FlexRegnskab tilpasset dit behov

2008 FlexRegnskab tilpasset dit behov Værdiskabende regnskab til deltidslandmænd Projekt regnskab til deltidslandmænd har til formål at undersøge, hvordan man i Dansk Landbrugsrådgivnings regi, kan tilbyde rådgivningscentrene et alternativ til den måde, hvormed de arbejder med regnskaber til deltidslandmænd. Projektet arbejder på 2 områder: deltidslandmanden selv og rådgivningscentret. Hovedtemaet for deltidslandmanden er overskuelighed og systematik, og for rådgivningscentrene drejer det sig om fremstillingsprocessen (best practice) og værktøjer. Jesper Klintebjerg Fuglsang Dansk Landbrugsrådgivning, Landscentret 08-10-2008

2 FlexRegnskab tilpasset dit behov Indledning Siden 2006 har der været et ønske om øget fokus på deltidssegmentet i Dansk Landbrugsrådgivning, herunder er det specielt regnskabsområdet der har haft stor bevågenhed. Konklusion Projektet forventes, som forsøgt beskrevet, at indeholde 3 primære områder: En mappe til rådgiveren håndtering af kunder og regnskabsmateriale internt En mappe til kunden håndtering af regnskabsmateriale En markedsføringsplan Hvert af ovennævnte områder er ikke absolutte og skal ikke betragtes som enten-eller. Det enkelte rådgivningscenter kan vælge det/de områder eller produkter de føler passer ind i deres organisation. Udgangspunktet er desuden, at projektet levere, hvad vi kalder en 80/20 løsning dvs. at det enkelte center ikke skal forvente en endelig løsning, men løsning med mulighed for individuel tilpasning. Det er endvidere vores opfattelse, at alle lokale rådgivningscentre i Dansk Landbrugsrådgivning, kan levere et regnskab til deltidslandmænd af meget høj kvalitet. Det vi i projektgruppen tilbyder, er et koncept, der sætter system og struktur på, hvordan man kan håndtere deltidslandmanden, både over for landmanden selv, men også internt på centret. Baggrund Der er i Dansk Landbrugsrådgivning næsten lige så mange måder at lave et regnskab til deltidslandmænd på, som der er lokale rådgivningscentre. der er derfor et ønske om, at forenkle den måde, hvormed regnskaber til deltidslandmænd fremstilles. Dette vil medvirke til, for en stor del af deltidslandmændene, at de vil få et produkt der er tilpasset deres ønsker og behov, uden effekt på den kvalitet regnskabet har. Danske Deltidslandmænd har siden 2007 haft regnskabsområdet, som en af deres mest prioriterede fokusområder. Deres fokus har dog været centreret omkring prisen på regnskabet: det er alt for dyrt at få udarbejdet et regnskab i Dansk Landbrugsrådgivning det skal jo bare være et simpelt eller kun et forenklet regnskab, mere har deltidslandmanden ikke brug for. De områder (forenklet eller simpelt) blev taget op på deltidskonferencen i december 2007 på Koldkærgård Konferencecenter, hvor konsulenter der arbejdede med deltidslandmænd på de lokale rådgivningscentre mødtes. Der var her et ønske om, ikke udelukkende at arbejde med simple eller forenklede regnskaber, da der skal være mulighed for at knytte rådgivning til regnskabet. Indhold I projektgruppen har vi brugt de mange baggrundsinformationer der har været tilgængelig for os, og fundet frem til følgende formål for projektet: at levere et værdiskabende regnskab med fokus på de behov og forventninger, den enkelte deltidslandmand har. Vi ønsker i Dansk Landbrugsrådgivning at være landmandens foretrukne samarbejdspartner, derfor skal vi leve op til de krav og forventninger landmanden har. Det er dog ikke ensbetydende med, at vi ikke kan stille krav begge veje. Derfor arbejder vi i projektgruppen ud fra den devise, at det er i orden at begge parter forpligter sig i forhold til samarbejdet.

