1 Fruering og Vitved Menighedsråd Referat af fællesrådsmøde Tirsdag den 17. januar 2017 Referatet sendes til: MR- medlemmer, kirkeværger, suppleanter, sognepræst, ansatte, regnskabsfører, webbmaster samt lejer af forpagtergårdsboligen. 1. Godkendelse af dagsorden 2. Bemærkninger til referat fra mødet den 24. november 2016 3. Økonomi, herunder a. Fremlæggelse og underskrift af revisionsprotokollater fra kasseeftersyn november 2016 Samt godkendelse af provstiudvalgets bemærkninger til revisionsprotokollater for årsregnskaber for 2015 b. Godkendelse af honorar til menighedsrådsmedlemmer c. Honorarer til organist- og kirkesangervikarer 4. Gennemgang, behandling og underskrivelse af vedtægter for de enkelte udvalg og enkeltmandsposter 5. Hjemmesiden og ny webbmaster 6. Kirkestafet, og fortsættelse heraf 7. Vision og målsætninger for sognene og menighedsrådenes arbejde 8. Kurser og møder de kommende måneder 9. Orientering ved formanden for Vitved Menighedsråd 10. Orientering ved formanden for Fruering Menighedsråd 11. Orientering ved sognepræsten 12. Orientering ved kontaktpersonen 13. Orientering ved kirkeværger 14. Orientering ved formanden for præstegårdsudvalget 15. Orientering ved medarbejderrepræsentant 16. Orientering ved folkevalgte kasserere 17. Eventuelt Mødet blev ledet af: Niels Peter Skrubbeltrang Referent: Arne Sørensen Mødedeltagelse: Der var afbud fra Jørgen Kiærskou. Mødet blev indledt med at vi sang nr. 48: Her vil ties, her vil bies Pkt. 1 Godkendelse af dagsorden Dagsordenen godkendt uden bemærkninger. Pkt. 2 Bemærkninger til referat fra mødet den 24. november 2016. Hans Schmidt Laursens var stavet forkert er nu rettet. Med ovennævnte bemærkning er referatet godkendt. Pkt. 3 Økonomi, herunder: a. Revisionsprotokollater fra kasseeftersyn november for Fruering kirkekasse og Vitved kirkekasse blev
2 forelagt og underskrevet af begge menighedsråd uden bemærkninger. Provstiudvalgets bemærkninger til revisionsprotokollater for årsregnskaber for 2015 blev forelagt og godkendt uden bemærkninger. b. Godkendelse af honorar til menighedsrådsmedlemmer Det blev besluttet som tidligere år at følge provstiets satser og skattefri godtgørelse undtagen til formænd. Elin ønsker ikke at modtage skattefri godtgørelse. Honorar og skattefri godtgørelse er følgende: Formænd: 12.000/11.000 kr. i honorar (er afhængig af antal sognebørn) Kirkeværger: 2.350 kr. Legarth får 2.350 som sekretær for fællesrådene og næstformand Næstformænd: 1.400 kr. Øvrige menighedsrådsmedlemmer: 1.400 kr. Anne Marie får honorar som regnskabsføre + betalt bredbånd (4x700 kr.) c. Honorar til organist- og kirkesangervikarer Vejledende honorartakster var vedlagt som bilag 4 til dagsorden, men bilaget er ikke udtømmende da Gurli arbejder sammen og indgår i et vagt- og vikarsamarbejde med Stilling, Hylke, Tåning og Ousted. Gurli oplyste at organisterne bruger uendelig meget tid på at komme frem til en brugbar fordeling, men uden held, og opfordre til at der er nogen kan påtage sig denne rolle. Konklusionen blev at der rettes henvendelse til Pernille Weldingh i håb om at hun via provstiet vil påtage sig denne udredning. Pkt. 4 Gennemgang, behandling og underskrivelse af vedtægter for de enkelte udvalg og enkeltmandsposter Vi bruger standardskabelonerne med få undtagelser. Stort set kun ændret datoer i forhold til forrige periode. Vedtægterne fastlægger de formelle rammer, men vi er fleksible, hvis nødvendigt. Ikke gennemgå dem systematisk, enkelte kommentarer og stil spørgsmål. Kirkegårdsvedtægt blev grundigt revideret i 2015. Bilag 11 til orientering. Fællestakster fastsat af provstiet. Bilag 