Screening af systemdokumentationen 23. juni 2009 Thisted Kommune Ansvarlig: Jan Støttrup Andersen Underskrift: Formål: Vurdering af overensstemmelse og implementering af systemet i forhold til Lov nr. 507 af 7. juni 2006 om et kvalitetsstyringssystem for den kommunale sagsbehandling på natur og miljøområdet. Bekendtgørelse nr. 661 af 14. juni 2006 om krav til kvalitetsstyringssystemet for den kommunale sagsbehandling på natur og miljøområdet. CK-014 udgave 2008-09-17 Side 1 af 8
1. Generelt Som udgangspunkt omfatter screeningen kun en systemgennemgang, hvor såvel skrevne som uskrevne procedurer holdes op mod kravgrundlaget. Det skal her gøres opmærksom på, at screeningen ikke er en akkrediteret ydelse, og at arbejdet derfor ikke kan indgå direkte i en evt. senere certificering. 2. Omfang Program for screeningen omfatter følgende hovedpunkter: Gennemgang og status for procedurer og dokumentation i systemet i relation til kravene i Kvalitetsstyringsloven vedrørende de tværgående procedurer samt sagsbehandlingsprocedurer. Gennemgang af implementeringen af procedurer samt dokumentation. Præsentation af resultatet af screeningen med overordnede kommentarer til de observationer der er foretaget og aftale om det videre forløb mht. kommende certificering. Afrapportering af screening. Screeningen er foretaget på følgende adresse og afdeling: Site/afdeling Adresse Antal ansatte, omfattet af ordningen Thisted Kommune Kirkevej 9, 7760 Hurup 24 Screeningen blev gennemført ved gennemgang af systemdokumentationen og ved interview af tovholdere og ledelsesansvarlig/systemansvarlig. 3. Konklusion På baggrund af screeningen er der foretaget en statusvurdering af implementeringsgraden: Grøn Gul Rød Området er beskrevet og implementeret. Området er beskrevet i al væsentlighed, men typisk ikke implementeret. Området er ikke beskrevet og/eller implementeret. I det efterfølgende skema er der en oversigt med de krav/kontrolpunkter som kvalitetsstyringsordningen indeholder, samt hvor mange af disse regionskommunen pt. opfylder. Screeningen giver kun et overordnet indtryk af opfyldelsesgraden, idet de enkelte punkter/kontroller ikke nødvendigvis vægter lige meget. CK-014 udgave 2008-09-17 Side 2 af 8
Tværgående procedurer. Screening foretaget ved gennemgang af håndbogsdokumenterne, samt ved interview omkring implementeringsgraden. Nr. Tværgående procedurer Bemærkninger Statusvurdering A Formål og anvendelsesområde 1 Overordnet beskrivelse af kvalitetsstyringssystemet. Beskrivelse af kravgrundlaget herunder krav og forpligtelser udover systemkravene. S01.1 og S01.3 giver en meget fin kort beskrivelse af kvalitetsstyringssystemet. Det kan overvejes at gøre den overordnede beskrivelse til det der skal offentliggøres, alternativt kan der laves en mere komprimeret udgave til offentliggørelse (se også punkt 18) B Kvalitetspolitik og kvalitetsmål 2 Målbare overordnede og evt. lokale mål. Politikken ses beskrevet og der ses opstillet mål disse skal dog ajourføres. C Kvalitetsstyringssystemets indhold 3 Procedure for ansvar og beføjelser Dette ses beskrevet i S01.4 4 Procedure for den eller de systemansvarlige. Procedure P99.2 ses at indeholde relevante punkter fra bekendtgørelsen. Hvis det besluttes at den systemansvarliges opgavevaretagelse deles mellem 2, kræves en yderligere præcisering vedr. fordeling. CK-014 udgave 2008-09-17 Side 3 af 8
5 Sagsbehandlingsprocedurer Status Der ses en række meget velkvalificerede sagsbehandlingsprocedurer forstået på den måde at beslutningen om at lade medarbejderne udarbejde procedurerne der beskriver hvad de laver i deres hverdag, har været rigtig god. Det vurderes at metoden vedr. udfærdigelse skal fastholdes i det det givet øget ejerskab til sagsbehandlingsprocedurerne. Flot arbejde af de procedureansvarlige. 6 Procedure for koordinering mellem flere myndigheder. Hvem, hvad, hvornår, hvordan 7 Procedure for kompetencestyring Kortlægning af egne opgaver. Kortlægning af medarbejderkompetencer. Uddannelse af medarbejdere Registrering af kompetencer Ingen bemærkninger til P03.5 P99.60 er en fin procedure og skemaet er et godt overordnet værktøj til kortlægning. Skemaet kan med en simpel redigering også anvendes ifm. ajourføring af kompetencer. Krav i forbindelse med Kvalitetsstyringslov og bekendtgørelse (Systemansvarlig, intern auditor) bør fremgå af kompetencestyringen. Skemaet og dermed den egentlige kortlægning mangler at blive taget i brug. 8 Procedure tilkøb af kompetence. Leverandørvurderinger Kvalitetssikring af kontrakter Kontrol af tilkøbte ydelser Løbende vurdering af leverandørernes ydelser. 9 Procedure for styring af dokumenter, herunder registreringer. Vedr. kvalitetsstyringssystemet Vedr. sagsbehandlingsprocedurerne Godkendelse og ajourføring af dokumenter. Tilgængelighed Arkivering af dokumenter. Arkivering af registreringer. Indeholdt i P99.60 helt OK Vær opmærksom på at hvis der er stillet kompetencekrav op til medarbejder i forbindelse med løsning af en opgave, så skal et eventuelt tilkøb af kompetence som minimum leve op til disse krav. Ingen bemærkninger til P03.2 og P99.10 CK-014 udgave 2008-09-17 Side 4 af 8
