Indstilling Til Aarhus Byråd via Magistraten Sundhed og Omsorg Den 03-08-2012 Aarhus Kommune Borgmesterens Afdeling Innovation og modernisering af kommunens drift 1. Resume I budgettet for 2012 besluttede forligspartierne at skabe gode vilkår for innovation og modernisering af kommunens drift. Hermed skal kommunen sikre, at opgaverne i fremtiden løses smartere og mere effektivt for at nå kommunens ambitiøse mål for vækst og udvikling. For at nå den forventede effekt at opgaverne i fremtiden løses smartere og mere effektivt - skal kommunen skabe en innovativ kultur. Den kulturelle forandring skal stå på tre ben: 1. Kommunikationsindsats 2. Ledelsesmæssig og organisatorisk forankring 3. Økonomiske rammer Sagsnummer Sagsbehandlere: Thor Davidsen Emil Møller Telefon 8940 2000 Direkte telefon 8940 6525 Telefax 8940 6690 E-post E-post direkte www.aarhus.dk 2. Beslutningspunkter Det indstilles: At 1) gennemføre en kulturforandringsproces, der skal understøtte den innovative dagsorden At 2) udviklingspuljen, herunder temaer, kriterier og proces for den tværgående innovationspulje gennemføres som beskrevet i afsnit 6. Herunder fordeling af midlerne til hhv. den tværgående innovationspulje og de lokale innovationsmidler, som beskrevet i afsnit 7. At 3) økonomiudvalget løbende orienteres på et generelt plan om alle projekter og tiltag, og fagudvalgene orienteres om de projekter, der er relevante for det pågældende område. 3. Baggrund I budgettet for 2012 besluttede forligspartierne at skabe gode vilkår for innovation og modernisering af kommunens drift, samt at investere i Innovation og modernisering af kommunens drift Side 1 af 12
nye metoder og ny teknologi. Hermed skal det sikres, at opgaverne i fremtiden kan løses smartere og mere effektivt og ad den vej skabe råderum til at nå de ambitiøse mål for vækst og udvikling i Aarhus Kommune. Afsættet til at imødegå udfordringerne er Aarhus kommunes vision: at Aarhus er en by i bevægelse, og at Aarhus skal være en god by for alle. Med inklusion og medborgerskab som bærende søjler skabes en by med sammenhængskraft. Et stærkt medborgerskab betyder, det personlige ansvar for fællesskabet skal styrkes, og borgere og virksomheder skal spille en aktiv rolle i at udvikle og løse de fælles opgaver. Dette spiller tæt sammen med en inkluderende by. For at realisere visionen skal kommunen med kreativitet og innovationskraft og i samspil med byens borgere og virksomheder yde den bedst mulige service. Opgaverne skal løses bedre og billigere, og kommunens afsæt er godt. Medarbejderne arbejder dagligt på at finde nye veje og løsninger, og på tværs af organisationen fokuseres massivt på innovation. Men det kan blive endnu bedre. Målet er at blive endnu bedre til at tænke ud af boksen, droppe vanetænkningen og videreudvikle en kultur, hvor kreativitet og innovationskraft belønnes. Mod til at bringe nye løsninger i spil er en forudsætning, selvom der er risiko for, at det ikke lykkes eller virker efter hensigten. Mod til at gentænke og eksperimentere. Alle i Aarhus Kommune både politikere, borgere, brugere og medarbejdere skal tage ansvar for at visionen bliver til virkelighed. Byrådet har sat retning for innovationsarbejdet På byrådskonferencen d. 26. og 27. april 2012 drøftede byrådet rammerne for innovation i kommunen. Byrådet gav en række tilkendegivelser om innovation, som er sammenskrevet i 8 spor herunder. Disse 8 spor har sat retningen for arbejdet med innovation i kommunen. 1. En innovativ kultur skal gennemsyre Aarhus Kommune og den kommunale opgaveløsning. 2. Byrådet tør tage en risiko, bare den er eksplicit, kalkuleret og værdiskabende. 3. Medarbejderne skal involveres og aktiveres i innovationsarbejdet. 4. Kommunen skal hjælpe borgere til at bruge teknologien. 5. Innovationsarbejdet sker på tværs i kommunen. Innovation og modernisering af kommunens drift Side 2 af 12
