Spørgsmål og svar Sundhedsfaglige vikarydelser

Spørgsmål og svar Sundhedsfaglige vikarydelser Nedenfor kan læses indkomne spørgsmål og svar: Spørgsmål er besvaret med orange skrift Spørgsmål til udbudsmaterialet: Spørgsmål 1: Vedrørende udbuddet af sundhedsfaglige vikarydelser, skal man da tilmelde sig på forhånd. Eller klør vi bare på? Man skal ikke tilmelde sig nogen steder for at afgive tilbud. Spørgsmål 2: Ad EU-udbud Vedrørende levering af Sundhedsfaglige vikarydelser til Fællesindkøb Fyn, 2.2 Udvælgelseskriterier, Faglig formåen står at der skal nævnes oplysninger om de uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer hos tilbudsgivers medarbejdere omkring erfaring med teampatienter herunder respirator Spørgsmål: Vil Fællesindkøb Fyn venligst oplyse om der refereres til internt personale eller til medarbejderne der varetager opgaven hos borgeren? Ordregiver ønsker oplyst erfaring af de vikarer som er tilknyttet bureauet og som varetager opgaverne ude hos borgerne. Spørgsmål 3: Ad EU-udbud Vedrørende levering af Sundhedsfaglige vikarydelser til Fællesindkøb Fyn, 2.2 Udvælgelseskriterier, Faglig formåen står at der skal vedlægges en erklæring om tilbudsgivers årlige gennemsnitlige antal beskæftigede og antallet af ledere gennem de sidste 2 år Spørgsmål 1: Vil Fællesindkøb Fyn bekræfte at der her er tale om antallet af medarbejdere(vikarer) der er hos borgerne svarende til de faggrupper der ønskes priser på? Spørgsmål 2: Vil Fællesindkøb Fyn forklare hvad der medes med ledere i denne forbindelse? Spørgsmål 3: Forventer Fællesindkøb Fyn at denne erklæring er underskrevet? Ad 1) Ordregiver bekræfter det forespurgte. Ad 2) Ordregiver definerer ledere, som vikarer der løser opgaver på egen hånd, hvilket eksempelvis vil sige arbejder alene hos teampatienter, har kørt selvstændigt rundt hos hjemmeplejen eller fortaget andet form for selvstændigt arbejde. Ad 3) Det er ikke et krav at ovennævnte beskrivelse er underskrevet. Spørgsmål 4: Ad EU-udbud Vedrørende levering af Sundhedsfaglige vikarydelser til Fællesindkøb Fyn 2.15 står at udbyder anvender klassifikationssystemet UNSPSC. Spørgsmål: Vil Fællesindkøb Fyn venligst oplyse numrene på varelinjerne svarende til personale kategorierne i prisskemaet? Side 1 af 8

Ordregiver vil ved kontraktstart være behjælpelig med de nødvendige UNSPSC numre. Spørgsmål 5: Ad EU-udbud Vedrørende levering af Sundhedsfaglige vikarydelser til Fællesindkøb Fyn, 4.6 Oplæring står at tilbudsgiver er ansvarlig for den nødvendige og tilstrækkelige instruktion, hvilket i særlig grad er påkrævet, når vikarerne skal udføre tjeneste i aften- og nattetimer, i weekender og på søn- og helligdage Spørgsmål: Da det er kommunerne i Fællesindkøb Fyn der har instruktionsbeføjelserne overfor vikarerne i hjemmeplejen og på plejecentrene i kommunerne, hvordan kan tilbudsgiver da instruere vikarerne? Det præciseres, at ordregiver har instruktionsbeføjelserne, men tilbudsgiver er ansvarlige for oplæring af eksempelvis hjemmedialyse, IV antibiotica, pålægning af kompretionsforbinding mv., som er nødvendig viden for at udføre en given opgave. Spørgsmål 6: Ad EU-udbud Vedrørende levering af Sundhedsfaglige vikarydelser til Fællesindkøb Fyn, 4.8, Vagtlængde og afbestilling står at minimums vagtlængde er 4 timer og maximum 12 timer følger overenskomsten Spørgsmål: Vil Fællesindkøb Fyn bekræfte at overenskomsten mellem Vikarbureauernes brancheforening (VB-FASID) og Dansk Sygeplejeråd følges så minimums bestilling af sygeplejersker er 5 timer? Ordregiver