Udbudsmateriale 2014/24/EU Udbudsbekendtgørelsesnummer: 2016/S 246-449673 Offentligt udbud EU-udbud Levering af daglige bankforretninger til Vesthimmerlands Kommune Marts 2012 Indholdsfortegnelse 19. december 2016
Indhold 1. GENERELLE OPLYSNINGER 4 1.1 INDLEDNING 4 2. UDBUDSBETINGELSER 4 2.1 UDBUDSFORM 4 2.2 AFTALEPERIODE 4 2.3 OPSIGELSE 4 2.4 DANSK SOM KOMMUNIKATIONSSPROG 4 2.5 SERVICERING OG RÅDGIVNING 4 2.6 TILBUDSGIVERS FORBEHOLD 5 2.7 MISLIGHOLDELSE 5 2.8 VEDSTÅELSE 5 2.9 SPØRGSMÅL TIL UDBUDSMATERIALET 5 2.10 ANDRE FORHOLD OMKRING TILBUD 6 3. FORMKRAV OG INDHOLD I TILBUD 6 3.1 DANSK SOM KOMMUNIKATIONSSPROG 6 3.2 FREMSENDELSE AF TILBUD 6 3.3 ÅBNING AF TILBUD 7 3.4 TAVSHEDSPLIGT 7 3.5 BESLUTNINGSPROCEDURE M.V. 7 4. UDVÆLGELSES- OG TILDELINGSKRITERIER. 8 4.1 UDVÆLGELSESKRITERIER, VURDERING AF TILBUDSGIVERS EGNETHED M.V. 8 4.2 TILDELINGSKRITERIER 8 4.3 TILBUDSEVALUERING 9 5. KRAV TIL OPGAVELØSNINGEN 9 5.1 UDBUDDETS OMFANG 9 5.2 RENTE 10 5.3 DISPOSITIONS OG TRÆKNINGSRET 10 5.4 GEBYRER/KURTAGE- OG PROVISIONSVILKÅR 10 5.5 KONTANTHÅNDTERING 10 5.6 TILBUDSGIVERS IT-LØSNING SKAL VÆRE KONVERTIBELT MED KOMMUNENS 11 5.7 BORGERS RET TIL KONTO I PENGEINSTITUT 11 5.8 FORMUEFORVALTNING / TIDSINDSKUD 11 5.9 HÆVEKORT 12 5.10 VALUTA OG UDENLANDSBETALINGER 12 6. PRIS (FORRENTNING, VALØR OG GEBYRER): 12 Side 2 af 16
6.1 RENTE 12 6.2 NEGATIV INDSKUDSBEVISRENTE 12 6.3 VALØR VED ALLE FORMER FOR PENGETRANSAKTIONER 12 6.4 GEBYR 12 7. SERVICE OG KVALITET I ØVRIGT: 13 7.1 SERVICERING I IMPLEMENTERINGSFASEN 13 7.2 GENEREL SERVICERING OG RÅDGIVNING 13 7.3 UDDANNELSE I IT-LØSNINGER TIL SELVBETJENING 13 7.4 KONTOUDTOG 13 7.5 HÆVEKORT/BETALINGSKORT 13 8. IT-LØSNING TIL SELVBETJENING 13 9. OPLYSNINGER OM VESTHIMMERLANDS KOMMUNE 14 9.1 KOMMUNENS OMSÆTNINGSTAL 14 9.2 KOMMUNENS LIKVIDITET 14 9.3 ANDRE OPLYSNINGER 15 10. BILAG 16 10.1 FINANSIEL STRATEGI 16 10.2 KONTRAKTUDKAST 16 Side 3 af 16
1. Generelle oplysninger 1.1 Indledning Vesthimmerlands Kommune udbyder herved håndtering af kommunens daglige bankforretninger og kapitalforvaltning. Kommunen ønsker at indgå en 4-årig aftale med et pengeinstitut, der skal varetage kommunens daglige bankforretninger. Aftalen skal, foruden de daglige bankforretninger, også omfatte likviditetspleje samt forvaltning af en kapitalplejeordning. Aftalen omfatter ikke låneoptagelse. Der er indgået en rådgivningsaftale med Kommune- Kredit i forbindelse med gældspleje og låneoptagelse. Det bemærkes, at langfristede lån som hovedregel vil blive optaget ved KommuneKredit. Kommunen forbeholder sig ret til i begrænset omfang at oprette/beholde konti i andre pengeinstitutter, eksempelvis til brug for færgen Hvalpsund-Sundsøre eller andre decentrale kommunale enheder. Aftalen må ikke omfatte binding på indgåelse af swap og optionsforretninger m.v. Swapaftaler mv. vil typisk blive indgået via KommuneKredit, jfr. aftalen med KommuneKredit om gældspleje. Tilbudsgiver skal have tilladelse til at drive pengeinstitut i henhold til bekendtgørelse af lov om finansiel virksomhed LBK nr. 182 af 18. februar 2015. 2. Udbudsbetingelser 2.1 Udbudsform Udbuddet af kommunens bankforretninger gennemføres som et offentligt udbud i henhold til EU s udbudsdirektiv 2014/24/EU og som implementeret ved udbudsloven 1564 af 15. december 2015. 2.2 Aftaleperiode Aftalen skal være gældende fra 1.6.2017 til 31.5.2021. Vesthimmerlands Kommune har herefter option til at forlænge aftalen med yderligere 2 år. En eventuel forlængelse skal aftales senest 3 måneder før aftalens udløb. 2.3 Opsigelse Begge parter kan til enhver tid opsige aftalen med 6 måneders varsel. 2.4 Dansk som kommunikationssprog Vesthimmerlands Kommune kræver, at al kommunikation i kontraktperioden foregår på dansk. 2.5 Servicering og rådgivning Tilbudsgiver skal ved kontraktstart have en lokalafdeling i Aars by, som kan servicere kommunen i relation til - Indbetalinger af kontanter - Brug af døgnboks - Udbetalinger via hæveautomat - Hævning af kontanter til bl.a. Asylcenteret Kommunen skal som minimum have adgang til en medarbejder i relation til afvikling af de daglige bankforretninger. Side 4 af 16
