Lille Veum Drifts- og Afdelingschef Institutionsleder Gyldigheden af aftalen bekræftes herved: Borgmester Direktør
1. Drifts- og udviklingsaftaler i Vejen Kommune Aftalestyring er en central del af styringsprincipperne i Vejen Kommune. Aftalestyring finder sted inden for rammerne af visionerne og værdigrundlaget. Aftalestyring skal være med til at sikre, at Vejen Kommune udfører sine opgaver økonomisk fornuftigt og med høj kvalitet og dermed fremstår som en moderne og serviceorienteret virksomhed. Intentionen med aftalestyring er at skabe en klar sammenhæng mellem de politisk fastlagte overordnede visioner og værdier og de konkrete handlinger i afdelinger og institutioner. Drifts- og udviklingsaftalen udgør grundlaget for de gensidige aftaler og regler, der skal gælde mellem afdelingschefen og institutionslederen. Drifts- og udviklingsaftalen er et styringsredskab for afdelingschefen og institutionslederen. Drifts- og udviklingsaftalen skal synliggøre de mål, som institutionen arbejder med og udgør dermed et redskab til dialog om kommunens vision, målsætninger og udvikling. Denne aftale erstatter drifts- og udviklingsaftalen for 2015. Aftalens varighed Aftalen gælder fra 1. januar 2016 til 31. december 2016. 2. Arbejdsområde 105 ABL / 85 SEL Veum Bo består af 16 lejligheder til voksne personer med fysiske/psykiske handicaps. Efter 83 87 leveres der støtte til døgnophold i Veum Bøg, Gesten. Tilbuddet er målrettet fysisk handicappede og senhjerneskadede borgere. Der er 6 boliger i centerdelen med mulighed for udvidelse med 5 boliger i tilknytning til botilbudet. Veum Bøg er oprettet efter Almenboliglovens 105, jfr. 115 stk. 2 og 4. Efter 85 yder Lille Veum støtte og vejledning i eget hjem til 37 selvstændigt boende borgere med fysiske/psykiske handicaps, senhjerneskadede med bopæl i Holsted Brørup området. 103 Veum Dag og Gartneriet Lille Veum er et aktivitets- og beskæftigelsescenter for personer med fysiske/psykiske handicaps. Dagcentret er normeret til 36 brugere heraf 1 person der udover dagcentertilbuddet har en særlig aftale vedr. pasning udover dagcentrets åbningstider. 2
3. Indsatsområder og mål Direktionsmål 2016 Vejen Kommunes opgaver løses mest effektivt i et samspil mellem borgerne og medarbejdere, der trives. Samspillet med borgerne fungerer bedst, når vi er bevidste om og arbejder med vores kerneopgave. 1. Der skal derfor fortsat arbejdes med kerneopgaven ud fra borgerperspektivet. Der skal i 2016 arbejdes konkret med koordinering af indsatserne fra alle parter, som bidrager til at sikre sammenhæng i opgaveløsningen. 2. Arbejdet med effektivisering er en løbende proces, som har givet meget gode resultater de senere år. Dette arbejde skal fortsætte i 2016. I 1. kvartal 2016 vedtages en revideret strategi for effektivisering. Der skal i 2016 arbejdes med bidrag til opfyldelse af målsætningerne i den reviderede effektiviseringsstrategi. Nr. Mål Baggrund Handleplan Opfølgningsmetode Politisk fastsatte mål: 1. I forbindelse med budget 2015 og 2016 er det besluttet, at der på handicap- og psykiatriområdet skal arbejdes målrettet med rehabilitering og recovery tankegangen På sigt forventes indsatserne at reducere behovet for hjælp hos borgere, der vil blive omfattet af målgrupperne. I lighed med andre kommuner ses der et stigende behov for hjælp på psykiatriområdet samt på handicapområdet med flere borgere med ADHD, autisme og lign udfordringer. Det er derfor nødvendigt at styrke den rehabiliterende indsats via træning, strukturering af hverdagen og øge