Udbudsmateriale Offentlig licitation Aarhus Kommune Udførelse af glarmesterarbejde Aarhus Kommune Juni 2013
Udbudsmateriale Juni 2013 Aarhus Kommune Teknik og Miljø Indkøbsafdelingen Juni 2013
Aarhus Kommune, Teknik og Miljø, Indkøbsafdelingen, Udførelse af glarmesterarbejde Juni 2013 Side 3 Indhold 1. INDLEDNING... 5 1.1 AARHUS KOMMUNES FREMTIDIGE RAMMEAFTALER... 5 1.2 ORGANISERING AF UDBUDSOPGAVEN... 5 2. SITUATIONSBESKRIVELSE... 6 2.1 ORGANISATION... 6 2.2 IMPLEMENTERING AF AARHUS KOMMUNES INDKØBSPOLITIK - FOKUS PÅ GEVINST, EFFEKTIVISERING SAMT BRUGERVENLIGHED... 6 2.3 MILJØZONE... 6 3. PROCEDURER OG KONKURRENCEVILKÅR... 8 3.1 VILKÅR FOR AFGIVELSE AF TILBUD... 8 3.1.1 Udbudsform... 8 3.1.2 Delaftaler... 8 3.1.3 Alternative bud... 8 3.1.4 Vedståelsesfrist... 8 3.1.5 Aftalegrundlag... 8 3.1.6 Konsortier... 8 3.1.7 Tilbudsgivers forbehold... 8 3.1.8 Ejendomsret... 9 3.2 FORMKRAV TIL TILBUDDETS OPBYGNING, INDHOLD OG AFLEVERING... 9 3.2.1 Formkrav... 9 3.2.2 Spørgsmål til udbudsmaterialet... 9 3.2.3 Tilbudsfrist... 9 3.3 TILBUDSBEHANDLING... 10 3.3.1 Registrering og åbning... 10 3.3.2 Gennemgang af tilbud og forhandling... 10 3.3.3 Underretning om valg af tilbud og kontraktindgåelse... 10 3.3.4 Udgifter ved tilbudsgivning... 10 3.4 UDBYDERS FORBEHOLD... 10 3.5 PROCEDURE FOR BEHANDLING AF TILBUD... 11 3.6 TILBUDSGIVERS ØKONOMISKE OG TEKNISKE FORMÅEN... 11 3.7 TILDELINGSKRITERIUM... 13 4. KRAVSPECIFIKATION... 15 4.1 OMFANG... 15 4.2 KRAVSPECIFIKATION... 15 4.2.1 Kvalitet... 15 4.2.2 Responstider... 16 4.2.3 Arbejdets udførelse... 16 4.2.4 Glarmesterrelateret tømrer- og snedkerarbejde... 17 4.2.5 PCB-sanering... 17 4.2.6 Glaslagre på Aarhus Kommunes adresser... 18 4.2.7 Arbejdsmiljø... 18 4.2.8 Underentreprenører... 18 4.2.9 Uddannelsesklausul... 18 4.3 AFREGNING AF TIMEPRISER... 18 4.4 ØVRIGE GLAS OG RUDER... 19 4.5 AB 92... 19 5. TILBUDSDISPOSITION... 20 5.1 GENERELLE FORMKRAV... 20 5.2 DISPOSITION AF TILBUDDET... 20 6. UDKAST TIL KONTRAKT... 23 1. INDLEDNING... 24
Aarhus Kommune, Teknik og Miljø, Indkøbsafdelingen, Udførelse af glarmesterarbejde Juni 2013 Side 4 2. KONTRAKTENS OMFANG... 24 3. AFTALENS VARIGHED OG OPSIGELSE... 24 4. ORGANISATION... 25 5. KVALITETSSTYRING... 25 6. BESTILLING OG UDFØRELSE AF GLARMESTERARBEJDE... 25 7. KLAUSUL OM ARBEJDSVILKÅR... 26 7.1 Løn og arbejdsvilkår... 26 7.2 Orientering om løn - og arbejdsvilkår... 26 7.3 Registret for Udenlandske Tjenesteydere (RUT) mv.... 26 7.4 Misligholdelse af klausul om arbejdsvilkår... 27 8. MEDARBEJDERE... 27 9. UDDANNELSESKLAUSUL... 28 10. MILJØ, ARBEJDSMILJØ, SUNDHED OG SIKKERHED... 28 11. VEDERLAG... 28 12. PRISREGULERING... 29 13. FAKTURERING... 29 14. BETALINGSBETINGELSER... 30 15. INFORMATIONSMØDER... 30 16. EVALUERING... 30 17. STATISTIK... 31 18. ETIK OG SOCIALT ANSVAR... 31 19. SIKKERHEDSSTILLELSE... 31 20. FORSIKRING... 32 21. UNDERENTREPRENØRER... 32 22. OFFENTLIGE PÅBUD... 32 23. FORCE MAJEURE... 32 24. MANGLER... 33 25. MISLIGHOLDELSE... 33 26. ERSTATNING... 34 27. OPHÆVELSE AF KONTRAKTEN... 34 27.1. Aarhus Kommunes rettigheder... 34 27.2 Entreprenørens rettigheder... 35 27.3 Virkning af ophævelse... 35 28. BONUS, GEBYRER MV... 35 29. OFFENTLIGGØRELSE... 35 30. INFORMATION OM AFTALEN... 35 31. TAVSHEDSPLIGT... 36 32. OVERDRAGELSE AF KONTRAKT... 36 33. LOVVALG OG AFGØRELSE AF TVISTER... 36 33.1 Generelt... 36 33.2 Syn og skøn... 36 33.3 Voldgift... 36 34. AB 92 MED AARHUS KOMMUNES TILLÆG OG FRAVIGELSER... 37 35. BETINGELSER... 37 36. UNDERSKRIFT... 37 7. TIDSFRISTER OG KONTAKTPERSONER... 38 8. BILAG... 39
Aarhus Kommune, Teknik og Miljø, Indkøbsafdelingen, Udførelse af glarmesterarbejde Juni 2013 Side 5 1. Indledning 1.1 Aarhus Kommunes fremtidige rammeaftaler Udbuddet vedrører udførelse af glarmesterarbejde for Aarhus Kommune. Udbuddet omfatter udelukkende løbende reparations- og vedligeholdelsesarbejder. Udbuddet omfatter ikke glarmesterarbejde i forbindelse med større anlægsopgaver, moderniseringer eller tilbygninger. Der vil blive indgået aftale med én entreprenør pr. delområde. Tilbudsgiver skal derfor råde over tilstrækkelige ressourcer til at kunne udføre alt glarmesterarbejde relateret til løbende vedligeholdelse og reparation inden for de delområder, som der afgives tilbud på. Aftale(r) indgås i form af obligatorisk(e) rammeaftale(r). En obligatorisk rammeaftale defineres som en samhandelsaftale med Aarhus Kommune, hvor kommunens institutioner mv. er forpligtet til at anvende den indgåede aftale. En rammeaftale med en entreprenør kan omfatte et eller flere delområder. For en nærmere beskrivelse af udbuddets omfang og delområder henvises til udbudsmaterialets afsnit 4.1 Omfang. 1.2 Organisering af udbudsopgaven Der er til gennemførelse af udbuddet nedsat en arbejdsgruppe med medlemmer fra magistratsafdelingerne for Sociale Forhold og Beskæftigelse, Teknik og Miljø, Sundhed og Omsorg samt Børn og Unge. Formandskabet for arbejdsgruppen varetages af Indkøbsafdelingen i Teknik og Miljø. Aarhus Kommunes kontaktperson i forbindelse med udbuddet er Eva Dyrberg Jensen, Indkøbsafdelingen, tlf. 8940 1601, e-mail: edje@aarhus.dk.
