virksomhedernes efterspørgsel af sparring, dels opnåelse af medfinansiering efter de vilkår, som gælder for EU-projekter med deltagerfinansiering. Leveranceaftalen forpligter derfor ikke ordregiver til at aftage en minimumsydelse fra leverandøren eller til at betale et minimumshonorar til Leverandøren, og Leverandøren er alene berettiget til honorar for opgaver, som er udført i henhold til Leveranceaftalen. Side 3 af 11
2 Annonceringen Den udbudte kontrakt omhandler tjenesteydelser, som for den overvejende del er bilag B-tjenesteydelser i henhold til Udbudsdirektivets kapitel III. Indgåelse af kontrakten falder derfor uden for annonceringsforpligtelsen i henhold til Tilbudslovens 15a. Annonceringen af kontrakten er frivillig, og annonceringen medfører ikke, at Tilbudslovens bestemmelser finder anvendelse. 3 Ordregiver Ordregiver er: Fonden Femern Belt Development Videncenter Råhavegård Maribovej 9 4960 Holeby Alle henvendelser til ordregiver forud for tilbudsafgivelsen skal alene ske skriftligt via e-mail og skal sendes til info@femern.info. 4 Udbudsformen Udbudsformen er "offentligt udbud" med adgang for alle interesserede virksomheder til at afgive tilbud. Ordregiver forbeholder sig at forhandle med én eller flere af tilbudsgiverne. Kun tilbudsgivere, der opfylder kravene til udvælgelse i punkt 9, kommer i betragtning ved tildeling af kontrakten. 5 Udbudsmaterialet Udbudsmaterialet består af: a) Udbudsannoncen af 28. januar 2013 b) Disse udbudsbetingelser af 28. januar 2013 (med eventuelle senere rettelsesblade). c) Tilbudsformular (Udbudsbetingelsernes bilag 1). d) Kravspecifikation for Kompetenceudvikling og Sparring (Udbudsbetingelsernes bilag 2). e) Kontraktudkast (Udbudsbetingelsernes bilag 3). 6 Spørgsmål og rettelsesblade Med henblik på at sikre, at tilbuddet udformes korrekt i overensstemmelse med de stillede krav, er der mulighed for at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Spørgsmålene skal være skriftlige og sendes til info@femern.info senest den 8. februar 2013. Side 4 af 11
Alle spørgsmål skal starte med en entydig reference til, hvilket eller hvilke afsnit i udbudsmaterialet, spørgsmålet vedrører. Alle modtagne spørgsmål vil blive besvaret hurtigst muligt, idet ordregiver vil bestræbe sig på at besvare spørgsmålene løbende. Spørgsmål og svar vil blive offentliggjort løbende i anonymiseret form på ordregivers hjemmeside www.klartil.dk. Spørgsmål kan forventes besvaret senest den 13. februar 2013. Såfremt de stillede spørgsmål måtte give anledning til tydeliggørelse, justering eller supplering af selve udbudsmaterialet, vil der blive udarbejdet rettelsesblade, som ligeledes udgør en del af udbudsgrundlaget. Rettelsesblade bliver tilsvarende offentliggjort på ordregivers hjemmeside. Tilbudsgiver er selv ansvarlige for løbende at holde sig opdateret med den information, der bliver offentliggjort på ordregivers hjemmeside. 7 Tidsplan Nedenstående tidsplan omfatter udbudsforretningens væsentligste milepæle: Dato Aktivitet 25. januar 2013 Annoncering på Udbud.dk Offentliggørelse af udbudsmaterialet på ordregivers hjemmeside 8. februar 2013 Frist for tilbudsgivernes spørgsmål til udbudsmaterialet 13. februar 2013 Forventet seneste besvarelse af spørgsmål på ordregivers hjemmeside 18. februar 2013 kl. 15.00 Tilbudsfrist 19. - 22. februar 2013 Evaluering af tilbud og eventuelle forhandlinger 22. februar 2013 Underretning om kontrakttildeling 25. februar 2013 Indgåelse af kontrakt 25. februar 2013 Afsendelse af bekendtgørelse om indgået kontrakt til EU- Tidende Side 5 af 11
