Afbud fra Anne Sørensen og Grete Sørensen. Revideret dagsorden godkendt. Punkt 1 Punkt 2 Nyt fra sognepræsterne: Lone orienterede om Provstiets præstetur til Lund. Endvidere har provsten gjort opmærksom på Natkirken i Horsens, især med fokus på refektoriumdelen. Et glimrende sted, centralt, for at diskutere kristelige spørgsmål. Orientering om gangen i Lidenlund. Konfirmandundervisning er planlagt. Bl.a. med hele dage på mandage. Dette styrer sognepræsten selv tidsmæssigt. Der har været afholdt et enkelt minikonfirmand hold. Omtale af Høstgudstjeneste med udstilling ved Erik Foersom og Anette Neupart. Ønsker til en fremtidig gudstjenesteliste tages op på mødet d. 1. okt. i fællesmøde med Lundum- Hansted sogne. Vedr. indsamling til fordel for flygtninge fra Horsens Provsti s kirker, vedtaget at vi bakker op om initiativet. Dette meddeler formanden, provsten. Indsamlingen fra Højskoledagen i kirkens bøsser går til Folkekirkens Nødhjælp. Nyt fra kontaktpersonen: Vedr. ombygning i køkken, er der aftalt møde med kontaktpersonen, Henning Grabow og Niels Valeur i uge 38. Der er udfærdiget ansættelsesbrev for Christian Naldal vedr. ansættelse i 15 timer pr. uge. Menighedsrådet skal betale løn + pension, og herefter supplereres der op via Horsens Kommune. De forskellige data er overgivet kontaktpersonen fra kirkegårdslederen. Punkt 3 Nyt fra kirkeværgen: Intet. Der henvises til kirkegårdslederens orientering under punkt 7. Punkt 4 Opfølgning på referat fra Kirke- og Kirkegårdssyn: Kirkegårdslederen har givet Kirkedøren 2 gange algebehandling, og det ser ud til at det hjælper en smule. Malerfirmaet er kontaktet vedr. konsulentbesøg. Dette afventes i nærmeste fremtid. Det erindres om, at Henning Grabow skal prøve at lave en tidsberegning for et prøvevindue vedr. fjernelse af kit og maling af træværk. Indgangs kapillærer er afrenset. Stander ved gammel fyrkælder er fjernet. Læmur mod præstegården og kirkegårdens toiletter kalkes snarest. Der er behandlet for alger. Der er udskiftet bundskinne i kapellet, isat ny stålskinne. Dørene i kapellet er malet. Igen henvises til punkt 7 vedr. andre arbejder. Der afholdes møde vedr. kirkegårdspersonale tirsdag, d. 15.09. kl. 9.30 på kirkegårdskontoret i Østbirk. Punkt 5 Let budgetopfølgning/revisionsprotokollat for 2014: Der er ingen revisionsbemærkninger til regnskab 2014. Menighedsrådet udtrykker stor anerkendelse for det udførte arbejde. Protokollatet underskrevet. Vedr. bevilling på kr. 274.000,- til færdiggørelse af : Side 1 af 5
Heraf er der brugt kr. 123.803,- Rest kr. 150.197,- som skal bruges til renovering af kviste og vinduer i vestgavl samt spir på taget. Vedr. kirkegårdskort: Bevilling kr. 150.000,- Brugt kr. 32.560,- Resten afventer, om vi selv skal betale for installering hos Brandsoft. Bevilling på 1 mio. kr. til restaurering af sarkofager, og kr. 260.000,- til orgelrensning er hensat på særlige konti. Arbejdet skal først udføres i 2016. Orgelrensning sker EFTER RENOVERING af tagkonstruktion og pålægning af nyt tag. Efter henvendelse fra Horsens Provsti, er der lavet nyt budget for kirkekassen, da den nu bliver opdelt pr. 01.01.2016, således at der overføres kr. 107.550,- til Sdr. Vissing og Grædstrup Præstegårde. Efter aftale mellem Birgitte Søhoel og formanden, er pengene overført til Sdr. Vissing kirkekasse, således at man derfra, i en periode, bestyrer de 2 præstegårde, indtil en egentlig sammenlægning finder sted med Brædstrup og Tønning-Træden sogne. Der er modtaget nyt budget for Østbirk-Yding Præstegårdskasse på