JULI 2014 BRØNDERSLEV KOMMUNE BETINGELSER OM UDBUD OG TILBUD (BUT) UDBUD AF SNERYDNING 2014
ADRESSE COWI A/S Visionsvej 53 9000 Aalborg TLF +45 56 40 00 00 FAX +45 56 40 99 99 WWW cowi.dk JULI 2014 BRØNDERSLEV KOMMUNE BETINGELSER OM UDBUD OG TILBUD (BUT) UDBUD AF SNERYDNING 2014 PROJEKTNR. A039053 DOKUMENTNR. A039053-20 VERSION 1.0 UDGIVELSESDATO 11.07.2014 UDARBEJDET CHPO KONTROLLERET ATG/CHKJ GODKENDT MTTH
BRØNDERSLEV KOMMUNE 1 INDHOLD 1 Orientering 3 2 Bestemmelser om udbud og tilbud 5 2.1 Tilbudsfasen 6 2.2 Tilbudsafgivelse 6 2.3 Udvælgelse 7
BRØNDERSLEV KOMMUNE 3 1 Orientering Brønderslev Kommune (i det følgende benævnt "Ordregiver") udbyder ved nærværende udbud udførelse af snerydning i vintertjenesten på ca. 1.000 km kommuneveje samt på p-pladser, sideanlæg og buslommer, og afregnes efter timeforbrug. Arbejdet er udbudt som et offentligt EU-udbud efter Direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 ved udbudsbekendtgørelse nr. 2014/S 086-091179. Dette udbud omfatter følgende 29 entrepriser/ruter, hvilke også fremgår af tilbudslisten, TBL, og af Bilag 6, Entrepriseoversigt: 7 ruter indebærer snerydning med lastbil. 13 ruter indebærer snerydning med traktor. 6 ruter indebærer snerydning med lastbil/traktor, hvor valget af køretøj foretages af den bydende. 3 ruter/områder indebærer snerydning med gummiged Beliggenheden for de 26 ruter er anført på oversigtskort med rutebeskrivelser, se kortbilag. Der er ingen kort for gummigedernes tre områder. Det er Brønderslev Kommune, Vej og Parks mål at udnytte deres egen maskinpark optimalt i snerydningssituationer, og herefter indkalde eksterne vognmænd, når ressourcerne slipper op. Der er således ikke garanteret et minimumsantal udkald pr. entreprise. Udbuddet vedrører kørsel i vinterperioden: 2014/2015 med mulighed for forlængelse i op til yderligere 2 x 1 vintersæson. Ruterne kan påregnes overdraget senest d. 1/10 2014 med en kontraktperiode fra 1/10 2014 til 30/4 2015. En vintersæson defineres fra 1/11 til 31/3.
4 BRØNDERSLEV KOMMUNE Beredskabsperioden (perioden hvor tilbudsgiveren skal stå til rådighed for kørsel i vintertjenesten) defineres fra 15/10 til 15/4 det efterfølgende år. Ud over de her udbudte arbejder udføres der vintertjeneste af ordregivers egen organisation. Ordregiver stiller skær, plove og hydraulikstation til rådighed på ruterne. Tilbudsgiver skal levere og montere alle de i udbudsmaterialet krævede beslag, frontplader, stik mm. på de tilbudte køretøjer, for korrekt montering af udstyr. Såfremt tilbudsgiver skifter køretøj i kontraktperioden, afholder tilbudsgiver alle omkostninger ved fornyet tilpasning. Såfremt tilbudsgiver skifter køretøj i eventuelle forlængelser af kontraktperioden, afholder tilbudsgiveren ligeledes alle omkostninger ved fornyet tilpasning. Al snerydning udføres efter timeprisafregning opgjort via GPS-registrering. Der kan afgives tilbud på én eller flere af de anførte ruter. Der skal på tilbudslistes samleliste tydeligt anføres det maksimale antal ruter, der ønskes overdraget i de enkelte rutekategorier. Udbuddet udbydes som et EU-udbud, og udbudsdokumenter og eventuelle rettelsesbreve vil fremgå på www.udbud.dk under opgavetypen Tjenesteydelser og myndighedstypen Kommuner samt med fritekstsøgning Udbud af snerydning 2014.