bekræfter, at de gældende overenskomster følges. Spørgsmål 7: Ad EU-udbud Vedrørende levering af Sundhedsfaglige vikarydelser til Fællesindkøb Fyn, 4.8, Vagtlængde og afbestilling står at hvis en vikar udebliver, eller hvis tilbudsgiver aflyser bestilt vagt senere end 4 timer før påbegyndelse af en vagt, er tilbudsgiver pligtig til at betale hele vagten til ordregiver Spørgsmål: Hvordan stiller det leverandøren hvis der kommer en sygemelding om morgenen til en vagt? Begrundelse: Forklaring skal bruges til at kapitalisere, så det kan indregnes i tilbudsprisen Hvis tilbudsgiver aflyser en bestilt vagt senere end 4 timer før påbegyndelse skal tilbudsgiver betale hele vagten til ordregiver. Der tages ikke højde for om der er tale om sygdom eller andre former for fravær. Spørgsmål 8: Ad EU-udbud Vedrørende levering af Sundhedsfaglige vikarydelser til Fællesindkøb Fyn, 4.8, Vagtlængde og afbestilling står at der skal tilbydes døgntelefon Spørgsmål: Er der i kommunerne i Fællesindkøb Fyn nattevagter der starter senere end kl. 24.00 og dermed kan sygemeldingsbestilling til nattevagt klares i en åbningstid mellem 06.00-24.00? Der accepteres en åbningstid i tidsrummet 0.6.00-24.00 Side 2 af 8

Spørgsmål 9: Ad EU-udbud Vedrørende levering af Sundhedsfaglige vikarydelser til Fællesindkøb Fyn, 4.12 Efteruddannelse at de udsendte vikarer skal have bestået et forflytningskursus Spørgsmål: Kan Fællesindkøb Fyn accepterer at såfremt vikarerne kan dokumenterer at det er en del af uddannelsen, så vil det kunne accepteres som værende et bestået kursus? Ordregiver bekræfter, at dette godt kan accepteres. Spørgsmål 10: Ad Rammekontrakt 15 Priser og prisregulering står at første prisregulering kan finde sted 1. september 2014 Spørgsmål: Vil Fællesindkøb Fyn overveje at følge overenskomsterne på området med regulering pr. 1. marts, første gang pr. 1. marts 2014? Ordregiver fastholder det skrevne i 15. Spørgsmål 11: Ad Rammekontrakt 28 Bod står at hvis der opleves fejlfakturering kan kontrakthaver pålægges bod på op til kr. 5000 og en bod på 10 % af differencen mellem den korrekte og den fejlfaktureret fakturering Spørgsmål: Vil ændringer af den faktiske arbejdstid i forhold til den bestilte vagt opfattes og dermed enten efterfakturering eller kreditering opfattes som fejlfakturering? Nej. Spørgsmål 12: Ad Tilbudsliste Spørgsmål 1: Anvendes der ikke vikarer der er ansvarshavende i kommunerne i Fællesindkøb Fyn? Spørgsmål 2: Hvor kan prisen på tillæg for uniform skrives i tilbudsskemaet? Ad 1) Nej Ad 2) Hvis der ikke stilles uniform til rådighed udbetales godtgørelse i henhold til gældende overenskomst indenfor de forskellige faggrupper. Spørgsmål 13: 2.2 Udvælgelseskriterier, Faglig formåen Hvor mange Teampatienter er der i kommunerne på nuværende tidspunkt? Er de alle respiratorpatienter, eller hvilke andre typer borgere er der tale om? Det varierer, men gennemsnitlige mellem 3-8 teampatienter. Pt. er der primært tale om respiratorpatienter, men dette kan ændre sig løbende. Spørgsmål 14: 2.2 Udvælgelseskriterier, Faglig formåen, Referenceliste Tilbudsgiver har en lang række referencer. Side 3 af 8