brugen af velfærdsteknologiske løsninger for at styrke borgerens funktionsniveau. indsatsen for at få borgere til at komme sig med udgangspunkt i Recovery tankegangen. Den samlede ledergruppe på handicap- og psykiatriområdet udarbejder oplæg til handleplan inkl. implementeringsplan og hvordan der følges op og evalueres på indsatserne. Indsatserne evalueres i forhold til den udarbejdede plan. Direktionens mål: 2. Der skal derfor fortsat arbejdes med Vejen Kommunes opgaver løses mest Områdecentre/institutioner arbejder sammen I 1. kvartal 2016 vedtages en 3
kerneopgaven ud fra borgerperspektivet. Der skal i 2016 arbejdes konkret med koordinering af indsatserne fra alle parter, som bidrager til at sikre sammenhæng i opgaveløsningen. effektivt i et samspil mellem borgerne og medarbejdere, der trives. Samspillet med borgerne fungerer bedst, når vi er bevidste om og arbejder med vores kerneopgave. med myndighedsafdelingerne videre med at udvikle kerneopgaven, således at hjælpen til den enkelte borger er sammenhængende og tager udgangspunkt i denne behov og understøtter størst mulig selvhjulpethed. revideret strategi for effektivisering. Der skal i 2016 arbejdes med bidrag til opfyldelse af målsætningerne i den reviderede effektiviseringsstr ategi. Inden udgangen af 2016 evalueres alle Social & Ældres samarbejdsflader mellem myndighed, drift, andre afdelinger og sektorer mhp. at afdække udviklingspotentialer. Internt i afdelingen findes der løsninger på de ud udviklingspunkter der afdækkes. I forhold til andre afdelinger og sektorer tages kontakt mhp. at udvikle samarbejdet. Evalueres på et lederforum møde for Social & Ældre foråret 2016. 3. Arbejdet med effektivisering er en løbende proces, som har givet meget gode resultater de senere år. Dette arbejde skal fortsætte i 2016. To skridt foran Social & Ældre er præget af mange nye udfordringer, som gør det nødvendigt at være på forkant. Derfor fortsætter indsatsen i Social & Ældre med at komme to skridt foran. Gennemgang af arbejdsgange mhp. at lukke det ned, der kan afsluttes, effektivisere arbejdsgange og aftalte indsatser sikres implementeret. Alle igangværende indsatser evalueres med særlig fokus på status for implementering inden 1. oktober 2016. Institutionens egne mål: 4. Med afsæt i ovenstående fælles mål, har myndighed, handicap og psykiatri sat et fælles Borgergruppen i Social & Ældre er under forandring i disse år. Dette set sammen med et stigende Der igangsættes et fagligt udviklingsforløb for medarbejderne på tværs af myndighed, handicap og Handleplanen evalueres efter endte temadage på et møde i X-team styregruppen. 4
tværgående mål: udvikling og implementering af den relationelle koordinering mellem myndighed, handicap og socialpsykiatri 5. At alle medarbejdere opnår en højere grad af fortrolighed med de metoder og tilgange, der anvendes i det daglige arbejde. udgiftspres på det sociale specialiserede område medfører, at det er nødvendigt at være på forkant med udviklingen og sætte fokus på effektiviseringen af indsatserne. Der er et stigende behov for et godt match mellem målgrupper og metoder. Socialtilsyn Syd lægger vægt på, at der er den fornødne faglige kvalifikation i personalegruppen. socialpsykiatri. Dette med henblik på at kunne være på forkant med morgendagens borgere med afsæt i udviklingen af et fælles sprog og et fælles fodslag i arbejdet med borgerne på tværs af myndighed, handicap og socialpsykiatri. Der planlægges tre temadage for alle medarbejderne i 2016 med henblik på, på baggrund af