Politisk dokument med resume Sagsnummer Bestyrelsen 28. februar 2013 Mads Lund Larsen 15 Kommunikationsplan for trafikinformation i 2013 Indstilling: Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager den overordnede kommunikationsplan for Udmøntning af trafikinformationsstrategien til efterretning. Beslutning: Tiltrådt. Resume: Nærværende notat skitserer, hvordan og til hvem Movia påtænker at kommunikere omkring aktiviteterne vedrørende udmøntningen af trafikinformationsstrategien. Formålet med kommunikationen er at foretage en forventningsafstemning i forhold til kunderne og øvrige interessenter, således at man imødegår og forsøger at minimere evt. modstand mod de enkelte aktiviteter. Notatet indeholder dels den overordnede kommunikationsplan, dels en oversigt over hvornår og hvordan bestyrelsen vil blive orienteret. Sagsfremstilling: Bestyrelsen godkendte i efteråret 2012 Movias strategi for trafikinformation, og at administrationen præsenterer en kommunikationsplan for aktiviteterne i 2013 for bestyrelsen. I forlængelse heraf gennemføres i 2013 en handlingsplan med henblik på at udmønte trafikinformationsstrategien i en række konkrete delprojekter. Projekterne spænder bredt og omfatter forbedring af datakvalitet, videreudvikling af mobile løsninger, count down, samt infotainment og Trafikselskabet Movia - 1/6
udfasning af en række analoge kanaler som eksempelvis trykte køreplaner. Som en del af handlingsplanen er også videreudvikling af nye stoppestedstavler, samt udvikling af nyt koncept for læskærmsinformation. For hvert af delprojekterne i handlingsplanen vil der blive udarbejdet detaljerede kommunikationsplaner. Formålet med dette notat er at præsentere bestyrelsen for den overordnede kommunikationsplan, der tegner det samlede billede i forhold til de aktiviteter, som kræver særlig ekstern kommunikation. Gennemførelsen af kommunikationsplanen indebærer et komplekst arbejde i forhold til de definerede interessenter. Det vigtigste overordnede mål er selvfølgelig, at kunderne føler sig informeret om de ændringer, de oplever i Movias trafikinformation i 2013 i både positiv og negativ retning, så de ikke føler sig overrasket eller ladt i stikken ved stoppestedet. I bilaget til dette dokument udpeges en række interne og eksterne interessenter og samarbejdspartnere som Movia vil arbejde sammen med for at nå dette mål. Generelt for aktiviteterne er, at der lægges op til, at disse orienteres om de nye tiltag inden implementering. Således at de er orienterede og klædt ordentligt på til evt. dialog med borgere og kunder. Planen vil i sagens natur være dynamisk eksempelvis afhængig af, hvad der rører sig aktuelt i mediebilledet. Movia skal således være klar til at reagere med det samme, hvis der rejser sig sager omkring ændringerne i trafikinformationen. Det er vigtigt at gøre sig klart, at flere af aktiviteterne og ændringerne vil medføre kritik fra forskellige kanter. Målet med kommunikationsplanen er at håndtere og minimere kritikken mest muligt og være klar med svar, hvis og når den kommer. Et eksempel på det er det igangværende arbejde med udvikling på stoppestedstavler. Her viser fokusgruppeundersøgelser for eksempel, at kunderne som udgangspunkt ikke ønsker ændringer i forhold til de informationer de kan se ved stoppestederne i dag. De vil godt have den nye, mere præcise, digitale information, der tager højde for de udsving i driften som den gamle, trykte papirform ikke kan håndtere. Men hvis det er muligt, foretrækker de at have begge dele. Der er dog også bred accept af, at udviklingen går imod dette. Forelagt en række muligheder foretrækker de en bestemt, ny visningsform der på tryk både giver en intervalindikation af, hvornår bussen forventes at komme samt giver klare anvisninger til, hvordan man kan hente den helt præcise info via selvbetjening på mobiltelefonen. Denne visningsform opfylder dermed trafikinformationsstrategiens målsætninger om både at give bred trafikinformation og anvise, hvordan man selv kan finde præcise oplysninger samtidig med, at hyppigheden af den manuelle servicering af stoppestederne resuceres. I forbindelse med introduktionen af den ny stoppestedstavle vil kommunikationen tage udgangspunkt i disse forhold. Udgangspunktet er, at der sker ændringer i forhold til det, kunderne hidtil har kendt. At det faktuelt er til det bedre men at man derfor også selv skal gøre 2/6
en lille indsats for at få helt præcis information. I flere fokusgruppeundersøgelser hen over 2013 vil der både blive fulgt op på stoppestedstavlerne samt på lignende vis afprøve de øvrige informationselementer, der udvikles på i løbet af året. I forbindelse med gennemførelsen af kommunikationsplanen indgår det også at indgå strategiske alliancer med andre organisationer, der har erfaringer med lignende initiativer og trække på erfaringerne herfra. Her tænkes for eksempel på Forbrugerrådet, Ældresagen, kommunernes borgerservice, andre trafikselskaber m.m., i forlængelse af Den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi 2011-2015. Nedenfor er skitseret en figur,, som viser, hvilke aktiviteter, der skal kommunikeres til hvem og hvornår. I bilag 1 findes en mere detaljeret oversigt, hvor også budskaber, uddybning af målgrupper samt forslag til medier er medtaget. 3/6
4/6
Dertil kommer kommunikation omkring evt. forbedringer på Movias mobile løsninger, men da disse endnu ikke er fastlagt, kan kommunikationsaktiviteterne herom ikke specificeres yderligere på nuværende tidspunkt. Plan for løbende orientering af bestyrelsen: Aktivitet Tid Overordnet kommunikationsplan 28.02.2013 Plan for udfasning af trykte køreplaner inkl. kommunikationsplan 04.04.2013 Forslag til nye afgangstavler 20.06.2013 Nyt koncept for læskærmsinformation inkl. kommunikationsplan 24.10.2013 Infotainment koncept inkl. kommunikationsplan 24.10.2013 Evaluering/afslutning HP Februar 2014 Økonomi: Ingen økonomiske konsekvenser for Movia. Miljømæssige konsekvenser: Ingen Åbent/lukket punkt: Åbent Kommunikation: Sagsdokumentet offentliggøres på Movias hjemmeside. Den øvrige kommunikation fremgår 5/6
af sagsfremstillingen. Se sagsfremstilling. Bilag: 1. Kommunikationsplan 6/6