Vejledning til indkøb på aftalen for avanceret apparatur og instrumenter Indkøb af avanceret apparatur og instrumenter til brug på AU s laboratorier, foretages på nærværende aftale. Aftalen indeholder 17 delaftaler med mellem 3 og 12 leverandører på hver. Indkøb på aftalen kan foretages på to måder, enten som: direkte tildeling, eller ved afholdelse af et miniudbud. Hvilken af de to indkøbsformer som skal anvendes, afhænger af prisen på anskaffelsen, herunder om indkøbet beløbsmæssigt er over eller under grænserne for miniudbud. Bemærk at der ved beregning af anskaffelsessummen skal tages højde for hele anskaffelsen. Ønskes der eksempelvis indkøbt 5 styk af det samme apparatur, er det den samlede pris for de 5 apparaturer som skal sammenholdes med miniudbudsgrænserne. Ligeledes skal prisen ved samtidig indkøb af flere forskellige instrumenter fra samme delaftale lægges sammen og sammenholdes med miniudbudsgrænsen. Direkte tildeling (indkøb under miniudbudsgrænsen) Indkøb under miniudbudsgrænserne kan foretages direkte ved den leverandør på den pågældende delaftale, som ud fra et forskningsmæssigt hensyn sælger det ønskede apparatur billigst. Såfremt der foreligger en forskningsmæssig objektiv begrundelse for at købe et apparatur med et bestemt brand (eller tilsvarende), er det tilladt for indkøberen at købe dette produkt, selvom det ikke nødvendigvis er det billigste. I så fald skal indkøberen dog være opmærksom på, at apparaturet købes ved den leverandør på den pågældende delaftale, som sælger apparaturet med det pågældende brand billigst. Når det skal vurderes hvilken leverandør på delaftalen som er billigst, skal leverandørernes prislister sammenlignes. Disse er at finde på Indkøbs hjemmeside for hver leverandør på hver delaftale. For at lette arbejdet med at finde den billigste pris, er der blandt andet lavet en oversigt, indeholdende alle de mærker der er budt ind med på en delaftale, efterfulgt af oplysninger om hvilke leverandører der tilbyder de forskellige mærker. Oversigten findes sammen med priserne på Indkøbs hjemmeside. Vær opmærksom på, at det er rammeaftalen der regulerer købet, hvilket betyder at der ikke skal indgås en ny kontrakt ved indkøbet af apparaturet. Side 1 af 12
Indkøb over miniudbudsgrænsen (miniudbud) Indkøb over miniudbudsgrænserne skal foretages ved afholdelse af et miniudbud. Indkøbskontoret skal altid kontaktes inden opstart af et miniudbud og helst i så god tid som muligt. Hvad er et miniudbud? Et miniudbud er en genåbning af konkurrencen leverandørerne imellem. Det vil sige, at de leverandører der er valgt på en given delaftale, får lov til at konkurrere på nogle af indkøberen fastsatte kriterier, således AU sikres det økonomisk mest fordelagtige indkøb. Varigheden af et miniudbud (inkl. evaluering) afhænger af typen eller mængden af apparaturet, men kan tage helt ned til 10 arbejdsdage. For at gøre det mere attraktivt for leverandørerne at deltage i miniudbuddene og for at opnå så skarpe priser som muligt, kan man samle indkøb af flere forskellige apparaturer, eller indkøb af flere styks af ét apparatur, inden for samme delaftale, i ét miniudbud. Derudover kan flere indkøbere, forskningsgrupper, institutter m.v. gå sammen, for at samle indkøbet inden for den pågældende delaftale og på denne måde øge volumen og efter al sandsynlighed opnå mere fordelagtige priser. Igangsættelse af et miniudbud Første step i miniudbuddet, er at få fastlagt inden for hvilken delaftale det forestående indkøb skal foretages i dette dokument fra side 4 og frem, findes en beskrivelse af indholdet samt miniudbudsgrænsen for hver delaftale. Indkøb kontaktes for rekvirering af nødvendigt materiale Når den pågældende delaftale er identificeret kan arbejdet med miniudbuddet igangsættes. Invitation til miniudbud Et miniudbud foregår pr. e-mail, hvor samtlige leverandører på den pågældende delaftale inviteres til at afgive tilbud på det ønskede apparatur. ne kan således afgive tilbud på baggrund af de kriterier der opstilles i miniudbuddet. Tilbuddet skal afgives inden en fastsat tilbudsfrist, som i de fleste tilfælde vil være på minimum 10 arbejdsdage. Mindstekrav og ønsker til apparaturet I invitationen til deltagelse i miniudbuddet, skal mindstekrav og ønsker til apparaturet beskrives i en såkaldt kravspecifikation. Det er vigtigt, at det ønskede indkøb beskrives nøjagtigt med hvilke mindstekrav og/eller ønsker der stilles til apparaturet. Beskrivelsen skal være objektiv og logisk, således det er gennemsigtigt for leverandørerne præcist hvad det er der ønskes indkøbt. Side 2 af 12
