OPFORDRING TIL TILBUD PÅ Evaluering af strukturreformen Januar 2014 [1]
1. Generelt Departementet for Finanser og Indenrigsanliggender (ANNN) opfordrer hermed til afgivelse af tilbud på deleelementer af en evaluering af strukturreformen. Tilbuddets indhentning ligger uden for det gældende indkøbscirkulæres anvendelsesområde 1, hvorfor indhentningen vil ske i overensstemmelse med det i nærværende materiale klarlagte. I det følgende redegøres for en række oplysninger til brug for afgivelse af tilbud, herunder de krav, som ANNN stiller til et tilbuds form, til ydelsen og til Tilbudsgiver. 2. Ordregivende myndighed Departementet for Finanser og Indenrigsanliggender Postboks 1614 3900 Nuuk Grønland Den ordregivende myndighed er i det følgende benævnt Ordregiver. Kontaktperson hos Ordregiver: Afdelingschef Hans-Erik Bresson haeb@nanoq.gl 1 Cirkulære af 24.9.2010 om indkøb af varer og tjenesteydelser i Selvstyrets centraladministration og underliggende institutioner. [2]
3. Baggrund Det daværende landsstyre nedsatte i 2003 et strukturudvalg, der skulle tilvejebringe en teknisk og faglig analyse, som beslutningsgrundlag for ændringer i opgaveløsningen i den offentlige sektor. Strukturudvalget afgav deres betænkning i 2005. Strukturreformbetænkningen anbefalede en offentlig struktur, herunder en ny styrket kommunal struktur, der med færre og større kommunale enheder, kunne løfte flere offentlige opgaver. I 2009 blev landets 18 kommuner sammenlagt til 4 kommuner. Der er behov for nytænkning af den offentlige sektors opgaveløsninger og effektivitet. De offentlige udgifter er under pres, og den demografiske udvikling gør, at både selvstyret og kommunerne skal finde nye veje for at sikre en offentlig sektor, der er effektiv og omkostningsbevidst. Naalakkersuisut, de 4 kommuner og KANUKOKA har derfor indgået en fælles samarbejdsaftale som behandler en række væsentlige fællesoffentlige udfordringer og opstiller mulige løsninger på problemstillingerne. Behandlingen af områderne er forankret i en handlingsplan. Samarbejdsaftalen er detaljeret beskrevet i Redegørelse for samarbejdsaftale mellem Selvstyret og kommunerne. Af handleplanen fremgår, at der skal foretages en evaluering af kommunalreformens effekter, herunder om den ønskede harmonisering af serviceniveauerne er opnået, om kompetenceniveauet i opgaveløsningen er hævet og om borgernes oplevelse af nærdemokratiet i forbindelse med den nye kommunale struktur. Evalueringen er nærmere beskrevet i Kommissorium, evaluering af strukturreformen. Som det fremgår af kommissoriet skal der udarbejdes en række analyser og foretages en række undersøgelser, som skal kunne danne grundlag for politisk behandling. Formål Den eksterne bistand omfatter tre projekter, hver indeholdende en række del-elementer: 1. En evaluering af om målsætning om serviceharmoniseringer er gennemført, både for hver af de 4 kommuner og som sammenligning mellem de 4 kommuner. a) Sammenligning af takstbetaling på det tekniske område og på brugerbetaling for børneinstitutioner, internt i kommunerne. [3]