Aarhus Kommune, Teknik og Miljø, Indkøbsafdelingen, Udførelse af glarmesterarbejde Juni 2013 Side 6 2. Situationsbeskrivelse 2.1 Organisation Aarhus Kommune er en magistratsstyret kommune, hvilket betyder, at kommunen har 5 økonomisk selvstyrende magistratsafdelinger samt Borgmesterens Afdeling. Magistratsafdelingerne har følgende ansvarsfordeling: Magistratsafdelingen for Sociale Forhold og Beskæftigelse varetager opgaver inden for områderne familie og beskæftigelse samt sociale forhold. Magistratsafdelingen for Teknik og Miljø varetager opgaver inden for miljøområdet, vejog kloakvedligeholdelse, kommunens ejendomme og naturområder, beredskabsforvaltningen, byplanlægning og byggeri samt affald og varme. Magistratsafdelingen for Sundhed og Omsorg varetager sundheds- og ældreomsorgen, herunder lokalcentrene. Magistratsafdelingen for Kultur og Borgerservice varetager opgaver inden for borgerservice, fritids- og kulturforvaltningen, bibliotekerne samt Musikhuset Aarhus. Magistratsafdelingen for Børn og Unge varetager opgaver inden for børn- og ungeområdet, herunder skolerne, daginstitutionerne samt klub- og legepladsområdet. Borgmesterens Afdeling varetager under Borgmesterens ledelse fællesfunktioner inden for økonomi, erhvervsforhold, personaleforhold, juridiske forhold samt IT og organisation. Der er ca. 900 institutioner, afdelinger mv. i Aarhus Kommune. Yderligere information om kommunens organisering kan ses på kommunens hjemmeside www.aarhus.dk. 2.2 Implementering af Aarhus Kommunes indkøbspolitik - fokus på gevinst, effektivisering samt brugervenlighed I efteråret 2010 vedtog Byrådet en ny indkøbspolitik for Aarhus Kommune. Visionen for indkøb i Aarhus Kommune er: På indkøbsområdet er og skal Aarhus Kommune være en professionel samarbejdspartner, som ud fra en helhedsbetragtning sikrer størst mulige gevinster til gavn for kommunens borgere og byens udvikling. Professionalisme, bæredygtighed og samhandel er den bærende ramme for den nye indkøbspolitik. Aarhus Kommunes indkøb af såvel varer, tjenesteydelser samt bygge- og anlægsopgaver tager afsæt i en helhedsbetragtning og koncerntankegang. Med professionalisme for øje vil Aarhus Kommune med indkøb på tværs af kommunen skabe gevinst og effektivisering for kommunen som helhed. Samtidig foretager Aarhus Kommune ved sine indkøb en prioritering af såvel økonomiske betragtninger som bæredygtige hensyn eksempelvis i forhold til miljø, arbejdsmiljø samt sociale og etiske normer. Med indkøbspolitikken ønsker Aarhus Kommune desuden at indgå i et tæt og forpligtende samarbejde med kommunens samhandelspartnere, der er attraktivt for begge parter. 2.3 Miljøzone Der er indført en miljøzone i Aarhus Midtby. Miljøzoneordningen har som mål at begrænse partikelforureningen i tættere byområder, hvor mange mennesker færdes og hvor der tale om relativt snævre gaderum. Forurening med partikler indebærer en betydelig sundhedsrisiko.
Aarhus Kommune, Teknik og Miljø, Indkøbsafdelingen, Udførelse af glarmesterarbejde Juni 2013 Side 7 I miljøzonen er der krav om, at dieselkøretøjer over 3,5 tons indregistrerede som lastbiler og busser - har påmonteret et partikelfilter - med mindre køretøjet opfylder EURO 4 motornormen. De nævnte køretøjer skal i miljøzonen være forsynet med et miljøzonemærke, som udstedes ved ordinære bilsyn. Udenlandske køretøjer er ikke omfattet af mærkningen, men skal opfylde de tekniske krav. Miljøstyrelsen kan i særlige tilfælde dispensere fra partikelfilterkravet. Yderligere oplysninger om miljøzonen kan findes på www.aarhus.dk/miljozone.
Aarhus Kommune, Teknik og Miljø, Indkøbsafdelingen, Udførelse af glarmesterarbejde Juni 2013 Side 8 3. Procedurer og konkurrencevilkår 3.1 Vilkår for afgivelse af tilbud 3.1.1 Udbudsform Udbuddet gennemføres i henhold til LBK nr. 1410 af 07/12/2007 - Bekendtgørelse af lov om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter (Tilbudsloven), afsnit I. Udbuddet gennemføres som en offentlig licitation. 3.1.2 Delaftaler Der kan afgives tilbud på et, flere eller alle udbudte delområder, jf. udbudsmaterialets afsnit 3.6 og 4.1. 3.1.3 Alternative bud Der kan ikke afgives alternative bud. 3.1.4 Vedståelsesfrist Tilbuddet er bindende for tilbudsgiver i 60 dage fra fristen for modtagelse af tilbud. Tilbudsgivere, der ikke indbydes til en eventuel forhandlingsrunde, eller som fravælges i løbet af forhandlingerne, løses dog fra deres tilbud, så snart beslutning herom er meddelt de pågældende tilbudsgivere. 3.1.5 Aftalegrundlag Aftale vil blive indgået på basis af det udkast til kontrakt, der indgår i dette udbudsmateriale som kapitel 6. I det omfang, at der er forhold, som ikke er reguleret i nærværende udbudsmateriale, gælder bestemmelserne i AB92 med Aarhus Kommunes tillæg og fravigelser (er vedlagt som bilag 7). 3.1.6 Konsortier Såfremt tilbuddet afgives af en sammenslutning af virksomheder (konsortium), påtager de deltagende virksomheder sig solidarisk ansvar og hæfter solidarisk over for Aarhus Kommune. Endvidere skal de deltagende virksomheder udpege en befuldmægtiget, som Aarhus Kommune med bindende virkning for sammenslutningen kan indgå aftaler med. Det skal af tilbuddet fremgå, med hvilken tilbudsgiver Aarhus Kommune kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for de(n) øvrige tilbudsgiver(e). Såfremt tilbuddet afgives af en sammenslutning af virksomheder (konsortium) skal de i udbudsmaterialets afsnit 3.6 Udvælgelseskriterier krævede oplysninger vedr. økonomisk formåen gives for hver deltager i konsortiet. 3.1.7 Tilbudsgivers forbehold Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, herunder kontrakten, medfører, at Aarhus Kommune har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der ikke vedrører grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har Aarhus Kommune ret til at se bort fra tilbuddet. Hvis andet ikke er anført, er eventuelle faglige forbehold, såsom branche standardforbehold, kun gældende i det omfang de ikke strider mod nærværende udbudsmateriale. Såfremt tilbudsgiver opretholder eventuelle faglige forbehold, som ikke er i overensstemmelse med udbudsmaterialet, skal dette derfor angives eksplicit i tilbuddet. Det under-