Spørgsmål: vil Fællesindkøb Fyn acceptere, at det minimum er 3 reference og max 8 lignende referencer udført indenfor de seneste to år. Tilbudsgiver vælger selv, hvor mange referencer der medsendes tilbuddet. Spørgsmål 15: 4.6 Oplæring. Tilbudsgiver er ansvarlig for den nødvendige og tilstrækkelige instruktion, hvilket i særlig grad e er påkrævet, når vikarerne skal udføre tjeneste i aften- og nattetimer, i weekender, på søn- og helligdage samt hos teampatienter. Vil Fællesindkøb Fyn bekræfte at Kommunerne har instruktionsbeføjelsen i forhold til de opgaver vi skal levere vikarer til, og at vores instruktion består af at formidle informationer vi har fået fra kommunerne videre til vikarerne, så de kan varetage opgaven korrekt? Der henvises til tidligere besvarelse under spørgsmål og svar 5. Spørgsmål 16: 4.8 Vagtlængde og afbestilling Vagtlængden er minimum 4 timer og maksimum 12 timer følger overenskomsten. Spørgsmål 1: Vil Fællesindkøb Fyn bekræfte, at det er et minimum på 5 timer for DSR personale iflg. overenskomsten med DSR? Hvis en aftalt vikar udebliver, eller hvis tilbudsgiver aflyser bestilt vagt senere end 4 timer før påbegyndelse af en vagt, er tilbudsgiver pligtig at betale for hele vagten til ordregiver. Spørgsmål 2: Har dette været et krav i foregående kontrakt? Spørgsmål 3: Hvis ja, har dette være praktiseret? Spørgsmål 4: Hvis ja, hvor mange gange har dette været praktiseret? Begrundelse: Det ønskes oplyst, idet vi skal indkalkulere en evt. udgift i priserne! Tilbudsgiver skal tilbyde døgntelefon. Så tilbudsgiver kan kontaktes f.eks. i forbindelse med sygdom på nattevagt. Spørgsmål 5: Vil Fællesindkøb Fyn acceptere, at udbyder telefontid er mellem kl. 6 24. Begrundelse: Det vil være tvivlsomt om en vikar vil vækkes f.eks. kl. 3 om natten for at tage på en 4 timers nattevagt. Ønsket er forståeligt, de få gange det vil være nødvendigt, men en unødig udgift til kommunerne der skal bemande bookingen yderligere med 6 timer og derved forhøje priserne! En åbningstid til kl. 24 vil afdække om et behov er nødvendigt i forbindelse med manglende ind møde af nattevagt f.eks. pga. sygdom. Ad 1) Der henvises til tidligere besvarelse under spørgsmål og svar 6 Ad 2) Ordregiver kan ikke udtale sig om den foregående kontrakt Ad 3) Ordregiver kan ikke udtale sig om den foregående kontrakt Ad 4) Ordregiver kan ikke udtale sig om den foregående kontrakt Ad 5) Der accepteres en åbningstid i tidsrummet 0.6.00-24.00 Spørgsmål 17: 4.9 Ordreafgivelse, tidsterminer Side 4 af 8

Såfremt en nattevagt bestilles om formiddagen til samme dag, og vi ønsker at kunne levere kontinuitet i vagten, kan Fællesindkøb Fyn acceptere, at vi kan indgå individuelle aftaler med bestilleren om tilbagemeldingstiden? Begrundelse: Vikarer, der tager nattevagter, vil få afbrudt deres søvn, hvis de skal kontaktes senest kl. 12.00. Som leverandør vil vi helst kontakte vikarer, der allerede har haft en vagt på stedet for at bevare kontinuiteten. Såfremt ordregiver indgår en specifik aftale med tilbudsgiver om en konkret vagt er dette accepteret. Det vil være tilbudsgiver som har bevisbyrden for den konkrete aftaleindgåelse. Spørgsmål 18: 4.9 Ordreafgivelse, sidste afs. Tilbudsgiver skal stille kontaktperson til rådighed for ordregiver, så det er muligt at komme i kontakt med denne direkte med henblik på drøftelse og afklaring af problemstillinger og spørgsmål af generel karakter. Kan Fællesindkøb Fyn bekræfte, at direkte kontakt både kan være personlig mail og telefon? Såfremt der benyttes mail, skal denne aflæses flere gange dagligt, således ordregiver kan få en tilbagemelding hurtigst muligt. Spørgsmål 19: 4.10 Opsigelsesvarsel, afs. 3 Kan Fællesindkøb Fyn acceptere en opsigelsesvarsel på 3 måneders varsel i forbindelse med nyt udbud, hvor kontrakten indgås med anden leverandør? Begrundelse: Dette vil være vores opsigelsesvarsel til de medarbejder der indgår i