Udbudsmateriale Offentligt udbud Indsamling og transport af affald i Herlev Kommune Generelle udbudsbetingelser April 2015
Indholdsfortegnelse 1. INDLEDNING... 2 2. GENERELLE UDBUDSBETINGELSER... 3 2.1. UDBYDER... 3 2.2. KONTAKTPERSON... 3 2.3. SPØRGSMÅL... 3 2.4. AFLEVERING AF TILBUD... 4 2.5. TILBUDSFRIST... 4 2.6. VEDSTÅELSE AF TILBUD... 4 2.7. AFTALEGRUNDLAG... 4 2.8. TILBUDSGIVERS FORBEHOLD... 4 2.9. ALTERNATIVE TILBUD... 5 2.10. SPROG... 5 3. SÆRLIGE UDBUDSBETINGELSER... 6 4. OPGAVEPERIODE... 7 5. TILBUDDETS STRUKTUR OG INDHOLD... 8 5.1. UDVÆLGELSESKRITERIER... 8 5.1.1. KRAV VEDRØRENDE RETLIGE FORHOLD... 8 5.1.2. KRAV VEDRØRENDE ØKONOMISK/FINANSIEL KAPACITET... 8 5.1.3. KRAV VEDRØRENDE TEKNISK KAPACITET... 8 5.1.4. BRUG AF UNDERENTREPRENØRER... 9 5.1.5. ORGANISATORISKE OG PERSONALEMÆSSIGE FORHOLD... 9 5.2. PRISTILBUD... 9 6. TILDELINGSKRITERIUM... 10 7. BILAGSLISTE... 11 BILAG 1A TILBUDSBREV, ENTREPRISE A... 12 BILAG 1B TILBUDSBREV, ENTREPRISE B... 13 BILAG 2 TRO- OG LOVE ERKLÆRING... 14 BILAG 3 VEJLEDENDE TIDSPLAN... 15 BILAG 4A - TILBUDSLISTE ENTREPRISE A... 16 BILAG 4B TILBUDSLISTE ENTREPRISE B... 16 BILAG 5 UDKAST TIL KONTRAKT, INDEHOLDENDE KRAVSPECIFIKATION... 16 BILAG 6 TJEKLISTE... 17 1
1. Indledning Herlev Kommune udbyder hermed entreprise for indsamling og transport af affald i Herlev Kommune. Entreprisen er delt op i to delentrepriser: A: indsamling og transport af dagrenovation i Herlev Kommune samt indsamling og transport af miljøboks til farligt affald og småt elektronik fra husstande med individuelle renovationsløsninger i Herlev Kommune. B: Indsamling og transport af storskrald og haveaffald fra enfamiliehuse med individuelle renovationsløsninger i Herlev Kommune. Der kan afgives tilbud på én eller begge delentrepriser. Udbuddet er et offentligt udbud i henhold til Rådsdirektiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige tjenesteydelseskontrakter samt bekendtgørelse nr. 712 af 15/6/2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Udbuddet er bekendtgjort i Supplement til Den Europæiske Unions Tidende (TED) i form af en udbudsbekendtgørelse med referencenr. 2015/S 083-147784. Det samlede udbudsmateriale består af: Generelle udbudsbetingelser Tilbudsbrev Tro- og loveerklæring Vedledende tidsplan Tilbudsliste Entreprise A Tilbudsliste Entreprise B Udkast til kontrakt, indeholdende kravspecifikation Tjekliste 2
2. Generelle udbudsbetingelser Udbudsbeskrivelsen omfatter betingelser for indsamling og transport af affald for to delentrepriser: Delentreprise A: Indsamling og transport af dagrenovation i Herlev Kommune samt indsamling og transport af miljøboks til farligt affald og småt elektronik fra husstande med individuelle renovationsløsninger i Herlev Kommune. Der er pt. tilmeldt ca. 12.020 enheder til Herlev Kommunes dagrenovationsordning, hvoraf der skal indsamles miljøboks fra ca. 4720 husstande med individuelle renovationsløsninger. Der indsamles hele året fra villa, rækkehuse og etageboliger. For kolonihaver indsamles der i deres åbningstider, der er mellem 5 og 7 måneder om året. Delentreprise B: Indsamling og transport af storskrald og haveaffald fra enfamiliehuse med individuelle renovationsløsninger i Herlev Kommune. Der indsamles pt. fra ca. 4720 husstande. Storskrald indsamles hver 14. dag året rundt, mens haveaffald indsamles hver uge i perioden fra 1. april og 30. november. Ordningen er tilrettelagt således, at borgeren sætter affald til indsamling ud til skel. 2.1. Udbyder Udbyderen er: Herlev Kommune Herlev Bygade 90 2730 Herlev Udbyder betegnes i det følgende som kommunen. 