Udbyder skal i hele aftaleperioden sikre, at der er en lokalafdeling i Aars By. Tilbudsgiver skal inden for udbudsområdet vederlagsfrit rådgive og informere i forbindelse med nye tiltag og ændringer som f.eks. informationsteknologi, betalingsservice, Nationalbankoverførsler m.v. samt andre områder, der måtte være af interesse for Vesthimmerlands Kommune. Tilbudsgiver forventes til enhver tid at kunne honorere ny lovgivning vederlagsfrit. I forbindelse med et eventuelt skift af pengeinstitut skal tilbudsgiver bemande opgaven, således at skiftet bliver omkostningsfrit for kommunen 2.6 Tilbudsgivers forbehold Eventuelle forbehold skal udtrykkelig fremgå af tilbuddet. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. udbudsmaterialet afsnit 2.9 spørgsmål til udbudsmaterialet, således forbehold i videst muligt omfang kan undgås. Kontrakten vil blive indgået på baggrund af udbyders vedlagte kontraktudkast. Derfor ønsker udbyder IKKE, at tilbudsgiver medsender eget kontraktudkast. Vælger tilbudsgiver at vedlægge egne standard betingelser skal tilbudsgiver være opmærksom på, at betingelserne ikke indeholder forhold, der er i uoverensstemmelse med elementer, der er beskrevet som ufravigelige i udbudsmaterialet, herunder også kontrakten. Hvis andet ikke er anført, er eventuelle faglige forbehold, såsom branchens standardforbehold, kun gældende i det omfang de ikke strider mod nærværende udbudsmateriale. Såfremt tilbudsgiver opretholder eventuelle faglig forbehold, som ikke er i overensstemmelse med udbudsmaterialet, skal dette derfor angives eksplicit i tilbuddet. Det understreges, at opretholdelse af faglige forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, herunder kontrakten, kan medføre, at udbyder har pligt til at se bort fra tilbuddet jf. ovenstående. Tilbudsgiver bør nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at udbyder er berettiget og/eller forpligtet til ikke at lade tilbuddet indgå i tilbudsvurderingen. 2.7 Misligholdelse Ved misligholdelse af aftalen, som eksempelvis kan forekomme ved overskridelse af tidsfrister, manglende advisering, fejlagtig validering, mangler/fejl ved tilbudsgivers It-løsning m.v., har kommunen ret til at rejse krav om eventuel betaling af såvel erstatning til 3. mand som erstatning til kommunen, svarende til det tab, misligholdelsen medfører. (se bilag 2, 17) 2.8 Vedståelse Tilbudsgiver skal vedstå fremsendte tilbud til ultimo april måned 2017. 2.9 Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal stilles skriftligt og rettes til Økonomichef Hans Jørgen Møller på e-mail: hjm@vesthimmerland.dk med emnet: spørgsmål til udbuddet af daglige pengeforretninger og senest den 8. februar 2017 kl. 12.00. Spørgsmål modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest onsdag den 22. februar 2017. Side 5 af 16