BRØNDERSLEV KOMMUNE 5 2 Bestemmelser om udbud og tilbud Det er de bydendes eget ansvar at sørge for at holde sig orienteret om eventuelle rettelsesblade og meddelelser vedrørende udbuddet på www.udbud.dk. Udbudsmaterialet består af følgende dokumenter i prioriteret rækkefølge: Eventuelle rettelsesblade offentliggjort efter offentliggørelsen af udbudsmaterialet Betingelser for udbud og tilbud (BUT) Særlige Betingelser (SB) Vilkår for lastbiler og traktorer Instruks for lastbil, traktor og gummiged 29 stk. tilbudslister med tilbudssamleliste (TBL) Tilbuds- og afregningsgrundlag (TAG) Kortbilag; 26 stk. rutekort (ingen rutekort for gummiged) Bilag A, Tro og love-erklæring Bilag 1, Lastbil, Oplysningsskema Lastbil og chauffører (TBL) Bilag 2, Traktor, Oplysningsskema Traktor, plov samt maskinfører (TBL) Bilag 3, Gummiged, Oplysningsskema Gummiged og maskinfører (TBL) Bilag 4, Emissionsstandarder for lastbiler og traktorer/gummigeder (vedlagt som særskilt fil) Bilag 5, Afmærkning af chauffører og maskinfører (vedlagt som særskilt fil)
6 BRØNDERSLEV KOMMUNE 2.1 Tilbudsfasen Det forudsættes, at de bydende, inden tilbud afgives, har gjort sig bekendt med arbejdets omfang og forholdene på ruterne. Der afholdes et fælles orienterings- og spørgemøde fredag den 15. august 2014 kl. 10.00 på flg. adresse: Brønderslev Kommune Vej og Park Spejlborgvej 9 9700 Brønderslev Tilbudsgiverne vil her blive orienteret om opgaven og få lejlighed til at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Alle spørgsmål vil blive nedskrevet og indgå i referatet fra mødet, der lægges på www.udbud.dk, jf. afsnit 1. Spørgsmål, der ikke er mulige at besvare på mødet, vil efterfølgende blive besvaret skriftligt og offentliggjort på www.udbud.dk. Tilbudsgiver kan derudover skriftligt stille spørgsmål til nærværende materiale og udbudsforretningen i øvrigt. Spørgsmål, der fremsendes senest den 18. august 2014 kl. 12.00, vil blive besvaret senest den 20. august 2014. Spørgsmål, der fremsættes efter den 18. august 2014 kl. 12.00, vil blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare disse senest den 20. august 2014. Spørgsmål skal stilles skriftligt til Charlotte Kragh-Pedersen, chpo@cowi.dk. Skriftlige spørgsmål, svar og eventuelle rettelser vil blive anonymiseret og vil blive offentliggjort som rettelsesblade på www.udbud.dk, jf. afsnit 1. 2.2 Tilbudsafgivelse Tilbudsgiveren skal ved tilbudsafgivelsen udfylde tilbudssamlelisten og de relevante tilbudslister samt medsende den i afsnit 2.3 krævede dokumentation. Der kan afgives tilbud på én eller flere af de anførte ruter, idet de dertil svarende tilbudslister skal benyttes. Tilbudsgiver skal på tilbudssamlelisten tydeligt anføre det antal ruter, der maksimalt ønskes overdraget. Tilbud skal afleveres i én original og én kopi inkl. bilag. Alle sider i tilbuddet bedes mærket med firmanavn, e-mailadresse, f.eks. stempel eller lign. Tilbuddet skal afgives i danske kr. ekskl. moms, men inkl. alle øvrige afgifter.