teamet, iflg. gældende overenskomster. Ordregiver fastholder kravet. Ordregiver gør opmærksom på, at tilbudsgiver i god tid ved at kontrakten skal udbydes og ligeledes ofte i god tid ved om de har vundet den udbudte opgave igen. Spørgsmål 20: 4.14 Afregning Spørgsmål til 1. afs.: Er dette gældende for både vikarer til Ældreplejen og til teampatienter? Spørgsmål til 2. afs.: Timeseddel skal underskrives af ansvarshavende for den ordregivende kommune. Er fastansat personale ansvarshavende i aften- og nattevagter, eller hvordan skal timesedlen skrives under i disse situationer? Ad 1) Ja. Vikaren får kørselsgodtgørelse fra det bestemmelsessted hvor vikaren skal møde og ud til ordregivers borgere. Ved teampatienter betaler der eksempelvis kørselsgodtgørelse, ved kørsel i egen bil på ture med patienten eller andre gøremål for patienten. Ad 2) Såfremt der ikke er ansvarshavende personale tilstede, skal den ordregivende myndighed oplyse vikaren hvordan timesedlen skal underskrives. Eventuelt ved at bemyndige en ansat til at underskrive den konkrete vagt Side 5 af 8

Spørgsmål 21: Kontrakt, 12 Vil Fællesindkøb Fyn bekræfte, at der STRAKS indsendes skriftlig meddelelse til kontrakthaver med en begrundelse herfor iht. De opstillede krav i udbudsmaterialet. Ja, så snart den ledende medarbejder får kendskab hertil. Eksempelvis vil en udført vikardækning som ikke er løst fyldstgørende i en weekend vagt, ofte først komme til lederens kendskab mandag morgen. Straksbegrebet indtræder når det kommer til den ledende medarbejders kendskab. Spørgsmål 22: Kontrakt, 15 Der står i udbudsmaterialets at: Priserne er faste de første 12 måneder Tilbudsgiver udregner priser på baggrund af lønninger i overenskomster der er indgået mellem DSR/FOA og VB/FASID. Ifølge overenskomsterne reguleres lønnen mv. en gang årligt, næste gang 1. marts 2013. Følges disse tidspunkter for prisregulering vil tilbudsgiver i givet fald kunne tilbyde mere gennemskuelige priser. Kommunerne vil med stor sandsynlighed undgå at betale højere priser, hvis reguleringen følger overenskomsterne. Spørgsmål 1: Kan Fællesindkøb Fyn acceptere, at prisregulering følger samme tidspunkter som overenskomsterne, næste gang pr. 1. marts 2013? Spørgsmål 2: Kan Fællesindkøb Fyn acceptere, at prisregulering følger lønstigninger der er gældende i de landsdækkende overenskomster med DSR og FOA for private leverandører? Begrundelse: Det er et krav at tilbudsgiver overholder de overenskomster, som er forhandlet på for områdernes forhandlingsberettigede organisationer i Danmark. Fælleindkøb Fyn vil få tilbudt mere gennemskuelige priser og sandsynligvis undgå at betale unødige høje priser såfremt prisstigningen følger lønstigningerne i de overenskomster indgået med DSR og FOA! Ad 1) Ordregiver henviser til tidligere spørgsmål og svar 10. Ad 2) Ordregiver fastholder den oplyste prisreguleringsmodel Spørgsmål 23: Tilbudsliste, Helligdag Ved helligdag forstås vagter der ligger i helligdagsdøgnet osv. Den 24. december samt 1. maj betragtes ligeledes som helligdag. Spørgsmål: Vil Fællesindkøb Fyn acceptere, at 31. december ligeledes betragtes som helligdag? Begrundelse: Iflg. gældende overenskomster er 31. december ligeledes at betragte som helligdag. Såfremt den 31. december overenskomstmæssig er helligdag, acceptere ordregiver dette. Spørgsmål 24: I forbindelse med prissætningen står der ikke noget omkring overtid. Hvad er jeres regler for fakturering for overtid? Der faktureres ikke overtid på vikarer. Side 6 af 8