6. Borgere og virksomheder skal spille en væsentlig rolle i innovationsarbejdet. 7. Medborgerskab og inklusion er vigtige elementer. 8. Kommunikation er et fokusområde. En uddybende beskrivelse af de 8 spor fremgår af bilag 1. Fælles forståelse af innovation Konkret arbejdes ud fra følgende definition af innovation 1. Et projekt er innovativt, når det: bidrager til noget nyt og originalt, og resulterer i noget brugbart og værdifuldt Det er med andre ord ikke nok at få en god og kreativ ide, den skal også gennemføres med succes, før der er tale om innovation. Der er tale om innovation både ved udvikling af noget radikalt nyt, og når medarbejdere og ledere bygger videre på noget eksisterende. Arbejdet med innovation skal derfor understøtte begge tilgange: Store spring ud af boksen Gradvis udvikling på kanten af boksen 4. Den forventede effekt Den forventede effekt af den innovative indsats er, at kommunen løser opgaver smartere og mere effektivt. Dermed skaber innovation råderum til kommunens ambitiøse mål for vækst og udvikling. 5. De planlagte ydelser For at opnå den forventede effekt skal kommunen skabe en innovativ kultur. Indstillingens hovedydelse er en innovativ kultur. Kommunen skal gentænke opgaverne for at nå i mål. Ledere og medarbejdere skal hver dag udvikle og anvende nye og bedre løsninger. De skal løbende udfordre, om kommunen kan løse opgaver anderledes. Det kræver ledere og medarbejdere med mod, der tænker ud af boksen og dropper vanetænkning. Kulturen skal belønne og anerkende kreativitet og innovationskraft. Aarhus Kommune skal have en innovativ kultur, der giver rum til: At gentænke At eksperimentere At være kreativ En innovativ kultur kræver rammer, som muliggør kreativ udvikling. Byrådets udviklingspulje skal sikre udvikling, gennemførelse og evalue- 1 Jf. professor Lene Tanggaard Innovation og modernisering af kommunens drift Side 3 af 12
ring af risikobetonede innovationsprojekter. Udmøntningsprocessen skal samtidig sikre udbredelse og implementering af succesfulde projekter i hele kommunen. 6. Organisering af indsatsen Klare rammer er en forudsætning for, at Aarhus Kommune lykkes med udvikling af en innovativ kultur med en risikovillig rammesætning. Det skal således være tydeligt, hvilket handlerum det strategiske ledelsesniveau kan agere i, og hvilken opbakning der er fra byrådet. Den kulturelle forandring skal stå på tre ben: 1. Kommunikationsindsats 2. Ledelsesmæssig og organisatorisk forankring 3. Økonomiske rammer 1. Kommunikationsindsats Den kommunikative indsats skal udbrede tanker om innovation. Kommunikationsindsatsen skal sammenbinde organisationen vertikalt og horisontalt, samt støtte inddragelsen af bysamfundet. Derudover skal indsatsen formidle resultater, så delt viden fremmer tværgående anvendelse af nye løsninger. Udbredelse af fortællinger om de gode eksempler bidrager konstruktivt til at forandre kulturen. Fortællinger om de gode projekter har derfor betydning for at nå den ønskede effekt med innovationsindsatsen. Rammerne for kommunikationsindsatsen er forankret i Borgmesterens Afdeling. Magistratsafdelingerne har ansvaret for udførelsen af kommunikationsindsatsen, mens Direktørgruppen har den koordinerende rolle. 2. Ledelsesmæssig og organisatorisk forankring Det ledelsesmæssige fokus er helt afgørende. Kun hvis ledelsen på alle niveauer tydeligt opfordrer til, iscenesætter, anerkender og belønner kreativitet, kan der ske en udvikling og fornyelse. Det strategiske ledelsesniveau har i denne sammenhæng en særlig forpligtelse til at udbrede innovationsledelse i egen organisation og understøtte det tværgående samarbejde Organisatorisk forankring hænger snævert sammen med det ledelsesmæssige ansvar for at sikre fremdrift. Det er således en organisatorisk opgave at placere ansvaret entydigt, at sikre opsamling og initiativer i forhold til ledelse og kommunikation samt at sikre processer for behandling, opfølgning mv. For at udvikle et innovativt mindset på organisatorisk plan skal der skabes relationer på tværs af kommunen og samarbejde med eksterne Innovation og modernisering af kommunens drift Side 4 af 12