BRØNDERSLEV KOMMUNE 7 Tilbud afleveres i en lukket kuvert mærket med Licitation Vintertjeneste 2014 påført afsender og telefonnummer og mailadresse til: Brønderslev Kommune Peder Gregersen Vej og Park Spejlborgvej 9 9700 Brønderslev senest onsdag den 27. august 2014, kl. 14.00, hvor tilbuddene åbnes under overværelse af de bydende eller deres repræsentanter, der måtte indfinde sig. Tilbud pr. mail accepteres ikke. Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud frem til 1. oktober 2015. Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at ordregiver har pligt til at se bort fra tilbuddet. Tilbuddet vil således ikke indgå i evalueringen af tilbuddene. Såfremt tilbuddet indeholder forbehold overfor ikke-grundlæggende elementer, har ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet. Såfremt forbehold overfor ikkegrundlæggende elementer i udbudsmaterialet ikke medfører tilbuddets afvisning, vil forbeholdet blive kapitaliseret, såfremt det er muligt. Tilbudsgiver opfordres derfor til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. afsnit 2.1. Alternative tilbud modtages ikke. Tilbud med øvrige materieltyper end lastbiler, traktorer samt gummigeder til ruterne vil ikke indgå i tilbudsevalueringen. Tilbuddet skal være skrevet på dansk. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud. 2.3 Udvælgelse Forud for tildelingen vil der blandt de konditionsmæssige tilbud blive foretaget en vurdering af tilbudsgiverens egnethed i relation til levering af vintertjeneste. Såfremt den krævede dokumentation ikke medsendes, risikerer tilbudsgiver, at tilbuddet ikke vil blive taget i betragtning, hvorfor tilbudsgiver opfordres til at være opmærksom på at få samtlige af de efterspurgte oplysninger vedlagt i deres tilbud. For at kunne få overdraget en eller flere ruter skal tilbudsgiveren i forbindelse med tilbudsafgivelsen angive oplysninger om følgende:
8 BRØNDERSLEV KOMMUNE Sin retlige form Sin ret til at udføre erhvervet Forfalden ubetalt gæld til det offentlige, Udbudsdirektivets udelukkelsesgrunde samt Arbejdspladsbeskyttelse og arbejdsforhold i øvrigt Sin tekniske og/eller faglige formåen Oplysninger om retlig form Af tilbuddet skal det klart fremgå, hvem der afgiver tilbuddet, herunder om tilbudsgiver er et enkelt firma eller en sammenslutning af firmaer, f.eks. et konsortium eller joint venture. Ved tilbud fra en sammenslutning af firmaer skal der fra samtlige medlemmer i sammenslutningen af firmaer foreligge en skriftlig erklæring om solidarisk, direkte og ubetinget hæftelse for den enkelte rutes gennemførelse. Desuden skal de juridiske personer hver især angives klart og entydigt, og der skal angives en fælles befuldmægtiget med fuld prokura over for ordregiver, som ordregiver med bindende virkning for sammenslutningen kan indgå aftale med. Retten til at udføre erhvervet Tilbudsgiver skal have ret til at udføre erhvervet på tidspunktet for tilbudsafgivelse. Dette kan dokumenteres ved at anføre sit CVR-nummer (eller tilsvarende) på tilbudssamlelisten og dermed optagelse i Det Centrale Virksomhedsregister (eller tilsvarende register). Gæld til det offentlige, Udbudsdirektivets udelukkelsesgrunde samt Arbejdspladsbeskyttelse og arbejdsforhold i øvrigt Tro -og loveerklæring om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, jf. BKG nr. 336 af 13. maj 1997, tro- og loveerklæring om udelukkelse i henhold til Udbudsdirektivets art. 45, stk. 1 og 2 samt tro- og loveerklæring om beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt på det sted, hvor ydelsen skal præsteres, jf. Europa Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 kan afgives ved udfyldelse af Bilag A, som er vedlagt i udbudsmaterialet som særskilt fil. Erklæring kan tillige afgives ved udfyldelse af tilbudsgivers egen tro -og loveerklæring, forudsat at denne indeholder tilsvarende formuleringer om udelukkelsesgrunde, om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige samt arbejdspladsbeskyttelse og arbejdsforhold i øvrigt. Hvor tilbudsgiver er en sammenslutning af firmaer, f.eks. et konsortium, skal alle deltagerne i sammenslutningen, hver især aflevere de efterspurgte tro -og loveerklæringer. Ordregiver vil udelukke tilbudsgivere, der er omfattet af en eller flere af udelukkelsesgrundene i artikel 45, stk. 1 og 2. Ordregiver vil ligeledes udelukke tilbudsgivere, der har en ubetalt forfalden gæld større end 100.000 kr. til det offentlige, medmindre der er stillet sikkerhed for den del af gælden, der overstiger 100.000 kr. senest på accepttidspunktet, eller at der er