Spørgsmål modtaget efter ovenstående tidsfrist vil alene blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt for udbyder at besvare spørgsmålet. Spørgsmål modtaget inden for 6 dage inden tilbudsfristen vil ikke blive besvaret. Supplerende oplysninger, herunder spørgsmål og svar, vil løbende, i anonymiseret form, være at finde på udbyders hjemmeside på adressen www.vesthimmerland.dk./om kommunen/erhverv/udbud. Det er tilbudsgivers eget ansvar at holde sig opdateret på Vesthimmerlands Kommunes hjemmeside. 2.10 Andre forhold omkring tilbud Der ydes ingen godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af supplerende oplysninger til belysning af indholdet i det afgivne tilbud. Tilbudsgiver skal ved tilbudsafgivelsen oplyse alle forudsætninger for tilbuddet. 3. Formkrav og indhold i tilbud 3.1 Dansk som kommunikationssprog Vesthimmerlands Kommune kræver, at tilbud afgives på dansk 3.2 Fremsendelse af tilbud Tilbud skal være Vesthimmerlands Kommune i hænde senest 1. marts 2017 kl. 12.00. Det er tilbudsgivers ansvar at tilbuddet er modtaget rettidigt. Tilbud modtaget efter tilbudsfristen vil blive returneret i uåbnet stand, såfremt det tydeligt fremgår, hvem afsenderen er. Tilbuddet afleveres til: Vesthimmerlands Kommune Teknik- og Økonomiforvaltning Himmerlandsgade 27 9600 Aars Att.: Økonomichef Hans Jørgen Møller Eller: Sendes pr. post til: Vesthimmerlands Kommune Teknik- og Økonomiforvaltning Postboks 67 9600 Aars Att.: Økonomichef Hans Jørgen Møller. Det skriftlige tilbudsmateriale skal fremsendes i 2 eksemplarer samt 1 elektronisk udgave (USB-stik). Tilbudsmateriale modtaget på e-mail accepteres ikke som fremsendelse af det elektroniske eksemplar. På kuverten anføres: Fortroligt, må ikke åbnes - tilbud på daglige bankforretninger Side 6 af 16
Kommunen vil kvittere for modtagelse af tilbud, uanset om disse afleveres personligt eller via post. Tilbuddet skal indeholde navn, adresse, kontaktperson og e-mail adresse på tilbudsgiver. Udformning af tilbud skal relatere til følgende disposition, der afspejler udbudsmaterialets opbygning. 5.1 Udbuddets omfang 5.2 Rente 5.3 Dispositions og trækningsret 5.4 Gebyrer/kurtage- og provisionsvilkår 5.5 Kontanthåndtering 5.6 Tilbudsgivers It-løsning skal være konvertibelt med kommunens 5.7 Borgers ret til konto i pengeinstitut 5.8 Formueforvaltning / tidsindskud 5.9 Hævekort 5.10 Valuta og udenlandsbetalinger 6.1 Rente 6.2 Negativ indskudsbevisrente 6.3 Valør ved alle former for pengetransaktioner 6.4 Gebyr 7.1 Servicering i implementeringsfasen 7.2 Generel servicering og rådgivning 7.3 Uddannelse i It-løsninger til selvbetjening 7.4 Kontoudtog 7.5 Hævekort 8 It-løsning til selvbetjening Af tilbudsmaterialet skal fremgå, at tilbudsgiver kan indestå for udførelsen af kommunens pengeforretninger m.v. jf. de i udbudsmaterialet anførte oplysninger. 3.3 Åbning af tilbud Det bemærkes, at tilbudsgiver ikke har adgang til at overvære åbningen af tilbud. 3.4 Tavshedspligt Nærværende udbudsmateriale, og eventuelt supplerende materiale, skal behandles fortroligt. Tilbudsgiverne skal iagttage ubetinget tavshed overfor uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgivernes kendskab i forbindelse med tilbudsgivning og løsning af opgaven. Tilbud med bilagsmateriale vil blive behandlet fortroligt. 3.5 Beslutningsprocedure m.v. Indkomne tilbud behandles af Budget og Regnskab i Teknik- og Økonomiforvaltningen. Der udarbejdes beslutningsgrundlag og indstilling via Direktionen til politisk afgørelse i Økonomiudvalget og efterfølgende Byrådet. Efter modtagelse og gennemgang af tilbuddene vil der evt. blive afholdt teknisk afklaringsmøde med udvalgte tilbudsgivere. Ved disse møder vil tilbudsgiver få lejlighed til at præsentere den tilbudte løsning. De udvalgte tilbudsgivere vil modtage en mødeindkaldelse med dato og klokkeslæt. Herefter besluttes hvilken tilbudsgiver der indstilles til Økonomiudvalgets/Byrådets godkendelse. Side 7 af 16