partnere. Ledere og medarbejder skal være villige til at lade sig forstyrre af nye ideer og perspektiver. Det nuværende repertoire af arbejdsformer og tankegange skal udvides. Samtidigt skal organisationen og ledelsen som et centralt element understøtte en inkluderende kultur baseret på tillid og samarbejde både lokalt på arbejdspladsen, på tværs af kommunen og med bysamfundet. Da innovationskulturen skal indarbejdes i det daglige arbejde overalt i organisationen, forankres det kommunikative, ledelsesmæssige og organisatoriske arbejde i magistratsafdelingerne, idet Direktørgruppen har en særlig koordinerende rolle. 3. Økonomiske rammer For at understøtte innovationsdagsordenen blev der i budgetforliget 2012 afsat midler til en udviklingspulje på 40 mio.kr. Finansiering af innovationsprojekter via puljen kan, trods risiko for fejl, styrke modet til kreativitet og til at frembringe ny viden, ny teknologi og nye metoder. Puljen støtter op om kulturforandringen og skaber en platform for innovationsarbejdet i Aarhus Kommune. Det er vigtigt, at medarbejdere i alle led af organisationen bliver involveret i den kreative forandringsproces. Det foreslås derfor, at udviklingspuljen opdeles i to strategiske formål: 1. Den tværgående innovationspulje 30 mio.kr. 2. De lokale innovationsmidler 10 mio.kr. Den tværgående innovationspulje sikrer byrådets ønske om understøttelse af strategiske og tværgående innovationsprojekter indenfor syv temaer. De lokale innovationsmidler underbygger den innovative kultur i kommunen ved at udbrede medarbejderdrevet udvikling af ideer. Den tværgående innovationspulje For at sætte en strategisk retning for innovationsarbejdet i Aarhus Kommune foreslog byrådet i budget 2012, at der skulle være en række strategiske temaer for innovation. Der foreslås følgende strategiske temaer som vejledende retning for innovation i Aarhus Kommune, i den forstand, at den gode ide, der falder udenfor temaerne ikke udelukkes: 1. Inklusion og medborgerskab 2. Velfærdsteknologi 3. Digitalisering 4. Mobilitet 5. Innovationskultur 6. Sundhed Innovation og modernisering af kommunens drift Side 5 af 12
7. Sygefravær Hvem kan søge? Arbejdet med innovation skal sætte værdiskabende projekter for Aarhus Kommune i gang. Derfor kan alle søge midler fra den tværgående innovationspulje, så længe projektet giver Aarhus Kommune en økonomisk gevinst. Det betyder, at civilsamfundet kan søge midler. Ansøgninger skal dog udarbejdes i samarbejde med en eller flere magistratsafdelinger. Kriterier Hovedkriteriet for de tværgående innovationsprojekter er, at projekterne på længere sigt skal give en økonomisk gevinst. Hovedkriteriet er ufravigeligt. Den økonomiske genvist indgår i bedømmelsen af hvert enkelt projekt. Udover hovedkriteriet indgår følgende kriterier som filter i det videre arbejde med at prioritere de projekter, som fremsendes i forbindelse med ansøgning til puljen. 1. Projekterne skal bidrage til noget nyt og originalt, samt resultere i noget brugbart og værdifuldt. 2. Projekterne må gerne være risikobetonede, men risicis skal beskrives forståeligt og eksplicit. Projekternes businesscase må gerne være usikker. 3. Projekterne skal relatere til et af de 7 innovationstemaer. 4. Projekterne skal være levedygtige efter tilskuddets ophør. 5. Projekternes effekt skal kunne dokumenteres og afrapporteres 6. Projekter der blander kompetencer prioriteres højt. Eksempelvis samarbejde på tværs af magistratsafdelinger og fagligheder, samt samarbejde med erhvervsliv, civilsamfund, uddannelsesinstitutioner, Region Midtjylland mv. 7. Projekter med høj grad af intern og/eller ekstern medfinansiering prioriteres højt. Organisering og ansøgningsproces Der skal være en simpel, hurtig og smidig organisering af innovationsarbejdet. Den nuværende organisering skal håndtere ansøgningsprocessen. Der er følgende retningslinjer for ansøgningsprocessen: - Der skal være en hurtig og simpel ansøgningsproces, med kort tid fra ansøgningsfrist til svar. - Processen skal tilrettelægges, så fejl identificeres hurtigt og billigt. - Vurderingen af de enkelte projekter skal gennemføres af et team, som kan se innovation med friske øjne. Innovation og modernisering af kommunens drift Side 6 af 12