Aarhus Kommune, Teknik og Miljø, Indkøbsafdelingen, Udførelse af glarmesterarbejde Juni 2013 Side 9 streges, at opretholdelse af faglige forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, herunder kontrakten, medfører, at Aarhus Kommune har pligt til at se bort fra tilbuddet, jf. ovenstående. Såfremt tilbudsgiverne vedlægger egne salgs- og leveringsbetingelser, vil disse blive betragtet som forbehold i det omfang, at salgs- og leveringsbetingelserne er i strid med udbudsmaterialet. Tilbudsgiverne opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet jf. udbudsmaterialets afsnit 3.2.2, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås. 3.1.8 Ejendomsret Udbudsmaterialet og de informationer, der findes heri, er Aarhus Kommunes ejendom og skal behandles fortroligt. Det må ikke kopieres og/eller bruges i andre sammenhænge uden skriftlig tilladelse. 3.2 Formkrav til tilbuddets opbygning, indhold og aflevering 3.2.1 Formkrav Tilbuddet skal være skriftligt og afgives på dansk. Dog kan bilagsmateriale af generel karakter tillige være på svensk, norsk eller engelsk. Såfremt Aarhus Kommune anmoder om det, skal tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale på svensk, norsk eller engelsk til dansk. Oversættelsen skal i givet fald ske for tilbudsgivers regning. Det er vigtigt, at tilbudsgiver besvarer alle punkter i udbudsmaterialet, jf. tilbudsdispositionen i udbudsmaterialets kapitel 5, da vurderingen vil blive foretaget på grundlag af disse. Den vedlagte tilbudsliste (bilag 1) skal benyttes i forbindelse med tilbudsafgivningen i uændret form. Tilbudslisten skal afleveres udfyldt i sin helhed og underskrevet. Såfremt tilbudslisten ikke er udfyldt som beskrevet i udbudsmaterialets afsnit 3.7, vil tilbuddet blive betragtet som ikke-konditionsmæssigt og vil ikke indgå i den videre behandling. Tilbudssummer skal overføres til tilbudslistens forside ud for de pågældende delområder. Tilbudsgiver opfordres til at udfylde tilbudslisten elektronisk, idet alle budsummer i givet fald beregnes automatisk. Det er tilbudsgivers ansvar at sikre, at afgivne tilbud overholder alle de i udbudsmaterialet fastlagte krav. Det er endvidere tilbudsgivers ansvar, at tilbudslisten (bilag 1) er korrekt og fuldstændigt udfyldt. 3.2.2 Spørgsmål til udbudsmaterialet Frist for modtagelse af spørgsmål til udbudsmaterialet er den 26. august 2013, kl. 12.00. Spørgsmålene vil blive besvaret skriftligt, og alle spørgsmål og svar vil, i anonymiseret form, blive udsendt til alle, som har fået udleveret udbudsmaterialet, senest den 2. september 2013. Eventuelle spørgsmål til udbudsmaterialet skal fremsendes skriftligt til: Aarhus Kommune, Teknik og Miljø, Indkøbsafdelingen, Bautavej 1, 8210 Aarhus V, att.: Eva Dyrberg Jensen eller pr. e-mail til edje@aarhus.dk. 3.2.3 Tilbudsfrist Tilbud skal afgives i papirform. Tilbud kan ikke afgives elektronisk (pr. e-mail). Tilbuddet skal være Aarhus Kommune, Teknik og Miljø, Indkøbsafdelingen i hænde senest den 9. september 2013, kl. 12.00, hvor der vil blive afholdt licitation, jf. udbudsmaterialets afsnit 3.3.1.
Aarhus Kommune, Teknik og Miljø, Indkøbsafdelingen, Udførelse af glarmesterarbejde Juni 2013 Side 10 Såfremt tilbud fremsendes pr. post, skal tilbud sendes til: Aarhus Kommune, Teknik og Miljø, Indkøbsafdelingen, Bautavej 1, 8210 Aarhus V, att.: Eva Dyrberg Jensen. Tilbud med bilag skal afleveres i 1 eksemplar. I muligt omfang ønsker Aarhus Kommune endvidere at modtage en elektronisk version af det samlede tilbud på et USB-stik. Tilbuddet skal mærkes Tilbud på glarmesterarbejde og Må ikke åbnes i posten. Forsendelsen skal være lukket. Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem til licitationen. 3.3 Tilbudsbehandling 3.3.1 Registrering og åbning Alle rettidigt modtagne tilbud vil blive registreret efterhånden, som de modtages. Der afholdes licitation den 9. september 2013 kl. 12.00 i mødelokale 1 hos Teknik og Miljø, Bautavej 1, 8210 Aarhus V. Tilbuddene åbnes i overværelse af de bydende, der måtte ønske at være til stede. I forbindelse med åbningen af tilbud har tilbudsgivere ret til at få oplyst budsummer og eventuelle forbehold for samtlige bydende. 3.3.2 Gennemgang af tilbud og forhandling Gennemgang af tilbuddene er planlagt til uge 38. Aarhus Kommune forventer ikke at forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud inden indgåelse af kontrakt. For hver delaftale forbeholder Aarhus Kommune sig dog ret til at forhandle med de tre tilbudsgivere eller færre, som ved licitationen har afgivet de økonomisk mest fordelagtige tilbud. En eventuel forhandlingsrunde forventes afholdt i uge 39. 3.3.3 Underretning om valg af tilbud og kontraktindgåelse Når afgørelse foreligger, vil alle tilbudsgivere blive skriftligt underrettet om tildelingsbeslutningen i henhold til LBK nr. 1410 af 7. december 2007 - Bekendtgørelse af lov om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter (Tilbudsloven), afsnit I. Det forventes, at der kan indgås aftaler i uge 41 eller umiddelbart efter. 3.3.4 Udgifter ved tilbudsgivning Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med nærværende udbud er Aarhus Kommune uvedkommende. Modtagne tilbud vil ikke blive returneret eller udleveret. 3.4 Udbyders forbehold De anførte volumen og beløb er et skøn, der har baggrund i statistiske oplysninger fra tidligere regnskabsperiode (2012), hvorfor tallene er behæftet med en vis usikkerhed. De anførte volumen og beløb er således Aarhus Kommunes bedste estimat over glarmesteropgavernes omfang, men må ikke betragtes som udtryk for en eksakt mængde, der vil blive afregnet. De(n) valgte entreprenør(er) må acceptere større eller mindre ændringer i opgavernes omfang i aftaleperioden med baggrund i ændring af behov samt oprettelse/nedlæggelse af institutioner. Desuden kan der forekomme bortfald af opgaver i forbindelse med udliciteringer mv. og overdragelse af kommunale opgaver til private virksomheder o. lign. De i tilbudslisten (bilag 1) anførte mængder skal således kunne variere ubegrænset i op- og nedadgående retning uden, at dette kan medføre ændringer i de tilbudte enhedspriser. Udbuddet omfatter udelukkende løbende reparations- og vedligeholdelsesarbejder. Udbuddet omfatter ikke glarmesterarbejde i forbindelse med større anlægsopgaver, moderniseringer eller tilbygninger.