8 Fortrolighed, anonymitet og tavshedspligt Ordregiver vil, så vidt muligt, sikre fortrolighed omkring oplysninger i tilbudsgivers tilbud, som angår tilbudsgivers fortrolige, forretningsmæssige forhold. Fortrolighedstilsagnet må i sagens natur vige i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter ordregiver til at videregive oplysninger til tredjemand. I den udstrækning, hvor tilbudsgiver selv anser oplysninger for særligt konkurrencefølsomme, bedes dette tydeligt markeret i tilbuddet ud for de pågældende oplysninger, hvorefter ordregiver vil tilstræbe, at oplysningerne ikke kommer til andres kundskab. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at dokumenterne i nærværende udbud, herunder indkomne tilbud, er omfattet af lovgivningen om aktindsigt. Ordregiver vil altid være forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som lovgivningen tilsiger. 9 Udvælgelseskrav 9.1 Sammenslutning af tilbudsgivere Deltagerne i en sammenslutning af tilbudsgivere i form af et konsortium skal hæfte solidarisk for opfyldelse af kontrakten med ordregiveren, samt i tilbuddet udpege én deltager, som er bemyndiget til på vegne af sammenslutningens deltagere at forpligte sammenslutningen over for ordregiveren 9.2 Økonomisk formåen Til dokumentation for sine økonomiske forhold skal tilbudsgiveren, a) erklære på tro og love, om tilbudsgiveren har forfalden, ubetalt gæld til det offentlige, b) oplyse egenkapitalens størrelse i henhold til de seneste tre foreliggende årsregnskaber for tilbudsgiveren, og c) oplyse resultatet i henhold til de seneste tre foreliggende årsregnskaber for tilbudsgiveren. Det er et krav for udvælgelse, at ad a) ad b) ad c) tilbudsgiveren ikke har gæld til det offentlige, som begrænser tilbudsgiverens deltagelse i offentlige udbud i henhold til lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997, tilbudsgiverens egenkapital er positiv i det seneste årsregnskab eller i gennemsnit for de seneste tre årsregnskaber, og tilbudsgiverens resultat er positivt i det seneste årsregnskab eller i gennemsnit for de seneste tre årsregnskaber. Oplysningerne a)-c) skal afgives for hver deltager i en sammenslutning af tilbudsgivere. Deltagerne kan til sammen opfylde kravene ad b) og ad c). Underleverandørers økonomiske formåen skal ikke oplyses. Side 6 af 11
9.3 Faglig formåen Til dokumentation for sin faglige formåen til at udføre kontrakten skal tilbudsgiveren oplyse mindst én reference for udførelse af én eller flere opgaver, som (hver sig eller til sammen) svarer til eller er sammenlignelig med delydelse 1 og delydelse 2 som nærmere beskrevet i kravspecifikationen, herunder i form af et EU-projekt med deltagerfinansiering, inden for de seneste tre år. Kravet kan opfyldes ved angivelse af underleverandørers referencer. En sammenslutning af tilbudsgivere kan til sammen opfylde kravet med flere referencer. 9.4 Anvendelse af tilbudsformularen Oplysninger og erklæringer om tilbudsgiverens økonomiske forhold og faglige formåen skal afgives ved udfyldning af skabelonerne 1, 2 og 3 i tilbudsformularen (bilag 1). 10 Tildelingskriterium Tildelingskriteriet er "det økonomisk mest fordelagtige tilbud" med følgende underkriterier: Kriterium Vægt Tilbudsgivers dokument Pris 50 % Tilbudsformular, skabelon 5 Projektorganisation 25 % Tilbudsformular, skabelon 6 Kvalitet 25 % Tilbudsformular, skabelon 7 (delydelse 1) og skabelon 8 (delydelse 8) 10.1 Pris Evaluering af tilbud i forhold til underkriteriet "pris" sker på grundlag af tilbudsgiverens udfyldelse af skabelon 5, som er indeholdt i tilbudsformularen. 10.2 Projektorganisation Tilbudsgiver skal som en del af sit tilbud beskrive den tilbudte projektorganisation, som tilbudsgiver anvender til løsning af den udbudte opgave. Beskrivelsen skal indeholde oplysning om projektorganisationen inkl. diagram. CV er på de nøglemedarbejdere, som allokeres til opgaven, hvor kompetencer og erfaringer er opregnet på detaljeret og overskuelig vis. Hvis der anvendes underleverandører, skal kompetencer og erfaringer hos disse tillige beskrives. Samtlige CV er skal indeholde oplysninger om uddannelse, relevant efter-/videreuddannelse, nuværende ansættelsessted, tidligere ansættelser og arbejdsfunktioner, relevante funktioner og beskrivelse af referencer fra lignende projekter. Beskrivelsen skal endvidere indeholde oplysning om, hvordan tilbudsgiver agter at anvende den tilbudte projektorganisation under projektets løbetid, herunder særligt en beskrivelse af, hvordan de tilbudte ressourcer tænkes anvendt i opstartsfasen. Side 7 af 11