BRØNDERSLEV KOMMUNE 9 indgået aftale med inddrivelsesmyndigheden om en afviklingsordning, og denne ordning er overholdt. Tro -og loveerklæringerne skal udfyldes, underskrives og vedlægges i tilbuddet, også selv om tilbudsgiver ikke har forfalden ubetalt gæld til det offentlige. Teknisk og/eller faglig formåen: Tilbudsgivere, der ikke råder over det nødvendige materiel ved tilbudsgivningen, men agter at anskaffe dette, skal vedlægge tilbuddet en erklæring om, at man vil anskaffe det nødvendige materiel, såfremt man får tildelt en kontrakt. Det skal endvidere fremgå af erklæringen, at tilbudsgiveren er i besiddelse af det nødvendige materiel senest en måned inden kontraktstart, således at det kan blive monteret med det nødvendige udstyr, så køretøjet er klar til kørsel efter de fastsatte tidsfrister m.v. Ved tilbuddet skal vedlægges udfyldt: Bilag 1, Lastbil, Oplysningsskema Lastbil og chauffører og/eller Bilag 2, Traktor, Oplysningsskema Traktor, plov samt maskinfører Bilag 3, Gummiged, Oplysningsskema Gummiged og maskinfører Der skal udfyldes ét oplysningsskema for hvert stk. tilbudt køretøj. Undlades oplysninger eller overholder oplysningerne om materiel ikke kravene i henhold til udbudsmaterialets krav iht. "Vilkår, afsnit 3.6", risikerer tilbudsgiver, at tilbuddet ikke vil blive taget i betragtning. Brønderslev Kommune forbeholder sig retten til at indhente manglende oplysninger fra tilbudsgiver i tilfælde af mangel herpå. Såfremt tilbudsgiver i henhold til Udbudsdirektivets artikel 48, stk. 3 henviser til andres ressourcer, herunder koncerninterne selskaber eller samarbejdspartnere/undertilbudsgivere, skal der medsendes dokumentation for, at tilbudsgiver kan råde over disse ressourcer, f.eks. i form af en underskrevet erklæring fra den pågældende virksomhed, der henvises til. Tildeling Tildelingskriteriet er "laveste pris". Der kan afgives tilbud på flere ruter end tilbudsgiverne har kapacitet til. Tilbudsgiveren skal på tilbudssamlelisten anføre det antal ruter, der maksimalt ønskes overdraget. Tildelingen sker under hensyntagen til det antal ruter, tilbudsgiveren maksimalt ønsker overdraget, og i øvrigt som beskrevet nedenfor:
10 BRØNDERSLEV KOMMUNE 1. Tildelingsrækkefølgen af ruterne Tildeling af ruterne sker i følgende rækkefølge: 1. Rute 1 BR 2. Rute 2 BR 3. Rute 3 BR 4. Rute 4 BR 5. Rute 5 BR 6. Rute 6 BR 7. Rute 7 BR 8. Rute 8 BR 9. Rute 9 BR 10. Rute 10 BR 11. Rute 11 BR 12. Rute 12 BR 13. Rute 13 BR 14. Rute 14 BR 15. Rute 15 BR 16. Rute 16 BR 17. Rute 20 DR 18. Rute 21 DR 19. Rute 22 DR 20. Rute 23 DR 21. Rute 24 DR 22. Rute 25 DR 23. Rute 26 DR 24. Rute 27 DR 25. Rute 28 DR 26. Rute 29 DR 27. G1 28. G2 29. G3 2. Ruter med kun ét tilbud. Hvis der kun er 1 tilbud på en eller flere ruter, tildeles den enkelte rute under iagttagelse af den oplyste kapacitet for hver enkelt tilbudsgiver og den resterende kapacitet. Ordregiver kan vælge at aflyse en eller flere ruter med kun 1 tilbud på grund af manglende konkurrence eller hvis den afgivne pris er urealistisk i forhold til markedsprisen for den pågældende ydelse. 3. Ruter med flere end 1 tilbud. Ruterne vil blive tildelt, efter at ruter med kun 1 tilbud er tildelt, i henhold til ovenstående rækkefølge og under hensyntagen til det antal ruter, som tilbudsgiveren maksimalt ønsker overdraget. Ved enslydende priser tildeles ruten den tilbudsgiver, der på pågældenden tidspunkt har fået tildelt færrest ruter.
BRØNDERSLEV KOMMUNE 11 Eksempel: En tilbudsgiver byder på Rute 1 BR samt Rute 2 BR og er billigst på begge ruter i forhold til øvrige tilbudsgivere. Tilbudsgiveren ønsker dog kun 1 rute overdraget og bliver således tildelt Rute 1 BR, som er den første rute i ruterækkefølgen. Efterfølgende bliver Rute 2 BR så tildelt til den tilbudsgiver, der er anden-billigst på ruten, idet det billigste tilbud på Rute 3 BR ikke kan tildeles til den lavestbydende, fordi dennes kapacitet er opbrugt. Resultat af tildelingen. Hvor der er flere tilbud på samme rute, tildeles ruten derfor ikke i alle tilfælde, tilbuddet med den laveste pris. Hvor ruten ikke tildeles tilbuddet med den laveste pris, vil ruten blive tildelt tilbuddet med den næstlaveste pris, evt. den tredjelaveste pris etc., under iagttagelse af den oplyste kapacitet for hver enkelt tilbudsgiver.