Aarhus Kommune, Teknik og Miljø, Indkøbsafdelingen, Udførelse af glarmesterarbejde Juni 2013 Side 11 Aarhus Kommune forbeholder sig ret til at lade glarmesterarbejde, som lejere med hjemmel i lejelovens regler kan forlange udført af andre end de entreprenører, som Aarhus Kommune har indgået kontrakt med, udføre af andre virksomheder. Tilsvarende er der bestemmelser i erhvervslejeloven, som kan medføre begrænsninger. Aarhus Kommune forbeholder sig ret til at lade afdækning af ituslåede ruder foretage af kommunens leverandør af bygningsassistance. Aarhus Kommune forbeholder sig desuden ret til at levere glas og ruder som bygherreleverancer. Serviceaftaler, der indgås i henhold til den udbudte rammeaftale, udløber automatisk samtidig med rammeaftalen, uanset hvad der i øvrigt måtte være anført i serviceaftalerne omkring gyldighedsperiode og opsigelse. I forbindelse med forberedelsen af nærværende udbud har Aarhus Kommune undersøgt, om der i kommunens afdelinger og institutioner forekommer lokalt indgåede aftaler med andre entreprenører. Eventuelle lokale aftaler, som på trods af det forberedende arbejde ikke er identificeret endnu, vil blive søgt afviklet i et samarbejde mellem Aarhus Kommune og de(n) valgte entreprenør(er) på området. Selvejende institutioner og lejede bygninger vil som udgangspunkt ikke være omfattet af det obligatoriske aftalegrundlag. Aarhus Kommune forbeholder sig ret til at vælge flere tilbudsgivere som entreprenører. Aarhus Kommune kan dog kun indgå rammeaftale med én entreprenør pr. delområde. 3.5 Procedure for behandling af tilbud De indkomne tilbud vil blive behandlet efter følgende procedure: 1. Økonomisk og teknisk formåen: I første omgang udvælges de egnede tilbudsgivere ud fra en vurdering af de oplysninger, der er krævet under udbudsmaterialets afsnit 3.6 Tilbudsgivers økonomiske og tekniske formåen. 2. Øvrige mindstekrav: I anden omgang vurderes tilbuddenes konditionsmæssighed i forhold til overholdelse af udbudsmaterialets øvrige mindstekrav. Såfremt mindstekravene ikke er opfyldt, anses tilbuddet for ikke-konditionsmæssigt og vil ikke indgå i den videre behandling. 3. Tildeling af kontrakt: I tredje omgang vurderes de konditionsmæssige tilbud i forhold til tildelingskriteriet, jf. udbudsmaterialets afsnit 3.7 Tildelingskriterium. På denne baggrund træffes der beslutning om, hvorvidt Aarhus Kommune vil gennemføre en forhandlingsrunde. Hvis Aarhus Kommune beslutter ikke at gennemføre en forhandlingsrunde, træffes der beslutning om tildeling af kontrakt. 4. Eventuel forhandlingsrunde: Jf. udbudsmaterialets afsnit 3.3.2. Såfremt Aarhus Kommune gennemfører en forhandlingsrunde, træffes der beslutning om tildeling af kontrakt, når resultatet af forhandlingerne foreligger. 3.6 Tilbudsgivers økonomiske og tekniske formåen Forud for vurderingen af det afgivne tilbud vil der, jf. udbudsmaterialets afsnit 3.5, ske en vurdering af virksomhedens egnethed i relation til det udbudte område. Vurderingen foretages i forhold til de nedenfor angivne mindstekrav på baggrund af den efterspurgte dokumentation, som skal vedlægges tilbuddet. Såfremt den krævede dokumentation ikke medsendes, kan tilbuddet ikke tages i betragtning. Mindstekrav vedr. økonomisk formåen: Tilbudsgiver må ikke have ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997), jf. dog bilag 6. Tilbud skal vedlægges en udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, at dette krav er opfyldt. Fortrykt formular findes som bilag 6 denne formular skal benyttes.
Aarhus Kommune, Teknik og Miljø, Indkøbsafdelingen, Udførelse af glarmesterarbejde Juni 2013 Side 12 I tilfælde af en aftaleindgåelse skal tilbudsgiver kunne stille sikkerhed svarende til 15 % af den estimerede omsætning på de(t) af aftalen omfattede delområde(r) i en 1- årig kontraktperiode, jf. udbudsmaterialets kapitel 6, afsnit 19 Sikkerhedsstillelse. Den estimerede årlige omsætning på udbuddets delområder fremgår af udbudsmaterialets afsnit 4.1. Tilbud skal vedlægges dokumentation for, at den krævede sikkerhed kan stilles i tilfælde af en aftaleindgåelse på de(t) af tilbuddet omfattede delområde(r), i form af en erklæring fra et anerkendt pengeinstitut eller kautionsselskab. Tilbudsgiver skal have en positiv egenkapital i seneste afsluttede regnskabsår. Tilbud skal vedlægges dokumentation for tilbudsgivers egenkapital i seneste afsluttede regnskabsår, eksempelvis i form af regnskabsoplysninger. Tilbudsgiver skal have tegnet en relevant erhvervsansvarsforsikring. Tilbud skal vedlægges bevis for relevant erhvervsansvarsforsikring f.eks. i form af kopi af police. Forsikringssum skal fremgå og skal være på minimum 5 mio. danske kr. pr. skade og 5 mio. danske kr. pr. forsikringsår. Såfremt et konsortium anmoder om deltagelse i udbuddet, skal den krævede dokumentation fremsendes for alle deltagere i konsortiet. Mindstekrav vedr. teknisk formåen: Mindstekravene til tilbudsgivers tekniske formåen afhænger af, hvor mange delområder der afgives tilbud på: Tilbudsgiver skal kunne dokumentere erfaring med udførelse af glarmesterarbejde. Tilbud skal vedlægges en referenceliste, der minimum indeholder kundenavne og tidspunkter (kontraktperioder). Referencer må ikke være mere end 3 år gamle og skal minimum være på niveau med den samlede estimerede omsætning på de(t) delområde(r), som der afgives tilbud på (jf. udbudsmaterialets afsnit 4.1). Tilbud på ét delområde: Referencelisten skal indeholde minimum 2 forskellige referencer, heraf skal minimum 1 reference være max. 6 måneder gammel. Tilbud på to delområder: Referencelisten skal indeholde minimum 3 forskellige referencer, heraf skal minimum 2 referencer være max. 6 måneder gammel. Tilbud på tre delområder: Referencelisten skal indeholde minimum 4 forskellige referencer, heraf skal minimum 3 referencer være max. 6 måneder gammel. Tilbud på fire delområder: Referencelisten skal indeholde minimum 5 forskellige referencer, heraf skal minimum 4 referencer være max. 6 måneder gammel. Tilbud skal vedlægges en erklæring om antal beskæftigede, som kan udføre glarmesterarbejde. Tilbud på ét delområde: Minimum to personer skal kunne udføre glarmesterarbejde. Tilbud på to delområder: Minimum tre personer skal kunne udføre glarmesterarbejde. Tilbud på tre delområder: Minimum fire personer skal kunne udføre glarmesterarbejde. Tilbud på fire delområder: Minimum fem personer skal kunne udføre glarmesterarbejde. Tilbud skal vedlægges dokumentation for de uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer hos de personer, som kan udføre glarmesterarbejde. Det skal dokumenteres, at personerne har en relevant uddannelsesmæssig baggrund for at udføre glarmesterarbejde. Desuden skal følgende erfaringsniveau dokumenteres: Tilbud på ét delområde: Minimum to personer skal have mindst to års erfaring med udførelse af glarmesterarbejde. Tilbud på to delområder: Minimum tre personer skal have mindst to års erfaring med udførelse af glarmesterarbejde.