Overordnet tidsplan 19.12.2016 Fremsendelse af annonce til EU-Tidende 08.02.2017 Sidste frist for fremsendelse af skriftlige spørgsmål 22.02.2017 Fremsendelse af kommunens svar på spørgsmål 01.03.2017 Sidste frist for afgivelse af tilbud senest kl. 12.00 15.03.2017 Behandling i Økonomiudvalget 30.03.2017 Behandling i Byrådet 31.03.2017 Udsendelse af hensigtserklæring 01.04.2017 17.04.2017 Standstill periode 20.04.2017 Kontrakt underskrives 20.04.2017 31.05.2017 Forberedelse af overgang til ny aftale 1. juni 2017 Overgang til ny aftale Valget foretages efter en helhedsvurdering, hvor det økonomisk mest fordelagtige tilbud vælges iht. nedenstående tildelingskriterier. Det betyder, at prisen (forrentning, valør og gebyrsatser) ikke alene vil være afgørende i bedømmelsen. Aftalen er først gældende, når kontrakten er underskrevet af begge parter. Kontrakten kan kun ændres ved skriftlig aftale parterne imellem. Aftalegrundlaget kan dog ændres i aftaleperioden som følge af politiske beslutninger. 4. Udvælgelses- og tildelingskriterier. 4.1 Udvælgelseskriterier, vurdering af tilbudsgivers egnethed m.v. Foruden tilbuddet skal efterfølgende oplysninger medsendes: Aktuelle oplysninger om tilbudsgivers balance og soliditet. Oplysningerne angives i ESPD del IV Udvælgelseskriterier Punkt B Økonomisk og finansiel formåen. Tilbudsgiver skal bekræfte, at tilbudsgiver ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens 135 stk. 1 og stk. 3 ESPD Del III Udelukkelsesgrunde, punkt A og B. Tilbudsgiver skal bekræfte, at tilbudsgiver ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i Udbudslovens 136 samt de frivillige udelukkelsesgrunde i Udbudslovens 137 ESPD Del III Udelukkelsesgrunde, punkt C. Hvis tilbudsgiver efterfølgende skal fremsende dokumentation vedrørende ovenstående udelukkelsesgrunde, må denne dokumentation maksimalt være udstedt 6 måneder før tilbudsfristen. Erfaring med / reference fra lignende offentlige myndigheder. Manglende fremsendelse af ovennævnte vil medføre, at tilbuddet vil blive afvist og betragtet som ikke konditionsmæssigt. 4.2 Tildelingskriterier Kontrakten vil blive tildelt den tilbudsgiver, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud, baseret på følgende kriterier: Pris (Forrentning, valør og gebyrer)... 55 % Service og kvalitet... 25 % IT-løsning til selvbetjening (Banksystemets brugervenlighed)... 20 % Side 8 af 16
Vurdering af hvert underkriterium sker som en samlet vurdering. For at kunne vurdere det økonomisk mest fordelagtige tilbud er det vigtigt, at Vesthimmerlands Kommune kender alle omkostninger og eventuelle gebyrer, der vil blive opkrævet ved håndteringen af opgaven. Tilbudsgiver skal derfor oplyse hvilke serviceydelser der er gebyr- eller omkostningsbelagte (se afsnit 5.4 om kommunens forventninger). Hvis der opstår behov for afprøvning af tilbudsgivers It-system, skal tilbudsgiver være indstillet på at demonstrere dette for kommunen. 4.3 Tilbudsevaluering Vurderingen af de indkomne tilbud sker i 2 faser: Udvælgelsesfasen og tildelingsfasen. I udvælgelsesfasen vurderes den enkelte tilbudsgivers generelle egnethed til at varetage den udbudte opgave. Udvælgelsen sker på baggrund af den krævede dokumentation jfr. afsnit 4.1. Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at udbyder har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forhold, der vedrører ikke grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har udbyder ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det er muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke på sikker og saglig vis kan prissættes, er udbyder pligtig til at se bort fra tilbuddet. I tildelingsfasen vurderes de indkomne tilbud, og på baggrund heraf besluttes det hvilken tilbudsgiver, der skal have tildelt kontrakten. Tildelingen vil ske på baggrund af de angivne tildelingskriterier (se afsnit 4.2) og ud fra kriteriet det mest fordelagtige tilbud. 