3 FlexRegnskab tilpasset dit behov Vi har i projektgruppen derfor arbejdet på to niveauer: landmanden selv og det lokale rådgivningscenter. Ud over de to niveauer, har vi et overordnet punkt der handler om markedsføring af regnskabet i forhold til målgruppen deltidslandmænd både lokalt og på landsplan. Rådgivningscentret Som nævnt i indledningen er der stort set lige så mange måder at producere et regnskab til deltidslandmænd på, som der er lokale rådgivningscentre. Derfor, har vi i projektgruppen taget udgangspunkt i arbejdsrutinerne, da det ofte er her, der er stor forskel fra center til center. Produktionen af regnskaber Det er projektgruppens mål, at fremkomme med en vejledning til implementeringsprocessen (best practice) på udarbejdelsen af regnskaber til deltidslandmænd. I best practice forløbet, bliver der lagt vægt på at beskrive rutinerne og optimere arbejdsgangene på det lokale center, så produktionen af regnskaber bliver så strømlinet og optimal som mulig. Herved forventes det, at der kan reduceres i den mængde ressourcer og tid der bruges til udarbejdelsen af et regnskab. Implementeringsprocessen er ikke udelukkende en beskrivelse af best practice, men lige så meget en proces i sig selv. I processen arbejdes der med alle involverede parter (assistenter, konsulenter og ledelse) på rådgivningscentret. Der vil i projektet blive lavet en beskrivelse af, hvordan et best practice forløb kan skrues sammen og gennemføres på et center. Et eksempel herpå kunne være som nedenstående. Implementeringsprocessen forslag til Best Practice Involvering af ledelsen, herunder en forholden til tiltag på det strategiske, taktiske og operationelle niveau Etablering af en styregruppe (lille gruppe, typisk direktør og chef for økonomi) skal forholde projektet mod virksomhedens vision og strategi Involvering af alle medarbejdere der skal have berøring med området Ambasadørere skal findes og involveres sprede det glade budskab i organisationen Etablering af en Best-Practice-følgegruppe en gruppe der arbejder med implementering af området. Skal være sammensat af folk som alle medarbejdere på en eller anden måde kan identificere sig med Typisk procesforløb i tre til fire trin, fordelt over en periode på 1-2 måneder i efteråret 1. Opvarmning, (artikler, ledelsesinformation m.v.) 2. Kick-Off en time med Hvad går det ud på og hvorfor gør vi det? 3. Hel dag alle involveres man skal ned i materien Hvad betyder det for min dagligdag? Lever det op til mine kvalitetskrav? Hvad siger SKAT? Hvem har ansvar for hvad? M.v. 4. Opsamling hvem holder fast? Hvem følger op? Handlingsplan og plan for evaluering efter første sæson. Det er dog væsentligt at holde sig for øje, at det ikke drejer sig om en 100 procents løsning der fremkommer i projektet, men en vejledning til, hvordan et best practice forløb kan gennemføres, herunder også hvilke udfordringer man kan støde på, samt effekten af et best pracitice forløb på organisationen. Ansvarlig i projektgruppen for denne fase er: Peter Hansen, Jytte Gaardsvig og Thomas Abildgaard Rasmussen.

