Indkøb af vippecontainere Udbudsbetingelser
Dato: 15-07-2016 Udarbejdet af: OFD Version: 0.1 Kontrol: LTH Godkendt af: - side 2 af 7 Odense Renovation A/S Snapindvej 21 5200 Odense V info@odenserenovation.dk www.odenserenovation.dk
INDHOLD 1 UDBUD...4 1.1 Opgaven...4 1.2 Udbudsform...4 2 DEN ORDREGIVENDE MYNDIGHED...4 3 TIDSPLAN...4 3.1 Udvælgelsesmaterialet...4 4 UDBUDSMATERIALET...5 4.1 Supplerende spørgsmål...5 5 TILBUDSMATERIALET...6 5.1 Sprog...6 5.2 Indhold...6 5.3 Fremsendelse af tilbud...6 5.4 Alternative tilbud...6 5.5 Vedståelse...6 5.6 Uklarheder...7 6 BEHANDLING AF TILBUD M.V...7 6.1 Generelt...7 6.2 Åbning af tilbud...7 6.3 Godtgørelse...7 6.4 Kriterier for at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud...7 6.5 Orientering om den valgte leverandør...7 6.6 Kontraktunderskrift...7 6.7 Kontraktens længde...7 Odense Renovation A/S Snapindvej 21 5200 Odense V info@odenserenovation.dk www.odenserenovation.dk side 3 af 7
1 Udbud 1.1 Opgaven Odense Renovation A/S udbyder hermed indkøbet af et antal vippecontainere til forskellige slags affald fra kommunale institutioner i Odense. De nærmere detaljer kan læses i kravspecifikationen og tilbudslisten. 1.2 Udbudsform Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til Udbudsloven nr. 1564 af 15. december 2015. 2 Den ordregivende myndighed Den ordregivende myndighed er: Odense Renovation A/S (i det følgende benævnt OR) Snapindvej 21 5200 Odense V Telefon 63 13 82 00 Kontakt: Transportchef Lars T. Hansen Dir. tlf. 63 13 82 22 email: lth@odenserenovation.dk 3 Tidsplan Udbuddet følger følgende overordnede plan: 1. Offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse: 15-07-2016 2. Vejledende frist for spørgsmål: 17-08-2016 3. Svar på spørgsmål: 18-09-2016 4. Modtagelse af tilbud senest: 24-08-2016 5. Tildeling af ordre (vejledende): 29-08-2016 6. Forventet kontraktunderskrivelse (efter stand-still): 09-09-2016 3.1 Udvælgelsesmaterialet Interesserede virksomheder skal sammen tilbuddet medsende dokumentation, der viser, at de er i stand til at løfte opgaven, både økonomisk og teknisk. Der vedlægges følgende bilag: udfyldt ESPD (kan downloades fra OR s hjemmeside) *) o mangelfuld udfyldning fører til udelukkelse reviderede regnskaber for de seneste 2 år o mangelfulde regnskaber fører til udelukkelse *) ESPD er en ny slags EU tro-og-love erklæring, som tilbudsgivere skal udfylde og sende til ordregiver Fristen for at afgive tilbud på grundlag af udbudsmaterialet er d. 24-08-2016 kl. 12:00. Forinden er der mulighed for at afklare tvivlsspørgsmål ved en spørgerunde, hvor spørgsmål samles op og besvares samlet senest d. 17-08-2016. Spørgsmål og svar sendes til samtlige interesserede virksomheder. side 4 af 7 Odense Renovation A/S Snapindvej 21 5200 Odense V info@odenserenovation.dk www.odenserenovation.dk
4 Udbudsmaterialet Udbudsbetingelserne og specifikationen beskriver tilsammen kravene til udførelsen af opgaven. Det samlede udbudsmateriale består af: Udbudsbetingelser; dette dokument som beskriver alle betingelser for at afgive tilbud på opgaven. Bilag: o Bilag 1: Kravspecifikation o Eventuelle supplerende spørgsmål og svar i udbudsperioden o Bilag 2: Tilbudsliste OR forbeholder sig ret til at foretage berigtigelser til udbudsmaterialet, såfremt OR bliver opmærksom på fejl eller udeladelser. I særlige tilfælde vil det kunne ændre på den fastsatte tilbudsfrist. Nye oplysninger vil dog senest blive sendt til interesserede virksomheder 6 dage før tilbudsfrist. 4.1 Supplerende spørgsmål Spørgsmål der modtages inden fristens udløb (frist for spørgsmål i afsnit 3, pkt. 3) vil blive besvaret. Spørgsmål, der modtages efter dette tidspunkt, vil også blive besvaret, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Alle spørgsmål og besvarelser vil i anonymiseret form blive sendt til de prækvalificerede tilbudsgivere. Spørgsmål til udbudsmaterialet skal rettes skriftligt til Lars T. Hansen via mail til lth@odenserenovation.dk Odense Renovation A/S Snapindvej 21 5200 Odense V info@odenserenovation.dk www.odenserenovation.dk side 5 af 7