Endelig skal beskrivelsen indeholde oplysning om, hvordan projektorganisationen agter at håndtere samarbejdet med ordregiver samt andre leverandører, som måtte blive inddraget i forbindelse med gennemførelse af projektet Klar til nye muligheder. Ved bedømmelsen lægges der vægt på, at den tilbudte projektorganisation er i besiddelse af den rette kombination er erfaring og kompetence, der sandsynliggør, at projektorganisationen kan mestre opgaven for ordregiver. Der lægges endvidere vægt på, at projektorganisationens evne til at samarbejde med såvel ordregiver som andre leverandører. Endelig lægges der vægt på, at projektorganisationen under hele projektets løbetid, herunder især i opstartsfasen er i stand til at udnytte de tilbudte ressourcer på en sådan måde, at projektet kommer godt fra start og er sikret de nødvendige ressourcer under projektets løbetid. Ovenstående oplysninger skal afgives ved udfyldelse af skabelon 6 i tilbudsformularen, der udgør et bilag til udbudsbetingelserne. 10.3 Kvalitet 10.3.1 Vægtning af delydelser Ved den samlede bedømmelse i forhold til underkriteriet "kvalitet" vægter delydelse 1 (kompetenceudvikling) 75 % og delydelse 2 (sparring) vægter 25 % svarende til den forventede fordeling af kontraktbetalingen mellem de to delydelser. 10.3.2 Delydelse 1 (kompetenceudvikling) I forhold til delydelse 1 (kompetenceudvikling) skal tilbuddet indeholde en beskrivelse af den tilbudte kvalitet. Beskrivelsen skal angive, hvordan tilbudsgiver vil tilrettelægge indholdet af et komplet kompetenceudviklingsforløb, som dækker samtlige af kravspecifikationens kompetenceområder på en sådan måde, at forløbet lever op til kravspecifikationens beskrivelse af de færdigheder, som målgruppen forventes at opnå ved deltagelse i et kompetenceudviklingsforløb. De kompetenceområder og færdigheder som beskrivelsen skal tage højde for fremgår af kravspecifikationens pkt. 4. Beskrivelsen skal angive, hvordan tilbudsgiver vil sikre en proaktiv indsats for rekruttering og fastholdelse af virksomhedernes deltagelse i kompetenceudviklingsforløbet, således at den for projektet nødvendige deltagermedfinansiering opretholdes. Ved bedømmelsen lægges der vægt på, at beskrivelsen på en overbevisende måde og ved angivelse af konkrete løsningsforslag illustrerer, at tilbudsgiver er i stand til at tilrettelægge og gennemføre et kompetenceudviklingsforløb, som har fokus på at efterleve ordregivers forventninger til mål for deltagernes opnåede færdigheder ved deltagelse i forløbet. Ved bedømmelsen lægges der endvidere vægt på, at tilbudsgivers beskrivelse af den proaktive indsats med angivelse af specifikke tiltag synliggør, at tilbudsgiver er i stand til at bidrage til en fastholdelse af det krævede antal deltagere, som er en nødvendig forudsætning for, at deltagermedfinansieringen som beskrevet i leveranceaftalens pkt. 2 kan opnås. Side 8 af 11
10.3.3 Delydelse 2 (sparring) I forhold til delydelse 2 (sparring) skal tilbuddet indeholde en beskrivelse af den tilbudte kvalitet. Beskrivelsen skal indeholde en plan for, hvordan tilbudsgiver agter at tilrettelægge samt gennemføre sin sparring i relation til A) afklaring af behov for kompetenceudvikling, B) forretningsforståelse samt C) netværksdannelse og etablering af joint ventures, som er beskrevet i kravspecifikationens pkt. 5. Beskrivelsen skal angive, hvordan tilbudsgiver vil sikre en proaktiv indsats for rekruttering og fastholdelse af virksomhedernes deltagelse i sparringsforløbene, således at den for projektet nødvendige deltagermedfinansiering opretholdes. Ved bedømmelsen lægges der vægt på, at planen indeholder en struktureret og illustrativ beskrivelse af, hvordan tilbudsgiver agter at gennemføre sin sparring. Ved bedømmelsen lægges der endvidere vægt på, at tilbudsgivers beskrivelse af den proaktive indsats med angivelse af specifikke tiltag synliggør, at tilbudsgiver er i stand til at bidrage til en fastholdelse af det krævede antal deltagere, som er en nødvendig forudsætning for, at deltagermedfinansieringen som beskrevet i leveranceaftalens pkt. 2 kan opnås. 