Aarhus Kommune, Teknik og Miljø, Indkøbsafdelingen, Udførelse af glarmesterarbejde Juni 2013 Side 13 Tilbud på tre delområder: Minimum fire personer skal have mindst to års erfaring med udførelse af glarmesterarbejde. Tilbud på fire delområder: Minimum fem personer skal have mindst to års erfaring med udførelse af glarmesterarbejde. Dokumentation kan fx være CV er på de pågældende personer. 3.7 Tildelingskriterium Rammeaftale vil blive tildelt de(n) tilbudsgiver(e), der afgiver de(t) for Aarhus Kommune økonomisk mest fordelagtige tilbud, idet følgende delkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tilbudsvurderingen: Delkriterium Vægt Pris 40 % Service 40 % Kvalitet 20 % Delkriterium 1: Pris Ved bedømmelsen af prisen vil der blive lagt vægt på de af tilbudsgiver oplyste priser jf. det nedenstående. Tilbud skal afgives ved udfyldning af tilbudslisten (bilag 1). Tilbud skal afgives i form af faste nettopriser (dvs. listepriser minus rabat). Der skal afgives tilbud på samtlige de produkter og ydelser på tilbudslisten, hvor den estimerede indkøbte mængde er større end 0 på de(t) delområde(r), som tilbuddet omfatter. Såfremt der er poster på tilbudslisten, som tilbudsgiver ikke ønsker betaling for, bedes tilbudsgiver udfylde prisfeltet med kr. 0 for de pågældende poster. Såfremt Aarhus Kommune i forbindelse med tilbudsevalueringen konstaterer, at et eller flere prisfelter ikke er udfyldt, vil dette ligeledes blive opfattet som en pris på kr. 0 for de pågældende poster. Tilbuddet skal afgives i danske kr. ekskl. moms. Priser på enkeltglas og ruder skal være ekskl. montering (arbejdsløn), men inkl. eventuel tilskæring, levering, monteringsmaterialer samt alle bortskaffelses- og miljøomkostninger (herunder bortskaffelse af gammel rude/glas og eventuelle afgifter). De tilbudte priser skal gælde for alle størrelser (højde x bredde) af de pågældende glas/ruder. Trælister, alu-bundlister og u-formede aluskinner med neoprenbånd betragtes ikke som monteringsmaterialer, men afregnes separat. Priser på trælister, alu-bundlister og u- formede aluskinner skal angives pr. meter. Timepriser: Der skal angives timepriser for (a) glarmesterarbejde og (b) accessorisk tømrer- og snedkerarbejde. Brug af sædvanligt anvendte maskiner, materiel, herunder servicevogn, samt eventuelle opstartsudgifter og tillæg/gebyrer skal være inkluderet i timepriserne. Der skal både angives timepriser, som er gældende inden for normal arbejdstid, og timepriser, der er gældende uden for normal arbejdstid. Normal arbejdstid defineres som mandag til torsdag kl. 8.00-16.00 samt fredag kl. 8.00-15.00. Timepriserne skal angives under forudsætning af, at Aarhus Kommune ikke betaler udkaldstillæg i forbindelse med arbejde uden for normal arbejdstid.
Aarhus Kommune, Teknik og Miljø, Indkøbsafdelingen, Udførelse af glarmesterarbejde Juni 2013 Side 14 De på tilbudslisten oplyste priser vil blive vurderet samlet, på baggrund af de på tilbudslisten anførte mængder, idet der vil blive beregnet en samlet tilbudssum. De anførte mængder er et skøn over Aarhus Kommunes årlige forbrug af glarmesterarbejde, baseret på Aarhus Kommunes estimerede forbrug af glarmesterarbejde i 2012. Der er alene tale om estimater, som ikke er bindende for Aarhus Kommune. I tilfælde af uoverensstemmelser mellem de i tilbudslisten oplyste enhedspriser og de udregnede tilbudssummer er enhedspriserne gældende. Delkriterium 2: Service Maksimal responstid, fra bestilling af glarmesterarbejde er modtaget til udførelse af arbejdet (afdækning og/eller opmåling) påbegyndes, skal oplyses. Der skal oplyses en maksimal responstid for hhv. hasteopgaver, hhv. øvrige opgaver. Responstiderne skal angives i antal timer (inden for normal arbejdstid). Det bemærkes, at responstiderne ikke må overstige de i udbudsmaterialets afsnit 4.2.2 anførte maksimale responstider, idet overholdelse af disse er et ufravigeligt mindstekrav. Normal leveringstid for de tilbudte glas og ruder skal oplyses. Tilbudsgiver skal desuden oplyse i hvilket omfang, der vil blive anvendt ruder produceret i udlandet, samt forventet leveringstid på disse. Ved leveringstid forstås den tid, der går fra opmåling er foretaget til glas/rude er isat. Tilbudsgiver skal oplyse, hvilke midlertidige foranstaltninger der vil blive truffet i følgende tilfælde, hvor der forekommer lang leveringstid på ruder: På et sted, hvor afdækning med træplade ikke er tilstrækkeligt af æstetiske årsager (fx ved hovedindgangen på Aarhus Rådhus) På et sted, hvor afdækning med træplade ikke er tilstrækkeligt af sikkerhedsmæssige årsager (fx på et sted, hvor der anvendes sikkerheds-, sikrings- eller brandbeskyttelsesglas). De angivne tilbudte servicevilkår vurderes som en samlet helhed, og den ovenfor nævnte rækkefølge er ikke udtryk for en prioritering. Aarhus Kommune vil i forbindelse med tilbudsvurderingen lægge vægt på, at tilbudsgiver har en kort respons- og leveringstid, og at tilbudsgiver kan tilbyde afdækningsløsninger, som er tilpasset ovennævnte særlige forhold. Delkriterium 3: Kvalitet Tilbud skal vedlægges en beskrivelse af de procedurer og arbejdsgange, som tilbudsgiver vil anvende til kvalitetssikring af det udførte arbejde i henhold til udbudsmaterialets krav. Der skal som minimum redegøres for virksomhedens kontrolplan, og hvordan den omfatter modtagekontrol, proceskontrol og slutkontrol på de enkelte opgaver. Kontrolplanen skal omfatte både glarmesterarbejde og accessorisk tømrer- og snedkerarbejde. De angivne tilbudte kvalitetsvilkår vurderes som en samlet helhed, og den ovenfor nævnte rækkefølge er ikke udtryk for en prioritering. Aarhus Kommune vil i forbindelse med tilbudsvurderingen lægge vægt på, at tilbudsgivers kvalitetsstyringsprocedurer i størst muligt omfang understøtter udbudsmaterialets krav til opgaveudførelsen. Samlet vurdering Delaftaler vil blive tildelt de(n) tilbudsgiver(e), hvis tilbud samlet set, jf. ovenstående, vurderes at være de(t) økonomisk mest fordelagtige.