5. Krav til opgaveløsningen 5.1 Udbuddets omfang Udbuddet omfatter alene finansielle tjenesteydelser i forbindelse med daglige finansielle forretninger til Vesthimmerlands Kommune. Samtlige bankkonti som Vesthimmerlands Kommune har brug for til den daglige drift er omfattet af aftalen. Udbuddet omfatter bl.a. - Alle betalingstransaktioner - Adgang til online-banking system - Øvrige forretninger som konto til kontooverførsler, nationalbank overførsler o. lign. Udbuddet omfatter ikke - Transaktioner der jfr. lovgivningen skal foregå via OBS-kontoen - Låneoptagelse Kommunens kontosystem skal være sammensat således, at der findes en hovedkonto. Hertil skal det være muligt at oprette en række konti til vore institutioner, hvor forrentningen indgår i den senere omtalte renteberegning for kommunens samlede konti (ud over hovedkontoen har Vesthimmerlands Kommune p.t. ca. 100 konti oprettet). Yderligere konti, som kommunen ønsker at oprette i aftaleperioden, skal ligeledes kunne omfattes af aftalen. Der skal være mulighed for, at visse institutioner hvor det skønnes hensigtsmæssigt - kan oprette konti i andre pengeinstitutter, eksempelvis Hvalpsund-Sundsøre færgen. Side 9 af 16
5.2 Rente Rentesatsen SKAL tilbydes i forhold til Nationalbankens indskudsbevisrente. Tilbudsgiver kan IKKE ændre de tilbudte rentesatser i kontraktperioden. Rentesatsen SKAL angives i forhold til om saldoen er positiv eller negativ. Kommunen ønsker herudover ikke tilbud, hvor rentesatsen varierer efter saldointervaller, eller hvor rentesatsen er kombineret med engangsrabatter eller lignende. Renteberegning skal ske dagligt på grundlag af netto mellemværendet for de konti, som er omfattet af aftalen (rentenetting efter koncernrenteprincippet). Banken skal på anmodning kunne dokumentere sin renteberegning. Rentetilskrivningen sker på hovedkontoen. Der sker altså ingen rentetilskrivning på kommunens øvrige konti. Renten tilskrives hvert kvartal. 5.3 Dispositions og trækningsret Det er et mindste krav, at der etableres en samlet trækningsret på 200 mio. kr. for Vesthimmerlands Kommune i hele aftaleperioden. Der skal være mulighed for forhandling om forhøjelse af trækningsretten i specielle situationer. 5.4 Gebyrer/kurtage- og provisionsvilkår Det er et mindste krav, at der ikke må tages gebyrer/kurtage eller andet for de efterfølgende punkter: - Kontooverførsler mellem egne konti og konti i andre banker - Betaling af FI-kort via online banking - Ind- og udbetalinger fra udlandet forudsat at IBAN og SWIFT er korrekt anført - Nationalbankoverførsler - Oprettelse og nedlæggelse af konti for kommunens institutioner - Udstedelse af MasterCard, Dankort og Visa kort - Afhentning af kontanter i banken herunder fremmed valuta - Veksling af kontanter - Adgang til online bank - Benyttelse af døgnboks - Årlig engagementsopgørelse (revisorforespørgsel) - Servicering og rådgivning af daglige transaktioner Selvom kommunen principielt er kontantløs, driver kommunen flere pædagogiske tilbud, hvor der kan betales med kontanter. Endvidere er der i kommunens Borgerservice mulighed for at købe pas og kørekort m.v. med kontanter. 5.5 Kontanthåndtering Kommunen ønsker mulighed for at afhente og aflevere penge hos tilbudsgiver i det omfang, kommunen finder det nødvendigt Kommunen driver asylcentre i flere kommuner, og der skal være adgang til at kunne afhente kontanter til afregning med asylansøgerne. P.t. er der behov for ca. 1,5 mio. kr. i kontanter hver 14. dag. Et evt. gebyr for denne særydelse skal anføres i tilbuddet. Side 10 af 16