2.2. Kontaktperson Kommunens kontaktperson i udbudsfasen er Cecilie Juhl Stentoft, Herlev Kommune, Herlev Bygade 90, 2730 Herlev, e-mail: cecilie.stentoft@herlev.dk. 2.3. Spørgsmål Såfremt oplysninger, betingelser eller lignende i udbudsmaterialet fremstår uklare for tilbudsgiveren, skal eventuelle spørgsmål til udbudsmaterialet rettes skriftligt til Herlev Kommune, Herlev Bygade 90, 2730 Herlev, att.: Cecilie Juhl Stentoft, e-mail: cecilie.stentoft@herlev.dk. Spørgsmål skal være modtaget senest den 26. maj 2015 kl. 12. Spørgsmål fremsendt efter denne frist vil blive besvaret senest 6 dage før tilbudsfristens udløb, såfremt det er muligt. 3
Alle svar på spørgsmål og eventuelt yderligere oplysninger vil i anonymiseret form løbende blive offentliggjort på kommunens hjemmeside på www.herlev.dk og senest den 2. juni 2015. 2.4. Aflevering af tilbud Tilbud skal fremsendes elektronisk pr. e-mail indeholdende de foreskrevne dokumenter til kommunen. Tilbudsgiveren skal fremsende sit tilbud i én eller flere e-mails med en maksimal størrelse på 50 Mb pr. e- mail. Der skal i emnefeltet angives antal af mails som fremsendes (eksempelvis 1 mail af 4). Tilbuddet skal være mærket: Tilbud affaldsindsamling Herlev Kommune 2015 i emnefeltet. Afgivne tilbud skal fremtræde som fuldstændige tilbud, der på alle punkter opfylder alle krav til tilbuddets indhold og udformning. Tilbuddet skal følge strukturen i afsnit 5, Tilbudsmaterialets struktur og indhold. Tilbuddet udarbejdes for egen regning og returneres ikke. 2.5. Tilbudsfrist Tilbuddet skal være modtaget pr. e-mail senest den 9. juni 2015 kl. 12. Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. Ved overskridelse af tilbudsfristen vil tilbuddet ikke komme i betragtning. Der vil ikke være mulighed for at overvære åbning af tilbud. 2.6. Vedståelse af tilbud Tilbud skal være bindende til og med 6 måneder efter tilbudsfristen. 2.7. Aftalegrundlag Aftale om levering af de af udbuddet omfattede ydelser indgås på grundlag af vedlagte kontrakt se Bilag 5 Udkast til kontrakt, indeholdende kravspecifikation Kontrakten fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem parterne i forbindelse med opfyldelse af kontrakten. 2.8. Tilbudsgivers forbehold Forbehold accepteres ikke. Tilbud, der indeholder forbehold i forhold til de fastlagte udbuds- og kontraktvilkår, vil blive betragtet som ikke-konditionsmæssigt og vil ikke blive taget i betragtning ved tilbudsvurderingen. Uklarheder og andre problemer i forhold til udbudsmaterialet skal afklares forud for tilbudsgivningen ved at stille spørgsmål til udbyder som beskrevet under afsnit 2.3 4
2.9. Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative bud. 2.10. Sprog Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden skal være på dansk. Bilagsmateriale af generel karakter må være på svensk, norsk, eller engelsk. Ved bilagsmateriale af generel karakter anses produktblade, varekataloger, regnskaber m.v. Såfremt ordregiver anmoder om det, skal tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen skal i givet fald ske for tilbudsgivers regning. 5
3. Særlige udbudsbetingelser Det af udbuddet omfattede arbejde fremgår af kontraktudkastet, se bilag 5. Samtlige poster i relevante tilbudslister (A/B) skal udfyldes. Tilbudsgiver skal være passende forsikret ved en erhvervsansvarsforsikring. Dokumentation herfor skal forelægges kommunen på forlangende inden kontraktstart. Dokumentation i form af en Serviceattest fra erhvervsstyrelsen, eller tilsvarende attest/bevis fra anden kompetent retslig eller administrativ myndighed, skal forelægges kommunen inden kontraktunderskrivelse. Serviceattesten skal være udstedt senest 6 måneder før tilbudsafgivelsen. Tilbudsgiver skal tåle ændringer i indsamlingsfrekvenser og lignende, der skyldes eventuelle nye lovbestemmelser eller nye beslutninger truffet af Herlev Kommunalbestyrelse. Sådanne ændringer medfører kun ændringer i tilbudslistens enhedspriser efter retningslinjerne beskrevet i kontraktudkastet. Det påhviler tilbudsgiver til enhver tid at overholde alle regler og myndighedskrav i forbindelse med renovationsopgaven. Tilbudsgiver afholder selv eventuelle omkostninger herved. 6