b) Sammenligning af takstniveauet mellem de 4 kommuner og en måling af den tilbudte service kontra den aktuelle brugerbetaling. c) En måling på ældreområdet, for så vidt angår visiteringspraksis, udgifter til beboere på pleje- og aldersdomshjem og hjemmehjælp. Dette gælder både internt i kommunerne og en sammenligning mellem de 4 kommuner. d) En sammenligning af ydelser på social- og ældreområdet mellem de 4 kommuner, både internt og mellemkommunalt. Dette gælder ydelser ud over de lovfastsatte, besluttet af de 4 kommunalbestyrelser. e) Normeringen på daginstitutionsområdet, før og efter reformen. f) En evaluering af skoleområdet, målt på udgifter pr. elev, timetildelingskriterier, andelen af uddannet personale og ressourcer til specialundervisning. Dette gælder både internt i kommunerne og mellem de 4 kommuner. 2. En evaluering af hvorvidt målsætningen om en lettere adgang til borgerservice er gennemført. a) En status på, hvorvidt målsætningen om etablering af kommunale borgerservicecentre er gennemført i byerne og hvilke opgaver disse løser. Målt i forhold til status fra 2008. b) En evaluering af, om den tilbudte service i bygdernes administrationskontorer er løftet i forhold til niveauet fra 2008. Her måles på antallet at serviceudbud, i forhold før reformen. 3. En evaluering af hvorvidt strukturreformens princip om en bedre og mere effektiv borgerservice er opfyldt, herunder om reformen: a) Samlet set har medført besparelser i den offentlige sektor i dag. b) Kan forventes at medføre besparelser indenfor de nærmere år. Forudsætningerne herfor skal i givet fald belyses. Et element der kan indgå i evaluering 3 er samspillet mellem kommunerne, selvstyret, de offentligt ejede selskaber og staten om opgavevaretagelsen. De to sidstnævnte kan på visse områder være af væsentlig betydning og bør i relevant omfang indgå i evalueringen. Det forudsættes, at den eksterne bistand med referencer mv. kan dokumentere erfaring med tilsvarende opgaver. CV vedlægges. Det forudsættes, at den eksterne bistand og Ordregiver aftaler de organisatoriske forhold omkring projektet. Tilbudsgiver kan i tilbuddet angive forslag hertil. 4. Kontraktens genstand Evaluering 1. Evaluering 2. Evaluering 3. Aflevering af evalueringerne sker ved afrapportering i henhold til fastsat tidsfrist. Ydelsen kan bestå af Evaluering 1 eller Evaluering 2 eller evaluering 3, eller af Evaluering 1 2, eller 1-3. Evalueringerne afrapporteres hver for sig iht. fastsat tidsplan, jf. punkt. 5.6 Bemærk at der foreligger særskilt leveringsfrist for Evaluering 3. [4]
Kravspecifikation: Afrapporteringen af evalueringerne skal ske på både grønlandsk og dansk. Aflevering sker ved fremsendelse af evalueringerne i skriftlig form og ved samtidig fremsendelse i elektronisk format. - For den skriftlige afrapportering gælder, at evalueringen afleveres udskrevet med 1 side pr. papirark, uhæftet. - For den elektroniske aflevering gælder, at filerne afleveres i Microsoft Office (2010) Word-format. Evalueringerne kan indeholde farvelagte tabeller etc. Materialets omfang Materialet til brug for afgivelse af tilbud består, ud over nærværende dokument, af følgende bilag: Tro og love-erklæring Tilbudsgiver har pligt til at kontrollere, at det nævnte materiale er modtaget i sin helhed. 5. Procedure 5.1. Spørgsmål For alle henvendelser omkring kontraktens genstand, herunder spørgsmål til nærværende materiale i sin helhed, gælder, at henvendelse skal ske pr. mail til Ordregivers kontaktperson på haeb@nanoq.gl. I mailens emnefelt angives: [ Spørgsmål Tilbudsgivning Evaluering 1 -[Tilbudsgivers navn] ]. Henvendelse kan rettes på dansk og grønlandsk. Henvendelse skal ske skriftligt af hensyn til princippet om ligebehandling og gennemsigtighed i forbindelse med anskaffelser i Grønlands Selvstyre. Sidste frist for henvendelser er torsdag den 6. februar 2014 kl. 12.00 vestgrønlandsk tid. Henvendelser vil blive besvaret skriftligt, og såvel henvendelser som svar vil i anonymiseret form blive sendt til alle potentielle tilbudsgivere pr. e-mail den 11. februar 2014 kl. 16.00 vestgrønlandsk tid. [5]