17, 18 og 21 skal som noget nyt også underskrives af folkevalgte kasserer/regnskabsfører. Det er aftalt at vi holder et møde for folkevalgte kasserer med Anne Marie, når 2016 regnskab er ved at være klar. Gennemgang af regnskabsinstruks og kommentarer til regnskab tages på samme møde. Niels Peter vil lade alle vedtægter indscanne med underskrifter og fremsende disse til arkivering på DAP for hhv. Fruering og Vitved. Alle vedtægter blev gennemgået og underskrevet. Pkt. 5. Hjemmesiden og ny webbmaster Svend Hoffgaard har efter mange års flotte arbejde ytret ønske om at stoppe som webbmaster, men er indstillet på at blive ved til der findes en afløser. Der blev efterlyst emner og foreslået at opslå stillingen i næste kirkeblad. Der blev foreslået Bjarne Nielsen, Hvedevænget, Virring da han er involveret i Egnsarkivet og er redaktør på bladet: Træf. Det blev drøftet at det er ikke rimeligt at webbmasteren skal deltage i alle arrangementer og derved sikre sig en billede serie til hjemmesiden. Denne funktion at tage billeder kan være en
opgave, der kan uddelegeres ved det enkelte arrangement og denne uddelegering kan foretages på de fælles menighedsrådsmøder. 3 Pkt. 6 Kirkestafet, og fortsættelse heraf Kirkestafetten kommer til Fruering den 23. august og der kommer snart en folder om dette. Med besøget i Fruering slutter kirkestafetten for denne gang og alle provstiets kirker har været besøgt og med stor tilslutning. Der blev nedsat et udvalg i Fruering til at tage sig af arrangementet i Fruering bestående af Vagn, Gurli, Inge-Gerd, Helle og Niels Peter. Der bliver efterlyst fra det udvalg der blev nedsat af provstiet til at afvikle kirkestafetten, om der er stemning for en ny runde og hvis ja efterlyses ideer. Konklusion og beslutning blev at Fruering og Vitved sogne er indstillet på at deltage igen, hvis dette bliver aktuelt eventuelt med 1-2 års pause. Med hensyn til ideer kunne det fortsat være med kirken som omdrejningspunkt og udvidet til også at omfatte byen, sognet, egnsarkivet, måske historiske bygninger og markante personer? Der svares tilbage til Erna Bachmann at begge sogne er positivt indstillet på en gentagelse. Pkt. 7. Vision og målsætninger for sognene og menighedsrådenes arbejde bilag nr. 24 Niels Peter informerede om processen da gældende visioner og målsætninger blev tildannet, hvilket blev påbegyndt i tilknytning til en ny menighedsrådsperiode i 2008/2009. Der blev afholdt et arrangement på Kongensbro Kro med deltagelse af en konsulent udefra (Kirsten Moesgaard) til at guide os i gennem. Der foreligger en række rapporter og folder med inspiration til en ny kommende proces som f. eks: Hvad er det vi vil med vores kirke og sogneliv. Vision fra 2009 og eftersendte bilag fra præsteforeningen og Landsforeningen om samvirke mellem præst og menighedsråd. Hvordan udvikler vi det kirkelige liv i sognene? Der var opbakning til at afsætte en lørdag inden sommerferien til at få taget hul på en opdatering af gældende visioner og målsætninger og eventuelt med bistand fra en ekstern proceskonsulent. Det blev aftalt at planlægge efter følgende datoer: 10. juni eller den 17. juni. Det blev nedsat et planlægningsudvalg bestående af: Magda, Elin, Inge-Gerd, Niels Peter og Arne. Pkt. 8 Kurser og møder de kommende måneder Introduktionsaften for både nye og gamle menighedsrådsmedlemmer i Skanderborg Provsti den 31. januar 2017 i Kirkecenter Højvangen, Skanderborg der tilmeldes 4-5 stykker Kirkefondet holder et møde i Helligåndskirken den 2. marts 2017 fra kl. 18.00 22.00. Tilmelding til Legarth senest den 25. februar 2017. Aftens emne er: Kirkens