Aarhus Kommune, Teknik og Miljø, Indkøbsafdelingen, Udførelse af glarmesterarbejde Juni 2013 Side 15 4. Kravspecifikation 4.1 Omfang Udbuddet omfatter udførelse af glarmesterarbejde for Aarhus Kommune, jf. udbudsmaterialets afsnit 1.1. Udbuddet er opdelt i 4 geografiske delområder: 1) Nord bestående af Område Nord, Område Vejlby-Risskov og Område Christiansbjerg 2) Midt bestående af Område Midtbyen og Område Marselis 3) Vest bestående af Område Hasle-Åbyhøj og Område Vest 4) Syd bestående af Område Viby-Højbjerg samt Område Syd. Hvert delområde omfatter udførelse af glarmesterarbejde på de af kommunens institutioner og bygninger, som hører under det pågældende delområde. Delområderne fremgår af vedlagte oversigtskort (bilag 2) samt den vejledende institutionsfortegnelse (bilag 3). Som udgangspunkt er kommunens institutioner indplaceret i delområderne efter deres geografiske beliggenhed, dog med enkelte undtagelser som følge af, at områderne er tilpasset Aarhus Kommunes organisation. Eventuelt nyerhvervede ejendomme vil blive indplaceret i de respektive delområder efter de samme principper som de nuværende bygninger. Det understreges, at oversigtskortet (bilag 2) og institutionsfortegnelsen (bilag 3) udelukkende er vejledende, da der løbende sker oprettelse, nedlæggelse og flytning af institutioner samt køb og salg af bygninger. Jf. ovenstående kan der på oversigtskortet forekomme markeringer af bygninger i ét område (da bygningerne geografisk set er beliggende her), selv om de pågældende bygninger hører under et andet delområde. I tilfælde af uoverensstemmelser mellem oversigtskortet og den vejledende institutionsfortegnelse, er den vejledende institutionsfortegnelse derfor gældende. Der kan også forekomme enkelte bygninger, som hverken fremgår af oversigtskortet eller den vejledende institutionsfortegnelse. Køb af ydelser på de(n) indgåede rammeaftale(r) foretages af den enkelte institution/afdeling. Den vedlagte tilbudsliste (bilag 1) viser hvilke glastyper og tykkelser mv., der hovedsagligt efterspørges pt. Derudover kan der være en mindre efterspørgsel på andre produkter. Aarhus Kommunes anslåede samlede forbrug af ydelser omfattet af udbuddet udgør på årsbasis cirka 3 mio. danske kr. ekskl. moms. Det estimeres, at det anslåede årlige forbrug fordeler sig på udbuddets delområder, som følger: 1) Nord: Cirka XX danske kr. ekskl. moms 2) Midt: Cirka XX danske kr. ekskl. moms 3) Vest: Cirka XX danske kr. ekskl. moms 4) Syd: Cirka XX danske kr. ekskl. moms. 4.2 Kravspecifikation 4.2.1 Kvalitet Ved udskiftning af glas skal den til enhver tid gældende lovgivning følges, herunder det til enhver tid gældende bygningsreglement (pt. BR10). Energiruder skal have et energitilskud, der er større end 20,0 kwh/m², svarende til energiklasse A.
Aarhus Kommune, Teknik og Miljø, Indkøbsafdelingen, Udførelse af glarmesterarbejde Juni 2013 Side 16 Sikkerhedsglas skal opfylde kravene i den til enhver tid gældende europæiske standard for sikkerhedsglas, pt. DS/EN 12600: 2003. Gældende retningslinjer for valg og anvendelse af sikkerhedsglas skal til enhver tid følges (pt. DS/INF 119 Bygningsglas Retningslinjer for valg og anvendelse af sikkerhedsglas Personsikkerhed ). Der må ikke isættes sikkerhedsglas i større omfang end påkrævet i henhold til de til enhver tid gældende retningslinjer på området. Sikringsglas skal opfylde kravene i den til enhver tid gældende europæiske standard for sikringsglas, pt. DS/EN 356:2002. Brandbeskyttende glas skal opfylde kravene i den til enhver tid gældende europæiske standard for brandbeskyttende glas, pt. DS/EN 13501-2 + A1:2009. Ruder skal desuden opfylde kravene i Aarhus Kommunes til enhver tid gældende pjece Miljø- og energirigtigt byggeri. Udkast til pjecen er vedlagt som bilag 4. 4.2.2 Responstider Ved hasteopgaver skal afdækning og/eller opmåling være påbegyndt senest 4 timer (inden for normal arbejdstid) efter, at bestilling er modtaget. Hasteopgaver omfatter følgende opgaver: Udskiftninger af ruder og glas, der er ituslåede som følge af indbrud eller hærværk, og som er placeret i områder med megen persontrafik. Øvrige udskiftninger af ruder og glas, hvor der er fare for personskade (primært glaspartier i udvendige og indvendige adgangsdøre). Ved opgaver af en ikke-hastende karakter skal afdækning og/eller opmåling være påbegyndt senest 8 timer (inden for normal arbejdstid) efter, at bestilling er modtaget. Små opgaver skal prioriteres på lige fod med store opgaver under skyldig hensyntagen til, om der er tale om en hasteopgave eller ej. Normal arbejdstid defineres som mandag til torsdag kl. 8.00-16.00 samt fredag kl. 8.00-15.00. 4.2.3 Arbejdets udførelse Glarmesterarbejde må kun udføres efter bestilling fra Aarhus Kommune. Glarmesterarbejdet skal tilrettelægges således, at det i videst muligt omfang er den samme person hos entreprenøren, som udfører arbejder på en given institution/bygning hver gang. Udførelsestidspunkt skal aftales med bestiller. Bestiller eller den bestillende enhed skal kontaktes, såfremt der sker forsinkelser i forhold til det aftalte tidspunkt eller ændringer i leveringstider eller tidsplanen for opgavens udførelse. Glarmesterarbejde skal under normale omstændigheder udføres inden for normal arbejdstid. Udførelse af glarmesterarbejde uden for normal arbejdstid (jf. udbudsmaterialets afsnit 4.2.2) må kun ske efter forudgående aftale med den bestillende enhed. Aarhus Kommune betaler ikke udkaldstillæg i forbindelse med arbejde uden for normal arbejdstid. Der kan forekomme bygninger, hvor den daglige arbejdstid afviger fra den normale arbejdstid fx kan der forekomme bygninger, hvor det ikke er muligt at få adgang før fx kl. 9.00. Desuden kan der på lokalcentre, i plejeboliger mv. være tidsrum inden for den normale arbejdstid, hvor glarmesterarbejde ikke kan udføres (fx plejeperioder og middagshvil). I disse tilfælde skal bestillers ønske om, hvornår opgaver skal udføres, følges. Ved ankomst til arbejdsstedet skal entreprenøren kontakte den af bestiller oplyste kontaktperson. Færdigmelding skal ske straks, når arbejdet er afsluttet. Færdigmelding skal ligeledes ske til den af bestiller udpegede kontaktperson.