4 FlexRegnskab tilpasset dit behov Økonomisystemet (Ø90) Spørgeundersøgelsen der blev sat i verden i efteråret 2007 viste, at der er mange forskellige systemer der bruges til udarbejdelsen af et regnskab til deltidslandmænd. I projektgruppen har vi taget udgangspunkt i Dansk Landbrugsrådgivnings eget økonomisystem Ø90. Det vil sige, at vi projektgruppen har afgrænset os til skatteregnskaber udarbejdet i Ø90 systemet primært med afsæt i virksomhedsordningen, dog er kapitalafkastordningen også en mulighed. Da Ø90 systemet er bundet op på antallet af posteringer i forhold til prisen for anvendelsen, har vi valgt at fokusere på, hvordan vi reducere mængden af indtastninger i Ø90. Der er derfor bl.a. fokus på følgende områder: Telefonregninger El-, vand og varme regninger Bil Løn Dette er bare nogle af de områder, hvor vi arbejder på at skabe nogle rutiner, hvormed der kan reduceres i omkostningerne til systemet, men også reducere ressourceforbruget på det lokale rådgivningscenter af den vej måske frigive nogle ressourcer til andre opgaver. Desuden bliver der fokuseret på, om Ø90 systemet bruges optimalt i forhold til segmentet deltidslandmænd. Der er bl.a. fokus på om mængden af udskrifter skal reduceres eller tilrettes segmentet, så der er bedre mulighed for at efterkomme landmandens behov og ønsker samtidig med at det er fyldestgørende. Diverse til centret Best practice og Ø90 systemet er de væsentligste punkter under det materiale der henvender sig til de lokale rådgivningscentre. Der vil dog være nogle andre punkter, hvor vi i projektet vil komme med nogle bud på noget støtte materiale eller værktøjer, der kan anvendes både over for nye medarbejdere men også nye og potentielle kunder. Det er bl.a. følgende punkter: Case eksempler på mulige kunder til FlexRegnskab Produktblad(e) Virksomhedsordningen kontra kapitalafkastordningen/personskatteloven Regnskabseksempel i Ø90 I forhold til centrene arbejder vi også på at frembringe 4 case eksempler på potentielle kunder til FlexRegnskaber. Vi udarbejder 3 forskellige cases på landmænd der med rette kan benytte sig af den nye metode for udarbejdelse af regnskaber, dvs. landmænd med forskellige produktionsstørrelser og omfang, og som får udarbejdet skatteregnskab efter virksomhedsordningen. Casene vil også beskrive de familiemæssige karakteristika der er, men også hvorfor det enkelte regnskab udarbejdes som FlexRegnskab. Desuden laves der en case, hvor landmanden med rette kan ligge uden for virksomhedsordningen og benytte sig af kapitalafkastordningen. Der vil i forlængelse af ovennævnte cases blive lavet et produktblad, der er knyttet op mod casene. Disse produktblade skal beskrive, hvad det er for et produkt landmand får. Der vil være en gennemgang af, hvornår og hvilke muligheder det giver at gå fra den ene skatteordning til den anden. Der vil dog være lagt vægt på virksomhedsskatteordningen.

5 FlexRegnskab tilpasset dit behov Der vil være 1 anonymiseret Ø90 regnskabseksempel, der er knyttet op på en af casene, så det er muligt at se den røde tråd samt se, hvilket produkt landmanden står med i hånden. Der vil være 2 udskriftstyper af skatteregnskabet en på 19 sider og en på 32 sider. Landmanden - kunden Det er ikke nok kun at kikke på det lokale rådgivningscenter og hvordan de producere regnskabet, der skal også kikkes på, hvordan landmanden levere materialet til det lokale rådgivningscenter. Vi arbejder i gruppen med afsæt i en mappe til landmanden, hvor der er beskrevet hvad han skal gøre i forhold til håndtering af bilag, årsopgørelser, moms, m.m. Mappen er som udgangspunkt inddelt som i skema 1, men det skal umiddelbart ses som et forslag til en inddeling. Skema 1: indhold i kundemappen Indholdsfortegnelse Indehold 1. Vejledning Vejledningen til håndtering af bilag. Dette er afgørende for, hvad landmanden skal og hvordan han skal håndtere de forskellige regnskabsbilag, årsopgørelser, m.m. 2. Årets bilag Alle erhvervsrelaterede bilag der ikke er indeholdt i punkt 9. 3. Opgørelse fra SKAT 4. Diverse årsopgørelser 5. Lånekonvertering 6. Ejendomsskat og ejendomsvurdering Såfremt der forelægge en ejendomsvurdering skal den placeres her. 7. Værdipapirer inkl. Køb, salg, rente og udbytte 8. Momsopgørelse og momsvejledninden i perioden, som mappen dækker dog maks. 5 Herunder placeres de momsopgørelser der er udarbejdet for landman- år. 9. Bilag vedr. el-, vand, varme, telefon, løn og bil 10. Samarbejdsaftale mellem landmand og rådgivingscenter Såfremt landmanden selv udarbejder moms, placeres der herunder en vejledning i momshåndtering. Herunder placeres samtlige bilag der samles og konteres samlet som et bilag ved afslutningen af regnskabsperioden. Vi vil forsøge at udfærdige et aftalebrev der kan anvendes i forhold til landmanden. Formålet hermed er at forpligte hinanden, i forhold til hvordan de forskellige punkter i forhold til udarbejdelsen af regnskabet håndteres og hvem der gør hvad og hvornår. Dette skal ses som et værktøj til at formalisere kunderelationen. Skabelonen vil være et udkast til, hvordan et sådant aftalebrev kan udformes. 11. Statusseddel Statusseddel for regnskabsåret. 12. Til rådighed 13. Til rådighed 14. Til rådighed 15. Til rådighed