5.6 Tilbudsgivers IT-løsning skal være konvertibelt med kommunens Vesthimmerlands Kommunes applikationer afvikles i et Citrix xenapp 6.5 miljø. Der anvender produkter fra Microsoft. Operativsystemet er p.t. Windows 7. Kontorpakken er Office 2010. Internetbrowseren er MS internet Explorer, p.t. version 11. Kommunens indbetalinger: Kommunale regningskrav udskrives maskinelt og kommunens betalingssystem er tilpasset således, at debitor kan tilsluttes PBS. Øvrige indbetalinger foretages primært via det fælles indbetalingskort (FI kort) samt elektroniske betalinger fra offentlige myndigheder og konto til konto overførsler. Kommunens udbetalinger: Vesthimmerlands Kommune anvender økonomisystemet KMD Opus. KMD Udbetaling anvendes til at foretage alle udbetalinger, og disse sendes via tilbudsgivers bogføringscentral til modtagerens NemKonto. Derudover foretages der i mindre omfang udbetalinger, herunder overførsler til udlandet via online banking systemet. Vesthimmerlands Kommune anvender ikke checks i forbindelse med udbetalinger. Tilbudsgiver skal elektronisk kunne sende datafiler fra banken til Vesthimmerlands Kommune. Det kan f.eks. være filer til brug for afstemning og bogføring af indtægter. Tilbuddet skal indeholde adgang til et online-banking system. Det forudsættes at banken stiller et internetbaseret bankprogram vederlagsfrit til rådighed for udbyder. Det er et krav til online-banking systemet, at det fungerer i ovenstående IT-miljø, samt løbende udvikles til at følge med udviklingen af ovenstående produkter. Det er et krav, at fuldmagtsforholdene kan adskilles i en bestiller og en godkend funktion, således at betaling kun kan gennemføres med 2 uafhængige fuldmagtsindehavere. Dog skal der være mulighed for med ene prokura, at kunne overføre penge mellem kommunens konti. Der vil være brugere, der vil benytte systemet dagligt, og brugere der anvender systemet i mindre omfang. Både centrale som decentrale brugere skal kunne få adgang til systemet, og det skal være muligt at oprette brugere med differentierede rettigheder, herunder nogle med fuld adgang og nogle alene med læse adgang. 5.7 Borgers ret til konto i pengeinstitut Det er et krav, at tilbudsgiver til enhver tid kan honorere lovgivningen vedrørende Nem- Konto. Intentionerne med indførsel af NemKonto ordningen i Danmark er at begrænse kontant- og checkudbetalingerne til borgere mest muligt. Dette bevirker, at alle borgere skal have en konto i en bank til rådighed. Tilbudsgiver skal som følge heraf som udgangspunkt forpligte sig til at oprette en bankkonto til samtlige borgere, der får udbetalt ydelser fra ordregiver, men som endnu ikke har en bankkonto. Det skal oplyses i tilbuddet, såfremt tilbudsgiver opstiller særlige betingelser i relation til tildeling af bankkonto til de berørte borgere. Udbetaling af ydelser fra kommunen, må ikke uden borgerens tilladelse, modregnes i gammel gæld. 5.8 Formueforvaltning / tidsindskud Tilbudsgiver bedes oplyse om forhold vedr. en kapitalplejeordning. Som udgangspunkt ønsker kommunen, at ordningen kan varetages omkostningsfrit for kommunen. Såfremt Side 11 af 16