Aarhus Kommune, Teknik og Miljø, Indkøbsafdelingen, Udførelse af glarmesterarbejde Juni 2013 Side 17 Glarmesterarbejde skal altid udføres i overensstemmelse med gældende lovgivning, herunder det til enhver tid gældende bygningsreglement (pt. BR10). Arbejde skal endvidere altid udføres i overensstemmelse med branchens til enhver tid gældende retningslinjer og anbefalinger. Opmåling skal altid foretages samtidig med evt. afdækning. Afdækning af ituslåede glas/ruder uden for normal arbejdstid foretages som udgangspunkt af Aarhus Kommunes leverandør af bygningsassistance, jf. udbudsmaterialets afsnit 3.4. Såfremt bestiller måtte ønske det, skal afdækningen dog foretages af entreprenøren. Entreprenøren skal således have de fornødne beredskab til at kunne foretage afdækning og opmåling af glas/ruder uden for normal arbejdstid. Entreprenøren skal stille alle nødvendige maskiner og materiel til rådighed for arbejdets udførelse, herunder nødvendigt værktøj, hjælpeudstyr og personlige værnemidler. I det omfang at intet andet er aftalt, skal entreprenøren ligeledes medbringe alle nødvendige materialer. Entreprenøren skal i størst muligt omfang anvende lyddæmpede maskiner til arbejdets udførelse, således at støjen på arbejdspladsen minimeres. Henstilling og opbevaring af værktøj og materialer skal afklares med bestiller. Bestillers anvisninger skal til enhver tid følges. Lister skal altid udskiftes, hvis de er i stykker eller mangler. Såfremt der i forbindelse med udskiftning af en rude skal monteres lister, skal listerne monteres samtidig med den nye rude. Gældende regelsæt for eksterne håndværkere mv., som er vedtaget af Aarhus Kommunes forvaltninger og institutioner, skal til enhver tid følges. Kopi af de regelsæt, som pt. er gældende og forefindes skriftligt, er vedlagt som bilag 5. Den vindende tilbudsgiver vil blive orienteret om øvrige regelsæt i forbindelse med arbejder på de pågældende institutioner. Overtrædelse eller misligholdelse af gældende regelsæt kan medføre bortvisning fra arbejdspladsen. Arbejdspladsen skal afleveres opryddet. Ituslået glas, gamle glaslister mv. skal fjernes, inden arbejdspladsen forlades. Bortskaffelse af affald skal ske i henhold til Aarhus Kommunes til enhver tid gældende regulativ for erhvervsaffald. Afgifter knyttet til bortskaffelse af affald afregnes iht. bilag uden tillæg. Entreprenøren skal udlevere kvitteringer på bortskaffet affald til Aarhus Kommune på forlangende. Kasseret arbejde skal udbedres uden merudgift for Aarhus Kommune. 4.2.4 Glarmesterrelateret tømrer- og snedkerarbejde Tilbudsgiver skal være i stand til at udføre accessorisk tømrer- og snedkerarbejde i forbindelse med glarmesterarbejdet i en håndværksmæssigt tilfredsstillende kvalitet. Accessorisk tømrer- og snedkerarbejde kan fx omfatte reparation af beskadigede karme og vinduesrammer samt justering af oplukkelige vinduer og døre, der har været udsat for indbrud/hærværk/uheld. Det må forventes, at også træ-aluvinduer og enkelte plasticvinduer skal repareres i den forbindelse. 4.2.5 PCB-sanering Entreprenøren skal råde over medarbejdere, som kan håndtere PCB i forbindelse med udskiftning af gamle ruder. Medarbejdere, der skal håndtere PCB, skal have gennemført relevant PCB-uddannelse. PCB-sanering skal udføres i overensstemmelse med gældende regler, normer, standarder og tekniske bestemmelser inden for området, herunder pt.: At-intern instruks nr. 3/2011 PCB i bygninger PCB Vejledning fra Dansk Asbestforening
Aarhus Kommune, Teknik og Miljø, Indkøbsafdelingen, Udførelse af glarmesterarbejde Juni 2013 Side 18 BAR for Bygge og Anlæg Håndtering og fjernelse af PCB-holdige bygningsmaterialer. PCB-sanering må kun udføres med godkendt udstyr. Ved PCB-sanering skal entreprenøren sørge for at indhente nødvendige myndighedsgodkendelser, herunder godkendelser fra Arbejdstilsynet. Indhentelse af godkendelser skal være indeholdt i den tilbudte tillægspris for PCB-sanering. Håndtering og bortskaffelse af PCB-holdigt affald skal ske i henhold til de enhver tid gældende regler for denne type affald. Såfremt entreprenøren overtræder gældende regler, normer, standarder og/eller tekniske bestemmelser gældende for PCB-sanering, skal entreprenøren afholde alle ekstraudgifter, som entreprenøren og/eller Aarhus Kommune måtte blive påført pga. overtrædelsen, herunder eventuelle bøder fra Arbejdstilsynet. Overtrædelser vil desuden kunne betragtes som væsentlig misligholdelse af den indgåede rammeaftale, jf. udbudsmaterialets kapitel 6, afsnit 25. 4.2.6 Glaslagre på Aarhus Kommunes adresser Glaslagre på Aarhus Kommunes adresser må kun oprettes efter skriftlig aftale med Aarhus Kommune. Såfremt entreprenøren efter aftale med Aarhus Kommune opretter glaslagre på en eller flere af Aarhus Kommunes adresser, skal entreprenøren fjerne disse uden beregning umiddelbart efter den indgåede rammeaftales ophør. 4.2.7 Arbejdsmiljø Gældende lovgivning og regler, herunder AT-vejledninger, vedrørende arbejdsmiljø skal til enhver tid overholdes. Det forventes, at entreprenøren har en arbejdsmiljøpolitik. Aarhus Kommune påtager sig ikke noget ansvar herfor, men vil i muligt omfang oplyse om eventuelle forekomster af arbejdsmiljøfarlige stoffer (fx PCB). Ved mistanke om forekomster af arbejdsmiljøfarlige stoffer (herunder PCB) skal den af bestiller oplyste kontaktperson kontaktes omgående. Personlige værnemidler skal anvendes i nødvendigt omfang. 4.2.8 Underentreprenører Underentreprenører må som udgangspunkt kun bruges i forbindelse med PCB-sanering samt sygdom, ferie o. lign. og kun efter aftale med bestiller, jf. kontraktens afsnit 21. 4.2.9 Uddannelsesklausul Aarhus Kommune har besluttet at anvende uddannelsesklausuler i kontrakter i det omfang, at det vurderes hensigtsmæssigt i forhold til den konkrete udbudte opgave. I relation til nærværende udbud er det et krav, at entreprenøren har eller vil indføre en formuleret personalepolitik, der skal omfatte en uddannelses- og arbejdsfastholdelsespolitik for ansættelserne på den udbudte opgave. Der henvises i øvrigt til afsnit 9 i udbudsmaterialets kapitel 6 Udkast til kontrakt, hvor uddannelsesklausulens fulde ordlyd fremgår. 4.3 Afregning af timepriser Mandetimer (glarmesterarbejde samt accessorisk tømrer- og snedkerarbejde): Timepriser afregnes fra ankomst på arbejdspladsen og indtil det bestilte arbejde er udført. Aarhus Kommune betaler således ikke for kørsel til og fra arbejdspladsen, herunder arbejdsløn i køretiden og bortkørsel af den gamle rude/glas samt øvrigt affald. Brug af sædvan-
Aarhus Kommune, Teknik og Miljø, Indkøbsafdelingen, Udførelse af glarmesterarbejde Juni 2013 Side 19 ligt anvendte maskiner og materiel, herunder servicevogn, samt eventuelle opstartsudgifter skal være inkluderet i timepriserne. Mandetimer afregnes pr. påbegyndt halve time. Leje af stillads og lift afregnes i henhold til bilag (entreprenørens fakturaer på leje af materiellet) uden tillæg. 4.4 Øvrige glas og ruder Tilbudsgiver skal oplyse, hvordan indkøb af øvrige glas og ruder (dvs. glas og ruder, som ikke er anført på tilbudslisten (bilag 1)), vil blive afregnet og til hvilke priser/rabatsatser. Disse priser/rabatsatser indgår ikke i tilbudsvurderingen. 4.5 AB 92 Hvor intet andet er anført i udbudsmaterialet, finder AB 92 med Aarhus Kommunes tillæg og fravigelser anvendelse. AB 92 med Aarhus Kommunes tillæg og fravigelser er vedlagt som bilag 7.