- Direktørgruppen skal overveje inddragelse af et advisory board til sparring og input omkring hvilke projekter, der skal tildeles midler. - Effekten af innovationsarbejdet skal dokumenteres. I forbindelse med regnskabet skal direktørerne lave en årlig redegørelse for arbejdet med innovation for deres respektive magistratsafdeling, hvor effekterne af de forskellige projekter vurderes og formidles. Direktørgruppen har en koordinerende rolle i forhold til udarbejdelsen af en simpel, effektiv og objektiv tildelingsproces, samt en konkret implementerings- og evalueringsstrategi. Ansvaret for puljen er placeret i Borgmesterens Afdeling. Byrådets rolle Byrådet fastlægger de overordnende rammer for udmøntning af udviklingspuljen via ovenstående beslutninger om temaer, kriterier og proces. Byrådet drøfter og evaluerer årligt de overordnede rammer for innovationsarbejdet. Økonomiudvalget holdes derudover løbende orienteret på et generelt plan om alle projekter og tiltag. Fagudvalgene orienteres løbende inden for eget fagområde. Partiernes gruppeformænd drøfter, hvordan man ønsker at forholde sig til innovationsprojekterne i udviklingsfasen. For at imødekomme kravet om en let administration og en fleksibel udmøntning får Borgemesterens Afdeling budgetansvaret for puljen. Det er direktørgruppen, der indstiller projekter til Borgmesterens Afdeling. Hvis der skal bevilges midler til projekter over 2 mio. kr. skal ansøgningen foreligges byrådet. Dette gælder også for bevillinger som strækker sig over flere år. Det vil blive nærmere vurderet om programorganisering jf. kommunens styrelsesvedtægt kan indgå som overordnet ramme om organiseringen. De lokale innovationsmidler Hovedformålet med de lokale innovationsmidler er, at underbygge den innovative kultur i kommunen ved at udbrede innovation til den enkelte lokale arbejdsplads. Midlerne skal realisere mindre projekter og gode idéer lokalt. Herved bidrager de lokale innovationsmidler til inddragelse og forankring blandt medarbejderne bredt. De lokale innovationsmidler sikre samtidig den kommunikative og ledelsesmæssige indsats, samt gradvis udvikling på kanten af boksen. Medarbejderdrevet udvikling af ideer kan være fødekæde til større tværgående innovationsprojekter. Innovation og modernisering af kommunens drift Side 7 af 12
Organisering og ansøgningsproces Hver magistratsafdeling tildeles midler for et år ad gangen efter samme fordelingsnøgle, som blev anvendt ved finansiering af udviklingspuljen (se bilag 2). Midlerne tildeles som forsøg i 2013 og 2014. Byrådet evaluerer forsøget første gang på budgetkonferencen i 2014, hvor de lokale innovationsmidlers effekt i 2013 kan evalueres. Hver magistratsafdeling får frie hænder til at vælge metode til udmøntning af de lokale innovationsmidler, så længe hovedformålene med midler opfyldes. Byrådet lægger vægt på udbredelse af erfaring fra vellykkede forsøg. Magistratsafdelingerne skal sikre en systematisk opsamling, så opnået viden ikke går tabt. Direktørgruppen har den koordinerende rolle i forhold til gennemførelsen af en fælles inspirationsproces på tværs af magistratsafdelingerne i sidste kvartal 2012. 7. Konsekvenser for ressourcer Udviklingspuljen på 40 mio.kr. opdeles i to. De 30 mio.kr. til den tværgående innovationspulje forankres i Borgmesterens Afdeling. De 10 mio.kr. til lokale innovationsmidler fordeles mellem magistratsafdelingerne (se bilag 2) Bilag Jacob Bundsgaard Borgmester / Bilag 1: De 8 spor afsat af byrådet Bilag 2: Fordeling af lokale innovationsmidler Niels Højberg Stadsdirektør Tidligere beslutninger Innovation og modernisering af kommunens drift Side 8 af 12