5.2. Afgivelse af tilbud 5.2.1. Formkrav Tilbudsgiver kan afgive sit skriftlige tilbud på både grønlandsk og dansk. Alene tilbud der er afgivet i fuld overensstemmelse med det i nærværende materiale kan accepteres. Tilbud skal fremsendes pr. mail til oed@nanonoq.gl, adresseret til Ordregiver, att.: haeb, med angivelse af Tilbud Evaluering - Tilbudsgivers navn - i emnefeltet. 5.2.2. Tilbudsfrist Tilbud skal være Ordregiver i hænde senest: Tirsdag den 18 februar 2014 kl. 12.00 vestgrønlandsk tid. Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i indtil 14 dage regnet fra tilbudsfristen. Tilbud der modtages efter tilbudsfristens udløb vil blive forkastet, uanset omfanget af overskridelsen. 5.2.3. Tilbudsgivers omkostning Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud, eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med afgivelse af tilbud og eventuel efterfølgende kontrahering er således Ordregiver uvedkommende. Tilbuddet med tilhørende bilag vil efter tilbudsprocessens afslutning ikke blive returneret til Tilbudsgiver. 5.2.4. Alternative tilbud Der afgives tilbud på Evaluering 1 eller på Evaluering 2, eller samlet på både Evaluering 1 og Evaluering 2. 5.3. Åbning af tilbud Ordregiver foretager åbning af alle indkomne tilbud. Der vil for Tilbudsgiver ikke være adgang til at overvære åbningen af de indkomne tilbud. [6]
5.4. Tildelingskriterium Det anvendte tildelingskriterium ved Ordregivers tildeling af ordren er: Det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Indkomne tilbud vil blive vurderet ud fra følgende parametre: 1. kvalitet 2. pris) Parametrene vil blive tillagt følgende vægt: Kvalitet 45 % Pris 55 % 5.4.1. Vurdering af tilbud Et udvalg bestående af repræsentanter fra de nedennævnte enheder vil foretage vurderingen af alle indkomne tilbud: ANNN De 4 kommuner KANUKOKA 5.5. Forhandling Ordregiver forbeholder sig retten til at indlede forhandlinger med Tilbudsgiver forud for Ordregivers endelige tildeling af ordren. Ordregiver forbeholder sig retten til at forhandle med Tilbudsgiver om følgende forhold; Pris Kontraktens genstand Kontraktvilkår, herunder om organisationen af arbejdet 5.6. Tidsplan Tilbudsprocessen afvikles efter nedenstående tidsplan: Aktivitet Dato og tidspunkt Opfordring til tilbud Fredag den 24. januar 2014 Frist for modtagelse af spørgsmål Torsdag den 6. februar 2014 Frist for offentliggørelse af spørgsmål og svar Tirsdag den 11. februar 2014 [7]
Tilbudsfrist Tirsdag den 18. februar 2014, kl. 12.00 Åbning af tilbud Tirsdag den 18. februar 2014, kl. 15.00 Forhandlingsrunde Onsdag den 19. februar fredag den 21. februar 2014 Underretning om tildeling Mandag den 24. februar 2014 Kontraktindgåelse Tirsdag den 25. februar 2014 Opstart af aftale Onsdag den 26. februar 2014 Levering af Evaluering 1 og 2 Fredag den 25.april 2014, kl. 12.00 Levering af Evaluering 3 Fredag den 1. august 2012, kl. 12.00 5.7. Tavshedspligt Tilbudsgiver og Tilbudsgivers personale skal iagttage ubetinget tavshed overfor for uvedkommende med hensyn til oplysninger og forhold omkring Grønlands Selvstyre, som parterne måtte blive bekendt med i forbindelse tilbudsprocessen og en eventuel efterfølgende kontrahering. [8]