6 FlexRegnskab tilpasset dit behov Det der er væsentligt er, at få struktureret landmandens tilgang til regnskabet, dvs. få systematik i den måde hvormed han/hun håndtere bilagsmængden og de områder der har betydning for regnskabet, herunder hvorledes privat opdeles i forhold til erhvervsmæssige aktiviteter. For at gøre en lang historie kort, gælder det om at systematisere den måde, hvormed landmanden håndtere sine regnskabsmæssige forpligtelser i forhold til det lokale rådgivningscenter. Markedsføring Markedsføring er delt op på to områder: landsdækkende og lokal markedsføring. Den landsdækkende markedsføring består i første omgang af præsentation på årsmødet for Danske Deltidslandmænd den 25. oktober, men også af en stand på årets Agromek i november, hvor det foreløbige resultat vil blive præsenteret. Der vil blive udarbejdet en skabelon for en lokal markedsføringsplan. Der sigtes her på to fronter: internt og eksternt. Den interne markedsføring skal gøre opmærksom på, at det lokale rådgivningscenter nu kan tilbyde regnskaber til deltidslandmænd. Den eksterne markedsføringsplan vil henvende sig til nuværende og potentielle kunder på centret. Det er projektgruppens forventning, at der kan skabes øget fokus på regnskaber udarbejdet i Dansk Landbrugsrådgivnings regi, via den landsdækkende markedsføringskampagne, hvormed den lokale samler op og gør den mere nærværende og skrædder syet til, hvordan det enkelte rådgivningscenter vil håndtere regnskaberne til deltidslandmænd. Skabelonen for en lokal markedsføringsplan vil først være klar primo 2009. Næste skridt Vi er i øjeblikket i gang med at præsentere produktet på forskellige møder med lokale rådgivningscentre. Præsentationen sker på møder, hvor de enkelte centre diskuterer muligheden for at lave en forretningsplan på området for deltidslandmænd, herunder regnskabsområdet. Projektgruppen holder møde næste gang medio december måned. Såfremt I har kommentarer eller ønsker som ikke er dækket eller belyst heri eller i mangler oplysninger, er I meget velkommen til at kontakte mig Jesper Klintebjerg Fuglsang på mail jen@landscentret.dk eller mobil 2916 3145. Det tilstræbes, at projektets resultat bliver så fleksibelt, at det kan justeres inden for nogle rammer og dermed tilpasses det enkelte rådgivningscenter og den enkelte landmand, såfremt bedriften eller behov ændre/udvikler sig over tid. Projektgruppen Projektgruppen består af 6 personer. Der er repræsentation fra Gefion, LandboMidtØst og Landscentret. Den lokale repræsentation i gruppen medvirker til, at det endelige udfald af projektet har fundament i, hvordan der på de 2 lokale rådgivningscentre arbejdes med regnskaber til deltidslandmænd.

Adresseliste Økonomirådgiver, Gefion Peter Hansen Tlf.: 5921 1710 Mail: pbh@gefion.nu Økonomiassistent, LandboMidtØst Jytte Gaardsvig Tlf.: 8728 2200 Mail: jyg@lmo.dk Konsulent, ØkonomiIT, Landscentret Jens Juul Andersen Tlf.: 8740 5224 Mail: jja@landscentret.dk Marketingskonsulent, Udvikling, Landscentret Birgitte Wulff Mikaelsen Tlf.: 8740 5124 Mail: bwm@landscentret.dk Sygemeldt frem til foråret 2009 Konsulent, ØkonomiIT, Landscentret Thomas Abildgaard Rasmussen Tlf.: 8740 5513 Mail: tager@landscentret.dk Virksomhedskonsulent, Udvikling, Landscentret Jesper Klintebjerg Fuglsang Tlf.: 8740 5112 Mail: jen@landscentret.dk

Projektdeltagerne er følgende: Jytte Gaardsvig, Landbo Midt Øst Peter Hansen, Gefion Thomas Abilgaard Rasmussen, Landscentret Jens Juul Andersen, Landscentret Birgitte Wulff Mikaelsen, Landscentret Jesper Klintebjerg Fuglsang, Landscentret