Bilag 1: De 8 spor afsat af byrådet Spor 1 - En innovativ kultur skal gennemsyre Aarhus Kommune og den kommunale opgaveløsning Innovation skal lagre sig som en kultur i både organisation og civilsamfund, resulterende i en ny tilgang til at tænke på og løse opgaver på i Aarhus Kommune. Derfor vil byrådet give ledelsen bemyndigelse til at vise risikovillighed og bakke op, når det kræves. Der skal arbejdes med at skabe rum til at ledelse og medarbejdere kan eksperimentere og dermed udvikle deres innovationskompetencer. Kun igennem daglig praksis og ved at hilse fejl og succeser velkommen vil ledelse og medarbejdere kunne udvikle innovationskompetence og være medskabere af en innovationskultur. Handlinger og historier om den innovative opgaveløsning er et bærende element i den kulturelle forandringsproces. Fortællinger og kommunikation skal være omfattende og gennemtænkt. Spor 2 - Byrådet tør tage en risiko, bare den er eksplicit, kalkuleret og værdiskabende Risici er en integreret del af innovative projekter. Derfor har politikerne og kommunen som virksomhed modet til at udvise risikovillighed, så der bliver skabt et frirum for innovative eksperimenter. For at skabe det nødvendige ledelsesmæssige frirum giver byrådet opbakning til, at ledelsen arbejder på tværs af organisationen, politikker og tidligere beslutninger. Det er vigtigt at risiko er kalkuleret og eksplicit og derfor laves der løbende effektmåling på de nye løsninger. Byrådet er villig til at tage konsekvensen, når det viser sig, at de nye løsninger er værdiskabende og dermed betyder, at man forlader en tidligere praksis. I denne sammenhæng er det dog afgørende, at organisationen er gearet til at aflive ufrugtbare evighedsprojekter ud fra devisen om at fejle hurtigt og billigt. Spor 3 - Medarbejderne skal involveres og aktiveres i innovationsarbejdet Det er afgørende, at ledelsen understøtter og fremmer innovation, herunder giver plads til innovative ledere og medarbejdere. Derfor skal der være plads til både store og små tiltag, der tilsammen muliggør, at alle medarbejdere (både ledere, fag professionelle og de administrative) får rum til at gentænke praksis. Der skal skabes rammer for, at ledelse og medarbejdere udfordrer den gængse tankegang og inddrager borgeren i nytænkningen, når det vurderes at kunne give en merværdi i den kommunale praksis. Alle dele af den kommunale organisation skal tildeles et stort råderum til kreativitet men også have en forståelse for, at Innovation og modernisering af kommunens drift Side 9 af 12
det ikke blot er acceptabelt men bifaldes, at medarbejderne tænker på kanten af boksen. Derfor bør en model for praksisnær innovation indgå i innovationsarbejdet. Spor 4 - Kommunen skal hjælpe borgere til at bruge teknologien Vi vil gerne være en moderne virksomhed og derfor hjælpe borgerne til en hurtigere og mere effektiv behandling. Velfærdsteknologi kan gøre borgeren mere selvhjulpen, og digitalisering kan gøre det nemmere for borgeren at bruge kommunens øvrige service via digitale selvbetjeningsløsninger. Der skal være en alternativ adgang til digitalisering, således at borgeren kan få hjælp til at kommunikere digitalt med Aarhus Kommune. Dette kan f.eks. være adgang til hjemmeside og digitale selvbetjeningsløsninger via borgerservice og biblioteker, frivillig hjælp, undervisning og introduktioner m.v. Kommunen skal have klare og tydelige mål for brug af velfærdsteknologi og digital selvbetjening, ligesom der skal kommunikeres om den økonomiske gevinst og rationalet bag velfærdsteknologi og