dette ikke er muligt, bedes honorar, kurtage og andre omkostninger ved køb og salg af værdipapirer oplyst. Kommunen fastsætter størrelsen på den kapital, der skal placeres. Der skal gøres opmærksom på administrationsgebyr m.m., som evt. vil blive opkrævet ekstra. Aftalen må ikke indeholde begrænsninger i kommunens mulighed for, i særlige situationer, at foretage kortvarige indskud af overskudslikviditeten i obligationer/aktier m.v.. Vesthimmerlands Kommune har p.t. 75 mio. kr. anbragt i værdipapirer. Kapitalplejeordningen skal være i overensstemmelse med kommunes finansielle strategi se bilag 1. 5.9 Hævekort Det forventes, at der i nødvendigt omfang kan udstedes Dankort/VISAdankort/Mastercards m.v. tilknyttet hver sin konto til brug for decentrale enheder. P.t. har Vesthimmerlands Kommune omkring 100 Dankort/Visa-Dankort/Mastercards i omløb. 5.10 Valuta og udenlandsbetalinger Der skal være mulighed for køb og salg af valuta, samt overførsel af udenlandske betalinger. 6. Pris (forrentning, valør og gebyrer): Dette punkt samler de forhold, der direkte kan måles i penge og som vedrører den løbende drift. Forrentningen og valør betyder meget for udfaldet af dette punkt, men også eventuelle gebyrer vil spille en rolle. Resultatet af denne vurdering vægter 55 %. Ved vurderingen af kriteriet, vil der blive lagt vægt på den samlede omkostning forbundet med forvaltningen af kommunens midler. 6.1 Rente Rentesatsen (debet/kredit) skal tilbydes i forhold til Nationalbankens indskudsbevisrente. Kommunen forventer, at gebyrer og valører indregnes i renten. 6.2 Negativ indskudsbevisrente Det skal oplyses, hvorledes renten beregnes når Nationalbankens indskudsbevisrente er negativ. 6.3 Valør ved alle former for pengetransaktioner Valør ved alle former for overførsler oplyses. Kommunen vil benytte oplysningerne til at beregne, hvad valørdage koster. Der forventes ingen valør på interne overførsler. 6.4 Gebyr Kommunen forventer IKKE udgifter til provisioner, gebyrer, porto eller lignende i forbindelse med oprettelse og drift af løbende konti. Der forventes ligeledes IKKE gebyrer ved køb og salg af valuta og overførsel af udenlandske betalinger. Såfremt der alligevel er ydelser der er gebyrbelagt, skal dette oplyses, da disse skal indgå i beregningen af det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Tilbudsgiver bedes i givet fald oplyse, hvor meget de samlede gebyrer maximalt kan andrage for ét år. Side 12 af 16
7. Service og kvalitet i øvrigt: Dette kriterie beskriver alt det, der ikke direkte kan gøres til genstand for en økonomisk betragtning. Der bliver udelukkende vurderet på kvalitet og variation af serviceydelser under dette punkt. Resultatet af denne vurdering vægter 25 %. Ved vurderingen af dette kriterium vil der blive lagt vægt på tilbudsgivers løsning på følgende (pkt. 7.1 7.5) 7.1 Servicering i implementeringsfasen Tilbudsgiver skal beskrive, hvorledes de vil påtage sig arbejdet med det praktiske arbejde ved overtagelse af opgaven med kommunens pengeforretninger. Det er vigtigt, at et eventuelt skifte forløber let og glidende uden omkostninger for kommunen. Det forventes, at den valgte tilbudsgiver er ansvarlig for hele konverteringen af netbanksystem/pbs betaling og stiller med et team af kompetente medarbejdere, der gennemfører alle opgaver forbundet med konverteringen.. 7.2 Generel servicering og rådgivning Tilbudsgiver skal beskrive, hvordan den daglige servicering af kommunen forventes udført. Heri skal indgå kontaktpersoner, information og rådgivning om nye tiltag og ændringer inden for informationsteknologi, betalingsservice, bankoverførsler og andre områder af interesse for kommunen. Endvidere bedes beskrevet hvorledes kommunen får råd og vejledning om placering af overskudslikviditet (kapitalpleje) Endeligt ønskes en beskrivelse af forslag til opfølgnings- og rådgivningsmøder. 7.3 Uddannelse i IT-løsninger til selvbetjening Tilbudsgiver skal beskrive, hvorledes udbyder informerer/uddanner kommunens personale i optimal anvendelse af program/udstyr til selvbetjening. 7.4 Kontoudtog Tilbudsgivers politik vedrørende kontoudtog beskrives. 