10 Eksternt udarbejdede procedurer. Eks. love, bekendtgørelser m.v. Formidling? 11 Kvalitetshåndbogen Gyldighed Tilgængelighed Ingen bemærkninger til P03.1 Der er valgt at benytte D4 som system. Ingen bemærkninger udover hvad der er nævnt under de enkelte punkter. D Måling af kvalitetssystemets effektivitet, opfølgning m.v. 13 Intern audit. Auditkriterier, formål og metoder. Auditplanlægning Audithold Afrapportering Cyklus på 5 år kan med fordel tilpasses et certifikats gyldighedsperiode på 3 år. Der bør foretages en tilretning mellem P99.20, P99.55 og P99.57 således at begreber vedr. afhjælpning, afvigelser, korrigerende og forebyggende handlinger er enslydende. Præcisering af hvad der er større og mindre afvigelse måske ud fra et bredere synspunkt - bør bredes ud til P99.57 - såfremt man ønsker at fastholde begreberne. En sammenskrivning af P99.55 og P99.57 kan overvejes. Intern audit er gennemført på relevante områder tilbage i 2007. Forud for certificering forventes gennemført, og afrapporteret, intern audit på de tværgående procedurer + på en række sagsbehandlingsprocedurer (vurdér selv hvilke der er vigtigst) Se desuden punkt 17. 14 Brugertilfredshedsundersøgelser. Virksomheder og borgere. Målemetode, hyppighed, valg af brugertilfredshedsparametre P99.61 er velskrevet Forud for certificering skal der som minimum foreligge en plan for hvilke brugertilfredshedsundersøgelser der påtænkes gennemført og hvordan den/disse tænkes gennemført. CK-014 udgave 2008-09-17 Side 5 af 8
15 Opfølgning på intern audit samt brugertilfredshedsundersøgelser. Ses beskrevet i P99.2 og P99.61 16 Ledelsens evalueringer. P99.50 beskriver meget fint forløbet vedr. Ledelsens evaluering. Der skal gennemføres en ledelses evaluering forud for certificeringen; således at systematikken og metodikken kan efterprøves. 17 Afhjælpende, korrigerende og forebyggende handlinger. Registreringer Der bør foretages en tilretning således at begreber vedr. afhjælpning, afvigelser, korrigerende og forebyggende handlinger er enslydende. Præcisering af hvad der er større og mindre afvigelse måske ud fra et bredere synspunkt end i P99.20 bør implementeres. Primært for at flytte fokus fra diskussion af stor/lille til diskussion af løsninger. 18 Procedure for offentliggørelse af indsats og resultater. Det er en fyldestgørende beskrivelse af systemets opbygning og bestanddele der skal offentliggøres se også punkt 1. Der mangler i P99.70 at følgende også skal offentliggøres: - Mulighed for aktindsigt Desuden er det et krav at det senest 3 måneder efter at man har opnået eller mistet certifikat skal offentliggøres CK-014 udgave 2008-09-17 Side 6 af 8
Sagsbehandlingsprocedurer for natur og miljøområdet Nr. Lov om Berørt faggruppe, bemærkninger 1 miljøbeskyttelse Miljø 2 vandforsyning m.v, Forsyning 3 forurenet jord Miljø 4 beskyttelse af havmiljøet Beredskab 5 kemiske stoffer og produkter Miljø 6 betalingsregler for spildevandsanlæg m.v. Forsyning 7 godtgørelse i forbindelse med indsamling af hermetisk forseglede nikkel-cadmiumakkumulatorer Er nu indeholdt i Miljøbeskyttelsesloven. 8 råstoffer Plan 9 beskyttelse af de ydre koge i Tøndermarsken Ikke relevant 10 Okker Plan 11 miljømål m.v. for vandforekomster og internationale Plan naturbeskyttelsesområder (miljø- målsloven) 12 naturbeskyttelse Plan 13 vandløb Plan CK-014 udgave 2008-09-17 Side 7 af 8
14 sommerhuse og campering m.v. Plan 15 Skjern Å Naturprojekt Ikke relevant 16 anvendelse af Frøstruplejren? 17 planlægning, for så vidt angår VVM-sager. Miljø og Plan 18 Miljøgodkendelse m.v. af husdyrbrug Miljø 4. Forbehold DS forbeholder sig ret til også senere, såvel under præ-audit og under certificeringsaudit, at pege på eventuelle områder i det etablerede kvalitetsstyringssystem de definerede konkrete mål de gennemførte interne audit de gennemførte ledelses evalueringer, der ikke vurderes at opfylde kravene i det valgte kravgrundlag CK-014 udgave 2008-09-17 Side 8 af 8