temadagene og opgaverne der skal arbejdes med på tværs i forløbet, at tage stilling til udviklingen af hhv. specialist og generalistteams og netværk. Der afholdes 1 temadag for hele personalegruppen omhandlende de 4 tilgange: - anerkendende - relation - struktur - neuropædagogik Der udnævnes 1 tovholder fra hver afdeling, som har til opgave, at de 4 tilgange bliver anvendt i dagligdagen. Sidst på året vil tovholderne sammen foretage en vurdering af forløbets proces og indhold. De vil ligeledes undersøge medarbejdernes opfattelse af udbyttet afdelingsvis. 6. At medarbejderne bliver fortrolige med medicinpolitikken inden for social og ældre. Lovkrav om uddannelse af det personale som hjælper borgerne med medicinhåndtering. De medarbejdere, som får opgaven og ikke har en sundhedsfaglig uddannelse, skal have et 2 dags kursus, så vi i videst mulig omfang kan opfylde de krav, der er i samarbejdsaftalen mellem sociale institutioner og hjemmeplejen. Indsatsen evalueres løbende i samarbejde med sundhedskoordinato ren. 5
4. Budgettet Budgettet for Botilbudet/Dagcentret Lille Veum, Botilbud Bøgely, Lille Veum, støtte i eget hjem 85 eksterne og STU-tilbud udgør 17,2 mio. kr. Budgettets hovedposter fremgår af nedenstående tabel. Budget Botilbuddet Bøgely 2016 000 Puljer 0 400 Personaleudgifter 5.542.534 500 Materiale - og aktivitetsudgifter 44.861 600 It, inventar og materiel 93.628 700 Grunde, arealer og bygninger 125.315-800 Betaling andre offentlige myndigheder 1.174.358 900 Indtægter 0 200 Ledelse og administration 458.067 Nettobudget 5.090.047 Antal beboere Botilbuddet Bøgely Antal beboere/pladser B2016 6 fuldtidspladser, heraf 1 med særtakst Veum Blomst - Lille Veum eksterne, Blomsterengen 8a 2016 000 Puljer 0 400 Personaleudgifter 2.654.577 500 Materiale - og aktivitetsudgifter 24.237 600 It, inventar og materiel 14.599 700 Grunde, arealer og bygninger 45.834 800 Betaling andre offentlige myndigheder 162.461 900 Indtægter 0 200 Ledelse og administration 264.990 Nettobudget 3.166.698 Antal pladser - Lille Veum eksterne Antal beboere/pladser B2016 37 fuldtidspladser Veum Bo - Lille Veum, Lille Veumvej 6, Brørup 2016 000 Puljer 0 400 Personaleudgifter 5.613.036 500 Materiale - og aktivitetsudgifter 56.328 600 It, inventar og materiel 22.026 700 Grunde, arealer og bygninger 200.987 6
- 800 Betaling andre offentlige myndigheder 1.695.309 900 Indtægter -55.021 200 Ledelse og administration 667.919 Nettobudget 4.809.966 Antal beboere Lille Veum - Botilbud Antal beboere/pladser B2016 16 fuldtidspladser Veum Dag - Dagcenter Lille Veum, Lille Veumvej 6, Brørup 2016 000 Puljer 0 400 Personaleudgifter 4.042.724 500 Materiale - og aktivitetsudgifter 822.210 600 It, inventar og materiel 105.627 700 Grunde, arealer og bygninger 253.939-800 Betaling andre offentlige myndigheder 1.003.137 900 Indtægter 0 200 Ledelse og administration 0 Nettobudget 4.221.363 Gartneriet - Dagcenter Lille Veum, Lille Veumvej 6, Brørup 2016 000 Puljer 0 400 Personaleudgifter 0 500 Materiale - og aktivitetsudgifter -216.384 600 It, inventar og materiel 11.012 700 Grunde, arealer og bygninger 151.665 800 Betaling andre offentlige myndigheder 0 900 Indtægter 0 200 Ledelse og administration 0 005 Arbejdsvederlag 0 Nettobudget -53.707 Antal brugere Lille Veum - Dagcenter og Gartneri Antal brugere/pladser B2016 36 fuldtidspladser, heraf 1 med særtakst STU Lille Veum 2016 000 Puljer 0 400 Personaleudgifter 400.583 500 Materiale - og aktivitetsudgifter 19.367 600 It, inventar og materiel 0 700 Grunde, arealer og bygninger 0 7