10.3.4 Anvendelse af tilbudsformularen Ovenstående oplysninger skal afgives ved udfyldelse af skabelon 7 (delydelse 1) og skabelon 8 (delydelse 2) i tilbudsformularen, der udgør et bilag til udbudsbetingelserne. 11 Brug af underleverandører Tilbudsgiver er berettiget til at basere sit tilbud på anvendelse af navngivne underleverandører. Ved brug af underleverandører skal tilbuddet indeholde en underskrevet erklæring om brug af underleverandør med angivelse af hvilke ydelser, som leveres af denne, idet oplysningerne skal afgives ved udfyldelse af tilbudsformularens skabelon herom (skabelon 4). 12 Honorar Tilbudsgiver modtager intet honorar i forbindelse med deltagelse i denne udbudsforretning, herunder honorar for udarbejdelse af tilbud. Modtagne tilbud vil ikke blive returneret. Side 9 af 11
13 Krav til tilbuddets udformning 13.1 Tilbudsformular Tilbud skal afgives i form af en udfyldt tilbudsformular, jf. bilag 1. 13.2 Sprog Tilbud, inklusive bilag, skal afleveres på dansk. 13.3 Alternative tilbud Der er ikke adgang til at afgive alternative tilbud. 13.4 Vedståelsesfrist Tilbuddet skal være bindende i 6 måneder efter tilbudsfristens udløb. 14 Håndtering af forbehold Der kan ikke tages væsentlige forbehold over for udbudsmaterialet. Hvis tilbudsgiver i udbudsperioden finder elementer i udbudsmaterialet uhensigtsmæssigt, opfordres tilbudsgiver til at stille spørgsmål, jf. pkt. 6. 15 Tilbudsvurdering og meddelelse af resultat 15.1 Åbning af tilbud Der vil ikke være adgang til, at tilbudsgiver kan overvære åbning af tilbuddene eller til at få oplysninger om de øvrige tilbudsgivere. 15.2 Vurdering af konditionsmæssighed Ordregiver tager kun tilbudsmateriale i betragtning, der i det væsentligste opfylder ordregivers krav til tilbuddets udformning og indhold, jf. pkt. 13 og 16. 15.3 Forhandling Ordregiver forbeholder sig at forhandle med én eller flere tilbudsgivere, og tilbudsgiverne skal derfor står til rådighed for forhandlinger i overensstemmelse med tidsplanen i pkt. 7. 15.4 Meddelelse om resultatet Alle deltagere i udbudsforretningen vil samtidig og skriftligt blive orienteret om resultatet af udbudsforretningen. Meddelelse om resultatet af udbudsforretningen vil tillige blive bekendtgjort på ordregivers hjemmeside. 16 Tilbuddets indhold Tilbuddet i form af udfyldt tilbudsformular skal afleveres i 1 underskrevet original tilbudsformular (tilbudsformularen i bilag 1 SKAL anvendes). Side 10 af 11
3 papirkopier af den originale tilbudsformular. 1 eksemplar i elektronisk format på CD-rom eller USB-stik. Hvis der er forskel på indhold af tilbuddet i det elektroniske format og i papirudgaven, er udgaven i papirform gældende. Det samlede tilbudsmateriale skal indleveres i en lukket kuvert eller kasse mærket Tilbud kompetenceudvikling og sparring må ikke åbnes af posten. Der skal gøres opmærksom på, at ordregivers tilbudsvurdering udelukkende sker på grundlag af tilbudsgivers udfyldelse af den af ordregiver udarbejdede tilbudsformular. Tilbudsinformationer som fremgår andetsteds af tilbud vil derfor ikke blive tillagt betydning under tilbudsvurderingen. 17 Tilbudsfrist og indleveringsadresse Tilbud skal være modtaget på nedenstående adresse senest den 18. februar 2013 kl. 15.00. Fonden Femern Belt Development Videncenter Råhavegård Maribovej 9 4960 Holeby Hvis tilbuddet afleveres personligt, kan tilbudsgiver efter anmodning få udleveret en kvittering udvisende dato og klokkeslæt for aflevering af tilbuddet. 18 Bilag til udbudsbetingelser Bilag 1: Tilbudsformular. Bilag 2: Kravspecifikation for Kompetenceudvikling og Sparring Bilag 3: Kontraktudkast. ---ooooo--- Side 11 af 11