Aarhus Kommune, Teknik og Miljø, Indkøbsafdelingen, Udførelse af glarmesterarbejde Juni 2013 Side 20 5. Tilbudsdisposition 5.1 Generelle formkrav Tilbudsdispositionen indeholder en referenceramme for besvarelse af kravene i udbudsmaterialets kapitel 3 og 4. Ved tilbudsafgivelsen bedes tilbudsgiver følge tilbudsdispositionen, således at alle punkter i tilbudsdispositionen besvares. Formålet er at sikre sammenlignelighed i besvarelserne samt, at alle relevante forhold bliver behandlet i tilbuddet. Hvis ikke andet udtrykkeligt fremgår af tilbuddet, lægges udbudsmaterialet til grund som en del af tilbuddet. Det skal understreges, at kapitel 6 Udkast til kontrakt også er en del af udbudsmaterialet. 5.2 Disposition af tilbuddet Ved udarbejdelse af tilbuddet bedes nedenstående disposition fulgt. Dispositionen modsvarer de i udbudsmaterialets afsnit 3.6 opstillede mindstekrav og de i udbudsmaterialets afsnit 3.7 anførte delkriterier. Afsnit Indhold 1 Indledning, herunder angivelse af tilbudsgiverens navn, adresse, CVRnummer og kontaktperson (herunder e-mail og telefonnummer). Det bedes fremgå, at tilbuddet vedstås i 60 dage fra fristen for modtagelse af tilbud. Såfremt tilbuddet afgives af et konsortium, skal det fremgå, med hvilken tilbudsgiver Aarhus Kommune kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for de(n) øvrige tilbudsgiver(e). 2 Eventuelle forbehold. Tilbudsgiver skal klart redegøre for eventuelle forbehold til de i udbudsmaterialet indeholdte krav og ønsker, herunder forbehold til kontraktudkastet. Der henvises i øvrigt til udbudsmaterialets afsnit 3.1.7 vedrørende retsvirkningerne af forbehold. 3 Mindstekrav vedr. økonomisk formåen: Tilbud skal vedlægges følgende: Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige. Fortrykt formular findes som bilag 6 denne formular skal benyttes. I tilfælde af en aftaleindgåelse skal tilbudsgiver kunne stille sikkerhed svarende til 15 % af den estimerede omsætning på de(t) af aftalen omfattede delområde(r) i en 1-årig kontraktperiode. Tilbud skal vedlægges dokumentation for, at den krævede sikkerhed kan stilles i tilfælde af en aftaleindgåelse på de(t) af tilbuddet omfattede delområde(r), i form af en erklæring fra et anerkendt pengeinstitut eller kautionsselskab. Dokumentation for tilbudsgivers egenkapital i seneste afsluttede regnskabsår, eksempelvis i form af regnskabsoplysninger. Bevis for relevant erhvervsansvarsforsikring f.eks. i form af kopi af police. Forsikringssum skal fremgå og skal være på minimum 5 mio. danske kr. pr. skade og 5 mio. danske kr. pr. forsikringsår. Såfremt et konsortium anmoder om deltagelse i udbuddet, skal den krævede dokumentation fremsendes for alle deltagere i konsortiet.
Aarhus Kommune, Teknik og Miljø, Indkøbsafdelingen, Udførelse af glarmesterarbejde Juni 2013 Side 21 Mindstekrav vedr. teknisk formåen: Tilbud skal vedlægges følgende: Referenceliste, der minimum indeholder kundenavne og tidspunkter (kontraktperioder). Referencer må ikke være mere end 3 år gamle, og skal minimum være på niveau med den samlede estimerede omsætning på de(t) delområde(r), som der afgives tilbud på. Tilbud på ét delområde: Referencelisten skal indeholde minimum 2 forskellige referencer, heraf skal minimum 1 reference være max. 6 måneder gammel. Tilbud på to delområder: Referencelisten skal indeholde minimum 3 forskellige referencer, heraf skal minimum 2 referencer være max. 6 måneder gammel. Tilbud på tre delområder: Referencelisten skal indeholde minimum 4 forskellige referencer, heraf skal minimum 3 referencer være max. 6 måneder gammel. Tilbud på fire delområder: Referencelisten skal indeholde minimum 5 forskellige referencer, heraf skal minimum 4 referencer være max. 6 måneder gammel. Erklæring om antal beskæftigede, som kan udføre glarmesterarbejde (jf. udbudsmaterialets afsnit 3.6). Dokumentation for de uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer hos ovennævnte personer (jf. udbudsmaterialets afsnit 3.6). Tilbud skal vedlægges dokumentation for personernes uddannelsesmæssige baggrund samt personernes erfaring (antal år) med udførelse af glarmesterarbejde, fx i form af CV er på de pågældende personer. 5 Delkriterium 1 Pris: Udfyldt tilbudsliste (bilag 1) vedlægges. 6 Delkriterium 2 Service: Maksimal responstid, fra bestilling af glarmesterarbejde er modtaget til udførelse af arbejdet (afdækning og/eller opmåling) påbegyndes, skal oplyses. Der skal oplyses en maksimal responstid for hhv. hasteopgaver, hhv. øvrige opgaver. Responstiderne skal angives i antal timer (inden for normal arbejdstid). Det bemærkes, at responstiderne ikke må overstige de i udbudsmaterialets afsnit 4.2.2 anførte maksimale responstider, idet overholdelse af disse er et ufravigeligt mindstekrav. Normal leveringstid for de tilbudte glas og ruder skal oplyses. Tilbudsgiver skal desuden oplyse i hvilket omfang, der vil blive anvendt ruder produceret i udlandet, samt forventet leveringstid på disse. Ved leveringstid forstås den tid, der går fra opmåling er foretaget til glas/rude er isat. Tilbudsgiver skal oplyse, hvilke midlertidige foranstaltninger der vil blive truffet i følgende tilfælde, hvor der forekommer lang leveringstid på ruder: På et sted, hvor afdækning med træplade ikke er tilstrækkeligt af æstetiske årsager (fx ved hovedindgangen på Aarhus Rådhus) På et sted, hvor afdækning med træplade ikke er tilstrækkeligt af sikkerhedsmæssige årsager (fx på et sted, hvor der anvendes sikkerheds-, sikrings- eller brandbeskyttelsesglas).
Aarhus Kommune, Teknik og Miljø, Indkøbsafdelingen, Udførelse af glarmesterarbejde Juni 2013 Side 22 7 Delkriterium 3 Kvalitet: Tilbud skal vedlægges en beskrivelse af de procedurer og arbejdsgange, som tilbudsgiver vil anvende til kvalitetssikring af det udførte arbejde i henhold til udbudsmaterialets krav. Der skal som minimum redegøres for virksomhedens kontrolplan, og hvordan den omfatter modtagekontrol, proceskontrol og slutkontrol på de enkelte opgaver. Kontrolplanen skal omfatte både glarmesterarbejde og accessorisk tømrer- og snedkerarbejde. 8 Øvrige glas og ruder: Tilbudsgiver skal oplyse, hvordan indkøb af glas og ruder, som ikke er anført på tilbudslisten (bilag 1), vil blive afregnet og til hvilke priser/rabatsatser.