800 Betaling andre offentlige myndigheder -420.027 900 Indtægter 0 200 Ledelse og administration 0 005 Arbejdsvederlag -77 Nettobudget -154 Antal borgere i STU Antal beboere/pladser B2016 1 fuldtidsplads Budgetforudsætninger: Institutionen er omfattet af lønsumsstyring. Institutionen er omfattet af overførselsadgang mellem budgetårene. Der henvises i øvrigt til de vedlagte bilag 1 og 2. 5. Kompetencer og ansvar Afdelingschefen indgår drifts- og udviklingsaftalen med lederen af daginstitutionen inden for rammerne af den politiske og administrative organisation. Institutionslederen har ansvaret for den daglige drift af institutionen såvel fagligt som økonomisk, administrativt og personalemæssigt. Drifts- og udviklingsaftalen får gyldighed ved borgmesterens og direktørens underskrift på forsiden. 6. Opfølgning på drifts- og udviklingsaftalen Institutionslederen har ansvar for, at der følges op på mål og økonomi i drifts- og udviklingsaftalen. Med mindre andet aftales lokalt skal institutionslederen som minimum fremsende en skriftlig redegørelse til afdelingschefen umiddelbart efter aftaleperiodens ophør. Redegørelsen skal indeholde en opfølgning på de mål, der er fastsat i aftalen. Redegørelsens præcise form fastlægges af den enkelte afdelingschef. Redegørelsen danner grundlag for den årlige opdatering af aftalen. 8
7. Bilag til aftalen Bilag 1: Lønsumsstyring Bilag 2: Overførselsadgang Bilag 3: Kompetencer Bilag 4: Øvrige administrative forhold 9
Bilag 1: Lønsumsstyring Ved lønsumsstyring har den decentrale leder den fulde kompetence over såvel lønbudget som personale. Den decentrale leder har mulighed for at omplacere lønmidler til driftsbudgettet og omvendt. Lønsumsstyring indebærer således en udstrakt grad af frihed for den enkelte institution. Dog kan der ikke ske permanente udvidelser af normeringen uden godkendelse i byrådet. Generelt: Lønudgiften til den decentrale leder indgår i institutionens budget, men indgår ikke som en del af lønsumsstyring. Det betyder, at lønudgiften til den decentrale leder er udenfor den budgetramme, den decentrale leder har ansvaret for. Lønbudgettet til fagpersonale er fastsat ud fra en beregnet gennemsnitsløn og det forventede aktivitetsniveau (fx antal børn) i den pågældende institution. Det betyder, at det konkrete lønbudget kan justeres i løbet af året afhængig af det faktiske aktivitetsniveau. Gennemsnitslønnen fremskrives hvert år med KL s vejledende satser. Lønbudgettet til øvrige personalegrupper fastlægges i henhold til tildelingsmodellen på området. Størstedelen af barselsudgifterne dækkes i kraft af en central barselspulje. I praksis betyder det, at institutionen tilføres dagpengerefusionen. Derudover tilføres institutionen 80 pct. af differencen mellem dagpengerefusionen og lønudgiften, mens institutionen selv skal finansiere op til 20 pct. af differencen. Udgifter til korterevarende vikardækning er indregnet i budgetterne. Vikardækningen er forskellig fra område til område. Der henvises til selve drifts- og udviklingsaftalen. Ved længerevarende sygdom modtager institutionerne sygedagpengerefusion (efter 30 dages sygefravær). På dagtilbuds- og skoleområdet er der afsat centrale puljer, som fordeles til de enkelte institutioner efter ansøgning. Ved længerevarende sygdom modtager institutionerne således sygedagpengerefusion samt et budgetbeløb til hel/delvis udligning af lønudgiften. I afregningsmodellen på ældreområdet er udgifter til vikardækning i forbindelse med sygdom delvist indregnet i timeprisen. 10