7.5 Hævekort/Betalingskort Tilbudsgiver skal beskrive, hvorledes der kan tilrettelægges en nem administration af diverse fuldmagtsforhold for kommunens centrale økonomimedarbejdere, og for decentrale institutioners anvendelse af konti i banken. 8. IT-løsning til selvbetjening Tilbudsgiver skal stille en netbankløsning til rådighed for kommunen. Der ønskes en beskrivelse af den løsning, der stilles til rådighed, herunder beskrivelse af Brugervenlighed Adgang til at trække oversigter i excel (herunder til brug for afstemning) Administration af brugerrettigheder (adgang/adgangsnøgle til systemet) Oversigt over eventuelle omkostninger/gebyrer ved benyttelse af systemet, bl.a. advisering, overførsel mellem konti m.v., skal medsendes. Side 13 af 16
dec-13 feb-14 apr-14 jun-14 aug-14 okt-14 dec-14 feb-15 apr-15 jun-15 aug-15 okt-15 dec-15 feb-16 apr-16 jun-16 aug-16 Der vil blive foretaget en vurdering af banksystemernes anvendelighed i kommunens daglige arbejde. Resultatet af denne vurdering vægter 20%. 9. Oplysninger om Vesthimmerlands Kommune 9.1 Kommunens omsætningstal Nedenfor angives kommunens forventede omsætningstal for budget 2017. Udgifter Lønninger 1.183 mio. kr. Månedsvis omkring den 1 i hver måned Leverandørregninger 1.140 mio. kr. Daglige betalinger Sociale ydelser 644 mio. kr. Daglige, ugentlige og månedlige betalinger Afdrag på lån 47 mio. kr. Hovedsagelig 2 gange årlig juni og dec. Renteudgifter 10 mio. kr. Hovedsagelig 2 gange årligt (sammen med afdrag) I alt 3.024 mio. kr. Indtægter Skatter -1.532 mio. kr. Månedsvis omkring den 1 i hver måned Generelle tilskud -880 mio. kr. Månedsvis omkring den 1. i hver måned Statsrefusioner -193 mio. kr. Forskellige terminer Låneoptagelse -37 mio. kr. Som hovedregel i april måned året efter Diverse indtægter -393 mio. kr. Daglige, ugentlige og månedlige indbetalinger I alt -3.035 mio. kr. 9.2 Kommunens likviditet Til illustration af kommunens gennemsnitslikviditet viser nedenstående graf den månedlige udvikling i kassebeholdningen fra januar 2014 september 2016. Det skal dog bemærkes, at der i grafen er indregnet værdien af kommunens obligationsbeholdning (i 2016 på 75 mio. kr.) 95.000 90.000 85.000 80.000 75.000 70.000 65.000 60.000 55.000 50.000 Gennemsnitlig likviditet jfr. Kassekreditreglen (i 1.000 kr.) Kommunens gennemsnitslikviditet er udtryk for kommunens likviditet opgjort for de foregående 365 dage. Daglig likviditet Side 14 af 16
Kommunens likviditet svinger meget hen over året, men forbrugsmønsteret i de enkelte måneder er stort set ens, som også den efterfølgende graf viser. I 1.000 kr. 300000 250000 200000 150000 100000 50000 0-50000 -100000-150000 -200000 Andet Driftskredit I alt Grafen viser den daglige kassebeholdning (1. januar 2016 30. november 2016): - Det blå område viser saldoen på den daglige driftskredit (kommunens hovedkonto) - Det røde område viser kommunens samlede likvididtet på andre konto, primært med 75 mio. kr. i værdipapirer (Fra marts måned hævet fra 50 mio. kr.) og kommunens indestående på OBS-kontoen (1-2 dage hver måned saldo overføres den 1. i måneden om aftenen) - Den sorte linje angiver kommunens netto indestående (samlet daglig likviditet). 9.3 Andre oplysninger Veshimmerlands Kommune har et areal på ca. 77.200 Ha og har ca. 37.300 indbyggere. Kommunens største byer By Indbyggere 2006 2011 2016 Aars 7.457 8.010 8.116 Løgstør 4.434 4.357 4.114 Farsø 3.216 3.253 3.409 Aalestrup 2.736 2.760 2.761 Ranum 1.152 1.108 991 Hornum 963 971 947 Gedsted 1.013 930 870 Side 15 af 16
Hvalpsund 701 669 683 Vester Hornum 533 566 567 Overlade 525 515 457 Kommunen 37.871 37.867 37.296 10. Bilag 10.1 Finansiel strategi 10.2 Kontraktudkast Side 16 af 16