5 Tilbudsmaterialet 5.1 Sprog Tilbuddet skal afgives på dansk og alle betegnelser med hensyn til valuta etc. skal være danske. 5.2 Indhold Følgende oplysninger skal være med i tilbuddet, for at det kan komme i betragtning: 1. Et korrekt udfyldt ESPD (en ny slags EU tro-og-love erklæring kan downloades fra OR s hjemmeside) a. mangelfuld udfyldelse fører til udelukkelse 2. Reviderede regnskaber for de seneste 2 år a. mangelfulde regnskaber fører til udelukkelse 3. Fuldt udfyldt tilbudsliste indeholdende alle enhedspriser samt oplysninger om følgende: a. Beskrivelse af hver enkelt type af vippecontainer Der må ikke tages forbehold over for krav i kravspecifikationen. 5.3 Fremsendelse af tilbud Tilbud bedes fremsendt i 1 eksemplar til OR. Tilbuddet sendes pr. mail til lth@odenserenovation.dk, og i emnefeltet skrives følgende tekst: Tilbud indkøb af vippecontainere 2016 Tilbuddet skal fremsendes således, at det er OR i hænde i indbakken senest den 24. august 2016 kl. 12:00. Hvis en tilbudsgiver ønsker det, kan denne også fremsende sit tilbud pr. brev. Fristen er da den samme som for tilbud pr. e-mail. Alle tilbud åbnes samlet hos Odense Renovation A/S umiddelbart efter tilbudsfristens udløb. 5.4 Alternative tilbud Tilbudsgiverne er ikke berettiget til at afgive alternative tilbud. 5.5 Vedståelse Tilbuddet skal være bindende i 60 dage fra tilbudsfristens udløb. side 6 af 7 Odense Renovation A/S Snapindvej 21 5200 Odense V info@odenserenovation.dk www.odenserenovation.dk
5.6 Uklarheder Tilbudsgiver er ansvarlig for at afklare eventuelle uklarheder gennem skriftlige spørgsmål, jævnfør punkt 4.1. Såfremt tilbudsgiveren - efter udløbet af fristen for skriftlige spørgsmål - bliver opmærksom på uklarheder, skal han i tilbuddet angive, hvilke forudsætninger der er lagt til grund for tilbuddet. De beskrevne forudsætninger må ikke have karakter af forbehold. I tilfælde af regnefejl i det indgivne tilbud, er det de anførte enhedspriser, som er gældende. 6 Behandling af tilbud m.v. 6.1 Generelt Tilbudsgiveren er underlagt tavshedspligt over for uvedkommende vedrørende forhold hos OR, som måtte komme til hans kendskab i forbindelse med denne udbudsforretning. 6.2 Åbning af tilbud Der er ikke adgang for tilbudsgivere ved åbning af tilbuddene. 6.3 Godtgørelse Der ydes ikke godtgørelse for tilbudsgivernes arbejde med at afgive tilbud på opgaven. 6.4 Kriterier for at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud Som delkriterier ved tildeling af ordren anvendes følgende: Pris 70% Egenskaber, kvalitet og funktionalitet 30% 6.5 Orientering om den valgte leverandør Når det ligger klart, hvilken leverandør OR har til hensigt at indgå aftale med, vil alle tilbudsgivere blive informeret om tildelingen af opgaven og baggrunden for tildelingen, herunder hvordan de øvrige tilbud er blevet vurderet. 6.6 Kontraktunderskrift Efter meddelelse om tildeling af ordren skal der gå 10 kalenderdage, inden kontrakten kan underskrives. Det er OR s hensigt at underskrive en kontrakt så hurtigt som muligt efter de 10 kalenderdage. Levering af containerne skal ske så hurtigt som muligt, men aftales først ved kontraktens underskrift. 6.7 Kontraktens længde Den aftale, som indgås, bliver to-delt, således at første del af kontrakten angår det minimumsantal, som OR ved, at der bliver brug for. Det er det antal, som er angivet i tilbudslisten, og som er det, der konkurreres om. Anden del af kontrakten bliver en option, som OR kan udnytte indtil d. 30-06-2017 for yderligere køb til samme enhedspriser. Herefter udløber kontrakten uden yderligere foranstaltninger. Årsagen til optionen er, at der kan være behov for supplerende indkøb af vippecontainere efter den første leverance. Antal og størrelser kendes ikke i skrivende stund. Odense Renovation A/S Snapindvej 21 5200 Odense V info@odenserenovation.dk www.odenserenovation.dk side 7 af 7