Bilag 2: Overførselsadgang Reglerne for overførsler mellem budgetårene er: Højest 10 pct. af et års oprindelige driftsbudgetramme kan overføres til året efter. Et eventuelt underskud kan højest udgøre 5 pct. af et års oprindelige driftsbudgetramme. Underskud overføres til året efter. Institutioner, som er omfattet af styringsaftalen på det sociale område i Region Syddanmark, kan dog maksimalt overføre +/- 5 pct. af årets omkostningsbaserede budget, jf. takstprincipperne i styringsaftalen. Det omkostningsbaserede budget indeholder bl.a. overhead på 5 pct., afskrivninger, andel af centrale puljer og overskud/underskud i takstberegningen to år tidligere. Der skal udarbejdes en årlig redegørelse fra institutionerne med begrundelse og formål for eventuelle overførsler og eventuelle underskud. Institutioner må højest have underskud i tre på hinanden følgende år. Det betyder, at institutioner, der i 2013 har et underskud skal være i balance senest med udgangen af 2016. Alle overførsler mellem budgetårene skal godkendes som tillægsbevillinger i byrådet. 11
Bilag 3: Kompetencer Afdelingschefen indgår drifts- og udviklingsaftalen med lederen af institutionen på vegne af det politiske niveau og direktionen. Institutionslederen har ansvaret for den daglige drift af institutionen såvel fagligt som økonomisk, administrativt og personalemæssigt. Afdelingschefen har sammen med institutionslederen ansvar for, at der mellem området og institutionen etableres en dialog, som i det daglige er kendetegnet ved åbenhed, respekt og er kilde til gensidig støtte og udvikling. Afdelingschefen: - skal sikre, at områderne besidder og udvikler den kompetence, som er nødvendig for at støtte og betjene institutionerne i opgaveløsningen - er forpligtet til at yde faglig og økonomisk sparring og konsulentbistand til institutionen. - skal uddelegere økonomisk, personalemæssigt, fagligt og driftsmæssigt ansvar til institutioner og øvrige eksterne enheder - skal formidle relevant information fra politikere til institutionslederen og omvendt. Det gælder også lovændringer og beslutninger truffet af byrådet/ fagudvalg eller direktionen, som har indflydelse på vilkårene i drifts- og udviklingsaftalen - skal sikre betingelser for en udvikling i institutionerne, som over tid muliggør en stigende grad af uddelegering af ansvar og kompetence til institutionerne - skal løbende være i dialog med institutionslederen om de mål og aktiviteter, der aftales i drifts- og udviklingsaftalen. Institutionslederen: - har det daglige ansvar for institutionens drift og daglige ledelse. - har ansvar for, at institutionen overholder og lever op til de opstillede mål og krav i drifts- og udviklingsaftalen - skal løbende overfor afdelingschefen foretage opfølgning på, om aftalens økonomiske rammer forventes opfyldt - skal gennem dialog og åbenhed bidrage til et godt og tværgående samarbejde mellem institutionerne og med administrationen, så både drift og udvikling sker i et helhedsperspektiv - skal delegere ansvar og kompetence til medarbejderne. Institutionslederne skal sikre, at medarbejderne får den nødvendige støtte hertil, blandt andet gennem kompetenceudvikling og ved at tilskynde, at medarbejderne hjælper hinanden indbyrdes både inden for og på tværs af institutionerne - skal sikre åbenhed og et højt informationsniveau blandt medarbejdere og brugere gennem dialog og kommunikation - skal løbende være i dialog med afdelingschef om de mål og aktiviteter, der aftales i drifts- og udviklingsaftalen. Såfremt forudsætningerne for drifts- og udviklingsaftalens gennemførelse ændres væsentligt, er afdelingschefen og den decentrale leder forpligtet til gensidig at informere herom. Samtidig kan der anmodes om regulering af det aftalte. Anmodningen rettes til drifts- og 12