kommunikation Hvordan? Kirkegårdskonference på Nyborg Strand den 9. marts 2017 Folkekirkens Nødhjælp samler penge ind den 12. marts 2017 og ønsker indsamlere alle kan tilmelde sig Generalforsamling i Distriktsforeningen den 14. marts 2017 i Kirkecenter Kirkebakken, Skanderborg. Pkt. 9 Orientering ved formanden for Vitved Menighedsråd Gulv i koret Tidspunkt for udførelse af renovering af gulv i koret kan ikke oplyses før de to konservatorer fra Give og Ølgod har besigtiget kirkens inventar, hvilket er planlagt til den 25. januar 2017. På baggrund af besigtigelsen bliver der udfærdiget en rapport og et økonomisk budget, der skal til godkendelse hos Provsti/Stift /Nationalmuseet og først derefter kan der udarbejdes et projekt på renoveringsopgaven.
4 Gurli og Inge-Gerd skal ikke i deres planlægning af kommende koncerter og bryllupper tager hensyn til projektet når vi ikke kender udførelsestidspunktet. Udskiftning af tag på kirken Dette projekt følger en tidsplan om at det fysiske arbejde kan påbegyndes umiddelbart efter konfirmationen i Vitved kirke. Pkt. 10 Orientering ved formanden for Fruering Menighedsråd Fastlæggelse kommunevej. Skanderborg-Hørning Fjernvarme har rette henvendelse til Fruering menighedsråd angående placering af en fjernvarmeledning fra Gram til Fruering, der ønskes placeret på præstegårdens mark. Præstegårdsudvalget og Fruering menighedsråd vil blive involveret da denne placering medfører tinglysning af ledningernes placering og erstatning, herunder kontakt til og forhandling med forpagteren af jorden. Der er modtaget tilbud på en kopieringsaftale. Begge menighedsråd har modtaget inspiration til køb af en bog om Menighedsrådsarbejde i praksis. Niels Peter vil foranledige at bogen bliver købt. Begge menighedsråd har modtaget en stak dåbsfolder, der blev afleveret til Inge-Gerd. Luther fejringer (DAP) 9. februar kl. 16-17.30 lancering Luther øl, 7. maj plantning æbletræ + gudstjeneste. Provstestillingen opslået. Ansøgningsfrist 30. januar. Orienteringsmøde 9. februar. Udtalemøde 23. februar. Lovforslag om forsøg i folkekirken med høringsfrist den 28. januar. Det vurderes at vi fra menighedsrådenes side ikke behøver at skulle sætte sig ind i lovforslaget og indgive høringssvar Emnet: Det nye Arkivsystem på DAP bliver berørt på mødet i provstiet den 31. januar og det tilstræbes at vi i begge sogne får fastlagt en ens procedure for arkivering på DAP. Nyhedsbrev fra biskoppen på DAP. Information om: Plant et håb i verdenen. Pkt. 11 Orientering ved sognepræsten Inge-Gerd takke på vegne af Finn og Marianne for julegaven Konfirmanderne er begyndt igen i det nye år Klippekort til konfirmander til bustransport er nu fortid og fremadrettet må der betales til egen bus Der hersker tvivl til om fleks taxa kan bruges? Der første 5 gange undervisning er sammen med Solbjerg skolen Den 14.marts 2017 skal konfirmanderne en tid til Århus Den 29. januar 2017 er der traditionen tro gospelgudstjeneste i Fruering kirke kl. 16.00. Eli kommer efter kl. 10.00, Christina er der fra morgen af sammen med Gurli og Inge-Gerd, Preben og Magda kommer kl. 11.00 og hjælper med pizza Der holdes planlægningsmøde blandt de 4 præster i indeværende uge, der rækker frem til sommerferien Kirkebladets oplag er reduceret fra 2.000 til 1.900 og PP-post er steget 25 øre pr. forsendelse Nye adresselister over menighedsråd og ansatte fremsendes. Pkt. 12 Orientering ved kontaktpersonen Der indkaldes til det årlige, ordinære personalemøde hvor menighedsrådet skal være repræsenteret til den 7. februar 2017 kl. 10.00 på graverkontoret i Fruering Ulla deltager på vegne af begge menighedsråd.