4. Opgaveperiode Opgaven træder i kraft den 1. april 2016 og løber til den 30. september 2019, begge dage inkl., hvorefter den ophører uden opsigelse. Herlev Kommune har option på forlængelse i op til ét år ad gangen i højst to år. Forlængelse aftales senest et halvt år før kontraktudløb. Kontrakten er bindende for begge parter i kontraktperioden. Den kan dog opsiges ved misligholdelse, se bilag 5. 7
5. Tilbuddets struktur og indhold Med udgangspunkt i beskrivelserne af renovationsopgaven i Herlev Kommune samt kravene til opgaveløsningen som beskrevet i nærværende udbudsmateriale, skal tilbudsgiver vedlægge sit tilbud dokumentation/oplysninger vedrørende følgende: Krav vedrørende retlige forhold (se afsnit 5.1.1) Krav vedrørende økonomisk/finansiel kapacitet (se afsnit 5.1.2) Krav vedrørende teknisk kapacitet (se afsnit 5.1.3) Brug af underentreprenører (se afsnit 5.1.4) Organisatoriske og personalemæssige forhold (se afsnit 5.1.5) Pristilbud (se punkt 5.2) 5.1. Udvælgelseskriterier Herlev Kommune stiller en række krav til tilbudsgiver vedr. retlige, økonomiske/finansielle og tekniske forhold. Tilbudsgiver skal fremsende dokumentation som specificeret med henblik på at godtgøre, at tilbudsgiver opfylder de fastsatte krav og har kapacitet til at varetage den udbudte opgave. 5.1.1. Krav vedrørende retlige forhold Der kræves en erklæring om, at firmaet ikke er under konkurs, betalingsstandsning m.v. eller har forfalden gæld til det offentlige, hvorom der ikke er truffet aftale om afvikling, jf. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997, samt at firmaet ikke er omfattet af andre af de i udbudsdirektivets artikel 45 stk. 1 og 2 nævnte udelukkelsesgrunde. Tro og love erklæringen er vedlagt som Bilag 2 Tro- og love erklæring. Der kræves dokumentation for tilladelse til godskørsel for fremmed regning. Kopi af vognmandstilladelse og oplysning om antallet af gyldige vognmandstilladelser vedlægges. 5.1.2. Krav vedrørende økonomisk/finansiel kapacitet Renovatøren skal vedlægge nøgletal for de sidste 3 årsregnskaber samt seneste revisorpåtegning. Nøgletallene skal som minimum indeholde information om omsætning, resultat, egenkapital og soliditetsgrad. Såfremt regnskaberne har givet anledning til forbehold fra revisionen, forbeholder Herlev Kommune sig ret til at afvise tilbudsgiverens tilbud. Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver har haft et positivt resultat som gennemsnit over de seneste 3 år samt en soliditetsgrad på minimum 5 %. 5.1.3. Krav vedrørende teknisk kapacitet Der kræves dokumentation for, at tilbudsgiver har varetaget lignende opgaver for kommuner inden for de seneste 3 år. Dokumentationen skal vedlægges i form af en referenceliste indeholdende mindst tre referencer vedrørende opgaver af lignende karakter, hvoraf mindst 2 referencer skal være af lignende omfang eller større. Referencelisten skal indeholde oplysning om kunde, kontraktsum og periode. 8
Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver har et kvalitetsstyringssystem og miljøledelsessystem. Såfremt tilbudsgiver har et certificeret system, vedlægges dokumentation i form af en kopi af certifikatet. Hvis tilbudsgiver har et ikke-certificeret system, vedlægges en beskrivelse af systemet. 5.1.4. Brug af underentreprenører Såfremt tilbudsgiver forventer at udføre arbejdet helt eller delvis via en underentreprenør, skal tilbudsgiver oplyse hvem og til hvor stor en del af entreprisen og til hvilke konkrete opgaver, underentreprenøren vil blive benyttet. Tilbudsgiver skal selv være i stand til at udføre en væsentlig del af opgaven. Der skal endvidere fremsendes dokumentation for, at der i tilstrækkelig grad rådes over den pågældende underentreprenørs ressourcer. 5.1.5. Organisatoriske og personalemæssige forhold Tilbudsgiveren skal i sit tilbud redegøre for følgende forhold vedrørende organisation og personale: Hvem der i givet fald vil blive kørselsleder (kontaktperson) i forhold til Herlev Kommune, herunder deres CV samt organisatoriske placering hos tilbudsgiver (organisationsplan for den del af virksomheden, der skal udføre arbejdet i Herlev Kommune vedlægges). Hvordan kommunen kan komme i kontakt med tilbudsgiver i tidsrummet mellem kl. 8.00-16.00 på hverdage. 5.2. Pristilbud De vedlagte tilbudslister skal benyttes. Alle poster i de relevante tilbudslister (A og/eller B) skal udfyldes, og priserne skal anføres ekskl. moms. De angivne enhedspriser skal indeholde samtlige omkostninger i forbindelse med entreprisens gennemførsel. 9
6. Tildelingskriterium Renovationsopgaven (Indsamling og transport af affald i Herlev Kommune) gives til den, eller de, renovatør(er), som har afgivet konditionsmæssigt tilbud med den laveste pris på hver af de to delentrepriser A og B. 10
7. Bilagsliste Bilag 1a Tilbudsbrev, entreprise A Bilag 1b Tilbudsbrev, entreprise B Bilag 2 Tro- og love erklæring Bilag 3 Vejledende tidsplan Bilag 4a - Tilbudsliste Entreprise A Selvstændig excel-fil. Bilag 4b Tilbudsliste Entreprise B Selvstændig excel-fil. Bilag 5 Udkast til kontrakt, indeholdende kravspecifikation Bilag 6 Tjekliste 11
Bilag 1a Tilbudsbrev, entreprise A Herlev Kommune Herlev Bygade 90 2730 Herlev Tilbud på indsamling og transport af affald i Herlev Kommune Undertegnede tilbudsgiver tilbyder hermed, at levere de beskrevne ydelser/produkter som følger: Tilbudsgiver har læst materialet grundigt og accepterer alle specifikationer og krav som angivet i udbudsdokumenterne. Alle krav og specifikationer accepteres uden reservationer eller restriktioner. Den angivne pris indeholder alle ydelser nødvendige for at udføre beskrevne ydelser. Dette tilbud er gældende 6 måneder fra d. d. Vi tilbyder at udføre den angivne ydelse for en sum som angivet i tilbudslisten: Total tilbudssum i kr. Kontaktperson for dette tilbud er: Anvendes underentreprenører? Ja eller Nej Hvis ja: Hvilke dele forventes udført af underentreprenør(er): Hvilken andel udgør underentreprenør(erne) af den samlede tilbudssum: [skriv sum] [navn] [adresse] [telefon] [e-mail] [skriv JA eller NEJ] [angiv hvile dele] [skriv sum] Underskrift, virksomhedens ledelse Navn (blokbogstaver) Dato [navn] [dato] I tilfælde af uoverensstemmelse mellem de forskellige priser, gælder enhedspriser forud for beregnede priser, og delpriser forud for sammenlagte priser, medmindre der er tale om åbenlyse fejl. Herlev Kommune foretager i givet fald korrektion af tilbudsprisen efter ovenstående retningslinjer, og tilbudsgiver skal acceptere disse korrektioner. I modsat fald kasseres tilbuddet. 12