kr. 189.500,- Herefter skal der senest 15.11.2015 indsendes budget for Præstegårdskassen til Horsens Provsti. Efter 2. budgetsamrådsmøde d. 03.09.15 er der modtaget endeligt budget for 2016. Ligningen til driften af Østbirk-Yding Præstegårdskasse udgør kr. 189.500,- Den alm. drift kr. 1.567.700,- Ligning til anlæg: Renovering af tag på Østbirk Kirke kr. 5.600.000,- Vedr. Sdr. Vissing Præstegård: Afdrag og lån kr. 6.000.000,- i alt kr. 6.200.000,- Samlet kr. 7.751.200,- Punkt 6 Punkt 7 Provstiet har beregnet kirkekassens indtægter til alt at udgøre 1.023.000,- Provstiet har fastsat kirkekassens udgifter til løn og øvrige drift på baggrund af diverse fremskrivningsprocenter, og den udgør kr. 2.574.200,- Regnskabsfører afstemmer divergensen på det foreløbige ligningsbeløb på kr. 1.658.100,- og den udmeldte beløb på kr. 1.567.700,- på regnskabsportalen. Melder herefter tilbage til formanden! N.B.! Der udspandt sig en diskussion om forbrug vedr. el, vand, varme delvis og telefon. Regnskabsføreren kontakter bl.a. TDC. Godkendt tag projekt: Orientering om modtagelse af diverse godkendelser fra Kgl. Bygningsinspektør, Nationalmuseet og Aarhus Stift. Formanden har talt med arkitektfirmaet Wilhelmsen, Marxen og Bech-Jensen, Aarhus, ved arkitekt Bruno, som er informeret om at man snarest skal gå i gang med detailplanlægning, hvorefter sagen igen skal fremsendes til de godkendende myndigheder. Formanden har haft en samtale med Kgl. Bygningsinspektør, der mener at det er problemfrit at Marxen gennemfører arbejdet som tilsynsførende og projekterende arkitekt. Nyt fra kirkegårdsleder og personale: Drøftelse af afsnittet, Skovkirkegård + nyt urneafsnit kaldet I. Formanden omtalte brevet, der er fremsendt til kirkegårdskonsulent. Formanden kontakter kirkegårdskonsulenten for at få et tidspunkt for evt. opstart. Side 2 af 5
Punkt 8 Punkt 9 Punkt 10 Punkt 11 Personalet har tid p.t. til at få plantet hække. Der drejer sig især om afsnit I, da der ikke er flere urnegravsteder i området. Trolle kommer i uge 38 og udpeger træer i Skovkirkegården. I uge 37 er der sunket 15 grave, som er reetableret. Der er problemer med den blå traktor. Repareres nødtørftigt. Kirkegårdslederen overvejer udskiftning. Indhenter evt. tilbud. Musical projekt David : Den udsendte dagsplan blev gennemgået. Aftalt, at Lone Buhl indkøber saftevand og 2 pølsehorn pr. mand. Der kommer ca. 150 deltagere. Olga Nielsen sørger for at der bliver bagt kage. Der anvendes serviet og hvide plastikkrus. Medhjælpere er Olga Nielsen, Preben Hansen. Olga Nielsen sørger for at organisere medhjælpere fra frivillige i sognets netværk. Opstilling af podie, lærred, projektor etc. sker d. 07.10.2015 kl. 15.00 i kirken, og her er medhjælper Peder og Susanne, lærer Karen Bjarnov, Hans Holm og P.E. Bevilling på kr. 13.000,- er modtaget fra Horsens Provsti. Hans Holm har indvilget i at gennemføre projektet til kr. 8.000,- Årlig arbejdsmiljø drøftelse: Da kontaktpersonen er sygemeldt, foregik der en bred drøftelse og efterfølgende kan punktet genoptages. Kirkegårdsleder og personale har drøftet de 5 pinde i arbejdspapirer af 01.09.2015. Punkterne blev drøftet og gennemgået. Formanden renskriver disse, og de rundsendes. Gaveregulativet: Under jubilæer tilføjes 10 års tjeneste. Præstesekretæren anmodes om, at lægge menighedsrådsmedlemmernes data ind i et program, sådan at datoen popper op, I GOD TID og at der herefter kan gives kontaktpersonen en reminder om evt. jubilæum, rund fødselsdag etc. Reminder gælder også ansattes data. Formanden