Mindstekravene til apparaturet er de specifikationer som leverandørerne ikke kan undlade at tilbyde, uden at tilbuddet afvises som værende ukonditionsmæssigt. Ønsker er de specifikationer som ønskes opfyldt ud over mindstekravene, men som ikke er nødvendige for apparaturets anvendelse. Manglende opfyldelse af ønsker kan ikke medføre afvisning af tilbuddet, men vil trække ned i den endelige vurdering af det tilbudte apparatur. Indkøbskontoret opfordrer til at der i gennemførelsen af miniudbuddet, også tænkes eventuelle krav og ønsker til service, serviceaftaler, forbrugsstoffer, garanti m.v. med i kravspecifikationen, således leverandørerne kan konkurrere om hele pakken. Apparaturer med et bestemt brand Såfremt der foreligger en forskningsmæssig objektiv begrundelse for at anskaffe et apparatur med et bestemt brand (eller tilsvarende), er det tilladt for indkøberen at købe et sådant. Viser det sig, at der kun er én leverandør på den pågældende delaftale, som sælger det pågældende brand, så vil indkøbet foretages ved denne leverandør uden afholdelse af et miniudbud, selvom beløbet for anskaffelsen overstiger grænsen for miniudbud. Er der to eller flere leverandører på den pågældende delaftale, som sælger det pågældende brand (eller tilsvarende), så afholdes der et miniudbud blandt disse leverandører. Kommunikation i tilbudsfasen Det er vigtigt at indkøberen ikke kommunikerer med de bydende leverandører i tilbudsfasen. Hvis der skal være nogen kommunikation, så skal den foregå skriftligt mellem den ansvarlige udbudskonsulent fra Indkøbskontoret og tilbudsgiveren. Tilbudsgiverne har lov til at stille skriftlige spørgsmål til miniudbuddet i tilbudsfasen. Disse spørgsmål sørger den ansvarlige udbudskonsulent for at besvare og videresende til samtlige tilbudsgivere inden for spørgefristen. Spørgefristen fremgår af miniudbudsbetingelserne, som er en del af invitationen til deltagelse i miniudbuddet. Evaluering af de indkomne tilbud Efter tilbudsfristen skal de indkomne tilbud evalueres. Evalueringen skal foregå ud fra følgende kriterier: pris og kvalitet. Kriterierne vægtes på forhånd inden for nedenstående intervaller, således vægtningen samlet set giver 100 %: Kvalitet 50-60 % Pris 40-50 % Meddelelse om resultatet af miniudbuddet: Når evalueringen er gennemført, meddeles resultatet til vinderen, og taberne i udbuddet får en uddybende forklaring på hvorfor de ikke vandt i denne omgang. Dette står Indkøbskontoret for at sende til leverandørerne. Når leverandørerne har fået besked kan den endelige ordre afgives. Side 3 af 12
Lot 1 Mass Spectrometers Agilent AH Diagnostics Bruker Produkteksempler indeholdt i lot 1 MALDI instruments IR-MS systems ICP- MS systems TOF-systems Hyperions Sciex Waters Miniudbudsgrænse: 500.000 DKK Ion Trap Instruments Hybrid systems Other types of mass spectrometric solutions Accessories connected with the offered mass spectrometers Lot 2 Chromatography solutions Agilent Bio-Rad Bruker Hyperions Kem-En-Tec Produkteksempler indeholdt i lot 2 IC- Ion Chromatography GC Gas chromatography CE Capillary electrophoresis instruments SFC Supercritical Fluid Chromatography LC Liquid chromatography (HPLC, UHPLC, nano-lc and preparative HPLC GPC SEC MD Scientific Mikrolab Sciex VWR Waters Miniudbudsgrænse: 150.000 DKK CE-MS systems LC-MS systems GC-MS systems Other chromatography solutions Accessories connected with the offered chromatography solutions Side 4 af 12
Side 5 af 12
Lot 3 Robotic solutions Agilent AH Diagnostics Kem-En-Tec Ninolab Produkteksempler indeholdt i lot 3 Advanced Liquid handling Microplate handling Biological assay set-up and sample preparation Sample preparation robotic solution for chromatography (e.g. SPE, SPME, SBSE) Qiagen Siemens Tecan Miniudbudsgrænse: 500.000 DKK Automated Clinical Chemistry Analyzers Other types of robotic solutions Accessories connected with the offered robotic solutions Lot 4 - Combined mass spectrometers and/or chromatography solutions and/ or robotic solutions Agilent AH Diagnostics Bruker Miniudbudsgrænse: 1.000.000 DKK Sciex Waters Produkteksempler indeholdt i lot 4 Combinations of products of lot 1 and/or lot 2 and/or lot 3. Side 6 af 12