5 Pkt. 13 Orientering ved kirkeværger Vagn Har besluttet ikke at deltage i årets Kirkegårdskonferencen på Nyborg Strand i år Jan Skaar (nabo til kirkegården) har henvendt sig da han føler sig generet af et kirkegårdens træer, der rækker ind over skellet til ham. Vagn vil vurdere en mulig beskæring Der skal være et møde med Dansk Kirkekalk på baggrund af oplæg fra provstiet om intervaller for kirkekalkning og eventuelt en opdeling af de mere og mindre udsatte flader på kirken? Nationalmuseet har fremsendt en rapport der vurderer det afsluttede drænprojekt ved kirken. I rapporten oplyses at det ikke har været muligt at vurdere effekten af det projekt der blev udført i årene 1976-1979. Vi må nu afvente og vurderer resultatet af det projekt der blev afsluttet i 2016 i de efterfølgende år Det foreligger et godt billedmateriale udført af Eli af det udførte drænprojekt. Ulla Har også besluttet at springe deltagelse i årets Kirkegårdskonference over i år Ulla påpeger at der er en divergens imellem Brandsoft og kirkegårdsvedtægter med hensyn til hvor lang tid en zinkkiste må bevares (vi har i Vitved et gravsted med en zinkkiste). Brandsoft oplyser 70 år og vedtægterne siger 2 x fredningsperioden? Ulla vil tage kontakt til Pernille Weldingh Ulla påpeger manglende opfølgning fra synet 2016 mht. støj og varmesystemet i kirken, gelænder ved trappe på kirkegården mod syd Der er bestilt fejekoste ved kapeldør Pkt. 14 Orientering ved formanden for præstegårdsudvalget Ved Jørgens fravær informerede Niels Peter at der har været afholdt møde i præstegårdsudvalget den 11. januar 2017 og der foreligger referat fra mødet. Pkt. 15 Orientering ved medarbejderrepræsentant Holger takkede på vegne af de ansatte for julegaven Holger oplyste at samarbejdet med Christina (gravermedhjælper i Fruering efter Gitta) fungere rigtig godt. Christian har 26 timer om ugen Holger har fået en ny praktikant, der hedder Allan Krogh, der har 10 timer om ugen. Allan er meget interesseret i skovarbejde og ifølge Kommunen er det forsikringsmæssigt OK at lade Allan arbejde med en motorsav. Det vurderes at der ligger en del oprydningsarbejde både i præstegården og i skoven, der ikke kan nås i sommerperioden og som Allan vil kunne klare Vibeke havde ingen bemærkninger. Pkt. 16 Orientering ved folkevalgte kasserere Ingen bemærkninger. Pkt. 17 Eventuelt Inge-Gerd sørger for en gave fra menighedsrådede til Bertha Krogh, der fylder 80 år Kristeligt Dagblad kan vælges i papirudgave eller elektronisk, og såfremt bladet kun ønskes fredag og lørdag kan dette også vælges. Konklusion: eventuelle ændringer meddeles formænd eller direkte til Anne Marie Madsen Vibeke opfordrer til at der arrangeres en studietur i 2017. Mødet sluttede ca. kl. 22.00.