Bilag 1b Tilbudsbrev, entreprise B Herlev Kommune Herlev Bygade 90 2730 Herlev Tilbud på indsamling og transport af affald i Herlev Kommune Undertegnede tilbudsgiver tilbyder hermed, at levere de beskrevne ydelser/produkter som følger: Tilbudsgiver har læst materialet grundigt og accepterer alle specifikationer og krav som angivet i udbudsdokumenterne. Alle krav og specifikationer accepteres uden reservationer eller restriktioner. Den angivne pris indeholder alle ydelser nødvendige for at udføre beskrevne ydelser. Dette tilbud er gældende 6 måneder fra d. d. Vi tilbyder at udføre den angivne ydelse for en sum som angivet i tilbudslisten: Total tilbudssum i kr. Kontaktperson for dette tilbud er: Anvendes underentreprenører? Ja eller Nej Hvis ja: Hvilke dele forventes udført af underentreprenør(er): Hvilken andel udgør underentreprenør(erne) af den samlede tilbudssum: [skriv sum] [navn] [adresse] [telefon] [e-mail] [skriv JA eller NEJ] [angiv hvile dele] [skriv sum] Underskrift, virksomhedens ledelse Navn (blokbogstaver) Dato [navn] [dato] I tilfælde af uoverensstemmelse mellem de forskellige priser, gælder enhedspriser forud for beregnede priser, og delpriser forud for sammenlagte priser, medmindre der er tale om åbenlyse fejl. Herlev Kommune foretager i givet fald korrektion af tilbudsprisen efter ovenstående retningslinjer, og tilbudsgiver skal acceptere disse korrektioner. I modsat fald kasseres tilbuddet. 13
Bilag 2 Tro- og love erklæring Undertegnede tilbudsgiver erklærer hermed, 1. At tilbudsgiver på tidspunktet for tilbudsafgivelsen ikke har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, som overstiger 100.000 kr., jf. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997. 2. At der ikke er afsagt endelig dom mod tilbudsgiveren af én eller flere af de grunde, der er nævnt i Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1 og 2. Erklæringen afgives på vegne af virksomheden af nedenstående person, som med sin underskrift bekræfter: 1. At være tegningsberettiget for selskabet 2. på tro og love bekræfter korrektheden af oplysningerne i erklæringen 3. giver samtykke til, at Herlev Kommune må kontrollere oplysningerne i erklæringen hos de relevante myndigheder. Tilbudsgiver Firmanavn (evt. stempel) Adresse CVR nr. Dato Underskrift, anfør også navn med blokbogstaver 14
Bilag 3 Vejledende tidsplan Aktivitet Offentliggørelse af udbudsmateriale Dato 30. april Frist for modtagelse af spørgsmål 26. maj kl. 12 Frist for udsendelse af svar på spørgsmål 2. juni Frist for modtagelse af tilbud 9. juni kl. 12 Udsendelse af tildeling/afslag 24. august Stand still periode Forventet kontraktunderskrivelse 25. august 3. september Medio september Aftalens ikrafttrædelse 1. april 2016 15
Bilag 4a - Tilbudsliste Entreprise A Selvstændig excel-fil. Bilag 4b Tilbudsliste Entreprise B Selvstændig excel-fil. Bilag 5 Udkast til kontrakt, indeholdende kravspecifikation Selvstændigt bilag. 16
Bilag 6 Tjekliste Oversigt over alle de dokumenter som skal indeholdes i tilbuddet. Bemærk: Ved anvendelse af underentreprenør skal der fremsendes dokumentation for hver enkelt underentreprenør. Bilag nr. Dokument Reference til udbudsmaterialet 1a og 1b Tilbudsbrev Bilag 1a Tilbudsbrev, entreprise 1a Bilag 1b Tilbudsbrev, entreprise 1b 2 Tro- og loveerklæring 5.1.1. Krav vedrørende retlige forhold Dokumentation for tilladelse til godskørsel for 5.1.1. Krav vedrørende retlige forhold fremmed regning 4a og 4b Tilbudslister 5.2 Pristilbud Tilbudsgivers økonomiske formåen Referenceliste Beskrivelse af kvalitetsstyringssystem Beskrivelse af miljøledelsessystem Oplysninger om underentreprenører CV for kørselsleder Organisationsplan 5.1.2 Krav vedrørende økonomisk/finansiel kapacitet 5.1.3 Krav vedrørende teknisk kapacitet 5.1.3 Krav vedrørende teknisk kapacitet 5.1.3 Krav vedrørende teknisk kapacitet 5.1.4 Brug af underentreprenører 5.1.5 Organisatoriske og personalemæssige forhold 5.1.5 Organisatoriske og personalemæssige forhold Forhåndstilsagn om sikkerhedsstillelse Bilag 5 Udkast til kontrakt, afsnit 11. 17