digitalisering. Frontmedarbejderne skal gå forrest og vise borgeren, hvordan de får det bedst mulige udbytte af velfærdsteknologiske løsninger og den digitale service. Spor 5 - Innovationsarbejdet sker på tværs i kommunen De gode ideer skal spredes til hele kommunen. Der vil være et behov for at få de gode erfaringer spredt, og derfor bør man iscenesætte videndeling på tværs af organisationen. Vi tror på, at det er befordrende for skabelsen af en innovationskultur, at ideerne bliver spredt, udviklet og implementeret. Spor 6 - Borgere og virksomheder skal spille en væsentlig rolle i innovationsarbejdet Borgere og virksomheder skal inviteres til at tage udfordringen op og bidrage med ideer og nyttiggørelse af dem. Kommunen skal udvikle service, så borgerne på den bedst mulige måde kan klare sig selv uden hjælp. Den kommunale virksomhed og de private virksomheder skal lære af hinanden, eksempelvis når det handler om arbejdsformer, tilgangen til service, osv. Vi har forskellige opgaver og roller, eksempelvis når Aarhus Kommune optræder som myndighed derfor kræves der tydelighed om rollerne i partnerskaber. Frivillige skal inviteres til at bidrage til processen med at udvikle civilsamfundet Spor 7 - Medborgerskab og inklusion Kommunen skal hjælpe borgerne til at klare sig selv. Medborgerskab er en vigtig brik i denne udvikling, hvor borgere og virksomheder i højere Innovation og modernisering af kommunens drift Side 10 af 12
grad tager et samfundsmæssigt ansvar. Borgere og private virksomheder skal gennem aktivt medborgerskab bidrage til innovation og nytænkning af den kommunale service, ligesom den kommunale organisation skal give plads til innovation og nytænkning for medarbejdere på alle niveauer. For at Aarhus bliver en by, hvor der er plads til alle, er det det afgørende, at der tænkes nyt, så borgere med særlige behov ikke marginaliseres og ekskluderes fra de almene fællesskaber i civilsamfundet. Udsatte børn og unge skal i højere grad inkluderes i skole og uddannelsestilbud for senere at kunne forsørge sig selv og familien. Udsatte familier skal i højere grad hjælpes til at klare sig selv, og der skal arbejdes målrettet på, at børn og voksne med handicap bliver så selvhjulpne som muligt, med de ressourcer de selv og deres nære omgivelser har til rådighed. Både borgere og private virksomheder skal gennem aktivt medborgerskab bidrage til innovation og nytænkning af den kommunale service. Det er her afgørende, at den kommunale organisation giver plads til, at borgere med særligere behov i højere grad inkluderes i de kommunale tilbud på normalområdet inden for såvel daginstitutioner, skoler, beskæftigelse samt tilbuddene på ældreområdet. Spor 8 - Kommunikation er et fokusområde En vigtig forudsætning for at skabe en innovativ arbejdskultur er en gennemtænkt kommunikationsstrategi omkring innovation i Aarhus Kommune. En af de vigtigste fortællinger er baggrunden for og nødvendigheden af at tænke innovativt, ligesom det skal også stå klart for ledelse, medarbejdere og borgere, hvor vi vil hen, hvad målet er. Kommunikation om innovation skal være letforståelig og let tilgængelig for både politikere og borgere. I denne sammenhæng er det desuden vigtigt, at synliggøre den innovation, som allerede foregår i kommunen. Også projekternes risici skal kommunikeres, da det er en del af at skabe en større risikovillighed i tilgangen til innovative projekter og dermed befordre innovationskulturen. Innovation og modernisering af kommunens drift Side 11 af 12
Bilag 2 Fordeling af lokale innovationsmidler Såfremt indstillingen vedtages fordeles de lokale innovationsmidler fra udviklingspuljen til magistratsafdelingerne med samme fordelingsnøgle, som anvendt til finansieringen af udviklingspuljen, dvs. 0,75% af lønsummen. Fordelingsnøgle for de lokale innovationsmidler Innovation og modernisering af kommunens drift Side 12 af 12