udviklingsaftalens anden part. Ændringer, der kan give anledning til genforhandling, er typisk lovændringer, ændring af interne regler i kommunen, byrådets beslutninger etc. Det forudsættes, at den aftalestyrede institution altid drives inden for rammerne af lovgivningen og de øvrige gældende bestemmelser for kommunens drift, med mindre andet fremgår af drifts- og udviklingsaftalen. 13
Bilag 4: Øvrige forhold Generelt Alle institutioner er underlagt byrådets generelle op- og nedskrivning af budgettet i årets løb, fx ændret pris- og lønskøn. Bevilling Alle driftsbevillinger er netto. Det vil sige, at den decentrale leder vil kunne øge sine udgifter, hvis indtægterne samtidig øges. Det er således en nettoramme, den decentrale leder skal overholde og ikke en ramme for udgifter og en ramme for indtægter hver for sig. Eventuelle undtagelser, som fx ved forældrebetaling, fremgår af drifts- og udviklingsaftalen. At der er tale om en nettobevilling forhindrer ikke, at der budgetteres/konteres brutto. Det vil sige, at alle indtægter og alle udgifter registreres og vises i budgettet/regnskabet og ikke kun nettobeløbet. Arbejdsskader Vejen Kommune er selvforsikrede, og der er afsat en central pulje på konto 6 til personskader. Ejendomsvedligeholdelse Der udlægges til den enkelte institution ca. 10 pct. af vedligeholdelsesudgifterne til bygninger. Det resterende placeres i en central pulje for hele kommunen. Institutionerne har ansvaret for den løbende ejendomsvedligeholdelse, mens Bygningsservice & Beredskab har ansvaret for den planlagte vedligeholdelse. De nærmere regler er beskrevet i dokumentet Bygningsvedligeholdelse, som er tilgængeligt i kommunens håndbog. Lån Den decentrale leder kan ikke på institutionens, skolens eller afdelingens vegne indgå aftale om lån i private eller offentlige pengeinstitutter. Leasing Leasingaftaler eller lignende aftaler, hvor man økonomisk binder kommunen udover regnskabsåret, kan alene indgås i samarbejde med Økonomi Indkøb. Indtægtsdækket virksomhed Den decentrale leder har mulighed for under visse regler at udføre indtægtsdækket virksomhed. Indtægtsdækker virksomhed adskiller sig fra andre indtægtsgivende aktiviteter, som den decentrale leder har i løbet af et år, ved at være en særskilt permanent aktivitet. Det kan f.eks. være kantinedrift. Der er to grundlæggende regler for den indtægtsdækkede virksomhed. For det første skal den indtægtsdækkede virksomhed have en naturlig sammenhæng med institutionens, skolens eller afdelingens almindelige virksomhed. For det andet skal det registreringsmæssigt kunne adskilles fra den almindelige virksomhed. Herudover skal etablering af indtægtsdækket virksomhed som hovedregel forelægges direktionen. Den indtægtsdækkede virksomhed skal over en 3-årig periode balancere økonomisk eller give et overskud. Hvis det ikke er tilfældet, skal det overvejes, om virksomheden skal fortsætte. Et eventuelt overskud kan overføres til den almindelige virksomhed. 14
Indkøb Kommunale institutioner er forpligtede til at respektere kommunens indkøbsaftaler. Selvejende institutioner med kommunale tilskud er også omfattede af indkøbspolitikken i det omfang det er mulig i henhold til den gældende driftsoverenskomst. Der henvises i øvrigt til Vejen Kommunes indkøbspolitik. 15