Spørgsmål 25: Afsnit 1.4 Er det muligt at estimere, hvor stor en del af det samlede forventede forbrug på ca. 17 mio.kr. der forventes anvendt indenfor pleje af teampatienter herunder respiratorpatienter Ca. halvdelen af det estimerede forbrug. Spørgsmål 26: Afsnit 1.5 og 4.10 Vi forstår det således, at der indgås rammeaftale efter en kaskademodel med 3 tilbudsgivere. Herudover anvendes begreberne den konkrete kontrakt, indgåede aftale og øvrige kontrakter. Vi ønsker en nærmere præcisering af disse begreber, herunder beskrivelse af de priser og vilkår der gælder i disse aftaler/kontrakter, gerne med udsendelse af aftale- /kontraktudkast. Kontraktudkast medfølger udbudsmaterialet. Modellen betyder, at der indgås en rammeaftale med 3 leverandører. Når den ordregivende myndighed har behov for at fortage en ordre henvender ordregiver sig til den første på aftalen (den leverandør som har afgivet den laveste pris). Såfremt denne ikke kan løfte opgaven henvender ordregiver sig til den næste leverandør på listen osv. Den konkrete kontrakt = det konkrete behov for en ydelse. Indgående kontrakt = en kontrakt der er indgået eksempelvis længere varende kontrakter. Øvrige kontrakter = eksempelvis indgående aftaler på teampatienter. Spørgsmål 27: Afsnit 4.2 og 4.12 Der er angivet nogle formelle krav til vikarernes uddannelse (uddannelsesbevis og autorisation, forflytningskursus). Er disse krav en udtømmende liste, eller er der f.eks. yderligere formelle krav til vikarer der deltager i pleje af teampatienter herunder respiratorpatienter? Nej. Spørgsmål 28: Det kan blive vanskeligt at opfylde disse krav fra den første dag. Er ordregiver indstillet på, at der efter aftale gives kontrakthaver en periode på f.eks. 3 måneder til at sikre, at alle vikarer opfylder kravene? Oplæring af respiratorpatienter forestås af sygehuset, såfremt vikaren ikke har bestået kurset. Øvrige krav skal være opfyldt ved kontraktstart. Det forventes at udsende besked til tilbudsgiverne i uge 27, hvilket betyder at der ca. er 2 måneder til kontraktstart. Spørgsmål 29: Det fremgår, at vikarer tilknyttet respiratorpatienter mv. evt. skal oplære nye vikarer. Betyder dette, at de vikarer der på tidspunktet for forventet kontraktopstart (01.09.2013) varetager disse opgaver, vil oplære kontrakthavers vikarer? Hvem betaler omkostningerne forbundet med denne oplæring? Såfremt der er behov for oplæring ligger omkostninger hos tilbudsgiver. Side 7 af 8

Spørgsmål 30: Er ordregiver indstillet på at timesedler udfyldes elektronisk, som en del af et web-baseret bestillingssystem? Timesedler skal underskrives af ordregivende myndighed. Spørgsmål 31: Vi ønsker en præcisering af bestemmelsen, herunder svar på: - Kan der pålægges en bod på max. 5.000 kr. for hver faktura der er fejlbehæftet, eller gælder det set over f.eks. en periode? - Hvad er afgørende for om ordregiver vælger at pålægge en bod? - Gælder differencen på 10 % for den samlede faktura, eller for den enkelte vagt der er faktureret med fejl? Ad 1) Bod vil typisk blive pålagt, hvis ordregiver ved compliance (prissammenligning) finder en difference på det faktureret beløb og det beløb som ordregiver skulle have betalt. Compliance vil typisk forgå over et fastsat interval, hvor alle faktureringer inden for den fastsatte periode kontrolleres. Ad 2) Pålægning af bod vil altid bero på en konkret vurdering men der lægges blandt andet vægt på, om der er tale om gentagne fejl og om problemet er forsøgt løst. Ad 3) Differencen gælder kun for de beløb der er fejlfaktureret forkert. Side 8 af 8