Lot 5 Extraction technology solutions Miniudbudsgrænse: 100.000 DKK GE Healthcare Ninolab Produkteksempler indeholdt i lot 5 Protein purification systems Micro extraction technology Super critical fluid extractors Qiagen Waters Other Extraction technology solutions Accessories connected with the offered extraction technology solutions Lot 6 Spectroscopy Agilent AH Diagnostics Hyperions In Vitro Kem-En-Tec Produkteksempler indeholdt i lot 6 NIR FTTR AAS XRD (X-ray diffraction spectrometer) ICP-OES MP-AES Microwave Plasma Atomic Emission Spectrometry MD Scientific Ninolab Tecan VWR Miniudbudsgrænse: 250.000 DKK Direct Mercury Analyzers (DMA) Raman Dynamic Light scattering (Size measurement) Advanced plate reader (multiple detection mode or monochromator) Other types of spectroscopy instruments Accessories connected with the offered spectroscopy instruments Side 7 af 12
Lot 7- Ultra centrifuges Miniudbudsgrænse: 150.000 DKK Ninolab Produkteksempler indeholdt i lot 7 Super speed centrifuges High speed centrifuges Ultra speed centrifuges Other types of ultra centrifuges Rotors, adapters, tubes, o-rings and other accessories connected with the offered ultra ccentrifuges Lot 8 Cell sorting and analysis equipment AH diagnostics BD Bio-Rad Produkteksempler indeholdt i lot 8 Flow and facts cytometry Other types of counters and analysis equipment Miniudbudsgrænse: 400.000 DKK Life Technologies Europe Siemens Accessories connected with the offered cell sorting and analysis equiptment Lot 9 Advanced microscopes for research purposes Carl Zeiss GE Healthcare Miniudbudsgrænse: 500.000 DKK Ninolab Olympus Side 8 af 12
Leica Life Technologies Europe Produkteksempler indeholdt i lot 9 Fluorescence microscopes Polarised Light microscopes Electron microscopes Cllimate chambers for microscopes Conforcale microscopes Other advanced microscopes for research purposes Laser scanning microscopes Accessories connected with the offered advanced microscopes Stereomicroscopes Lot 10 Fermenters and reactors GE Healthcare Miniudbudsgrænse: 150.000 DKK Waters Aage Christensen Produkteksempler indeholdt i lot 10 Lab bioreactors Crystallizers Mikro-Flask Other types of fermenters and reactors Single Use Bioreactors Accessories connedted with the offered fermenters and reactors. Lot 11 Histology Agilent Produkteksempler indeholdt i lot 11 Microtomes Tissue processor Colour Machines Cryostat Roche Triolab Miniudbudsgrænse: 250.000 DKK Laser micro dissection equipment Other types of histology equipment Accessories connected with the offered histology equipment Side 9 af 12
Lot 12 Material physical property Mettler-Toledo Produkteksempler indeholdt i lot 12 TGA (Thermogravimetric analysis) BET (Surface area and porosity) DSC differential scanning Contact angle measurement Waters Miniudbudsgrænse: 250.000 DKK Laser diffraction particle size analyzers Other types of material physical property Accessories connected with the offered material physical property Lot 13 Equipment for specialized analysis Fisher Scientific Miniudbudsgrænse: 250.000 DKK Hyperions In Vitro Produkteksempler indeholdt i lot 13 Kjeldahl analysis Other types of equipment for specialized analysis Fibre Analysis Accessories connected with the offered equipment for specialized analysis Side 10 af 12
Lot 14 PCR equipment AH diagnostics Bio-Rad Fisher Scientific Produkteksempler indeholdt i lot 14 Gradient PCR machines PCR machines Plate readers Miniudbudsgrænse: 100.000 DKK In Vitro Kem-En-Tec Life Technologies Europe Other types of PCR equipment Accessories connected with the offered PCR equipment Lot 15 Equipment and instrument for analysis and purification of DNA, RNA, proteins or cells AH diagnostics Bio-Rad Fisher Scientific GE Healthcare Kem-En-Tec Miniudbudsgrænse: 100.000 DKK Life Technologies Qiagen Roche Triolab Side 11 af 12
Lot 16 Instruments for QPCR and real time PCR AH Dianostics Bio-Rad Fisher Scientific Miniudbudsgrænse: 100.000 DKK In Vitro Kem-En-Tec Life Technologies Europe Qiagen Roche Lot 17 Freezers -140 and -150 degrees Fisher Scientific Miniudbudsgrænse: 120.000 DKK In Vitro LH Laboratorie Service Ninolab Side 12 af 12