tilretter og lægger det i Dropbox. Nyt fra Aktivitetsudvalget: Orientering givet om de kommende arrangementer. Første arrangement er udflugten til Viborg. Endvidere tages aktivitetsudvalgets arbejde op på fællesmødet med Yding d. 01.10. Op Re Punkt 12 Opfølgning af referat fra 12.08.2015: Referatet godkendt og underskrevet. Punkt 13 Nyt fra formanden: - Orientering fra 2. budgetsamråd d. 03.09. Materiale blev udleveret til de medlemmer, der ikke var tilstede på budgetsamrådet. - Der blev udleveret takstblad vedr. nye kirkegårdstakster for 2016. Der er sket en reduktion i taksterne for grandækning, og gravstedsforlængelse, ud over fredningsperioden, er nu også gjort gratis. - Omtale af ansættelse i Kirkens Korshær. Person Eddie Lyna. Menighedsrådet afventer personalekonsulentens udspil, og herefter overlades sagen til regnskabsfører til videre foranstaltning, med hensyn til lønudbetaling. Side 3 af 5
- Menighedsrådet har tilmeldt 5 personer til provsti weekenden d. 23. 25. okt. i Middelfart. Vi afventer den endelige tilmeldingsfrist, som er d. 11.09. og herefter får vi sikkert svar. - Omtale af fællesmøde med Lundum-Hansted d. 01.10. Der henvises til punkt 15 vedr. mødernes afholdelse. Det er aftalt med Carina Kjærgaard, Yding Menighedsråd at Yding dækker bord. At der bestilles håndholdt sandwich til mødet kl. 18.00, og der bestilles smørrebrød til fællesmødet med Lundum- Hansted kl. 19.00. - Orientering om møde med Canon d. 10.09. med Rune Jakobsen. Der er problemer med kopimaskinen. Kan kun trykke i sort/hvid. Rune Jakobsen undersøger, om der er mulighed for at reparere farvedelen. Fremsender et tilbud på en ny, brugt maskine som dækker vores behov. Formanden deltager i møde angående årlig lønforhandling for kirkefunktionærer. Mødet afholdes d. 16.09. fra kl. 17.00 19.00 i Horsens Klostergård. Deltager sammen med Kontaktpersonen. - Orientering om henvendelse fra provsten vedr. betjening i sygehuskapellet, Horsens med bistand fra Østbirk-Ydings organist og kirkesanger. Formanden har meddelt, at med vores nuværende normeringer, rådighedstid, arbejdsopgaver og Aktivitetsniveau, så er muligheden ikke foreliggende. Provsten har efterfølgende meddelt, at hun kunne forestille sig at opgaven blev lagt oveni den øvrige normering. Vi hører nærmere herom, såfremt det bliver aktuelt. - Der har været besøg i kirke og i præstegård fra firma Sicom, og der er fremsendt målerapport og Anlægsoversigt. Regnskabsføreren har modtaget regning. - Der er modtaget synsforretningspapirer tilbage på syn over Østbirk Kirke afholdt d. 26.03.2015. Provsten meddeler, at renovering af kirkens kalkningstilstand og kirkens indvendige kalkning besigtiges ved provstesyn i 2017. - Vedr. : Udskiftning af 5 fags vinduer i kviste og renovering af sternbrædder og belysning på kirkegården er godkendt af egne midler. - Drøftelse af henvendelse fra Østbirk Pensionistforening om at låne lokalerne hver anden onsdag i lige uger. Formanden meddeler afslag til Musse Christiansen. - Kort drøftelse af jubilæet d. 22.11.2015. Punkt 14 Anne Grete Bording og Preben Egeholt laver evaluering af budgetproces 2015, og fremsender denne til Horsens Provsti. Åbent for tilføjelser: Intet. Side 4 af 5
Punkt 15 Eventuelt: Næste møde: Torsdag, d. 01.10.15 kl. 17.00, ordinært i Østbirk Menighedsråd, herefter fællesmøde med Yding menighedsråd kl. 18.00, og herefter stort fællesmøde med Lundum-Hansted Menighedsråd kl. 19.00 Forplejning: Yding Menighedsråd v/carina Kjærgaard Ref. redigeret og godk. d. 15.09.15 Underskrifter: Side 5 af 5